Aviso n.º 3432/2003 (2.ª série) - AP, de 9 de maio

Aviso n.º 3432/2003 (2.ª série) - AP. - Hernâni Pinto da Fonseca Almeida, presidente da Câmara Municipal de Armamar:

Torna público que, no uso da competência referida no artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, na redacção dada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Câmara Municipal de Armamar, por deliberação de 17 de Março de 2003, reformulou a Norma de Controlo Interno do Município de Armamar, aprovada na sua reunião de 18 de Fevereiro de 2002, a qual se torna pública.

2 de Abril de 2003. - O Presidente da Câmara, Hernâni Pinto da Fonseca Almeida.

Norma de Controlo Interno

Introdução

Com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprovou o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), deu-se outra forma à administração financeira e das contas públicas da administração autárquica.

Este processo teve início com o Decreto-Lei n.º 248/79, de 25 de Junho, que uniformizou a contabilidade das autarquias locais com a dos serviços públicos.

Posteriormente, surgiu o Decreto-Lei n.º 341/83, de 21 de Julho, com a obrigatoriedade da elaboração, aprovação e execução do plano de actividades e da utilização de uma classificação funcional para as despesas. Para regulamentar o diploma, já referido, é publicado o Decreto Regulamentar n.º 92-C/84, de 28 de Dezembro, que veio definir normas de execução da contabilidade das autarquias locais, instituindo um sistema contabilístico na administração autárquica.

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de Setembro, Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), criou-se um enquadramento de sistema de contas, cuja adaptação às autarquias locais está prevista no só naquele diploma, mas também na Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto, Lei das Finanças Locais.

O POCAL pretende ser um instrumento de transparência contabilística e de apoio às autarquias locais que permitirá:

1) A disponibilização de informação e controlo financeiro para os órgãos autárquicos;

2) O acompanhamento da execução orçamental numa perspectiva de caixa e compromissos;

3) Estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental;

4) Modificação dos documentos previsionais para garantir a compatibilidade com as regras definidas;

5) Retomar os princípios orçamentais estabelecidos na lei de enquadramento do Orçamento de Estado;

6) A maior racionalização possível das dotações aprovadas e de gestão de tesouraria;

7) Uma melhor uniformização de critérios de previsão, com o estabelecimento de regras para a elaboração do orçamento;

8) Obter os elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional;

9) Disponibilizar informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local;

10) Finalmente, visa-se a uniformização, normalização e simplificação da contabilidade.

Assim, ao obrigo do disposto no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e suas alterações, foi elaborada a presente Norma do Sistema de Controlo Interno, que foi aprovada em reunião de Câmara de 18 de Fevereiro de 2002, no uso das competências previstas no artigo 64.º, n.º 2, alínea e), da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, na redacção dada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e cuja revisão foi, na sequência da reestruturação dos serviços municipais, deliberada em 13 de Maio do mesmo ano, adaptando-a por isso à nova estrutura organizacional.

TÍTULO I

Disposições preambulares

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objectivos

A presente Norma visa acompanhar, de forma eficaz, as actividades da autarquia e, dessa forma, pretende reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte e, de uma forma geral, a confiança de terceiros.

TÍTULO II

Dos documentos

CAPÍTULO II

Documentos provisionais

Artigo 2.º

Grandes opções do plano e orçamento

A autarquia adoptará como documentos provisionais as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 3.º

Grandes opções do plano

As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 4.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Câmara prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.

2 - O orçamento é constituído por dois mapas:

a) Mapa resumo das receitas e despesas da autarquia;

b) Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.

CAPÍTULO III

Documentos de prestação de contas

Artigo 5.º

Enumeração

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras e o relatório de gestão.

Artigo 6.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

TÍTULO III

Receitas e despesas

CAPÍTULO IV

Da arrecadação das receitas

Artigo 7.º

Guias de receita

O processamento de guias de receita será cometido, com os respectivos códigos, aos serviços da Divisão Administrativa; da Divisão Financeira e Patrimonial; da Divisão de Obras Municipais e Gestão Urbana e à Divisão de Acção Social e Desenvolvimento Rural através das subunidades e de harmonia com as disposições previstas no Regulamento e Estrutura Orgânica da Câmara.

