Portaria n.º 239/2005, de 7 de março

Portaria n.º 239/2005

de 7 de Março

A extinção do Departamento para os Assuntos do Fundo Social Europeu e da Comissão de Coordenação do Fundo Social Europeu, operada pelo Decreto-Lei n.º 2/2003, de 6 de Janeiro, e a consequente assunção por parte do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu (IGFSE) das respectivas atribuições e competências implicam que sejam adoptadas algumas medidas no sentido de dotar este Instituto de uma estrutura capaz e mais adequada à prossecução desta nova missão.

Por outro lado, a evolução significativa do Sistema de Informação do Fundo Social Europeu (SIFSE), aliada às suas exigências e complexidade, pressupõem que seja autonomizada esta área funcional de modo a permitir a resposta adequada aos futuros desafios, sem prejuízo de assegurar, igualmente, a gestão integral de todas as plataformas de suporte ao desenvolvimento e exploração dos demais sistemas de informação do IGFSE.

Decorrente, ainda, deste acréscimo de atribuições e de competências, importa dotar o IGFSE de mecanismos de controlo interno que garantam, designadamente, uma avaliação sistemática dos procedimentos aí em vigor e o controlo da sua conformidade, bem como avaliem o desempenho dos sistemas internos que dão suporte à gestão corrente.

Neste contexto, torna-se necessário introduzir alguns ajustamentos na estrutura orgânica do IGFSE fixada pela Portaria n.º 1110/2000, de 28 de Novembro, sem prejuízo da sua natureza flexível e matricial.

Assim:

Manda o Governo, pelos Ministros de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho e das Finanças e da Administração Pública, nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 248-A/2000, de 3 de Outubro, conjugado com o disposto no n.º 1 do artigo 12.º, na alínea c) do n.º 4 do artigo 41.º e no n.º 1 do artigo 50.º, todos da Lei n.º 3/2004, de 15 de Janeiro, o seguinte:

1.º São aprovadas as alterações à estrutura orgânica do IGFSE, aprovada pela Portaria n.º 1110/2000, de 28 de Novembro, constantes do anexo I à presente portaria, que dela faz parte integrante.

2.º É republicado na íntegra o anexo à Portaria n.º 1110/2000, de 28 de Novembro, constante do anexo II à presente portaria, que dela faz parte integrante.

3.º As subunidades criadas pelo despacho n.º 11462/2001, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 125, de 30 de Maio de 2001, extinguem-se na data da entrada em vigor do presente diploma.

4.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Em 18 de Fevereiro de 2005.

O Ministro de Estado, das Actividades Económicas e do Trabalho, Álvaro Roque de Pinho Bissaya Barreto. - O Ministro das Finanças e da Administração Pública, António José de Castro Bagão Félix.

ANEXO I

Alterações à estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu

1 - São alterados os seguintes artigos:

«Artigo 1.º

[...]

1 - A estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, adiante designado abreviadamente por IGFSE, integra os órgãos definidos nos seus Estatutos e unidades orgânicas, podendo integrar, ainda, núcleos.

2 - As unidades e os núcleos são dirigidos, respectivamente, por directores e por coordenadores.

3 - Para os efeitos a que se refere o n.º 2 do artigo 2.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, os directores de unidade e os coordenadores de núcleo são qualificados, respectivamente, como cargos de direcção intermédia de 1.º grau e de 2.º grau.

4 - Os coordenadores de núcleo regem-se, com as necessárias adaptações, pelas disposições constantes do regulamento interno do IGFSE, aprovado pelo despacho n.º 8149/2002, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 93, de 20 de Abril de 2002, anteriormente aplicáveis aos coordenadores de subunidade.

Artigo 2.º

[...]

...

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) Sistemas de Informação;

h) Auditoria Interna.

Artigo 3.º

[...]

...

a) ...

b) ...

c) Harmonizar, designadamente através da emanação de orientações técnicas dirigidas aos gestores das intervenções operacionais, a aplicação das normas comunitárias e nacionais que regem os apoios do FSE, sem prejuízo do disposto na alínea a) do artigo 7.º;

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) Desenvolver e manter actualizados os indicadores que permitam acompanhar e interpretar o progresso físico e financeiro das medidas apoiadas pelo FSE.

Artigo 4.º

[...]

