Aviso n.º 2754/2004 (2.ª série) - AP, de 23 de abril

Aviso n.º 2754/2004 (2.ª série) - AP. - João Gabriel Garcias Rodrigues, presidente da Junta de Freguesia de Chouto, concelho de Chamusca:

Torna público que, por proposta da Junta de Freguesia de Chouto, aprovada na reunião ordinária de 13 Novembro de 2003, e ratificada pela Assembleia de Freguesia na reunião de 26 Dezembro 2003, o Regulamento de Controlo Interno, em conformidade com a alínea j) do n.º 2 do artigo 17.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro.

4 de Março de 2004. - O Presidente da Junta, João Gabriel Garcias Rodrigues.

Regulamento de Controlo Interno

Preâmbulo

1 - Dando seguimento ao previsto no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção que lhe foi dada pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro e pelo Decreto-Lei n.º 84-A/2002, de 5 de Abril.

A Junta de Freguesia de Chouto, pertencente ao Concelho de Chamusca, elaborou o Regulamento de Controlo Interno, que servirá de orientação para a implementação e execução do novo regime contabilístico, segundo o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.

2 - No presente Regulamento de Controlo Interno reúne-se as políticas, os métodos e procedimentos de controlo e o plano de organização, adoptados pela autarquia, com vista a atingir os seguintes objectivos:

a) A exactidão e integridade das operações contabilísticas, de forma a proporcionar uma imagem verdadeira e apropriada, garantindo a sua fiabilidade, veracidade e comparabilidade;

b) A salvaguarda da legalidade e regularidade ao nível da elaboração, execução e modificação dos documentos contabilísticos obrigatórios;

c) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

d) A salvaguarda do património;

e) A aprovação e controlo de documentos;

f) A realização das operações de forma mais eficiente;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações e pelas quantias correctas, nos documentos apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e legislação em vigor.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento estabelece o sistema de controlo interno da Junta de Freguesia de Chouto. Este visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo, de modo a assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente. Com o objectivo de prevenir a ocorrência de erros e irregularidades, ou a minimizar as suas consequências e maximizar o desempenho da entidade no qual se insere.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas, estabelece no seu artigo 3.º, que a contabilidade das autarquias locais compreende, entre outros, o sistema de controlo interno.

2 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia de Chouto.

Artigo 3.º

Competências

1 - As competências da administração da Junta de Freguesia de Chouto, são as definidas para a Junta de Freguesia e para o presidente da Junta de Freguesia, nos termos da lei. Nomeadamente nos artigos 34.º e 38.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro.

2 - Compete à Junta de Freguesia de Chouto, no âmbito do planeamento da respectiva actividade e no da gestão financeira, elaborar e aprovar a norma de controlo interno, previsto na alínea d) do n.º 2 do artigo 34.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro.

3 - Compete ao presidente da Junta de Freguesia a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o órgão executivo.

4 - Por acto de delegação de competências, podem ser distribuídas aos restantes eleitos competências específicas.

5 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia e expressa, sendo em caso contrário, para efeitos internos, considerada inexistente e com responsabilização pessoal do autor.

6 - Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os princípios gerais, serão responsabilizados os autores dos respectivos actos.

Artigo 4.º

Apreciação e julgamento das contas

1 - As contas das freguesias são apreciadas pelo respectivo órgão deliberativo, reunindo em sessão ordinária, no mês de Abril do ano seguinte àquele a que respeitam.

2 - As contas das freguesias são remetidas, pelo órgão executivo, nos termos da lei, ao Tribunal de Contas, e às entidades competentes.

CAPÍTULO II

Documentos previsionais

Artigo 5.º

Documentos previsionais

1 - A caracterização e forma dos documentos previsionais, resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) Orçamento.

