Despacho Conjunto n.º 820/2003, de 26 de agosto

Despacho conjunto n.º 820/2003. - O Programa do XV Governo Constitucional identifica como desígnio estratégico nacional a necessidade de qualificar os recursos humanos do País, através da promoção da qualidade da educação e da formação.

Este objectivo integra-se na decisão tomada, em Fevereiro de 2002, pelos ministros responsáveis pela educação e formação dos países da União Europeia e pela Comissão Europeia, de até 2010, "atingir a máxima qualidade na educação e na formação e assegurar que a Europa seja reconhecida, à escala mundial, como uma referência pela qualidade e relevância dos sistemas e instituições de educação e formação".

Neste sentido, refere-se que a criação e o desenvolvimento de serviços de informação, orientação e aconselhamento permitem facilitar a compreensão e a utilização dos sistemas de educação e formação, assegurando a igualdade de oportunidades, nomeadamente para os grupos menos informados, favorecendo a compreensão das diferentes vias de estudos e das futuras carreiras, constituindo-se como um requisito fundamental para tornar aqueles sistemas mais eficazes e mais democráticos.

Nesta conformidade, a actuação dos serviços de psicologia e de orientação ganha agora uma importância estratégica no quadro da política nacional de educação e na sua articulação com a política de formação vocacional e profissional, a qual tem assumido uma relevância crescente ao definir como objectivo central assegurar aos alunos e formandos, ao longo da vida, a aquisição e o reforço das aprendizagens e competências necessárias quer ao prosseguimento de estudos quer à integração, com sucesso, no mundo do trabalho.

No entanto, sendo ainda limitada a expressão, dimensão e cobertura destes serviços no âmbito das escolas dos ensinos básico e secundário a nível nacional, reconhece-se ser de privilegiar o apoio aos alunos que, no âmbito da respectiva formação inicial, se encontram em risco de abandono escolar precoce, quer por não concluírem com sucesso a respectiva escolaridade básica, quer por insucesso repetido ao nível do ensino secundário.

Atendendo a que têm vindo a ser cada vez mais valorizadas as ofertas formativas, que atribuem qualificação profissional inicial ao nível do sistema educativo, orientadas para a inserção no mundo do trabalho, considerou-se, no âmbito do III Quadro Comunitário (QCA), de apoiar a criação de uma linha de financiamento dirigida à informação e orientação dos jovens que frequentam o sistema de educação, preferencialmente dos alunos dos 9.º ao 11.º anos, visando o apoio nas suas opções de percurso escolar e vocacional, bem como na construção de um projecto de vida pessoal e profissional.

Nestes termos, ao abrigo do n.º 3 do artigo 8.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro, determina-se o seguinte:

1 - É aprovado o regulamento que define o regime de acesso aos apoios concedidos no âmbito da acção n.º 1.4, "Programa de informação e orientação", da medida n.º 1, "Diversificação das ofertas de formação inicial qualificante de jovens", da Intervenção Operacional da Educação (PRODEP), que consta do anexo ao presente despacho e que dele faz parte integrante.

2 - O presente despacho produz efeitos a partir da data da sua assinatura.

1 de Agosto de 2003. - O Ministro da Educação, José David Gomes Justino. - O Ministro da Segurança Social e do Trabalho, António José de Castro Bagão Félix.

Regulamento de Acesso à Medida n.º 1 - Diversificação das Ofertas de Formação Inicial Qualificante de Jovens

Acção n.º 1.4, "Programa de orientação e informação"

CAPÍTULO I

Âmbito de aplicação

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento define o regime de acesso aos apoios a conceder no âmbito da acção n.º 1.4, "Programa de orientação e informação, da medida n.º 1, "Diversificação das ofertas de formação inicial qualificante de jovens", do eixo n.º 1, Formação Inicial Qualificante de Jovens, da Intervenção Operacional da Educação (PRODEP III).

Artigo 2.º

Objectivos

1 - A acção n.º 1.4 visa apoiar o processo de diversificação e diferenciação das ofertas educativas e formativas, nomeadamente dos ensinos básico e secundário, facilitando a transição entre estes níveis e promovendo uma cultura de formação inicial qualificante, prévia ao ingresso no mundo do trabalho.

2 - São objectivos específicos desta acção:

a) Assegurar, através de acções de informação e orientação escolar vocacional e profissional, o apoio aos alunos nas escolhas do percurso educativo e formativo, bem como na construção do seu projecto de vida pessoal e profissional, nomeadamente através da aquisição de competências sociais e pessoais.

b) Apoiar o órgão de gestão das escolas, bem como as suas estruturas intermédias de decisão, na definição de estratégias conducentes à concepção, informação e divulgação de ofertas educativas diversificadas, designadamente ao nível da formação inicial qualificante.

