Portaria n.º 39/2019, de 29 de janeiro

Portaria n.º 39/2019

de 29 de janeiro

No âmbito da estratégia de modernização administrativa da CP - Comboios de Portugal, E. P. E., caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre criar as condições para uma eficaz gestão da informação.

As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade técnica e semântica tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulem a gestão dos documentos de arquivo nos seus diversos tipos de suportes e formatos.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio. A sua aplicação assegura a organicidade do sistema de informação arquivística, permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.

Nesta conformidade, a CP, consciente da importância do seu património arquivístico, das suas características únicas e do seu lugar, indelével, na história nacional entendeu ser fundamental, no cumprimento do quadro legal em vigor, elaborar o presente Regulamento.

Pretende-se, assim, definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção e eliminação de documentos.

Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Despacho n.º 10791/2018, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 224, de 21 de novembro de 2018, e do Despacho n.º 2311/2016, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 32, de 16 de fevereiro de 2016, manda o Governo, pela Secretária de Estado da Cultura e pelo Secretário de Estado das Infraestruturas, o seguinte:

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Produzida no Exercício de Funções da CP com a respetiva tabela de seleção, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Entrada em vigor

O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Produzida no Exercício de Funções da CP entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.

A Secretária de Estado da Cultura, Ângela Carvalho Ferreira, em 14 de janeiro de 2019. - O Secretário de Estado das Infraestruturas, Guilherme Waldemar Goulão dos Reis d'Oliveira Martins, em 9 de janeiro de 2019.

ANEXO

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO PRODUZIDA NO EXERCÍCIO DE FUNÇÕES DA CP - COMBOIOS DE PORTUGAL, E. P. E.

CAPÍTULO I

Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do Regulamento

1 - O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística produzida no exercício de funções da CP - Comboios de Portugal, E. P. E. (CP), dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte, adiante designada apenas por informação.

2 - A aplicação do presente Regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação subjetivo

As disposições do presente Regulamento são aplicáveis à CP.

Artigo 3.º

Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente Regulamento:

a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;

b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.

2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do n.º 6 do artigo 9.º

Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 - A CP deve estar dotada de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.

2 - Os SI devem apresentar características de segurança, confidencialidade, conformidade, inteligibilidade, sistematização.

3 - Para efeito do disposto no n.º 1, a CP deve dispor de um plano de preservação digital a aprovar pelo órgão de coordenação.

Artigo 5.º

Definições

Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:

a) «Agregação» o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental identificado na tabela de seleção pelos termos «inicia» e «termina»;

b) «Amostragem aleatória» o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c) «Avaliação» a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d) «Avaliação suprainstitucional» a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;

e) «Classificação» o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;

f) «Código» o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade, a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;

g) «Completude do processo de negócio» o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;

h) «Conservação» o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;

i) «Conservação parcial por amostragem» o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;

j) «Desativação de processos de negócio» a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível;

k) «Descrição» a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;

l) «Destino final» a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;

m) «Documento» a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;

n) «Dono de processo» a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção no campo com a designação Responsável pelo cumprimento do DF de conservação;

o) «Eliminação» o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;

p) «Entrega» a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;

q) «Forma de contagem do prazo» a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa nos termos fixados na tabela de seleção;

r) «Informação» a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;

s) «Lista consolidada» a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a macroestrutura funcional (MEF);

t) «Macroestrutura funcional» a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);

u) «Metodologia relacional» o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementar entre processos de negócio;

v) «Natureza da intervenção» a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;

w) «Ocorrência» os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;

x) «Participante no processo» a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude; a condição da CP como participante é identificada no campo das Notas da tabela de seleção;

y) «Prazo de conservação administrativa» o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;

z) «Processo de negócio» a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;

aa) «Processo transversal» o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;

bb) «Processo documental» a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;

cc) «Registo» a operação descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;

dd) «Seleção» a operação que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção;

ee) «Sistema de informação» o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;

ff) «Tabela de seleção» o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da «lista consolidada», de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;

gg) «Tipologia de ocorrências» a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;

hh) «Título» a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.

CAPÍTULO II

Gestão de informação

Artigo 6.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente Regulamento, são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades:

a) Registo;

b) Classificação;

c) Avaliação;

d) Seleção;

e) Eliminação;

f) Entrega;

g) Transferência de suporte;

h) Substituição de suporte analógico;

i) Acesso e comunicação.

Artigo 7.º

Registo

1 - Os documentos e agregações produzidos no exercício das funções da CP, materializados em suporte analógico ou digital, devem ser integrados e registados em SI.

2 - A classificação e a avaliação são elementos descritivos obrigatórios da operação de registo.

Artigo 8.º

Classificação

1 - A classificação de documentos e agregações está associada à sua avaliação e integra a tabela de seleção, adiante designada por tabela, que constitui o anexo i do presente Regulamento e cujos dados são específicos e inalteráveis.

2 - A classificação é funcional, com uma estrutura constituída por quatro níveis, que representam funções (1.º), subfunções (2.º), processos de negócio (3.º) e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio (4.º).

3 - As decisões de classificação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela:

a) Código;

b) Título;

c) Descrição.

4 - A classificação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer a 4.º nível, sempre que estiver previsto na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos dispostos no n.º 4 do artigo 9.º

5 - Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no n.º 3 do artigo 15.º

6 - Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização está prevista a existência de tipologias de ocorrência, que não constitui um nível de classificação e cuja criação compete à CP aquando da implementação da tabela no SI, respeitando o disposto no n.º 5 do artigo seguinte.

Artigo 9.º

Avaliação

1 - As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional.

2 - A avaliação de documentos e agregações está associada à sua classificação e integra a tabela anexa, cujos dados são específicos e inalteráveis.

