Deliberação n.º 1084/2024, de 19 de agosto

Deliberação n.º 1084/2024

Considerando o Decreto-Lei n.º 41/2023, de 2 de junho, que aprova a Orgânica da Agência para a Integração, Migrações e Asilo, I. P. (AIMA, I. P.) e a Portaria n.º 324-A/2023, de 27 de outubro, que aprova os seus Estatutos, compete ao Conselho Diretivo orientar e coordenar superiormente a atividade da AIMA e assegurar a prossecução das suas atribuições.

Com o objetivo e a necessidade de proporcionar maior eficiência e eficácia ao funcionamento dos serviços que constituem a orgânica da AIMA, I. P., impõe-se proceder a um ajuste na sua estrutura orgânica;

De acordo com a sua Lei Orgânica e os seus Estatutos, compete ao Conselho Diretivo da AIMA, I. P., através de deliberação, a publicar no Diário da República, proceder à criação, modificação ou extinção de unidades orgânicas flexíveis, que podem ser integradas ou não nos departamentos, nos termos do n.º 3 do artigo 2.º do Anexo à Portaria n.º 324-A/2023, de 27 de outubro que aprova os referidos Estatutos, tendo em conta os limites estabelecidos e em função de objetivos específicos e diferentes áreas de atuação.

Assim, no âmbito das competências próprias constantes do artigo 21.º da Lei-Quadro dos Institutos Públicos, aprovada pela Lei n.º 3/2004, de 15 de janeiro, na sua redação atual, tendo presente a missão e atribuições da AIMA, I. P., e em cumprimento das disposições legais acima referidas, o Conselho Diretivo, deliberou, na sua reunião extraordinária de 9 de fevereiro de 2024, proceder às seguintes alterações à Estrutura da Agência para a Integração, Migrações e Asilo, prevista no Anexo à Deliberação n.º 242/2024, de 7 de fevereiro, publicada na 2.ª série do Diário da República, n.º 38, de 22 de fevereiro de 2024:

1 - Alterar a Unidade de Expediente e Arquivo (UARQ), prevista no Ponto 1.1.2 da referida Estrutura Orgânica, cuja designação será Unidade de Arquivo (UARQ), passando as competências de Expediente a integrar a Unidade de Assessoria ao Conselho Diretivo (UACD), prevista no Ponto 11, cuja estrutura ficará na dependência direta do Conselho Diretivo, com efeitos a 1 de fevereiro de 2024;

2 - Transferir a Unidade de Gestão do Acolhimento e Inserção Profissional (UGAIP), do Centro Nacional para o Asilo e Refugiados AIMA (CNAR AIMA), prevista no Ponto 9.3 da referida Estrutura Orgânica, para a dependência do Departamento de Integração de Migrantes (DIM) previsto no Ponto 8 da referida Estrutura Orgânica, sendo acrescentado o Ponto 8.3.3, com efeitos a 15 de fevereiro de 2024;

3 - Aditar à Unidade de Gestão e Planeamento (UGP), do Centro Nacional para o Asilo e Refugiados AIMA (CNAR AIMA), prevista no Ponto 9.4 da referida Estrutura Orgânica, a alínea e);

4 - Aditar ao Centro Nacional para o Asilo e Refugiados AIMA (CNAR AIMA), prevista no Ponto 9 da referida Estrutura Orgânica, o Ponto 9.5;

5 - Extinguir a Unidade de Design e Comunicação (UDC), prevista no Ponto 16.1 da referida Estrutura Orgânica, passando as suas competências a integrar a Direção de Serviços de Comunicação, Marketing e Assessoria de Imprensa (COM), prevista no Ponto 16, cuja estrutura ficará na dependência direta do Conselho Diretivo, com efeitos a 1 de fevereiro de 2024.

Os Pontos alterados passam a ter a seguinte redação:

1.1.2 - Unidade de Arquivo (UARQ) [U3]:

À Unidade de Arquivo (UARQ) compete:

a) Efetuar a gestão dos arquivos da AIMA, de acordo com o método de arquivo adotado;

b) Efetuar a distribuição dos documentos em conformidade com o despacho superior neles exarado;

c) Proceder à destruição dos documentos existentes em arquivo inativo, decorrido o prazo mínimo estipulado na lei;

d) Assegurar o tratamento bibliográfico, arquivístico e documental;

e) Colaborar na definição da política documental por forma a manter atualizadas as bases de dados de sistemas de informação;

f) Gerir a massa documental a nível nacional;

g) Analisar e elaborar pareceres e informações técnicas com vista à tomada de decisão superior;

h) Preparar o plano para a digitalização do arquivo físico;

i) Elaborar proposta de portaria documental para o arquivo físico e digital;

j) Elaborar e manter atualizado o manual de procedimentos para os arquivos e para a biblioteca;

k) Elaborar o Plano de Gestão do arquivo digital;

l) Representar a AIMA tanto a nível nacional como internacional no que aos arquivos e à área de biblioteca diz respeito;

m) Uniformizar a semântica dos processos e dos diferentes suportes documentais;

n) Elaborar e manter o inventário do arquivo, dos microfilmes e das digitalizações;

o) Criar e manter o plano anual de transferência de documentação para conservação administrativa e posterior eliminação ou conservação;

p) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho da unidade.

