Resolução da Assembleia da República n.º 66/2008

Resolução da Assembleia da República n.º 66/2008, de 30 de dezembro

Em vigor

Emitente:

Informação da publicação

Publicação:Diário da República n.º 251/2008, Série I de 2008-12-30

Data de Publicação:

SUMÁRIO

Aprova o Acordo entre a República Portuguesa e a União Internacional das Telecomunicações Relativo à Realização, Organização e Financiamento do 4.º Fórum Mundial Sobre Políticas de Telecomunicações da União Internacional das Telecomunicações e Reuniões Relacionadas, assinado em Genebra em 17 de Outubro de 2008

TEXTO

Resolução da Assembleia da República n.º 66/2008

A Assembleia da República resolve, nos termos da alínea i) do artigo 161.º e do n.º 5 do artigo 166.º da Constituição, aprovar o Acordo entre a República Portuguesa e a União Internacional das Telecomunicações Relativo à Realização, Organização e Financiamento do 4.º Fórum Mundial Sobre Políticas de Telecomunicações da União Internacional das Telecomunicações e Reuniões Relacionadas, assinado em Genebra em 17 de Outubro de 2008, cujo texto, nas versões autenticadas nas línguas portuguesa e inglesa, se publica em anexo.

Aprovada em 7 de Novembro de 2008.

O Presidente da Assembleia da República, Jaime Gama.

ACORDO ENTRE A REPÚBLICA PORTUGUESA E A UNIÃO INTERNACIONAL DAS TELECOMUNICAÇÕES RELATIVO À REALIZAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FINANCIAMENTO DO 4.º FÓRUM MUNDIAL SOBRE POLÍTICAS DE TELECOMUNICAÇÕES DA UNIÃO INTERNACIONAL DAS TELECOMUNICAÇÕES E REUNIÕES RELACIONADAS.

(Lisboa, 20 a 24 de Abril de 2009)

Preâmbulo

A - Atendendo a que a Resolução 2 (Rev. Marraquexe, 2002) da Conferência de Plenipotenciários, decidiu que o fórum mundial sobre políticas de telecomunicações, conforme estabelecido pela Resolução 2 (Quioto, 1994) deverá ser mantido de forma a debater, trocar ideias e informação sobre políticas e matérias reguladoras de telecomunicações;

B - Atendendo a que a Decisão 9 (Antália, 2006), da Conferência de Plenipotenciários, decidiu convocar o 4.º Fórum Mundial sobre Políticas de Telecomunicações em Genebra, no 1.º trimestre de 2009;

C - Atendendo a que o artigo 3.2.1 do Memorando de Entendimento, assinado em 8 de Dezembro de 2007, entre o Governo da República Portuguesa e a União Internacional das Telecomunicações, identificou «a organização em Portugal de fóruns, sessões de formação ou conferências sobre temas de importância estratégica para o sector das telecomunicações» como sendo uma das áreas de cooperação entre os signatários;

D - Atendendo a que a República Portuguesa convidou a União Internacional das Telecomunicações a realizar o 4.º Fórum Mundial sobre Políticas de Telecomunicações (doravante designado por «FMPT-09») em Lisboa, nos dias 22 a 24 de Abril de 2009, a sessão informativa (doravante designada por «sessão informativa») em Lisboa, a 21 de Abril de 2009, e, se necessário, a reunião do Grupo Informal de Peritos (doravante designada por «reunião do GIdP») em Lisboa, a 20 de Abril de 2009 (o FMPT-09, a sessão informativa e a GIdP, colectivamente designados por «eventos»);

E - Atendendo a que a necessária maioria de Estados membros do Conselho da União Internacional das Telecomunicações se declarou a favor de os eventos se realizarem no local e datas mencionados; e

F - Atendendo a que a República Portuguesa, por esse motivo, tenciona anuir às disposições da Constituição e Convenção da União Internacional de Telecomunicações (Genebra, 1992), conforme emendadas nas subsequentes Conferências de Plenipotenciários (Quioto, 1994, Minneapolis, 1998, Marraquexe, 2002, e Antália, 2006) e às resoluções e decisões aplicáveis da Conferência de Plenipotenciários e do Conselho, em particular:

1) Resolução 2 (Rev. Marraquexe, 2002) da Conferência de Plenipotenciários relativa ao Fórum Mundial sobre Políticas de Telecomunicações;

2) Decisão 9 (Antália, 2006) da Conferência de Plenipotenciários relativa ao 4.º Fórum Mundial sobre Políticas de Telecomunicações;

3) Resolução 5 (Quioto, 1994) da Conferência de Plenipotenciários sobre convites para efectuar conferências da União fora de Genebra;

4) Resolução 83 do Conselho, conforme emendada, relativa à organização, financiamento e liquidação das despesas relativas a conferências e reuniões da União;

5) Decisão 304 do Conselho sobre a participação de delegações dos Estados membros da União em conferências e reuniões da União;

6) Resolução 1004 do Conselho sobre privilégios, imunidades e recursos relacionados com as actividades da União;

7) Resolução 99 (Rev. Antália, 2006) da Conferência de Plenipotenciários sobre a situação da Palestina na União Internacional de Telecomunicações; e

8) Resolução 6 (Quioto, 1994) da Conferência de Plenipotenciários e Resolução 741 do Conselho sobre as condições que regem a presença de organizações/movimentos de libertação nas reuniões da União Internacional de Telecomunicações;

assim sendo, agora a República Portuguesa, doravante designada por «Parte Portuguesa», e a União Internacional de Telecomunicações (UIT), doravante designadas colectivamente por as «Partes», acordam o seguinte:

Artigo I

Definições

1.1 - Para efeitos do presente Acordo, a expressão «participantes dos eventos» será usada para referir qualquer delegado, membro de uma delegação, representante dos membros do sector em questão ou observador convidado para os eventos pelo Secretário-Geral da UIT (doravante designado «Secretário-Geral»), incluindo qualquer observador de acordo com a Resolução 99 (Rev. Antália, 2006), a Resolução 6 (Quioto, 1994) e a Resolução 741 do Conselho.

1.2 - Para efeitos do presente Acordo, a expressão «colaborador da UIT» será usada para referir qualquer detentor de um cargo elegível da UIT que participe nos eventos, qualquer colaborador da UIT ou membro do pessoal destacado para os eventos, ou qualquer colaborador especialmente recrutado pela UIT para os eventos, em conformidade com a lista UIT de colaboradores.

Artigo II

Local e datas dos eventos

2.1 - O FMPT-09, a sessão informativa e a reunião do GIdP terão lugar no Centro de Congressos de Lisboa, Praça das Indústrias, 1300-307 Lisboa, Portugal (doravante designado por «Centro de Congressos»).

2.2 - A abertura oficial do FMPT-09 ocorrerá a 22 de Abril de 2009 e terminará os seus trabalhos a 24 de Abril de 2009.

2.3 - Se necessário, a reunião do GIdP ocorrerá a 20 de Abril de 2009, e a sessão informativa ocorrerá a 21 de Abril de 2009.

2.4 - As condições específicas, relacionadas com as datas precisas durante as quais as instalações, recursos, serviços e pessoal local a ser providenciado pela Parte Portuguesa (v. o artigo vii infra) devem estar disponíveis e completamente operacionais, encontram-se especificadas nos anexos deste Acordo n.os 2, 3 e 4, respectivamente.

Artigo III

Convites e admissão

3.1 - Os convites para participar no FMPT-09 serão enviados pelo Secretário-Geral para os Estados membros da UIT. O Secretário-Geral também enviará convites para aquelas organizações e entidades que possam participar no FMPT-09 na qualidade de observadores.

3.2 - Os convites para participar na reunião do GIdP e na sessão informativa serão enviados pelo Secretário-Geral.

3.3 - A Parte Portuguesa, na qualidade de país anfitrião, autorizará os participantes dos eventos e todos os colaboradores da UIT que tomarão parte dos trabalhos a entrar em Portugal e permanecer no País durante todo o período de duração das suas obrigações, ou missão, relacionada com os eventos. Esta autorização também se estende aos cônjuges e filhos menores que os acompanhem.

3.4 - Para esse efeito, a Parte Portuguesa tomará as medidas apropriadas com vista a que, quando necessários, os vistos e autorizações de entrada sejam emitidos gratuitamente a todos os participantes nos eventos e aos colaboradores da UIT desde que os mesmos sejam requeridos junto de uma embaixada de Portugal ou consulado português, com a brevidade possível e no máximo de duas semanas antes das datas de abertura dos eventos desde que o pedido de visto seja feito, no mínimo, cinco semanas antes das datas de abertura dos eventos; se o pedido for feito mais tarde, o mesmo receberá tratamento prioritário. No caso de delegados devidamente registados para participar nos eventos e colaboradores da UIT aos quais não tenha sido possível obter o respectivo visto ou permissão de entrada em data anterior à sua chegada a Portugal, a Parte Portuguesa deverá efectuar os esforços necessários de modo a ser possível conceder vistos e autorizações de entrada em locais de relevo de entrada em Portugal.

3.5 - De modo a tornar mais célere o processo de concessão de vistos, 45 dias antes do início dos eventos, e daí em diante com uma periodicidade semanal, a UIT deverá facultar à Parte Portuguesa uma lista de todos os participantes pré-registados para os eventos, bem como dos colaboradores da UIT envolvidos.

Artigo IV

Privilégios e imunidades

4.1 - No âmbito do presente Acordo e da sua aplicação, a Parte Portuguesa aplicará, mutatis mutandis, a respeito dos eventos, as disposições da Convenção sobre Privilégios e Imunidades das Nações Unidas, conforme aprovada pela Assembleia Geral das Nações Unidas em 13 de Fevereiro de 1946 (doravante designada como «Convenção de 1946»), da qual Portugal é Parte desde 14 de Outubro de 1998 (v. também Resolução 1004 do Conselho, confirmando a anterior Resolução 193). Em particular, os delegados e os membros de uma delegação poderão beneficiar durante a realização dos eventos e por um período de 10 dias antes do seu início e 5 dias após a sua conclusão, dos privilégios, imunidades e facilidades previstos no artigo iv da Convenção de 1946. Adicionalmente, os colaboradores da UIT poderão beneficiar durante a realização dos eventos e por um período de 10 dias antes do seu início e 5 dias após a sua conclusão, dos privilégios, imunidades e facilidades previstos nos artigos v e vii da Convenção de 1946.

