Despacho n.º 4478/2023, de 13 de abril

Despacho n.º 4478/2023

O Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, estabeleceu o regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização, a desenvolver pelos serviços a quem incumbem as funções de controlo interno e externo da Administração do Estado.

Neste diploma definiram-se princípios e regras comuns a todos aqueles serviços de inspeção, prevendo-se, no seu artigo 9.º, a aprovação dos respetivos regulamentos do procedimento de inspeção, por parte do competente membro do Governo, mediante proposta do inspetor-geral ou do respetivo dirigente máximo.

No Ministério da Justiça, as funções de controlo interno estão atribuídas à Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ), cujo diploma orgânico é o Decreto Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de julho, que, na sequência do Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro (lei orgânica do Ministério da Justiça), define a missão, atribuições e tipo de organização interna do serviço.

Assim, nos termos do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, determino o seguinte:

1 - É aprovado o Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ), anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.

2 - É revogado o Despacho n.º 14452/2010, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 181, de 16 de setembro de 2010.

3 - O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

4 - O Regulamento aplica-se à tramitação dos processos pendentes em tudo o que não for incompatível com o já processado.

27 de março de 2023. - A Ministra da Justiça, Catarina Teresa Rola Sarmento e Castro.

Regulamento do Procedimento de Inspeção da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

1 - O presente Regulamento regula os procedimentos da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização desenvolvida pela Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ) no exercício das suas atribuições enquanto serviço de inspeção do Ministério da Justiça (MJ), nos termos estabelecidos pelo Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, e pelo Decreto Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de julho, bem como em legislação especial.

2 - Não se consideram abrangidos pelo número anterior os procedimentos que visem a IGSJ ou qualquer dos seus dirigentes ou trabalhadores, os quais se regem pelas normas gerais aplicáveis na Administração Pública.

Artigo 2.º

Procedimentos previstos em legislação especial

1 - O presente Regulamento aplica-se subsidiariamente aos procedimentos inspetivos previstos em legislação especial, com as necessárias adaptações.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, as referências constantes do presente Regulamento a «serviços do MJ» ou «serviços visados» devem entender-se como abrangendo também outras entidades, serviços ou organismos que, nos termos de legislação especial, estejam sujeitos à atividade inspetiva da IGSJ, na medida dessa sujeição.

Artigo 3.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a) «Ação inspetiva» qualquer ação desenvolvida no âmbito da atividade inspetiva da IGSJ;

b) «Atividade inspetiva» a atividade de inspeção, auditoria e fiscalização, nos termos do presente Regulamento;

c) «Inspetor responsável» o instrutor, o inspetor único ou coordenador da equipa multidisciplinar encarregue da realização de uma ação ou da instrução de um processo, consoante os casos;

d) «Procedimento ou processo inspetivo» o procedimento ou o processo relativo à atividade inspetiva da IGSJ;

e) «Serviço de inspeção» qualquer serviço ou unidade orgânica da administração direta ou indireta do Estado, das Regiões Autónomas ou das autarquias locais com competências no âmbito da atividade de inspeção, auditoria e fiscalização;

f) «Serviço do MJ» qualquer entidade, serviço ou organismo dependente, ou cuja atividade é tutelada ou regulada pelo MJ, e que, nessa qualidade, está sujeito à atividade inspetiva da IGSJ.

Artigo 4.º

Contagem de prazos

Os prazos referidos no presente Regulamento contam-se nos termos previstos no Código do Procedimento Administrativo.

CAPÍTULO II

Da atividade inspetiva

Artigo 5.º

Atividade inspetiva

1 - A atividade inspetiva da IGSJ realiza-se através de auditorias, inspeções, ações de acompanhamento, apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições, averiguações oficiosas, procedimentos disciplinares, processos de contraordenação, processos de apreciação liminar e outras ações de variada natureza.

2 - Em resultado da atividade inspetiva da IGSJ, podem ser formuladas recomendações destinadas a assegurar ou a restabelecer a legalidade dos atos praticados por parte dos serviços do MJ, ou à adoção de melhorias na sua organização e procedimentos, bem como propostas de medidas legislativas, regulamentares ou outras que se afigurem pertinentes.

3 - Pode ser solicitada aos serviços da administração direta e indireta do Estado a afetação de pessoal técnico especializado para acompanhamento das respetivas ações.

Artigo 6.º

Ações ordinárias e extraordinárias

1 - São ações inspetivas ordinárias as previstas no plano de atividades e extraordinárias todas as restantes.

2 - Sem prejuízo do disposto em legislação especial, a realização de auditorias, inspeções e ações de acompanhamento extraordinárias é determinada pelo Ministro da Justiça e a realização das ações ordinárias e das restantes ações extraordinárias é determinada pelo inspetor-geral.

Artigo 7.º

Ações conjuntas

As ações inspetivas da IGSJ podem ser levadas a cabo conjuntamente com outros serviços de inspeção, nos termos previstos no plano de atividades, em legislação especial ou em despacho conjunto das entidades competentes para determinar a respetiva realização.

Artigo 8.º

Auditorias

Sem prejuízo do disposto em legislação especial, podem ser realizadas auditorias financeiras, que têm como objetivo verificar a legalidade e a regularidade financeira das receitas e despesas públicas, ativos e passivos, rendimentos e gastos públicos, bem como os sistemas e procedimentos de controlo interno da área financeira dos serviços, e auditorias de gestão e de desempenho, que têm como objetivo avaliar, por referência a padrões de qualidade, economia, eficácia, eficiência e boas práticas, o funcionamento, atividade e desempenho dos serviços, assim como avaliar a qualidade dos sistemas de informação, incluindo os indicadores de desempenho.