Artigo 6.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico da Junta de Freguesia, incluindo o plano plurianual de investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 7.º

Plano plurianual de investimentos

1 - O plano plurianual de investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela a autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Prevê a elaboração do mapa de execução anual do plano plurianual de investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o plano plurianual de investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 8.º

Orçamento da Junta de Freguesia de Chouto

1 - O orçamento da autarquia prevê todas as despesas e receitas da autarquia, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em conta os princípios orçamentais e as regras previsionais, em articulação com o plano plurianual de investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas, o mapa resumo das receitas e das despesas e o mapa das receitas e despesas, este é desagregado segundo a classificação económica;

c) Em caso de atraso de aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior.

CAPÍTULO III

Princípios e regras, de elaboração e execução dos documentos previsionais

SECÇÃO I

Elaboração dos documentos previsionais

Artigo 9.º

Princípios orçamentais

1 - Na execução e elaboração do orçamento da Junta, devem ser cumpridos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência, a elaboração, aprovação e execução do orçamento da autarquia é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade, os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade, o orçamento da autarquia é único;

d) Princípio da universalidade, o orçamento compreende todas as receitas e despesas em termos globais;

e) Princípio do equilíbrio, o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem pelo menos ser iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação, o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação, o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação, todas as despesas e receitas são inscritas pela importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 10.º

Regras previsionais

1 - A elaboração do orçamento da autarquia deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, não podem ser superiores a metade das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses, que precedem o mês da sua elaboração, excepto no que respeita a receitas novas ou a actualizações dos impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objecto de deliberação, devendo, juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborados para determinação dos seus montantes;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital, só podem ser consideradas no orçamento, em conformidade com a efectiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, excepto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesas, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida alterações orçamentais para outras dotações;

c) Sem prejuízo da disposição na alínea anterior, até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podendo ultrapassar as constantes do Orçamento de Estado em vigor, actualizadas com base na taxa de inflação prevista;

d) As importâncias relativas a empréstimos, só podem ser inscritas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal que ocupe lugares do quadro, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta o índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos da progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal com contratos a termo certo ou cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas de remunerações de pessoal devem corresponder à tabela de vencimentos em vigor, sendo actualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeite.

SECÇÃO II

Execução dos documentos previsionais

Artigo 11.º

Princípios e regras da execução do orçamento

1 - Na execução do orçamento da autarquia devem ser respeitados os seguintes princípios e regras, nomeadamente no que respeita à arrecadação de receitas:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas, se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro, devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento, do ano em que a cobrança se efectuar.

2 - Na execução do orçamento da autarquia devem ser respeitados os seguintes princípios e regras, nomeadamente no que respeita à execução de despesas:

a) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas e com dotação igual ou superior ao cabimento e compromisso, respectivamente;

b) As dotações orçamentais da despesa, constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

c) As despesas a realizar, com a compensação em receitas legalmente consignadas, podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

d) As ordens de pagamento caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos, regularmente assumidos e não pagos até essa data, ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor, no momento em que se proceda ao seu pagamento;

e) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea d), num prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

f) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

Artigo 12.º

Execução do plano plurianual de investimentos

1 - A execução do plano plurianual de investimentos num dado ano, é apresentada no mapa de execução do plano plurianual de investimentos, destacando o nível de execução financeira anual e global.

2 - Só podem ser realizados os projectos e ou as acções, inscritas no plano plurianual de investimentos, e até ao montante da dotação em financiamento definido para o ano em curso.

SECÇÃO III

Modificação dos documentos previsionais

Artigo 13.º

Modificações orçamentais

1 - As modificações introduzidas ao orçamento poderão ser feitas por revisões ao orçamento e alterações do orçamento.

2 - Há lugar a revisões do orçamento quando houver aumento global da despesa orçada, para ocorrer a despesas não previstas, excepto quando o aumento é provocado por:

a) Receitas legalmente consignadas;

b) Empréstimos contratados;

c) Aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

3 - Há lugar a alterações orçamentais ao longo do exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 14.º

Revisões do orçamento

1 - As revisões do orçamento são modificações orçamentais em que podem resultar das seguintes situações, para além das referidas no n.º 2 do artigo anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 15.º

Alterações do orçamento

1 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

2 - As alterações orçamentais podem incluir reforços ou inscrições de dotações de despesas por contrapartida de:

a) Receitas legalmente consignadas;

b) Produto de contratação de empréstimos.