Artigo 8.º

Facturas

A emissão de facturas será cometida ao serviço de taxas e rendimentos da Divisão Financeira e Patrimonial.

Artigo 9.º

Liquidação de receitas

Os serviços referidos no artigo 7.º liquidarão as seguintes receitas:

1) Serviço de Taxas e Rendimentos:

a) Impostos;

b) Transferências;

c) Descontos em vencimentos;

d) Outras receitas a cobrar no âmbito das suas competências que não sejam liquidadas através de outro serviço.

2) Secção de Expediente Geral:

a) Canil/gatil;

b) Caça;

c) Fotocópias de documentos e fornecimento de programas de concurso e caderno de encargos;

d) Rendas;

e) Feiras e mercados;

f) Certidões;

g) Condução e registo de velocípedes e veículos;

h) Ocupação da via pública;

i) Cemitério;

j) Instalações abastecedoras de carburantes, ar ou água;

k) Receitas virtuais;

l) Piscinas municipais;

m) Aferição;

n) Espectáculos;

o) Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço;

p) Exploração de máquinas de diversão;

q) Provas desportivas;

r) Arraiais, romarias e bailes;

s) Fogueiras, queimadas;

t) Leilões.

3) Divisão de Obras Municipais e Gestão Urbana:

a) Licença para obras de construção, reparação e outras;

b) Licença de habitabilidade e ocupação;

c) Vistorias;

d) Fornecimento de plantas topográficas;

e) Ocupação da via pública por motivo de obras;

f) Quaisquer outras receitas respeitantes a obras que não sejam liquidadas por outro serviço;

g) Taxas de urbanização;

h) Mais-valias;

i) Averbamentos em processo de loteamentos;

j) Informação prévia sobre loteamentos;

k) Reapreciação de processos;

l) Taxas de emissão de alvarás;

m) Quaisquer receitas respeitantes ao urbanismo que não sejam liquidadas por outro serviço.

4) Sector de Águas e Saneamento:

a) Pedidos de ligação de água e saneamento;

b) Consumo de água;

c) Pagamento de ramais de água;

d) Débitos de água.

5) Secção de Pessoal e Vencimentos:

a) Contratos de trabalho.

Artigo 10.º

Procedimentos

1 - Os serviços constantes do artigo anterior processarão as guias de receita, que serão entregues na tesouraria.

2 - A tesouraria após ter conferido os documentos que lhe foram presentes procederá a arrecadação da receita e à escrituração da mesma na folha de caixa.

3 - Após a escrituração na folha de caixa, procederá ao registo no resumo do diário de tesouraria.

CAPÍTULO V

Da realização das despesas

Artigo 11.º

Processamento

As operações relativas ao processamento das despesas serão desenvolvidas na contabilidade, recursos humanos e tesouraria.

Artigo 12.º

Elaboração de documentos

1 - A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na contabilidade e enviados à tesouraria para pagamento.

2 - As folhas de remuneração serão processadas nos Recursos Humanos/Serviço de Vencimentos.

Artigo 13.º

Das requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição.

2 - As requisições serão processadas na contabilidade mediante despacho do presidente da Câmara ou de quem legalmente o substitua, ou deliberação da Câmara Municipal após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento municipal.

3 - Aos serviços requisitantes são atribuídos os seguintes códigos:

01 - Administração Autárquica;

02 - Divisão Administrativa;

2CTB - Divisão Financeira e Patrimonial;

03 - Divisão de Obras e Gestão Urbana:

3OBM - Obras Municipais;

3OBP - Obras Particulares;

3LO - Loteamentos e Obras;

3AGU - Águas e Saneamento;

08 - Divisão de Acção Social e Desenvolvimento Rural.

