Portaria n.º 1307-B/93, de 27 de dezembro

Portaria n.º 1307-B/93

de 27 de Dezembro

Visando assegurar a gestão eficaz da Tesouraria do Estado, o Decreto-Lei n.º 275-A/93, de 9 de Agosto, atribuiu aos serviços da Direcção-Geral do Tesouro a competência para a contabilização e controlo das entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria, bem como para o controlo dos movimentos de fundos do Estado.

Assente no exercício de novas competências, o modelo preconizado implica a prática de procedimentos complementares ao nível da gestão da movimentação de fundos.

Importa, assim, estabelecer as regras que orientarão os circuitos de informação, quer quanto às entradas, quer quanto às saídas de fundos, prevendo-se, também, a criação de um plano de contas para as operações de tesouraria.

Assim:

Manda o Governo, pelo Ministro das Finanças, nos termos do artigo 30.º e do n.º 2 do artigo 42.º do Decreto-Lei n.º 275-A/93, de 9 de Agosto, o seguinte:

1.º Aprova o Regulamento das Entradas e Saídas de Fundos, da Contabilização e Controlo das Operações de Tesouraria e do Funcionamento das Caixas, anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Ministério das Finanças.

Assinada em 23 de Dezembro de 1993.

O Ministro das Finanças, Eduardo de Almeida Catroga.

ANEXO

Regulamento das Entradas e Saídas de Fundos, da Contabilização e Controlo das operações de Tesouraria e do Funcionamento das Caixas

Artigo 1.º

Âmbito

O controlo da movimentação de fundos na Tesouraria do Estado e a contabilização e fiscalização das operações de tesouraria a cargo da Direcção-Geral do Tesouro (DGT) compreende, entre outras:

a) Controlo do funcionamento das caixas;

b) Autorização para a realização de pagamentos, designadamente através da movimentação de contas bancárias;

c) Organização da escrituração e do registo dos movimentos de fundos e da contabilização das operações de tesouraria;

d) Elaboração de mapas mensais das contas de tesouraria, de relatório anual e respectivo apuramento de contas;

e) Transmissão às entidades intervenientes no processo de cobrança e contabilização de informação relativa à cobrança.

Artigo 2.º

Regras de funcionamento das caixas

1 - As caixas devem assegurar o cumprimento das seguintes regras mínimas de funcionamento:

a) Existir um responsável pela caixa;

b) Preparar e remeter à DGT a escrituração das operações;

c) Assegurar o depósito diário das receitas em contas do Tesouro;

d) Assegurar a conciliação das contas com os documentos cobrados e o tratamento de todos os problemas que afectam a arrecadação;

e) Efectuar o arquivo da documentação de cobrança;

f) Garantir níveis de segurança e controlo dos fundos públicos equivalentes aos estabelecidos para os serviços locais da DGT;

g) Comunicar aos serviços que administram as receitas cobradas as informações necessárias ao controlo da liquidação e cobrança, nas condições e com a periodicidade estabelecida pela DGT.

2 - Os serviços que exerçam funções de controlo da arrecadação realizada por entidades colaboradoras fiscalizam o cumprimento do disposto no número anterior.

3 - Uma caixa autorizada a processar pagamentos, nomeadamente a caixa junto do Banco de Portugal, para além do cumprimento das regras referidas no n.º 1, assegura:

a) A conciliação da conta pagadora com os pagamentos efectuados;

b) O arquivo da documentação e a remessa de cópia ao serviço processador da despesa.

4 - As caixas afectas exclusivamente ao movimento de um organismo autónomo desenvolverão a sua actividade nos termos a fixar por despacho do director-geral do Tesouro, o qual determinará:

a) Quais das regras referidas no n.º 1 a caixa deve aplicar;

b) As contas bancárias a utilizar para definição das receitas arrecadadas;

c) As contas bancárias e os meios a utilizar para a efectivação dos pagamentos;

d) As condições de transferência dos fundos para a Caixa Geral do Tesouro.

5 - Quando o montante da cobrança em algumas caixas for de reduzida expressão, o despacho de autorização do Ministro das Finanças poderá determinar que estas caixas assegurem unicamente o cumprimento das seguintes regras mínimas de funcionamento:

a) Preparar e remeter à DGT a escrituração das operações;

b) Assegurar o depósito em contas do Tesouro dos fundos cobrados, com a periodicidade mensal ou sempre que o respectivo montante ultrapasse um duodécimo da receita anual prevista.