4.2 - Os observadores das Nações Unidas, agências especializadas e a Agência Internacional de Energia Atómica deverão usufruir dos privilégios e imunidades de acordo com os artigos v e vii da Convenção de 1946.

4.3 - Outros observadores, mencionados no parágrafo 1.1 supra, também deverão usufruir de imunidade jurisdicional no que se refere tanto a palavras ditas e escritas, como a qualquer acto por eles cometido resultante da sua participação nos eventos.

4.4 - O pessoal fornecido à UIT pela Parte Portuguesa, de acordo com os artigos vi e vii deste Acordo e a secção 3 do anexo n.º 2 deste Acordo, será colocado sob a direcção e supervisão do Secretário-Geral. Este pessoal usufruirá de imunidade jurisdicional no que se refere tanto a palavras ditas e escritas, como a qualquer acto por eles praticado resultante da sua participação oficial nos eventos.

4.5 - A UIT, as suas propriedades e bens, a quem quer que pertençam, usufruirão de imunidade jurisdicional, excepto na medida em que em algum caso particular tenha expressamente renunciado à sua imunidade. É entendido que nenhuma renúncia de imunidade se estende a qualquer medida de execução. Para efeitos da Convenção de 1946, as instalações dos eventos, referidas no artigo ii deste Acordo, serão consideradas instalações da UIT, no sentido da secção 3 da Convenção de 1946, sendo que o acesso às mesmas estará sujeito à autoridade e controlo da UIT, que o fará em estreita cooperação com a Parte Portuguesa. As instalações serão invioláveis no decurso dos eventos, incluindo nas fases preparatória e de encerramento. A propriedade e bens da UIT, a quem quer que pertençam, estarão a salvo de buscas, requisição, confiscação, expropriação e qualquer outra forma de intervenção, seja de natureza executiva, administrativa, legal ou legislativa. Para além disso, todos os documentos pertencentes à UIT, ou em sua posse, serão invioláveis.

4.6 - As Partes colaborarão sempre para facilitar a correcta administração de justiça e o respeito pelas leis e regulamentos de Portugal e prevenir qualquer abuso no que concerne aos privilégios, imunidades e facilidades facultados ao abrigo deste Acordo tendo em conta que estes benefícios são concedidos não para se conseguirem benefícios individuais mas sim para assegurar que delegados e colaboradores da UIT tenham ao seu dispor os meios apropriados para lhes permitir o exercício, de forma eficiente e independente, das suas funções no que concerne aos eventos e à UIT.

Artigo V

Plano financeiro

5.1 - De acordo com a Resolução 5 (Quioto, 1994), a Parte Portuguesa liquidará quaisquer despesas adicionais, directa ou indirectamente resultantes do facto de os eventos decorrerem em Lisboa (v. o anexo n.º 1 deste Acordo) em vez de na sede da UIT. Tais despesas consistem, especificamente, e sem prejuízo das disposições mencionadas no artigo vii infra, no seguinte:

a) Ajudas de custo diárias pagas aos colaboradores da UIT, em conformidade com as disposições relevantes do Regulamento e Regras de Pessoal da UIT e das ordens de serviço suplementares emitidas para esse efeito;

b) Despesas de viagens (incluindo qualquer prémio de seguro adicional) e despesas de terminal (incluindo vistos, se necessário) para colaboradores da UIT, em conformidade com as disposições relevantes do Regulamento e Regras de Pessoal da UIT e das ordens de serviço suplementares emitidas para esse efeito;

c) O custo do transporte, e respectivo seguro, desde a sede da UIT até ao Centro de Congressos de todo o equipamento, materiais e documentos necessários para o correcto funcionamento do secretariado dos eventos.

Estas despesas serão registadas em contas especiais mantidas no Secretariado Geral da UIT, que irá gerir os fundos necessários de acordo com as disposições relevantes das Regras e Regulamento Financeiro da UIT. A contabilidade será mantida em francos suíços.

5.2 - Para efeitos de aplicação do parágrafo 5.1 supra-referido, uma conta especial será aberta pela UIT em Genebra. O mais tardar duas semanas após a entrada em vigor do presente Acordo, a Parte Portuguesa deverá depositar nesta conta especial a soma em francos suíços equivalente a cem 100 % do valor estimado de despesas referido no parágrafo 5.1 supra, conforme indicado no anexo n.º 1 deste Acordo.

5.3 - A Parte Portuguesa deverá, igualmente, satisfazer quaisquer despesas relativas a recepções ou outros eventos que sejam organizados em conjunto com o FMPT-09, bem como as despesas inerentes à interpretação para português, incluindo a remuneração dos intérpretes de português recrutados pela UIT.

5.4 - Quaisquer outras despesas em que a UIT incorra ou que lhe sejam cobradas que estejam directamente associadas com as actividades dos eventos, incluindo a remuneração dos colaboradores da UIT e a reparação de qualquer dano ou prejuízo causado às instalações dos eventos, a pessoas ou bens devido a negligência grosseira ou falta grave intencional de colaboradores da UIT, serão da responsabilidade da UIT e não serão custeadas pela Parte Portuguesa.

5.5 - Salvo o disposto no parágrafo 5.4 supramencionado, a UIT não deverá ser responsabilizada por qualquer dano, lesão ou risco ocorridos nas instalações dos eventos sobre pessoas ou bens.

5.6 - Com a brevidade possível e o mais tardar seis meses depois do encerramento do FMPT-09, a UIT deverá entregar à Parte Portuguesa um extracto de conta referindo os valores pagos pela Parte Portuguesa à UIT ou em nome da UIT e os valores pagos pela UIT pelas instalações e serviços a cargo da Parte Portuguesa. O saldo deverá ser regularizado em francos suíços pela Parte Portuguesa ou pela União, conforme o caso, no prazo máximo de três meses após o extracto de contas ter sido recebido. A Parte Portuguesa terá o direito de pedir e receber justificações sobre quaisquer montantes referidos no extracto.

Artigo VI

Medidas de protecção e segurança

6.1 - A Parte Portuguesa providenciará à sua custa medidas de protecção e segurança adequadas de forma a garantir o normal funcionamento dos eventos numa atmosfera de segurança e tranquilidade e livre de interferências de qualquer espécie (v. o anexo n.º 4 deste Acordo). A protecção e segurança dentro das instalações dos eventos estarão sob autoridade e controlo da UIT, que o fará em colaboração estreita com a Parte Portuguesa. A Parte Portuguesa providenciará gratuitamente à UIT pessoal e equipamento de protecção/segurança, que sejam necessários para garantir a protecção e a segurança adequadas dentro das instalações dos eventos. A protecção e a segurança fora das instalações dos eventos serão, unicamente, da responsabilidade da Parte Portuguesa. Na altura em que as instalações sejam entregues à UIT, os perímetros destas duas zonas de segurança deverão já estar definidos com clareza pelas Partes.

6.2 - Em estreita e contínua colaboração com a Parte Portuguesa, a UIT produzirá um plano de segurança dos eventos de carácter classificado (doravante designado por «plano de segurança»). O plano de segurança detalhará as medidas específicas de protecção e segurança para os eventos, para os participantes e para as instalações. Este documento será divulgado apenas entre aqueles que necessitem de o conhecer. A primeira divulgação ocorrerá o mais tardar cinco meses antes das datas de abertura dos eventos. O documento será revisto à medida que os eventos se aproximem, que pessoas e recursos sejam distribuídos e à medida que os riscos vão sendo identificados e abordados. A emissão da versão completa do documento ocorrerá o mais tardar em três meses antes das datas de abertura dos eventos.

6.3 - Assim que possível e pelo menos cinco meses antes das datas de abertura dos eventos, a Parte Portuguesa designará um oficial de ligação responsável pela protecção e segurança, o qual trabalhará em conjunto com o coordenador de protecção e segurança da UIT de forma a que o plano de segurança seja abrangente e coordenado de forma eficaz.

Artigo VII

Instalações, recursos, serviços e pessoal local a serem disponibilizados pela Parte Portuguesa

7.1 - A Parte Portuguesa disponibilizará gratuitamente à UIT instalações, recursos, serviços e pessoal local como indicado no anexo n.º 2 deste Acordo, bem como a infra-estrutura de TI, equipamento e serviços indicados no anexo n.º 3 deste Acordo. Se algum material, provisões e ou equipamento fornecido pela Parte Portuguesa não estiver em conformidade com o que está identificado nos anexos n.os 2 e 3 deste Acordo, a UIT reserva-se o direito de adquirir ou alugar tal material, provisões e ou equipamento; quaisquer custos resultantes serão da responsabilidade da Parte Portuguesa. A menos que as Partes acordem de outro modo (v. o artigo xi deste Acordo), as áreas relevantes das instalações dos eventos ficarão à disposição dos colaboradores da UIT e de colaboradores contratados por Portugal e colocados ao serviço da UIT da seguinte forma:

a) De 13 a 15 de Abril de 2009, inclusive - das 8 às 20 horas;

b) A 16 de Abril de 2009 - das 8 às 24 horas;

c) De 17 a 25 de Abril de 2009 (hora de almoço) - vinte e quatro horas por dia.

7.2 - Os participantes nos eventos deverão ter acesso às áreas relevantes das instalações dos eventos a qualquer hora do dia ou da noite entre os dias 19 e 24 de Abril de 2009, inclusive. Tal acesso pode, igualmente, ser concedido a outras pessoas, mediante a autorização prévia entre as autoridades portuguesas competentes e a UIT. Se necessário, as Partes do presente Acordo decidirão sobre as condições específicas aplicáveis para o referido acesso.

