Deliberação n.º 60/2000, de 27 de janeiro

Deliberação n.º 60/2000. - Isenções de notificação à Comissão Nacional de Protecção de Dados. - Considerando que o artigo 27.º, n.º 2, da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro, permite à CNPD autorizar a isenção de notificação para determinadas categorias de tratamentos, que, atendendo aos dados a tratar, não sejam susceptíveis de pôr em causa os direitos e liberdades dos titulares dos dados e tenham em conta critérios de celeridade, economia e eficiência;

Considerando que a autorização deve, nos termos do artigo 27.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro, especificar as finalidades do tratamento, os dados ou categorias de dados a tratar, a categoria ou categorias de titulares, os destinatários a quem podem ser comunicados os dados e o período de conservação dos dados:

A Comissão Nacional de Protecção de Dados delibera, nos termos do n.º 2 do artigo 27.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro, isentar de notificação os seguintes tratamentos de dados:

Autorização de isenção n.º 1/99

Processamento de retribuições, prestações, abonos de funcionários ou empregados

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

Estão isentos de notificação à CNPD os tratamentos automatizados, relativamente a funcionários ou empregados, que tenham como finalidade exclusiva:

a) O cálculo e pagamento de retribuições, prestações acessórias, outros abonos e gratificações;

b) O cálculo, retenção na fonte e operações relativas a descontos na retribuição, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;

c) Convenção colectiva de trabalho, pedido formulado pelo trabalhador ou decisão judicial;

d) O cálculo da participação nos lucros da empresa, nos termos da legislação aplicável;

e) A realização de operações estatísticas não nominativas relacionadas com o processamento de salários no âmbito da entidade processadora.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados tratados deverão ser os estritamente necessários à realização das finalidades referidas no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, data de nascimento, naturalidade, filiação, sexo, nacionalidade, morada e telefone, habilitações literárias, número de bilhete de identidade, número de contribuinte, número de segurança social, número de sócio do sindicato;

b) "Situação familiar" - estado civil, nome do cônjuge, filhos ou pessoas a cargo e outras informações susceptíveis de determinar a atribuição de complementos de remuneração;

c) "Sobre a actividade profissional" - horário e local de trabalho, número de identificação interno, data de admissão, antiguidade, categoria profissional, antiguidade na categoria, nível/escalão salarial, natureza do contrato;

d) "Elementos relativos à retribuição" - retribuição base, outras prestações certas ou variáveis, subsídios, férias, assiduidade e absentismo, licenças, outros elementos relativos à atribuição de complementos de retribuição, montante ou taxa em relação aos descontos obrigatórios ou facultativos;

e) "Outros dados" - grau de incapacidade do trabalhador ou de membro do agregado familiar, incapacidade temporária resultante de acidente de trabalho ou de doença profissional, local de pagamento, número de conta bancária, número de associado e identificação da entidade à ordem da qual devem ser efectuados descontos obrigatórios ou facultativos (sindicato, serviços sociais, grupo desportivo, etc.).

Artigo 3.º

Prazo de conservação

1 - A informação não poderá ser conservada para além de 10 anos sobre a cessação da relação de trabalho.

2 - A informação sobre o motivo da ausência não poderá ser conservada para além do prazo necessário à elaboração do recibo de pagamento da remuneração, nem para além do prazo de prescrição do procedimento disciplinar quando esteja em causa a apreciação de faltas injustificadas.

3 - O prazo especificado no n.º 1 não prejudica a conservação dos dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução salarial, para efeitos de previdência ou para pagamento de prestações complementares posteriores devidas em momento posterior à cessação da relação de trabalho.

Artigo 4.º

Destinatários das informações

1 - No âmbito das suas atribuições, apenas podem ser destinatários dos dados:

As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;

As instituições financeiras que gerem as contas da entidade responsável pelo pagamento da retribuição e do trabalhador;

As sociedades gestoras de fundos de pensões, desde que o trabalhador tenha sido informado;

As companhias de seguros quando estiver em causa a celebração de contrato de seguro de acidentes de trabalho ou de acidentes pessoais;

As entidades que, por força de disposição legal, estão encarregadas de processamento das estatísticas oficiais.

2 - Não estarão isentos de notificação os tratamentos automatizados que comuniquem dados a entidades e em circunstâncias diferentes das indicadas no número anterior ou que procedam ao fluxo transfronteiras de dados pessoais.

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

Autorização de isenção n.º 2/99

Gestão de utentes de bibliotecas e arquivos

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

Estão isentos de notificação à CNPD os tratamentos automatizados destinados exclusivamente à gestão de utentes de bibliotecas e arquivos.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados pessoais tratados devem ser os estritamente necessários à realização da finalidade referida no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, morada, idade, número de bilhete de identidade, número de leitor ou utente, telefone, fax, e-mail, profissão e habilitações literárias;

b) "Outros dados" - material requisitado, data de levantamento e data de entrega.

Artigo 3.º

Prazo de conservação

1 - O prazo máximo da conservação dos dados é de:

a) Dados de identificação - um ano após o último pedido de requisição por parte do utente ou, caso exista, findo o prazo de caducidade do cartão de leitor;

b) Outros dados - um ano após a entrega do material requisitado.

2 - O prazo previsto no n.º 1 não prejudica a conservação dos dados caso haja pendência de acção judicial por incumprimento das obrigações de utente, com limite de três meses após trânsito em julgado.

Artigo 4.º

Destinatários dos dados

No âmbito das suas atribuições apenas podem ser destinatários dos dados as entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal.