...

a) Assegurar a execução das tarefas inerentes à gestão financeira do FSE, designadamente as relativas ao funcionamento do circuito de transferências entre a Comissão Europeia e o Estado Português, bem como assegurar as transferências das contribuições do FSE ao nível nacional;

b) Apreciar da conformidade dos pedidos de pagamentos (adiantamentos, reembolsos e saldos) que sejam apresentados pelos gestores das intervenções operacionais e proceder ao respectivo processamento;

c) ...

d) ...

e) Elaborar e manter actualizadas previsões relativas aos diferentes fluxos financeiros, internos e externos, bem como analisar, acompanhar e manter actualizados e sistematizados todos os dados respeitantes a esses fluxos;

f) ...

g) Assegurar e manter um sistema de contabilidade adequado para as transacções abrangidas pelas intervenções operacionais.

Artigo 6.º

[...]

...

a) Zelar pelo cumprimento das regras nacionais e comunitárias em matéria de informação e publicidade no âmbito do FSE;

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) ...

j) Coordenar a elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e correspondentes relatórios de execução;

l) Desenvolver e acompanhar projectos, missões e estágios nos planos comunitário, internacional e de cooperação institucional com organismos de outros países, no quadro do relacionamento externo do IGFSE;

m) Conceber e gerir dispositivos de comunicação interna do IGFSE, bem como assessorar, organizar e dirigir o apoio técnico-administrativo ao conselho directivo.

Artigo 7.º

[...]

...

a) Emitir pareceres e prestar informações sobre as questões de natureza jurídica, incluindo as que resultem da aplicação das normas comunitárias e nacionais que regem os apoios do FSE, suscitadas no âmbito das actividades do IGFSE;

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

Artigo 8.º

[...]

...

a) [Anterior alínea b).]

b) [Anterior alínea c).]

c) [Anterior alínea d).]

d) [Anterior alínea h).]

e) [Anterior alínea i).]

f) Elaborar, propor e acompanhar a execução de normas sobre segurança, higiene e saúde no trabalho, promovendo o seu cumprimento;

g) Preparar, propor e acompanhar a execução do plano de formação interna, em função das necessidades identificadas e dos objectivos e prioridades definidos pelo conselho directivo, bem como promover a sua implementação;

h) [Anterior alínea j).]

i) Assegurar o funcionamento de um sistema de controlo interno adequado à verificação da regularidade de todos os processos, designadamente de aquisições de bens e serviços e de pagamentos;

j) [Anterior alínea l).]

l) [Anterior alínea n).]

Artigo 10.º

Flexibilidade estrutural

1 - Em função dos objectivos e da optimização e racionalização dos recursos, o conselho directivo do IGFSE pode criar, modificar ou extinguir os núcleos orgânicos a que se refere o artigo 1.º, cujas competências são definidas e aprovadas pelo mesmo órgão.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, o IGFSE desenvolve a sua actividade nas seguintes áreas funcionais:

a) Coordenação das intervenções operacionais na vertente FSE;

b) Acompanhamento e avaliação no âmbito do FSE;

c) Gestão financeira do FSE;

d) Contabilidade e tesouraria do FSE;

e) Auditorias;

f) Planeamento e gestão da informação do controlo;

g) Jurídica e do contencioso;

h) Sistema integrado de informação do FSE;

i) Administração de sistemas de informação;

j) Administração e gestão de recursos humanos;

l) Contabilidade e orçamento.

3 - O número de lugares de coordenador de núcleo não pode ser superior ao das áreas previstas no número anterior.»

2 - São aditados os seguintes artigos:

«Artigo 8.º-A

Unidade de Sistemas de Informação

A Unidade de Sistemas de Informação tem por missão:

a) Assegurar a especificação, desenvolvimento, manutenção e o regular funcionamento dos sistemas de informação que consubstanciem, nomeadamente, a informação física e financeira necessária à gestão, avaliação, acompanhamento e controlo dos apoios concedidos no âmbito do FSE;

b) Conceber a arquitectura dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações do IGFSE;

c) Assegurar a operacionalidade, manutenção, actualização, segurança e gestão dos equipamentos e dos suportes lógicos envolvidos;

d) Definir e coordenar a execução de procedimentos de segurança e confidencialidade e integridade da informação armazenada ou transportada através de redes de comunicações;

e) Prestar apoio técnico à exploração dos sistemas, bem como colaborar na formação dos utilizadores das aplicações em exploração;

f) Elaborar os pareceres necessários à selecção de equipamentos informáticos, de comunicações e sistemas lógicos de suporte ao desenvolvimento e exploração dos sistemas de informação do IGFSE.