7.3 - Os materiais, equipamento, publicações e documentos pertencentes à UIT e necessários para o correcto funcionamento dos eventos deverão ser importados e exportados para e de Portugal isentos de quaisquer direitos alfandegários, taxas, proibições e restrições de qualquer natureza. A Parte Portuguesa deverá emitir prontamente para a UIT ou para os seus agentes todas as licenças de importação e exportação necessárias para este efeito e deverá facilitar, inclusivamente através de instruções, todos os procedimentos administrativos relativos às ditas licenças de importação e exportação.

7.4 - A Parte Portuguesa assegurará que os participantes nos eventos terão à sua disposição alojamento adequado em hotéis ou residências perto do Centro de Congressos a preços comerciais razoáveis.

Artigo VIII

Organização de viagens e transporte

O Secretário-Geral tomará as devidas providências para as viagens dos colaboradores da UIT que participam nos eventos e para o transporte para o local dos eventos de todos os materiais e equipamento necessários, de acordo com o Regulamento e Regras de Pessoal da UIT, as ordens de serviço suplementares emitidas para esse efeito e as decisões relevantes do Conselho sobre esta matéria (v. o anexo n.º 5 deste Acordo).

Artigo IX

Organização dos contactos com a imprensa

9.1 - Todos os contactos com a imprensa (rádio e televisão, meios de comunicação electrónicos, jornais e outras publicações, etc.) no que diz respeito à preparação, condução e acompanhamento dos eventos (incluindo acreditação), assim como as comunicações oficiais sobre as actividades em curso nos eventos, serão da responsabilidade do Secretário-Geral ou de um representante por ele nomeado, em colaboração com as autoridades competentes designadas pela Parte Portuguesa.

9.2 - O Secretário-Geral, ou um seu representante designado para o efeito, deverá exercer esta responsabilidade de acordo com a prática geralmente seguida noutras conferências, assembleias ou reuniões da UIT.

9.3 - Nos contactos com a imprensa, a Parte Portuguesa concorda em não interferir em matérias de carácter substantivo, incluindo a estrutura ou conteúdo dos eventos, os quais são unicamente da responsabilidade da UIT.

9.4 - A Parte Portuguesa permitirá a importação temporária, isenta de impostos, de todo o equipamento, incluindo equipamento técnico, trazido por representantes acreditados de meios de comunicação de informação. Portugal emitirá sem demora qualquer licença de importação e exportação necessária para este efeito.

Artigo X

Cancelamento, adiamento ou mudança de local do FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP

10.1 - Na eventualidade do cancelamento, adiamento ou mudança de local do FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP, resultado de uma decisão da UIT, a responsabilidade da UIT para com a Parte Portuguesa deverá ser limitada às despesas, sejam por compromisso assumido ou já efectuadas, relativas a artigos necessários para a organização e preparação do FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP, na medida em que tais despesas não sirvam a nenhum propósito útil e desde que tenham sido essenciais e não possam ser canceladas ou reduzidas.

10.2 - Se, antes ou durante o FMPT-09 e ou a sessão informativa ou a reunião do GIdP, a Parte Portuguesa já não se encontre em condições de poder receber o FMPT-09 e ou da sessão informativa ou a reunião do GIdP, de os organizar nas datas programadas ou solicite que o local do FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP seja alterado, a responsabilidade da Parte Portuguesa para com a UIT será limitada às despesas resultantes dessa decisão, particularmente despesas já assumidas ou pagas pela UIT relativas a artigos necessários para o FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP, na medida em que tais despesas não sirvam a nenhum propósito útil e desde que elas tenham sido essenciais e não possam ser canceladas ou reduzidas. Qualquer gasto em que a UIT tenha incorrido pelo aluguer das instalações, que não as referidas no artigo ii deste Acordo para a efectuação dos eventos, também será suportado pela Parte Portuguesa.

10.3 - Na eventualidade da ocorrência de um caso de força maior que ocasione, ou possa ocasionar, o cancelamento, adiamento, interrupção ou mudança de local do FMPT-09 e ou da sessão informativa ou da reunião do GIdP, as Partes devem iniciar negociações no prazo de cinco 5 dias após a recepção por qualquer uma das Partes de notificação, por escrito, sobre a ocorrência do caso de força maior, por forma a chegar a um acordo sobre as consequências práticas, financeiras e legais do dito caso de força maior. A menos que as Partes acordem de outro modo por escrito, tal acordo deve estar concluído em sete dias após o início das negociações e de acordo com o artigo xv infra. Se as Partes falharem em chegar a um acordo, a disputa será regulada de acordo com o disposto no artigo xii infra.

Artigo XI

Aplicação do presente Acordo

A organização para a aplicação do presente Acordo deve ser acordada entre o Secretário-Geral, ou um seu representante designado para o efeito, e as autoridades competentes da Parte Portuguesa, ou um oficial de ligação designado por essas autoridades para assumir esta função.

Artigo XII

Solução de controvérsias

12.1 - Qualquer controvérsia entre as Partes, resultante de ou relacionada com o presente Acordo, que não possa ser resolvida de forma amigável ou por quaisquer outros meios consensual no prazo de seis meses a contar da data da notificação de ocorrência da controvérsia, será submetida a um conselho de três árbitros (doravante designada como «conselho»). Um dos árbitros será nomeado pelo Secretário-Geral e outro pela Parte Portuguesa. Os dois árbitros nomeados deverão, por sua vez, nomear um terceiro árbitro para presidente do conselho. Se alguma das Partes não nomear o seu árbitro no período de um mês após a notificação pela outra Parte do nome do seu árbitro, ou se os dois árbitros nomeados não nomear o presidente no período de dois meses após o segundo árbitro ter sido nomeado, o árbitro ainda não nomeado (ou presidente, conforme for o caso), deverá ser nomeado pelo Presidente do Tribunal Internacional de Justiça.

12.2 - O língua adoptada para a arbitragem será o inglês.

12.3 - Salvo estipulação, por escrito, em contrário das Partes, concordam que o conselho será livre de decidir sobre as regras de processo adoptados, bem como a repartição dos custos relativos à arbitragem entre as Partes.

12.4 - As Partes no presente Acordo concordam que a decisão do conselho será final e vinculativa, comprometendo-se, igualmente, a não apresentar recurso da mesma em nenhum tribunal nacional ou internacional.

12.5 - Qualquer litígio que envolva um assunto regido pela Convenção de 1946 será tratado de acordo com a secção 30 dessa Convenção.

Artigo XIII

Responsabilidade

13.1 - A Parte Portuguesa será responsável por resolver quaisquer questões resultantes de acções, reclamações ou outra exigência dirigida à UIT ou aos seus colaboradores, em virtude de:

a) Prejuízos a pessoas ou danos ou perca de bens nas instalações referidas no artigo ii supra, que sejam disponibilizadas ou estejam sob o controlo da Parte Portuguesa, salvo os prejuízos que, em conformidade com o disposto no parágrafo 5.4, são da responsabilidade da UIT;

b) Prejuízos a pessoas ou danos ou perca de bens causados pela utilização dos serviços de transportes mencionados no anexo n.º 2 deste Acordo;

c) A utilização para os eventos de pessoal recrutado pela Parte Portuguesa, em conformidade com o presente Acordo, incluindo quaisquer acções ou reclamações de qualquer natureza interpostas pelo referido pessoal.

13.2 - A Parte Portuguesa indemnizará e não prejudicará a UIT e os seus colaboradores no que diz respeito a tais acções, reclamações ou outras solicitações.

Artigo XIV

Utilização de nomes, abreviaturas, títulos, logótipos e bandeiras

14.1 - O nome, a abreviatura, o logótipo e a bandeira da UIT serão usados exclusivamente pela UIT e não serão usados pela Parte Portuguesa ou pelo comité de organização do FMPT-09 ou seus parceiros ou fornecedores oficiais, como for o caso, sem o prévio consentimento por escrito do Secretário-Geral ou um seu representante devidamente autorizado para esse efeito.

14.2 - A UIT conserva todos os direitos de propriedade intelectual sobre o nome, a abreviatura, o título ou o logótipo do FMPT-09, que não podem ser usados, salvo nos casos previstos no parágrafo 14.3 infra, sem o prévio consentimento escrito do Secretário-Geral ou de um seu representante devidamente autorizado para esse efeito.

14.3 - A Parte Portuguesa, ou a entidade nacional mandatada para o efeito, estará autorizada a usar o nome, a abreviatura, o título ou o logótipo do FMPT-09, desde que os mesmos não transmitam a imagem de que um negócio, produto ou serviço esteja a ser apoiado pela UIT, para:

a) Uma brochura informativa sobre o FMPT-09 e uma página na Internet será criada pela Parte Portuguesa, ou pela entidade nacional mandatada para o efeito;

b) Publicações cujo texto tenha sido previamente aprovado pela UIT;

c) Matérias de publicidade destinadas à comunicação local e internacional, cujo conteúdo tenha sido previamente aprovado pela UIT e com o objectivo de informar potenciais participantes na organização logística dos eventos e fornecer-lhes outra informação relevante;

d) Conferências de imprensa relativas ao FMPT-09 e aos outros eventos, conforme seja necessário no âmbito da preparação do FMPT-09.

14.4 - A Parte Portuguesa e a entidade nacional mandatada para o efeito manterão a UIT informada com regularidade sobre qualquer utilização que faça/façam do nome, da abreviatura, do título ou do logótipo, dentro do âmbito do parágrafo 14.3 infra. Contudo, a Parte Portuguesa não pode ser responsabilizada pelo uso fraudulento do nome, da abreviatura, do título ou do logótipo do FMPT-09 por parte de terceiros não autorizados.

14.5 - A Parte Portuguesa deve notificar a UIT sobre a escolha da entidade nacional mandatada para o efeito no prazo máximo de um mês após a entrada em vigor do presente Acordo.