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

Autorização de isenção n.º 3/99

Facturação e gestão de contactos com clientes,fornecedores e prestadores de serviços

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

Estão isentos de notificação à CNPD os tratamentos automatizados com a finalidade exclusiva de facturação, gestão de contactos com clientes, fornecedores e prestadores de serviços.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados pessoais tratados devem ser os estritamente necessários à realização da finalidade referida no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, data de nascimento, morada, telefone, fax, e-mail, número de identificação fiscal e número de identificação bancária;

b) "Outros dados" - os referidos no n.º 5 do artigo 38.º do Código do IVA, bem como os meios de pagamento, instituição financeira, número de apólice e entidade seguradora, no caso de recurso a entidades seguradoras no âmbito da finalidade prevista no artigo 1.º

Artigo 3.º

Prazo de conservação

Os dados pessoais podem ser conservados pelo período máximo de 10 anos, sem prejuízo da sua conservação, para além daquele prazo, em caso de pendência de acção judicial, com limite de 3 meses após trânsito em julgado.

Artigo 4.º

Destinatários dos dados

São destinatários dos dados as entidades a quem estes devam ser comunicados por força de disposição legal, ou aquelas a quem, contratualmente, o titular dos dados consinta a comunicação, no âmbito da finalidade prevista no artigo 1.º

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

Autorização de isenção n.º 4/99

Gestão administrativa de funcionários, empregados e prestadores de serviços

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

Estão isentos de notificação à CNPD os tratamentos automatizados que tenham por finalidade exclusiva a gestão administrativa de funcionários, empregados e prestadores de serviços.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados pessoais tratados devem ser os estritamente necessários à realização da finalidade referida no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, idade, número de bilhete de identidade, morada, telefone, fax, e-mail, número de identificação interno e fotografia;

b) "Outros dados" - habilitações literárias e profissionais, funções exercidas, categoria, situação profissional e local de trabalho.

Artigo 3.º

Prazo de conservação

1 - Os dados pessoais podem ser conservados pelo período máximo de um ano após a cessação do vínculo laboral à entidade, sem prejuízo da sua conservação em caso de procedimento judicial, para além daquele prazo, até ao limite de seis meses após o trânsito em julgado.

2 - O dados podem ainda ser conservados para fins históricos.

Artigo 4.º

Destinatários dos dados

São destinatários dos dados as entidades a quem estes devam ser comunicados por força de disposição legal.

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

Autorização de isenção n.º 5/99

Registo de entradas e saídas de pessoas em edifícios

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

1 - Estão isentos de notificação à CNPD os tratamentos automatizados que tenham por finalidade exclusiva o registo de entradas e saídas de pessoas em edifícios.

2 - A isenção prevista no número anterior não abrange o registo obtido através de câmaras de vídeo.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados pessoais tratados devem ser os estritamente necessários à realização da finalidade referida no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, tipo e número de documento de identificação;

b) "Outros dados" - hora de entrada e de saída, local, pessoa a contactar, motivo da visita e, nas situações aplicáveis, dados referentes ao veículo.

Artigo 3.º

Prazo de conservação

Os dados pessoais não podem ser conservados por período superior a seis meses.

Artigo 4.º

Destinatários dos dados

Os dados pessoais não podem ser comunicados a terceiros, salvo autorização legal que o permita.

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

Autorização de isenção n.º 6/99

Cobrança de quotizações em associações e contactos com os respectivos associados

Artigo 1.º

Finalidade do tratamento

Estão isentos de notificação à CNPD, desde que autorizados pelo titular, os tratamentos automatizados destinados exclusivamente à cobrança de quotizações e contactos com os associados no âmbito da actividade estatutária da associação, independentemente da sua natureza, designadamente os efectuados por fundação, associação ou organismo sem fins lucrativos de carácter político, filosófico, religioso ou sindical.

Artigo 2.º

Categorias de dados

Os dados tratados deverão ser os estritamente necessários à realização das finalidades referidas no artigo anterior, limitando-se às seguintes categorias de dados:

a) "Dados de identificação" - nome, morada, idade, número de bilhete de identidade, número de contribuinte, número de sócio, telefone, fax, e-mail, filiação, profissão, habilitações literárias;

b) "Situação familiar" - estado civil, nome do cônjuge, nome dos dependentes e nome e contactos dos encarregados de educação em caso de menores;

c) "Outros dados" - valor da quota, NIB, instituição bancária, situação perante a associação e cargo exercido.

Artigo 3.º

Prazo de conservação

O prazo máximo da conservação dos dados é de três anos finda a qualidade de sócio, excepto quando haja pendência de acção judicial em caso de incumprimento das obrigações de associado.

Artigo 4.º

Destinatários dos dados

No âmbito das suas atribuições apenas podem ser destinatários dos dados:

a) Entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou estatutária;

b) Instituições bancárias para pagamento das respectivas quotas;

c) Companhias de seguros quando estiver em causa a celebração de contrato de seguro.

Artigo 5.º

Direito de informação

A presente isenção não prejudica a obrigação do responsável do ficheiro quanto ao direito de informação, constante no artigo 10.º da Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro.

7 de Dezembro de 1999. - Luís Durão Barroso, vogal - João Paulo Simões de Almeida, vogal - Mário Varges Gomes, vogal - Amadeu Ribeiro Guerra, vogal - Catarina Sarmento e Castro, vogal - Paula Santos Veiga, vogal - João Alfredo Massano Labescat da Silva, presidente.