Despacho n.º 12688/2006 (2.ª série), de 19 de junho

Despacho n.º 12 688/2006 (2.ª série). - Por meu despacho de 26 de Maio de 2006, em substituição do secretário-geral, é aprovado, nos termos do disposto no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 259/98, de 18 de Agosto, o Regulamento do Centro de Documentação e Informação da Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, constante do anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.

29 de Maio de 2006. - A Secretária-Geral-Adjunta, Maria Helena Fernandes.

Regulamento do Centro de Documentação e Informação

1 - Identificação. - O Centro de Documentação e Informação da Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, adiante designado CDI, é um serviço especializado em documentação na área do ambiente, do ordenamento do território e do desenvolvimento regional.

O CDI funciona na dependência da Divisão de Relações Públicas, Documentação e Informação.

2 - Localização. - O CDI encontra-se a funcionar na Rua de O Século, 53, em Lisboa.

3 - Horário de funcionamento:

3.1 - O horário de funcionamento do CDI é o seguinte:

a) Utilizadores externos - dias úteis das 10 horas às 16 horas e 30 minutos;

b) Utilizadores internos - dias úteis das 9 horas e 30 minutos às 17 horas e 30 minutos.

3.2 - A última admissão de utilizadores faz-se trinta minutos antes do encerramento dos serviços.

4 - Objectivos. - O CDI tem como objectivos gerais no que respeita aos seus fundos bibliográficos facilitar o acesso à consulta de livros, periódicos, vídeos, CD-ROM/DVD e outro tipo de documentação, contribuindo, deste modo, para dar resposta às necessidades de informação e pesquisa na área do ambiente, do ordenamento do território e do desenvolvimento regional.

5 - Actividades. - O CDI, com vista à prossecução dos seus objectivos, desenvolverá, nomeadamente, as seguintes actividades:

a) Enriquecimento permanente do seu fundo documental, através da subscrição, oferta ou permuta de obras;

b) Organização adequada e constante dos seus fundos;

c) Publicação ou difusão de informação acerca do conteúdo dos seus fundos;

d) Promoção ou apoio a iniciativas no âmbito dos seus objectivos.

6 - Fundos documentais. - O acervo documental do CDI é constituído por:

a) Monografias;

b) Periódicos;

c) Obras de referência;

d) Vídeos;

e) CD-ROM/DVD;

f) Bases de dados;

g) Docbase (própria);

h) Online, via Internet.

7 - Gestão dos fundos:

7.1 - Cabe à Divisão de Relações Públicas, Documentação e Informação a responsabilidade da aquisição e gestão dos fundos documentais do CDI.

7.2 - No que se refere à aquisição das espécies, para além das que o CDI entenda como pertinentes para actualização dos seus fundos documentais, os serviços da Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, bem como os gabinetes governamentais e outras estruturas relativamente às quais a Secretaria-Geral tenha por missão prestar o apoio técnico e administrativo, sempre que necessário para o bom desenvolvimento da sua actividade, enviarão ao CDI a listagem dos títulos a adquirir, sendo o processamento da respectiva aquisição assegurado pelo Centro, após aprovação pelo secretário-geral.

7.3 - No que respeita à gestão, todas as publicações deverão dar entrada no CDI (quer provenham de aquisição, de permuta ou de oferta), sendo, após o respectivo tratamento documental, enviadas, em regime de empréstimo, para a entidade proponente da aquisição, se solicitado.

7.4 - No caso a que se refere o número anterior, cada entidade prestará, anualmente, conta das espécies que lhe foram confiadas.

8 - Utilizadores:

8.1 - Têm acesso aos serviços do CDI, no que respeita aos seus fundos, todos os cidadãos nacionais e os estrangeiros que demonstrem interesse na sua consulta, podendo dividir-se em internos e externos.

8.2 - Consideram-se utilizadores internos todos os funcionários, agentes e trabalhadores que tenham uma relação funcional com o Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional e enquanto esta subsistir.