Artigo 3.º

Natureza das acções elegíveis

1 - No âmbito da acção n.º 1.4, "Programa de orientação e informação", podem ser objecto de apoio as seguintes acções:

a) Organização e funcionamento de espaços de auto-informação com recurso a meios multimedia, tendo por objectivo facilitar aos alunos o acesso e exploração de informação sobre ofertas disponíveis, no âmbito dos sistemas de educação e formação;

b) Concepção, produção e divulgação de materiais de orientação escolar, vocacional e profissional, destinados a jovens dos diferentes ciclos e níveis de ensino, pais e encarregados de educação, professores e formadores que possam ser disponibilizados em diferentes suportes, incluindo o acesso através da Internet;

c) Realização de actividades de contacto com o mundo das profissões e de exploração do mercado de trabalho, de modo a possibilitar aos alunos escolhas adequadas e facilitadoras da sua posterior inserção profissional, bem como a realização de outros eventos no domínio da informação, campanhas de divulgação de âmbito nacional e regional, nomeadamente feiras, concursos e mostras;

d) Realização de actividades facilitadoras das relações interpessoais, de conhecimento e contacto com o mundo empresarial para alunos que frequentam percursos profissionais qualificantes;

e) Desenvolvimento de acções de cooperação entre profissionais de orientação escolar e profissional e outros agentes e serviços do sistema educativo, visando a troca de experiências e o desenvolvimento de um plano coordenado de intervenção;

f) Articulação e cooperação entre os serviços de orientação escolar profissional do Ministério de Educação e os serviços congéneres do Ministério da Segurança Social e do Trabalho com vista a potenciar os recursos existentes e a facilitar a complementaridade das intervenções, nomeadamente a realização de encontros e seminários destinados a profissionais de orientação, feiras de orientação vocacional e profissional e bases de dados sobre ofertas profissionais.

2 - As acções a apoiar deverão, sempre que possível, integrar processos de avaliação que permitam conhecer o impacte dos programas de informação e orientação junto do seus destinatários, nomeadamente no que se refere à sua influência na escolha dos percursos escolares e profissionais subsequentes.

Artigo 4.º

População alvo

São destinatários da acção n.º 1.4, "Programa de orientação e informação":

a) Todos os alunos dos ensinos básico e secundário, com particular incidência nos alunos que frequentam o 9.º, 10.º e 11.º anos de escolaridade;

b) Os alunos dos percursos profissionais qualificantes dos ensinos básico e secundário ou os que neles pretendam ingressar.

Artigo 5.º

Entidades candidatas

Têm acesso aos apoios concedidos no âmbito da acção n.º 1.4:

a) As escolas dos ensinos básico e secundário, públicas e privadas, com percursos qualificantes do ensino básico;

b) As direcções regionais de educação (DRE);

c) A Direcção-Geral de Inovação e Desenvolvimento Curricular (DGIDC);

d) A Direcção-Geral de Formação Vocacional (DGFV).

CAPÍTULO II

Acesso ao financiamento

Artigo 6.º

Projecto não integrado em plano

1 - A acção n.º 1.4 consagra o projecto não integrado em plano, adiante designado abreviadamente por projecto, como modalidade de acesso ao financiamento.

2 - O projecto pode ser anual ou plurianual, dando suporte a pedidos de financiamento com a duração máxima de dois anos.

3 - O projecto deve integrar os seguintes elementos:

a) A identificação da acção a apoiar, bem como a fundamentação da sua pertinência no contexto do projecto educativo da escola, ou da área de intervenção da entidade, tendo em conta a prossecução dos objectivos referidos no artigo 2.º;

b) A programação física das actividades, com indicação do número de alunos ou beneficiários (população alvo/directa e indirecta) a abranger, identificação e caracterização dos recursos humanos a afectar ao projecto e respectivo cronograma de realização;

c) A descrição das metodologias, dos materiais psico-pedagógicos, de informação e orientação a utilizar;

d) Os critérios de selecção dos profissionais de orientação e informação;

e) Os meios de divulgação utilizados junto da população alvo;

f) As parcerias estabelecidas ou a estabelecer no âmbito do projecto em causa;

g) A identificação dos resultados e impactes esperados, nomeadamente em matéria de sucesso educativo, de valorização das vias profissionais qualificantes e da empregabilidade, devendo ser descritas as actividades desenvolvidas pela entidade para apoiar a transição para o mundo do trabalho, se aplicável;

h) A demonstração da estratégia, bem como da metodologia para desenvolvimento das actividades de disseminação/divulgação, quando aplicável;

i) Os critérios e instrumentos de avaliação dos resultados e dos impactes.

4 - No caso dos projectos que visem a concepção e produção de materiais de orientação escolar, vocacional e profissional, o pedido deverá ainda incluir os seguintes elementos, os quais poderão ser adaptados em função do material a desenvolver:

a) Os objectivos;

b) O tipo de suporte/aplicação (suporte informático ou multimedia, manual, publicação, videograma, acetatos, diapositivos, gravação áudio, ou outros);

c) A síntese dos conteúdos a desenvolver;

d) A metodologia de aplicação e ou exploração pedagógica;

e) Os requisitos ou especificações de carácter técnico (requisitos ou condições de exploração ou utilização).

5 - O projecto deve fazer menção expressa a outros projectos anteriormente apresentados, quer no âmbito da acção n.º 1.4 da Intervenção Operacional da Educação, quer a outras acções que concorrem para os objectivos expressos no artigo 2.º

CAPÍTULO III

Pedidos de financiamento

Artigo 7.º

Requisitos formais

1 - O pedido de financiamento é apresentado em simultâneo com o projecto não integrado em plano do qual é instrumento privilegiado para a sua execução.