Artigo 9.º

Inspeções

1 - Sem prejuízo do disposto em legislação especial, as inspeções têm por objetivo averiguar o cumprimento pelos serviços das respetivas missões, leis, regulamentos, instruções, despachos, contratos e protocolos e, em geral, de quaisquer normas ou comandos que legalmente os vinculem.

2 - As ações que tenham simultaneamente objetivos próprios das auditorias e das inspeções assumem a forma de inspeção.

Artigo 10.º

Âmbito das auditorias e das inspeções

As auditorias e inspeções podem visar um único serviço ou uma ou mais áreas específicas de atuação ou organização de mais do que um serviço.

Artigo 11.º

Ações de acompanhamento

1 - As ações de acompanhamento destinam-se a averiguar o cumprimento pelos serviços do MJ das decisões do Ministro da Justiça quanto às recomendações constantes dos relatórios de auditoria e de inspeção, bem como dos relatórios das próprias ações de acompanhamento, sendo caso disso.

2 - A averiguação do cumprimento das medidas recomendadas ou propostas nos restantes processos é feita nos próprios processos.

Artigo 12.º

Apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições

A apresentação à IGSJ de qualquer queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição dá origem à abertura de um processo para a sua apreciação, salvo se se justificar a abertura imediata de um procedimento de outra natureza.

Artigo 13.º

Averiguações oficiosas

Os processos de averiguações oficiosas destinam-se a apreciar situações que, não se enquadrando no previsto no artigo anterior, justifiquem a intervenção da IGSJ e não devam ou não possam ser apreciadas no âmbito de procedimentos de outra natureza.

Artigo 14.º

Procedimentos de natureza disciplinar

Os procedimentos disciplinares assumem os tipos consagrados na Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho, ou em legislação especial, e são instaurados nos termos e com as finalidades ali previstos.

Artigo 15.º

Processos de contraordenação

Os processos de contraordenação são instaurados nos termos e com as finalidades previstos na legislação própria.

Artigo 16.º

Processos de apreciação liminar

Os processos de apreciação liminar têm como objetivo averiguar previamente, de forma sumária, a possibilidade e a conveniência de a IGSJ instaurar ou propor a realização ou instauração de uma auditoria, de uma inspeção ou de um procedimento de natureza sancionatória, ou cuja instrução esteja legalmente dependente de autorização ou delegação do Ministro da Justiça.

Artigo 17.º

Ações de variada natureza

As ações de variada natureza destinam-se à realização de fins próprios da atividade inspetiva que não possam ser realizados através dos outros tipos de ações, designadamente fins de prevenção ou pedagógicos.

CAPÍTULO III

Dos procedimentos

Secção I

Princípios gerais

Artigo 18.º

Princípio geral de atuação

No exercício da atividade inspetiva, os dirigentes e o pessoal de inspeção devem atuar de forma imparcial e isenta, orientada para a melhor prossecução do interesse público, para a defesa dos direitos e interesses legítimos dos cidadãos, para a garantia da integridade da gestão pública e a promoção da transparência e para a melhoria da qualidade dos serviços prestados na área da justiça.

Artigo 19.º

Princípio da autonomia técnica

Os dirigentes e o pessoal de inspeção gozam de autonomia técnica na instrução e decisão dos procedimentos inspetivos de que estejam encarregados.

Artigo 20.º

Princípio da proporcionalidade

1 - No exercício das suas funções, os dirigentes e o pessoal de inspeção devem pautar a sua conduta pela adequação dos procedimentos aos objetivos da ação em causa.

2 - A instrução dos processos inspetivos é feita preferencialmente por meios expeditos e adequados aos fins em causa, salvo quando a lei, o presente Regulamento ou as normas técnicas aplicáveis imponham a adoção de determinados procedimentos ou formalidades, ou quando tal se torne necessário para salvaguarda dos direitos fundamentais dos cidadãos ou para garantir a eficácia da ação.

Artigo 21.º

Princípio do contraditório

1 - A instrução dos processos inspetivos está sujeita ao princípio do contraditório, devendo o serviço ou o trabalhador visados ser ouvidos antes de o processo ser submetido a decisão final, nos termos e salvas as exceções constantes da legislação aplicável e do presente Regulamento.

2 - O contraditório é dispensado, por despacho fundamentado do inspetor-geral, sempre que a sua realização possa prejudicar a instrução de eventual processo tendente a apurar responsabilidade penal, contraordenacional, fiscal ou disciplinar, ou a obtenção da respetiva prova, bem como nos demais casos previstos no presente Regulamento.

Artigo 22.º

Utilização de meios eletrónicos

1 - Salvo quando tal se mostre inviável ou prejudicial ao respetivo objetivo, as visitas aos serviços e as diligências previstas no presente Regulamento podem, com respeito pela legislação relativa à proteção de dados pessoais, ser realizadas por meios eletrónicos, designadamente a videoconferência, o acesso remoto aos sistemas informáticos e a disponibilização, por correio eletrónico ou em suporte físico, de processos ou documentos digitais ou digitalizados.

2 - As comunicações previstas no presente Regulamento são efetuadas, sempre que possível, por correio eletrónico ou, sendo caso disso, por outro meio eletrónico acordado com o destinatário ou remetente.