Artigo XV

Revisão

O presente Acordo, incluindo os seus anexos n.os 1 a 5, que fazem parte integrante do mesmo, não pode ser emendado, salvo por acordo, por escrito, entre as Partes. Qualquer emenda será considerada uma parte integrante do presente Acordo.

Artigo XVI

Vigência

O presente Acordo deve permanecer em vigor até ao acerto final entre as Partes, em conformidade com os termos e condições previstos no presente Acordo, relativos à organização e questões financeiras bem como outras referentes aos eventos.

Artigo XVII

Entrada em vigor

O presente Acordo entra em vigor após a recepção pelo Secretário-geral de uma notificação, por escrito e por via diplomática, da Parte Portuguesa de que foram cumpridos os seus requisitos de direito interno necessários para o efeito.

Por vontade das partes, os abaixo assinados, tendo sido devidamente autorizados para esse efeito, assinaram o presente Acordo.

Feito em Genebra, em 17 de Outubro de 2008, em duas cópias originais autenticadas na língua inglesa e duas cópias originais na língua portuguesa. Em caso de divergência de interpretação, prevalecerá o texto da cópia autenticada na língua inglesa.

Pela República Portuguesa:

Francisco M. Xavier Esteves, Embaixador, Representante Permanente junto das Nações Unidas em Genebra.

Pela União Internacional das Telecomunicações:

Hamadoun I. Touré, Secretário-Geral.

ANEXO N.º 1

Despesas adicionais para a UIT resultantes da realização do FMPT-09 e reuniões relacionadas em Lisboa, Portugal (de 20 a 24 de Abril de 2009)

(ver documento original)

Base:

Taxa de câmbio em 1 de Julho de 2008: 1 US $ = 1,028 franco suíço (CHF).

Apenas os itens específicos que variam pelo facto de o Fórum de Políticas se realizar em Lisboa em vez de Genebra foram incluídos acima.

ANEXO N.º 2

Instalações, recursos, serviços e pessoal local a disponibilizar pela Parte Portuguesa

Conforme referido no artigo vii deste Acordo, de acordo com as necessidades e de uma forma que a UIT considere adequada para garantir o devido funcionamento dos eventos, a Parte Portuguesa tomará todas as medidas necessárias para disponibilizar gratuitamente à UIT as seguintes instalações, recursos, serviços e pessoal local:

1 - Instalações (1):

Salas de conferências:

a) Uma sala de conferências principal com capacidade aproximada para 1000 pessoas, equipada com:

Mesa da presidência:

Uma mesa da presidência (tipo secretária) com 10 lugares e espaço para uma fila extra de cadeiras atrás para o secretariado e uma mesa;

Um pano de fundo cuja cor corresponderá à do FMPT-09 e que seja conveniente para filmagens (TV ou câmara fixa); o design está sujeito à aprovação da UIT;

Uma tribuna com um microfone portátil;

Participantes - configuração da sala de reuniões - estilo sala de aula:

Uma fila de mesas (tipo secretária) e uma fila de cadeiras para os participantes;

Requisitos técnicos:

Um microfone para cada pessoa sentada na mesa da presidência;

Um microfone para cada dois participantes sentados à mesa na sala;

Um conjunto de auscultadores para cada participante, incluindo os que estão sentados na mesa da presidência;

Um sistema de som com cabinas e instalações para interpretação simultânea de acordo com os padrões ISO de sete idiomas. Cinco cabinas com dois lugares cada e duas cabinas com três lugares cada;

Sistema digital para gravação das reuniões: uma cópia para o canal do orador e uma cópia do canal inglês;

Um sistema electrónico identificador de pedidos de intervenção com opção para sistema de votos e cálculo do quórum (sistema + painel de controlo na mesa da presidência);

Caixa multifunções, misturadores com ligações XLR para gravações áudio para jornalistas;

Requisitos de TI:

LAN sem fios com acesso à Internet para todos os participantes e colaboradores da UIT;

Ethernet LAN rápida e com fios, permitindo que, se assim o desejarem, os participantes e os colaboradores da UIT possam ligar os seus computadores portáteis à Internet. Uma para cada dois lugares à mesa, incluindo a mesa da presidência;

Tomadas para computadores portáteis (uma por lugar), incluindo na mesa da presidência;

Quatro ecrãs grandes, com boa visibilidade para todos os participantes e três ecrãs planos (42") facilmente visíveis da mesa da presidência;

Dois PC ou computadores portáteis na mesa da presidência ligados a projectores (um para apresentações e um para controlo do tempo de intervenção), teclado americano (Microsoft Word e PowerPoint, drivers para CD-ROM e saídas USB);

Quatro projectores (XVGA, BNC) equivalentes ao último modelo utilizado em Genebra, com ligação directa por fios (cabos de vídeo) ao computador destinado às apresentações colocado no/próximo do púlpito e ao sistema de vídeo;

Uma impressora atrás da mesa da presidência;

Um sistema de vídeo (incluindo a câmara e o pessoal) para projectar imagens dos oradores em tempo real no ecrã grande da sala e no ecrã plano adicional de 42" colocado próximo da mesa da presidência conforme anteriormente mencionado. O sistema também deverá possibilitar a inserção do nome do orador na parte inferior dos ecrãs. Idem para o PC de controlo do tempo de intervenção colocado na mesa da presidência;

Difusão do sinal de áudio e vídeo em directo para debates nos sete idiomas (árabe/chinês/inglês/francês/russo/espanhol/português) bem como o canal do orador, ou seja, um total de oito canais. A difusão em directo nas seis línguas oficiais da UIT e em português será destinada unicamente aos utilizadores registados no serviço Ties da UIT. O sinal de áudio e vídeo no canal do orador será aberto ao público;

Transmissão do sinal de áudio (canal do orador + A/C/E/F/R/S/P) e de vídeo da sala de reuniões para o centro de difusão onde os codificadores estarão instalados; caso contrário será necessária uma cabina segura para os codificadores de difusão e uma área de trabalho para duas pessoas junto das cabinas para os(as) intérpretes.

Esta sala de conferências deverá estar totalmente operacional na terça-feira, dia 21 de Abril de 2009, às 12 horas;

b) Uma sala de conferências com capacidade aproximada para 500 pessoas, equipada com:

Mesa da presidência:

Um pódio, estilo Davos, com poltronas e mesas pequenas para sete pessoas;

Um pano de fundo cuja cor corresponderá à do FMPT-09 e que seja conveniente para filmagens (TV ou câmara fixa); o design está sujeito à aprovação da UIT;

Um púlpito com um microfone portátil;

Participantes - configuração da sala de reuniões - estilo anfiteatro:

Cadeiras.

Requisitos técnicos:

Um microfone para cada pessoa sentada no pódio;

Microfones portáteis e hospedeiros(as) para os participantes na sala;

Um conjunto de auscultadores para cada participante, incluindo os que estão sentados no pódio;

Um sistema de som com cabina e instalações para interpretação simultânea de acordo com os padrões ISO de seteidiomas. Cinco cabinas com dois lugares cada e duas cabinas com três lugares cada;

Sistema digital para gravação das reuniões: uma cópia para o canal do orador e uma cópia para o canal inglês;

Caixa multifunções, misturadores com ligações XLR para gravações áudio para jornalistas;

Requisitos de TI:

LAN sem fios com acesso à Internet para todos os participantes e colaboradores da UIT;

Dois ecrãs grandes, com boa visibilidade para todos os participantes e dois ecrãs flat (42") facilmente visíveis para quem estiver sentado no pódio;

Um computador portátil no púlpito ligado a um projector para apresentações, teclado americano (Microsoft Word e PowerPoint, drivers para CD-ROM e saídas USB);

Dois projectores (XVGA, BNC), equivalentes ao último modelo utilizado em Genebra, com ligação directa por fios (cabos de vídeo) ao computador destinado às apresentações e ao sistema de vídeo;

Um sistema de vídeo (incluindo a câmara e o pessoal) para projectar imagens dos oradores em tempo real no ecrã grande da sala e no ecrã plano adicional de 42" na mesa da presidência conforme anteriormente mencionado. O sistema também deverá possibilitar a inserção do nome do orador na parte inferior dos ecrãs;

Difusão do sinal de áudio e vídeo em directo para debates em sete idiomas (árabe/chinês/inglês/francês/russo/espanhol/português), bem como o canal do orador, ou seja, um total de oito canais. A difusão em directo nas seis línguas oficiais da UIT e em português será destinada unicamente aos utilizadores registados no serviço Ties da UIT. O sinal de áudio e vídeo no canal do orador será aberto ao público;

Esta sala de conferências deverá estar totalmente operacional na segunda-feira, dia 20 de Abril de 2009, às 12 horas;

c) Uma sala de conferências com capacidade aproximada para 300 pessoas, equipada com:

Mesa da presidência:

Uma mesa da presidência (tipo secretária) com seis lugares;

Um pano de fundo cuja cor corresponderá à do FMPT-09 e que seja conveniente para filmagens (TV ou câmara fixa); o design está sujeito à aprovação da UIT;

Participantes - configuração da sala de reuniões - estilo sala de aula:

Uma fila de mesas (tipo secretária) e uma fila de cadeiras para os participantes e colaboradores da UIT;

Requisitos técnicos:

Um microfone para cada pessoa sentada na mesa da presidência;

Um microfone para cada dois participantes sentados à mesa na sala;

Um conjunto de auscultadores para cada participante, incluindo os que estão sentados na mesa da presidência;

Um sistema de som com cabina e instalações para interpretação simultânea de acordo com os padrões ISO em, pelo menos, sete idiomas. Cinco cabinas com dois lugares cada e duas cabinas com três lugares cada;

Sistema digital para gravação das reuniões: uma cópia para o canal do orador e uma cópia para o canal inglês;

Requisitos de TI:

LAN sem fios com acesso à Internet para todos os participantes e colaboradores da UIT;

Ethernet LAN rápida com fios permitindo que, se assim o desejarem, os participantes e os colaboradores da UIT possam ligar, através de fios, os seus computadores portáteis à Internet. Uma para cada lugares à mesa, incluindo a mesa da presidência;