Artigo 3.º

Circuito de informação

1 - As caixas enviam ao serviço da DGT responsável pelo respectivo controlo a escrituração nos prazos definidos por despacho do director-geral do Tesouro.

2 - Os protocolos celebrados com as entidades colaboradoras definirão os termos e condições do envio de informação à entidade que assegura o controlo da cobrança e do depósito de fundos cobrados em conta do Tesouro.

3 - Os serviços que efectuam movimentos escriturais em contas de operações de tesouraria remetem ao serviço da DGT responsável pela contabilização a respectiva escrituração, nas condições e prazos definidos por despacho do director-geral do Tesouro.

4 - Os serviços da DGT responsáveis pelo controlo da arrecadação remetem a cada caixa a confirmação dos movimentos globais registados e dos fundos entrados na Caixa Geral do Tesouro, nos 10 dias úteis subsequentes ao envio da informação por parte dessas entidades, para conferência da respectiva escrituração ou registo dos movimentos.

5 - Os serviços que administram as receitas receberão das caixas informação detalhada sobre os valores cobrados e as anulações de cobrança.

Artigo 4.º

Circuito da informação sobre pagamentos processados através do sistema de pagamentos do Tesouro

1 - Os serviços da DGT responsáveis pela gestão do sistema de pagamentos do Tesouro remetem aos diversos serviços utilizadores extracto do movimento verificado.

2 - Os extractos referidos no número anterior terão a periodicidade mensal e serão remetidos através do Instituto de Informática do Ministério das Finanças.

3 - Os organismos autónomos utilizadores do sistema de pagamentos disporão de extractos diários, se assim o pretenderem.

Artigo 5.º

Escrituração

1 - A escrituração das cobranças é efectuada pelas caixas que não estejam subordinadas a organismos autónomos, através dos seguintes registos:

a) Registos dos fluxos de entrada de fundos em Diários;

b) Registo dos depósitos de fundos efectuados à ordem da DGT;

c) Contas-correntes das contas bancárias;

d) Registos necessários ao controlo dos valores debitados ao tesoureiro;

e) Relação das anulações efectuadas, incluindo as referentes à devolução de cheques.

2 - Nas situações previstas no n.º 5 do artigo 2.º serão assegurados os registos referidos nas alíneas a) e b) do número anterior.

3 - A escrituração dos pagamentos é processada nas caixas autorizadas por despacho do director-geral do Tesouro a processarem pagamentos, excluindo as caixas subordinadas a organismos autónomos, através do registo dos movimentos em Diário identificando o destinatário dos pagamentos e o serviço ordenante. Para os pagamentos efectuados através do sistema de pagamentos do Tesouro, o serviço da DGT responsável pela gestão do sistema elabora um resumo diário e mensal do movimento efectuado.

4 - Os serviços que disponham de meios informáticos adequados efectuam a correspondente escrituração através do registo das operações em Diário informatizado.

5 - Os modelos dos documentos referidos nos números anteriores são definidos por despacho do director-geral do Tesouro.

6 - As caixas subordinadas a organismos autónomos adoptarão as regras de escrituração do respectivo organismo.

Artigo 6.º

Plano de contas

1 - A contabilidade das operações de tesouraria consubstancia-se no plano de contas em anexo, o qual faz parte integrante da presente portaria, e que visa permitir:

a) A relevação de todos os movimentos da Tesouraria do Estado;

b) A relevação das responsabilidades da Tesouraria perante terceiros;

c) A produção de informação para a gestão previsional da Tesouraria e controlo das previsões de tesouraria;

d) A confirmação das contas de gerência das caixas;

e) A produção de informação para controlo e auditoria da Tesouraria do Estado.

2 - O plano de contas encontra-se estruturado nas seguintes classes:

Disponibilidades e aplicações;

Terceiros;

Resultados de operações financeiras;

Transferências Orçamento do Estado;

Natureza das operações de tesouraria.

