Despacho n.º 1065/2011, de 12 de janeiro

Despacho n.º 1065/2011

Considerando que:

De acordo com o estipulado pelo Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de Outubro, e na alínea n) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada e republicada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Assembleia Municipal de Aguiar da Beira aprovou, na sua sessão de 24 de Setembro de 2010, o modelo estrutural da orgânica dos serviços municipais e fixou em cinco o número de subunidades orgânicas;

Nos termos do artigo 8.º e n.º 5 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de Outubro, compete ao Presidente da Câmara Municipal, criar as subunidades orgânicas, determino que:

O Município de Aguiar da Beira passará a ter as seguintes subunidades orgânicas, integradas nas respectivas unidades orgânicas:

1 - Unidade Orgânica Administrativa e Financeira:

1.1 - Subunidade Administrativa

1.1.1 - Atendimento, Expediente Geral e Arquivo

1.1.2 - Taxas, Licenças e Tarifas

1.1.3 - Execuções Fiscais

1.1.4 - Processamento e Gestão Contabilística das Águas

1.2 - Subunidade de Recursos Humanos:

1.2.1 - Recursos Humanos

1.2.2 - Subunidade de Contabilidade, Aprovisionamento e Património

1.2.3 - Contabilidade

1.2.4 - Aprovisionamento

1.2.5 - Património e Gestão de Stocks

1.3 - Subunidade Financeira

1.3.1 - Planeamento e Gestão Financeira

1.3.2 - Tesouraria

2 - Unidade Orgânica - Obras, Ordenamento do Território e Ambiente:

2.1 - Subunidade de Apoio Administrativo

Competências genéricas dos responsáveis pelas Subunidades:

a) Chefiar o pessoal a eles afecto, distribuindo e orientando o serviço pela forma mais conveniente, zelando pela assiduidade e pela correcta e atempada execução das actividades a seu cargo;

b) Preparar o expediente e elaborar pareceres e informações que se mostrem necessárias para habilitar a decisão superior;

c) Formular as sugestões que julgar convenientes para a melhoria ou oportunidade do desempenho, ou para aumentar a eficácia dos serviços;

d) Pronunciar-se sobre a oportunidade das férias e dos regimes de prestação de trabalho, propondo, quando for caso disso, o seu prolongamento;

e) Organizar e promover o controlo de execução dos trabalhos adstritos à Secção, tendo em vista o cumprimento dos objectivos fixados, bem como proceder à avaliação dos resultados alcançados;

f) Participar ao respectivo superior hierárquico indícios de infracções disciplinares de que tiverem conhecimento;

g) Resolver as dúvidas que em matéria de serviço lhe sejam apresentadas pelos trabalhadores da sua Secção, expondo-as ao dirigente da Unidade Orgânica respectiva, quando as não consiga resolver, ou sejam da competência daquele responsável;

h) Preparar a remessa ao arquivo dos processos ou documentos que se mostram desnecessários, ou sejam dados por findos;

i) Fornecer ao superior hierárquico relatórios das actividades desenvolvidas, na forma que por este lhe tenha sido solicitada;

j) Zelar pelas instalações a seu cargo, respectivo mobiliário e equipamentos;

k) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis ao serviço;

l) Promover a qualificação do pessoal da subunidade;

m) Executar quaisquer outras tarefas que no âmbito das respectivas competências lhe tenham sido solicitadas.

As competências das subunidades orgânicas são as seguintes:

1 - Unidade Orgânica Administrativa e Financeira:

A Unidade Orgânica Administrativa e Financeira, compreende as seguintes subunidades:

Subunidade Administrativa;

Subunidade de Recursos Humanos;

Subunidade de Contabilidade, Aprovisionamento, Património e Gestão de Stocks

Subunidade Financeira

1.1 - Subunidade Administrativa:

Ao responsável pela Subunidade Administrativa compete a coordenação, orientação e supervisão das actividades desenvolvidas na respectiva subunidade.