Artigo 16.º

Modificações ao plano plurianual de investimentos

1 - As modificações ao plano plurianual de investimentos, resumem-se em revisões e alterações.

2 - As modificações do plano plurianual de investimentos, implica as adequadas modificações no orçamento, quando for o caso.

3 - As revisões do plano plurianual de investimentos, ocorrem sempre que se torne necessário incluir e ou anular projectos anteriormente previstos e aprovados.

4 - A realização antecipada de acções previstas para anos posteriores, ou a modificação do montante das despesas de qualquer projecto, constante no plano plurianual de investimentos, devem ser precedidas de uma alteração ao plano, sem o prejuízo das adequadas modificações ao orçamento, quando for o caso.

CAPÍTULO IV

Receitas e despesas

Artigo 17.º

Principais receitas e outros fundos

1 - Compete à Junta de Freguesia de Chouto a cobrança das suas receitas, bem como quaisquer outros fundos, destinados a outras entidades, em que a Junta de Freguesia é interveniente.

2 - Constituem principais receitas e fundos da Junta de Freguesia de Chouto:

a) Fundo de Financiamento de Freguesias;

b) Transferências da administração central e local, e de outras instituições;

c) Receitas provenientes de feiras e mercados;

d) Receitas provenientes de cemitérios;

e) Receitas provenientes de atestados, declarações e certidões;

f) Receitas provenientes de licenciamento de canídeos;

g) Receitas provenientes de caça;

h) Receitas provenientes de juros;

i) Receitas provenientes de fotocópias autenticadas;

j) Outras receitas que a autarquia esteja legalmente autorizada a arrecadar.

3 - Compete à Junta de Freguesia, mediante autorização da Assembleia de Freguesia, a contratação de empréstimo, segundo o n.º 4 do artigo 27.º da Lei das Finanças Locais, Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 87-B/98, de 31 de Dezembro, Lei n.º 3-B/2000, de 4 Abril, Lei n.º 15/2001, de 5 de Junho, Lei n.º 94/2001, de 20 de Agosto, e Lei Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, segundo os pressupostos:

a) Os empréstimos só podem ser de curto prazo, isto é, com prazo inferior a um ano;

b) Os empréstimos só podem ser contraídos para ocorrer a dificuldades de tesouraria;

c) O seu montante não pode exceder 10% do Fundo de Financiamento das Freguesias (FFF).

Artigo 18.º

Despesas

1 - Compete aos responsáveis dos diversos serviços verificar a necessidade da aquisição de bens ou serviços e solicitar autorização superior, para desencadear o processo de despesa.

2 - Os serviços especializados seguem regime próprio de determinadas despesas para as quais estão vocacionados, tais como empreitadas de obras públicas e fornecimentos com elas relacionados e despesas com pessoal.

CAPÍTULO V

Serviços

SECÇÃO I

Atribuição de funções

Artigo 19.º

Responsabilidades

1 - Compete à Junta de Freguesia de Chouto afectar pessoal, com a observância da legislação em vigor, bem como designar os responsáveis por cada área seguinte:

a) Serviço de contabilidade;

b) Serviço de tesouraria;

c) Serviço de aprovisionamento;

d) Serviço de gestão de existências;

e) Serviço de gestão do património.

2 - Na definição das funções de controlo, e na nomeação dos respectivos responsáveis pelos diversos serviços, deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento do princípio da segregação das funções, de acordo com as normas legais e princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre controlo físico e o processamento dos correspondentes registos. Caso surja a impossibilidade de segregação de funções, devido à insuficiência de recursos humanos, deverá o órgão executivo adoptar procedimentos de controlo, de forma a garantir a salvaguarda da legalidade e regularidade.

