Portaria n.º 256/2021, de 19 de novembro

Portaria n.º 256/2021

de 19 de novembro

No âmbito da estratégia de modernização e desmaterialização de processos e procedimentos da área governativa da economia e da transição digital, caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre fixar diretivas para uma eficaz gestão da documentação e informação, as quais são aplicáveis aos documentos de arquivo, nos seus diferentes tipos de suporte e formatos.

As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade técnica e semântica, tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulem a gestão dos documentos de arquivo nos seus diversos tipos de suportes e formatos.

De acordo com o artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, as normas que regulam a pré-arquivagem da documentação na posse de serviços da administração direta e indireta do Estado são aprovadas, por portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e do membro do Governo responsável pela área da cultura.

Nos termos do disposto do artigo 2.º do mesmo decreto-lei, as normas relativas à pré-arquivagem compreenderão, designadamente, os seguintes aspetos:

a) Avaliação, seleção e eliminação dos documentos;

b) Definição dos prazos de conservação;

c) Elaboração das tabelas de seleção;

d) Tipologia e formalidades da microcópia;

e) Conservação de documentação audiovisual e legível por máquina;

f) Transferência da documentação de conservação permanente para arquivos definitivos.

Assim, as portarias de gestão de documentos estabelecem regras para a classificação e a avaliação de documentos, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assentes em abordagens por processos de negócio, no âmbito das atribuições de cada uma das entidades. A sua aplicação assegura a organicidade do sistema de informação arquivística, permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazos e salvaguardar a memória e o património arquivístico.

Neste sentido, tendo em consideração a importância do património arquivístico das entidades da área governativa da economia e da transição digital, das suas características únicas, revela-se fundamental definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção e eliminação de documentos.

Assim, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, e dos artigos 14.º e 23.º do Decreto-Lei n.º 169-B/2019, de 3 de dezembro, na sua redação atual, manda o Governo, pelo Ministro de Estado, da Economia e da Transição Digital e pela Ministra da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Secretaria-Geral da Economia (SGE), do Gabinete de Estratégia e Estudos (GEE), da Direção-Geral das Atividades Económicas (DGAE), da Direção-Geral do Consumidor (DGC) e da Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE), e a respetiva tabela de seleção, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Norma revogatória

São revogadas a Portaria n.º 1300/2006, de 14 de setembro, a Portaria n.º 740/2009, de 10 de julho, e a Portaria n.º 999/2009, de 8 de setembro.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da SGE, GEE, DGAE, DGC e ASAE entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação.

Em 15 de novembro de 2021.

O Ministro de Estado, da Economia e da Transição Digital, Pedro Gramaxo de Carvalho Siza Vieira. - A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves.

ANEXO

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, GABINETE DE ESTRATÉGIA E ESTUDOS, DIREÇÃO-GERAL DAS ATIVIDADES ECONÓMICAS, DIREÇÃO-GERAL DO CONSUMIDOR E AUTORIDADE DE SEGURANÇA ALIMENTAR

CAPÍTULO I

Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do regulamento

1 - O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística produzida e recebida no exercício de funções pela Secretaria-Geral do Ministério da Economia (SGE), Gabinete de Estratégia e Estudos (GEE), Direção-Geral das Atividades Económicas (DGAE), Direção-Geral do Consumidor (DGC) e Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE) consubstanciada, independentemente do suporte, em documentos e agregações, adiante designada apenas por informação.

2 - A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão da informação predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação subjetivo

As disposições do presente regulamento são aplicáveis à SGE, GEE, DGAE, DGC e ASAE.

Artigo 3.º

Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, o presente regulamento:

a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;

b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor, salvo para a informação organizada em conformidade com as classes inscritas na Lista Consolidada, definida na alínea s) do artigo 5.º garantidas as necessárias correspondências entre os respetivos códigos.

2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 6 do artigo 9.º

Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 - A SGE, o GEE, a DGAE, a DGC e a ASAE devem estar dotados de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.

2 - Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.

3 - Para efeito do disposto no n.º 1, a SGE deve manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.