8.3 - Consideram-se utilizadores externos os investigadores, docentes, discentes, técnicos ou outras pessoas que venham a aceder aos fundos do CDI.

9 - Acolhimento dos utilizadores:

9.1 - Compete ao CDI:

a) Acolher, orientar e acompanhar os utilizadores no bom uso dos fundos e serviços do Centro;

b) Facilitar e mediar o acesso à informação bibliográfica;

c) Apoiar os utilizadores na pesquisa de informação;

d) Responder a pedidos de informação, presenciais e à distância;

e) Encaminhar os utilizadores para outros serviços de documentação e recursos informativos;

f) Disponibilizar in loco, dentro das condições possíveis, a bibliografia existente;

g) Orientar os utilizadores no acesso aos documentos que se encontram na sala de leitura;

h) Prestar todos os esclarecimentos adicionais necessários sobre os serviços e colecções.

9.2 - A consulta local implica o registo dos utilizadores, para fins estatísticos e de gestão.

10 - Direitos dos utilizadores. - Os utilizadores têm direito a:

a) Esperar adequado atendimento;

b) Requerer informação sobre a organização, os serviços e as normas do CDI;

c) Usufruir de todos os serviços prestados pelo Centro;

d) Receber orientação para o uso dos recursos que estão à sua disposição;

e) Consultar, através da rede informática, os ficheiros e catálogos existentes;

f) Consultar as bases de dados bibliográficos do serviço;

g) Solicitar a consulta dos fundos documentais, até cinco documentos em simultâneo;

h) Solicitar o empréstimo de obras, no caso dos utilizadores internos, de acordo com as normas existentes;

i) Reproduzir os documentos tendo em conta os limites legais do Código do Direito de Autor;

j) Apresentar críticas, sugestões, propostas e reclamações, existindo documento próprio para o efeito.

11 - Deveres dos utilizadores:

11.1 - Os utilizadores estão obrigados a:

a) Identificar-se quando solicitados nesse sentido por funcionário do CDI;

b) Cumprir as normas estabelecidas no presente Regulamento;

c) Respeitar as instalações, os equipamentos e os fundos bibliográficos e documentais;

d) Utilizar os serviços com a devida correcção, zelando sempre pelo bom funcionamento dos mesmos e pelas condições de trabalho dos demais utilizadores e técnicos;

e) Respeitar a integridade e a conservação das publicações e do material bibliográfico e documental;

f) Informar o funcionário do CDI de eventuais danos observados nas espécies documentais consultadas, a fim de poderem ser tomadas as necessárias providências;

g) Cumprir os trâmites regulamentares no que diz respeito à utilização dos fundos;

h) Indemnizar o CDI pelos danos ou perdas que forem da sua responsabilidade, de acordo com o valor da obra ou equipamento em questão.

11.2 - No CDI não é permitido:

a) Falar alto ou perturbar de outro modo o silêncio;

b) Fumar, comer ou beber (excepto água);

c) Danificar os documentos consultados, v. g., com anotações, sublinhados, marcações;

d) Arrumar os documentos nas estantes;

e) Retirar os livros das estantes sem autorização de um funcionário;

f) Retirar qualquer tipo de documento do interior do CDI;

g) Ligar ou manter ligados telefones móveis;

h) Ligar ou desligar os computadores, ou utilizá-los para fins que não os de pesquisa;

i) Instalar qualquer tipo de software nos postos de pesquisa;

j) Utilizar CD-ROM/DVD ou disquettes pessoais sem a prévia autorização de um funcionário;

l) Fazer download ou impressão de documentos sem autorização prévia de um funcionário;

m) Ligar à corrente eléctrica ou utilizar computadores pessoais e respectivos periféricos pertencentes ao utilizador, sem autorização prévia.

