Despacho Conjunto n.º 686-C/2005, de 13 de setembro

Despacho conjunto n.º 686-C/2005. - A Decisão da Comissão Europeia C (2004) 5123, de 14 de Dezembro, aprovou o Programa Operacional da Administração Pública (POAP), enquadrado no 3.º Quadro Comunitário de Apoio (QCA III).

No âmbito do POAP foi prevista a medida n.º 1 do eixo n.º 1, destinada à modernização dos sistemas e dos procedimentos, integrando a tipologia n.º 1, "Projectos de simplificação de modelos e procedimentos".

O desafio da modernidade, da produtividade, da transparência, da eficácia e da eficiência na Administração Pública Portuguesa impõe a resolução dos actuais constrangimentos ao nível da diversidade de modelos de organização e gestão, da complexidade dos procedimentos e dos circuitos de decisão e da lentidão e insuficiência na resposta às necessidades dos utentes.

Neste contexto, o POAP constitui um instrumento fundamental para a promoção e a dinamização da mudança e modernização da Administração Pública Portuguesa. Através da sua tipologia "Projectos de simplificação de modelos e procedimentos", o POAP apoia projectos que visam promover a inovação e o desenvolvimento organizacionais da Administração Pública Portuguesa, contribuindo para a simplificação dos procedimentos, para a implementação de modelos organizativos e de gestão racionalizados, mais ágeis, flexíveis, transparentes e eficientes, e para o desenvolvimento de métodos de trabalho mais simples e automatizados.

Neste processo de transformação organizacional, que implica a desburocratização e agilização dos circuitos, a delegação e descentralização de responsabilidades e a colaboração e partilha entre serviços, as tecnologias de informação e comunicação desempenham um papel instrumental, pela sua capacidade de simplificar, decompor e automatizar os diferentes processos e procedimentos.

É também importante salientar que este esforço de modernização e desenvolvimento organizacional só será devidamente conseguido se for apoiado por um potencial humano qualificado e motivado. Para tanto, o POAP irá privilegiar a complementaridade entre as intervenções no âmbito da inovação organizacional (através da presente tipologia) e as iniciativas ao nível da qualificação e valorização dos recursos humanos envolvidos (através das tipologias previstas no eixo n.º 2), adoptando também uma filosofia diferenciada e inovadora de monitorização e acompanhamento integrado de projectos.

Esta complementaridade será consubstanciada, em particular, através do apoio à concretização de um número limitado de projectos piloto em organismos e serviços públicos considerados críticos e estratégicos, que pelo seu carácter estruturante e efeito demonstrativo possam conduzir à sua replicação, horizontal e vertical, por toda a Administração Pública Portuguesa, constituindo assim um dos principais indutores de mudança.

Os projectos incluídos no eixo n.º 1 do POAP, destinado à promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública, serão desenvolvidos em articulação com as iniciativas apoiadas pelo Programa Operacional Sociedade do Conhecimento, no âmbito dos seus eixos prioritários n.os 3, "Estado aberto, modernizar a Administração Pública", e 5, "Governo electrónico, melhor serviço aos cidadãos e às empresas".

De acordo com o n.º 2 do artigo 8.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro - que regula os apoios a conceder às acções a financiar pelo Fundo Social Europeu -, incumbe ao gestor proceder à elaboração do regulamento específico da respectiva intervenção operacional, processo que, no âmbito da medida n.º 1.1, se encontra devidamente concluído, tendo sido ouvidos os parceiros sociais e colhido o parecer do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu (IGFSE).

Assim, em conformidade com o disposto no n.º 3 do artigo 8.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro, e no n.º 6 do artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 79/2005, de 15 de Abril, determina-se o seguinte:

1 - É aprovado o regulamento específico para atribuição de financiamentos no âmbito da medida n.º 1, "Modernização dos sistemas e dos procedimentos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública, que se publica em anexo ao presente despacho conjunto e do qual faz parte integrante.

2 - São considerados elegíveis os projectos iniciados a partir de 1 Janeiro de 2005, desde que não se encontrem concluídos à data de apresentação da candidatura.

30 de Agosto de 2005. - O Ministro de Estado e da Administração Interna, António Luís Santos Costa. - O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos. - Pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, Fernando Medina Maciel Almeida Correia, Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profissional.

ANEXO

Regulamento específico da medida n.º 1, "Modernização dos sistemas e dos procedimentos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente regulamento define as condições de atribuição de financiamento do Fundo Social Europeu (FSE) aos projectos enquadráveis na tipologia n.º 1, "Projectos de simplificação de modelos e procedimentos", da medida n.º 1, "Modernização dos sistemas e dos procedimentos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública (POAP).