3 - Aplicam-se às diligências e às comunicações com utilização de meios eletrónicos, com as necessárias adaptações, as regras aplicáveis às diligências presenciais e às comunicações em suporte físico.

Artigo 23.º

Procedimentos técnicos

1 - As ações inspetivas realizam-se de acordo com os procedimentos técnicos adequados para cada caso, nos termos de manuais aprovados pelo inspetor-geral, ou de outras orientações técnicas em vigor na IGSJ, tendo em conta a melhor realização dos objetivos das ações e as regras e boas práticas, nacionais e internacionais, comummente aceites.

2 - São ainda aplicáveis às ações inspetivas, consoante os casos, os manuais aprovados no âmbito do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI), criado pelo Decreto-Lei n.º 166/98, de 25 de junho.

Artigo 24.º

Participação de infrações

1 - São participados às entidades competentes para instaurar os correspondentes procedimentos, nomeadamente ao Ministério Público e ao Tribunal de Contas, os factos geradores de eventual responsabilidade penal, contraordenacional, fiscal, disciplinar ou financeira, apurados no decurso de qualquer ação inspetiva.

2 - O dever de participação cessa quando a mesma já tiver sido feita por outro trabalhador da IGSJ ou quando resultar inequívoco que os indícios da infração enquanto tais são já do conhecimento de todas as entidades competentes para instaurar os procedimentos que ao caso caibam.

3 - Salvo o disposto no número seguinte, a participação é feita na sequência da homologação do relatório final do processo pelo Ministro da Justiça ou do despacho final proferido no processo.

4 - A participação é feita autonomamente e de imediato, sob proposta do inspetor responsável e mediante despacho do inspetor-geral:

a) Se existir risco de prescrição;

b) Se, por qualquer motivo, o atraso na participação puder impossibilitar ou dificultar a descoberta ou punição de algum responsável;

c) Se as infrações em causa se verificarem em áreas, matérias ou períodos temporais que não se enquadrem no âmbito da ação;

d) Se estiver em causa eventual infração criminal.

5 - Nos casos previstos no número anterior, a participação ao Tribunal de Contas é precedida de despacho do Ministro da Justiça.

6 - No decurso da ação inspetiva, são de imediato recolhidos todos os elementos de prova documentais necessários para demonstrar a existência dos factos a participar e, se possível, a sua autoria, bem como a prova testemunhal que se mostre imprescindível para esse efeito, podendo ainda ser recolhidos outros elementos de prova reputados convenientes, desde que isso não prejudique a realização da ação.

7 - A participação contém a descrição adequada dos factos, nomeadamente através de cópia dos trechos relevantes dos relatórios, quando possível, e é acompanhada de todos os elementos de prova recolhidos.

8 - A participação ao Tribunal de Contas segue ainda os termos previstos na respetiva legislação.

Artigo 25.º

Medidas preventivas

Quando no decurso de qualquer ação inspetiva for detetada uma situação de grave lesão para o interesse público ou para os direitos fundamentais dos cidadãos, ou de risco de que essa lesão venha a ocorrer, em termos que exijam a adoção de medidas urgentes para a prevenir ou impedir a sua continuação, o inspetor responsável dá imediato conhecimento da mesma ao inspetor-geral, que por sua vez a comunica ao Ministro da Justiça, podendo desde logo ser recomendadas pela IGSJ as medidas concretas a implementar.

Artigo 26.º

Realização de diligências por outros serviços de inspeção

1 - Salvo disposição em contrário da legislação aplicável, a IGSJ pode solicitar aos outros serviços de inspeção existentes no MJ a realização de diligências no âmbito dos seus processos inspetivos, quando tal se mostre favorável para a respetiva instrução, nos termos de despacho fundamentado do inspetor-geral, sob proposta do inspetor responsável.

2 - A solicitação é endereçada pelo inspetor-geral ao dirigente máximo do serviço em causa.

Artigo 27.º

Peritos

1 - Em qualquer fase processual, o inspetor-geral pode designar peritos a fim de prestarem no decorrer da ação a colaboração técnica na área da sua especialidade que se revelar necessária, designadamente elaborando os pareceres técnicos que lhes forem solicitados pelo inspetor responsável.

2 - Não sendo o perito trabalhador da IGSJ, é solicitada autorização para a designação ao serviço ou organismo onde o mesmo exerce funções, sendo caso disso.

3 - A recusa de autorização por parte de serviço do MJ é comunicada ao Ministro da Justiça.

4 - Antes de iniciarem funções, é dado conhecimento aos peritos, através de documento por eles assinado, de que estão sujeitos aos deveres de isenção e de imparcialidade, bem como aos deveres, incompatibilidades e impedimentos previstos nos artigos 8.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 170/2009, de 3 de agosto, 21.º do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, e 8.º do Decreto Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de julho.