Artigo 14.º

Pagamentos

1 - A tesouraria, uma vez na posse dos documentos referidos no artigo 12.º fará a sua conferência e efectuará o pagamento em dinheiro ou através da emissão de cheques ou da transferência para contas de crédito.

2 - Após a escrituração na folha de caixa, proceder-se-á ao registo no resumo do diário de tesouraria.

TÍTULO IV

Da contabilidade

CAPÍTULO VI

Princípios gerais

Artigo 15.º

Âmbito da contabilidade

1 - A contabilidade da autarquia abrange todas as operações relacionadas com a arrecadação das receitas, a emissão de requisições e a realização das despesas.

2 - Todos os documentos do sistema contabilístico devem identificar sempre, de forma bem legível, os eleitos, dirigentes e funcionários e a qualidade em que o fazem.

3 - Na escrituração das receitas e despesas, deve fazer-se o arredondamento necessário nos termos legalmente definidos.

4 - Os processos contabilísticos devem incluir as respectivas informações, despachos e deliberações, com a devida identificação dos intervenientes.

5 - Os registos contabilísticos devem ser claros e processados informaticamente. O programa contabilístico informático prevê a existência de contas de controlo.

6 - Toda a documentação contabilística entrada e saída na autarquia local deve ser objecto de numeração sequencial, registo, classificação e arquivo.

7 - O acesso aos registos contabilísticos é vedado aos funcionários das outras secções que não tenham por função a sua conferência ou validação.

8 - Os registos contabilísticos, encontram-se protegidos com as devidas medidas de segurança, incluindo passwords.

9 - Os ficheiros informáticos encontram-se guardados em local seguro e com a necessária protecção contra riscos de incêndio ou outros.

10 - O sistema contabilístico prevê conferências regulares.

11 - São elaborados balancetes que permitem confirmar que todos os lançamentos registados têm contrapartida.

12 - A preparação e execução das demonstrações financeiras é cuidada, facilitada, acompanhada e controlada.

13 - A escrituração encontra-se actualizada, tendo em conta os documentos sujeitos a conferência diária e os prazos legalmente estabelecidos, incluindo os decorrentes da legislação fiscal e os de prestação de contas.

CAPÍTULO VII

Competências

Artigo 16.º

Competências gerais

Compete ao responsável pela contabilidade assinar todos os documentos e informações, identificando sempre a qualidade em que o faz.

Artigo 17.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente, pelo responsável pela contabilidade e consistem na verificação dos cheques movimentados e dos que se encontram por movimentar e ou diferença entre os saldos bancários e os contabilísticos, que deverão ser prontamente regularizados, se tal se justificar.

2 - A responsabilidade pelos erros e omissões serão imputados ao tesoureiro, salvo se se provar o contrário.

Artigo 18.º

Outras reconciliações

1 - Semestralmente, o responsável pela contabilidade fará a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia.

2 - As contas de devedores e credores ficam igualmente sujeitas a reconciliações, sob a responsabilidade do chefe da Divisão Financeira e Patrimonial.

3 - Ficam ainda sujeitas a reconciliações as contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, incluindo o controlo do cálculo dos juros.

4 - Da mesma forma são efectuadas reconciliações nas contas do Estado e outros entes públicos.

5 - Na contabilidade serão igualmente conferidas as facturas com as guias de remessa e a requisição externa, sendo seguidamente emitidas as correspondentes ordens de pagamento.

CAPÍTULO VIII

Documentos

Artigo 19.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e livros de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 20.º

Documentos obrigatórios

São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os de registo do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL;

b) Os de suporte registo das operações relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos, e que constam no ponto 2.8.2.3 do POCAL;

c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no diário de tesouraria;

d) A partir do registo no diário e no razão são ainda elaborados os balancetes e o balanço;

e) As fichas referidas na alínea a) são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

f) Para além dos documentos e livros referidos nas alíneas anteriores, podem ser utilizados e considerados quaisquer outros tidos por convenientes.

Artigo 21.º

Procedimentos

1 - O cabimento e o compromisso de verbas relativos aos pagamentos registam-se nos respectivos documentos, por ordem cronológica.