12 - Leitura presencial:

12.1 - Para consulta local das obras, o utilizador deverá preencher uma ficha de requisição com os seus elementos de identificação e os elementos respeitantes ao título, autor e cota do documento e apresentá-la ao funcionário do atendimento.

12.2 - O funcionário indicará ao utilizador o seu lugar e procederá à entrega das obras solicitadas.

12.3 - Terminada a consulta, o utilizador deverá entregar os documentos ao funcionário.

13 - Pesquisas realizadas pelos utilizadores:

13.1 - Todos os utilizadores poderão aceder às bases de dados disponíveis localmente no CDI, bem como aceder à Internet.

13.2 - Compete aos técnicos a digitação das palavras de acesso às bases de dados online nos computadores de pesquisa.

13.3 - A pesquisa poderá ser efectuada com o apoio de um técnico, se o utilizador assim o solicitar.

13.4 - Cada utilizador só poderá ocupar o posto de pesquisa durante trinta minutos, caso o mesmo posto seja necessário a outro utilizador.

13.5 - As impressões só poderão ser realizadas com o apoio de um funcionário.

13.6 - Só serão executados downloads em suporte informático fornecido pelos serviços e na presença de funcionário.

14 - Resultados de pesquisa. - Não poderão ser enviados por correio electrónico documentos em texto integral. Podem, no entanto, ser enviadas por esse meio referências pontuais relativas a bibliografia, jurisprudência ou legislação.

15 - Empréstimo a utilizadores internos:

15.1 - As espécies que não estejam sujeitas e restrições poderão ser objecto de empréstimo a utilizadores internos.

15.2 - O empréstimo faz-se mediante o preenchimento duma requisição, sendo uma cópia da mesma entregue ao utilizador, acompanhando as publicações requisitadas.

15.3 - O utilizador interno pode fazer a requisição prolongada de obras, para a realização de trabalho ou projecto, sendo porém obrigado a devolver as espécies uma vez este concluído.

15.4 - Todavia, se outro utilizador interno vier a solicitar alguma das espécies, interromper-se-á a requisição prolongada, comunicando o CDI esse facto e avisando da obrigatoriedade de devolução num prazo de três dias.

15.5 - Exceptuam-se das situações referidas nos n.os 15.3 e 15.4 os utilizadores internos que propuserem a aquisição das espécies para apoio permanente à actividade profissional diária.

15.6 - No caso de trabalhos cuja duração ultrapasse um ano, deverá o utilizador interno, até 31 de Dezembro do ano imediato ao da requisição prolongada, devolver em definitivo as obras ou, então, proceder à sua renovação.

15.7 - As obras devem ser devolvidas no mesmo estado em que foram requisitadas. O utilizador deve observar o estado da obra e assinalar ao funcionário qualquer estrago, sublinhados, faltas de folhas, etc., caso contrário será responsabilizado ao devolvê-la.

15.8 - Qualquer perda ou dano dos fundos do CDI está sujeito a uma indemnização, a determinar de acordo com o valor da obra em questão.

16 - Empréstimo inter centros de documentação:

16.1 - O CDI apoia e promove o espírito de cooperação inter centros de documentação do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional. Neste sentido, aceitam-se pedidos de monografias e fotocópias de artigos de periódicos, provenientes de outros serviços de documentação de entidades do Ministério.

16.2 - O prazo de empréstimo será determinado no momento do pedido. Do mesmo modo, o CDI está disponível para requisitar obras noutros serviços de documentação que possam servir as necessidades de utilizadores internos.

17 - Espécies que não podem sair do CDI. - Não podem sair do CDI as seguintes espécies:

a) As que estão em processo de registo, selecção, classificação, indexação, ou em situação de reserva;

b) As de utilização permanente, como enciclopédias, dicionários, catálogos, tabelas e similares;

c) As espécies reservadas a que se refere o artigo 18.º deste Regulamento.

