Aviso n.º 4271/2003 (2.ª série) - AP, de 4 de junho

Aviso n.º 4271/2003 (2.ª série) - AP. - Para efeitos e em cumprimento do disposto nas alíneas f) do n.º 1 e a) do n.º 5 do artigo 34.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a implementação do novo sistema contabilístico (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, e de acordo com o n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 315/2000, as autarquias deverão elaborar o inventário e definir um sistema de controlo interno, a Junta de Freguesia de Macedo de Cavaleiros torna público o seu Regulamento de Sistema de Controlo Interno e o seu Regulamento do Inventário e Cadastro do Património, aprovado pela Junta de Freguesia em reunião de 10 de Março de 2003 e pela Assembleia de Freguesia na sessão de 11 de Abril de 2003.

5 de Maio de 2003. - O Presidente da Junta, Alfredo Augusto Vaz.

Sistema de Controlo Interno

Nota introdutória

O Decreto-Lei n.º 54-A/99, o Plano Oficial de Contabilidade Pública das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, e publicado no Diário da República, 1.ª série-B, n.º 44/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, vem proporcionar às autarquias uma nova ferramenta de gestão e uma informação valiosa de apoio à tomada de decisões.

Como refere aquele diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio às autarquias locais.

Para implementar o controlo financeiro e disponibilizar informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

Para isso é necessário proceder à implementação do Sistema de Controlo Interno, abreviadamente SCI, tal como consta do diploma, do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.

O SCI que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

CAPÍTULO I

1 - Responsabilidades funcionais:

1.1 - Junta de Freguesia - decide de acordo com a lei;

1.2 - presidente da Junta - manda executar as decisões da Junta de Freguesia e toma as decisões previstas na lei;

1.3 - Secretário da Junta - a elaboração das actas das reuniões da Junta, na falta do funcionário nomeado para o efeito. A certificação, mediante despacho do presidente, dos factos e actos que constem dos arquivos da freguesia e, independentemente de despacho, o conteúdo das actas das reuniões da Junta. A subscrição dos atestados que devam ser assinados pelo presidente. A execução do expediente da Junta.

Tesoureiro da Junta - é responsável pelo movimento da caixa (receitas e despesas) e pelo movimento dos bancos;

Confere todos os movimentos dos bancos.

1.4 - Secretaria:

Auxiliar administrativo - emite as guias de receita dos registos e licenças de canídeos e gatídeos e presta contas ao tesoureiro;

Presta conta dos valores dos atestados e fotocópias autenticadas diariamente ao tesoureiro;

Dá entrada e saída da correspondência e canaliza para o presidente ou substituto.

1.5 - Secção Administrativa e Financeira:

Assistente administrativo especialista - executar tarefas de natureza administrativa e financeira no âmbito dos recursos humanos, contabilidade e património.

2 - Documentos:

2.1 - Todos os documentos dirigidos ao presidente ou à Junta de Freguesia dão entrada pelo funcionário que está no atendimento, são canalizados para o presidente que despacha;

2.2 - Os documentos internos são canalizados para despacho do presidente;

2.3 - Os despachos ou informações exaradas sobre documentos escritos que integram processos administrativos internos, devem identificar, de forma legível, o funcionário que prestou a informação ou despachou.

3 - Disponibilidades:

3.1 - A importância em numerário existente em caixa, para funcionar como fundo de maneio, é definida pela Junta de Freguesia para fazer face às pequenas despesas diárias.

