Aviso n.º 3309/2023, de 15 de fevereiro

Aviso n.º 3309/2023

Hélder António Guerra da Sousa Silva, Presidente da Câmara Municipal de Mafra, torna público, para todos os efeitos legais, que a Assembleia Municipal de Mafra, sob proposta da Câmara Municipal, deliberou, nos termos das disposições conjugadas da alínea m) do n.º 1 do artigo 25.º, do Anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na sua atual redação, e do artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de outubro, na redação atual, em sessão de 19 de novembro de 2022, aprovar a 3.ª Alteração ao Regulamento da Estrutura Nuclear e Orgânica dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento do Município de Mafra, conforme a seguir se publica.

19 de janeiro de 2023. - O Presidente da Câmara Municipal, Hélder António Guerra de Sousa Silva.

3.ª alteração ao Regulamento da Estrutura Nuclear e Orgânica dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento do Município de Mafra «SMAS de Mafra»

A presente alteração ao Regulamento da Estrutura Nuclear e Orgânica dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento do Município de Mafra procede a alterações em unidades orgânicas visando a adequação das suas atribuições, traduzindo uma dinâmica que se tem vindo a impor naturalmente no sentido de melhorar a sua eficiência.

1 - O n.º 5 do artigo 4.º, o n.º 2 do artigo 21.º, os n.os 2 e 6 do artigo 23.º, a alínea a) do n.º 2 do artigo 24.º, o n.º 1 do artigo 25.º, a alínea a) do n.º 1 e os n.os 1.1 e 1.3 do artigo 29.º, passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 4.º

Tipo de Organização Interna

1 - [...].

2 - [...].

3 - [...].

4 - [...].

5 - Podem ser criadas, por deliberação do Conselho de Administração que estabelecerá as respetivas atribuições e competências, até vinte e oito subunidades orgânicas, ao nível de Núcleo, Setor, Secção ou Serviço, cada uma delas correspondendo ao exercício de funções de natureza predominantemente executiva.

6 - [...].

7 - [...].

Artigo 21.º

Unidades e Subunidades

1 - [...].

2 - Podem ser criadas até vinte e oito subunidades orgânicas, cada uma delas correspondendo ao exercício de funções de natureza predominantemente executiva, por deliberação do Conselho de Administração que estabelecerá as respetivas atribuições e competências, em conformidade com os requisitos legais, submetendo ao Presidente da Câmara Municipal.

3 - [...].

Artigo 23.º

Subunidades Orgânicas

1 - [...].

2 - [...]:

a) [...];

b) Secção de Contabilidade e Património (SCeP);

c) Secção de Controlo de Receita e Despesa (SCRD);

d) Secção de Contratação Pública (SCP);

e) Secção de Apoio Jurídico (SAJ).

3 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...].

4 - [...]:

a) [...];

b) [...].

5 - [...]:

a) [...];

b) [...].

6 - [...]:

a) Apoio Técnico (AT);

b) Secção de Atendimento (SA);

c) Secção de Gestão de Leituras, Faturação e Dívida (SGLFD);

d) Secção de Operação (SO);

e) Serviço de Tratamento de Reclamações (STR).

7 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...].

Artigo 24.º

Serviços não integrados nas Unidades Orgânicas

1 - [...].

2 - [...]:

a) Serviço de Sistemas de Gestão (SSG);

b) [...];

c) [...];

d) [...].

3 - [...].

Artigo 25.º

Divisão de Gestão de Clientes

1 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...];

g) [...];

h) [...].

1.1 - Compete ao Apoio Técnico:

a) Assegurar a construção, execução e manutenção de mapas de controlo de gestão inerentes à Divisão;

b) Efetuar a monitorização da satisfação dos clientes relativamente aos serviços prestados pelos SMAS de Mafra, nomeadamente através da realização de inquéritos de satisfação, avaliação dos resultados e sugestão de melhorias de acordo com os resultados obtidos;

c) Efetuar a gestão e controlo dos inquéritos de satisfação de clientes;

d) Assegurar a comunicação com os clientes sensíveis (hospitais, lares, escolas, etc.);

e) Assegurar, em colaboração com o SCSA, a inserção e/ou atualização de conteúdos no sítio da internet;

f) Efetuar a análise e proposta de melhorias da comunicação escrita com os clientes.