SECÇÃO II

Serviço de tesouraria

Artigo 20.º

Organização interna

1 - O serviço de tesouraria é onde se encontra todo o fluxo financeiro, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas, bem como de outros fluxos extra-orçamentais, cuja contabilização esteja a cargo da autarquia.

2 - Salvo o montante necessário aos movimentos diários de tesouraria, definidos pelo órgão executivo em cada momento, os recursos financeiros devem ser depositados em instituições bancárias.

3 - Em caso de cobrança, por outros agentes e funcionários que não tenham a seu cargo o serviço de tesouraria, há obrigatoriedade de entrega do produto da cobrança, ao responsável pela tesouraria, no próprio dia ou no dia útil imediato, podendo ser estabelecidos mecanismos de depósito automático.

4 - As prestações de serviços ou vendas a dinheiro, devem ser registadas, automaticamente em caixa.

Artigo 21.º

Obrigações do tesoureiro

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto de importâncias e documentos que lhe são confiados. Os outros funcionários e agentes que executem serviços de tesouraria, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos actos e omissões que constituem irregularidade.

2 - A responsabilidade por situações alheias ao tesoureiro não lhe são imputáveis, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

SECÇÃO III

Serviço de aprovisionamento

Artigo 22.º

Aprovisionamento

1 - Consiste em serviço de aprovisionamento, a tarefa de centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços, necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia. Aos responsáveis por executar esta tarefa compete:

a) Desencadear o procedimento de despesa adequado, de acordo com a natureza e valores previsíveis nos termos do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, quando são recebidas as solicitações;

b) Proceder à emissão de requisição que submete a cabimentação junto do responsável pela contabilidade;

c) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para o responsável pelo serviço gestão de existências ou para o serviço onde os bens deverão ser entregues;

d) Receber cópia da guia de remessa, enviada pelo armazém ou serviço que recepcionou os bens. No momento da recepção da factura, enviá-la conjuntamente com a cópia da guia de remessa para o serviço de contabilidade;

e) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via, na ocorrência deste facto deverá ser aposto na cópia, de forma legível, o carimbo de duplicado;

f) O responsável pelo serviço de aprovisionamento poderá exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho da Junta de Freguesia de Chouto.

2 - Compete ainda ao serviço de aprovisionamento manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, destinados ao funcionamento dos serviços administrativos.

SECÇÃO IV

Serviço de gestão de existências

Artigo 23.º

Gestão de existências

1 - O serviço gestão de existências, consiste no registo da entrada em armazém, gestão e encaminhamento ao destino final de bens e matérias-primas destinadas a obras e trabalhos promovidos directamente pela autarquia.

2 - Compete ao responsável pelo serviço gestão de existências:

a) Receber encomendas, confrontando as guias de remessa com as respectivas requisições ou nota de encomenda em seu poder;

b) Conferir as condições de recepção dos bens, quer em quantidade e qualidade;

c) Manter arquivadas cópias de guias de remessa de bens e matérias-primas recebidas, por natureza de espécie.

3 - Periodicamente, com carácter trimestral, serão efectuadas inventariações ao armazém e outras operações de controlo que se mostrem necessárias, tarefa a cargo do órgão executivo, ou por elemento escolhido por este, tendo em conta a independência em relação ao responsável pelo serviço de gestão de existências.

4 - O responsável pelo serviço de gestão de existências poderá exercer as demais funções, que lhe forem cometidas por despacho da Junta de Freguesia de Chouto.