3.2 - A Junta de Freguesia decide quantas e onde são abertas as contas bancárias em nome da autarquia e delibera quem, além do presidente e do tesoureiro, pode movimentar as contas bancárias e as condições do respectivo movimento;

3.3 - Os cheques estão à responsabilidade do tesoureiro;

3.4 - Nos cheques anulados são inutilizadas as assinaturas e arquivados sequencialmente pelo tesoureiro;

3.5 - As receitas são entregues ao tesoureiro diariamente pelo funcionário que têm como função receber dinheiro;

3.6 - Reconciliações bancárias:

3.6.1 - São efectuadas mensalmente pela contabilidade;

3.6.2 - Quando houver diferença nas reconciliações bancárias, as mesmas são prontamente averiguadas e prontamente regularizadas;

3.7 - Quando acabar a validade dos cheques em trânsito, os mesmos são cancelados, procedendo-se aos movimentos contabilísticos necessários;

3.8 - A caixa deve ser verificada, semestralmente sem aviso prévio; no encerramento das contas de cada ano económico; no final e início de cada mandato; quando o funcionário que exerce essa função for substituído, ou haja necessidade de tal;

3.9 - A verificação é efectuada através da contagem física do numerário e documentos, a mesma é efectuada pelo tesoureiro da Junta;

3.10 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do funcionário, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta. Nos casos de fim e início do mandato pelo tesoureiro cessante;

3.11 - Fundos de maneio:

3.11.1 - Poderão ser constituídos para fazer face às pequenas despesas. A Junta de Freguesia define os responsáveis e o valor do fundo de maneio;

3.11.2 - Os fundos de maneio deverão ser reconstituídos mensalmente, ou sempre que haja necessidade;

3.11.3 - A 31 de Dezembro de cada ano, todos eles são repostos.

3.12 - O funcionário responde directamente ao tesoureiro e este por sua vez presta contas à Junta, por todas as importâncias que lhe forem confiadas.

4 - O funcionário que exerce funções de caixa:

4.1 - Arrecada a receita proveniente de emolumentos;

4.2 - Emite guias de recebimento;

4.3 - Efectua depósitos;

4.4 - Elabora diariamente a folha de caixa e canaliza para a contabilidade.

5 - Contabilidade/informática:

5.1 - Confere os mapas de movimento de caixa e canaliza para o tesoureiro e para o presidente;

5.2 - Emite as guias de receita gerais;

5.3 - Elabora ordens de pagamento;

5.4 - Regista os movimentos na contabilidade;

5.5 - Procede aos registos contabilísticos;

5.6 - Processa os vencimentos;

5.7 - Confere as ordens de pagamento e guias de receita;

5.8 - Elabora os mapas de prestação de contas mensais e anuais;

5.9 - Elabora os planos de actividades e orçamentos;

5.10 - Confere os vencimentos.

6 - Compras:

6.1 - O presidente ou um membro da Junta de Freguesia manda efectuar consultas ao mercado, de acordo com a lei;

6.2 - São feitas as consultas e canaliza as propostas recebidas para o secretário e este para o responsável pelos serviços administrativos;

6.3 - Analisadas as propostas, propõe à Junta de Freguesia a adjudicação, depois de decidido pelo órgão executivo ou deliberativo é emitida a respectiva requisição assinada pelo presidente;

6.4 - Quando os bens são entregues o responsável do serviço confere e envia a guia de remessa para a contabilidade com a menção de conferido e procede ao registo dos bens;

6.5 - Se for imobilizado efectua o registo respectivo;

6.6 - A contabilidade confere a factura com a guia de remessa e emite a ordem de pagamento.

7 - Atendimento:

7.1 - Emite as guias de receita, provenientes das licenças de canídeos;

7.2 - Entrega as respectivas guias e dinheiro ao tesoureiro;

7.3 - As guias de receita são assinadas pelo funcionário;

7.4 - Recebe as verbas provenientes da emissão dos atestados, fotocópias autenticadas, diariamente preenche os mapas de prestação de contas, entrega o dinheiro ao tesoureiro e envia os mapas para a contabilidade, para ser emitida a respectiva guia de receita.

Organigrama geral

Assembleia de Freguesia de Macedo de Cavaleiros:

Eleitos - 9;

Órgão deliberativo.

Junta de Freguesia de Macedo de Cavaleiros:

Eleitos - 3;

Órgão executivo.