Artigo 8.º-B

Unidade de Auditoria Interna

A Unidade de Auditoria Interna tem por missão:

a) Examinar a suficiência, adequação e eficácia dos controlos internos e das informações físicas, contabilísticas e operacionais;

b) Avaliar o cumprimento dos objectivos e metas constantes, designadamente do plano de actividades, propondo as medidas correctivas adequadas;

c) Proceder à avaliação sistemática de procedimentos e sistemas internos, bem como ao controlo da sua conformidade e eficácia;

d) Avaliar o desempenho dos sistemas de comunicação e informação internos que dão suporte à gestão corrente;

e) Proceder a quaisquer inquéritos de natureza interna determinados pelo conselho directivo.»

ANEXO II

Estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu

Artigo 1.º

Composição

1 - A estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, adiante designado abreviadamente por IGFSE, integra os órgãos definidos nos seus Estatutos e unidades orgânicas, podendo integrar, ainda, núcleos.

2 - As unidades e os núcleos são dirigidos, respectivamente, por directores e por coordenadores.

3 - Para os efeitos a que se refere o n.º 2 do artigo 2.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, os directores de unidade e os coordenadores de núcleo são qualificados, respectivamente, como cargos de direcção intermédia de 1.º grau e de 2.º grau.

4 - Os coordenadores de núcleo regem-se, com as necessárias adaptações, pelas disposições constantes do regulamento interno do IGFSE, aprovado pelo despacho n.º 8149/2002, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 93, de 20 de Abril de 2002, anteriormente aplicáveis aos coordenadores de subunidade.

Artigo 2.º

Unidades orgânicas

Para a prossecução das suas atribuições, o IGFSE estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas:

a) Coordenação e Avaliação;

b) Gestão;

c) Controlo;

d) Comunicação;

e) Jurídica;

f) Apoio à Gestão;

g) Sistemas de Informação;

h) Auditoria Interna.

Artigo 3.º

Unidade de Coordenação e Avaliação

A Unidade de Coordenação e Avaliação tem por missão:

a) Propor as linhas gerais de orientação do Fundo Social Europeu (FSE), no sentido de contribuir para a eficácia das respectivas intervenções operacionais;

b) Propor as normas de acesso, gestão e controlo relativas aos apoios do FSE, no respeito pelas normas e orientações emitidas pelo órgão de gestão global dos fundos estruturais;

c) Harmonizar, designadamente através da emanação de orientações técnicas dirigidas aos gestores das intervenções operacionais, a aplicação das normas comunitárias e nacionais que regem os apoios do FSE, sem prejuízo do disposto na alínea a) do artigo 7.º;

d) Apoiar os gestores e as respectivas estruturas de apoio técnico, quer na formação dos seus técnicos, quer no desenvolvimento de actividades transversais às diversas intervenções operacionais, em articulação, conforme os domínios em causa, com as correspondentes unidades orgânicas;

e) Acompanhar a execução global das intervenções operacionais de modo a suscitar a adequação dos normativos estabelecidos;

f) Garantir o cumprimento das normas regulamentares e orientações da Comissão Europeia, no que se refere ao processo de avaliação na vertente FSE;

g) Promover estudos de avaliação em domínios temáticos relevantes para a intervenção do FSE;

h) Colaborar com as entidades competentes nos processos de avaliação intercalar e final;

i) Desenvolver e manter actualizados os indicadores que permitam acompanhar e interpretar o progresso físico e financeiro das medidas apoiadas pelo FSE.

Artigo 4.º

Unidade de Gestão

A Unidade de Gestão tem por missão:

a) Assegurar a execução das tarefas inerentes à gestão financeira do FSE, designadamente as relativas ao funcionamento do circuito de transferências entre a Comissão Europeia e o Estado Português, bem como assegurar as transferências das contribuições do FSE ao nível nacional;

b) Apreciar da conformidade dos pedidos de pagamentos (adiantamentos, reembolsos e saldos) que sejam apresentados pelos gestores das intervenções operacionais e proceder ao respectivo processamento;

c) Certificar as despesas para efeitos do seu reembolso pela Comissão, no que respeita aos pedidos de pagamento intermédios e de saldo final, bem como proceder à elaboração dos relatórios de utilização dos meios financeiros atribuídos ao FSE;

d) Assegurar a existência e manutenção de um sistema de controlo interno adequado a uma verificação dos processos de pagamento;

e) Elaborar e manter actualizadas previsões relativas aos diferentes fluxos financeiros, internos e externos, bem como analisar, acompanhar e manter actualizados e sistematizados todos os dados respeitantes a esses fluxos;

f) Assegurar os procedimentos relativos a restituições de apoios concedidos pelo FSE, em articulação com a Unidade Jurídica;

g) Assegurar e manter um sistema de contabilidade adequado para as transacções abrangidas pelas intervenções operacionais.