2 - As entidades candidatas ao financiamento devem reunir, desde a data da apresentação do respectivo pedido, os requisitos previstos no n.º 1 do artigo 23.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

3 - A formalização do pedido de financiamento é efectuada no sistema de informação do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, através do endereço http://siifse.igfse.pt, encontrando-se concluído após envio para as estruturas regionais do PRODEP III, do termo de responsabilidade produzido pelo sistema.

4 - Todas as entidades candidatas deverão registar-se previamente no sistema de informação referido no número anterior, devendo para tal submeter o pedido de registo ao Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu e proceder seguidamente ao envio de fotocópia autenticada do cartão de pessoa colectiva ou singular para a sede do Instituto.

Artigo 8.º

Prazo de candidatura

O pedido de financiamento acompanhado do projecto é apresentado no mês de Maio para actividades a desenvolver no ano lectivo seguinte.

CAPÍTULO IV

Apreciação dos pedidos de financiamento

Artigo 9.º

Critérios de selecção

1 - Na apreciação do pedido de financiamento serão considerados como critérios de prioridade os seguintes:

a) A iniciativa de escolas dos ensinos básico e secundário que não disponham de apoio directo de um serviço de psicologia e orientação;

b) A iniciativa de escolas do ensino básico e secundário que oferecem percursos profissionais qualificantes;

c) A iniciativa de escolas que registem taxas elevadas de insucesso, desistência ou abandono escolar ou localizadas em territórios caracterizados pelas situações referidas;

d) O grau de integração e articulação das acções propostas com o projecto educativo da escola ou com o plano de actividades da entidade;

e) A intencionalidade, sequencialidade, qualidade e adequação dos instrumentos e materiais a conceber, produzir e utilizar, bem como das acções realizadas e a realizar para apoiar a transição para o mundo do trabalho;

f) A existência ou potencial existência de parcerias com outros serviços que intervêm no domínio da informação e orientação profissional, bem como com agentes económicos e sociais, regionais e locais, que permitam potenciar os efeitos do projecto;

g) O índice de inovação do projecto, ou seja, a capacidade do projecto em induzir inovação nas práticas e instrumentos de informação e orientação escolar, vocacional e profissional.

2 - Na apreciação dos pedidos de financiamento será ainda analisada a sua coerência com o projecto, tendo em conta os seguintes parâmetros:

a) Padrões de financiamento estabelecidos para as diferentes rubricas de custos elegíveis;

b) Relação entre os custos e o número total de alunos ou beneficiários directa e indirectamente contemplados no projecto;

c) Indicadores de realização física e financeira verificados em pedidos anteriores.

Análise e decisão dos pedidos de financiamento

Artigo 10.º

Processo de análise e decisão

1 - As estruturas de apoio técnico regionais do PRODEP III procedem à análise técnico-financeira dos pedidos de financiamento das escolas, tendo em consideração os critérios estabelecidos no artigo 9.º

2 - Os pedidos de financiamento das direcções regionais de educação e das direcções-gerais são analisados pela estrutura de apoio técnico nacional do PRODEP III, tomando em consideração os critérios estabelecidos no artigo 9.º

3 - O gestor do PRODEP III pode recorrer ao parecer de peritos externos para emissão de parecer técnico especializado sobre os pedidos de financiamento.

4 - A decisão de aprovação ou indeferimento dos pedidos de financiamento é da competência do gestor do PRODEP III, ouvida a unidade de gestão, sendo emitida no prazo máximo de 60 dias após a apresentação do pedido de financiamento.

5 - A decisão do gestor do PRODEP III é objecto de homologação por parte do Ministro da Educação.

Artigo 11.º

Notificação da decisão

1 - A notificação da decisão de aprovação ou de indeferimento e a suspensão da contagem do prazo obedecem ao estipulado nos n.os 5.º e 6.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

2 - No caso de serem solicitados esclarecimentos adicionais, estes devem dar entrada no prazo máximo de 15 dias a partir da notificação ou da solicitação dos mesmos.

3 - Se ocorrer o início das acções antes da notificação da decisão de aprovação, este facto deve ser previamente comunicado à estrutura de apoio técnico regional da região em que se insere a entidade beneficiária.

Artigo 12.º

Aceitação da decisão de aprovação

1 - A notificação da decisão de aprovação é acompanhada do termo de aceitação das condições de financiamento propostas, o qual deve ser devolvido à estrutura de apoio técnico do PRODEP III, no prazo e nos termos definidos no n.º 7.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

2 - O termo de aceitação deve ser assinado por quem tenha poderes para obrigar as entidades com assinatura reconhecida notarialmente nessa qualidade e com poderes para o acto, ou selo branco se se tratar de organismo público.

3 - Com a recepção do termo de aceitação pela estrutura de apoio técnico do PRODEP III e sem necessidade de qualquer outro formalismo, ficam as partes obrigadas ao cumprimento integral de todos os direitos e obrigações inerentes.

Artigo 13.º

Alterações à decisão de aprovação

1 - As alterações aos elementos determinantes da decisão de aprovação, designadamente redução significativa do período temporal previsto ou do número de alunos ou beneficiários, que ponham em causa o mérito da acção ou a sua razoabilidade, devem ser submetidas à aprovação prévia do gestor do PRODEP III, sob pena de poder ser revogada a decisão de aprovação do pedido de financiamento.

2 - Os pedidos de alteração devem ser formalizados mediante a submissão dos mesmos no sistema de informação.