Presidente:

Coordenação geral e planeamento;

Protecção civil;

Acção social e obras;

Secretário: Informação, educação e cultura;

Tesoureiro: Tesouraria e património.

Secretaria:

Auxiliar administrativo:

Atendimento, relações públicas;

Caixa;

Licença de canídeos;

Recenseamento eleitoral.

Secção Administrativa e Financeira:

Assistente administrativa especialista:

Contabilidade e informática;

Recursos humanos.

CAPÍTULO II

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento tem por objectivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao órgão executivo o acompanhamento directo da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - A proposta de revisão será de, pelo menos, dois em dois anos.

4 - Compete aos funcionários administrativos a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica.

CAPÍTULO III

Documentos previsionais

Artigo 3.º

Grandes opções do plano e orçamento

A Junta de Freguesia adoptará como documentos provisionais as grandes opções do plano e orçamento.

Artigo 4.º

Grande opções do plano

As grandes opções do plano, onde a Junta de Freguesia definirá as linhas de desenvolvimento estratégico, englobando, sem prejuízo de outras, o plano plurianual de investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 5.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Junta de Freguesia prevê arrecadar para o financiamento das despesas que pretende realizar.

2 - O orçamento é constituído por dois mapas:

a) Mapa resumo das receitas e despesas;

b) Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.

CAPÍTULO IV

Documentos de prestação de contas

Artigo 6.º

Enumeração

Consideram-se documentos de prestação de contas, os mapas de execução orçamental, os empréstimos, outras dívidas a terceiros, caracterização da entidade e relatório de gestão.

Artigo 7.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se mapas de execução orçamental a execução anual do plano plurianual de investimentos, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa e as operações de tesouraria.

CAPÍTULO V

Receitas e despesas

Arrecadação das receitas

Artigo 8.º

Guias de receita

Será processada uma guia por cada receita arrecadada, documento este conferido pelo tesoureiro, que procederá a arrecadação da respectiva receita, depositando na conta da Junta de Freguesia, sendo arquivado o respectivo documento de depósito, acompanhada da respectiva guia de receita, assinada pelo tesoureiro e rubricada pelo presidente.

Artigo 9.º

Limites de disponibilidades em caixa

A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, não deve ultrapassar o limite máximo de 500 euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta de Freguesia a designar pelo presidente da Junta.

Artigo 10.º

Abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Macedo de Cavaleiros.

2 - As contas bancárias acima previstas são movimentadas com duas assinaturas, do presidente e do tesoureiro, podendo, qualquer um deles, ser substituído pelo secretário, em caso de falta ou impedimento legal.

CAPÍTULO VI

Realização das despesas

Artigo 11.º

Autorizações de pagamento

1 - As operações relativas ao processamento das despesas serão processadas e elaboradas na secção administrativa e financeira da Junta de Freguesia, pelo serviço de contabilidade.

2 - Por cada pagamento será elaborada a ordem de pagamento.

Artigo 12.º

Requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição;

2 - As requisições serão processados pelo Serviço de Contabilidade da Junta de Freguesia, mediante despacho do presidente da Junta de Freguesia ou de quem o substituir, ou delegar e sempre após ter sido efectuado o cabimento no respectivo orçamento da Junta de Freguesia.

Artigo 13.º

Meio de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 100 euros são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários ou vencimentos aos trabalhadores serão feitos por transferência bancária ou por cheque.

3 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo tesoureiro e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente da Junta de Freguesia e tesoureiro ou respectivo substituto legal.

4 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.

Artigo 14.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluindo cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do tesoureiro na Secção Administrativa e financeira da Junta de Freguesia.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, serão arquivados nos serviços financeiros, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 15.º

Contas correntes

Compete aos serviços financeiros manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Macedo de Cavaleiros.

Artigo 16.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, por funcionário designado para o efeito pelo presidente da Junta de Freguesia.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro da Junta de Freguesia.