2 - Os recebimentos e os pagamentos são registados, diariamente, em folhas de caixa e em resumos diários de tesouraria, que evidenciam as disponibilidades existentes,

3 - O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais onde constam todos os movimentos financeiros ocorridos no ano, até à data da sua elaboração.

TÍTULO V

Da tesouraria

CAPÍTULO IX

Disponibilidades

Artigo 22.º

Montante em caixa

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante em numerário, que não exceda 2493,99 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado sempre que a Câmara Municipal o entender.

Artigo 21.º

Cobranças efectuadas por outros serviços municipais

A cobrança das receitas provenientes de ocupação de lugares em mercados e feiras e outros recintos ou instalações municipais será feita no próprio local pelos funcionários designados pelo presidente da Câmara, sob proposta do dirigente máximo dos serviços respectivos.

Artigo 24.º

Depósitos a efectuar por outros serviços municipais

Os montantes cobrados fora da tesouraria, pelos serviços mencionados no artigo anterior, serão depositados no final de cada dia, na caixa nocturna de agência bancária a definir pela Câmara.

Artigo 25.º

Responsabilidades

A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

Artigo 26.º

Extractos de conta

1 - De todas as contas de que a autarquia é titular, e para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, serão obtidos extractos, sempre que necessário, sem prejuízo do seu pedido no final de cada mês, para efeitos de reconciliações.

2 - O pedido dos extractos será feito pelo responsável pela contabilidade.

TÍTULO VI

Tesoureiro

CAPÍTULO X

Competências

Artigo 27.º

Movimentação de contas

Compete ao tesoureiro em simultâneo com o presidente da Câmara, ou outro elemento desse órgão em que este delegue, a movimentação das contas bancárias.

Artigo 28.º

Cheques

1 - Os cheques não preenchidos ficam à guarda do tesoureiro.

2 - Ficam igualmente à sua guarda os cheques emitidos e posteriormente anulados, sendo neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e arquivados por ordem.

3 - Findo o período de validade dos cheques que se encontram em trânsito, proceder-se-á ao cancelamento dos mesmos junto da instituição bancária emissora, procedendo-se de seguida à regularização dos registos contabilísticos.

Artigo 29.º

Responsabilidade do pessoal afecto à tesouraria

1 - O tesoureiro é responsável pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda.

2 - O tesoureiro é igualmente responsável pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas respondendo directamente perante o órgão executivo.

3 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro, quando for estranho aos factos que as originaram ou que as mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

4 - Os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o tesoureiro.

5 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificada na sua presença, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo responsável pela contabilidade, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada ano de exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Sempre que for substituído o tesoureiro.

6 - Dos montantes conferidos serão lavrados termos de contagem, os quais deverão ser assinados:

a) Pelo presidente da Câmara, pelo responsável pela contabilidade e pelo tesoureiro;

b) Pelo presidente da Câmara, pelo responsável da contabilidade, tesoureiro empossado e tesoureiro cessante, no caso da alínea d) do número anterior.

TÍTULO VII

Do património e aprovisionamento

CAPÍTULO XI

Competências

Artigo 30.º

Realização de despesas

1 - Compete exclusivamente à Secção de Contabilidade e Gestão do Património o desenvolvimento de todos os processos de realização de despesas com locação, aquisição de bens e serviços, sendo cometida a respectiva contratação ao Serviço de Notariado, salvo quando se encontre em causa processo especializado, nomeadamente a elaboração de planos de ordenamento do território, precedendo de despacho do presidente da Câmara, quanto à unidade orgânica responsável pelo processo.

2 - Compete-lhe ainda informar quanto ao procedimento adequado de acordo com as normas legais aplicáveis.

3 - A realização de despesas deverá respeitar o Plano Plurianual de Investimentos, tendo por base deliberações do órgão executivo, bem como despachos do presidente da Câmara e vereadores ou dirigente com competência delegada.