3 - Os pedidos de alteração à decisão de aprovação devem ser efectuados no prazo de 60 dias após o conhecimento da decisão de aprovação. No caso dos pedidos de financiamento plurianuais, os pedidos de alteração deverão ser submetidos até 31 de Setembro de cada ano.

4 - O processo de análise e decisão dos pedidos de alteração é idêntico ao das candidaturas e obedece aos prazos e termos referidos nos n.os 4 e 5 do n.º 8.º da Portaria n.º 799 -B/2000, de 20 de Setembro.

5 - A suspensão da contagem do prazo de notificação e a prestação de esclarecimentos adicionais encontra-se estipulada nos n.os 5.º e 6.º da Portaria n.º 799-B/ 2000, de 20 de Setembro.

6 - Desde que não seja ultrapassado o montante total do financiamento aprovado para o ano, não carecem de apresentação de pedido de alteração os seguintes casos:

a) Alterações às datas de realização da acção, desde que não sejam superiores a 30 dias;

b) Alterações, reduções ou acréscimos, à dotação aprovada sempre que estas não ultrapassem em mais de 20% a respectiva dotação inicial, sendo nestas situações, a entidade obrigada a dar conhecimento da nova estrutura de custos, através do sistema de informação;

c) Alterações ao número de beneficiários directos ou indirectos das acções, desde que as mesmas não ultrapassem um quarto do número inicialmente previsto e das mesmas não resulte acréscimo ao financiamento total aprovado.

7 - A decisão de aprovação do pedido de financiamento caduca se o período de adiamento das acções for superior a 90 dias, nos termos da alínea a) do n.º 9.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

CAPÍTULO V

Financiamento

Artigo 14.º

Custo total elegível

1 - Entende-se por custo total elegível aprovado a parcela do custo elegível aprovada, nos termos da legislação nacional e comunitária aplicável, antes da dedução de eventuais receitas próprias das acções, quando existam.

2 - Constituem receitas das acções os resultados de aplicações financeiras, designadamente juros de depósitos efectuados com verbas transferidas a título de financiamento público e as receitas provenientes de pagamentos efectuados por alunos, relativos a despesas co-financiadas.

Artigo 15.º

Custos elegíveis

1 - No âmbito da acção n.º 1.4, são elegíveis quanto à sua natureza os seguintes encargos:

a) Encargos com pessoal não docente (rubrica n.º 3);

b) Encargos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento, disseminação das acções e dos produtos concebidos e produzidos (rubrica n.º 4);

c) Encargos com rendas, alugueres e amortizações (rubrica n.º 5);

d) Encargos com a avaliação do desenvolvimento e impacto da acção (rubrica n.º 6).

2 - A elegibilidade das despesas depende, para além da sua natureza, da respectiva legalidade, devendo, designadamente, ser respeitados os seguintes princípios:

a) As despesas apenas podem ser justificadas através de factura ou documento equivalente (artigo 28.º do Código do IVA) e recibo, devendo estar cumpridos todos os imperativos fiscais, definidos nos termos do artigo 35.º do Código do IVA, bem como, no caso das entidades públicas, os normativos legais que regulam a realização de despesas públicas;

b) Os recibos, bem como os documentos de suporte à imputação de custos internos, devem identificar claramente o respectivo bem ou serviço e a forma de cálculo do valor imputado ao pedido de financiamento.

3 - Apenas serão consideradas elegíveis as despesas realizadas no período que decorre entre os 60 dias anteriores à data de apresentação do pedido de financiamento e o da data de apresentação do saldo.

Artigo 16.º

Custos não elegíveis

A elegibilidade dos custos é definida pela legislação nacional e comunitária aplicável às acções financiadas pelo FSE, não sendo elegíveis, designadamente, os seguintes encargos:

a) Custos com a formulação do pedido de financiamento, quando efectuada por terceiros;

b) Custos financeiros, nomeadamente os que decorram de contratos de locação financeira e de juros de empréstimos;

c) Encargos não obrigatórios com o pessoal;

d) Compra de bens amortizáveis;

e) Amortização de imobilizado corpóreo cuja aquisição tenha sido objecto de co-financiamento público, quer nacional quer comunitário, designadamente do FEDER;

f) Multas, sanções financeiras e despesas com processos judiciais.

Artigo 17.º

Limites de financiamento das despesas elegíveis

1 - No anexo I a este Regulamento são explicitados e fixados os montantes máximos de financiamento para cada uma das rubricas de custos elegíveis referidos no n.º 1 do artigo 15.º

2 - As despesas apresentadas pelas entidades titulares de pedidos de financiamento serão avaliadas considerando a sua elegibilidade, conformidade e razoabilidade, podendo o financiamento aprovado em candidatura ser reavaliado em sede de saldo, em função da razoabilidade dos custos e dos indicadores de execução.

Artigo 18.º

Financiamento público

1 - Considera-se financiamento público a soma da contribuição comunitária com a contribuição pública nacional, calculada em função do custo total elegível aprovado, deduzido das receitas próprias das acções, quando existam.

2 - A taxa de co-financiamento da medida n.º 1, acção n.º 1.4, é de 100%, sendo 75% do financiamento assegurado pelo Fundo Social Europeu e a comparticipação pública nacional de 25% assegurada pelo orçamento da entidade financiada ou pelo orçamento da segurança social, consoante se trate da entidade de direito público ou de direito privado, respectivamente, sem prejuízo da degressividade prevista no n.º 2 do artigo 24.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

3 - Em caso algum pode haver sobrefinanciamento das acções apoiadas, não podendo para os mesmos custos serem apresentados pedidos de financiamento a mais de uma medida do PRODEP III ou qualquer outro programa nacional ou comunitário.