1.2 - Compete à Secção de Atendimento:

a) Assegurar o atendimento presencial, telefónico e digital de clientes, prestando as informações e esclarecimentos necessários aos mesmos;

b) Efetuar contratos de abastecimento e/ou recolha de águas residuais, mudanças de nome e rescisões de contratos;

c) Registar pedidos de orçamento e efetuar recebimentos, acertos e devolução de valores;

d) Recolher, examinar e conferir toda a documentação necessária à elaboração de contratos de abastecimento e/ou alterações dos mesmos, nomeadamente, adesão ao débito direto, adesão à correspondência eletrónica ou outras funcionalidades que venham a ser disponibilizadas;

e) Assegurar o controlo dos fechos diários de caixa dos balcões de atendimento;

f) Garantir a atualização dos dados dos clientes;

g) Tratar a correspondência devolvida;

h) Recolher, examinar e conferir toda a documentação relativa a pedidos de planos de pagamento e, após autorização, inserção na aplicação de gestão de clientes e billing;

i) Acompanhar a monitorização da satisfação do cliente, colaborar na elaboração de inquéritos de satisfação dos clientes e participar na sua realização;

j) Efetuar a monitorização dos indicadores de gestão da Secção.

1.3 - Compete à Secção de Gestão de Leituras, Faturação e Dívida:

a) Assegurar as atividades inerentes à faturação a clientes, nomeadamente, de gestão de leituras;

b) Garantir a correta parametrização da aplicação de gestão de clientes e billing, de acordo com o tarifário a aplicar e os procedimentos definidos internamente;

c) Assegurar a construção, execução e manutenção de mapas de controlo de gestão inerentes à Secção;

d) Efetuar a gestão do trabalho a entregar aos leitores (internos e/ou externos), rececionar as leituras efetuadas e descarregá-las para o sistema de faturação dando o tratamento adequado a eventuais anomalias de faturação geradas pelas mesmas;

e) Garantir a leitura de contadores de água;

f) Assegurar a construção, execução e manutenção de mapas de controlo de gestão da faturação e dívida;

g) Assegurar a gestão de dívidas e mora de clientes;

h) Realizar os procedimentos inerentes à emissão de certidões de dívida para desencadear os processos de execução fiscal;

i) Assegurar a emissão da faturação diversa relacionada com os serviços prestados;

j) Controlar a emissão de faturas, de notas de débito e crédito;

k) Efetuar o tratamento de anomalias de cobrança;

l) Efetuar a análise e tratamento de anomalias de faturação;

m) Efetuar a fiscalização de consumos;

n) Proceder à emissão de faturação de serviços auxiliares;

o) Realizar os acertos de faturação decorrentes de fugas de água;

p) Assegurar a comunicação entre os dispositivos de leitura e a aplicação de gestão de clientes e billing;

q) Efetuar a gestão e atribuição dos roteiros de leitura;

r) Assegurar a gestão de todos os ficheiros de leitura;

s) Efetuar o tratamento de dados do sistema de telemetria e a resolução de anomalias de leitura.

1.4 - Compete à Secção de Operação:

a) Operacionalizar o serviço dos Assistentes Operacionais, nomeadamente gerir as ordens de serviços a realizar no terreno e movimentá-las no sistema de faturação;

b) Assegurar a instalação e retirada de aparelhos de medição e acessórios de acordo com as normas legais existentes, bem como com os procedimentos definidos internamente;

c) Proceder à execução de interrupções e reabastecimento, de acordo com as instruções decorrentes do processo de gestão de dívida;

d) Efetuar a verificação e eventuais reparações dos aparelhos de medida e acessórios;

e) Identificar e reportar possíveis situações anómalas com a instalação (consumos excessivos, consumos reduzidos, ausência de consumo, avarias ou mau funcionamento de equipamentos ou acessórios);

f) Efetuar a gestão e programação de obras em contadores;

g) Efetuar e manter o cadastro do parque de contadores na aplicação de gestão de clientes e billing;

h) Identificar e reportar utilizações abusivas de água;

i) Elaborar e propor o plano de substituição de contadores por antiguidade e garantir o cumprimento do plano;

j) Colaborar na definição de stocks mínimos de contadores;

k) Zelar pela imagem do serviço junto dos clientes.

1.5 - Compete ao Serviço de Tratamento de Reclamações:

a) Efetuar a gestão e resolução de reclamações apresentadas pelos clientes;

b) Efetuar a revisão e análise periódica das reclamações de clientes, no sentido de identificar problemas e oportunidades de melhoria;

c) Acompanhar a monitorização da satisfação do cliente, colaborar na elaboração de inquéritos de satisfação dos clientes e participar na sua realização.

Artigo 29.º

Divisão Administrativa e Financeira

1 - São competências da Divisão Administrativa e Financeira:

a) Assegurar a coordenação e direção das atividades inerentes às áreas de Recursos Humanos, Secretaria-Geral, Contabilidade, Património, Contratação Pública e Apoio Jurídico, bem como definir e assegurar o cumprimento dos objetivos fixados para as mesmas;

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...];

g) [...];

h) [...];

i) [...];

j) [...];

k) [...];

l) [...];

m) [...];

n) [...];

o) [...];

p) [...];

q) [...];

r) [...];

s) [...];

t) [...];

u) [...];

v) [...];

w) [...];

x) [...];

y) [...];

z) [...];

aa) [...];

bb) [...];

cc) [...];

dd) [...].

