Despacho n.º 11275/2026, de 14 de setembro

Despacho n.º 11275/2026

Ao abrigo do disposto na alínea s) do n.º 1 do artigo 37.º dos Estatutos da Universidade do Minho, homologados e alterados pelo Despacho Normativo n.º 15/2021, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 16 de junho, promovida a consulta pública, conforme estabelecido no artigo 110.º, n.º 3, da Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, que aprovou o Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior, na redação atual, e nos artigos 100.º e 101.º, ambos do Código do Procedimento Administrativo, ouvido o Conselho de Gestão, aprovo o Regulamento de Cedência de Utilização Temporária de Espaços para Atividades e Eventos da Universidade do Minho, anexo ao presente despacho e que dele faz parte integrante.

Publique-se no Diário da República.

7 de setembro de 2026. - O Reitor, Prof. Doutor Pedro Miguel Ferreira Martins Arezes.

Regulamento de Cedência de Utilização Temporária de Espaços para Atividades e Eventos da Universidade do Minho

Preâmbulo

Considerando que a Universidade do Minho tem registado um crescimento assinalável quanto à realização de atividades e eventos, impulsionado pela procura crescente das suas ofertas formativas da UMinho, conferentes ou não de grau, projetos de investigação e demais iniciativas de caráter pedagógico, científico, académico, cultural e institucional, ao qual está associada uma diversificação da utilização dos seus espaços e infraestruturas.

Considerando que o património edificado da Universidade do Minho reúne condições técnicas e operacionais adequadas à realização de atividades e eventos de natureza diversa, promovidos por entidades internas e externas.

Considerando que se tem verificado uma procura crescente, por parte de entidades externas, de espaços da UMinho para a realização de atividades e eventos de diferente natureza, dimensão e impacto, revelando esse aumento e diversificação das atividades e eventos a necessidade de adoção de mecanismos de gestão mais eficazes, com um acompanhamento permanente e sistemático e uma gestão eficiente, articulada e sustentável dos espaços universitários.

Considerando que a complexidade dos meios humanos, técnicos e logísticos envolvidos impõe um adequado planeamento e uma articulação interna, orientados para a qualidade, segurança e sustentabilidade da utilização dos espaços da UMinho.

Considerando que os espaços da UMinho constituem um ativo estratégico ao serviço da comunidade académica e podem igualmente, quando compatível com o regular funcionamento da instituição, com a salvaguarda do seu património e com o respeito pela sua missão, objetivos, imagem e prestígio institucional, estar ao serviço da sociedade.

Considerando que importa assegurar maior previsibilidade, transparência e coerência institucional na utilização temporária dos espaços da UMinho, designadamente através do estabelecimento de normas e condições gerais aplicáveis à cedência para utilização temporária de espaços para a realização de atividades e eventos.

Verifica-se a necessidade de proceder à revisão do Regulamento de Utilização dos Espaços da Universidade do Minho, aprovado pelo Despacho RT-18/2017, de 14 de março, atendendo à experiência entretanto acumulada e às alterações organizacionais ocorridas.

Assim, promovida a consulta pública, conforme estabelecido no n.º 3 do artigo 110.º da Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, na redação atual, em harmonia com os normativos consagrados sobre esta matéria no Código do Procedimento Administrativo, em especial nos artigos 100.º, n.º 3, alínea c), e 101.º, nos termos da alínea s) do n.º 1 do artigo 37.º dos Estatutos da Universidade do Minho, ouvido o Conselho de Gestão, é aprovado pelo Reitor o Regulamento de Cedência de Utilização Temporária de Espaços para Atividades e Eventos da Universidade do Minho.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento estabelece as normas e condições gerais aplicáveis à cedência para utilização temporária de espaços da Universidade do Minho, doravante designada por UMinho, para a realização de atividades e eventos.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento aplica-se à cedência para utilização temporária dos espaços identificados no Anexo I, bem como de outros espaços cuja cedência venha a ser autorizada para a realização de atividades e eventos.

2 - O presente Regulamento aplica-se às atividades e eventos promovidos por:

a) Órgãos de governo e de gestão da Universidade, incluindo a equipa reitoral;

b) Unidades orgânicas, unidades de serviços, unidades culturais e unidades diferenciadas da UMinho;

c) Entidades participadas ou associadas da UMinho;

d) Associações, organizações estudantis ou estruturas académicas da UMinho;

e) Quaisquer membros da comunidade académica da UMinho;

f) Entidades externas, públicas ou privadas, pessoas singulares ou coletivas.

3 - Excluem-se do âmbito do presente Regulamento os espaços sujeitos a regime próprio de utilização, sem prejuízo da aplicação subsidiária do presente Regulamento, com as necessárias adaptações.

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a) Entidade - a pessoa singular ou coletiva responsável pela apresentação do pedido de cedência para utilização temporária de espaços da UMinho e, em caso de autorização, pelo cumprimento das respetivas condições de utilização;

b) Enquadramento institucional - o reconhecimento efetuado pela UMinho relativamente à relevância institucional de determinada atividade ou evento, para efeitos de apoio à decisão sobre a autorização da utilização temporária dos espaços e eventual atribuição de condições específicas de utilização;

c) Especial relevância institucional - a qualificação atribuída a atividades ou eventos que, pela sua natureza, impacto ou interesse institucional, possam justificar a atribuição de condições específicas de utilização temporária dos espaços, designadamente a redução ou isenção do respetivo preço;

d) Espaços - todas as áreas, instalações e edifícios pertencentes à UMinho ou por esta utilizados, a qualquer título, suscetíveis de cedência para utilização temporária destinada à realização de atividades e eventos.

Artigo 4.º

Regime geral de utilização temporária dos espaços

1 - Os espaços da UMinho destinam-se à realização de atividades e eventos compatíveis com a missão, objetivos, atribuições, princípios, áreas de atuação, prioridades estratégicas, imagem e prestígio institucional da Universidade.