Artigo 19.º

Pagamentos

1 - O processamento dos pagamentos dos apoios concedidos no âmbito da acção n.º 1.4 é originado pela aprovação do pedido de financiamento e pelos subsequentes pedidos de reembolso, de acordo com o estabelecido nos n.os 2, 3 e 4 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

2 - O adiantamento, correspondente a 15% do montante do financiamento aprovado para o ano civil, é processado, verificadas as seguintes condições:

a) Devolução do termo de aceitação da decisão de aprovação;

b) Envio de certidões comprovativas da situação contributiva regularizada perante a Fazenda Pública, a segurança social e a Caixa Geral de Aposentações;

c) Informação, por qualquer meio escrito, de que foi dado início às acções.

3 - O reembolso integral das despesas efectuadas e pagas é efectuado, com periodicidade bimestral, desde que:

a) A entidade candidata submeta à estrutura de apoio técnico regional do PRODEP III, através do sistema de informação, até ao dia 10 do mês seguinte a que se refere o reembolso, o mapa de execução financeira e física acompanhado das listagens de documentos de despesa realizada e paga e receitas;

b) O somatório do adiantamento com os pagamentos intermédios de reembolso não exceda 85% do montante total aprovado para o pedido de financiamento.

4 - Os pedidos de reembolso deverão ser elaborados nos termos a que se referem os n.os 4 e 13 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

5 - A decisão sobre o processamento dos pagamentos do adiantamento e dos reembolsos compete ao gestor do PRODEP III, após parecer da estrutura de apoio técnico.

6 - Os pagamentos ficam condicionados aos fluxos financeiros da Comissão Europeia, conforme o estipulado no n.º 12 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

Artigo 20.º

Relatório anual de execução

1 - As entidades titulares de pedidos de financiamento plurianuais ficam obrigadas a apresentar até 15 de Fevereiro de cada ano um relatório anual de execução sobre a execução física e financeira das acções objecto do pedido de financiamento, de acordo com o estipulado no n.º 6 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro.

2 - A não apresentação do relatório de execução até à data referida no número anterior dará origem à revogação da decisão de aprovação do pedido de financiamento, de acordo com o disposto no n.º 23.º, alínea c), da Portaria n.º 799-B/2000.

Artigo 21.º

Pagamento de saldo

1 - O pedido de pagamento de saldo de cada pedido de financiamento deverá ser apresentado, nos 45 dias subsequentes à data da conclusão da acção, através do sistema de informação e mediante a apresentação do pedido de pagamento de saldo, devidamente preenchido com a especificação das despesas efectivamente realizadas e deverá ser acompanhado por:

a) Relatório final, donde constem todos os elementos de natureza qualitativa e quantitativa necessários à análise e avaliação dos resultados obtidos;

b) Listagem de documentos de despesas pagas e receitas, referente ao período que medeia entre o último reembolso apresentado e o pedido de pagamento de saldo;

c) Balancete acumulado, reportado ao último mês de desenvolvimento do plano da acção;

d) Um exemplar de todos os materiais produzidos, se aplicável.

2 - O pedido de pagamento de saldo deverá ser elaborado, obrigatoriamente, sob a responsabilidade de um técnico oficial de contas (TOC), salvo nos pedidos de pagamento em que os valores aprovados são iguais ou superiores a Euro 498 000, em que a certificação das despesas que integram o pedido de pagamento de saldo final será obrigatoriamente feita por um revisor oficial de contas (ROC).

3 - No caso em que os titulares de pedidos de financiamento sejam entidades da Administração Pública, as funções cometidas aos TOC e ROC, referidas no n.º 2 do presente artigo, poderão ser assumidas por um responsável financeiro da Administração Pública, para tal designado pela entidade titular do pedido ou por entidade competente para o efeito.

4 - O circuito de análise e decisão sobre os pedidos de pagamento de saldo é idêntico ao circuito de análise e decisão das candidaturas, devendo a decisão ser proferida pelo gestor nos 60 dias subsequentes à recepção do mesmo.

5 - A notificação da decisão de aprovação ou indeferimento, a suspensão da contagem do prazo e a prestação de esclarecimentos adicionais obedecem ao estipulado nos n.os 2, 3 e 4 do n.º 11.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro. No caso de serem solicitados esclarecimentos adicionais, estes devem dar entrada no prazo máximo de 15 dias, a partir da notificação ou da solicitação dos mesmos.

6 - O pagamento do saldo, correspondente aos restantes 15% das despesas elegíveis e pagas, será realizado no prazo máximo de 15 dias, nos termos da alínea d) do n.º 2 do artigo 27.º do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro, e do n.º 1 do n.º 14.º da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

7 - O pagamento de saldo fica condicionado à apresentação de certidões actualizadas da situação regularizada perante a Fazenda Pública, a segurança social e a Caixa Geral de Aposentações.

8 - A não apresentação do pedido de pagamento de saldo até à data referida no n.º 1 dará origem à revogação da decisão de aprovação do pedido de financiamento, de acordo com o disposto no n.º 23.º, alínea c), da Portaria n.º 799-B/2000.