CAPÍTULO II

Tipos de projectos e áreas de intervenção

Artigo 2.º

Tipos de projectos

1 - Podem candidatar-se a financiamento os seguintes tipos de projectos:

a) Projectos de modernização global, que consistem no desenvolvimento de um conjunto coerente de acções com vista à modernização organizacional, abrangendo a globalidade de um ou mais organismos ou serviços públicos;

b) Projectos de modernização transversal, que consistem no desenvolvimento de um conjunto coerente de acções que potenciem a interacção entre vários organismos ou serviços públicos;

c) Projectos de modernização parcial, que consistem no desenvolvimento de modelos e ou procedimentos utilizados em determinada área funcional de um ou mais organismos ou serviços públicos.

2 - Os projectos referidos no número anterior devem, preferencialmente, prever a realização de formação profissional dos activos envolvidos e de estágios profissionais nas diferentes vertentes do projecto de modernização, a serem apoiados no âmbito do eixo n.º 2 do POAP.

Artigo 3.º

Áreas de intervenção

Podem candidatar-se a financiamento os projectos com intervenções que se insiram, designadamente, nas seguintes áreas:

a) Reformulação dos modelos orgânicos e funcionais dos organismos e serviços, tornando-os mais ágeis, flexíveis, transparentes e eficientes;

b) Redesenho de processos críticos, na sua vertente de back office, isto é, na óptica da simplificação interna desses processos e dos procedimentos neles envolvidos;

c) Funcionamento em rede, com os diferentes organismos e serviços públicos a interagir entre si, evitando que o utente seja onerado com a entrega à Administração Pública de informação de que esta já dispõe (modelo de guichet único);

d) Desenvolvimento de novos métodos de trabalho, baseados no desempenho por objectivos/resultados, na redução dos suportes físicos e na facilitação dos fluxos de informação;

e) Racionalização das estruturas de decisão, superando sobreposições de atribuições e competências, por forma a aprofundar a desconcentração e a descentralização das tarefas e das responsabilidades.

CAPÍTULO III

Acesso

Artigo 4.º

Entidades titulares de pedidos de financiamento

Podem candidatar-se a financiamento para a realização de projectos de simplificação de modelos e procedimentos todos os organismos e serviços da administração directa do Estado, bem como os institutos públicos, em qualquer das suas modalidades, com sede no território continental de Portugal.

CAPÍTULO IV

Elegibilidades

Artigo 5.º

Actividades elegíveis

1 - Para efeitos de co-financiamento do FSE, são consideradas elegíveis as actividades associadas às seguintes fases do projecto: concepção, execução, avaliação e divulgação.

2 - A fase de concepção do projecto inclui obrigatoriamente um diagnóstico, o qual contém a fundamentação necessária à realização e estruturação do projecto, designadamente:

a) A caracterização dos participantes envolvidos na sua realização, nomeadamente o número de pessoas e a respectiva função no organismo ou serviço e no projecto;

b) A identificação, descrição e caracterização da situação, problema concreto ou oportunidade a potenciar que catalisou o projecto, recorrendo a indicadores quantitativos e qualitativos disponíveis;

c) A identificação dos modelos e ou procedimentos envolvidos na situação, problema ou oportunidade identificados;

d) A proposta de soluções face ao diagnóstico;

e) A definição e fundamentação da solução escolhida, identificando os meios humanos e financeiros a afectar ao projecto e os resultados esperados.

3 - A fase de execução do projecto pressupõe a definição de um planeamento estratégico, com a descrição do conjunto de acções necessárias para atingir os objectivos e os resultados esperados, que será posteriormente operacionalizado.

4 - Ao longo da execução do projecto, a solução escolhida deve ser testada junto de um grupo restrito, de forma a permitir a introdução de melhorias antes de, numa segunda fase, alargar a sua aplicação a outros grupos dentro do organismo ou serviço.

5 - A fase de avaliação global do projecto consiste na aferição do impacte da sua implementação no organismo ou serviço.

6 - A fase de divulgação do projecto pode abranger as seguintes vertentes:

a) Divulgação interna do projecto, no organismo ou serviço público envolvido, realizada através de sessões de comunicação com o objectivo de, numa primeira fase, explicitar a justificação do projecto, as suas metas e a forma de implementação e, numa segunda fase, identificar os resultados da avaliação, assegurando o envolvimento e a participação de todos os funcionários;

b) Divulgação externa do projecto, realizada, designadamente, através de meios comunicacionais adequados, da criação de uma página na Internet e de sessões de comunicação externas, com o objectivo de partilhar a experiência desenvolvida, potenciar os resultados do projecto e criar condições para a criação de redes de cooperação.