Artigo 5.º

Unidade de Controlo

A Unidade de Controlo, através do desenvolvimento de processos de inquérito, auditoria ou de outra natureza, tem por missão:

a) Definir o sistema de controlo de segundo nível e validar de forma sistemática a sua consistência organizacional e normativa;

b) Garantir a articulação com os órgãos de controlo de alto nível, prestando-lhe o apoio que vier a ser considerado como necessário;

c) Proceder à análise e avaliação dos sistemas de gestão e controlo de primeiro nível instituídos pelos gestores das intervenções operacionais financiadas pelo FSE, ao controlo sobre as decisões tomadas e, sempre que necessário, sobre os beneficiários finais, bem como ao controlo cruzado junto de outras entidades;

d) Assegurar o apoio às acções de controlo a promover pelas instâncias comunitárias e nacionais no âmbito do FSE;

e) Prevenir e combater irregularidades, transmitindo aos gestores das intervenções operacionais as irregularidades detectadas na sequência de controlo contabilístico-financeiro, tendo em vista, quando for caso disso, a tomada de decisão por parte dos referidos gestores sobre a suspensão de pagamentos, a revogação da decisão de concessão do financiamento ou a redução do mesmo.

Artigo 6.º

Unidade de Comunicação

A Unidade de Comunicação tem por missão:

a) Zelar pelo cumprimento das regras nacionais e comunitárias em matéria de informação e publicidade no âmbito do FSE;

b) Sensibilizar a opinião pública para o papel do FSE no desenvolvimento do emprego, na qualificação dos recursos humanos, na promoção da empregabilidade e da igualdade de oportunidades;

c) Elaborar o plano nacional de comunicação da vertente FSE, o qual deverá contemplar acções de divulgação das possibilidades proporcionadas pelo FSE, dirigidas aos potenciais beneficiários;

d) Apoiar os gestores das intervenções operacionais na elaboração dos respectivos planos de comunicação;

e) Elaborar instrumentos vários, designadamente cartazes, brochuras, boletins informativos e desdobráveis, em suporte papel ou electrónico, visando a divulgação e informação, regular e sistemática, de orientações e da evolução das intervenções e do FSE ao longo do período de programação;

f) Promover e acompanhar a realização de estudos de opinião, tendo em vista aferir dos níveis de impacte das medidas adoptadas em matéria de informação e comunicação;

g) Elaborar relatórios de execução e acompanhamento da intervenção do FSE na componente de comunicação e informação;

h) Assegurar a promoção da imagem institucional do FSE;

i) Organizar um centro de documentação de apoio ao IGFSE e aos gestores das intervenções operacionais financiadas pelo FSE;

j) Coordenar a elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e correspondentes relatórios de execução;

l) Desenvolver e acompanhar projectos, missões e estágios nos planos comunitário, internacional e de cooperação institucional com organismos de outros países, no quadro do relacionamento externo do IGFSE;

m) Conceber e gerir dispositivos de comunicação interna do IGFSE, bem como assessorar, organizar e dirigir o apoio técnico-administrativo ao conselho directivo.

Artigo 7.º

Unidade Jurídica

A Unidade Jurídica tem por missão:

a) Emitir pareceres e prestar informações sobre as questões de natureza jurídica, incluindo as que resultem da aplicação das normas comunitárias e nacionais que regem os apoios do FSE, suscitadas no âmbito das actividades do IGFSE;

b) Participar na análise e preparação de projectos de diplomas legais relacionados com a actividade do IGFSE, procedendo aos necessários estudos jurídicos, bem como na elaboração de circulares, regulamentos, minutas de contratos ou outros documentos de natureza normativa do âmbito do IGFSE;

c) Proceder à instrução de processos de averiguações, de inquérito e disciplinares, por determinação do conselho directivo;

d) Assegurar a informação sobre a idoneidade e eventual existência de dívidas das entidades titulares de pedidos de financiamento;

e) Promover, quer por via coerciva quer por via de qualquer das formas legalmente previstas para a regularização das dívidas fiscais e da segurança social, a recuperação de apoios indevidamente recebidos por entidades beneficiárias;

f) Assegurar, nos termos de procuração conferida pelo conselho directivo, o patrocínio judicial do IGFSE e o acompanhamento dos processos em tribunal.