Artigo 28.º

Garantias do exercício da atividade inspetiva

No exercício da atividade inspetiva, os dirigentes e o pessoal de inspeção gozam das seguintes prerrogativas, nos termos do disposto no artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho:

a) Direito de acesso e livre-trânsito, nos termos da lei, pelo tempo e no horário necessários ao desempenho das suas funções, em todos os serviços do MJ e respetivas instalações;

b) Requisitar para exame, consulta e junção aos autos, livros, documentos, registos e informações, designadamente constantes em bases de dados e em sistemas de informação, arquivos e outros elementos pertinentes em poder dos serviços do MJ cuja atividade seja objeto da ação de inspeção;

c) Recolher informações, designadamente sob os suportes mencionados na alínea anterior, sobre as atividades inspecionadas, proceder à respetiva análise, bem como a eventual perícia externa;

d) Promover a apreensão de documentos e objetos de prova em poder dos serviços do MJ ou do seu pessoal, quando isso se mostre indispensável à realização da ação, para o que deve ser levantado o competente auto;

e) Solicitar a adoção de medidas cautelares necessárias e urgentes para assegurar os meios de prova, quando tal resulte necessário, nos termos do Código de Processo Penal;

f) Obter, para auxílio nas ações em curso nos mesmos serviços, a cedência de material e equipamento próprio, bem como a colaboração de pessoal que se mostrem indispensáveis, designadamente para o efeito de se executarem ou complementarem serviços em atraso de execução, cuja falta impossibilite ou dificulte aquelas ações;

g) Utilizar nos locais inspecionados, por cedência dos respetivos serviços do MJ, instalações em condições de dignidade e de eficácia para o desempenho das suas funções;

h) Trocar correspondência, em serviço, com todas as entidades públicas ou privadas sobre assuntos de serviço da sua competência;

i) Proceder, por si ou com recurso a autoridade policial ou administrativa, e cumpridas as formalidades legais, às notificações necessárias ao desenvolvimento da ação inspetiva;

j) Ser considerado como autoridade pública para os efeitos de proteção criminal.

Artigo 29.º

Deveres de informação, cooperação e colaboração

1 - Os dirigentes e trabalhadores dos serviços do MJ devem prestar à IGSJ toda a colaboração que lhes for solicitada.

2 - Salvo situações devidamente justificadas, os dirigentes dos serviços visados nas ações inspetivas devem garantir resposta às solicitações da IGSJ, dentro do prazo que for determinado para o efeito.

3 - As pessoas coletivas públicas devem prestar à IGSJ, enquanto serviço de inspeção, toda a colaboração por esta solicitada.

4 - No exercício das suas atribuições, a IGSJ pode solicitar informações a qualquer pessoa coletiva de direito privado ou pessoa singular, sempre que o repute necessário para o apuramento dos factos.

Artigo 30.º

Obstáculos ao exercício da atividade inspetiva

Sem prejuízo da respetiva menção no relatório da ação inspetiva, bem como no relatório anual de atividades, sendo caso disso, e da aplicação do disposto no n.º 5 do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, são de imediato comunicados ao Ministro da Justiça, sob proposta do inspetor responsável, quaisquer obstáculos colocados ao normal exercício da atividade inspetiva da IGSJ, quando tal se justifique para assegurar a correta realização da ação ou a sua eficácia.

Secção II

Auditorias e inspeções

Artigo 31.º

Despacho inicial

1 - Sem prejuízo do disposto no artigo 6.º, n.º 2, a abertura de processo para a realização de auditoria ou inspeção é determinada por despacho do inspetor-geral.

2 - O despacho de abertura do processo fixa o âmbito e objetivos da ação, a data do seu início e o prazo para a sua conclusão e nomeia a equipa de auditoria ou inspeção.

3 - Sendo visado mais do que um serviço, o despacho de abertura pode determinar ainda, tendo em conta o âmbito material e os objetivos da ação e as necessidades específicas da realização do contraditório, a elaboração de um relatório autónomo por cada serviço.

4 - O despacho de abertura do processo pode ser alterado no decurso da ação, por iniciativa do inspetor-geral ou sob proposta do coordenador da equipa.

Artigo 32.º

Equipas de auditoria ou inspeção

1 - As auditorias e inspeções são realizadas por equipas multidisciplinares, compostas por um coordenador e um número variável de inspetores.

2 - Compete ao coordenador, para além das competências que lhe são atribuídas pelo Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho, e pelo presente Regulamento, assegurar o cumprimento dos objetivos e do prazo da ação, zelar pela observância das regras relativas a conflitos de interesses, dirigir e organizar o trabalho da equipa e distribuir as tarefas entre os seus membros.

Artigo 33.º

Plano

1 - A auditoria ou inspeção realiza-se de acordo com um plano, elaborado de acordo com os manuais e instruções em vigor, aprovado pelo inspetor-geral sob proposta do coordenador da equipa.

2 - O plano pode, quando necessário, ser alterado no decurso da ação, sendo aprovado nos termos do número anterior.

Artigo 34.º

Comunicação prévia aos serviços visados

1 - A realização das auditorias ou inspeções é comunicada previamente aos dirigentes máximos dos serviços visados, através de ofício que indica claramente o âmbito e os objetivos da ação, a constituição da respetiva equipa, a data prevista para o seu início e, sendo caso disso, os elementos a disponibilizar de imediato.

2 - A realização de diligências nas unidades orgânicas dos serviços visados é comunicada diretamente aos respetivos dirigentes, aos dirigentes máximos dos serviços ou aos seus representantes designados para efeitos da ação.

3 - As comunicações referidas nos números anteriores podem ser omitidas se o inspetor-geral, em despacho fundamentado, considerar que as mesmas são suscetíveis de pôr em causa a adequada realização da ação ou os seus objetivos.

4 - As visitas de inspeção aos locais de detenção a realizar nos termos do disposto no Regulamento das Condições de Detenção em Instalações da Polícia Judiciária e em Locais de Detenção Existentes nos Tribunais e em Serviços do Ministério Público, aprovado pelo Despacho n.º 12786/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 104, de 29 de maio de 2009, são efetuadas sem comunicação prévia.