18 - Espécies reservadas:

18.1 - São consideradas espécies reservadas as espécies manuscritas e aquelas que pela sua antiguidade, raridade ou valor tenham tal classificação.

18.2 - A consulta destas espécies só pode ser autorizada por despacho do responsável do CDI.

18.3 - É rigorosamente proibida a saída do CDI das espécies reservadas.

19 - Indemnização por extravio e danos causados a publicações:

19.1 - O utilizador é sempre o exclusivo responsável pela documentação que requisitou, tendo de indemnizar o CDI em caso de dano ou perda da mesma.

19.2 - Em caso de dano ou perda deverá o utilizador, interno ou externo, repor a obra. Se a perda incidir sobre um exemplar esgotado, o CDI será reembolsado conforme o cálculo seguinte:

Vact=Vcx(Coef. Act.+25%xn)

em que:

Vact - valor actualizado;

Vc - valor da compra no ano N;

N - ano de edição ou reimpressão;

Coef. Act. - coeficiente de desvalorização da moeda para N (valor actualizado anualmente em portaria);

n - número de anos decorridos entre o ano de edição ou de reimpressão e a data actual.

19.3 - Considera-se dano dobrar, rasgar, escrever, desenhar, sublinhar, sujar ou molhar as suas folhas ou capas, bem como inutilizar meios digitais postos à disposição pelo CDI.

20 - Serviço de reprodução de documentos:

20.1 - O CDI proporciona mecanismos de reprodução para os seus documentos através de fotocopiadora.

20.2 - O pedido de fotocópias deverá ser efectuado directamente na sala de leitura, por telefone, telecópia ou via correio electrónico.

20.3 - O pedido poderá ser recusado se a respectiva formulação não for suficientemente clara ou se respeitar a um número exageradamente disperso de documentos.

20.4 - Não é sujeito a limitação o número de fotocópias solicitadas presencialmente; no entanto, só poderão ser fornecidas até 100 cópias por dia a cada utilizador. Este número poderá ser reduzido se a disponibilidade do serviço não permitir satisfazer aquele limite.

20.5 - É dada prioridade à reprodução de documentos que não possam sair do CDI.

20.6 - Não podem solicitar-se fotocópias de espécies reservadas ou de documentos em deficiente estado de conservação.

20.7 - Os pedidos de fotocópias só poderão ser efectuados até às 16 horas.

20.8 - As fotocópias são facultadas mediante cobrança, em numerário, de acordo com o preçário publicado no Diário da República.

20.9 - A tabela de preços das fotocópias encontra-se afixada junto à fotocopiadora.

20.10 - O utilizador que solicite presencialmente mais de 50 fotocópias deverá pagar, no momento do pedido, 50% do respectivo preço.

20.11 - Os serviços de reprografia da Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional respeitam a legislação vigente sobre propriedade intelectual.

21 - Serviço de telecópia:

21.1 - O envio de documentação por telecópia destina-se, preferencialmente, aos utilizadores internos.

21.2 - Para o mesmo utilizador interno não podem ser expedidas mais de 20 páginas de telecópias por dia.

21.3 - O CDI reserva-se o direito de recusar a satisfação de pedidos manifestamente excessivos.

21.4 - O envio de telecópias é gratuito.

22 - Serviço de correio electrónico:

22.1 - Quando solicitado, poderão ser enviados resultados de pesquisa contendo referências bibliográficas, legislativas ou jurisprudenciais via correio electrónico.

22.2 - Este serviço é gratuito.

23 - Serviço de envio postal à cobrança. - As fotocópias de um documento podem, a pedido do utilizador, ser enviadas, à cobrança, por correio.

24 - Casos omissos:

24.1 - Os casos omissos serão pontualmente resolvidos pelo responsável do CDI.

24.2 - A não observância das disposições indicadas pode implicar a perda do direito de utilização dos serviços do CDI por período a fixar pelo secretário-geral do Ministério do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional.

25 - Disposição final. - O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.