Despacho n.º 7722/2015, de 13 de julho

Despacho n.º 7722/2015

Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º e no artigo 73.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho normativo n.º 10/2014 (2.ª série), de 5 de agosto, por despacho da Reitora da Universidade de Évora de 3/07/2015, é aprovado e posto em vigor o "Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora", que se publica em anexo ao presente despacho.

ANEXO

Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços da Reitoria, abreviadamente designados por SR.

2 - Os SR têm por missão assegurar o apoio direto ao Reitor, Vice-Reitores, Pró-Reitores e Administrador, respondendo ainda às necessidades das Unidades Orgânicas, Unidades Científico-Pedagógicas e Serviços no quadro das relações funcionais entre estes e os Órgãos da Universidade.

Artigo 2.º

Organização

1 - Os SR têm uma estrutura composta por Gabinetes supervisionados pelo Reitor, pelo Vice-Reitor ou Pró-Reitor responsável pelo setor, ou em quem for delegada essa competência.

2 - Os SR são dirigidos pelo Secretário da Reitoria, nomeado pelo Reitor, desenvolvendo a sua atividade em comissão de serviço, nos termos da legislação aplicável.

3 - Integram os SR os seguintes Gabinetes:

a) Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo;

b) Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade.

4 - Os SR integram ainda as seguintes estruturas:

a) Gabinete do Administrador;

b) Gabinete de Assessoria Jurídica;

c) Secretariado de apoio.

5 - Cada Gabinete poderá ser orientado por um Coordenador.

CAPÍTULO II

Estrutura, atribuições e competências

Secção I

Dos Gabinetes

Artigo 3.º

Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo

O Gabinete de Comunicação, Imagem e Protocolo (GCIP) desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da Imagem da Universidade, ao nível institucional, bem como na sua relação com a sociedade, cabendo-lhe designadamente:

a) Preparar e projetar a imagem da Universidade, de acordo com diretivas superiormente definidas;

b) Conceber uma estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade;

c) Promover a difusão interna e externa da informação, nomeadamente através do Portal da UE, UELINE - Jornal da UE e da Assessoria de Imprensa, coordenando a contribuição das várias Unidades Orgânicas e Serviços;

d) Apoiar publicações e edição de obras de cariz institucional,

e) Apoiar, promover e organizar a participação da Universidade em eventos, nomeadamente em congressos, seminários, exposições e fóruns de âmbito interno, nacional e internacional;

f) Apoiar os órgãos de governo da instituição em matéria de relações públicas, atos sociais e protocolares;

g) Desenvolver e acompanhar as relações com outras instituições de ensino, autarquias e organizações da região;

h) Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade;

i) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR do gabinete em articulação com o da universidade, submete-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;

j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;

k) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 4.º

Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade

O Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade (GPCQ) desenvolve a sua atividade no âmbito do processo global do planeamento, supervisão da implementação dos instrumentos de planeamento e avaliação cabendo-lhe designadamente:

a) Efetuar estudos prospetivos de apoio à tomada de decisão, procedendo à recolha de dados estatísticos e ao tratamento da informação relevante para o processo de planeamento e reflexão estratégica, acompanhando o respetivo desenvolvimento até à fase de execução e promovendo a sua permanente avaliação, bem como propondo as necessárias medidas corretivas;

b) Produzir indicadores de gestão para a avaliação da atividade desenvolvida pelas Unidades Orgânicas e Serviços;

c) Organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico global da Universidade;

d) Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;

e) Elaborar a proposta do QUAR da Universidade;

f) Apoiar a organização da avaliação periódica dos ciclos de estudo e acompanhar os programas de avaliação da Universidade a realizar pela A3ES;

g) Gerir e monitorizar o sistema de garantia da qualidade e o seu processo de melhoria continua nas várias vertentes em uso na universidade, organizando os processos de acreditação a submeter às entidades competentes;

h) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;

i) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Secção II

Das outras estruturas

Artigo 5.º

Gabinete do Administrador

1 - O Administrador é responsável pelos Serviços, cujas atividades supervisiona, de modo a imprimir-lhes unidade, continuidade, eficiência, garantindo a legalidade da atividade administrativa e financeira e a sua boa gestão.

2 - Compete ao Administrador apoiar o Reitor e os Vice-Reitores na coordenação dos Serviços e desempenhar as competências que lhe forem delegadas.

3 - O Administrador tem um Gabinete composto por um secretariado e coordenado por um Chefe de Gabinete, que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhes estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:

a) Executar as atividades inerentes à assessoria e secretariado do administrador e do conselho de gestão, bem como a interligação entre o administrador e as diversas unidades e serviços, nas respetivas áreas de atuação;

b) Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;

c) Registar e promover a divulgação dos documentos que emita;

d) Organizar a agenda do Administrador e atividades conexas;

e) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;

f) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 6.º

Gabinete de Assessoria Jurídica

O Gabinete de Assessoria Jurídica tem como função assegurar o suporte jurídico ao Conselho Geral, ao Reitor e aos Diretores das Unidades Orgânicas, sempre que solicitado, cabendo-lhe designadamente:

a) Prestar assessoria de caráter técnico e ou jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a Instituição;

b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquérito e averiguações;

c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;

d) Acompanhar ou instruir procedimentos que lhe sejam confiados;

e) Representar a UE nas ações judiciais, recursos e demais procedimentos que correm os seus termos nos Tribunais Administrativos em que a Universidade seja parte, acompanhando a respetiva tramitação;

f) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

g) Acompanhar processos concursais, designadamente de aquisição de bens e serviços e de obras públicas;

h) Elaborar respostas a reclamações/recursos hierárquicos apresentados;

i) Instruir processos de inscrição, registo e constituição de pessoas coletivas;

j) Integrar júris de concurso de pessoal não docente, sempre que para tal seja solicitado;

k) Integrar ou assessorar os júris nos procedimentos de contratação pública, sempre que para tal seja solicitado;

l) Atualizar o registo do património;

m) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da UE bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da Instituição;

n) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências do Gabinete de Assessoria Jurídica e dos membros da Comunidade Académica cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso;

o) Divulgar e monitorizar o Plano Contra a Corrupção e Riscos Conexos da UE;

p) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;

q) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 7.º

Secretariado de apoio

Ao Secretariado de apoio incumbe apoiar administrativamente a Equipa Reitoral, o Gabinete de Assessoria Jurídica, o Conselho de Avaliação, o Provedor do Estudante e o Provedor do Trabalhador Não Docente e Não Investigador competindo-lhe designadamente:

a) Executar as atividades inerentes ao secretariado dos vice-reitores e pró-reitores, bem como a interligação entre estes e as diversas unidades e serviços, nas respetivas áreas de atuação;

b) Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa;

c) Organizar as agendas dos vice-reitores/pró-reitores e atividades conexas;

d) Proceder às entradas, saídas e encaminhamentos dos documentos no Sistema de Gestão Documental;

e) Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e arquivo do expediente após registo no Sistema de Gestão Documental;

f) Preparar a documentação necessária à organização do expediente a submeter a despacho;

g) Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada pertinente;

h) Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas.

Artigo 8.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto para realização de atividades de carácter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração nele delimitados.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.

6 de julho de 2015. - O Administrador da Universidade de Évora, Rui Manuel Gonçalves Pingo.

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