Tomadas para computadores portáteis (uma por lugar), incluindo a mesa da presidência;

Dois ecrãs grandes com boa visibilidade para todos os participantes e dois ecrãs planos (42") facilmente visíveis da mesa da presidência;

Dois PC ou computadores portáteis na mesa da presidência ligado a um projector, teclado americano (Microsoft Word e PowerPoint, drivers para CD-ROM e saídas USB);

Um projector (XVGA, BNC), equivalente ao último modelo utilizado em Genebra, com ligação directa ao projector do computador;

Uma impressora atrás da mesa da presidência;

Difusão do sinal de áudio e vídeo em directo para debates em sete idiomas (árabe/chinês/inglês/francês/russo/espanhol/português) mais o canal do orador, ou seja, um total de oito canais. A difusão em directo nas seis línguas oficiais da UIT será destinada unicamente aos utilizadores registados no serviço Ties da UIT. O sinal de áudio e vídeo no canal do orador será aberto ao público;

Esta sala de conferências deverá estar totalmente operacional na segunda-feira, dia 20 de Abril de 2009, às 12 horas;

d) Uma sala de conferências com capacidade aproximada para 50 pessoas. Esta sala será utilizada principalmente para a reunião do GIdP (se ocorrer) e para conferências de imprensa;

Mesa da presidência:

Uma mesa da presidência (tipo secretária) com seis lugares;

Um pano de fundo cuja cor corresponderá à do FMPT-09 e que seja conveniente para filmagens (TV ou câmara fixa); o design está sujeito à aprovação da UIT;

Participantes - configuração da sala de reuniões - estilo sala de aula e formato U para conferência de imprensa:

Uma fila de mesas (tipo secretária) e uma fila de cadeiras para os participantes e colaboradores da UIT;

Requisitos técnicos:

Um microfone para cada pessoa sentada na mesa da presidência;

Um microfone para cada dois participantes sentados à mesa na sala.;

Um conjunto de auscultadores para cada participante, incluindo os que estão sentados no pódio;

Para conferências de imprensa, um sistema de som com cabinas e instalações para interpretação simultânea de acordo com os padrões ISO em português e inglês;

Sistema digital para gravação das reuniões, canal do orador e inglês;

Requisitos de TI:

LAN sem fios com acesso à Internet para todos os participantes e colaboradores da UIT;

Tomadas para computadores portáteis (uma por lugar), incluindo a mesa da presidência;

Um ecrã grande, com boa visibilidade para todos os participantes e também os que estiverem sentados na mesa da presidência;

Um PC ou computador portátil na mesa da presidência ligado a um projector, teclado americano (Microsoft Word e PowerPoint, drivers para CD-ROM e saídas USB);

Um projector (XVGA, BNC), equivalente ao último modelo utilizado em Genebra, com ligação directa ao computador do projector;

Um sistema de vídeo (incluindo a câmara e o pessoal) juntamente com a opção difusão em directo;

Serviço de teleconferência para permitir aos participantes/jornalistas que se encontrem no exterior a cobrir os eventos participar nas reuniões/conferências de imprensa;

Caixa multifunções, misturadores com ligações XLR para gravações do sinal de áudio;

Uma impressora atrás da mesa da presidência.

Esta sala de conferências deverá estar totalmente operacional no domingo, dia 19 de Abril de 2009, às 12 horas.

Todas as salas de conferências, nas mesas da presidência, nas cabinas para os(as) intérpretes e à entrada de cada sala deverão ter à disposição água mineral engarrafada e copos;

e) Três salas pequenas para reuniões bilaterais VIP, equipadas com cadeiras de braços, mesas pequenas e refrescos.

Estas salas deverão estar totalmente operacionais na segunda-feira, dia 20 de Abril de 2009, às 9 horas;

Escritórios:

Escritórios para o presidente do FMPT-09 e seu assistente, para detentores de cargos elegíveis da UIT e respectivos assistentes, e para os colaboradores da UIT, de preferência com luz natural;

Relativamente à mobília/equipamento, uma lista de requisitos facultada pela UIT indica o número de secretárias, caixotes do lixo, cadeiras/poltronas com rodas, cadeiras para os visitantes, mesas, prateleiras abertas, armários pequenos e grandes com fechadura, mobiliário VIP, telefones com acesso local e internacional, faxes, telemóveis, máquinas de fotocópias, flip charts, PC, teclados, ligações para computadores portáteis, impressoras, scanners, ecrãs, projectores, ecrãs plasma, etc.;

Bebedouros de água deverão estar disponíveis junto dos escritórios;

Acesso ao espaço: a 13 de Abril de 2009, tendo em conta que a rede de infra-estrutura básica ligada à rede eléctrica e apoiada por uma unidade de corrente ininterrupta (UPS) deverá estar pronta antes da chegada do primeiro pessoal da UIT, a 13 de Abril de 2009;

Disponibilidade operacional: as datas para cada escritório estarão referidas na lista de requisitos;

Espaços:

Para o pessoal da UIT:

Salas técnicas/armários com ligações para cabos para servidores e equipamento de redes com espaço nos bastidores, ar condicionado adequado e fornecimento eléctrico com apoio de UPS;

Sala para preparação de PC e impressoras antes dos eventos (que será posteriormente usada como sala de reuniões);

Reprodução de documentos, com o ar condicionado e equipamento adequado (material de alta velocidade com capacidade para frente e verso, separar e agrafar);

Área da imprensa: colaboradores da UIT e jornalistas e área para entrevistas;

Sala para os(as) intérpretes;

Espaço para guardar caixas vazias e cofres de metal (expedição da UIT);

Para a Parte Portuguesa:

Área do país anfitrião;

Área do comité de organização;

Para os participantes:

Sala VIP para cerca de 30 pessoas;

Recepção e registo dos participantes;

Cybercafé;

Salas com cacifos para computadores portáteis/objectos pessoais;

Balcão de informações;

Balcão de reconfirmação de voos;

Centro de telecomunicações;

Centro médico;

Sala de orações;

Balcão de «perdidos e achados»;

Área de pausa para café (a preços comercialmente razoáveis);

Cafetaria (a preços comercialmente razoáveis).

Bebedouros de água deverão estar disponíveis junto destas áreas.

Conforme acima referido, para detalhe sobre mobília/equipamento deverá ser utilizada a lista de requisitos facultada pela UIT.

Disponibilidade operacional: as datas para cada espaço estarão referidas na lista de requisitos.

2 - Recursos/serviços:

Requisitos de TI: (v. o anexo n.º 3);

Ar condicionado (ou aquecimento) numa temperatura constante de 20ºC, luz, água e limpeza das instalações conforme descrito acima;

Primeiros socorros deverão estar disponíveis no local durante o período em que decorrem os eventos, vinte e quatro horas por dia. Para serviços de urgência, a Parte Portuguesa deverá assegurar transporte imediato e entrada no hospital;

Acesso e serviços dentro das instalações dos eventos para participantes e ou colaboradores da UIT e ou pessoal local com deficiências;

Sistema áudio público para efectuar comunicações;

Ecrãs planos grandes (Plasma, LDC) para comunicações de reuniões e da imprensa;

Um serviço de reserva de quartos em hotéis com a garantia de que as reservas possam ser alteradas para os colaboradores da UIT. Este serviço também estará disponível para os participantes dos eventos a preços comerciais razoáveis. Deve ser claro que tais reservas não implicam qualquer responsabilidade por parte da Parte Portuguesa ou da UIT. Relativamente às tarifas praticadas para o pessoal da UIT, por favor consultar as ajudas de custos diárias (anexo n.º 5). Para os participantes, a selecção de diferentes categorias de hotéis estará à disposição, desde 2 estrelas até 5 estrelas. Os hotéis devem ter acesso à Internet. Para os colaboradores da UIT a ligação à Internet deve estar incluída no preço do alojamento;

Uma agência de viagens, com escritório temporário no Centro de Congressos, com funções que incluam reconfirmar, alterar e emitir bilhetes aéreos;

Serviços de informação para os participantes disponível no Centro de Congressos;

Balcão de recepção para participantes e colaboradores da UIT no aeroporto;

Carros e motoristas serão disponibilizados à chegada ao aeroporto e estarão disponíveis até à partida e durante os eventos, para os cinco detentores de cargos elegíveis da UIT;

Um carro e motorista que será partilhado pelo protocolo da UIT e pelo coordenador de protecção e segurança da UIT;

Será providenciado transporte para o pessoal da UIT para os hotéis após chegada ao aeroporto e, no fim do FMPT-09, dos hotéis para o aeroporto;

Será providenciado transporte para os participantes desde a sua chegada ao aeroporto até aos hotéis oficiais, bem como o retorno ao aeroporto no fim do FMPT-09. Durante os eventos, serão organizados expressos dos hotéis oficiais para o Centro de Congressos e vice-versa. Os horários dos expressos serão determinados pela UIT;

Serviço de cafetaria durante as pausas da manhã e da tarde e para o almoço, com lugares sentados, tal como «espaços café»;

Uma brochura, em inglês ou nas seis línguas oficiais da UIT, contendo informação útil sobre a cidade e arredores, disponível em quantidade suficiente para todos os participantes e colaboradores da UIT.

3 - Pessoal:

Uma lista UIT de colaboradores, dos intérpretes e do pessoal local a deslocar para Lisboa para a realização dos eventos será preparada na devida altura pela UIT.

Sem quaisquer encargos para a UIT, a Parte Portuguesa facultará o pessoal local (incluindo seguranças) para os eventos em conformidade com o previsto na lista UIT de colaboradores para os eventos a ser acordada entre as Partes.

4 - Comité de organização:

Tão breve quanto possível e pelo menos seis meses antes do FMPT-09, a Parte Portuguesa facultará à UIT uma lista de nomes, títulos, cargos e contactos de todas as pessoas que constituem o comité de organização. Esta lista incluirá detalhes de todos os organismos e autoridades de todas as áreas de actividade relevantes, incluindo, mas não limitadas a, polícia, segurança, imprensa, protocolo, vistos, alfândega, transportes, hotéis, logística, tecnologias de informação.