CAPÍTULO VI

Deveres das entidades titulares de pedidos de financiamento

Artigo 22.º

Titularidade dos direitos de autor

Sempre que haja lugar ao desenvolvimento de materiais, no âmbito da alínea b) do artigo 3.º, aplicar-se-á o disposto no artigo 5.º da Portaria n.º 296/2002, de 19 de Março, devendo para o efeito constar do respectivo termo de aceitação a titularidade dos direitos de autor.

Artigo 23.º

Controlo, acompanhamento e avaliação

As acções apoiadas no âmbito da acção n.º 1.4 são objecto de acções de controlo, acompanhamento e avaliação efectuadas pelo gestor do PRODEP III, através da sua estrutura de apoio técnico ou entidades por ele designadas, pela Inspecção-Geral das Finanças e pelas entidades de Controlo do Fundo Social Europeu (FSE) ou outras entidades credenciadas para este efeito, ficando as entidades obrigadas a pôr à disposição todos os elementos relacionados com o desenvolvimento dos projectos co-financiados, nos termos do estabelecido no Decreto-Lei n.º 54-A/2000, de 7 de Abril.

Artigo 24.º

Conta bancária específica

1 - Constitui dever da entidade titular do pedido de financiamento abrir e manter conta bancária específica, através da qual sejam efectuados, exclusivamente, os movimentos financeiros referentes às acções financiadas pelo FSE.

2 - Os pagamentos das despesas havidas com terceiros única e exclusivamente motivadas pela realização das acções financiadas são obrigatoriamente efectuados por movimentação da conta bancária aberta especificamente para esse efeito.

3 - Nas situações de ressarcimento de despesas imputadas às acções financiadas, a conta bancária específica poderá ser movimentada por ordem de transferência para outras contas da entidade, desde que os documentos internos que suportem as mesmas se reportem inequivocamente aos documentos registados na contabilidade de custos especifica, a manter organizada para esse efeito.

4 - As alterações à conta bancária exclusiva só serão aceites pelo gestor quando em presença de declarações assinadas por quem tenha capacidade para obrigar a entidade, e desde que as assinaturas sejam reconhecidas notarialmente nessa qualidade e com poderes para o acto ou selo branco se tratar de organismo público.

Artigo 25.º

Processo contabilístico

1 - As entidades titulares de um pedido de financiamento são obrigadas a dispor de contabilidade organizada segundo o POC ou outro plano de contas sectorial e a utilizar um centro de custos específico que permita a individualização dos custos de cada acção que integra o pedido de financiamento, de acordo com a estrutura de rubricas e sub-rubricas constante do anexo II.

2 - As entidades de direito público são obrigadas a respeitar as normas da Direcção-Geral do Orçamento em matéria de arrecadação de receitas e de realização de despesas.

3 - A contabilidade específica é obrigatoriamente elaborada sob a responsabilidade de um técnico oficial de contas (TOC), quando o montante aprovado para o pedido de financiamento for igual ou superior a Euro 498 000 a certificação das despesas tem, obrigatoriamente, de ser realizada por um revisor oficial de contas (ROC).

4 - Quando as entidades titulares dos pedidos de financiamento sejam entidades de Administração Pública, a obrigação prevista no número anterior pode ser assumida por um responsável financeiro no âmbito da Administração Pública, para tal designado pela entidade titular do pedido ou por entidade competente para o efeito. Este responsável poderá ser do quadro de pessoal da entidade ou um órgão interno, legal ou estatutariamente previsto para desempenhar tais funções, ou poderá a entidade contratar recursos no mercado externo, dentre as entidades competentes para o efeito.

5 - Os originais dos documentos de receitas, custos e quitações devem estar arquivados em pastas próprias de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada, reportando à contabilidade específica do projecto, através da aposição de um carimbo com os seguintes elementos:

PRODEP III

Medida n.º 1/acção n.º 1.4

Código do pedido: ...

Centro de custos:...

Rubrica/sub-rubrica do FSE:...

N.º de lançamento na contabilidade específica:...

N.º de lançamento na contabilidade geral:...

Taxa (%) de imputação:...

Valor imputado:...

Fundo estrutural: FSE

6 - O dossier da contabilidade específica de cada pedido de financiamento deve ser constituído, nomeadamente, pelos seguintes documentos:

a) Cópia dos documentos de receita, custos e quitações, que serão fotocopiados depois de registados os elementos a que se refere o número anterior;

b) Mapa de imputações das despesas comuns a todos os programas/medidas/acções financiados pelos fundos estruturais em que a entidade tenha candidaturas aprovadas, com a fundamentação das chaves de imputação à acção n.º 1.4 do PRODEP III;

c) Balancetes mensais, com os movimentos do mês e acumulados, segundo as rubricas do pedido de pagamento de saldo;

d) Listagens das despesas pagas e receitas referentes a cada acção/curso que integram o pedido, elaboradas, mensalmente, por rubrica do pedido de pagamento de saldo, onde constem obrigatoriamente o número de lançamento, a descrição da despesa, o tipo de documento, especificando sempre o documento de suporte de despesa e documento justificativo do seu pagamento, os números dos documentos, o valor de documento e o valor imputado ao pedido de financiamento, a data de emissão, a identificação ou denominação do fornecedor, do formando ou do trabalhador interno, quando aplicável, e o número de identificação fiscal;

e) Cópia do pedido de financiamento, da notificação da decisão de aprovação, do pedido de alterações, da notificação de autorização referente ao pedido de alterações, dos mapas de execução financeira e física, das ordens de pagamento emitidas pelo gestor, dos pedidos de pagamento de saldo e da notificação da decisão respeitante ao pagamento dos saldos anual e ou final.