3 - Após cada reconciliação bancária, o tesoureiro e os serviços financeiros analisam a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva nas situações que justifiquem e efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 17.º

Forma das aquisições

Compete aos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 18.º

Entrega de aquisições

1 - A entrega dos bens é feita no serviço da Junta de Freguesia indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "conferido" e "recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos ao Serviço de Contabilidade que, sendo o caso, promoverá a actualização de existências.

Artigo 19.º

Conferência da factura e pagamento

1 - Nos serviços administrativos e financeiros são conferidas as facturas com a guia de remessa e requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, serão anexas à ordem de pagamento para o seu pagamento.

Artigo 20.º

Duplicado de facturas

Caso existam facturas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

CAPÍTULO VII

Documentos

Artigo 21.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos cujo conteúdo mínimo obrigatório se encontra definido no POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações previstas na Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro.

Artigo 22.º

Documentos obrigatórios

São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os registos do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL;

b) Controlo orçamental da receita;

c) Controlo orçamental da despesa;

d) Operações de tesouraria;

e) Contas de ordem;

f) Fluxos de caixa;

g) Empréstimos;

h) Outras dividas a terceiros;

i) Caracterização da entidade e relatório de gestão;

j) Requisições.

Artigo 23.º

Fichas de imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário designado para o efeito.

Artigo 24.º

Inventário dos bens duradouros

O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamentos propriedade da Junta de Freguesia e rege-se pelo respectivo Regulamento.

Artigo 25.º

Abate dos bens

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos/Sector do Património.

Artigo 26.º

Registo matricial de prédios

1 - Compete aos serviços administrativos e financeiros a realização semestral de reconciliações entre os registos das fichas e registos contabilísticos, quanto ao montante das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - Os serviços administrativos e financeiros realizam, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano, os serviços administrativos fornecerão um inventário patrimonial actualizado, com a respectiva imputação a cada serviço ou funcionário.

CAPÍTULO VIII

Outras

Artigo 27.º

Reuniões ordinárias da Junta

Serão efectuadas reuniões ordinárias mensais na última sexta-feira de cada mês, podendo ser alterado em reunião de Junta, com a fixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 28.º

Horário de funcionamento da secretaria da Junta

Horário de abertura à população - segunda-feira a sexta-feira, excepto feriados (das 9 horas às 12 horas e 30 minutos e das 14 horas às 17 horas e 30 minutos), podendo ser alterado este horário, em reunião de Junta, com afixação de editais nos locais próprios para o efeito.

Artigo 29.º

Correspondência

Toda a correspondência recebida e expedida, deverá ser registada pelo funcionário da secretaria da Junta, em livro próprio para o efeito, bem como arquivada por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 30.º

Atestados, certidões e declarações

Os atestados, certidões e declarações serão requeridos na secretaria da Junta através de requerimento devidamente preenchido e assinado pelo requerente, e posteriormente emitidos pelo funcionário após deliberação do presidente, sendo assinados pelo presidente ou por quem o substituir, devendo ser registados em livro, bem como arquivados por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 31.º

Registo informático

O registo dos documentos de prestação de contas, bem como o controlo orçamental será efectuado em programa informático, sendo obrigatório a impressão de todos os documentos, quer de receita, quer de despesa, bem como mapas de controlo, arquivando-os por um período não inferior a 10 anos.

Artigo 32.º

Responsabilidade pelo uso de bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhes estejam atribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável pelo sector em que se integram.

Artigo 33.º

Constituição de fundo de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no final de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 34.º

Normas de controlo do fundo

1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão de deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da deliberação deverão constar, designadamente:

a) O montante e a rubrica da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal, contra a entrega de documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

Artigo 35.º

Violação de normas

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dá lugar a imediata instauração de procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.

Artigo 36.º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.