SECÇÃO V

Serviço de contabilidade

Artigo 24.º

Contabilidade

1 - Ao serviço de contabilidade compete:

a) Colaborar na elaboração das grandes opções do plano (plano plurianual de investimentos e as acções relevantes), e orçamento, reunindo e facultando todos os elementos necessários;

b) Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea anterior, introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;

c) Proceder à cativação de verbas por conta de dotações de despesa;

d) Receber facturas e as respectivas guias de remessa, devidamente conferidas, anexando-se cópia de requisição que detêm em seu poder;

e) Registar facturas e documentos equivalentes, e movimentar as devidas contas;

f) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar e emitir ordens de pagamento;

g) Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades;

h) Coligir os elementos necessários à elaboração de relações para efeitos fiscais;

i) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e das despesas, de acordo com as normas legais;

j) Desencadear as operações necessárias ao encerramento do ano económico;

k) Elaborar os documentos de prestação de contas e enviá-los ao Tribunal de Contas;

l) Comunicar ao responsável pelo património as aquisições e os abates de bens do imobilizado;

m) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho da Junta de Freguesia de Chouto.

SECÇÃO VI

Serviço de gestão do património

Artigo 25.º

Património

1 - O serviço de património consiste na actividade que executa e acompanha todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis pertencentes à entidade. Aos responsáveis por esta actividade compete:

a) Assegurar a gestão e controlo do património;

b) Proceder ao inventário anual;

c) Manter actualizado o inventário;

d) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho da Junta de Freguesia.

2 - Todos os processos e procedimentos relacionados com o controlo do património da entidade deverá constar no Regulamento Interno de Cadastro e Inventário da Junta de Freguesia de Chouto.

3 - As autorizações de utilização, pelos funcionários da autarquia e por outros interessados, dos bens móveis, serão efectuadas mediante autorização do respectivo responsável da gestão do património.

CAPÍTULO VI

Métodos e procedimentos de controlo

SECÇÃO I

Disponibilidades

Artigo 26.º

Caixa

1 - Em caixa na tesouraria, poderá apenas ser constituída pelos seguintes meios de pagamento, nacionais ou estrangeiros:

a) Notas de bancos;

b) Moedas metálicas;

c) Cheques;

d) Vales postais.

2 - Não poderá fazer parte do caixa:

a) Vales aos funcionários ou aos membros dos órgãos autárquicos;

b) Selos fiscais;

c) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;

d) Documentos justificativos de despesas efectuadas.

3 - Em caixa dever-se-á ter em conta as seguintes condições:

a) Evitar a concentração de fundos elevados;

b) Reduzir a quantidade de fundos de maneio;

c) Os fundos existentes na tesouraria têm que ser guardados em cofre.

4 - Caso exista mais que uma caixa, o tesoureiro deverá adoptar um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa.

Artigo 27.º

Controlo de caixa

1 - O controlo efectuado aos fundos, montantes e documentos, sob a responsabilidade do tesoureiro, ou responsável nomeado pelo órgão executivo, é verificado na presença do tesoureiro ou seu substituto, através da contagem física do numerário e documentos entregues sob sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis, a designar pelo órgão executivo, nas seguintes situações:

a) Trimestral e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - No controlo efectuado no início e no final do mandato, referido na alínea c) do número anterior, são lavrados termos de contagem dos montantes na tesouraria, assinados pelos intervenientes, e obrigatoriamente, pelo dirigente, designado para o efeito, e pelo tesoureiro, e ainda pelo tesoureiro cessante no caso da sua substituição.

Artigo 28.º

Contas bancárias

1 - O número das contas bancárias, a sua natureza e sede, será estabelecido pelo órgão executivo, que nomeará, o substituto do presidente e do tesoureiro, a quem competirá movimentar as contas na ausência dos titulares.

2 - Serão feitas, mensalmente, reconciliações bancárias confrontando os valores com os registos contabilísticos.

3 - A operação do ponto anterior, deverá ser efectuada por um elemento do órgão executivo, podendo este delegar tal tarefa a um seu subordinado. Em qualquer dos casos, só poderá efectuar reconciliações bancárias quem não se encontre afecto ao serviço de tesouraria e nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

4 - Quando as reconciliações bancárias apresentarem diferenças, estas deverão ser averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.