3 - As contas são ordenadas nas classes acima referidas de acordo com o respectivo ponto de vista e âmbito:

a) Nas contas da classe «Disponibilidades e aplicações» registam-se as operações com movimento na Tesouraria do Estado;

b) As contas da classe «Terceiros» evidenciam os fundos de terceiros depositados na Tesouraria, bem como as dívidas de terceiros à Tesouraria, nas situações previstas na lei;

c) As contas da classe «Resultados de operações financeiras» registam resultados associados à gestão da Tesouraria, previamente à sua passagem para o Orçamento do Estado;

d) As contas da classe «Transferências Orçamento do Estado» relevam as transferências de fundos entre as contas de tesouraria e o Orçamento do Estado;

e) As contas da classe «Natureza das operações de tesouraria» identificam a natureza ou tipo das operações de tesouraria, tendo em vista a produção de informação para a Conta Geral do Estado.

4 - O desdobramento e o desenvolvimento das contas e as correspondentes, regras de contabilização serão aprovados por despacho do director-geral do Tesouro.

5 - A abertura e o encerramento das contas é da competência do director-geral do Tesouro e deverá respeitar a estrutura estabelecida pelo plano de contas em anexo.

Artigo 7.º

Contabilização

1 - Para a contabilização das operações de tesouraria serão utilizados como suporte os registos diários e os mapas resumo das operações referidas no artigo 5.º discriminando os movimentos por conta de operações de tesouraria.

2 - Com base nos referidos suportes serão preparados os seguintes documentos:

a) Balancetes mensais do Razão, evidenciando os movimentos ocorridos nas contas e respectivos valores acumulados, quer sob o ponto de vista das responsabilidades perante terceiros, quer sob a óptica da natureza ou tipo de operações;

b) Balancetes anuais do Razão, nos termos referidos na alínea anterior;

c) Balanço financeiro do Tesouro, evidenciando as disponibilidades existentes no final do exercício, as responsabilidades e os direitos de Tesouraria do Estado perante terceiros.

Artigo 8.º

Informação à Direcção-Geral da Contabilidade Pública

1 - A DGT remete à Direcção-Geral da Contabilidade Pública (DGCP) tabelas mensais referentes, respectivamente, aos valores entrados na Tesouraria do Estado e aos fundos saídos.

2 - A DGT remete à DGCP as tabelas mensais relativas, respectivamente, às entradas e saídas por operações de tesouraria.

3 - O envio da tabela pode ser substituído pela comunicação em suporte informático da respectiva informação directamente para a base de dados da Contabilidade Pública.

Artigo 9.º

Meios informáticos

Os registos e as comunicações de informação podem ser efectuados por meios informáticos.

Artigo 10.º

Contas de gerência

1 - As contas de gerência serão elaboradas tendo em consideração o disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 9.º e na alínea e) do n.º 1 do artigo 26.º da Lei n.º 86/89, de 8 de Setembro, relativamente à movimentação de fundos pelo responsável da caixa afluente.

2 - Haverá lugar à prestação de contas no caso de mudança do responsável ou no final de cada ano económico.

3 - As contas de gerência serão elaboradas e remetidas ao Tribunal de Contas no prazo de 60 dias.

ANEXO

Plano de contas

Disponibilidades e aplicações:

Caixas;

Depósitos no País;

Depósitos no estrangeiro;

Outros depósitos no estrangeiro;

Caixas - Tesourarias da Fazenda Pública;

Outros valores.

Terceiros:

Credores por receitas fiscais e similares;

Credores por execuções fiscais e depósitos em cofres do Tesouro;

Credores por transferências do exterior;

Recursos alheios no Tesouro;

Credores por descontos para a segurança social, seguros e sindicatos;

Outros devedores e credores.

Resultados de operações financeiras:

Diferenças de câmbio;

Lucros de amoedação;

Encargos bancários;

Juros de depósitos bancários;

Outros resultados.

Transferências Orçamento do Estado:

Despesa orçamental;

Receitas correntes;

Receitas de capital;

Recursos próprios comunitários;

Reposições;

Contas de ordem.

Natureza das operações de tesouraria:

Impostos, taxas, adicionais e multas;

Cobranças coercivas;

Depósitos efectuados em cofres do Tesouro;

Transferências do exterior;

Recursos alheios no Tesouro;

Quotizações sociais;

Dívida pública;

Operações a regularizar;

CEROT - Lei n.º 23/90.