Artigo 5.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) Agregação - a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação. As agregações simples são formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental. As agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, agrupam as simples ou às suas subdivisões

b) Amostragem aleatória - o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c) Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d) Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;

e) Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;

f) Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;

g) Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando também os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da existência parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;

h) Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que prescreve a preservação total e permanente da respetiva informação;

i) Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para preservação permanente de uma amostra recolhida mediante a aplicação segundo critérios aleatórios de uma fórmula;

j) Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;

k) Descrição - a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;

l) Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;

m) Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades, também denominado documento de arquivo;

n) Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;

o) Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio concretizado na sua destruição total e definitiva;

p) Entrega - a transferência de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;

q) Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:

i) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;

ii) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;

iii) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;

iv) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;

v) Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento. Pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;

vi) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade. Aplica-se a pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;

vii) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela cessação do direito, que não implica a extinção da entidade. A extinção do direito sobre o bem pode acontecer por alienação (transmissão ou transação), por abate ou desaparecimento do bem, pela venda de imóveis, pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;

r) Informação - a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;

s) Lista consolidada - a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;

t) Macroestrutura Funcional (MEF) - a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);

u) Metodologia relacional - o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legais, densidade, complementaridade e completude informacional, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese e complementaridade da relação complementar entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;

v) Natureza da intervenção - a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;

w) Ocorrência - os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;

x) Participante no processo - a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;

y) Prazo de conservação administrativa - o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;

z) Processo de negócio - a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;

aa) Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;

bb) Processo documental - a unidade arquivística composta por uma agregação de documentos que constitui uma ocorrência de determinado processo de negócio;

cc) Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;

dd) Relatório de avaliação - dispositivo legal destinado à avaliação da documentação acumulada;

ee) Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção. É operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;

ff) Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;

gg) Tabela de seleção - o instrumento derivado da «lista consolidada», de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;

hh) Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, enquanto dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional;

ii) Título - a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.

CAPÍTULO II

Gestão de informação

Artigo 6.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente regulamento são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades e operações:

a) Registo;

b) Classificação;

c) Avaliação;

d) Aplicação do prazo de conservação administrativa;

e) Aplicação da forma de contagem do prazo;

f) Aplicação do destino final;

g) Eliminação;

h) Entrega;

i) Substituição de suporte;

j) Acesso e comunicação.

Artigo 7.º

Registo

1 - Os documentos e agregações produzidos no exercício de funções, em suporte analógico ou digital, devem ser integrados e registados em SI.

2 - A classificação e a avaliação são elementos obrigatórios da atividade de registo.

Artigo 8.º

Classificação

1 - A classificação de documentos e agregações é extraída da tabela de seleção, que constitui o anexo 1 ao presente regulamento.

2 - A classificação é funcional, com uma estrutura hierárquica em quatro níveis, que representam funções (1.º nível), subfunções (2.º), processos de negócio (3.º) e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio (4.º).

3 - A classificação é composta pelos seguintes elementos informativos fixados na tabela:

a) Código;

b) Título;

c) Descrição.

4 - A classificação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º, sempre que estiver previsto na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 3 do artigo 9.º

5 - Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no n.º do 2 do artigo 19.º

6 - Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização está prevista a existência de tipologias de ocorrência, que não constitui um nível de classificação e cuja criação compete à SGE.

Artigo 9.º

Avaliação

1 - As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.

2 - A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º, conforme se encontre prevista na tabela.

3 - A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto.

4 - As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos fixados na tabela:

a) Prazo de conservação administrativa (PCA);

b) Forma de contagem de prazos de conservação administrativa (FCP);

c) Destino final (DF);

d) Dono do processo (Dono PN);

e) Participante no processo (Participante PN).

5 - Carecem de parecer favorável, obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação, as seguintes operações:

a) Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;

b) Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;

c) Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;

d) Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;

e) Alteração da condição de «dono» ou de «participante» expressa na tabela.

6 - As tipologias de ocorrência a que alude o n.º 6 do artigo 8.º devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio expressas nos termos do disposto no n.º 4.

7 - A avaliação da informação produzida e acumulada prevista na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º está sujeita a elaboração de relatório, a submeter ao órgão de coordenação nos termos vigentes, para recolha de parecer obrigatório e vinculativo.

Artigo 10.º

Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 - A aplicação do prazo de conservação administrativa é obrigatória e constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira o uso desses documentos e agregações, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para o fim a que concorrem.

3 - A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela.

4 - O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela, nos termos do artigo 11.º

Artigo 11.º

Aplicação da forma de contagem do prazo

1 - A aplicação da forma de contagem do prazo constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - Para a aplicação do disposto no n.º 4 do artigo 10.º, a cada forma de contagem de prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pelas letras «FCP», iniciais de «forma de contagem do prazo», e um conjunto de dois dígitos, expresso na tabela.

