Edital n.º 280/2003 (2.ª série) - AP, de 4 de abril

Edital n.º 280/2003 (2.ª série) - AP. - António Pedro Rebelo Costa, presidente da Câmara Municipal da Ribeira Grande:

Torna público, conforme determina o artigo 91.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, que, em sessão ordinária, de 30 de Abril de 2002, a Assembleia Municipal de Ribeira Grande, aprovou o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, que se publica em anexo.

27 de Fevereiro de 2003. - O Presidente da Câmara, António Pedro Rebelo Costa.

Sistema de Controlo Interno

Introdução

Para cumprimento do disposto na alínea j) do n.º 1 e alínea f) do n.º 2, ambas do artigo 68.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, alterada pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e tendo em conta a entrada em vigor do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro, e Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, é elaborado o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O sistema de controlo interno engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna da informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Objectivos

Os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

Artigo 3.º

Funcionamento, acompanhamento e avaliação do sistema de controlo interno

O órgão executivo mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades do município, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente.

Artigo 4.º

Definição de funções de controlo e nomeação de responsáveis

Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos princípios de segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

Artigo 5.º

Documentos

Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

Artigo 6.º

Fiscalização do sistema de controlo interno

1 - o órgão deliberativo pode estabelecer dispositivos, pontuais ou permanentes, de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua competência.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o órgão executivo deve facultar os meios e informações necessários aos objectivos a atingir, de acordo com o que for definido pelo órgão deliberativo.

Artigo 7.º

Remessa das normas de controlo interno às entidades inspectivas

O órgão executivo remeterá à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção Administrativa Regional cópia da norma de controlo interno, bem como de todas as suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação.

CAPÍTULO II

Dos métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades

Artigo 8.º

Importância em numerário

A importância em numerário existente em caixa não pode ultrapassar o montante adequado às necessidades diárias do Município, sendo este montante definido pelo órgão executivo.

Artigo 9.º

Contas bancárias

A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do órgão executivo, devendo as mesmas ser tuteladas pelo município e movimentadas pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro deste órgão em que ele delegue.

Artigo 10.º

Cheques

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito, bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se neste caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente.

2 - Findo o período de validação dos cheques em trânsito, procede-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 11.º

Receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro

A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro deve ser feita diariamente, utilizando-se para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo.

Artigo 12.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias fazem-se mensalmente e são confrontadas com os registos da contabilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.

Artigo 13.º

Virtualização da receita

A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança ou anulação.

Artigo 14.º

Responsabilidades do pessoal afecto à tesouraria

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis designados para o efeito, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d) do mesmo número.

3 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que o município é titular.

4 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto de importâncias que lhe são confiadas, e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, para o que o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações.

5 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originam ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

6 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 15.º

Fundo de maneio

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza da despesa a pagar pelo fundo bem como o seu limite máximo, e ainda:

a) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;

b) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A sua reposição até 31 de Dezembro.

CAPÍTULO III

Dos métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros

Artigo 16.º

Compras

1 - As compras são feitas pelos responsáveis do sector designado para a realização de compras, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos.

2 - A entrega de bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do sector referido na alínea anterior, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com a respectiva guia de remessa, onde é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido", se for o caso.

3 - Na contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, após o que são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos ao sector responsável pelo aprovisionamento.

4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 17.º

Reconciliações

1 - Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas do município.

2 - Se efectuem reconciliações na conta de devedores e credores.

3 - Se efectuem reconciliações nas constas de empréstimos bancários com instituições de crédito e se controlem os cálculos dos juros.

4 - Se efectuem reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos".

CAPÍTULO IV

Dos métodos e procedimentos de controlo das existências

Artigo 18.º

Armazém

1 - A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito.

2 - O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas.

Artigo 19.º

Fichas de existências

1 - As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém.

2 - Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.

Artigo 20.º

Inventariação física e regularizações

As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo-se utilizar testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO V

Dos métodos e procedimentos de controlo do imobilizado

Artigo 21.º

Fichas do imobilizado

1 - As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas.

Artigo 22.º

Aquisição de imobilizado

As aquisições do imobilizado devem ser efectuadas de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de empreitadas e fornecimentos.

Artigo 23.º

Reconciliações

Se efectuem reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.

Artigo 24.º

Verificação física do imobilizado

Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO VI

Das disposições finais e entrada em vigor

Artigo 25.º

Disposições finais

1 - Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.

2 - São revogadas todas as disposições regulamentares contrárias ao presente Regulamento.

Artigo 26.º

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor após aprovação da Assembleia Municipal e posterior publicação no Diário da República.