2 - Para efeitos do presente Regulamento consideram-se abrangidos, designadamente, atividades e eventos, com ou sem fins lucrativos, de natureza académica, científica, pedagógica, cultural, artística, desportiva, recreativa, institucional, social ou de extensão universitária, incluindo ações de formação, conferências, congressos, colóquios, seminários, jornadas, encontros, workshops, convenções, exposições, cerimónias, concertos, debates e espetáculos.

3 - Os espaços da UMinho destinam-se prioritariamente à realização de atividades e eventos promovidos pelas entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2, alíneas a) a e), do presente Regulamento.

4 - Os espaços podem ser objeto de cedência para utilização temporária por entidades externas, desde que sejam respeitadas as condições técnicas e operacionais dos espaços, salvaguardando o regular funcionamento da Universidade e cumpridas as disposições constantes do presente Regulamento e demais normas aplicáveis.

CAPÍTULO II

ATIVIDADES E EVENTOS

Artigo 5.º

Formas de utilização

1 - A cedência para utilização temporária dos espaços da UMinho observa diferentes procedimentos, condições de utilização e regimes de autorização, em função da tipologia das atividades e eventos a realizar e da sua natureza interna, externa ou mista.

2 - A qualificação da atividade ou evento é efetuada, no âmbito da apreciação do pedido de cedência para utilização temporária, tendo em consideração, nomeadamente:

a) A natureza da atividade ou evento;

b) A forma de financiamento;

c) O enquadramento institucional;

d) Os elementos constantes do pedido apresentado.

Artigo 6.º

Tipologia de atividades e eventos

Para efeitos do presente Regulamento, distinguem-se as seguintes tipologias de utilização:

a) Atividades letivas - as atividades decorrentes do regular funcionamento das ofertas formativas da UMinho, conferentes ou não de grau, nomeadamente, cursos de licenciatura, mestrado, doutoramento, formação especializada, estudos avançados e demais atividades de ensino e aprendizagem;

b) Atividades e eventos de natureza interna - as atividades e eventos promovidos pelas entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2, alíneas a) a e), desde que não contemplem colaboração externa ou qualquer financiamento externo, patrocínio, apoio comercial, cobrança de inscrições ou outras formas de comparticipação financeira;

c) Atividades e eventos de natureza mista - as atividades e eventos promovidos por entidades participadas ou associadas, que envolvam, direta ou indiretamente, financiamento externo, patrocínio, apoio comercial, cobrança de inscrições ou outras formas de comparticipação financeira;

d) Atividades e eventos de natureza externa com enquadramento institucional - as atividades e eventos promovidos por entidades externas que, pela sua natureza, dimensão, impacto ou relevância institucional, beneficiem de enquadramento institucional reconhecido pela UMinho, nos termos previstos no presente Regulamento, podendo ser coorganizadas ou desenvolvidas com o apoio ou participação da UMinho;

e) Atividades e eventos de natureza externa sem enquadramento institucional - as atividades e eventos promovidos por entidades externas que não beneficiem do enquadramento institucional previsto na alínea anterior.

Artigo 7.º

Enquadramento institucional

1 - A atividade ou evento promovido por entidade externa pode beneficiar de enquadramento institucional específico sempre que a respetiva natureza, dimensão ou impacto o justifique, sendo a respetiva apreciação efetuada tendo em conta, designadamente, os seguintes critérios:

a) Contributo para a valorização científica, académica, cultural, social ou económica da atividade ou evento;

b) Impacto na projeção institucional da UMinho a nível local, regional, nacional ou internacional;

c) Envolvimento, direto ou indireto, da comunidade académica da UMinho;

d) Contributo para a promoção da cooperação institucional e da interação da Universidade com a sociedade e o território;

e) Existência de parcerias institucionais ou empresariais relevantes;

f) Adequação da atividade ou evento às infraestruturas disponíveis e aos recursos existentes;

g) Compatibilidade da atividade ou evento com o regular funcionamento da Universidade.

2 - A atribuição do enquadramento institucional a determinada atividade ou evento depende de parecer do membro da equipa reitoral com pelouro(s) associado(s) à natureza da atividade ou evento.

3 - As atividades e eventos a que seja reconhecido o enquadramento institucional podem beneficiar de condições específicas de utilização temporária dos espaços, designadamente, redução do preço de utilização temporária dos espaços.

Artigo 8.º

Atividades e eventos de especial relevância institucional

1 - Podem ser consideradas atividades e eventos de especial relevância institucional aqueles que reúnam, pelo menos, um dos seguintes requisitos:

a) Envolvam entidades públicas ou privadas de reconhecida relevância nacional ou internacional;

b) Promovam a cooperação institucional, científica ou cultural com impacto duradouro;

c) Apresentem impacto significativo a nível regional, nacional ou internacional;

d) Contribuam para a afirmação estratégica e projeção institucional da UMinho.

2 - Na apreciação da especial relevância institucional devem ser ponderados, designadamente:

a) O contributo da atividade ou evento para a missão, estratégia e projeção institucional da UMinho;

b) A relevância científica, académica, cultural, social ou territorial da atividade ou evento;

c) A existência de parcerias institucionais ou protocolos de cooperação;

d) A atribuição de condições especiais de participação ou acesso à comunidade académica da UMinho;

e) A natureza não lucrativa ou de reconhecido interesse público da entidade.

3 - Na apreciação prevista nos números anteriores não existe hierarquia entre os critérios aplicáveis, devendo a decisão resultar de uma ponderação global do interesse institucional da atividade ou evento, da compatibilidade com o regular funcionamento da Universidade e da disponibilidade dos recursos necessários.

4 - A decisão sobre o reconhecimento de especial relevância institucional compete ao Administrador, sendo precedida de parecer do membro da equipa reitoral com pelouro(s) associado(s) à natureza da atividade ou evento.

