Despacho n.º 14801/2001 (2.ª série), de 16 de julho

Despacho n.º 14 801/2001 (2.ª série). - I - Nos termos e ao abrigo do disposto do artigo 20.º do Decreto-Lei n.º 192/2001, de 26 de Junho, diploma que define a estrutura orgânica do Instituto da Cooperação Portuguesa, aprovo a criação das unidades orgânicas que constituem a estrutura flexível com a seguinte afectação:

1 - O conselho administrativo dispõe de um núcleo de apoio, ao qual compete:

a) Assegurar as convocatórias e o funcionamento do conselho administrativo;

b) Apreciar quaisquer assuntos que lhe sejam apresentados pelo presidente do conselho administrativo;

c) Coordenar o funcionamento do gabinete do presidente;

d) Coordenar a actividade do Serviço de Comunicação e Imagem do ICP.

1.1 - O núcleo de apoio é dirigido por um chefe de divisão.

2 - A Direcção de Serviços de Estudos, Planeamento e Avaliação compreende a Divisão de Planeamento e Programação e a Divisão de Estudos e Avaliação.

2.1 - À Divisão de Planeamento e Programação compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas d), e), f), m) e n) e ainda a elaboração do plano e relatório anuais de actividades a que se refere a alínea l) do artigo 12.º da orgânica do ICP.

2.2 - À Divisão de Estudos e Avaliação compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas a), b), c), g), h), i), j) e k) do artigo 12.º da orgânica do ICP e ainda a elaboração do relatório anual para avaliação de ajuda pública ao desenvolvimento, a que se refere a alínea l) do mesmo artigo.

3 - A Direcção de Serviços de Coordenação Sectorial compreende a Divisão de Cooperantes, à qual compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas f) e g) do artigo 13.º da orgânica do ICP e ainda, em articulação com a Direcção de Serviços de Gestão de Recursos, assegurar a contratação e registo dos agentes da cooperação.

4 - A Direcção de Serviços de Assuntos Bilaterais compreende as seguintes divisões e núcleos:

a) Divisão de Bolseiros;

b) Núcleo de Coordenação de Projectos Angola;

c) Núcleo de Coordenação de Projectos Cabo Verde;

d) Núcleo de Coordenação de Projectos Guiné-Bissau;

e) Nucleo de Coordenação de Projectos Moçambique;

f) Núcleo de Coordenação de Projectos São Tomé e outros.

4.1 - À Divisão de Bolseiros compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas h), i) e j) do artigo 14.º da orgânica do ICP.

4.2 - Aos núcleos de coordenação de projectos compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas a) a g) do referido artigo 14.º, no âmbito dos países a que se reportam.

4.3 - Os núcleos de coordenação de projectos são dirigidos por um chefe de divisão.

4.4 - Em casos excepcionais, a chefia dos núcleos de coordenação de projectos pode ser desempenhada por técnico de reconhecido mérito e experiência na área da cooperação, sem provimento no respectivo cargo e com manutenção da remuneração do lugar de origem.

5 - A Direcção de Serviços dos Assuntos Comunitários e Multilaterais compreende a Divisão de Assuntos Comunitários, a Divisão de Assuntos Multilaterais e a Divisão para os Assuntos da CPLP e Questões Ibero-Americanas.

5.1 - À Direcção de Assuntos Comunitários compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas b), c) e d) do artigo 15.º da orgânica do ICP, no âmbito da União Europeia.

5.2 - À Divisão de Assuntos Multilaterais compete o desempenho das atribuições a que referem as alíneas a) e g) e ainda as atribuições a que se referem as alíneas b), c) e d), todas do referido artigo 15.º, no âmbito das organizações internacionais de cariz universal e regional e das agências especializadas.

5.3 - À Divisão para os Assuntos da CPLP e Questões Ibero-Americanas compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas e) e f) do artigo 15.º da orgânica do ICP e ainda as atribuições a que se referem as alíneas b) e c) do mesmo artigo, no âmbito da CPLP e assuntos ibero-americanos.

6 - A Direcção de Serviços de Gestão de Recursos compreende a Divisão de Gestão Financeira e a Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico à Gestão.

6.1 - À Divisão de Gestão Financeira compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas g), h), i), k) e l) do artigo 17.º da orgânica do ICP e, em especial:

a) Coordenar a elaboração do orçamento do ICP, articulando-se com a Direcção de Serviços de Estudos, Planeamento e Avaliação, no que se refere ao plano integrado da cooperação a cargo do ICP;

b) Analisar e preparar as alterações orçamentais;

c) Recolher e tratar a informação relativa à execução orçamental dos projectos da cooperação financiados pelo ICP, procedendo à elaboração dos indicadores de gestão respectivos;

d) Promover a constituição, reconstituição e liquidação dos fundos de maneio dos serviços externos da cooperação do ICP, assegurando o acompanhamento e controlo da prestação de contas;

e) Elaborar os documentos de informação financeira a remeter aos organismos de controlo orçamental e demais instrumentos de gestão previsional;

f) Coordenar a preparação da prestação de contas anual;

g) Preparar a lista dos subsídios atribuídos pelo ICP e promover a sua publicação.