1.1.1 - No âmbito do Atendimento, Expediente Geral e Arquivo:

a) Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;

b) Colaborar na preparação da correspondência e documentação para os Membros da Assembleia Municipal, de acordo com as instruções emanadas pelo Presidente da Assembleia Municipal;

c) Enviar para publicação no Diário da República e órgãos da comunicação social, as publicações obrigatórias por lei, com excepção das relativas aos concursos públicos de aprovisionamento e de empreitadas e das relativas ao pessoal;

d) Assegurar o exercício das competências cometidas por lei ao município, relativas ao recenseamento da população, aos actos eleitorais e ao recenseamento militar;

e) Manter actualizados os registos relativos a inumações, exumações, transladações e perpetuidade de sepulturas;

f) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo actualizado o respectivo registo;

g) Assegurar o registo central de alvarás expedidos;

h) Assegurar o atendimento geral telefónico da Câmara Municipal;

i) Assegurar a recepção, registo, classificação e distribuição de correspondência e outros documentos de e para o Município;

j) Controlar a circulação interna do expediente;

k) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, requerimentos, correspondência e demais documentos;

l) Gerir o arquivo administrativo;

m) Efectuar, de acordo com a lei e os prazos estabelecidos, a triagem de documentos a conservar e a destruir;

n) Organizar e dar sequência aos processos administrativos do interesse dos munícipes que sejam da sua atribuição.

1.1.2 - No âmbito das Taxas, Licenças e Tarifas:

a) Liquidar taxas, licenças e outras receitas;

b) Emitir as guias de receita referentes a receitas municipais;

c) Expedir avisos e editais para pagamento de licenças, taxas e outras receitas;

d) Manter actualizados os ficheiros de informação relacionados com as diferentes taxas, licenças e outras receitas;

e) Dar cumprimento às posturas e regulamentos municipais, no âmbito da sua actuação;

f) Desenvolver, em colaboração com todos os serviços municipais, as acções necessárias à melhoria dos serviços prestados no âmbito da informação e atendimento ao munícipe;

g) Assegurar outras funções, que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas.

1.1.3 - No âmbito das Execuções Fiscais:

a) Efectuar a cobrança coerciva das dívidas ao município, instaurando, organizando e promovendo a execução dos processos de execução fiscal;

b) Proceder ao registo, organização e controlo dos processos de cobrança coerciva de dívidas ao município resultantes da actividade deste;

c) Efectuar operações de relaxe e promover a instauração e andamento dos processos de execução fiscal;

d) Assegurar os actos processuais não decisórios necessários ao desenvolvimento dos respectivos processos;

e) Emitir mandados de citação e de penhora;

f) Proceder à penhora e venda de bens penhorados.

1.1.4 - No âmbito do Processamento e Gestão Contabilística das Águas:

a) Inserir os índices dos consumos de água;

b) Calcular os valores das cobranças a efectuar;

c) Efectuar a leitura e cobrança de águas;

d) Proceder à facturação do serviço de águas;

e) Enviar as listagens às entidades competentes;

f) Proceder à emissão de guias de receita;

g) Efectuar listagens de débitos para posterior cobrança;

1.2 - Subunidade de Recursos Humanos:

Ao responsável pela Subunidade de Recursos Humanos compete a coordenação, orientação e supervisão das actividades desenvolvidas na respectiva subunidade.

1.2.1 - No âmbito do recrutamento, selecção e mobilidade:

a) Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da Câmara Municipal;

b) Proceder às acções administrativas relativas ao recrutamento e selecção de pessoal;

c) Garantir o apoio técnico adequado ao acolhimento e integração dos novos trabalhadores;

d) Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, nomeadamente abonos de família e outras prestações complementares e promover as inscrições de trabalhadores na ADSE, na Segurança Social e outras instituições;

e) Instruir os processos de aposentação dos trabalhadores;

f) Executar o expediente relativo à elaboração, modificação e cessação de contratos de pessoal, qualquer que seja a sua natureza;

g) Colaborar, sempre que solicitado, no apoio ao desenvolvimento dos processos de inquérito, disciplinares e outros;

h) Promover os procedimentos necessários à elaboração do mapa de pessoal do município e respectivas alterações coligindo os elementos necessários à sua previsão orçamental;

i) Organizar e assegurar a aplicação do sistema integrado de avaliação de desempenho dos trabalhadores;

j) Manter actualizados os processos individuais de todo o pessoal ao serviço do município;

k) Desenvolver os procedimentos administrativos e informáticos necessários à organização e actualização do cadastro de pessoal;

l) Assegurar a divulgação das normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores;

m) Assegurar os procedimentos administrativos relativos a estágios profissionais e estágios curriculares;

n) Elaborar certidões e declarações solicitadas pelos funcionários ou no âmbito da instrução de processos.