(1) Uma política estritamente não fumadora será aplicada em todas as áreas em que se realizam os eventos.

ANEXO n.º 3

Requisitos de tecnologias de informação

A Parte Portuguesa tomará todas as medidas necessárias para disponibilizar gratuitamente à UIT a infra-estrutura de TI (tecnologias de informação), equipamento e serviços conforme descrito neste anexo de uma forma que UIT considere adequada para garantir o devido funcionamento dos eventos e que ofereça as mesmas funcionalidades e desempenho como as que estão disponíveis na sede da UIT.

A Parte Portuguesa deverá envolver a UIT no processo de selecção do equipamento. Antes de ser encomendado, qualquer equipamento seleccionado deverá ser aprovado por ambas as Partes. A selecção do equipamento deverá estar concluída pelo menos três meses antes das datas de abertura dos eventos, permitindo o tempo suficiente para a compra/aluguer, entrega e preparação. Uma maior antecedência na escolha dos equipamentos poderá ser necessária dependendo do processo de compra por parte da Parte Portuguesa.

De forma a permitir efectuar o trabalho preparatório, o local do evento e qualquer infra-estrutura ICT eléctrica pré-instalada deve estar disponível para as equipas de TI das Partes pelo menos um mês antes da data de abertura dos eventos. A Parte Portuguesa deve garantir que haverá espaço nos bastidores para os servidores e equipamentos de rede da UIT, uma estável e apropriada rede eléctrica e ar condicionado, apoiada por uma unidade de corrente ininterrupta (UPS), na sala de TI e armários com ligações para cabos, antes da chegada da equipa de apoio de TI, no dia 13 de Abril de 2009. Geradores de emergência podem ser necessários, se a rede eléctrica local estiver sujeita a cortes de energia por períodos superiores àqueles que as baterias da UPS podem aguentar.

A rede de voz e informação deve manter-se operacional pelo menos por um dia inteiro após a data de encerramento do WTPF-09.

As equipas de TI de ambas as Partes devem trabalhar em conjunto para definir exactamente as datas para a entrega das infra-estruturas e serviços.

1 - Requisitos de rede:

1.1 - Requisitos gerais:

Uma rede física Ethernet que consiste em duas redes lógicas: uma rede interna para utilização da UIT chamada «Purple LAN», e uma rede externa para os participantes nos eventos chamada «Orange LAN», que deverá incluir um cybercafé e LAN sem fios. Uma firewall redundante deve separar as duas redes e ambas as redes deverão poder aceder à Internet.

A Parte Portuguesa deverá disponibilizar todo o equipamento de rede (por exemplo, concentradores, interruptores, routers), cabos e bastidores, necessário à implementação das redes «Purple» e «Orange». A rede será dedicada aos eventos e deverá estar operacional (sem servidores) antes da chegada da equipa de TI da UIT.

A infra-estrutura de cabos deverá ter os cabos e os pontos de rede bem etiquetados; os cabos de cobre serão de categoria padrão 5 ou superior; as fibras podem ser multimodo ou monomodo, dependendo da distância entre os dois pontos finais.

A rede deve ter redundância ao nível do núcleo central. Interruptores com 24 saídas ou mais terão ligações duplas, preferencialmente utilizando Gigabit Ethernet, dois comutadores de rede centrais diferentes com balanceamento de carga. Esta redundância deve ser aumentada usando as tecnologias apropriadas, tais como VRRP/HSRP e spanning tree protocol; não deve haver mais de um total de 48 dispositivos por comutador ou mais de 4 PC ou impressoras por concentrador.

As saídas nos comutadores não devem estar mais de 90 % ocupadas para prover a requisitos de última hora. Havendo opção entre dois interruptores de 24 saídas ou um interruptor de 48 saídas, deverão ser escolhidos dois interruptores de 24 saídas para que, em caso de avaria de equipamento, seja minimizado o número de utilizadores afectados.

Comutadores para ligação de PC, computadores portáteis e impressoras, serão dedicados à «Purple LAN» ou para a «Orange LAN», a distribuição e os comutadores centrais serão partilhados entre as duas redes lógicas.

Todo o equipamento de rede seleccionado será certificado pelo fabricante para operação num ambiente de rede de médio e grande porte. Em condições normais de operação, a resposta média do protocolo de mensagens de controlo da Internet de qualquer PC ligado aos servidores locais ou porta de conversão não deverá superior a um milésimo de segundo.

Deve estar disponível no local equipamento suplementar com configuração compatível com todos os comutadores de rede, pronto a usar.

Todos os PC ou servidores instalados deverão poder aceder à Internet através do ISP local. Os PC na Orange-LAN podem aceder à Internet directamente, enquanto que os PC na Purple-LAN podem aceder à Internet através de um servidor proxy.

Os comutadores de rede disponibilizados deverão suportar protocolos de separação VLANs e o protocolo 802.1q.

As redes serão entregues com ferramentas de gestão de controlo e de segurança com alertas através de e-mail ou SMS de modo a permitir a identificação rápida de anomalias na rede.

Documentação detalhada e actualizada sobre toda a rede e procedimentos operacionais deverá estar prontamente disponível para a equipa de apoio de TI da UIT.

1.2 -«Purple-LAN» - rede privada da UIT - incluindo LAN sem fios nas salas de conferências:

A rede interna local deverá consistir numa rede dedicada para UIT (doravante designada como «Purple-LAN»), que possa suportar todo o trabalho dos eventos. Esta rede de cabos local deverá abranger 10/100 Mbps segmentos Ethernet para ligações de PC, impressoras e servidores.

A Purple-LAN deverá ser ligada à sede da UIT em Genebra através da concessão de duas linhas (v. a definição abaixo) e a Orange-LAN através de um firewall. A definição de LAN Virtuais (VLAN) na Purple-LAN será comunicada à Parte Portuguesa quatro meses antes das datas de abertura dos eventos.

Deve haver pelo menos um ponto de acesso sem fios em cada sala de conferência (v. o anexo n.º 2) para permitir aos colaboradores da UIT ligarem-se à Purple-LAN:

a) A rede local sem fios será compatível com os padrões 802.11a, b, g e wi-fi (para além de quaisquer outros padrões adoptados na altura dos eventos);

b) Os pontos de acesso deverão suportar protocolos de codificação comuns (por exemplo, WEP, WPA, WPA2);

c) A média de tempo de resposta do protocolo de mensagens de controlo da Internet dos computadores portáteis para a central não deverá exceder 20 ms em condições normais de utilização;

d) A média de ocupação para cada computador portátil associado deverá ser de 3 Mbps ou superior;

e) Os pontos de acesso sem fios devem ser controlados centralmente para permitir rápida, se possível automática, reconfiguração dos pontos de acesso por forma a se poderem adaptar a alterações das condições de utilização nas salas de conferencia e bloquearem computadores portáteis individuais em caso de problemas de vírus;

f) O SSID será comunicado à Parte Portuguesa na altura da instalação; este SSID não deverá ser divulgado.

A Purple-LAN deverá estar completamente operacional (incluindo todos os serviços de rede) em 13 de Abril de 2009.

As equipas de TI de ambas as Partes trabalharão em conjunto para finalizar o plano da rede.

1.3 - «Orange-LAN» dos participantes dos eventos, incluindo LAN sem fios:

Uma segunda rede para os participantes dos eventos (doravante designada como «Orange-LAN»), com equipamento de rede e cabos igual ou diferente do referido no n.º 1.2 acima, para ligação à Internet e acesso ao serviço de difusão via web no cybercafé e por parte dos participantes mediante os respectivos os computadores portáteis (ligação com ou sem fios).

A Orange-LAN deverá estar ligada à Internet através de um firewall para o ISP local (v. definição abaixo).

A definição de VLAN na Orange-LAN será comunicada à Parte Portuguesa seis meses antes dos eventos.

Deve haver um número suficiente de pontos de acesso LAN sem fios, para dar suporte ao número de participantes presentes nos eventos e nas instalações (por exemplo, salas de reuniões, escritórios, cybercafé, centro de imprensa):

a) A capacidade da rede local sem fios para cada sala de reunião e área de trabalho deve ser igual à capacidade de cada sala (por exemplo, assumindo que cada participante nos eventos quererá ligar um computador portátil ao mesmo tempo); caso isto não seja possível, deve ser compensado providenciando ligações Ethernet por fios para os computadores portáteis;

b) A rede local sem fios deve ser compatível com os padrões 802.11a, b, g e wi-fi (para além de quaisquer outros padrões adoptados na altura dos eventos);

c) Os pontos de acesso deverão suportar protocolos de codificação comuns (por exemplo, WEP, WPA, WPA2);

d) A média de tempo de resposta do protocolo de mensagens de controlo da Internet dos computadores portáteis para a central não deverá exceder 20 ms em condições normais de utilização;

e) A média de ocupação para cada computador portátil associado deverá ser de 3 Mbps ou superior;

f) Os pontos de acesso sem fios devem ser controlados centralmente para permitir rápida, se possível automática, reconfiguração dos pontos de acesso por forma a se poderem adaptar a alterações das condições de utilização nas salas de conferência e bloquearem computadores portáteis individuais em caso de problemas de vírus;

g) A transmissão SSID deve ser instalada como solicitado pela UIT.

A infra-estrutura da rede sem fios deve ser instalada e testada para garantir que pode aguentar a capacidade total das salas de conferência.

Em todas as salas de conferência, um em cada dois lugares na mesa deverão estar equipados com uma ligação por cabo à Ethernet LAN Orange LAN com interface macho, permitindo aos participantes nos eventos e colaboradores da UIT poderem ligar os seus computadores portáteis à Internet por cabo, se assim o desejarem.

A Orange-LAN deverá estar completamente operacional, o mais tardar em 17 de Abril de 2009.

As equipas de TI de ambas as Partes trabalharão em conjunto para finalizar o plano da rede.