Artigo 6.º

Despesas elegíveis e limites de elegibilidade

1 - Para efeitos de co-financiamento do FSE, são considerados elegíveis os custos que se consubstanciem nos seguintes encargos:

a) Encargos com pessoal;

b) Encargos com funcionamento;

c) Encargos com arrendamentos, alugueres e amortizações.

2 - Os encargos com pessoal incluem:

a) Despesas com o pessoal que integra a equipa de projecto, durante o período em que aquele lhe esteja afecto;

b) Encargos com consultoria decorrentes da prestação de serviços especializados de consultoria, directamente relacionados com a concretização do projecto, abrangendo as remunerações e outras despesas, nomeadamente com alojamento, alimentação e transporte, nos termos dos n.os 2 e 3 do artigo 21.º do Despacho Normativo n.º 42-B/2000, de 20 de Setembro.

3 - A elegibilidade das despesas com o pessoal interno depende da sua afectação directa à equipa de projecto através de despacho em conformidade do dirigente competente, onde se discriminem as funções e as horas de trabalho correspondentes.

4 - O valor máximo do custo horário para um consultor externo é de Euro 70, podendo ser acrescido até 40% quando se trate de contratação de serviços de consultoria.

5 - Os encargos com pessoal não podem exceder 90% do custo total elegível do projecto.

6 - Os encargos com funcionamento incluem as despesas de funcionamento da entidade relacionadas com as actividades do projecto, nomeadamente despesas com a respectiva concepção, preparação, desenvolvimento, acompanhamento, avaliação e divulgação, nos termos do disposto no artigo 3.º do Despacho Normativo n.º 42-B/2000, de 20 de Setembro.

7 - Os encargos com funcionamento não podem exceder 15% do custo total elegível do projecto.

8 - Os encargos com arrendamentos, alugueres e amortizações incluem as despesas da entidade com arrendamento, aluguer e amortização de equipamentos e instalações afectas directamente ao projecto.

9 - Os encargos com arrendamentos, alugueres e amortizações não podem exceder 15% do custo total elegível do projecto.

10 - A data de início de elegibilidade das despesas é o dia 10 de Novembro de 2004.

CAPÍTULO V

Pedido de financiamento

Artigo 7.º

Acesso ao financiamento

1 - O local e o momento de apresentação das candidaturas são fixados por despacho do gestor do Programa e divulgados através dos meios adequados.

2 - Os pedidos de financiamento da presente tipologia concretizam-se através das modalidades de acesso a planos de formação e projectos não integrados em plano, nos termos do disposto nos artigos 12.º e 14.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

Artigo 8.º

Requisitos formais

1 - Para efeitos de concessão de financiamento a projectos de simplificação de modelos e procedimentos, as entidades candidatas devem reunir, desde o momento da apresentação da candidatura, os requisitos previstos no n.º 1 do artigo 23.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

2 - Os pedidos de financiamento são formalizados mediante a apresentação de formulário próprio de candidatura, disponibilizado em suporte electrónico, via Internet, na página do POAP.

3 - Com os formulários de candidatura, é apresentada uma memória descritiva donde constem os seguintes elementos:

a) Descrição do projecto:

i) Diagnóstico e caracterização detalhada do projecto;

ii) Identificação da(s) área(s) de intervenção abrangida(s) pelo projecto;

iii) Objectivos gerais e específicos do projecto;

iv) Resultados esperados, ao nível quantitativo e ou qualitativo;

v) Âmbito e impacte territorial do projecto;

vi) Plano de actividades e respectivo cronograma, atendendo às fases definidas no artigo 5.º;

vii) Descrição e justificação da metodologia a utilizar;

viii) Sinergias com outros programas operacionais e ou outras tipologias de projectos do POAP, nomeadamente "Formação profissional" e "Estágios profissionais";

ix) Plano de actividades de disseminação e de divulgação dos resultados;

b) Descrição da(s) entidade(s):

i) Caracterização da(s) entidade(s) responsável(eis) pelo projecto;

ii) Identificação do(s) coordenador(es) e caracterização da equipa de projecto, a qual deve integrar elementos internos do(s) organismo(s) ou serviço(s) público(s) sobre os quais o projecto vai intervir;

iii) Identificação da(s) entidade(s) consultora(s) que integre(m) o projecto e desenvolva(m) a sua actividade nas áreas de intervenção definidas;

c) Programação financeira:

i) Plano financeiro anualizado e por fonte de financiamento;

ii) Previsão dos montantes a contratar com a(s) entidade(s) consultora(s), caso se preveja a sua participação no projecto.