3 - A forma de contagem de prazo identificada para cada processo de negócio executado pela Administração Pública encontra-se publicitada na «lista consolidada», prevista nos termos do artigo 19.º

4 - Constam da tabela as formas de contagem de prazo utilizadas nos processos da SGE, GEE, DGAE, DGC e ASAE conforme abaixo indicado:

a) FCP01 - conforme disposição legal;

b) FCP02 - data de início do procedimento;

c) FCP03 - data de emissão do título;

d) FCP04 - data de conclusão do procedimento;

e) FCP05 - data de cessação da vigência;

f) FCP06 - data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento;

g) FCP07 - data de extinção do direito sobre o bem.

5 - A forma de contagem de prazo prevista na alínea a) do número anterior é complementada pelas datas que determinam o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixado na tabela.

6 - As datas a que alude o número anterior estão identificadas através de um algarismo que complementa o código alfanumérico atribuído a cada forma de contagem do prazo, separado por ponto, conforme abaixo indicado:

FCP01.08 - Data da prescrição do procedimento criminal, nos termos do artigo 118.º do Decreto-Lei n.º 48/95;

FCP01.09 - Data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo, nos termos do artigo 142.º da Lei n.º 63/2013.

Artigo 12.º

Aplicação do destino final

1 - A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação «C», de conservação parcial por amostragem «CP» ou de eliminação «E».

3 - A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da SGE, do GEE, da DGAE, da DGC e da ASAE, expressa nas colunas da tabela intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».

4 - Sempre que uma das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar na condição de dono dos processos de negócio compete-lhe a aplicação do destino final expresso na tabela.

5 - Sempre que uma ou mais das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar na condição de participante é-lhe permitido proceder à eliminação de agregações.

6 - Sempre que uma das entidades identificadas no n.º 3 se encontrar simultaneamente na condição de dono e de participante deve vir especificada no SI, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.

7 - A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.

8 - A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:

a) Ao nível da atividade de registo da agregação, prevendo um campo para identificar a natureza da intervenção;

b) Ao nível da constituição de tipologias de ocorrência, criando uma tipologia para as agregações em que a SGE, o GEE, a DGAE, a DGC ou a ASAE se encontrem na condição de dono e outra para as que se encontrem na condição de participante.

9 - Os processos de negócio transversais em que a SGE, o GEE, a DGAE, a DGC ou a ASAE se encontrem na condição de dono ou de participante ou, simultaneamente de dono e participante estão identificados por meio de «x» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».

10 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais, sempre que subsistam dúvidas quanto à aplicação do destino final expresso na tabela em função da natureza da intervenção, sem obtenção de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação.

11 - A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

Artigo 13.º

Eliminação

1 - A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço de arquivo da SGE.

2 - A eliminação de documentos e agregações aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se conforme a seguir indicado.

3 - O dono elimina os documentos e agregações relativos a:

a) Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;

b) Subdivisões de processos de negócio 84.º nível) com destino final de eliminação;

c) Casos excluídos da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem.

4 - O participante elimina os documentos e agregações relativos a:

a) Processos de negócio com destino final de conservação, mediante consulta do órgão de coordenação, se necessário, de acordo com o n.º 10 do artigo 12.º;

b) Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;

c) Processos de negócio com destino final de eliminação;

d) Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.

5 - A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Produzir o auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;

b) Validar o auto de eliminação através da aposição de data e assinatura dos Dirigentes Superiores da SGE, do GEE, da DGAE, da DGC ou da ASAE, pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;

c) Conservar o auto de eliminação, a título definitivo, pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável;

d) Submeter o auto de eliminação ao órgão de coordenação nos termos definidos e publicitados por este organismo.

6 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.

7 - A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 15.º

8 - A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 14.º

Entrega

1 - A entrega de documentos e agregações é superintendida pelo serviço de arquivo da SGE.

2 - A entrega de documentos e agregações nas respetivas entidades pode ou não implicar a alteração da responsabilidade ou de propriedade.

3 - A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Produzir o auto de entrega em duplicado nos termos do artigo 18.º, constituindo prova jurídica da entrega de património;

b) Validar o auto de entrega através da aposição de data e assinatura pelos responsáveis dos serviços remetente e destinatário;

c) Conservar o auto de entrega, a título definitivo, pelo serviço responsável pelo serviço de arquivo;

d) Enviar um exemplar do auto de entrega ao serviço remetente.

4 - As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida em regulamento próprio pelo serviço de arquivo da SGE, desde que não afetem a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 15.º

Substituição de suporte

1 - A substituição de suporte deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor.

2 - Fica vedada a substituição de suporte de documentos e agregações de conservação permanente, sem a autorização expressa do órgão de coordenação mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 16.º

Acesso e comunicação

1 - O acesso e a comunicação da informação arquivística devem atender a critérios de segurança e confidencialidade, definidos internamente, em conformidade com a lei.