Artigo 29.º

Controlo dos meios de pagamento

1 - Cabe ao tesoureiro ou a quem nomeado, pelo órgão executivo, para o efeito, a emissão de cheques.

2 - Os cheques não preenchidos devem estar à guarda do tesoureiro, ou pessoa delegada pelo órgão executivo, bem como os que já emitidos tenham sido objecto de anulação. Devendo, neste caso, inutilizar-se as assinaturas, quando as houver, arquivando-os sequencialmente.

3 - Os pagamentos de aquisição de bens e serviços serão feitos, preferencialmente, através de cheque, fotocopiando e arquivando todos os cheques emitidos.

4 - Os cheques em trânsito são cancelados, junto da instituição bancária, findo o período de validade de seis meses, efectuando-se a respectiva regularização contabilística.

5 - Quando os pagamentos se realizarem por transferência bancária, deverão ser arquivadas as cópias das autorizações aos bancos.

6 - É vedado às freguesias quer o aceite quer o saque de letras de câmbio, a concessão de avales cambiários, bem como a subscrição de livranças e a concessão de garantias pessoais.

Artigo 30.º

Fundos de maneio

1 - O órgão executivo poderá aprovar a constituição de fundos de maneio estritamente necessários, bem como um regulamento que estabeleça a constituição e regularização dos fundos de maneio, no qual deverá constar:

a) A natureza da despesa a pagar pelo fundo;

b) O limite máximo do fundo de maneio;

c) Os responsáveis pelo seu movimento;

d) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica.

2 - Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente mediante entrega dos documentos justificativos da despesa (recibos ou documentos equivalentes emitidos de forma legal).

3 - A reposição do fundo de maneio será feita até 31 de Dezembro de cada exercício económico, de modo a que o seu saldo se apresente nulo.

Artigo 31.º

Critérios de valorimetria

As disponibilidades de caixa e de depósitos bancários, são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e pelos saldos de todas as contas de depósitos respectivamente.

SECÇÃO II

Dívidas de e a terceiros

Artigo 32.º

Operações de controlo

1 - Periodicamente, deverá proceder-se à reconciliação entre os extractos de conta corrente de clientes e dos fornecedores, com as respectivas contas da autarquia.

2 - No serviço de contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, só posteriormente, é que são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos ao serviço de aprovisionamento.

3 - As contas de outros devedores e credores da autarquia, devem ser reconciliadas com o respectivo saldo dos devedores e credores.

4 - As contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, devem ser reconciliadas e o cálculo dos seus juros deve ser controlado.

5 - As contas de Estado e outros entes públicos devem igualmente ser reconciliadas.

Artigo 33.º

Critérios valorimétricos

As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes nos documentos que as titulam.

SECÇÃO IV

Imobilizado

Artigo 34.º

Operações de controlo

1 - As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas.

2 - Deve ser efectuada a verificação física periódica, dos bens do activo imobilizado e respectiva conferência com os registos, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar.

3 - As aquisições de imobilizado são efectuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou de documentos equivalentes, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

4 - Deverão existir seguros para os principais elementos do imobilizado.

5 - Devem ser realizadas reconciliações entre os registos das fichas de inventário e os registos contabilísticos, quanto aos montantes das aquisições e reavaliações.

6 - Os funcionários, que não tenham a seu cargo a responsabilidade de bens do imobilizado, só poderão utilizar bens de imobilizado, mediante a autorização do responsável pela gestão do património, expressa na requisição interna de bens de imobilizado (anexo I).

Artigo 35.º

Requisições internas de bens do imobilizado

1 - A utilização de bens do imobilizado, por parte de pessoas que não tenham essa responsabilidade, deverá ser efectuada com base em documentos internos. Nomeadamente, a requisição interna de bens do imobilizado (anexo I), emitida pelo requerente, conferida e autorizada pelo respectivo responsável do imobilizado, contendo os seguintes elementos:

a) Número da requisição;

b) Designação do nome, categoria e sector do requisitante, quando aplicável;

c) Assinatura do requisitante e data de requisição;

d) A especificação dos bens requisitados, código do bem e data de entrega;

e) Destino dos bens;

f) A autorização pelo responsável do imobilizado e data de autorização;

g) Autorização pelo responsável do bem, quando aplicável.