Artigo 37.º

Organização dos serviços

(ver documento original)

Artigo 38.º

Entrada em vigor

1 - Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Junta de Freguesia deliberou em 10 de Março de 2003, aprovar o Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

2 - Apreciada e votada em reunião da Assembleia de Freguesia em 11 de Abril de 2003.

3 - O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil, após publicação no Diário da Republica.

Regulamento do Inventário e Cadastro dos Bens da Junta de Freguesia

Para dar cumprimento ao disposto nas alíneas f) do n.º 1 e a) do n.º 5 do artigo 34.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a implementação do novo sistema contabilístico (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, e de acordo com o n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 315/2000, as autarquias deverão elaborar o inventário e definir um sistema de controlo interno.

Face a esta legislação, é importante a elaboração de um regulamento que sirva de base orientadora do património da Junta de Freguesia de Macedo de Cavaleiros, de modo a que cada sector conheça a sua competência nessa matéria, de forma, a obter-se um adequado controlo de todos os bens móveis e imóveis.

O inventário, é um suporte para um correcto controlo do património, deverá permanecer constantemente actualizado, de modo a permitir conhecer, a qualquer momento, o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens.

Assim, com base nas instruções regulamentares do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral, aplicado à administração local, foi elaborado o presente Regulamento.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão, transferência, avaliação e a gestão do imobilizado corpóreo da freguesia.

2 - Considera-se gestão patrimonial da freguesia a correcta afectação dos bens pelas diversas áreas de gestão, tendo em conta não só as suas necessidades como também a sua melhor utilização, conservação e valorização.

CAPÍTULO II

Inventário e cadastro

Artigo 2.º

Inventário

1 - As etapas que constituem o inventário são as seguintes:

Arrolamento (elaboração de um rol de bens a inventariar);

Classificação (repartição dos bens por diversas classes);

Descrição (características que identificam o bem);

Avaliação (atribuição de um valor ao bem);

Colocação de marcas (colocação de etiquetas, nos bens inventariados, com o código que os identifiquem).

2 - Para o cumprimento do disposto no número anterior serão elaborados os seguintes mapas/fichas, que se anexam ao presente Regulamento, de acordo com o n.º 12 do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro:

Registo de imobilizado incorpóreo;

Registo de bens imóveis;

Registo de equipamento básico;

Registo de equipamento de transporte;

Registo de ferramentas e utensílios;

Registo de equipamento administrativo;

Registo de outro imobilizado corpóreo.

3 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente e ordenadas de acordo com a classificação do POCAL, aplicado às autarquias locais, nomeadamente com a classificação orçamental.

Artigo 3.º

Cadastro

1 - Cada bem arrolado tem uma ficha individual - ficha de cadastro - em que é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre este existam, desde a sua aquisição ou produção até ao seu abate.

Artigo 4.º

Regras gerais de inventariação

As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil;

b) Os bens que evidenciem boas condições de funcionamento e que se encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objecto de avaliação por parte de uma comissão, a ser nomeada pelo órgão executivo, sendo-lhe fixado um novo período de vida útil.

c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adopta-se o ano de inventário inicial;

d) A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código de actividade (conforme as actividades constantes no orçamento da autarquia) e um número de inventário, sequencial, que será afixado nos próprios bens;

e) As alterações e abates verificados no património serão registados na respectiva ficha.

CAPÍTULO III

Competências

Artigo 5.º

Junta de Freguesia

Compete aos serviços administrativos da Junta:

a) Conhecimento e afectação dos bens da freguesia;

b) Assegurar a gestão e controlo do património;

c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, mediante as directrizes indicadas pelo executivo;

d) Proceder ao inventário anual;

e) Realizar inventariações periódicas de acordo com as necessidades do serviço.