Artigo 35.º

Execução

1 - Salvo previsão legal ou determinação superior em contrário, a execução das auditorias e inspeções tem as fases de trabalho de campo, de redação do relatório preliminar, de contraditório e de redação do relatório final.

2 - Concluído o trabalho de campo é elaborado um relatório preliminar, no qual são relatados de forma consubstanciada, sintética e sistemática os objetivos da ação, a metodologia utilizada, os resultados apurados e a apreciação de eventuais situações de irregularidade ou ilegalidade, e formuladas as respetivas conclusões, recomendações e propostas.

3 - O relatório preliminar é submetido a despacho do inspetor-geral pelo coordenador da equipa.

4 - Mediante despacho do inspetor-geral, o relatório preliminar é remetido aos dirigentes máximos dos serviços visados para, querendo, se pronunciarem sobre o teor do mesmo e requererem as diligências complementares que considerem necessárias.

5 - Quando tal se torne necessário para cumprimento do princípio do contraditório, o inspetor-geral determina também que, para os efeitos do número anterior, o relatório seja remetido, na totalidade ou na parte relevante, consoante os casos, aos dirigentes máximos dos serviços visados no período abrangido pela ação, bem como a outros dirigentes ou trabalhadores cuja atuação seja nominalmente apreciada.

6 - Tendo em conta a dimensão e a complexidade do relatório preliminar, o inspetor-geral fixa um prazo único para os serviços visados e as pessoas notificadas nos termos do número anterior se pronunciarem, não inferior a 10 dias nem superior a 20, o qual pode ser prorrogado por não mais de 5 dias, a solicitação de qualquer interessado, por motivo relevante devidamente justificado.

7 - Tendo sido requeridas diligências complementares, o inspetor-geral, sob proposta do coordenador, determina a sua realização ou indefere as que forem desnecessárias, mediante despacho fundamentado e notificado ao requerente.

8 - Há lugar à elaboração de nova versão do relatório preliminar quando das respostas recebidas, ou das diligências complementares realizadas, resultar a necessidade de introduzir, no texto submetido a contraditório, alterações substantivas que o justifiquem.

9 - Se elaborada nova versão do relatório preliminar, aplica-se subsequentemente o disposto nos n.os 3 a 7, sendo o contraditório restrito às alterações referidas no número anterior e aos serviços, dirigentes ou trabalhadores por elas abrangidos, ainda que não visados inicialmente.

10 - Na sequência do contraditório previsto no número anterior, não há lugar a nova versão do relatório preliminar, salvo quanto às respostas ou às diligências requeridas por dirigentes ou trabalhadores não visados inicialmente, desde que verificados os requisitos constantes do n.º 8.

11 - Antes do despacho do inspetor-geral, o relatório preliminar não pode ser dado a conhecer, total ou parcialmente, aos serviços, dirigentes ou trabalhadores visados.

Artigo 36.º

Relatório final

1 - Terminado o prazo para a pronúncia dos serviços, dirigentes ou trabalhadores visados e realizadas as diligências complementares requeridas, sendo caso disso, é elaborado o relatório final, apreciando todas as questões suscitadas nas respostas recebidas e introduzindo no relatório os aditamentos e alterações que se justifiquem.

2 - O relatório final faz expressa menção ao contraditório e as respostas recebidas são incluídas como anexos ao mesmo.

3 - O relatório final é submetido pelo coordenador da equipa a decisão do inspetor-geral, e, mediante despacho deste, é posteriormente remetido ao Ministro da Justiça para homologação.

4 - Recebido o despacho de homologação do Ministro da Justiça, a IGSJ remete cópia do mesmo e do relatório final aos dirigentes máximos dos serviços visados, bem como aos dirigentes e trabalhadores ouvidos em contraditório, se tal não tiver ainda sido feito, e dá cumprimento ao disposto no artigo 24.º, sendo caso disso.

Artigo 37.º

Informação dos serviços

1 - Se, decorrido o prazo fixado pelo Ministro da Justiça ou, na falta deste, o prazo de 60 dias após a remessa do relatório final aos serviços visados, estes não tiverem prestado à IGSJ informação sobre as medidas e decisões entretanto adotadas para cumprimento das recomendações formuladas, o inspetor-geral, sob proposta do coordenador, pode notificá-los para prestarem essa informação num prazo não superior a 20 dias.

2 - Recebida a informação, é analisada pelo coordenador, que propõe ao inspetor-geral o que tiver por conveniente face ao teor da mesma, designadamente a realização das diligências instrutórias que se mostrem necessárias ou a inscrição da correspondente ação de acompanhamento no plano de atividades de anos subsequentes.

Artigo 38.º

Arquivamento do processo

1 - O processo é arquivado, por despacho do inspetor-geral, após a realização de todas as diligências que nele devam ser efetuadas nos termos do artigo anterior.

2 - O processo pode ainda ser arquivado, por despacho do inspetor-geral, decorridos dois anos sobre o envio do relatório final para homologação, sem que tenha sido proferido qualquer despacho.

3 - Para efeitos do relatório anual de atividades, os processos consideram-se concluídos na data em que o inspetor-geral proferiu despacho de envio do relatório final para homologação.

Artigo 39.º

Suspensão e cancelamento

É aplicável à suspensão e ao cancelamento de auditorias e inspeções já iniciadas o disposto no artigo 6.º, n.º 2.

Secção III

Ações de acompanhamento

Artigo 40.º

Disposições aplicáveis

1 - As ações de acompanhamento regem-se pelas disposições aplicáveis às auditorias e inspeções, com as necessárias adaptações.