2 - A requisição de bens do imobilizado é preenchido em triplicado, ficando o duplicado e triplicado com o responsável pelo serviço de gestão de património, e o original com o requisitante.

3 - Na devolução do bem ao responsável pelo serviço de gestão do imobilizado, o duplicado e triplicado na posse deste, serão completados os seguintes campos:

a) Data de devolução;

b) Conferência pelo respectivo responsável.

Artigo 36.º

Critérios valorimétricos

1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou custo de produção.

2 - Considera-se custo de aquisição de um activo, a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual.

3 - Considera-se custo de produção de um bem, a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico, necessariamente suportados para o produzir.

4 - O custo de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.

5 - Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais, caso não exista disposição legal aplicável, considera-se o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adaptem à natureza desses bens.

6 - O critério de valorimetria aplicado será explicitado e justificado em anexo adequado, devendo-se, no entanto, ter em atenção o seguinte:

a) Caso o critério adoptado não seja viável, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo assim o valor desta;

b) Na impossibilidade de valorização de bens, estes deverão ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade.

7 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, ou cujo apuramento não seja exequível, aplica-se o disposto no número anterior.

8 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL (Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais), ou por este e pelo POCP (Plano Oficial de Contabilidade Pública) e planos sectoriais:

a) O valor atribuir, será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL;

b) A alínea anterior não se aplica, se existir valor diferente, fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes;

c) Na impossibilidade de aplicação de qualquer uma das alternativas referidas será aplicado o critério definido no n.º 5

9 - Os bens de domínio público definidos na legislação em vigor, são incluídos no activo imobilizado da Junta de Freguesia de Chouto, desde que esta seja responsável pela sua administração e controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

10 - A valorização dos bens de domínio público será efectuada, sempre que possível, pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção, na impossibilidade de aplicação destes, valoriza-se segundo os critérios definidos no n.º 8

11 - Em regra geral, os bens do imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que autorizem e que definam os respectivos critérios de reavaliação.

12 - Os juros suportados com o financiamento a imobilizações, poderão ser imputados à compras e produção das mesmas:

a) Durante o período em que ela estiver em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente, de modo a reflectir uma imagem verdadeira e apropriada do seu valor.

b) Se a construção for por partes isoláveis, quando cada parte estiver completa e em condições de ser utilizada, cessará a imputação de juros a ela inerente.

SECÇÃO V

Despesas com pessoal

Artigo 37.º

Operações de controlo

1 - Deve ser instituído um processo individual e uma ficha individual, por cada trabalhador admitido na instituição.

2 - No processo descrito no número anterior, devem ser arquivados todos os documentos, que levaram à admissão do candidato e outros documentos emitidos posteriormente relacionados com o trabalhador.

3 - Deverá estabelecer-se uma forma de controlar as horas trabalhadas.

4 - As folhas de vencimento devem ser elaboradas pela pessoa responsável pelo pessoal, devendo ficar prova, de que os valores a pagar correspondem de facto às horas trabalhadas e foram calculadas de acordo com a lei.

5 - A autarquia deverá possuir uma conta bancária específica, para o pagamento das remunerações.

6 - Nos pagamentos por transferência bancária, serão mantidas cópias das autorizações aos bancos.

CAPÍTULO VII

Disposições finais

Artigo 38.º

Casos omissos

1 - Em regra geral, tudo que for omisso neste Regulamento, aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicável às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos, em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 39.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro de um prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 40.º

Implementação

Conforme o disposto no n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, alteração à Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, e ao Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, o presente Regulamento entra em vigor com a implementação do POCAL.

Artigo 41.º

Alterações

O presente documento pode ser alterado, por deliberação do executivo, sempre que razões de eficácia o justifiquem.