Artigo 6.º

Outros sectores

1 - Compete aos outros sectores:

a) O fornecimento de todos os elementos que lhes sejam solicitados pelos serviços administrativos da Junta de Freguesia;

b) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes tenham sido afectos;

c) Informar os serviços administrativos da necessidade de aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis;

d) Manter actualizada a folha dos bens pelos quais são responsáveis, mantendo-a afixada em local bem visível na secção onde o bem está afecto.

CAPÍTULO IV

Aquisição e registo de propriedade

Artigo 7.º

1 - O processo de aquisição dos imóveis da freguesia obedecerá ao regime jurídico em vigor aos princípios da realização da despesa pública.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:

01 - Aquisição a título oneroso em estado novo;

02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;

03 - Cessão;

04 - Permuta;

05 - Locação;

06 - Doação;

07 - Outros.

Artigo 8.º

Registo de propriedade

Serão registados todos os bens que por lei estão sujeitos a registo de propriedade, nomeadamente imóveis e veículos.

CAPÍTULO V

Alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 9.º

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública ou concurso público.

2 - Será elaborado um auto de venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação.

Artigo 10.º

Realização e autorização da alienação

1 - Compete ao executivo da Junta de Freguesia a elaboração da lista de bens a alienar, que classifiquem de dispensáveis.

2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação do órgão executivo.

3 - A alienação dos bens imóveis superiores a 200 vezes o índice 100 das carreiras de regime geral da função pública carece de autorização da Assembleia de Freguesia.

Artigo 11.º

Abate

1 - As situações que originam o abate são:

01 - Alienação;

02 - Furto, incêndios, extravios;

03 - Cessão;

04 - Declaração de incapacidade do bem;

05 - Troca;

06 - Transferência.

2 - Os abates ao inventário devem constar de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto;

04 - Destruição;

05 - Troca;

06 - Cessão;

07 - Outros.

3 - Nas situações previstas na alínea b) do n.º 1, bastará a certificação por parte da Junta de Freguesia para se proceder ao seu abate.

4 - No caso de incapacidade do bem os serviços administrativos deverão apresentar a proposta ao executivo para o seu abatimento.

Artigo 12.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades, deverá ser lavrado, pela Junta de Freguesia, um auto de cessão.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou órgão deliberativo, consoante os valores em causa.

CAPÍTULO VI

Artigo 13.º

Furtos, extravios e incêndios

1 - No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades;

b) Lavrar auto da ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos, indicando os números de inventário.

Artigo 14.º

Furtos e incêndios

1 - Elaboração de um relatório onde serão descritos os números de inventário e os respectivos valores.

Artigo 15.º

Extravios

1 - Compete ao responsável da secção onde se verificar o extravio informar o executivo da Junta de Freguesia do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista no n.º 1, alínea a), do artigo 13.º, só deverá ser efectuada após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio do bem, a Junta de Freguesia deverá ser indemnizada de forma que possa adquirir outro que o substitua, sem prejuízo de instauração de processo disciplinar, se for caso disso.

CAPÍTULO VII

Seguros

Artigo 16.º

Todos os bens móveis da freguesia deverão estar adequadamente assegurados, competindo tal tarefa aos serviços administrativos, sob directrizes do executivo.

CAPÍTULO VIII

Valorização dos bens

Artigo 17.º

1 - Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos.

2 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção.

3 - O custo de aquisição deve ser determinado adicionando ao preço de compra os gastos suportados directamente para o colocar no local de funcionamento.

4 - O custo de produção deve ser determinado adicionando os custos para o produzir e colocar no local de armazenagem ou funcionamento.

5 - Caso não seja possível aplicar os critérios de valorimetria, os bens assumem valor zero, até serem alvos de uma grande reparação, assumindo então o montante desta.

6 - Os bens de domínio público são incluídos no activo imobilizado da Junta de Freguesia, desde que geridos por si e sob a sua responsabilidade.

CAPÍTULO IX

Disposições e entrada em vigor

Artigo 18.º

Disposições finais

Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no 1.º dia útil após a publicação no Diário da República.