Despacho Conjunto n.º 148/2005, de 23 de fevereiro

Despacho conjunto n.º 148/2005. - Considerando que:

a) O Ministério da Defesa Nacional, também designado por MDN, pretende implementar um sistema integrado de gestão, como forma de melhorar a eficiência e eficácia no desempenho das missões que lhe estão cometidas;

b) O MDN tem vindo a desenvolver uma série vasta de actividades de preparação da implementação do referido sistema;

c) Após a fase de levantamento de todos os processos da organização, já concluída, vai dar início à fase de desenho dos processos únicos, ou seja, dos processos que, para o desempenho de determinada actividade, vão servir de padrão para todas as entidades pertencentes à organização;

d) O MDN determinou que a implementação do sistema integrado de gestão será faseada, tendo-se projectado, numa primeira etapa, implementar apenas alguns módulos, entre os quais o financeiro;

e) O MDN prevê que o desenho dos processos únicos incidirá, nos próximos dois meses, quase exclusivamente nas áreas financeira e patrimonial;

f) O MDN tem a preocupação fundamental de garantir que os novos processos a implementar cumpram escrupulosamente todas as exigências legais relativas às áreas da tutela do Ministério das Finanças e da Administração Pública e, mais ainda, que reflictam as melhores práticas de gestão de recursos públicos;

g) O Ministério das Finanças e da Administração Pública, também designado por MFAP, por intermédio do Instituto da Informática, se encontra no final do procedimento concursal, tendo sido já adjudicado ao consórcio liderado pela SAP uma solução tecnológica que sirva de base à implementação do POCP na Administração Pública, solução esta semelhante à já existente na Marinha e que o MDN pretende estender a todo o Ministério;

h) Deverá haver uma única versão dos módulos que abrangem as áreas financeira e patrimonial do software SAP de POCP a utilizar por todas as entidades da Administração Pública, nomeadamente o MDN;

i) O projecto em curso no MDN constitui uma oportunidade de concretizar as especificações do referido procedimento concursal, designadamente aprofundando-as ao detalhe dos processos exigíveis em face do regime financeiro e patrimonial aplicável à Administração Pública:

Assim, determina-se que:

1 - O Ministério das Finanças e da Administração Pública será responsável pela:

a) Validação e definição dos processos associados ao POCP de forma a assegurar que o software cumpra as regras contabilísticas de acordo com a legislação e que possibilite a consolidação da informação;

b) Definição e validação dos requisitos com o fim de possibilitar a existência de uma versão única dos módulos de contabilidade patrimonial e financeira, gestão patrimonial, tesouraria, contabilidade analítica, contabilidade orçamental, gestão de aquisição de bens e serviços, gestão da manutenção, gestão de existências em armazém, vendas e facturação, preparação do orçamento, informação de gestão e consolidação, assegurando a coordenação do seu desenvolvimento e ajuste à realidade da Administração Pública;

c) Definição de novos requisitos e ajustes às alterações legislativas, bem como o teste de aceitação das novas versões a disponibilizar pelo fornecedor no âmbito da manutenção evolutiva do software.

2 - O Ministério das Finanças e da Administração Pública participará, devidamente representado, na fase do projecto em curso no âmbito do Ministério da Defesa Nacional mencionada na alínea e) do considerando, na qualidade de autoridade funcional em tudo o que diga respeito à respectiva tutela, competindo-lhe, designadamente:

a) Participar em todas as sessões de elaboração de desenhos únicos de processos financeiros e patrimoniais;

b) Pronunciar-se sobre a legalidade dos processos financeiros e patrimoniais, objecto de desenho único, propostos pelo Ministério da Defesa Nacional;

c) Pronunciar-se sobre as questões relativas às consequências da adopção do novo sistema de contabilidade constante do POCP;

d) Pronunciar-se sobre as implicações tecnológicas resultantes da conciliação entre o projectado sistema integrado de gestão da Defesa Nacional e os sistemas centrais utilizados pelo MFAP no exercício das suas funções.

3 - O MDN age na qualidade de entidade gestora do projecto de implementação de um sistema integrado de gestão no universo da Defesa Nacional, competindo-lhe, designadamente:

a) Partilhar com os representantes do Ministério das Finanças e da Administração Pública toda a informação do projecto com relevância na vertente financeira;

b) Propor os desenhos de processos únicos que pretende implementar nas áreas financeira e patrimonial.

4 - O Ministério das Finanças e da Administração Pública e o Ministério da Defesa Nacional colaborarão na procura da implementação do sistema através da utilização de centros de processos comuns de acordo com as melhores práticas.

5 - O resultado da acção será consubstanciado num manual de processos e procedimentos inerentes ao POCP, que servirá de base, com as devidas adaptações e alterações, à elaboração do manual do processo único a aplicar na Administração Pública.

6 - Para os efeitos do n.º 1, são designados como representantes do Ministério das Finanças e da Administração Pública a Dr.ª Luísa Barata, subdirectora-geral da Direcção-Geral do Orçamento, e a Dr.ª Luísa Pereira, vogal do conselho de direcção do Instituto de Informática.

7 - Para os efeitos do n.º 2, fica designada a equipa de projecto SIG, coordenada pelo coronel José António Abranches do Amaral.

8 - O presente despacho tem efeitos a partir da data da sua assinatura.

27 de Dezembro de 2004. - O Ministro de Estado, da Defesa Nacional e dos Assuntos do Mar, Paulo Sacadura Cabral Portas. - O Ministro das Finanças e da Administração Pública, António José de Castro Bagão Félix.