7 - A contabilidade específica deve manter-se actualizada, não sendo admissível, em caso algum, atraso superior a 45 dias na sua organização.

8 - Após finalização das acções, o processo contabilístico deve ser arquivado junto do processo técnico-pedagógico pelo prazo de três anos, contado a partir da data de pagamento do saldo respectivo ou da data de notificação da decisão sobre o pedido de saldo caso não haja lugar a pagamentos.

Artigo 26.º

Processo técnico do projecto

1 - As entidades titulares do pedido de financiamento ficam obrigadas a organizar e manter sempre actualizado e disponível, no local onde decorre o projecto, o processo técnico para cada uma das acções que integram o pedido de financiamento, devendo este conter a documentação prevista no n.º 18.º da Portaria n.º 799B/2000, de 20 de Setembro, designadamente:

a) Cronograma do projecto;

b) Caracterização da equipa técnica própria e a respectiva área de actuação;

c) Caracterização da comunidade escolar da área de actuação do projecto;

d) Identificação dos locais e do horário de funcionamento das actividades de apoio psico-pedagógico, de orientação escolar e profissional, ou de outras actividades constantes do projecto aprovado;

e) Nota descritiva dos materiais psicopedagógicos e de informação e orientação escolar e profissional utilizados;

f) Registo de presença dos alunos participantes em sessões de informação escolar e profissional, individuais ou colectivas, bem como do número de participantes noutras iniciativas previstas no projecto;

g) Registo das observações, relatórios e testes aplicados aos alunos apoiados directamente, quer ao nível do apoio psicopedagógico, quer da orientação escolar e profissional;

h) Registo das actividades desenvolvidas de apoio ao desenvolvimento do sistema de relações da comunidade educativa, designadamente reuniões e outras actividades com pais, professores e directores de turma desde que pelas suas características não seja necessário preservar o seu carácter de confidencialidade;

i) Fichas de avaliação por parte dos alunos das actividades de exploração vocacional realizadas (visitas de estudo, painéis com profissionais, etc.);

j) Relatórios das actividades de intercâmbio, quando realizadas;

k) Avaliação do impacte das actividades, quando realizadas;

l) Originais de toda a publicidade e informação produzida para a divulgação da acção;

m) Manuais e outros suportes e instrumentos produzidos e utilizados.

2 - As entidades ficam obrigadas a, sempre que solicitado, facultar o acesso e ou a entregar cópias do processo técnico-pedagógico às entidades responsáveis pelo controlo, acompanhamento e avaliação de acordo com o previsto no artigo 23.º deste Regulamento.

Artigo 27.º

Informação e publicidade

1 - No local de funcionamento dos cursos deve ser afixado cartaz indicando o respectivo financiamento pelo FSE.

2 - As entidades candidatas são obrigadas a divulgar, junto da respectiva comunidade, através dos meios que considerarem mais adequados as acções objecto de financiamento através da acção n.º 1.4 do PRODEP III, nos termos definidos nos n.os 2, 3 e 5 do n.º 19 da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro.

CAPÍTULO VI

Disposições finais e transitórias

Artigo 28.º

Direito subsidiário

Em tudo o que não estiver expresso no presente Regulamento, aplicam-se as disposições constantes do Decreto Regulamentar n.º 12-A/2000, de 15 de Setembro, da Portaria n.º 799-B/2000, de 20 de Setembro, e do Despacho Normativo n.º 42-B/2000, de 20 de Setembro, e demais legislação em vigor.

Artigo 29.º

Orientações do gestor

1 - Consideram-se como obrigatórias para todos os intervenientes, as orientações técnicas do gestor sobre a aplicação do presente regulamento

2 - As orientações a que se refere o número anterior deverão ser genéricas e ser adequada e suficientemente divulgadas junto dos destinatários e não terão efeitos retroactivos.

Artigo 30.º

Apresentação de pedidos de financiamento para projectos do ano lectivo 2003-2004

Excepcionalmente, no ano de 2003, os pedidos de financiamento serão apresentados em Setembro de 2003.

ANEXO I

Descrição dos custos elegíveis

No âmbito da medida n.º 1, acção n.º 1.4, "Programa de orientação e informação" podem ser co-financiadas as despesas com:

Pessoal não docente (rubrica n.º 3);

Encargos com a preparação, desenvolvimento, acompanhamento e disseminação das acções e produtos (rubrica n.º 4);

Rendas, alugueres e amortizações (rubrica n.º 5);

Avaliação (rubrica n.º 6);

sendo elegíveis em cada uma das rubricas os seguintes encargos:

Rubrica n.º 3 - Pessoal não docente

1 - São elegíveis na rubrica n.º 3, desde que devidamente justificado, quer quanto ao montante, quer quanto à sua necessidade para o desenvolvimento do projecto, as despesas referentes aos encargos com o desempenho das funções dirigentes, técnicas, administrativas e de apoio, não sendo permitida a acumulação destas funções no âmbito do mesmo projecto.