1.1 - [...]:

1.1.1 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...];

g) [...];

h) [...];

i) [...];

j) [...];

k) [...];

l) [...];

m) [...];

n) [...];

o) [...];

p) [...];

q) [...];

r) [...];

s) [...];

t) [...];

u) [...];

v) [...].

1.1.2 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...];

g) [...];

h) [...];

i) [...];

j) [...];

k) [...];

l) [...].

1.1.3 - [...]:

a) [...];

b) [...];

c) [...];

d) [...];

e) [...];

f) [...];

g) [...];

h) [...];

i) [...];

j) [...];

k) [...];

l) [...].

1.1.4 - [...]:

a) [...].

1.2 - Compete à Secção de Contabilidade e Património:

a) Efetuar o tratamento de todos os documentos contabilísticos (conferência e lançamento), efetuar pagamentos e elaborar mensalmente os mapas financeiros e demais informação para a administração;

b) Cabimentar as despesas a realizar;

c) Processar e registar despesas devidamente autorizadas;

d) Executar o processamento contabilístico e orçamental dos salários do pessoal;

e) Manter os registos de contabilidade e demais documentos, de acordo com as normas legais;

f) No âmbito das suas atribuições, analisar, preencher e tratar as declarações inerentes às obrigações fiscais dos SMAS de Mafra, bem como os inquéritos que lhe sejam solicitados;

g) Manter em ordem a conta corrente com empreiteiros e respetivos fornecedores (contas correntes de terceiros);

h) Manter atualizada a movimentação de stocks, bem como a sua integração na contabilidade e proceder, em conjunto com o responsável do serviço de armazém, ao inventário anual;

i) Controlar as operações extra-orçamentais;

j) Efetuar o tratamento do IVA;

k) Preparar a execução das alterações permutativas/modificativas dos documentos previsionais previamente aprovados;

l) Analisar os diversos processos de aquisição, procedendo ao seu encerramento no devido momento;

m) Produzir informação, de acordo com a norma de contabilidade de gestão (NCP 27), sobre rendimentos e resultados, para satisfazer as necessidades de informação na tomada de decisões, na determinação de preços e tarifas de prestação de serviços por atividade que devem estar justificadas pelo seu gasto.

n) Colaborar ativamente na preparação dos documentos previsionais dos SMAS de Mafra: Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e outros;

o) Proceder aos registos contabilísticos dos factos patrimoniais e das operações de natureza orçamental, verificando o cumprimento das normas e legislação em vigor;

p) Assegurar o acompanhamento e execução do plano anual de investimentos e orçamento;

q) Assegurar o acompanhamento e valorização dos trabalhos para a própria entidade;

r) Preparar a documentação e prestar a informação a enviar ao Tribunal de Contas, DGAL e outras entidades definidas por lei;

s) Manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e bens imóveis dos SMAS de Mafra;

t) Proceder, em conjunto com os responsáveis dos diversos serviços, ao inventário anual;

u) Processar as amortizações e integrá-las na contabilidade;

v) Proceder às operações de abate e alienação de bens patrimoniais;

w) Assegurar a interlocução com o fornecedor de software de contabilidade.

1.3 - Compete à Secção de Controlo de Receita e Despesa:

a) Executar o processamento contabilístico e orçamental dos salários do pessoal;

b) Organizar, controlar e arquivar todos os documentos de despesa;

c) Providenciar a assinatura de ordens de pagamento das autorizações de despesa, cumprindo os prazos de pagamento com os fornecedores, setor público estatal e demais entidades, e respetivo registo;

d) Proceder à conferência e controlo dos valores em caixa e bancos;

e) Controlar o valor da dívida de clientes;

f) Processar mensalmente as reconciliações bancárias;

g) Produzir informação mensal sobre a execução da receita e da despesa e propor, se necessário, alterações permutativas/modificativas dos documentos previsionais previamente aprovados;

h) Assegurar, controlar e registar a arrecadação e liquidação de todas as receitas, nomeadamente a cobrança interna e a externa ocorrida nos diversos postos de cobrança;

i) Proceder à emissão dos meios de pagamento das diversas despesas, providenciando as respetivas assinaturas;

j) Manter atualizada a informação diária sobre o saldo de disponibilidades;

k) Analisar e controlar os extratos emitidos pelas instituições bancárias relativos aos saldos das contas bancárias dos SMAS de Mafra;

l) Efetuar a gestão de saldos bancários, conferências e reconciliações bancárias.

1.4 - (Anterior 1.3.)

1.5 - (Anterior 1.4.)»

2 - A presente alteração ao regulamento, após deliberação de aprovação por parte da Assembleia Municipal de Mafra, entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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