Despacho n.º 21322/2005 (2.ª série), de 11 de outubro

Despacho n.º 21 322/2005 (2.ª série). - Considerando as grandes linhas de orientação emanadas pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 124/2005, de 4 de Agosto, que estabelece a reestruturação da Administração Pública, com vista à simplificação e racionalização das suas estruturas centrais, e aponta, em particular, para a partilha de funções e actividades comuns, assente na concentração de actividades nos serviços centrais dos ministérios, designadamente no âmbito das secretarias-gerais;

Considerando que a generalização das compras electrónicas a toda a Administração Pública se encontra prevista nas Grandes Opções do Plano para 2005-2009;

Considerando que a experiência amplamente desenvolvida pelo Ministério da Justiça durante o projecto piloto de compras electrónicas e, nesse contexto, a candidatura ao financiamento comunitário do projecto "Generalização e operacionalização das compras electrónicas no Ministério da Justiça", aceite no âmbito do programa operacional para a sociedade de informação (POSI), constituem uma oportunidade que deve ser desde já explorada e desenvolvida;

Considerando, ainda, as condicionantes impostas pelo Orçamento do Estado para 2006, impõem-se que sejam criadas condições de sustentabilidade a um novo modelo de aquisições que centralize o processo de negociação do aprovisionamento de todo o Ministério da Justiça e que permita, através das economias de escala inerentes a uma negociação agregada das aquisições de bens e serviços no Ministério, contribuir para uma utilização mais racional dos recursos financeiros afectos ao funcionamento da justiça.

Reconhecendo, assim, a necessidade de dotar os serviços do Ministério de uma estrutura que contribua para o planeamento centralizado da função aprovisionamento, determino o seguinte:

1 - É criada uma unidade de compras, no âmbito e na dependência directa da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, com a missão de actuar transversalmente a todo o Ministério da Justiça de forma a, por um lado, promover um aumento de eficácia, eficiência e transparência, bem como reduzir os custos de aquisição para todos os organismos do Ministério e, por outro, alinhar a política de compras centralizadas do Ministério e dos respectivos organismos com a política global das compras públicas.

2 - A unidade de compras do Ministério da Justiça tem os seguintes objectivos operacionais:

a) Definir critérios de compra e de aquisição de bens e serviços ao nível ministerial;

b) Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra dos organismos e serviços deste Ministério, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir, a elaboração e promoção de normas, regras e procedimentos que simplifiquem e racionalizem os processos de aquisição e aprovisionamento para o Ministério da Justiça no que se refere às políticas de compras públicas;

c) Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra dos organismos e serviços deste Ministério;

d) Conduzir processos negociais no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais ao Ministério da Justiça e proceder à gestão dos respectivos contratos e relações com fornecedores;

e) Participar em processos negociais no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais a vários ministérios;

f) Conduzir os processos que visam a utilização de catálogos electrónicos, plataformas de compras electrónicas e outros procedimentos electrónicos, no âmbito das actividades de compras e aprovisionamento do Ministério da Justiça;

g) Desenvolver estudos e propor soluções, ao nível da definição de sistemas de suporte e de informação e da definição de modelos processuais e organizativos das funções compra e aprovisionamento;

h) Colaborar com as entidades responsáveis pela sociedade da informação e governo electrónico em estudos e actividades tendentes à implementação e utilização generalizada do Programa Nacional de Compras Electrónicas (PNCE).

3 - A unidade de compras é composta por:

a) Um coordenador, nomeado pelo Ministro da Justiça de entre os dirigentes, funcionários e agentes do Ministério da Justiça;

b) Um representante de cada um dos organismos envolvidos no projecto piloto das compras electrónicas, ou na sua extensão:

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;

Inspecção-Geral dos Serviços da Justiça;

Gabinete de Política Legislativa e Planeamento;

Gabinete para as Relações Internacionais, Europeias e de Cooperação;

Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça;

Direcção-Geral da Administração da Justiça;

Direcção-Geral dos Registos e Notariado;

Instituto de Gestão Financeira e Patrimonial da Justiça;

Serviços Sociais do Ministério da Justiça;

Polícia Judiciária;

Direcção-Geral dos Serviços Prisionais;

Instituto de Reinserção Social;

c) Um representante de cada um dos restantes serviços e organismos que integram o Ministério da Justiça, designadamente:

Direcção-Geral da Administração Extrajudicial;

Centro de Estudos Judiciários;

Instituto Nacional de Medicina Legal;

d) Podem ainda integrar esta unidade de compras as demais entidades que são financiadas pelo orçamento do Ministério da Justiça, mediante solicitação das mesmas.

4 - A unidade de compras incluirá, ainda, uma equipa de apoio técnico-administrativo, no âmbito da Secretaria-Geral.

5 - A unidade de compras, através do seu coordenador e na medida em que tal se revele necessário à prossecução dos seu trabalhos, poderá solicitar a colaboração de especialistas das áreas ou das de categorias de bens e serviços a negociar, preferencialmente, de entre dirigentes, funcionários e agentes do Ministério da Justiça.

6 - Em cada processo de agregação de compras deverá ser garantida a participação de pelo menos dois dos organismos que visam obter, em maior valor, os bens ou serviços objecto de contrato.

7 - A unidade de compras deverá promover, junto dos serviços e organismos tutelados pelo Ministério da Justiça, a utilização dos serviços que vierem a ser prestados neste âmbito.

8 - A Secretaria-Geral, com base nos instrumentos de monitorização de que disponha, deverá promover, semestralmente, reuniões de acompanhamento desta iniciativa, nas quais devem participar os dirigentes máximos dos serviços que integram o Ministério da Justiça, bem como os representantes dos demais organismos que integrem a unidade de compras.

9 - O coordenador da unidade de compras, através da Secretaria-Geral, enviará semestralmente um relatório de execução desta iniciativa ao meu Gabinete.

10 - A unidade de compras extinguir-se-á aquando da criação de estrutura de natureza similar e respectiva consagração na Lei Orgânica do Ministério da Justiça.

27 de Setembro de 2005. - O Ministro da Justiça, Alberto Bernardes Costa.