Aviso n.º 10231/2002 (2.ª série) - AP, de 12 de dezembro

Aviso n.º 10 231/2002 (2.ª série) - AP. - Em conformidade com a Lei n.º 172/99, de 21 de Setembro, que estabelece o Regime Jurídico Comum das Associações de Municípios de Direito Público, faz-se público que a Assembleia Intermunicipal da AMIF - Associação de Municípios da Ilha das Flores, na sua sessão ordinária de 20 de Outubro de 2002, deliberou aprovar o regulamento interno, a estrutura de serviços e o quadro de pessoal, cuja proposta foi aprovada pelo conselho de administração em reunião de 10 de Outubro de 2002.

O regulamento interno, a estrutura de serviços e o quadro de pessoal são os seguintes:

Regulamento interno

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços

Artigo 1.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, todos os serviços devem prosseguir, nos termos e das formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Obtenção de índices crescentes de melhoria de prestação de serviços às populações dos municípios associados;

b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;

c) Resolução dos problemas das populações dos concelhos, no âmbito das suas competências;

d) Prossecução do interesse público, no respeito pelos direitos dos cidadãos, observando-se o princípio da eficiência, desburocratização e da administração aberta, permitindo e incentivando a participação dos associados.

Artigo 2.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos estatutariamente bem como pelos órgãos da associação;

b) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;

c) Sentido de funcionalidade e eficácia como preocupação viva da associação em prosseguir os seus objectivos determinantes;

d) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, de planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades.

Artigo 3.º

Superintendência do conselho de administração

O conselho de administração (CA) da Associação de Municípios da Ilha das Flores (AMIF) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 2.º, e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 4.º

Planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços, funcionários ou agentes colaborarão com os órgãos da Associação na formalização e execução dos distintos instrumentos de planeamento e programação.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, fundamentalmente:

a) Planos anuais ou plurianuais de actividades;

b) Orçamentos anuais ou plurianuais;

c) Relatórios de actividades.

4 - Os serviços assegurarão a implementação dos procedimentos necessários e adequados ao acompanhamento e controlo de execução de planos, programas, orçamentos e demais instrumentos, facultando aos órgãos da Associação condições de boa gestão.

5 - O plano de actividades e orçamento deverão consagrar a optimização de recursos, afectando-os de acordo com os objectivos e finalidades a alcançar.

Artigo 5.º

Coordenação dos serviços

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente a execução de plano, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo aos diferentes responsáveis sectoriais promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, os responsáveis pelos serviços deverão dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considerem necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 6.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar uma maior eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

3 - O conselho de administração poderá nomear um administrador-delegado para a gestão corrente dos assuntos da Associação, devendo, neste caso, ficar expressamente determinado na acta quais os poderes que lhe são conferidos.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços da Associação de Municípios

Artigo 7.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos a Associação de Municípios da Ilha das Flores dispõe dos seguintes serviços:

a) De apoio administrativo:

Secção Administrativa;

b) Operativos:

Serviço de Transportes Colectivos;

Serviço de Armazém e de Parque de Máquinas e Oficinas;

Serviço de Resíduos Sólidos Urbanos.

2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do conselho de administração ou, no todo ou em parte, do administrador-delegado, se nele for delegada essa competência.

3 - A representação gráfica da estrutura dos serviços da Associação de Municípios da Ilha das Flores consta do anexo I.

Artigo 8.º

Competências comuns aos diversos serviços

Constituem competências comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor e participar as ausências à Secção Administrativa;

f) Preparar, quando disso forem incumbidos as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

i) Respeitar a correlação entre o plano de actividades e o orçamento da Associação;

j) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

k) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente da Associação ou decisão do administrador-delegado.

SECÇÃO I

Da Secção Administrativa

Artigo 9.º

Competências

1 - A Secção Administrativa tem a seu cargo a execução de todas as tarefas de apoio administrativo decorrentes da actividade desenvolvida pela Associação, designadamente nas seguintes áreas:

No que se refere ao apoio administrativo:

a) Dar apoio administrativo aos órgãos, ao administrador-delegado e a todos os serviços da Associação;

b) Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

e) Gerir o arquivo da Associação;

f) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;

Na área da contabilidade e tesouraria:

g) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;

h) Executar os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentos sobre a contabilidade;

Proceder à classificação de documentos;

Participar na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verificar diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controlar permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornecer os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participar na elaboração de documentos de gestão;

Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de gestão.

No que se refere ao pessoal:

i) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

j) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

k) Elaborar listas de antiguidade;

l) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

m) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

n) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

o) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

p) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

q) Instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

r) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

No que se refere ao património:

s) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

t) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

u) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica à descrição, identificação e utilização dos prédios;

v) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.