5 - O pedido de reconhecimento de especial relevância institucional deve ser apresentado pela entidade conjuntamente com o pedido de cedência para utilização temporária de espaços, devidamente fundamentado e com antecedência mínima de 15 (quinze) dias úteis relativamente à data prevista para o início da atividade ou evento.

6 - Em caso de indeferimento do pedido de reconhecimento de especial relevância institucional, a entidade pode, no prazo de 3 (três) dias úteis a contar da receção da notificação da decisão, apresentar reclamação sem efeito suspensivo junto do Administrador, com indicação expressa dos fundamentos de facto e de direito que a fundamentam.

7 - As atividades e eventos reconhecidos como de especial relevância institucional podem beneficiar de condições específicas de utilização temporária dos espaços, designadamente:

a) Isenção ou redução do preço de utilização temporária dos espaços;

b) Articulação institucional e protocolar específica;

c) Apoio na comunicação institucional;

d) Condições diferenciadas de acolhimento;

e) Acompanhamento institucional da atividade ou evento.

8 - O reconhecimento de especial relevância institucional não prejudica a aplicação das demais disposições do presente Regulamento.

Artigo 9.º

Atividades e eventos excluídos

1 - Não pode ser autorizada a cedência para utilização temporária de espaços da UMinho para a realização de atividades e eventos, que:

a) Tenham natureza exclusivamente político-partidária, eleitoral ou religiosa;

b) Promovam ou incentivem a insegurança, a violência, a intolerância, a discriminação, o discurso de ódio ou práticas contrárias aos princípios fundamentais do Estado de Direito Democrático;

c) Impliquem riscos não mitigáveis para a segurança de pessoas e bens e para o património da Universidade;

d) Sejam inadequados às características técnicas, operacionais ou funcionais dos espaços pretendidos, podendo comprometer a segurança ou a conservação das instalações, equipamentos ou materiais;

e) Comprometam, de forma significativa, o normal funcionamento da Universidade.

2 - O disposto na alínea a) do número anterior não impede a realização de atividades e eventos que envolvam representantes de partidos políticos, candidatos, confissões religiosas ou outras entidades de natureza política ou religiosa, desde que:

a) Se integrem em atividades e eventos alinhados com a missão, objetivos, atribuições, princípios, áreas de atuação e prioridades estratégicas da UMinho;

b) Assumam natureza académica, científica, cultural ou institucional;

c) Observem os princípios da liberdade académica, da não discriminação, do pluralismo, promoção do pensamento crítico e da preservação da neutralidade e imagem institucional da UMinho.

3 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, não podem ser autorizadas atividades ou eventos destinados, designadamente, à realização de comícios, congressos partidários, ações de campanha eleitoral, iniciativas de apresentação de candidaturas e mobilização eleitoral ou outras atividades de idêntica natureza.

CAPÍTULO III

PROCEDIMENTO

Artigo 10.º

Pedido de cedência para utilização temporária de espaços

1 - Os pedidos de cedência para utilização temporária dos espaços da UMinho identificados no Anexo I são efetuados mediante o preenchimento de formulário próprio disponibilizado na Intranet e no sítio institucional da UMinho.

2 - Os pedidos de cedência para utilização temporária dos espaços, qualquer que seja a sua natureza, devem ser submetidos através do endereço de correio eletrónico reservas.espacos@usgci.uminho.pt, sem prejuízo de outros meios eletrónicos que venham a ser definidos pela UMinho.

3 - O pedido deve ser apresentado, sempre que possível, com antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis relativamente à data prevista para o início da utilização temporária dos espaços.

4 - O pedido deve conter os elementos necessários à apreciação da atividade ou evento, designadamente:

a) Identificação da entidade e do responsável pela atividade ou evento;

b) Indicação da tipologia da atividade ou evento e, quando aplicável, do enquadramento institucional solicitado;

c) Descrição detalhada e finalidade da atividade ou evento;

d) Datas, horários e duração da utilização pretendida;

e) Número previsível de participantes;

f) Identificação do(s) espaço(s) pretendido(s);

g) Indicação do(s) equipamento(s), serviço(s) complementar(es) e apoio técnico necessário(s);

h) Necessidades de estacionamento, cargas e descargas ou controlo de acessos;

i) Pedido de isenção ou redução do preço de utilização temporária dos espaços, quando aplicável;

j) Identificação de entidades parceiras, patrocinadoras ou financiadoras, quando aplicável.

5 - Podem ser solicitados esclarecimentos ou elementos adicionais sempre que tal se revele necessário à apreciação do pedido.

6 - Os espaços a utilizar podem ser visitados pelos interessados, mediante marcação prévia junto da Unidade de Serviços de Gestão dos Campi e Infraestruturas (USGCI), sempre que tal se revele necessário à adequada preparação da atividade ou evento, não podendo ser posteriormente invocadas desconformidades que pudessem ter sido verificadas nessa observação.

7 - O pedido apresentado fora do prazo previsto no n.º 3 pode ser indeferido por extemporaneidade.

8 - O pedido de marcação de salas destinadas a atividades letivas deve ser dirigido à Unidade de Serviços de Apoio às Atividades de Educação (USAAE), nos termos dos procedimentos internos aplicáveis.

Artigo 11.º

Competência e formalização

1 - A gestão dos pedidos de cedência para utilização temporária dos espaços da UMinho identificados no Anexo I para atividades e eventos de natureza interna compete à USGCI.

2 - A cedência para utilização temporária dos espaços para atividades e eventos de natureza mista ou externa, com ou sem enquadramento institucional, encontra-se sujeita a autorização do Administrador, reservando-se a UMinho o direito de não autorizar a cedência, nos termos previstos no presente Regulamento.

3 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, a cedência para utilização temporária dos espaços para atividades e eventos de natureza externa carece de formalização mediante contrato, protocolo, auto de cedência e de aceitação ou outro documento escrito adequado.