2 - A ação de acompanhamento inicia-se pelo pedido de informação aos serviços visados sobre o cumprimento das recomendações ou propostas formuladas no âmbito da ação a acompanhar, salvo se do processo respetivo constar informação prestada há menos de 60 dias.

3 - O contraditório pode ser dispensado, por despacho fundamentado do inspetor-geral, se o relatório concluir pelo cumprimento integral das recomendações ou propostas formuladas e pela desnecessidade de qualquer outra atuação, ou em sentido coincidente com as informações prestadas, por escrito ou no âmbito do trabalho de campo, pelos dirigentes máximos dos serviços visados ou seus representantes designados para efeitos da ação.

4 - Formuladas novas recomendações no relatório final, é aplicável o artigo 37.º, mas a ação de acompanhamento, sendo caso disso, é realizada no próprio processo.

Secção IV

Apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições

Artigo 41.º

Apreciação liminar

1 - Compete ao inspetor-geral apreciar liminarmente as queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições apresentadas à IGSJ.

2 - São liminarmente arquivadas as queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições:

a) Que não sejam da competência da IGSJ;

b) Que sejam manifestamente desprovidas de fundamento ou apresentadas de má-fé;

c) Que sejam obscuras, incompreensíveis, vagas ou incompletas, quando não sejam corrigidas ou completadas após notificação para o efeito ou quando essa notificação seja impossível;

d) Cuja instrução seja por qualquer motivo impossível.

3 - Podem ainda ser liminarmente arquivadas as queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições:

a) Que não sejam dirigidas à IGSJ ou em que não seja solicitada a sua intervenção;

b) Que sejam desprovidas de relevância jurídica ou material;

c) Que apresentem uma descrição dos factos ou elementos probatórios insuficientes para se poder concluir indiciariamente pela sua viabilidade, quando não sejam corrigidas ou completadas após notificação para o efeito ou quando essa notificação seja impossível;

d) Que se refiram a factos que não tenham ainda sido apreciados no âmbito do serviço visado, salvo se for razoável supor que essa apreciação não permitirá resolver ou esclarecer adequadamente a situação ou se houver urgência na intervenção da IGSJ;

e) Quando, há menos de um ano, a IGSJ se tenha pronunciado sobre o mesmo assunto, na sequência de queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição apresentada com idênticos fundamentos pela mesma pessoa ou entidade ou no interesse destas, salvo se, entretanto, tiver ocorrido alteração substantiva do regime legal aplicável.

4 - Não sendo a queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição arquivada liminarmente, o inspetor-geral pode ainda, em qualquer altura:

a) Instaurar ou propor ao Ministro da Justiça a instauração do procedimento inspetivo de outra natureza que se mostre adequado;

b) Determinar que a matéria objeto da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição seja apreciada no âmbito de ação de outra natureza, em curso ou a instaurar.

5 - A apreciação das queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições não pode ser recusada com fundamento no incumprimento de formalidades ou prazos para a sua apresentação ou na inexistência de interesse pessoal e direto do seu autor no caso.

6 - A não identificação do autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição não prejudica a sua apreciação nos termos acima expostos.

Artigo 42.º

Confidencialidade e legitimidade

1 - A identidade do autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição apresentada à IGSJ, bem como dos interessados na mesma, não é divulgada aos serviços visados ou a terceiros, salvo quando essa divulgação seja autorizada, ou quando resulte da exposição que a autoria ou interesse na mesma é já conhecida desses serviços ou terceiros.

2 - Não sendo a divulgação da identidade do interessado possível nos termos do número anterior, e mostrando-se a mesma indispensável para a instrução do processo, é-lhe solicitado que se pronuncie quanto a essa divulgação, sob pena de impossibilidade de prosseguimento do processo.

3 - No caso de queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição apresentada por associações ou por terceiros sem que seja demonstrado que agem em representação do interessado, é dado conhecimento a este, sempre que se justifique, da exposição em causa e confirmado o seu interesse no prosseguimento do processo, bem como solicitada a pronúncia prevista no número anterior.

Artigo 43.º

Informação aos autores e interessados

1 - O autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição e os interessados na mesma são informados do arquivamento liminar ou da abertura do correspondente processo e da decisão final que neste vier a ser proferida.

2 - O autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição e os interessados na mesma são também informados com regularidade do estado da instrução do respetivo processo.

3 - O autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição e os interessados nas mesmas podem ainda, a qualquer tempo, consultar o respetivo processo e obter informação sobre o estado da sua instrução, certidão, reprodução ou declaração autenticada dos documentos que dele constem, nos termos do Código do Procedimento Administrativo e da demais legislação aplicável.

4 - O disposto nos números anteriores não se aplica aos autores de queixas, reclamações, denúncias, participações ou exposições que não se tenham identificado devidamente.

5 - No caso de a queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição ser apresentada no interesse de terceiro, o inspetor-geral pode determinar que seja restringida a informação a prestar ao autor ou a que este pode aceder, tendo em conta a sua relação com o interessado e a natureza dessa informação.

6 - O inspetor-geral pode ainda determinar que não seja prestada informação ao autor de queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição que seja arquivada liminarmente nos termos das alíneas b) do n.º 2 e a) do n.º 3 do artigo 41.º

Artigo 44.º

Instrução do processo

1 - Cada processo para apreciação de queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição é instruído por um inspetor, designado pelo inspetor-geral.