2 - Linhas alugadas e dedicadas à UIT:

Dois circuitos terrestres internacionais totalmente independentes (distintos) de 2 Mbps para ligar a sede da UIT em Genebra à Purple-LAN, ligados a dois routers diferentes em modo automático de prevenção de falhas e balanceamento de carga. O tempo de emissão e recepção (rtt) das ligações entre Genebra e as instalações dos eventos não deverá exceder 150 ms.

Os routers utilizados deverão ter no mínimo dois interfaces de Fast Ethernet (10/100 Mbps) e um interface WAN (T1/E1/xDSL), com DRAM e CPU com capacidade apropriada para poder aguentar tráfego filtrado entre as instalações dos eventos e a sede da UIT. Os routers devem aguentar os protocolos de encaminhamento utilizados na sede da UIT e que serão comunicados à Parte Portuguesa durante a fase de planeamento. A terminação dos dois circuitos e dos routers deverá ser na sala de TI onde o equipamento central estará instalado.

3 - Ligação à Internet:

Duas ligações duplex de 20 Mbps à Internet a operar em modo de prevenção de falhas e balanceamento de carga para dois pontos de comutação separados de Internet (por exemplo, 2 PoPs de um ISP). Deve ser prevista largura de banda suficiente para aguentar a ligação de todos os participantes nos eventos, incluindo largura de banda de reserva para serviço de difusão via web.

A terminação dos dois links e dos routers deverá ser na sala de TI onde o equipamento central estará instalado.

O provedor de serviço de Internet local (ISP) deverá providenciar encaminhamento DNS, SMTP e nomes de domínio para os serviços da conferência, bem como, no mínimo, 128 endereços IP externos para a Internet.

Devem ser permitidos os seguintes protocolos nas ligações à Internet: http, https, ftp, sftp, pptp, pna, rtsp, e ainda outros protocolos ou saídas tcp/utp, se pedidas.

Na Orange-LAN a ligação deverá permitir pesquisa na web e as ligações de clientes VPN normais.

Na Purple-LAN a ligação deverá permitir pesquisa na web via proxy e IPSec VPN sítio-a-sítio entre a Purple-LAN e a UIT em Genebra.

Também deverão ser permitidas VPN baseadas no cliente e ligação remota para computador de cliente.

Uma página do tipo web, como por exemplo «MRTG», para controlo do tráfego de Internet será opcional e acessível aos colaboradores da UIT. As estatísticas diárias do tráfego de Internet devem ser disponibilizadas à UIT no final do WTPF-09.

4 - Segurança do sistema e da rede:

Medidas de segurança adequadas deverão ser aplicadas de forma que a infra-estrutura seja protegida contra o acesso ou ataques por pessoal não autorizado. As sub-redes às quais os participantes nos eventos estarão ligados também devem estar protegidas utilizando tecnologias do tipo Access Control Lists e firewalls.

Firewall em modo de configuração redundante para protecção da Purple-LAN e da Orange-LAN face a possíveis ataques através da Internet e também para controlar qualquer cruzamento de acesso entre as LAN Purple e Orange; com um sistema de detecção de intruso para controlo de actividades suspeitas e monitorização por parte da segurança, o qual lançará alertas e relatórios para a infra-estrutura de TI instalada.

Como apropriado, a rede de equipamento e os computadores instalados devem ser, pelo menos, da última actualização (patch).

Para todos os PC a serem instalados, a UIT fornecerá imagens dos PC que contêm a última versão do software antivírus, configurados com actualizações diárias de bases de dados de vírus programadas para fazerem downloads.

Como prática geral, computadores (por exemplo, no cybercafé), que estão dedicados a pesquisas na web, estarão configurados de tal forma que os utilizadores não poderão instalar, salvar ou desligar a máquina.

A UIT fornecerá informação adicional como parte dos documentos de trabalho.

5 - Telefones/fax:

5.1 - Quantidade de equipamento necessário:

Por favor consulte o documento de nome «Lista de requisitos» para a quantidade exacta de telefones fixos e portáteis e fax necessários.

5.2 - Especificações:

Serão fornecidos telefones fixos (alguns com acesso local e outros com acesso internacional). Todo o pessoal da UIT deverá poder ligar para a sede da UIT em Genebra usando um código abreviado (por exemplo, simplesmente marcando um prefixo curto e a extensão):

a) Definição de acesso local: dentro do Centro de Congressos, cidade e para ligar para os telemóveis fornecidos pela Parte Portuguesa. E ainda acesso à rede fixa e móvel dos colaboradores da UIT que se mantêm na sede da UIT em Genebra:

i) Telefones fixos e fax: +41227305xxx e +41227306xxx (através da central de PABX);

ii) Telefones portáteis UIT: +417924948xx, +417959915xx e +417921735xx;

iii) Número principal de fax da UIT: +41227337256;

b) Definição dos códigos de acesso internacionais: acesso local e acesso não restrito a todos os países.

O sistema de telefone será baseado em VoIP ou TDM; deverão estar disponíveis as seguintes funções:

a) Atendedor de chamas para todas as extensões;

b) Transferência de chamadas entre extensões;

c) Agenda telefónica electrónica (opcional);

d) Registo de últimas chamadas recebidas e números discados (opcional).

Deverão ser fornecidos a alguns colaboradores da UIT telefones portáteis com acesso a linhas nacionais e internacionais. Estes telefones devem ser entregues no local ao critério da UIT. Para além disso, cartões SIM com acesso internacional e cartões de telefone pré-pagos deverão estar disponíveis para venda no Centro de Congressos.

Linhas telefónicas com atendedor de chamadas na sala dos intérpretes.

Máquinas de fax com acesso internacional e compatíveis com as da sede da UIT em Genebra. Pelo menos duas destas máquinas de fax deverão estar equipadas com alimentador de papel para envio de documentos com múltiplas páginas, bem como deverão ter opção de lista telefónica para envio para diversos destinos numa só operação manual.

Na sala de trabalho da imprensa, utilizada pela mesma, as máquinas de fax e telefones deverão ser disponibilizados para utilização por meio de cartões pré-pagos (os jornalistas deverão suportar os custos de comunicação), bem como duas linhas RDIS (BRI) com terminação de rede para utilização por parte dos jornalistas.

A lista de números de telefones e fax atribuídos deverá ser fornecida à UIT no mínimo quatro semanas antes da abertura do WTPF-09.

6 - Difusão via web:

Serviço de difusão de dados será fornecido para as salas de conferência principais, conforme referido no anexo n.º 2. A equipa de difusão de dados do país anfitrião deverá coordenar com o gestor de difusão de dados da UIT o horário da difusão e colocar no sítio da UIT as emissões difundidas. Em cada sala onde haja difusão de dados devem existir os seguintes artigos:

6.1 - Equipamento e infra-estrutura:

a) São necessárias câmaras de vídeo e operadores de câmara;

b) Equipamento de controlo áudio e vídeo;

c) Codificador/emissor só áudio ou áudio e vídeo para emissão AV do canal do orador + A/C/E/F/R/S/P;

d) Transmissão do canal de áudio (canal do orador + A/C/E/F/R/S/P) e do sinal(is) de vídeo desde as salas de conferências escolhidas para difusão até ao centro de difusão, onde os codificadores e emissores estarão instalados;

e) Caso não seja possível instalar num local central todos os codificadores/emissores, eles podem ser instalados nas salas de conferências desde que estejam numa área fechada e com a devida ventilação, apoiada por UPS e com espaço de trabalho suficiente para duas pessoas;

f) Leitor/gravador de DVD para codificação manual através de DVD e VCD;

g) Um monitor de controlo para cada sala onde for necessária a difusão de dados;

h) Auscultadores.

Ter em atenção o sistema de áudio duplo para gravação das reuniões referido no anexo n.º 2, um para o canal do orador e um para gravações em inglês, consiste num requisito separado e que não faz parte dos requisitos de difusão de dados.

6.2 - Requisitos de rede para a difusão de dados:

a) Todos os codificadores/emissores e servidores de difusão de dados a funcionar na Orange-LAN deverão ter endereços de IP públicos e redireccionáveis;

b) Quatro endereços de IP públicos e redireccionáveis adicionais na Orange-LAN destinados à administração de PC;

c) Permissão para os PC na Purple-LAN, atravessando a firewall, acederem à informação difundida a partir do servidor de difusão colocado na Orange-LAN;

d) Banda larga dedicada para Internet sujeita a confirmação, plano de 16 Kbps por alimentador áudio ou 152 Kbps por alimentador de áudio e vídeo (para cada um dos sete canais de cada sala de conferências).

7 - Cybercafé e balcão de serviços:

Um cybercafé equipado com LAN sem fios, PC, ligações por fios à Ethernet, impressoras e máquina de fotocópias de alta velocidade para utilização pelos participantes nos eventos. Por favor consultar a lista de requisitos para verificar a quantidade exacta do equipamento necessário. Devem existir fontes de alimentação suficientes com tomadas europeias e americanas para computadores portáteis e para carregar baterias. Toner e adaptadores devem estar à disposição no balcão de serviços.

Uma área de serviços (balcão de serviços) com, pelo menos 16 pontos de ligação de rede tanto para as LAN Purple e Orange, com PC e impressoras para os colaboradores da UIT, pessoal local e as reservas.

8 - Requisitos do servidor:

Será pedido à Parte Portuguesa que disponibilize os seguintes servidores de modo a facultar um ambiente em rede IP assente no Windows, com ficheiro local, impressão, correio electrónico e serviços de Internet:

a) Dois servidores configurados em modo redundante para WINS, DHCP, DNS, ficheiro e servidor de impressão para a Orange-LAN;

b) Serviço de nome de domínio da conferência e SMTP na Orange-LAN a ser fornecida pelo ISP local;

c) Servidores configurados em modo redundante para arquivo de dados em espelho do sítio da UIT para o caso dos documentos dos eventos;

d) Dois servidores de difusão de dados na Orange-LAN configurados em modo redundante para difusão dos eventos na Internet e nas LAN locais Purple e Orange;

e) Dois servidores de reserva, para qualquer das utilizações acima mencionadas, destinados a prevenir quaisquer eventualidades.