3 - A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer a 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela anexa a subdivisão do processo de negócio.

4 - A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto.

5 - As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela:

a) Prazo de conservação administrativa;

b) Forma de contagem do prazo de conservação administrativa;

c) Destino final (DF);

d) Responsável pelo cumprimento do DF de conservação;

e) Notas.

6 - Após solicitação da CP, compete ao órgão de coordenação indicar os mecanismos adequados para a avaliação da informação produzida e acumulada no período compreendido entre a data de entrada em vigor do presente Regulamento e a implementação da tabela no SI.

Artigo 10.º

Seleção

1 - As decisões de avaliação expressas na tabela aplicam-se a documentos e agregações.

2 - O cumprimento do prazo de conservação administrativa determinado na tabela é obrigatório.

3 - A contagem do prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira para obtenção de prova de infração ou ilícito o uso desses documentos e agregações, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para que concorrem.

4 - A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa previsto na tabela.

5 - O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo nos termos previstos na tabela.

6 - O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação «C», de conservação parcial por amostragem «CP» ou de eliminação «E».

7 - A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da CP expressa na tabela, na coluna intitulada «Responsável pelo cumprimento do DF de conservação».

8 - Sempre que a CP se encontre na condição de dono compete-lhe a aplicação do destino final expresso na tabela.

9 - Sempre que a CP se encontre na condição de participante é permitido proceder à eliminação de agregações, dado que não as detêm na sua completude.

10 - Sempre que a CP se encontre na condição de dono e, simultaneamente, de participante deve especificar no SI, ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações, a natureza da sua intervenção.

11 - A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.

12 - A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

Artigo 11.º

Eliminação

1 - A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é feita nos termos determinados pelo Conselho de Administração (CA) da CP, respeitados os princípios e critérios consagrados na lei e no presente Regulamento.

2 - A eliminação de documentos e agregações pela CP aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível.

3 - O auto de eliminação é aprovado pelo CA da CP, elaborado em conformidade com o modelo disponibilizado pelo órgão de coordenação, e dele devem constar os elementos informativos necessários para efeitos de identificação, autenticação e legitimação.

4 - A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Produzir e validar o auto de eliminação que constitui prova jurídica do abate patrimonial;

b) Conservar o auto de eliminação, a título definitivo;

c) Remeter o auto de eliminação, para conhecimento, ao órgão de coordenação.

5 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam previstos na tabela.

6 - A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida desde que assegurada a substituição de suporte nos termos previstos no artigo 13.º

7 - A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 12.º

Entrega

1 - A entrega de documentos e agregações é feita nos termos determinados pelo CA da CP, respeitados os princípios e critérios consagrados na lei e no presente Regulamento.

2 - O auto de entrega é aprovado pelo CA da CP, elaborado em conformidade com o modelo proposto e disponibilizado pelo órgão de coordenação, e dele devem constar os elementos informativos necessários para efeitos de identificação, autenticação e legitimação.

3 - A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Produzir e validar o auto de entrega que constitui prova jurídica da entrega de património;

b) Conservar o auto de entrega, a título definitivo;

c) Remeter um exemplar do auto de entrega ao remetente.

4 - As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida pela CP, desde que não contrariem o preceituado nos números anteriores e não afetem a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 13.º

Substituição de suporte analógico

A substituição de suporte analógico deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor.

Artigo 14.º

Acesso e comunicação

1 - O acesso e a comunicabilidade da informação da CP deve atender a critérios de segurança e confidencialidade, definidos internamente, em conformidade com a lei.

2 - Devem ser aplicadas as regras sobre a recolha e tratamento de dados pessoais de acordo com o quadro normativo em vigor.

CAPÍTULO III

Gestão da tabela de seleção, fiscalização e revisão

Artigo 15.º

Atualização da tabela de seleção

1 - A atualização da tabela anexa ao presente Regulamento deve refletir a inclusão, alteração e exclusão de classes relativas a processos de negócio, que resultem de omissão, de novas atividades ou da transferência ou delegação de competências entre órgãos e entidades com funções públicas.

2 - Para viabilizar a gestão da informação produzida entre a publicação no ordenamento jurídico das alterações estipuladas no número anterior e a revisão da tabela anexa ao presente Regulamento, a CP deve utilizar complementarmente o referencial «lista consolidada», nos termos dos artigos 16.º e 17.º

3 - A atualização da tabela anexa carece de aprovação do órgão de coordenação sob proposta submetida pela CP, respeitando as orientações técnicas publicitadas por aquele órgão.

Artigo 16.º

Lista consolidada

1 - A «lista consolidada» é um referencial que não integra o presente Regulamento.

2 - Sempre que se proceda à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do artigo 17.º, estes podem ser utilizados em SI a partir do momento da sua publicitação na «lista consolidada».

3 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na «lista consolidada» até que estes estejam fixados em regulamento aplicável à CP.

4 - Compete ao órgão de coordenação a gestão e a publicitação da «lista consolidada».

Artigo 17.º

Submissão e integração de proposta na «lista consolidada»

1 - A CP pode submeter ao órgão de coordenação proposta fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na «lista consolidada», respeitadas as orientações técnicas publicitadas por aquele órgão.

2 - Compete ao órgão de coordenação proceder à integração das propostas de inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na «lista consolidada», correspondendo este ato administrativo à aprovação da mesma.

Artigo 18.º

Fiscalização

Compete ao órgão de coordenação fiscalizar o cumprimento do disposto no presente regulamento, nos termos da legislação em vigor.

Artigo 19.º

Revisão

O presente regulamento deve ser revisto caso haja alteração do objeto principal e das atividades acessórias da CP legalmente definidos.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

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