1.2.2 - No âmbito de Vencimentos e Abonos:

a) Promover a execução de tarefas específicas na área do processamento de vencimentos, abonos, prestações complementares e horas extraordinárias dos trabalhadores;

b) Efectuar os procedimentos relativos ao controlo da assiduidade e pontualidade, em articulação com os restantes serviços e no cumprimento do Regulamento Interno do Horário de Trabalho;

c) Processar mensalmente os vencimentos e outros abonos devidos aos trabalhadores, assegurando o respectivo pagamento de acordo com o calendário superiormente estabelecido;

d) Elaborar e conferir os mapas e relações de descontos, facultativos ou obrigatórios, processados nos vencimentos dos trabalhadores;

e) Assegurar a verificação de faltas e licenças por doença e garantir o expediente respeitante a juntas médicas e verificação domiciliária de doença, dos trabalhadores inscritos na Caixa Geral de Aposentações;

f) Assegurar os procedimentos relativos a acidentes em serviço;

g) Promover a elaboração do balanço social;

h) Elaborar as listas de antiguidade promover à sua publicitação;

i) Elaborar declarações de vencimentos e demais documentos solicitados pelos trabalhadores;

j) Coligir dados de gestão, relativos a encargos salariais, trabalho extraordinário, ajudas de custo, comparticipações na doença, acidentes de trabalho, abonos complementares, subsídios e outros;

k) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar para despesas com pessoal e às alterações que se mostrem necessárias;

l) Elaborar anualmente o mapa de férias e assegurar a gestão dos procedimentos relativos a férias, faltas e licenças;

m) Garantir o atendimento e a informação aos funcionários no âmbito do serviço.

1.1 - No âmbito da formação:

a) Proceder ao levantamento e diagnóstico das necessidades de formação;

b) Assegurar a actualização dos dados relativos à frequência de acções de formação no ficheiro informático e respectivo processo individual;

c) Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;

d) Assegurar os procedimentos relativos à frequência pelos trabalhadores, de acções de formação, colóquios, sessões de trabalho e similares, não integradas na alínea anterior;

e) Promover a inscrição de trabalhadores em formação externa, após prévia autorização e cabimento da despesa;

f) Assegurar outras funções, que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas.

1.3 - Subunidade de Contabilidade, Aprovisionamento, Património e Gestão de Stocks

Ao responsável pela Subunidade de Contabilidade, Aprovisionamento, Património e Gestão de Stocks, compete a coordenação, orientação e supervisão das actividades desenvolvidas na respectiva subunidade.

1.3.1 - No âmbito da contabilidade:

a) Elaborar os documentos previsionais do Município, suas alterações e revisões que se afigurem necessárias, em conformidade com os objectivos definidos pelo executivo municipal;

b) Elaborar os documentos de prestação de contas;

c) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

d) Recepcionar, registar e conferir os elementos constantes dos documentos de receita e de despesa, arquivando os necessários comprovativos, com vista ao controlo de todos os movimentos de carácter financeiro;

e) Proceder à classificação de documentos e ao seu registo, mantendo em dia o sistema contabilístico do Município;

f) Instruir os processos de candidatura a fundos comunitários e outros, bem como acompanhar a sua execução física e financeira, em parceria com os serviços da Unidade Orgânica Divisão de Obras, Ordenamento do Território e Ambiente;

g) Proceder à regularização das despesas superiormente autorizadas e assegurar a articulação de circuitos e procedimentos com a Tesouraria;

h) Proceder, mensalmente, à elaboração das reconciliações bancárias;

i) Proceder a balanços mensais junto da tesouraria;

j) Arquivar os documentos de receita e despesa;

k) Arquivar os documentos referentes aos processamentos da despesa;

l) Conferir o diário e o resumo diário da tesouraria e proceder à correspondente escrituração;

m) Conferir e promover a regularização das anulações assim como a constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio, nos prazos legais;

n) Remeter ao tribunal de Contas, à Contabilidade Pública e aos demais departamentos centrais ou regionais, os elementos obrigatórios por lei;

o) Emitir certidões das importâncias entregues pela Câmara Municipal a outras entidades;

p) Proceder à emissão e ao cabimento de requisições ao exterior ou de quaisquer outros documentos ou acções geradoras de despesa;

q) Expedir as requisições para os seus destinatários e enviar cópia para o armazém ou para o serviço receptor onde os bens deverão ser entregues;

r) Emitir e controlar facturas, promovendo a respectiva conferência;

s) Efectuar o processamento, a liquidação e o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizado;

t) Proceder ao controlo de prazos e valores das prestações e efectuar, em tempo, o pagamento das despesas creditadas em conta e relativas a empréstimos, locações financeiras ou outros de idêntica natureza;