4 - Os espaços da UMinho que não estejam identificados no Anexo I podem ser cedidos para a realização de atividades e eventos, desde que a utilização seja compatível com as disposições do presente Regulamento e não prejudique o regular funcionamento da unidade responsável pelo respetivo uso.

5 - A cedência para utilização temporária dos espaços referidos no número anterior compete ao Administrador, mediante parecer prévio da unidade responsável pelo respetivo uso regular, a qual pode definir condições específicas de utilização, em função dos recursos humanos e materiais disponíveis.

6 - A utilização temporária frequente de espaços da UMinho por entidades externas pode ser objeto de protocolo específico que estabeleça condições próprias de utilização, incluindo eventuais reduções ou isenções de custos.

7 - A preparação técnica, logística e operacional dos espaços utilizados para atividades e eventos é assegurada pela USGCI de acordo com as necessidades identificadas no pedido de cedência de utilização temporária.

Artigo 12.º

Indeferimento e condicionamento

1 - A cedência para utilização temporária dos espaços pode ser recusada ou condicionada quando se verifique:

a) Que a atividade ou evento integra o disposto no artigo 9.º do presente Regulamento;

b) Indisponibilidade de espaços, equipamentos ou recursos necessários;

c) Insuficiência de meios humanos, técnicos ou operacionais necessários ao apoio da atividade ou evento;

d) Incompatibilidade com o regular funcionamento da Universidade;

e) Incumprimento das disposições constantes do presente Regulamento ou de outras normas aplicáveis.

2 - Sempre que possível, deve privilegiar-se a adaptação da atividade ou evento às condições existentes, em detrimento do indeferimento.

3 - Em caso de indeferimento do pedido ou autorização de utilização condicionada, a entidade pode, no prazo de 3 (três) dias úteis a contar da receção da notificação da decisão, apresentar reclamação sem efeito suspensivo junto do Administrador, com indicação expressa dos fundamentos de facto e de direito que a fundamentam.

4 - O indeferimento ou a autorização de utilização condicionada não confere à entidade qualquer direito a indemnização.

CAPÍTULO IV

REGIME FINANCEIRO

Artigo 13.º

Preço e custos

1 - A cedência para utilização temporária dos espaços da UMinho identificados no Anexo I implica o pagamento do preço, nos termos da tabela de preços fixada pelo Conselho de Gestão.

2 - O preço associado à utilização temporária dos espaços inclui os equipamentos existentes no respetivo espaço e a assistência técnica prestada por técnicos da UMinho durante o horário normal de trabalho aplicável ao pessoal não docente e não investigador, internamente designado por pessoal técnico, administrativo e de gestão da UMinho.

3 - O preço pela utilização temporária do espaço é reduzido em 50 (cinquenta) % no caso de reservas de duração correspondente a meio dia de utilização.

4 - A tabela referida no n.º 1 pode ser objeto de atualização a qualquer momento pelo Conselho de Gestão, sendo aplicáveis os valores em vigor à data da autorização da cedência para utilização temporária do espaço.

5 - Os custos relativos a equipamentos e serviços complementares constam de tabela própria aprovada pelo Conselho de Gestão ou, quando não exista valor previamente fixado, são determinados mediante orçamento elaborado pelo Administrador e sujeito a aprovação do Conselho de Gestão, acrescendo ao preço de utilização do espaço.

6 - Os custos relativos ao apoio técnico necessário à realização da atividade ou evento são determinados pelos serviços competentes da UMinho, com base na informação constante do pedido de cedência e tendo em consideração, designadamente, o número de espaços envolvidos, o número previsível de participantes, a natureza da atividade ou evento, bem como os respetivos horários e duração.

7 - Os custos referidos no número anterior são comunicados à entidade antes da confirmação da cedência para utilização temporária.

8 - Os custos associados a serviços adicionais de comunicações eletrónicas constam de tabela aprovada pelo Conselho de Gestão, acrescendo, quando aplicável, ao preço pela utilização temporária do espaço.

9 - O custo aplicável à cedência para utilização de lugares de estacionamento consta de tabela fixada pelo Conselho de Gestão, acrescendo, quando aplicável, ao preço devido pela utilização temporária do espaço.

10 - Sempre que as atividades ou eventos sejam promovidos por entidades externas, aos valores aplicáveis acresce IVA à taxa legal em vigor, quando devido nos termos legais.

Artigo 14.º

Pagamento e condições financeiras

1 - A utilização dos espaços por entidades externas fica sujeita ao pagamento antecipado do preço da cedência para utilização temporária dos espaços e dos custos relativos aos equipamentos, serviços complementares e demais serviços associados.

2 - O pagamento integral deve ser efetuado, através de transferência bancária, até 48 (quarenta e oito) horas antes do início da atividade ou evento, sob pena de não serem disponibilizados os espaços.

3 - O comprovativo de pagamento deve ser remetido para o endereço eletrónico:

reservas.espacos@usgci.uminho.pt.

4 - No caso das atividades e eventos de natureza mista, os pagamentos devem ser efetuados para a dimensão indicada no ato de confirmação da reserva, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis após a realização da atividade ou evento, tendo por referência as condições previamente autorizadas e os serviços efetivamente usufruídos.

Artigo 15.º

Isenções e reduções

1 - A isenção ou redução do preço de utilização temporária dos espaços relativamente a atividades de natureza mista ou externa depende do cumprimento dos pressupostos de especial relevância institucional previstos no presente Regulamento, não existindo direito automático à respetiva atribuição.

2 - A redução do preço de utilização temporária dos espaços pode ser atribuída a atividades ou eventos que beneficiem de enquadramento institucional, nos termos do presente Regulamento, não existindo direito automático à respetiva atribuição.