2 - A instrução do processo é feita através de ofício ou de outras diligências adequadas, escritas ou não, podendo incluir visitas aos serviços visados, com ou sem aviso prévio.

3 - Compete ao inspetor-geral determinar as diligências a realizar, sob proposta do instrutor, devendo todas as diligências realizadas e os respetivos resultados ser anotados no processo pelo instrutor.

4 - O inspetor-geral pode determinar que algumas diligências de instrução sejam realizadas por outros inspetores, conjuntamente ou não com o instrutor, devendo nesse caso ser elaborada informação nos termos do número anterior, a juntar ao processo pelo instrutor.

5 - No termo da instrução, o instrutor elabora informação sucinta contendo proposta de decisão final, devidamente fundamentada, a submeter à apreciação do inspetor-geral.

6 - Recebido o processo para decisão final, o inspetor-geral pode determinar a realização de novas diligências que considere pertinentes, sendo subsequentemente aplicável o disposto no n.º 5.

7 - Quando, no âmbito de regime legal substancialmente idêntico, forem apresentadas queixas, reclamações, denúncias, participações ou exposições similares a outra já instruída ou em instrução, a instrução das subsequentes pode ser feita por mera remissão para a instrução da primeira, sem prejuízo do direito à informação dos respetivos autores e interessados.

Artigo 45.º

Decisão final

1 - Os processos são arquivados pelo inspetor-geral quando, no termo da instrução, a queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição se revele infundada, a situação se encontre resolvida ou ultrapassada ou as diligências possíveis estejam esgotadas.

2 - Nos casos previstos no n.º 4 do artigo 41.º, o processo é arquivado, sem prejuízo de reabertura para comunicar ao autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição e ao interessado o resultado do procedimento instaurado, ou se o procedimento não vier a ser instaurado ou concluído.

3 - No caso previsto no n.º 7 do artigo anterior, os processos subsequentes são arquivados de imediato ou quando for concluída a instrução do primeiro processo, consoante os casos.

4 - O inspetor-geral pode propor ao serviço visado ou ao Ministro da Justiça a adoção de medidas para resolver o caso concreto ou a aprovação de medidas genéricas, de natureza legislativa, regulamentar ou outra.

5 - A IGSJ notifica os serviços destinatários das medidas determinadas pelo Ministro da Justiça, quando as mesmas não devam ser publicitadas por outra forma.

6 - Se o Ministro da Justiça determinar ou o inspetor-geral propuser a adoção de medidas para resolver o caso concreto, o processo é arquivado pelo inspetor-geral, sob proposta do instrutor, após apuramento de que essas medidas foram executadas.

Artigo 46.º

Reabertura do processo

1 - O processo é reaberto, por despacho do inspetor-geral, quando o autor da queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição, o interessado na mesma ou os serviços visados dirigirem ao mesmo comunicação que o justifique.

2 - Reaberto o processo, é seguida a tramitação prevista nos artigos anteriores.

Secção V

Averiguações oficiosas

Artigo 47.º

Abertura do processo

1 - O inspetor-geral pode determinar a abertura de um processo de averiguações oficiosas quando, por qualquer forma que não a prevista na secção anterior, tome conhecimento de factos que justifiquem a intervenção inspetiva da IGSJ, mas que não devam ou não possam ser apreciados no âmbito de procedimento de outra natureza.

2 - O disposto no número anterior é designadamente aplicável quando, no decurso de um procedimento inspetivo, a IGSJ tome conhecimento de factos que não possam ser apreciados nesse procedimento, por não se enquadrarem no seu âmbito pessoal, material ou temporal, ou por o procedimento não ser legalmente adequado para o efeito.

Artigo 48.º

Disposições aplicáveis

Aplica-se aos processos de averiguações oficiosas o disposto nos artigos 44.º a 46.º, com as necessárias adaptações.

Secção VI

Procedimentos de natureza disciplinar

Artigo 49.º

Disposições aplicáveis

1 - A instauração, instrução e decisão de procedimentos disciplinares regem-se pelo disposto na Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, aprovada pela Lei n.º 35/2014, de 20 de junho, ou em legislação especial, e, em tudo o que for compatível com as respetivas disposições, pelo presente Regulamento.

2 - Determinada a instrução de procedimento disciplinar, compete ao inspetor-geral propor a nomeação do respetivo instrutor, a qual não pode recair sobre inspetor que tenha tido intervenção na proposta de instauração do procedimento.

Secção VII

Procedimentos de contraordenação

Artigo 50.º

Disposições aplicáveis

A instauração, instrução e decisão de procedimentos de contraordenação regem-se pelo disposto em legislação própria, e, em tudo o que for compatível com essa legislação, pelo presente Regulamento.

Secção VIII

Processos de apreciação liminar

Artigo 51.º

Disposições aplicáveis

1 - O inspetor-geral pode determinar a abertura de um processo de apreciação liminar quando tal se mostre necessário para fundamentar adequadamente, em termos legais ou gestionários, a decisão ou proposta de realização ou instauração de uma auditoria ou inspeção ou de um procedimento de natureza sancionatória ou cuja instrução esteja legalmente dependente de autorização ou delegação do Ministro da Justiça, designadamente:

a) Quando seja dirigida à IGSJ participação ou exposição solicitando a realização ou instauração de um desses procedimentos;

b) Quando seja comunicada à IGSJ matéria que, nos termos da legislação aplicável, só possa ser tratada no âmbito de um desses procedimentos.