4 - A informação relevante que não tenha sido apresentada em suporte electrónico pode ser apresentada em suporte de papel junto do Gabinete de Gestão do POAP.

5 - O termo de responsabilidade da candidatura é assinado, e as respectivas páginas rubricadas, por quem tenha competência para obrigar a entidade, sendo aposto à assinatura e rubrica o selo branco ou carimbo.

Artigo 9.º

Duração dos projectos

1 - Os projectos têm uma duração máxima de 24 meses.

2 - Excepcionalmente e mediante fundamentação adequada, tendo em conta, nomeadamente, a complexidade do projecto, a duração prevista no número anterior pode atingir 36 meses.

CAPÍTULO VI

Decisão e financiamento dos pedidos

Artigo 10.º

Prioridades

Na apreciação dos pedidos de financiamento gozam de prioridade:

a) Projectos que induzam uma redução dos custos de organização e funcionamento dos organismos ou serviços, designadamente a organização de serviços de partilha de funções e actividades comuns;

b) Projectos com efeito de demonstração e visibilidade, em regime ou com uma componente de projecto piloto;

c) Projectos transversais entre o POAP e o Programa Operacional Sociedade do Conhecimento, no domínio do plano de acção do governo electrónico;

d) Projectos de modernização/estruturação dos sistemas e dos procedimentos, nomeadamente nos sectores das empresas, turismo e ciência e inovação.

Artigo 11.º

Apreciação das candidaturas

1 - As candidaturas apresentadas para financiamento são objecto de apreciação pelo Gabinete de Gestão do POAP, baseada na aplicação de uma grelha de avaliação multicritérios, constante do anexo A do presente regulamento, que permite ordenar as candidaturas pela sua valia do projecto, identificando, face às dotações disponíveis, aquelas que melhor garantam a prossecução das finalidades do eixo n.º 1 do POAP.

2 - No decurso da apreciação podem ser solicitados às entidades elementos em falta ou adicionais, suspendendo-se o prazo referido no artigo 12.º até à sua efectiva apresentação.

3 - Os elementos devem ser apresentados no prazo máximo de 15 dias, decorridos os quais a ausência de resposta equivale a desis tência do pedido de financiamento e implica o seu arquivamento, salvo se a entidade apresentar justificação que seja aceite pelo gestor do Programa.

4 - Quando o considere justificado, o gestor do Programa pode solicitar um parecer prévio sobre os projectos à unidade de coordenação da modernização administrativa (UCMA).

Artigo 12.º

Decisão dos pedidos de financiamento

O gestor do Programa, após parecer da unidade de gestão, submete a proposta de decisão sobre os pedidos de financiamento ao ministro que tutela o Programa, devendo a decisão ser tomada no prazo máximo de 60 dias contado da apresentação dos pedidos.

Artigo 13.º

Notificação da decisão

Nos termos dos n.os 5.º e 6.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro, a decisão relativa aos pedidos de financiamento é notificada às entidades, pelo gestor do Programa, através de correio registado com aviso de recepção, no prazo máximo de 15 dias.

Artigo 14.º

Aceitação da decisão de aprovação

1 - A notificação da decisão de aprovação é acompanhada do termo de aceitação correspondente, que inclui as condições de financiamento propostas, especificando obrigatoriamente os valores aprovados para cada um dos encargos mencionados no n.º 1 do artigo 6.º do presente regulamento, bem como os indicadores físicos e financeiros, o período de realização do projecto, os orçamentos global e anual e os objectivos gerais e específicos do projecto.

2 - O termo de aceitação é assinado por quem tenha competência para obrigar a entidade notificada, sendo aposto à assinatura o selo branco ou carimbo.

3 - A entidade notificada devolve o termo de aceitação, devidamente preenchido e assinado, ao Gabinete de Gestão do POAP, no prazo e nos termos definidos no n.º 7.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

4 - No momento da recepção do termo de aceitação pelo Gabinete de Gestão do POAP, e sem necessidade de qualquer outro formalismo, as partes ficam obrigadas ao cumprimento integral de todos os direitos e obrigações inerentes.

Artigo 15.º

Financiamento

1 - A taxa de co-financiamento dos projectos pelo FSE é de 75%, constituindo os restantes 25% a contribuição pública nacional, a suportar pela entidade titular do pedido de financiamento.

2 - Os custos efectivamente financiados pelo POAP não podem ser objecto de financiamento por outros programas comunitários ou nacionais.