3 - O pagamento do preço de utilização temporária dos espaços pode ser total ou parcialmente dispensado, nos casos de especial relevância institucional, mediante deliberação do Conselho de Gestão, sempre que o interesse institucional da UMinho o justifique.

4 - A proposta de atribuição de isenções ou reduções a submeter a deliberação do Conselho de Gestão compete ao Administrador, podendo, quando aplicável, ser ouvido o membro da equipa reitoral com pelouro associado à natureza da atividade ou evento.

5 - A isenção ou redução do preço de utilização temporária dos espaços não abrange os encargos relativos a equipamentos, serviços complementares ou outros serviços especificamente necessários à realização da atividade ou evento, os quais devem ser suportados pela entidade.

6 - As atividades e eventos de natureza interna encontram-se isentas exclusivamente do pagamento do preço relativo à utilização temporária dos espaços, sem prejuízo dos encargos referidos no número anterior.

7 - Os protocolos, acordos de cooperação ou outros instrumentos celebrados entre a Universidade e entidades externas podem prever condições específicas de redução ou isenção do preço de utilização temporária dos espaços, desde que previamente autorizados pelo Conselho de Gestão.

Artigo 16.º

Caução

1 - A UMinho pode exigir a prestação de caução até ao limite de 10 (dez) % do valor devido pela utilização temporária dos espaços, devendo essa exigência ser comunicada no momento da autorização da cedência.

2 - A falta de prestação da caução nos termos fixados pela UMinho pode determinar a não disponibilização dos espaços.

3 - A caução é devolvida após a realização da atividade ou evento, desde que se verifique o cumprimento das condições autorizadas e a inexistência de danos ou valores em dívida.

4 - Sempre que se verifiquem danos nas instalações ou equipamentos da UMinho, incumprimento das condições autorizadas ou valores em dívida, a UMinho pode proceder à retenção total ou parcial da caução.

CAPÍTULO V

CONDIÇÕES GERAIS DE UTILIZAÇÃO TEMPORÁRIA DOS ESPAÇOS

Artigo 17.º

Horários e utilização extraordinária

1 - Para efeitos do presente Regulamento, consideram-se períodos normais de utilização os correspondentes ao horário normal de funcionamento dos serviços da UMinho durante o período letivo.

2 - A utilização temporária dos espaços fora dos períodos referidos no número anterior, designadamente em horário extraordinário de segunda-feira a sexta-feira entre as 17:30 horas e as 09:00 horas do dia seguinte, aos sábados, domingos, feriados ou durante os períodos de interrupção da atividade letiva, depende da disponibilidade dos recursos humanos, técnicos e operacionais necessários ao apoio da atividade ou evento, podendo determinar a aplicação de custos adicionais.

3 - Os espaços identificados no Anexo I podem encontrar-se total ou parcialmente indisponíveis durante os períodos de interrupção da atividade letiva, férias previstas no calendário letivo, designadamente durante o mês de agosto, realização de obras, operações de manutenção ou outras circunstâncias devidamente fundamentadas.

Artigo 18.º

Utilização temporária dos espaços

1 - A utilização temporária dos espaços da UMinho é autorizada exclusivamente para as finalidades constantes da autorização concedida, não podendo ser transmitida a terceiros sem autorização prévia da UMinho.

2 - A utilização temporária dos espaços deve respeitar as disposições do presente Regulamento, as normas internas de funcionamento da UMinho e quaisquer orientações transmitidas pelos serviços competentes.

3 - Os espaços e equipamentos disponibilizados devem ser utilizados de forma diligente e adequada, não podendo ser comprometidos o seu funcionamento, conservação ou integridade.

4 - A entidade é responsável pelo cumprimento das condições constantes da autorização concedida e das normas aplicáveis durante todo o período de utilização temporária dos espaços, devendo assegurar a manutenção da ordem no espaço, incluindo por parte dos participantes e demais intervenientes na atividade ou evento.

5 - A entidade externa é responsável pela obtenção das licenças, autorizações ou direitos legalmente exigidos para a realização da atividade ou evento, quando aplicável.

6 - A entidade externa é responsável pela contratação dos seguros legalmente exigidos ou adequados à natureza, dimensão e risco associado à atividade ou evento.

7 - A entidade é responsável pela obtenção das autorizações e consentimentos legalmente exigidos para a captação, gravação ou difusão de imagem, som ou conteúdos audiovisuais no âmbito da atividade ou evento.

8 - A utilização temporária dos espaços não confere qualquer direito de exclusividade sobre áreas, acessos, equipamentos ou serviços não incluídos na autorização concedida.

9 - Não é permitido o serviço de refeições nos espaços utilizados para a realização da atividade ou evento, incluindo almoços, jantares ou quaisquer serviços que impliquem a instalação de mesas e cadeiras, salvo autorização expressa da UMinho.

Artigo 19.º

Segurança e conservação

1 - A utilização temporária dos espaços deve salvaguardar a segurança de pessoas e bens, bem como a preservação dos espaços e equipamentos da UMinho.

2 - Durante a utilização temporária dos espaços da UMinho não é permitida a:

a) Realização de intervenções, perfurações, fixações permanentes ou quaisquer alterações suscetíveis de danificar os espaços ou equipamentos;

b) Utilização de paredes, portas, vidros, caixilharias, pavimentos ou outros elementos estruturais para fixação de materiais ou equipamentos suscetíveis de causar danos;

c) Utilização de soluções de colagem, montagem ou fixações temporárias suscetíveis de comprometer a integridade das superfícies utilizadas.

3 - É proibido fumar no interior das instalações da UMinho, sem prejuízo das zonas especificamente autorizadas para o efeito.

4 - O consumo de alimentos e bebidas apenas é permitido nos espaços autorizados pela UMinho para o efeito.