2 - As despesas com remunerações e outros encargos obrigatórios com pessoal interno, não podem, em caso algum, exceder o custo obtido a partir da remuneração a que o pessoal em causa tenha direito, por força da sua relação laboral com a respectiva entidade empregadora.

Na determinação do custo horário deverão ser observadas as regras fixadas para o cálculo do custo horário dos funcionários e agentes de Administração Pública no que respeita às entidades públicas.

Relativamente às entidades privadas, são elegíveis nesta rubrica as despesas com remunerações, de acordo com a tabela de vencimentos e as condições fixadas no contrato colectivo do ensino particular e cooperativo.

3 - No que concerne ao pessoal interno (sub-rubrica n.º 3.1) - pessoal incluído no quadro ou já contratado a termo certo para o exercício de funções não docentes na Escola - deverão ser contabilizadas apenas as remunerações e outros encargos correspondentes à afectação temporal deste pessoal ao projecto.

4 - As despesas com remunerações e outros encargos obrigatórios com pessoal externo (sub-rubrica n.º 3.2), nomeadamente o imposto sobre o valor acrescentado (IVA), sempre que devido, devem estar fundamentadas na não existência ou insuficiência de pessoal interno especializado. Neste caso a remuneração deve ser definida através de contrato realizado com o respectivo colaborador de acordo com a legislação aplicável para a prestação de serviços, não podendo ultrapassar o valor-hora do sistema retributivo de Administração Pública, para categorias equiparadas.

5 - Para além destes encargos, são ainda elegíveis os encargos com o alojamento, a alimentação e o transporte do pessoal dirigente e técnico devendo seguir-se as regras e os montantes fixados em matéria de ajudas de custo e encargos com transportes para os funcionários e agentes da Administração Pública.

Rubrica n.º 4 - Encargos com a preparação, desenvolvimeacompanhamento e disseminação das acções e dos produtos

Desde que devidamente justificadas, quer quanto ao montante, quer enquanto suporte necessário à implementação das acções e produção de materiais, são elegíveis, nesta rubrica, os seguintes encargos:

a) Despesas com a publicitação e divulgação do projecto;

b) Produção ou aquisição de recursos didácticos fundamentais para a execução dos serviços técnicos especializados, nomeadamente materiais de teste;

c) Despesas com a adequada concepção, adaptação, edição e reprodução de materiais de apoio psicopedagógico, de informação e orientação escolar e profissional;

d) Aquisição de materiais pedagógicos e consumíveis e bens não duradouros consumidos durante a formação (bens de desgaste rápido) e material de escritório;

e) Aquisição de livros e documentação científica e técnica e outros suportes, nomeadamente técnico-pedagógicos;

f) Realização de visitas de estudo, seminários, colóquios e actividades de divulgação e de intercâmbio desde que devidamente enquadradas e inseridas no contexto funcional do projecto;

g) Outras despesas, nomeadamente as relativas a consumo de água, electricidade, telefone, correspondência e outras despesas gerais de manutenção.

O montante da despesa a considerar deve ser o que resultar da aplicação de coeficientes de imputação física e temporal aos montantes globais mensais destas despesas a nível da entidade, devendo ser identificada a respectiva chave de imputação.

Rubrica n.º 5 - Rendas, alugueres e amortizações

Nesta rubrica podem ser elegíveis os encargos relativos a:

a) Rendas de imóveis (ou de espaços) - só serão considerados no caso da realização de actividades de divulgação e quando realizadas fora das instalações da entidade;

b) Aluguer e amortização de bens móveis (equipamentos) - o recurso ao aluguer de equipamentos deve responder a necessidades objectivas do projecto e ser devidamente justificado, quer quanto à necessidade quer quanto ao montante, tendo neste último caso, por referência, o custo e vida útil do respectivo bem;

c) Amortização de programas informáticos adquiridos no âmbito do projecto;

No caso específico da locação financeira é legível a quota de amortização do capital (valor bem locado), de acordo com as taxas de amortização previstas na tabela anexa ao Decreto Regulamentar n.º 2/90, de 12 de Janeiro, não sendo elegíveis os juros suportados (encargos financeiros) nem os custos decorrentes do contrato, devendo este precisar os montantes de cada uma destas componentes;

No que se refere às amortizações, em caso algum, podem ser imputados custos relativos a amorização de bens, cuja aquisição tenha tido co-financiamento público, nacional ou comunitário, designadamente do FEDER, mesmo da parte assegurada pelo financimento privado das entidades promotoras;

d) Outros encargos - são consideradas despesas inerentes à utilização de bens, tais como pequenas reparações de equipamentos e contratos de manutenção de equipamentos.

Rubrica n.º 6 - Despesas de avaliação

Nesta rubrica podem ser elegíveis os encargos à aquisição de serviços técnicos especializados para desenvolvimento de actividades de avaliação do projecto (on-going e de resultados). No caso dos projectos que visem a concepção e produção de materiais de apoio psico-pedagógico, de informação e de orientação escolar e profissional, são ainda elegíveis actividades de avaliação técnica dos produtos, nomeadamente despesas com emissão de pareceres por peritos externos.

Todas as actividades de avaliação, para serem consideradas elegíveis, deverão ter sido propostas em sede de candidatura, constituindo fase do projecto, e como tal previamente aprovadas pelo gestor.