Artigo 16.º

Pagamento às entidades

1 - A aceitação da decisão de aprovação do pedido de financiamento confere à entidade o direito à percepção de financiamento para a realização do projecto.

2 - As entidades têm direito, em cada pedido de financiamento:

a) A um adiantamento, logo que o projecto se inicie, no montante de 15% do montante aprovado para o ano civil;

b) Ao reembolso das despesas efectuadas e pagas, com periodicidade bimestral, desde que o somatório do adiantamento com os pagamentos de reembolso não exceda 85% do valor total aprovado;

c) Ao recebimento do saldo final, a ser apresentado no prazo de 45 dias após a conclusão do projecto, juntamente com o relatório de execução.

3 - As entidades titulares de pedidos de financiamento plurianuais ficam obrigadas a efectuar, até ao dia 16 de Fevereiro, um pedido intermédio de reembolso de despesas, reportando a execução física e financeira verificada a 31 de Dezembro do ano anterior, por forma a fornecer ao gestor do Programa a informação necessária à elaboração do relatório anual de execução da intervenção operacional.

4 - Os formulários a utilizar para os efeitos previstos nas alíneas b) e c) do n.º 2 e no n.º 3 são fornecidos pelo Gabinete de Gestão do POAP.

Artigo 17.º

Alterações ao projecto

1 - Quaisquer alterações ao projecto aprovado são comunicadas ao Gabinete de Gestão do POAP, sob pena de poderem constituir motivo de revogação da decisão.

2 - Carecem de autorização prévia expressa do gestor do Programa as alterações ao projecto que digam respeito à programação financeira, ao seu objecto, às entidades participantes, ao cronograma ou à eliminação de actividades.

3 - As restantes alterações ao projecto aprovado consideram-se tacitamente deferidas se nada for notificado em contrário à entidade nos 30 dias subsequentes à comunicação.

4 - As alterações referidas nos números anteriores são expressamente mencionadas e justificadas nos relatórios de execução referidos no artigo 19.º e no relatório final.

Artigo 18.º

Revogação e desistência

1 - A decisão de aprovação pode ser revogada pelo ministro que tutela o Programa, sob proposta do respectivo gestor, em casos de incumprimento da legislação nacional e comunitária, nomeadamente no que respeita à contratação pública.

2 - A revogação referida no número anterior fixa os respectivos efeitos sobre o financiamento atribuído, implicando a obrigação de restituição do financiamento recebido.

3 - Os efeitos da desistência, nomeadamente no que se refere à restituição das verbas adiantadas, encontram-se fixados no artigo 35.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

CAPÍTULO VII

Acompanhamento

Artigo 19.º

Acompanhamento da execução dos projectos

1 - A execução dos projectos está sujeita a um acompanhamento estreito por parte do Gabinete de Gestão do POAP, através de visitas de acompanhamento periódicas e da apresentação de relatórios de execução, intercalares e finais, de acordo com modelo a fornecer por aquele Gabinete.

2 - As visitas de acompanhamento referidas no número anterior podem ser efectuadas pelo Gabinete de Gestão do POAP ou por qualquer entidade, pública ou privada, mandatada para o efeito pelo gestor do Programa.

3 - Para além das modalidades referidas no n.º 1, o gestor do Programa pode solicitar a qualquer momento as informações que considere convenientes para o devido acompanhamento dos projectos.

CAPÍTULO VIII

Informação e publicidade

Artigo 20.º

Informação e publicidade

1 - As entidades ficam obrigadas a respeitar as disposições sobre informação e publicidade vigentes no âmbito do FSE, nos termos do n.º 19.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro, fazendo igualmente referência expressa ao apoio do POAP.

2 - Relativamente a todos os projectos co-financiados pelo FSE e pelo Estado Português, devem as entidades mencionar em relatórios, cartazes, brochuras, desdobráveis e outras formas de divulgação do projecto o apoio do POAP, o co-financiamento pela União Europeia, através do FSE, e pelo Estado Português, apondo o logótipo do POAP e as insígnias da União Europeia e do Estado Português.

3 - As disposições sobre informação e publicidade são divulgadas na Internet na página do POAP.

CAPÍTULO IX

Disposições finais

Artigo 21.º

Disposições subsidiárias

É subsidiariamente aplicável a legislação nacional e comunitária que regulamenta os apoios do FSE, designadamente o Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro, e a Portaria n.º 799-B/2000 e o Despacho Normativo n.º 42-B/2000, ambos de 20 de Setembro.

ANEXO A

Grelha de avaliação multicritérios

(ver documento original)