u) Proceder ao controlo das diferentes contas correntes, nomeadamente de empreiteiros, fornecedores e outras entidades;

v) Promover e fornecer os elementos necessários na preparação dos planos de actividade e orçamentos municipais e respectivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;

w) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação das gerências findas e assegurar o expediente e o arquivo vivo da Subunidade;

x) Proceder à escrituração e controlo do IVA, garantindo a sua contabilização e entrega;

y) Promover o cabimento das despesas consequentes de empreitadas e de fornecimento de bens ou serviços, incluindo pessoal, cativando as respectivas verbas logo que haja despacho ou deliberação para o efeito;

z) Proceder à conferência das guias de receita e sua escrituração na conta corrente de operações de tesouraria, efectuando os procedimentos necessários à transferência atempada das importâncias cobradas e remeter às diversas entidades o comprovativo das importâncias pagas;

aa) Assegurar outras funções, que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas;

1.3.2 - No âmbito do aprovisionamento:

a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;

b) Promover todos os procedimentos referentes à locação e aquisição de bens e serviços;

c) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimentos contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente;

d) Desencadear os procedimentos, de acordo com a natureza e valor previsíveis nos termos da legislação aplicável, quando recebidas as solicitações;

e) Promover a recepção, análise e relatório, conjuntamente com o respectivo júri, das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços;

f) Submeter a despacho superior os relatórios contendo intenções de adjudicação e proceder à subsequente audiência dos interessados;

g) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;

h) Proceder à elaboração de registo/relatórios dos actos de adjudicação nas plataformas/portais competentes;

i) Elaborar e comunicar reportes estatísticos às entidades competentes;

j) Manter actualizados os ficheiros dos fornecedores;

k) Proceder em coordenação com os diversos serviços e de acordo com as previsões do plano de actividades, à avaliação das necessidades de consumo;

l) Satisfazer os pedidos de materiais ou equipamentos não existentes em armazém;

m) Proceder à conferência das facturas em conformidade com as entradas em armazém;

n) Proceder a uma gestão eficiente das encomendas, nomeadamente no que se refere ao prazo de entrega dos materiais;

o) Registar e zelar pelo cumprimento de todos os contratos de manutenção e assistência técnica;

p) Assegurar outras funções, que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas.

1.3.3 - No âmbito do Património e Gestão de Stocks:

a) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do Município e respectiva localização;

b) Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga, as fichas e os mapas de inventário;

c) Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras estabelecidas no POCAL e demais legislação aplicável;

d) Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Manter os registos e os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;

f) Manter actualizados os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como todos os demais bens que, por lei, estão sujeitos a registo;

g) Proceder ao inventário anual

h) Realizar verificações periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

i) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço;

j) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens municipais;

k) Manter actualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do município;

l) Assegurar outras funções que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas;

m) Providenciar a correcta e adequada localização dos bens armazenados;

n) Manter actualizado o ficheiro de stocks (inventário permanente) através do correcto e atempado lançamento dos movimentos de entrada e saída de material, cabendo esta responsabilidade também aos serviços do armazém municipal;

o) Assegurar e avaliar continuamente os níveis de stocks mínimos, stocks de segurança e pontos de encomenda calculados de acordo com os critérios previamente estabelecidos;

p) Aplicar todas as técnicas de gestão de stocks assegurando a sua eficiência e eficácia;

q) Inventariar/conferir periodicamente, com a colaboração do serviço do Armazém Municipal, os bens existentes em armazém;

r) Assegurar o expediente e arquivo da documentação afecta a este serviço.

1.4 - Subunidade Financeira:

Ao responsável pela Subunidade Financeira, compete a coordenação, orientação e supervisão das actividades desenvolvidas na respectiva subunidade.

Compete à subunidade Financeira (tesouraria):

a) Promover a programação da actividade da Subunidade - Tesouraria no que respeita, nomeadamente, a pagamentos a fornecedores e recebimento de receitas;

b) Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais, incluindo a liquidação de juros de mora e outras taxas suplementares;

c) Efectuar todos os pagamentos de despesas, depois e devidamente autorizadas e processadas pela contabilidade;

d) Proceder mensalmente ao pagamento às diversas entidades das contas em operações de tesouraria;

e) Elaborar e remeter à Secção de Contabilidade balancetes diários da caixa, bem como, os documentos, relações de despesa e receita, incluindo títulos de anulação, guia de reposição e outros, escriturados no respectivo diário de tesouraria e resumo diário de tesouraria;