6.2 - À Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico à Gestão compete o desempenho das atribuições a que se referem as alíneas a), b), c), d) e), f) e j) do artigo 17.º da orgânica do ICP e, em especial:

a) Informar e dar parecer técnico jurídico sobre questões relativas à aplicação do regime da função pública que lhe sejam submetidas;

b) Estudar e emitir pareceres sobre assuntos de natureza jurídica no âmbito das restantes funções da Direcção de Serviços de Gestão de Recursos;

c) Colaborar na organização e verificação da conformidade legal dos processos e procedimentos de contratação pública de bens e serviços, no âmbito das atribuições da Direcção de Serviços de Gestão de Recursos.

7 - A Divisão de Gestão Financeira compreende cinco secções administrativas que, no âmbito das competências referidas no n.º 6.1, asseguram as seguintes atribuições:

7.1 - À Secção de Contabilidade compete a actividade relativa às matérias de contabilidade pública, designadamente:

a) Verificar a conformidade legal e classificação das despesas e proceder ao respectivo cabimento;

b) Processar e liquidar as despesas autorizadas;

c) Elaborar as requisições de fundos por conta dos orçamentos do ICP;

d) Proceder à integração das receitas;

e) Emitir mensalmente balancetes de execução orçamental e os elementos de controlo orçamental;

f) Emitir as guias de entrega dos descontos efectuados em remunerações e outros;

g) Elaborar os orçamentos do ICP;

h) Elaborar a conta de gerência.

7.2 - À Secção de Tesouraria compete a actividade relativa aos recebimentos e pagamentos, designadamente:

a) Efectuar o pagamento das despesas processadas com a missão dos meios de pagamento;

b) Assegurar a arrecadação de todas as receitas, bem com a sua escrituração;

c) Elaborar as reconciliações bancárias mensais e anuais;

d) Preparar e enviar aos organismos de controlo orçamental a informação a prestar pelos serviços e fundos autónomos relativa às diversas contas bancárias do ICP;

e) Reunir os elementos relativos à proveniência da receita e declarações bancárias para efeitos da prestação anual de contas.

7.3 - À Secção de Aprovisionamento compete a aquisição de bens e serviços, designadamente:

a) Executar os procedimentos de aquisição de bens e serviços e assegurar a gestão dos bens consumíveis, necessários ao funcionamento do ICP e serviços da cooperação, assegurando a remessa dos mesmos aos destinatários;

b) Efectuar a gestão de stocks e proceder ao controlo de qualidade dos bens e produtos adquiridos;

c) Preparar e executar os contratos de fornecimento de serviços, nomeadamente de locação, assistência técnica, manutenção de equipamentos e seguros, sob orientação da Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico;

d) Elaborar as listagens periódicas das aquisições de serviços a remeter aos organismos competentes.

7.4 - À Secção de Património compete a gestão do património do ICP, designadamente:

a) Zelar pela conservação das instalações do ICP e dos serviços da cooperação a cargo do ICP;

b) Coordenar o serviço de limpeza, quer o assegurado internamente quer o adjudicado a empresas privadas;

c) Gerir o parque de viaturas automóveis afecto ao ICP e aos serviços da cooperação a cargo do ICP;

d) Manter registos actualizados dos encargos das instalações e comunicações;

e) Planear e coordenar os serviços de comunicações, bem como a vigilância e segurança das instalações do ICP;

f) Elaborar os processos relativos à aquisição e arrendamento de instalações, bem como as obras de construções, reparação e conservação dos imóveis, património do ICP e da cooperação portuguesa, assegurando o controlo da sua execução, sob orientação da Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico à Gestão;

g) Elaborar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens do ICP e dos serviços da cooperação a cargo do ICP, em articulação com a Secção de Aprovisionamento.

7.5 - À Secção de Armazém compete a gestão das operações de envio de bens para o exterior, designadamente:

a) Depósito e guarda de bens do ICP;

b) Recebimento, tratamento e depósito de artigos e mercadorias provenientes de entidades públicas e privadas, no âmbito da cooperação portuguesa;

c) Coordenação da contentorização de artigos e mercadorias diversas com destino à exportação.

8 - A Divisão de Recursos Humanos e Apoio Jurídico à Gestão compreende três secções administrativas que, no âmbito das competências referida no n.º 6.2, asseguram as seguintes atribuições:

8.1 - À Secção de Pessoal compete as matérias respeitantes ao regime jurídico de pessoal, designadamente:

a) Executar e promover os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal do ICP;

b) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

c) Assegurar os procedimentos relativos ao processo de classificação de serviço;

d) Assegurar o controlo de assiduidade e antiguidade do pessoal;

e) Administrar os esquemas de segurança social e acção social complementar.

8.2 - À Secção de Processamento de Abonos compete o processamento das remunerações, designadamente:

a) Processar as remunerações e demais abonos devidos ao pessoal do ICP, bem como as remunerações aos agentes cooperantes;

b) Processar o trabalho extraordinário, realizado pelo pessoal do ICP, devidamente autorizado;

c) Verificar a conformidade legal e processar ajudas de custo em deslocações no País e no estrangeiro;

d) Verificar e processar comparticipações sociais.

8.3 - À Secção de Expediente compete assegurar a circulação dos documentos, designadamente:

a) Proceder à recepção, classificação, distribuição, expedição e arquivo de correspondência e outros documentos;

b) Promover a divulgação pelos serviços das normas e procedimentos internos;

c) Organizar o trabalho do pessoal auxiliar.

II - O presente despacho produz efeitos à data da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 192/2001, de 26 de Junho.

26 de Junho de 2001. - O Secretário de Estado dos Negócios Estrangeiros e da Cooperação, Luís Filipe Marques Amado.