Artigo 10.º

Competências do chefe da Secção Administrativa

Ao chefe da Secção Administrativa compete, em especial:

a) Assistir às reuniões do conselho de administração e redigir e subscrever as respectivas actas;

b) Coordenar o serviço da Secção Administrativa e promover o seu andamento, resolvendo as dúvidas que lhe forem apresentadas pelos seus subordinados;

c) Zelar pela boa organização dos processos e informar legalmente os assuntos;

d) Certificar, mediante despacho do presidente do conselho de administração, os factos e actos que constam do arquivo da Associação que não sejam considerados de carácter confidencial ou reservado, bem como autenticar todos os documentos oficiais da Associação;

e) Assegurar a publicação de anúncios, avisos e extractos de nomeação, exoneração ou demissão;

f) Zelar pela boa ordem do serviço de arquivo, promovendo a adopção de modernas técnicas neste domínio;

g) Executar tudo o mais que lhe for cometido por lei, regulamento ou despacho, ou que for decorrência lógica do normal desempenho das suas funções.

Artigo 11.º

Tesouraria

Ao serviço de tesouraria compete em especial:

a) Arrecadar as receitas da Associação, fundos e valores e promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como ter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes ao erário da Associação que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objectos de qualquer outra natureza;

b) Entregar ao chefe da Secção Administrativa os balancetes diários da caixa e, bem assim, no primeiro dia do mês os documentos e relações de despesa e receitas relativos ao mês, bem como os títulos de anulação, guias de reposição e certidões de relaxe;

c) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade pública;

d) Facultar à comissão de controlo interno, que deverá ser constituída para analisar e apurar os movimentos de tesouraria registados mensalmente, todos os documentos que a mesma solicite.

SECÇÃO II

Do Serviço de Transportes Colectivos

Artigo 12.º

Competências

Ao Serviço de Transportes Colectivos compete:

a) Zelar pela operacionalidade das viaturas do sector, assegurando a sua limpeza e conservação;

b) Distribuir as viaturas pelos diferentes itinerários, segundo indicações superiores;

c) Cumprir os horários e itinerários determinados, sugerindo as alterações necessárias ao racional aproveitamento das viaturas e sua rentabilidade;

d) Elaborar e remeter à Secção Administrativa os mapas de cobrança das respectivas tarifas, entregando os valores correspondentes.

SECÇÃO III

Dos Serviços de Armazém e de Parques de Máquinas e Oficinas

Artigo 13.º

Competências

Ao Serviço de Armazém compete:

a) Zelar pelo bom acondicionamento dos bens em armazém;

b) Organizar e manter actualizado o inventário das existências em armazém;

c) Proceder à distribuição dos bens pelos serviços, mediante requisição visada pela Secção Administrativa;

d) Colaborar com a Secção Administrativa na organização de um sistema de controlo das existências.

Artigo l4.º

Competências

1 - Ao Serviço de Parques de Máquinas e Oficinas compete:

a) Manter em condições de operacionalidade as máquinas e viaturas da Associação dos Municípios;

b) Distribuir as viaturas pelos diversos serviços, de acordo com as indicações superiores;

c) Elaborar e manter actualizado o cadastro de cada máquina ou viatura, bem como informar sobre a rentabilidade das mesmas e propor medidas adequadas;

d) Elaborar as requisições dos combustíveis necessários.

2 - Ao funcionário responsável pelo Serviço de Parques de Máquinas e Viaturas poderá ser cometida a responsabilidade pelo Serviço de Transportes Colectivos.

SECÇÃO IV

Do Serviço de Resíduos Sólidos Urbanos

Artigo 15.º

Competências

Ao Serviço de Resíduos Sólidos Urbanos compete:

a) Executar as necessidades indicadas por estudos ou pesquisas sobre tratamento de lixeiras ou outros locais de deposição de resíduos sólidos;

b) Implementar a instalação e gestão de sistemas de depósito e tratamento de resíduos sólidos;

c) Gerir o sistema de tratamento de resíduos sólidos;

d) Executar a armazenagem e destino dos resíduos sólidos;

e) Aplicar os dispositivos legais, regulamentos e posturas municipais no que se refere aos resíduos sólidos;

f) Promover e executar as medidas sobre tratamento, aproveitamento e controlo de aterros sanitários e lixeiras;

g) Planear, programar e coordenar as actividades do sistema de deposição e tratamento de resíduos sólidos, submetendo a aprovação superior propostas devidamente fundamentadas;

h) Assegurar as operações de deposição final e cobertura de resíduos sólidos;

i) Organizar a deposição de resíduos e estabelecer normas e procedimentos para os utentes;

j) Assegurar o funcionamento e manutenção de máquinas e equipamentos instalados no aterro sanitário, da responsabilidade da Associação.

CAPÍTULO III

Do pessoal

Artigo 16.º

Quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidas as chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia ou responsável.

Artigo 17.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponde categoria de chefia, competirá a coordenação, caso superiormente assim se decida, ao funcionário mais categorizado, ou que for designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou administrador-delegado pela execução e orientação dos diversos serviços.

CAPÍTULO IV

Das disposições finais

Artigo 18.º

Adaptações

1 - Ficam revogadas todas as disposições que contrariem o presente Regulamento.

2 - As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

3 - Sempre que circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração de atribuições dos serviços, mediante deliberação devidamente fundamentada.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir do dia imediato à sua publicação.

6 de Outubro de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, (Assinatura ilegível.)