8.3.3 - Unidade de Gestão do Acolhimento e Inserção Profissional (UGAIP) [U3]

À Unidade de Gestão do Acolhimento e Inserção Profissional (UGAIP) compete:

a) Assegurar as condições de acolhimento nos termos da lei;

b) Assegurar as condições de acolhimento aos requerentes e beneficiários de proteção internacional acolhidos por Portugal em conformidade com as atribuições da AIMA;

c) Acompanhar e monitorizar os programas de acolhimento promovidos por Portugal, designadamente os programas de recolocação e de reinstalação;

d) Promover a aprendizagem da língua portuguesa, a inserção profissional o acesso à educação e à saúde dos requerentes e beneficiários de proteção internacional em Portugal;

e) Articular com as entidades públicas e privadas que intervêm no acolhimento de requerentes e beneficiários de proteção internacional com vista à promoção da integração de requerentes e beneficiários de proteção internacional;

f) Mapear e manter atualizada a informação relativa à capacidade de acolhimento de requerentes e beneficiários de proteção internacional;

g) Promover a celebração de parcerias relevantes com outras entidades públicas e privadas relevantes no âmbito da proteção internacional;

h) Organizar e instruir os pedidos de reinstalação e recolocação de refugiados;

i) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho da unidade.

9.3 - Transferida para 8.3.3.

9.4 - Unidade de Gestão e Planeamento (UGP) [U3] À Unidade de Gestão e Planeamento (UGP) compete:

a) Desenvolver atividades de planeamento estratégico e de assessoria à direção do CNAR AIMA;

b) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho do CNAR AIMA;

c) Proceder à elaboração do planeamento estratégico no que respeita às ações da Agência da União Europeia para o Asilo (EUAA), em articulação com o DRIC;

d) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho da unidade;

e) Definir as regras gerais e acompanhar o acolhimento com outras Unidades nomeadamente com o Departamento de Integração de Migrantes (DIM).

9.5 - Unidade de Gestão Operacional:

À Unidade de Gestão Operacional (UGO) compete:

a) Assegurar a Coordenação das diferentes equipas do Centro Nacional para o Asilo e Refugiados AIMA (CNAR AIMA) e outros departamentos da AIMA para a concretização das competências do CNAR AIMA nomeadamente o Departamento de Integração de Migrantes (DIM).

11 - Unidade de Assessoria ao Conselho Diretivo (UACD) [U3] À Unidade de Assessoria ao Conselho Diretivo (UACD) compete:

a) Assegurar o cumprimento da missão da AIMA em estrita concordância com os diplomas legais nacionais e internacionais nos domínios de ação da AIMA;

b) Assessorar o conselho diretivo no apoio à tomada de decisão;

c) Assegurar o cumprimento do Regulamento do conselho diretivo;

d) Assegurar o secretariado de apoio ao conselho diretivo;

e) Assegurar a articulação com o órgão da tutela e com os serviços e organismos da administração central, regional e local;

f) Zelar pelo cumprimento das parcerias estabelecidas e pela promoção de novas parcerias;

g) Zelar pelo cumprimento dos instrumentos de gestão;

h) Contribuir para a organização interna da AIMA, bem como para a promoção de uma cultura organizacional de intercooperação, em estreita articulação com as demais unidades orgânicas;

i) Assegurar as demais funções que lhe sejam acometidas pelo conselho diretivo;

j) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho da unidade;

k) Garantir o funcionamento em matéria de expediente e correspondência dos serviços centrais;

l) Receber, abrir, classificar e registar toda a correspondência entrada e dirigida a qualquer órgão, unidade orgânica, serviço ou estruturas funcionais da AIMA;

m) Executar todos os atos de saída de correspondência emitida pelos serviços centrais;

n) Organizar toda a correspondência entrada, assim como outros documentos para despacho dos órgãos competentes.

16 - Direção de Serviços de Comunicação, Marketing e Assessoria de Imprensa (COM) [U2]:

À Direção de Serviços de Comunicação, Marketing e Assessoria de Imprensa (COM), compete:

a) Desenvolver funções de estudo e elaborar métodos e processos no âmbito da comunicação social e relações publicas;

b) Elaborar estratégias para as redes sociais da AIMA;

c) Elaborar e desenvolver Planos de Comunicação;

d) Representar a AIMA ou as suas unidades orgânicas em assuntos da sua especialidade, tomando opções de índole técnica, enquadradas por diretivas ou orientações do conselho diretivo;

e) Desenvolver e coordenar estratégias de comunicação interna e externa;

f) Planear, organizar e concretizar eventos nacionais e internacionais no âmbito da estratégia definida pelo conselho diretivo;

g) Proceder ao levantamento fotográfico de eventos, iniciativas e reuniões;

h) Apoiar o conselho diretivo na definição e avaliação das políticas de comunicação para os órgãos de comunicação social;

i) Manter uma base de dados dos órgãos de comunicação social nacionais e europeus;

j) Assessorar o conselho diretivo no âmbito de solicitações de entidades externas;

k) Assegurar o relacionamento institucional com entidades externas;

l) Redigir notas de imprensa;

m) Planificar e preparar a decoração dos espaços AIMA, em articulação com as restantes unidades orgânicas;

n) Definir modelos gráficos de documentos a serem utilizados pelas restantes unidades orgânicas;

o) Criar conteúdos para website, redes sociais e divulgação em órgãos de comunicação social;

p) Desenvolver e atualizar o website da AIMA, incluindo a produção e atualização de conteúdos;

q) Produzir, desenvolver e atualizar a Intranet da AIMA;

r) Promover a divulgação da atividade da AIMA;

s) Planificar e preparar a informação da AIMA, destinada a ser divulgada em diversos suportes;

t) Desenvolver e elaborar conceitos visuais para produtos, flyers, rollups, cartazes, merchandising e newsletters;

u) Elaborar indicadores de execução quantitativos e qualitativos, que permitam, entre outros aspetos, medir os níveis de desempenho da unidade.

26 de julho de 2024. - O Presidente do Conselho Diretivo da AIMA, Luís Goes Pinheiro.

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