Artigo 8.º

Unidade de Apoio à Gestão

A Unidade de Apoio à Gestão tem por missão:

a) Preparar a proposta de orçamento, organizar a conta de gerência e preparar os elementos necessários à elaboração dos relatórios de execução financeira do IGFSE;

b) Assegurar as tarefas na área da gestão financeira, contabilidade geral, analítica e tesouraria;

c) Arrecadar as receitas, processar e liquidar, nos termos legais, as despesas inerentes ao exercício da actividade do IGFSE;

d) Assegurar as relações com o sistema bancário;

e) Administrar e gerir os recursos humanos do IGFSE, bem como preparar o balanço social;

f) Elaborar, propor e acompanhar a execução de normas sobre segurança, higiene e saúde no trabalho, promovendo o seu cumprimento;

g) Preparar, propor e acompanhar a execução do plano de formação interna, em função das necessidades identificadas e dos objectivos e prioridades definidos pelo conselho directivo, bem como promover a sua implementação;

h) Gerir o património afecto ao IGFSE e promover as aquisições necessárias ao seu funcionamento;

i) Assegurar o funcionamento de um sistema de controlo interno adequado à verificação da regularidade de todos os processos, designadamente de aquisições de bens e serviços e de pagamentos;

j) Assegurar os serviços de expediente geral, bem como organizar e manter actualizado o correspondente arquivo;

l) Prestar todo o apoio às demais unidades orgânicas sempre que o mesmo se revelar necessário para o bom desempenho das funções das referidas unidades.

Artigo 8.º-A

Unidade de Sistemas de Informação

A Unidade de Sistemas de Informação tem por missão:

a) Assegurar a especificação, desenvolvimento, manutenção e o regular funcionamento dos sistemas de informação que consubstanciem, nomeadamente, a informação física e financeira necessária à gestão, avaliação, acompanhamento e controlo dos apoios concedidos no âmbito do FSE;

b) Conceber a arquitectura dos equipamentos informáticos e da rede de comunicações do IGFSE;

c) Assegurar a operacionalidade, manutenção, actualização, segurança e gestão dos equipamentos e dos suportes lógicos envolvidos;

d) Definir e coordenar a execução de procedimentos de segurança e confidencialidade e integridade da informação armazenada ou transportada através de redes de comunicações;

e) Prestar apoio técnico à exploração dos sistemas, bem como colaborar na formação dos utilizadores das aplicações em exploração;

f) Elaborar os pareceres necessários à selecção de equipamentos informáticos, de comunicações e sistemas lógicos de suporte ao desenvolvimento e exploração dos sistemas de informação do IGFSE.

Artigo 8.º-B

Unidade de Auditoria Interna

A Unidade de Auditoria Interna tem por missão:

a) Examinar a suficiência, adequação e eficácia dos controlos internos e das informações físicas, contabilísticas e operacionais;

b) Avaliar o cumprimento dos objectivos e metas constantes, designadamente do plano de actividades, propondo as medidas correctivas adequadas;

c) Proceder à avaliação sistemática de procedimentos e sistemas internos, bem como ao controlo da sua conformidade e eficácia;

d) Avaliar o desempenho dos sistemas de comunicação e informação internos que dão suporte à gestão corrente;

e) Proceder a quaisquer inquéritos de natureza interna determinados pelo conselho directivo.

Artigo 9.º

Equipas de projecto

1 - Em matérias intersectoriais ou sectoriais, poderão ser criadas equipas de projecto, de duração não superior a um ano, para o desenvolvimento de acções organizadas tendo em vista a prossecução de objectivos específicos.

2 - Caberá ao conselho directivo do IGFSE decidir sobre a criação de equipas de projecto, definindo para cada equipa criada os respectivos objectivos, plano de trabalho, cronograma de realização e recursos humanos e financeiros a afectar.

Artigo 10.º

Flexibilidade estrutural

1 - Em função dos objectivos e da optimização e racionalização dos recursos, o conselho directivo do IGFSE pode criar, modificar ou extinguir os núcleos orgânicos a que se refere o artigo 1.º, cujas competências são definidas e aprovadas pelo mesmo órgão.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, o IGFSE desenvolve a sua actividade nas seguintes áreas funcionais:

a) Coordenação das intervenções operacionais na vertente FSE;

b) Acompanhamento e avaliação no âmbito do FSE;

c) Gestão financeira do FSE;

d) Contabilidade e tesouraria do FSE;

e) Auditorias;

f) Planeamento e gestão da informação do controlo;

g) Jurídica e do contencioso;

h) Sistema integrado de informação do FSE;

i) Administração de sistemas de informação;

j) Administração e gestão de recursos humanos;

l) Contabilidade e orçamento.

3 - O número de lugares de coordenador de núcleo não pode ser superior ao das áreas previstas no número anterior.