f) Proceder à regularização contabilística das transferências em contas operadas por força das arrecadações das receitas ou pagamento de despesas, nas diversas instituições bancárias;

g) Manter devidamente escriturados todos os livros de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal;

h) Manter devidamente informado o Dirigente da Unidade sobre qualquer anomalia dos serviços de tesouraria;

i) Controlar permanentemente as existências de fundos em dinheiro e contas bancárias;

j) Zelar pela segurança das existências em cofre;

k) Propor e proceder a operações financeiras ao nível da aplicação de disponibilidades, controlar as contas correntes com instituições bancárias e acompanhar a evolução de empréstimos contraídos;

l) Assegurar outras funções, que lhe sejam cometidas, no âmbito das unidades orgânicas.

2 - A Unidade Orgânica Obras, Ordenamento do Território e Ambiente compreende a seguinte subunidade orgânica:

Subunidade de Apoio Administrativo

Ao responsável pela Subunidade de Subunidade de Apoio Administrativo, compete a coordenação, orientação e supervisão das actividades desenvolvidas na respectiva subunidade.

Compete à Subunidade de Apoio Administrativo da Unidade Orgânica Obras, Ordenamento do Território e Ambiente executar as seguintes tarefas:

a) Garantir a execução dos actos de carácter administrativo relativos às diferentes áreas de competência da Divisão de Obras, Ordenamento do Território e Ambiente, nomeadamente a recepção, expediente e arquivo;

b) No âmbito da gestão urbanística, recepcionar, verificar os documentos instrutórios e organizar os processos remetendo-os para apreciação técnica;

c) Ainda no âmbito da gestão urbanística garantir todo o expediente relativo aos processos, nomeadamente organizar e remeter os pedidos de parecer a entidades externas ou internas e as notificações ao requerente ou outros interessados, assim como assegurar a verificação e comunicação dos prazos para resposta ou outros inerentes aos processos;

d) Instruir e organizar os processos para emissão de alvarás ou admissões de comunicações prévias;

e) No âmbito da execução de projectos para a execução de empreitadas de obras públicas assegurar todo o expediente, nomeadamente organizar e remeter os pedidos de parecer a entidades externas e as notificações, agendamento de reuniões ou outros actos à equipa projectista;

f) No âmbito da contratualização de empreitadas de obras públicas, organizar e instruir os processos de formação do contrato e introduzi-los no portal da internet;

g) No âmbito das empreitadas de obras públicas garantir todo o expediente relativo à execução dos contratos, incluindo todas as notificações ao adjudicatário ou outros interessados, a emissão de autos, a marcação de reuniões ou vistorias e ainda assegurar a verificação e comunicação dos prazos e datas agendadas, tudo isto em articulação com a fiscalização designada para cada obra;

h) No âmbito do ordenamento do território garantir todo o expediente relativo ao planeamento, nomeadamente os pedidos de parecer a entidades externas, as notificações dos interessados, o agendamento, marcação ou organização de calendários das equipas ou comissões de acompanhamento dos planos;

i) No âmbito do ordenamento do território a organização dos períodos de consulta pública em articulação com os serviços técnicos e os superiores hierárquicos;

j) No âmbito do ambiente efectuar as verificações da qualidade e tratamento da água de abastecimento público de acordo com o plano e periodicidade estabelecidos, assim como a realização de outras auditorias relativas ao abastecimento de água ou ao saneamento públicos, incluindo o acompanhamento das entidades fornecedoras em alta sempre que tal for necessário;

k) No âmbito do ambiente efectuar e manter organizados a documentação relativa à monitorização do abastecimento de água e saneamento públicos, incluindo a comunicação às entidades externas ou internas;

l) Organizar e manter actualizados todos os arquivos da Divisão;

m) Executar quaisquer outras tarefas que no âmbito das respectivas competências lhe tenham sido solicitadas.

Mais determino, no uso da competência que me é conferida pela alínea a) do n.º 2 do artigo 68.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada e republicada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e para efeitos do previsto no n.º 6 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de Outubro, que se proceda à afectação/ reafectação do pessoal com referência à organização interna dos serviços municipais, aprovada em reunião da Câmara Municipal de 29 de Dezembro de 2010, encontrando-se a mesma publicitada nos locais de estilo.

Aguiar da Beira, 31 de Dezembro de 2010. - O Presidente da Câmara, Augusto Fernando Andrade.

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