Portaria n.º 694/81, de 14 de agosto

Portaria n.º 694/81

de 14 de Agosto

Considerando o disposto no Decreto-Lei n.º 29/79, de 24 de Janeiro, especificamente nos seus artigos 2.º e 3.º, que autoriza e condiciona o uso de microfilmagem de documentos arquivados nos serviços de natureza pública, com posterior destruição dos originais;

Tendo em conta a proposta apresentada pelo Comando Distrital da Polícia de Segurança Pública de Lisboa, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele diploma:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Administração Interna, o seguinte:

1.º É autorizado o Comando Distrital da Polícia de Segurança Pública de Lisboa a microfilmar os documentos que devam manter-se em arquivo e a subsequente inutilização dos originais.

2.º Consideram-se prazos mínimos de conservação de documentos do Comando da Polícia de Segurança Pública de Lisboa os seguintes:

a) Documentos de administração de pessoal, ficheiros e ordens de serviço - ilimitado;

b) Documentos de contabilidade - dez anos;

c) Processos das secções de comando - cinco anos;

d) Restante documentação - dois anos.

3.º Não devem ser inutilizados documentos que pelo seu interesse histórico ou outro julgado relevante devam ser conservados.

4.º Para avaliar do interesse referido no número anterior será criada uma comissão, constituída pelo 2.º comandante, adjunto do Comando e chefe do serviço arquivista dos documentos.

5.º A microfilmagem será executada sob responsabilidade do chefe da secretaria-geral ou seu substituto legal, nas faltas e impedimentos.

6.º Os filmes conterão termos de abertura e encerramento assinados pelo responsável pela microfilmagem. O primeiro iniciará o filme e do segundo constará obrigatoriamente a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

7.º O início, fim e qualquer colagem do filme deverão ser autenticados com perfuração especial.

8.º Os filmes serão registados em livro próprio, com termos de abertura e encerramento e páginas rubricadas pelo responsável. Qualquer alteração do filme será expressamente referida no respectivo registo.

9.º Quaisquer fotocópias dos documentos microfilmados terão a mesma força probatória dos originais, desde que assinadas pelo responsável e autenticadas com o selo branco.

10.º Logo que decorrido o prazo mínimo de conservação, os originais microfilmados podem ser destruídos. A inutilização será feita por meios mecânicos, em tiras de largura não superior a 15 mm, ou ainda por rasgamento, pelo menos em oito partes, de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

11.º Os documentos classificados serão totalmente destruídos, de forma que não possam ser lidos, ainda que parcialmente. O elemento encarregado da destruição será nomeado pelo comandante da Polícia de Segurança Pública de Lisboa.

12.º Quaisquer dúvidas resultantes da execução da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Administração Interna.

13.º Esta portaria entra imediatamente em vigor.

Ministério da Administração Interna, 30 de Julho de 1981. - O Ministro da Administração Interna, Fernando Monteiro do Amaral.