2 - Não é aplicável o disposto no número anterior quando a participação, exposição ou comunicação seja feita no âmbito de procedimento em instrução, ou quando a IGSJ tome conhecimento da matéria em causa nesse procedimento, salvo se, nos termos da lei, a averiguação não puder ser nele realizada.

3 - Sem prejuízo do estabelecido no despacho que determinar a sua realização, a instrução dos processos de apreciação liminar, quando não deva consistir exclusivamente na análise do regime legal, é sumária e rege-se pelas disposições aplicáveis aos processos de apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições, com as necessárias adaptações.

4 - Os processos de apreciação liminar são instruídos por um único inspetor, nomeado pelo inspetor-geral.

5 - Nos processos de apreciação liminar não há lugar a contraditório.

Secção IX

Ações de variada natureza

Artigo 52.º

Disposições aplicáveis

1 - As ações de variada natureza regem-se pelo estabelecido no despacho que determinar a sua realização, e supletivamente pelas disposições aplicáveis às auditorias e inspeções, com as necessárias adaptações, tendo em conta a natureza e os objetivos de cada ação.

2 - As ações de variada natureza podem ser realizadas por um único inspetor, nomeado pelo inspetor-geral.

3 - Quando tenha sido nomeado um único inspetor, o inspetor-geral pode determinar que algumas diligências sejam realizadas conjuntamente com outros inspetores.

4 - O contraditório pode ser dispensado, por despacho fundamentado do inspetor-geral, se no relatório não for apreciada ou recomendada qualquer atuação dos serviços visados ou dos seus dirigentes ou trabalhadores ou a eles dirigida ou que caiba no seu âmbito de competências.

CAPÍTULO IV

Dos processos

Artigo 53.º

Identificação dos processos

1 - Os processos inspetivos são identificados pela referência E-n/aaaa, em que E corresponde à letra identificadora da espécie, n ao número de ordem dentro de cada espécie e aaaa ao ano de abertura do processo.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, os processos classificam-se em 10 espécies:

a) Processos para a realização de auditorias, identificados pela letra «A»;

b) Processos para a realização de inspeções, identificados pela letra «I»;

c) Processos de acompanhamento, identificados pelas letras «AC»;

d) Processos para a apreciação de queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições, identificados pela letra «R»;

e) Processos para a realização de averiguações oficiosas, identificados pelas letras «AO»;

f) Processos para a realização de inquéritos e sindicâncias, identificados pela letra «S»;

g) Processos disciplinares, identificados pela letra «D»;

h) Processos contraordenacionais, identificados pelas letras «CO»;

i) Processos de apreciação liminar, identificados pelas letras «AL»;

j) Outros processos de variada natureza, identificados pela letra «V».

3 - Podem ser criadas, por despacho fundamentado do inspetor-geral, novas espécies ou subespécies de processos.

Artigo 54.º

Apensação de processos

1 - Podem ser apensados os processos da mesma ou diferente espécie que, por identidade ou conexão, totais ou parciais, do seu objeto ou da entidade visada, justifiquem um tratamento conjunto.

2 - Os processos mais recentes são apensados aos processos mais antigos, salvo se o seu âmbito for mais vasto ou se a sua instrução estiver mais avançada.

3 - Se na sequência da apreciação de queixa, reclamação, denúncia, participação ou exposição for determinada a instauração de procedimento de outra espécie, e justificando-se a apensação, o primeiro processo é apensado ao segundo.

4 - Compete ao inspetor-geral determinar a apensação de processos, por sua iniciativa ou sob proposta dos inspetores responsáveis pelos mesmos.

5 - Os documentos, os termos e os despachos relativos aos processos apensos são juntos, lançados ou lavrados no processo principal, salvo determinação em contrário do inspetor-geral.

Artigo 55.º

Acesso aos processos

Sem prejuízo do disposto nos n.os 4 a 6 do artigo 43.º, o acesso aos processos inspetivos da IGSJ, incluindo a consulta, a passagem de certidões ou fotocópias e a informação sobre os resultados da instrução, rege-se pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, e pela legislação específica referida no n.º 4 do seu artigo 1.º, e cumpre o disposto na legislação relativa à proteção de dados pessoais.

Artigo 56.º

Organização dos processos

1 - São juntos ao processo as propostas e informações apresentadas e os despachos proferidos no âmbito da ação, a correspondência relativa à mesma, os autos de declarações ou outros e todos os relatórios produzidos, incluindo os respetivos anexos.

2 - São conservados todos os outros elementos relativos à instrução do processo, incluindo os papéis de trabalho e os documentos recolhidos no trabalho de campo, em termos que permitam a fundamentação da análise efetuada e dos resultados alcançados.

3 - A junção ou conservação de documentos classificados ou sujeitos a segredo é feita de modo que salvaguarde essa classificação ou segredo.

4 - Salvo em caso de impossibilidade, os processos têm formato essencialmente digital.

5 - O disposto nos números anteriores não prejudica a organização própria dos processos de natureza disciplinar e contraordenacional.

6 - Previamente à remessa dos originais dos processos em suporte físico ao Ministro da Justiça ou a qualquer entidade externa é feita uma cópia de segurança.

7 - Não são permitidas cópias, mesmo que parciais, dos processos para utilização externa sem autorização do inspetor-geral.

Artigo 57.º

Conservação e destruição dos processos

A conservação e destruição dos processos e dos seus anexos rege-se pelo disposto no Regulamento de Conservação Arquivística da IGSJ, aprovado pela Portaria n.º 1197/2010, de 26 de novembro.

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