5 - Por razões de segurança, a UMinho pode limitar ou impedir a entrada ou permanência de participantes nos espaços utilizados, incluindo participantes devidamente inscritos, sempre que seja ultrapassada a lotação autorizada para o espaço, quando esteja em causa a segurança de pessoas e bens, ocorram perturbações da organização, funcionamento ou desenvolvimento da atividade ou evento ou tal se revele necessário para salvaguarda do regular funcionamento da Universidade.

6 - Para efeitos de segurança e controlo de acessos, a entidade deve facultar, sempre que solicitado, a identificação dos elementos da organização e os respetivos horários de entrada e saída.

7 - A UMinho pode aprovar normas técnicas, orientações operacionais ou procedimentos complementares relativos à utilização temporária dos espaços abrangidos pelo presente Regulamento, designadamente em matéria de segurança, emergência, utilização de equipamentos, montagem de estruturas, controlo de acessos, circulação de pessoas e preservação dos espaços, as quais devem ser observadas pela entidade e demais intervenientes na atividade ou evento, quando aplicável.

Artigo 20.º

Equipamentos e serviços complementares

1 - A entidade deve indicar no formulário os equipamentos e serviços complementares necessários à realização da atividade ou evento.

2 - A caracterização dos equipamentos existentes em cada espaço consta do Anexo II ao presente Regulamento.

3 - Para além dos equipamentos existentes em cada espaço, podem ser disponibilizados os equipamentos identificados no Anexo III, mediante solicitação no formulário e sujeita a confirmação de disponibilidade.

4 - Para efeitos do previsto no presente Regulamento, consideram-se serviços complementares, designadamente, catering, gravação de eventos, streaming, videoconferência e outros serviços técnicos especializados.

5 - Caso a entidade pretenda que a UMinho assegure serviços de gravação, streaming, videoconferência ou outros serviços técnicos especializados, tal necessidade deve ser previamente indicada no formulário ou comunicada através de correio eletrónico, sendo os respetivos custos suportados pela entidade.

6 - Sempre que a entidade recorra a serviços prestados por entidades externas, essa circunstância deve ser previamente comunicada aos serviços competentes, para efeitos de articulação logística e controlo de acessos.

7 - A utilização de equipamentos, mobiliário ou outros bens móveis integrados nos espaços cedidos que não se encontrem sob gestão direta da USGCI, ou que se encontrem afetos a outras unidades, depende de autorização prévia do responsável pela sua gestão.

Artigo 21.º

Utilização de equipamentos e condições técnicas

1 - A utilização de equipamentos elétricos, técnicos, audiovisuais ou informáticos próprios da entidade depende de comunicação prévia no formulário, encontrando-se sujeita a autorização pelos serviços competentes da UMinho.

2 - A entidade deve assegurar que os equipamentos próprios por si utilizados:

a) Se encontram em adequadas condições de funcionamento e segurança;

b) São compatíveis com as infraestruturas existentes;

c) Não colocam em risco pessoas, instalações ou equipamentos da UMinho.

3 - O acesso às régies, bem como o manuseamento dos equipamentos técnicos aí existentes, apenas pode ocorrer na presença de técnico credenciado ou devidamente autorizado pela UMinho.

4 - Os espaços identificados no Anexo I não se encontram, em regra, preparados para atividades ou eventos que exijam potências elétricas elevadas ou soluções técnicas de especial complexidade, sem prejuízo das condições técnicas específicas do Auditório Nobre do Campus de Azurém.

Artigo 22.º

Acesso à Internet e comunicações eletrónicas

1 - Os espaços disponibilizados para utilização temporária encontram-se, em regra, equipados com acesso à Internet.

2 - A disponibilização de acesso à internet ou de outros serviços de comunicações eletrónicas deve ser solicitada no formulário, ficando sujeito a validação pela Unidade de Serviços de Sistemas de Informação e Comunicações (USSIC).

3 - A utilização das redes e infraestruturas tecnológicas da UMinho deve respeitar as normas internas de segurança informática em vigor na Universidade.

Artigo 23.º

Estacionamento e acessos

1 - Os espaços identificados no Anexo I dispõem, em regra, de áreas de estacionamento adjacentes, com exceção do Salão Medieval, do Salão Nobre do Largo do Paço e dos espaços inseridos no Edifício dos Congregados.

2 - A entidade pode solicitar autorização para utilização de zonas de cargas e descargas, para efeitos de montagem ou desmontagem da atividade ou evento, devendo indicar essa necessidade no respetivo formulário.

3 - O acesso de viaturas aos campi e parques de estacionamento da UMinho depende, quando aplicável, da comunicação prévia da identificação das viaturas e respetivos utilizadores para o endereço reservas.espacos@usgci.uminho.pt.

4 - A entidade pode solicitar a reserva temporária de lugares de estacionamento nos parques adjacentes aos espaços identificados no Anexo I, assinalados no Anexo IV.

5 - A cedência temporária de lugares de estacionamento aos sábados, domingos e feriados beneficia de redução de 50 (cinquenta) % do custo aplicável.

6 - À circulação e estacionamento de viaturas nos campi e parques de estacionamento da UMinho aplicam-se as disposições constantes da regulamentação interna em vigor.

CAPÍTULO VI

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E IMAGEM

Artigo 24.º

Articulação e acompanhamento institucional

1 - Sempre que as atividades ou eventos envolvam entidades oficiais, representação institucional relevante ou convidados protocolares, a entidade deve comunicar previamente essa circunstância ao Administrador, preferencialmente com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis.

2 - As atividades e eventos de natureza externa com enquadramento institucional, nos termos do presente Regulamento, podem ficar sujeitos a orientações institucionais específicas, designadamente em matéria de articulação institucional, protocolo, comunicação institucional e utilização da imagem da UMinho.

Artigo 25.º

Comunicação institucional

1 - As atividades e eventos abrangidos pelo presente Regulamento devem respeitar as orientações e normas aplicáveis em matéria de comunicação institucional da UMinho.