2 - Devem ser aplicadas as regras sobre a recolha e tratamento de dados pessoais de acordo com o quadro normativo em vigor.

CAPÍTULO III

Elementos informativos dos instrumentos de gestão de informação

Artigo 17.º

Auto de eliminação

1 - O auto de eliminação deve conter os seguintes elementos informativos:

a) Número do auto de eliminação;

b) Data do auto de eliminação;

c) Identificação da entidade produtora do auto de eliminação;

d) Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 13.º;

e) Data da eliminação;

f) Indicação da legislação aplicável à eliminação.

2 - Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a eliminar, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:

a) Zona de identificação e controlo globais;

b) Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;

c) Zona de identificação e controlo das agregações.

3 - A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Designação da entidade produtora do fundo;

b) Datas extremas da documentação eliminada;

c) Número total de agregações ou de unidades de instalação;

d) Tipo de unidades de instalação;

e) Suporte;

f) Dimensão total.

4 - A zona de identificação e controlo das classes deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Código da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;

b) Título da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;

c) Datas extremas;

d) Número de agregações ou de unidades de instalação;

e) Tipo de unidades de instalação;

f) Suporte;

g) Dimensão.

5 - A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Código da agregação;

b) Título da agregação;

c) Data de início da contagem do PCA;

d) Natureza da intervenção.

Artigo 18.º

Auto de entrega

1 - O auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:

a) Número do auto de entrega;

b) Data do auto de entrega;

c) Identificação da entidade remetente;

d) Identificação da entidade destinatária;

e) Identificação dos responsáveis, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 3 do artigo 14.º;

f) Data da entrega;

g) Indicação da legislação aplicável à entrega.

2 - Para efeitos de identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:

a) Zona de identificação e controlo globais;

b) Zona de identificação e controlo dos processos de negócio;

c) Zona de identificação e controlo das agregações.

3 - A zona de identificação e controlo globais deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Designação da entidade produtora do fundo;

b) Datas extremas da documentação entregue;

c) Número total de agregações ou de unidades de instalação;

d) Tipo de unidades de instalação;

e) Suporte;

f) Dimensão total.

4 - A zona de identificação e controlo dos processos de negócio deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Código da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;

b) Título da classe de 3.º ou 4.º nível, quando aplicável;

c) Datas extremas;

d) Número de agregações ou de unidades de instalação;

e) Tipo de unidades de instalação;

f) Suporte;

g) Dimensão.

5 - A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

a) Identificador da agregação;

b) Título da agregação;

c) Datas extremas.

CAPÍTULO IV

Gestão da tabela de seleção

Artigo 19.º

Atualização da tabela de seleção

1 - A atualização da tabela anexa ao presente regulamento deve refletir qualquer alteração de competências da SGE, GEE, DGAE, DGC ou ASAE.

2 - A atualização da tabela anexa pode ocorrer de duas formas:

a) Após a integração de proposta de novo processo de negócio na «lista consolidada», nos termos do n.º 3;

b) Após aceitação pelo órgão de coordenação de inclusão na tabela de processos de negócio já previstos na «lista consolidada».

3 - Sempre que se proceda à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do n.º 2, estes podem ser utilizados em SI a partir do momento da sua publicitação na «lista consolidada».

4 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na «lista consolidada» até que estes se encontrem fixados em regulamento aplicável à SGE, à DGAE, à DGC, à ASAE e ao GEE.

5 - A atualização da «lista consolidada» a que alude o n.º 2 precede, obrigatoriamente, à formalização que decorre da revisão do presente regulamento, nos termos do artigo 21.º

CAPÍTULO V

Fiscalização e revisão

Artigo 20.º

Fiscalização

1 - Compete ao órgão de coordenação supervisionar o cumprimento do disposto no presente regulamento, através das atividades estipuladas na legislação em vigor.

2 - Sem prejuízo do estipulado no número anterior, compete aos Dirigentes Superiores dos respetivos organismos a regular verificação de conformidade com o disposto no presente regulamento.

CAPÍTULO VI

Da revisão

Artigo 21.º

Revisão

O presente regulamento deve ser revisto sempre que por determinação legal resultarem alterações significativas, designadamente quanto à inclusão, alteração ou exclusão de processos de negócio que decorram das competências adstritas à SGE, ao GEE, à DGAE, à DGC ou à ASAE.

ANEXO I

Tabela de seleção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de eliminação

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de entrega

(ver documento original)

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