4 - As referidas despesas serão sempre precedidas de cabimentação e compromisso, a efectuar pelo responsável da contabilidade.

5 - As Secções de Contabilidade e Gestão do Património deverão observar rigorosamente o cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos, no âmbito das respectivas competências.

CAPÍTULO XII

Controlo do imobilizado

Artigo 31.º

Processamento

1 - Para controlo de imobilizado existirão fichas que serão mantidas a todo o tempo actualizadas.

2 - Para efeitos do disposto do número anterior, serão efectuadas, semestralmente, reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, a ser efectuadas pelo Serviço de Contabilidade e Património.

3 - Cada divisão designará os responsáveis pelos bens existentes em cada secção ou sector.

4 - Anualmente, proceder-se-á a verificação física dos bens do activo imobilizado, através de termos de contagem, pelo Serviço de Contabilidade e Património.

5 - Esses termos de contagem serão posteriormente conferidos com os registos existentes.

6 - Em caso de irregularidades proceder-se-á ao apuramento de responsabilidades.

TÍTULO VIII

Do armazém

CAPÍTULO XIII

Competências e atribuições

Artigo 32.º

Gestão de stocks

A gestão dos stocks dos armazéns municipais fica sob a responsabilidade do Serviço de Contabilidade e Património, o qual deverá garantir o bom e eficaz funcionamento da mesma.

Artigo 33.º

Reposição de stocks

O Sector de Stocks deverá informar, atempadamente, a contabilidade dos stocks existentes, a fim de se evitar a ruptura dos mesmos.

Artigo 34.º

Depósito de bens

1 - Toda e qualquer entrega de bens será feita no Sector de Aprovisionamento, cuja existência física, qualitativa e quantitativa será efectuada pelo fiel de armazém, designado pelo responsável pela Divisão de Obras Municipais e Gestão Urbana.

2 - O fiel de armazém, sempre que proceda à recepção dos bens, deverá confrontá-los com a respectiva guia de remessa e apor o carimbo "recebido e conferido", ficando o sector obrigado a remeter à contabilidade uma fotocópia da mesma.

Artigo 35.º

Entrega de bens

O Sector de Aprovisionamento apenas faz entregas mediante a apresentação de requisição interna, devidamente autorizada pelos funcionários do sector, em cada divisão pelo respectivo chefe e nos serviços directamente dependentes da presidência pelos respectivos funcionários.

Artigo 36.º

Fichas de existências

1 - Os registos nas fichas de existências, serão feitos pelo responsável pelo Sector de Aprovisionamento.

2 - As fichas de existências, em armazém, devem estar permanentemente actualizadas (sistema de inventário permanente), sendo a sua responsabilidade do titular do cargo identificado no número anterior.

Artigo 37.º

Controlo de existências

1 - Semestralmente, ou quando se entender necessário, dever-se-á proceder à inventariação física das existências em armazém.

2 - O controlo das existências será efectuado sob a responsabilidade conjunta do chefe da Divisão Financeira e Patrimonial e do responsável pela DOMGU, auxiliados por funcionários designados para o efeito.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 1, poder-se-ão utilizar testes de amostragem.

4 - Em caso de irregularidades deverão ser apuradas as respectivas responsabilidades.

TÍTULO IX

Disposições finais e transitórias

Artigo 38.º

Controlo das aplicações informáticas

O controlo das respectivas aplicações informáticas fica à responsabilidade do chefe da contabilidade e gestão do património.

Artigo 39.º

Substituições

Em caso de vacatura do cargo, faltas e impedimentos, as competências atribuídas nos números anteriores serão assumidas pelo seu substituto legal.

Artigo 40.º

Norma de extensão

A presente Norma aplicar-se-á, com as devidas adaptações, ao regime contabilístico que antecede o regime do POCAL.

Artigo 41.º

Norma revogatória

Consideram-se revogados todos os despachos e deliberações que contrariem a presente Norma.

Artigo 42.º

Entrada em vigor

A presente Norma entra em vigor no dia subsequente ao da sua aprovação.