2 - Sempre que a relevância institucional da atividade ou evento o justifique, pode ser promovida articulação com os serviços competentes da UMinho em matéria de comunicação institucional, designadamente para efeitos de divulgação, comunicação conjunta ou acompanhamento institucional.

3 - A articulação referida no número anterior não confere à entidade qualquer direito automático à utilização dos canais institucionais de comunicação da UMinho.

Artigo 26.º

Utilização do nome, marca e imagem da UMinho

1 - A utilização do nome, logótipo, identidade visual ou quaisquer outros elementos distintivos da UMinho por entidades externas depende de autorização prévia, nos termos das normas internas aplicáveis.

2 - A autorização referida no número anterior pode ficar sujeita ao cumprimento de orientações específicas em matéria de comunicação institucional e utilização da imagem da UMinho.

3 - A utilização indevida dos elementos distintivos da UMinho pode determinar a revogação da autorização de utilização temporária dos espaços, sem prejuízo de outras consequências legalmente admissíveis.

Artigo 27.º

Exposições

1 - Os espaços da UMinho podem ser utilizados, a título temporário, para exposições associadas ou não a atividades ou eventos, desde que observem as disposições constantes do presente Regulamento e sejam previamente autorizadas pelo Administrador.

2 - Os organizadores das exposições não podem ceder a terceiros o direito de ocupação dos espaços, nem promover ou permitir a realização de atividades, ações promocionais ou divulgação de materiais que não tenham sido previamente autorizados.

3 - O pedido de utilização temporária para exposições deve identificar, designadamente:

a) O tema da exposição;

b) Os materiais, equipamentos ou suportes a utilizar;

c) A forma de instalação ou exposição dos materiais;

d) O período de permanência da exposição;

e) Os períodos previstos para montagem e desmontagem;

f) As necessidades técnicas, logísticas ou operacionais associadas;

g) Outros elementos considerados relevantes para apreciação do pedido.

4 - A entidade é responsável pela montagem, desmontagem e remoção dos materiais utilizados, devendo assegurar a reposição do espaço nas condições em que o encontrou.

5 - Não é permitida a afixação, pintura, colagem ou instalação de materiais, publicidade ou outros elementos em paredes, portas, painéis, vidros, pavimentos ou demais elementos suscetíveis de danificar os espaços da UMinho.

6 - A afixação de materiais expositivos, cartazes, sinalética ou outros meios de divulgação apenas pode ser efetuada nos suportes ou locais autorizados pela UMinho, designadamente biombos ou outras estruturas disponibilizadas para o efeito, nos termos do Anexo V, devendo tal solicitação ser efetuada no formulário.

7 - Sempre que uma atividade ou evento inclua exposições a decorrer em simultâneo, zonas de acolhimento dos participantes, apoio logístico ao evento, serviços de catering simples ou coffee-breaks ou outras utilizações complementares dos espaços, essas utilizações devem constar do formulário, ficando sujeitas a autorização prévia.

8 - A criação de zonas de refeições estruturadas ou a realização de atividades promocionais que envolvam distribuição de produtos alimentares depende de autorização expressa do Administrador e fica condicionada aos espaços especificamente indicados para o efeito, em função da organização interna, segurança e livre circulação de pessoas.

9 - A exposição de viaturas, equipamentos de grandes dimensões ou estruturas de natureza comercial nos espaços da UMinho depende de autorização expressa do Administrador.

CAPÍTULO VII

RESPONSABILIDADE E INCUMPRIMENTO

Artigo 28.º

Responsabilidade

1 - A UMinho não se responsabiliza por quaisquer furtos, extravios ou danos ocorridos em bens pertencentes à entidade, participantes ou terceiros durante a realização das atividades ou eventos.

2 - A entidade é responsável pelos danos causados nas instalações, equipamentos ou demais património da UMinho durante o período de utilização temporária dos espaços, ainda que causados por participantes ou terceiros associados à atividade ou evento.

3 - A vigilância, segurança, abertura e encerramento de edifícios, limpeza e higiene dos espaços regem-se pelas normas internas e procedimentos em vigor.

Artigo 29.º

Incumprimento

1 - Constitui incumprimento do presente Regulamento a violação das condições de utilização autorizadas, bem como das disposições regulamentares aplicáveis.

2 - Consideram-se, designadamente, situações de incumprimento:

a) A utilização temporária dos espaços para finalidade diversa da autorizada;

b) A realização de atividades ou eventos não incluídos no pedido aprovado;

c) O incumprimento das regras de segurança, utilização ou conservação dos espaços;

d) A utilização de equipamentos ou serviços não autorizados;

e) A ultrapassagem da lotação autorizada dos espaços;

f) A permanência nos espaços para além dos horários autorizados;

g) A prestação de informações falsas ou inexatas no pedido.

3 - A verificação de incumprimento confere à UMinho o direito de:

a) Determinar a cessação imediata da utilização temporária dos espaços, sem necessidade de pré-aviso;

b) Suspender ou interromper a atividade ou evento;

c) Imputar à entidade os prejuízos decorrentes do incumprimento;

d) Reter total ou parcialmente a caução prestada, quando aplicável;

e) Recusar futuras utilizações de espaços pela entidade, em função da gravidade ou reiteração do incumprimento.

4 - O disposto no presente artigo não prejudica a responsabilidade civil, contraordenacional ou outra que seja legalmente aplicável.

CAPÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 30.º

Proteção de dados pessoais

1 - Os dados pessoais da entidade e dos respetivos representantes, bem como os constantes de documentos apresentados no âmbito dos procedimentos previstos no presente Regulamento, são tratados pela UMinho, na qualidade de responsável pelo tratamento, em conformidade com as disposições do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (RGPD).

2 - Os documentos e elementos de suporte aos procedimentos são de acesso reservado aos órgãos e unidades da UMinho com competências na instrução, apreciação, gestão e decisão dos pedidos, não sendo divulgados a terceiros, salvo nos casos legalmente previstos ou quando tal seja necessário para cumprimento de obrigação legal ou determinação de autoridade competente.

3 - Os dados pessoais recolhidos e tratados destinam-se a fins de instrução, apreciação, decisão, gestão, execução, acompanhamento e controlo dos procedimentos de cedência para utilização temporária dos espaços da UMinho, bem como, quando aplicável, à salvaguarda da segurança de pessoas e bens e ao controlo de acessos, podendo os espaços abrangidos pelo presente Regulamento dispor de sistemas de videovigilância devidamente sinalizados e em conformidade com a legislação aplicável, tendo como fundamento de licitude a realização de diligências pré-contratuais e contratuais, o cumprimento de obrigações jurídicas a que a UMinho se encontre adstrita, bem como o exercício de funções de interesse público, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alíneas b), c) e e), respetivamente, do RGPD.

4 - Os dados pessoais são conservados pelo período necessário à prossecução das finalidades referidas no número anterior, mantendo-se, após esse período, pelo prazo legalmente exigido ou enquanto subsistirem obrigações legais ou direitos dele emergentes.

5 - No que respeita ao tratamento dos dados pessoais, os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso, retificação, apagamento, portabilidade, oposição e limitação do tratamento dos seus dados pessoais, sempre e nos termos em que os requisitos legais previstos no RGPD se encontrem cumpridos, podendo igualmente apresentar reclamação perante a autoridade de controlo competente, obtendo mais informações sobre estes direitos e o seu exercício através da consulta do site https://www.uminho.pt/protecaodados.

6 - A UMinho dispõe de um Encarregado de Proteção de Dados (EPD), que, caso necessário, auxilia no exercício de direitos dos titulares de dados pessoais, através do endereço de correio eletrónico: protecaodados@uminho.pt.

Artigo 31.º

Casos omissos

As dúvidas ou omissões resultantes da interpretação ou aplicação do presente Regulamento são resolvidas por despacho do Reitor, ouvido o Conselho de Gestão da UMinho.

Artigo 32.º

Norma revogatória

É revogado o Regulamento de Utilização de Espaços da Universidade do Minho, aprovado pelo Despacho RT-18/2017, de 14 de março, bem como todas as disposições internas que contrariem o disposto no presente Regulamento.

Artigo 33.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

ANEXO I

Identificação dos Espaços

ANEXO II

Identificação dos Equipamentos existentes nos Espaços e Características Gerais

1 - Campus de Gualtar:

Auditório A1:

Sistema integrado de som e imagem em bastidor

2 microfones de mão sem fios

3 microfones de lapela

1 projetor OPTOMA

6 colunas de som

Tela de projeção

Auditório B1:

Mesa de mistura Yamaha MG166CX

2 microfones de mão sem fios

4 microfones de lapela sem fios

3 microfones de mesa

1 microfone de púlpito

6 colunas de som

1 projetor com possibilidade de projeção a partir do púlpito

Tela de projeção

Cortina motorizada atrás da tela

Auditório B2:

Mesa de mistura YAMAHA MG 12/4 FX

Amplificador CROWN XLS1000

3 microfones de mesa (1 está avariado) + 1 no púlpito.

2 microfones de mão (sem fios)

1 microfone de lapela

4 colunas de som

2 projetores CASIO, um projeta na parede atrás da mesa dos palestrantes e outro projeta na tela que está no teto, no meio do Auditório

Equipamento de apoio a eventos

44 mesas

30 cadeiras

2 - Edifício dos Congregados:

Salão Nobre:

Não dispõe de sistema de som próprio.

Auditório:

1 sistema de som

4 microfones de mesa

1 microfone de mão sem fios

1 projetor

1 tela de projeção

Claustros (1.º piso):

16 vitrines para exposições.

3 - Largo do Paço:

Sala de Reuniões:

1 projetor

1 tela de projeção fixa

8 microfones de mesa

1 televisor de apoio à projeção

Salão Nobre:

Sistema de som

2 colunas de som

1 projetor

1 tela de projeção

4 microfones de mesa

Salão Medieval:

Sistema de som

Colunas de som

4 - Campus de Azurém:

Auditório Nobre:

Projeção vídeo

1 vídeo-projetor Epson EB G6270

1 tela de projeção de grande formato

Cabo de comunicação Cat6 entre palco e régie

Splitter de vídeo com 3 entradas e 2 saídas selecionáveis

Equipamento de som:

Consola de som Yamaha M-2000 (24 vias)

Distribuidor de áudio Samson S-Zone

Amplificador TOA A506 E

2 amplificadores Quad 510 F

3 amplificadores Quad 240

Splitter box de 20 vias

Equipamentos auxiliares:

Receptor FM Harman TU 9200

Leitor CD Revox C221

Gira-discos Technics SL-1210

Gravador DAT Panasonic SV3700

Leitor de cassetes Revox

5 - Campus de Couros:

Sala de Reuniões 0.11/Ed.1:

Não dispõe de equipamentos técnicos ou audiovisuais.

ANEXO III

Equipamentos Complementares

ANEXO IV

Plantas dos Parques de Estacionamento dos Campi de Gualtar e Azurém

ANEXO V

Identificação dos Espaços e Locais de afixação de materiais para divulgação dos Eventos

1 - Campus de Gualtar:

Edifício 1 - CPI

Edifício 2 - CPII

Edifício 3 - CPIII

Edifício 18 (Piso 5) - IB-S

2 - Edifício dos Congregados:

(Piso 0)

Edifício dos Congregados

(Piso 1)

3 - Edifício do Largo do Paço:

(Piso 0)

4 - Campus de Azurém:

Edifício Bloco B

5 - Campus de Couros:

O Hall do Centro Avançado de Formação Pós-Graduada é o espaço autorizado para divulgação de eventos.

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