8.1 - Requisitos mínimos de hardware e sistemas operativos para os servidores:

a) Servidores compatíveis INTEL que tenham sido lançados no mercado nos últimos doze meses, no máximo;

b) RAM suficiente para correr o sistema operativo e os serviços listados acima, de uma forma eficiente;

c) Energia eléctrica redundante;

d) Controlador RAID com 150 Gbyte;

e) Drive de CD;

f) Portas USB;

g) Interface de rede para ligação à LAN e controlo do servidor;

h) Sistema operativo Windows em inglês com sistema de detecção de vírus.

A UIT informará como os servidores deverão ser configurados.

9 - PC, impressoras, scanners e outro equipamento:

9.1 - Quantidade de equipamento necessário:

Por favor consulte o documento de nome «Lista de requisitos» para a quantidade exacta de PC, impressoras e scanners solicitados para colaboradores da UIT e pessoal local, salas de reunião, salas da gestão do sistema, cybercafé, área de registo e reservas.

9.2 - PC (requisitos mínimos):

Todos os PC fornecidos deverão ser de um fabricante conceituado, lançados no mercado nos últimos 12 meses, máximo, com CPU suficiente e 2 Gbyte de memória de modo a trabalhar de forma eficiente num ambiente de escritório típico e em particular com:

a) Ecrã plano de 17";

b) Em geral, teclado internacional US; alguns PC com teclado na língua local para utilização pelo pessoal local;

c) Drive de CD;

d) Portas USB;

e) Altifalantes incorporados ou externos.

É muito importante que todos os PC fornecidos sejam idênticos, o que é um pré-requisito para o processo de replicação.

9.3 - Impressoras (requisitos mínimos):

a) Pelo menos 24 ppm impressoras laser fortes, a preto e branco, frente e verso, para utilização por várias pessoas ou para grande volume de impressão;

b) Impressoras de, pelo menos, 16 ppm ligadas directamente ou a laser ligadas à rede, a preto e branco, frente e verso, para utilização por uma ou duas pessoas no mesmo escritório;

c) Impressoras laser a cores ligadas à rede de, pelo menos, 16 ppm;

d) Toners, incluindo reservas.

Nota. - Dois dos PC e um de cada modelo das impressoras deverão ser enviados à sede da UIT dois meses antes do evento. A UIT preparará em DVD as imagens originais para as configurações dos vários PC necessários. Os DVD, impressoras e PC serão posteriormente enviados para a Parte Portuguesa para que a equipa local possa replicá-los para os PC que foram antecipadamente solicitados utilizando para o efeito um software de replicação acordado.

No último dia do WTPF-09, todas as cópias rígidas dos PC e servidores fornecidos pela Parte Portuguesa devem ser apagadas.

9.4 - Scanners (requisitos mínimos):

a) Digitalizador de mesa com interface USB e alimentador automático para 16 ppm;

b) Controlador de dispositivo onde for necessário, software de digitalização OCR;

c) Possibilidade de digitalizar directamente para correio electrónico, digitalização para PDF a preto e branco e a cor.

9.5 - Ecrãs grandes planos (plasma/LCD) (requisitos mínimos):

a) Tamanho do ecrã: 42";

b) Resolução: 1024 x 768 pixels ou mais;

c) Interface: VGA, S-Video, RCA A/V;

d) Altifalantes.

9.6 - Requisitos adicionais:

Para além dos artigos listados no documento «Lista de requisitos», dois gravadores DVD também são necessários, por exemplo, para a difusão de dados a partir dos DVD.

10 - Licenças de software:

É responsabilidade da Parte Portuguesa obter as licenças de software necessárias para o software instalado nos servidores e PC que foram fornecidos pela Parte Portuguesa.

Quatro meses antes dos eventos, para que Portugal possa concluir os acordos de licenciamento necessários, a UIT fornecerá à Parte Portuguesa os detalhes do software nas imagens de DVD para a replicação e configuração dos servidores necessários.

11 - Recursos nas salas para equipamento ICT:

a) As salas técnicas e os armários com saídas para cabos para servidores e equipamento de rede devem ter fechaduras apropriadas, sendo as chaves entregues ao pessoal da equipa de suporte TI da UIT.

b) As salas técnicas e os armários com ligações para cabos também devem ter ar condicionado adequado ou ventilação de acordo com os requisitos ambientais do equipamento instalado.

c) As salas técnicas e os armários com ligações para cabos serão equipadas com bastidores standards de prateleiras com 19" para o equipamento de rede e painéis de ligação, com quantidade suficiente de tomadas e com o apoio de uma unidade de corrente ininterrupta (UPS) para poder aguentar pequenas falhas de energia de dez minutos, no máximo.

d) Para além dos bastidores standard de prateleiras para o equipamento de rede e painéis de ligação, as salas de TI devem estar equipadas com dois bastidores standard adicionais, de prateleiras com 19", equipados com interruptor para teclado/vídeo/rato (KVM), ecrã plano, teclado e rato. Deverá haver quantidade suficiente de tomadas (pelo menos 20 KVA para os dois bastidores) apoiadas por duas unidades de corrente ininterrupta (UPS) independentes para poderem aguentar pequenas falhas de energia de dez minutos no máximo. Estes dois bastidores serão utilizados para instalar os servidores da UIT e da Parte Portuguesa.

e) Os codificadores que estejam localizados no centro de difusão de dados ou perto das salas de conferência também devem estar apoiados por UPS.

f) Preferencialmente, UPS geridos por SNMP, para que o pessoal de serviço seja alertado em caso de falha na UPS.

g) Computadores, pontos de ligação a computadores portáteis (com cabos LAN), impressoras, equipamento de escritório e tomadas deverão ser instalados nos escritórios, salas de reunião e cybercafé, de acordo com o anexo n.º 2 e com o documento «Lista de requisitos».

h) Acesso às instalações dos eventos será disponibilizado para o pessoal da equipa de suporte TI da UIT na base de vinte e quatro horas/7 dias.

i) A(s) sala(s) para o pessoal de suporte TI devem ter ar condicionado adequado e ventilação, para proteger de altas temperaturas tanto o pessoal como o equipamento que ali estará instalado.

12 - Apoio no local:

Abaixo está uma estimativa dos requisitos de pessoal local de TI necessário para os eventos. É da responsabilidade da Parte Portuguesa garantir o apoio adequado para as funções listadas abaixo, que podem variar conforme a disponibilidade de tempo para a preparação, instalação e a quantidade de pessoas nos eventos:

12.1 - Pessoal local de apoio para os eventos (parte a ser transferido para a lista de pessoal):

Para a implementação e operações da infra-estrutura de ICT e providenciar o apoio aos utilizadores finais, tendo em conta que será necessária uma cobertura de 24 x 7 durante o período dos eventos:

(ver documento original)

O descritivo das funções acima está incluído num documento separado com o descritivo de funções do pessoal local.

12.2 - Fornecedores de serviços:

A Parte Portuguesa deverá requisitar ao fabricante ou fornecedor de serviços, o hardware e software referido neste anexo. O apoio pode incluir verificação do sítio, design, implementação e manutenção de soluções. Será conveniente envolver a UIT no processo de selecção. Em todos os casos, deverá ser fornecida à UIT uma lista de todos os fornecedores de serviços.

13 - Documentação:

A seguinte informação deverá ser fornecida à UIT durante a fase preparatória, que é aproximadamente de cinco meses antes dos eventos:

13.1 - Fase preparatória inicial:

a) Plano do piso;

b) Uma lista com os contactos de gestores fundamentais e pessoal de TI, com os cargos, funções e os contactos de telefone e de correio electrónico;

c) Documentação detalhando o plano físico e lógico da rede existente.

13.2 - Fase preparatória intermédia:

a) Uma lista com os contactos de outro pessoal de TI e fornecedores de serviços, com os cargos, funções e os contactos de telefone e de correio electrónico;

b) RFP para serviços ICT;

c) Especificação do hardware escolhido: PC, impressoras, scanners, ecrãs planos, servidores, UPS, etc.;

d) Documentação detalhando o plano físico e lógico da rede, incluindo:

i) Cabos;

ii) Equipamento de rede;

iii) Ligações;

iv) VLAN;

v) Lista de controlos de acesso e definições da firewall;

vi) Endereços de IP;

vii) Configuração de ficheiros do equipamento de rede;

e) Infra-estrutura LAN sem fios e cobertura;

f) Plano de números de telefones;

g) Números de referências e calendário para a implementação das linhas dedicadas.

13.3 - Fase preparatória final:

a) CV do pessoal local;

b) Procedimentos de escala (cobertura 24 x 7);

c) Documentação operacional final e ficheiros de configuração.

13.4 - Cronologia dos eventos:

Um documento com a cronologia detalhada dos eventos será preparado pela UIT e enviada à Parte Portuguesa na devida altura.

ANEXO N.º 4

Protecção e segurança

1 - Conforme referido no artigo vi deste Acordo, o presente anexo contém informação que permite à Parte Portuguesa avaliar o trabalho e os custos prováveis envolvidos a fim de providenciar medidas de protecção e segurança necessárias à UIT devido à realização dos eventos. Estas medidas baseiam-se nos padrões operacionais mínimos de protecção e segurança, bem como nas melhores práticas para procedimentos operacionais estandardizados.

2 - Este anexo encontra-se divido em três secções: I) Geral; II) Protecção, e III) Segurança. É importante ter em atenção que o plano de protecção não estará incluído neste ou noutros anexos. O plano de protecção mantém-se como um documento confidencial separado a ser partilhado apenas entre quem seja necessário.

I) Geral

3 - O FMPT-09 é fundamentalmente um fórum de políticas e estratégias com debates de natureza não técnica.

4 - Os participantes no FMPT-09 consistirão em delegados dos 191 Estados membros, representantes de membros de sector da UIT, observadores das Nações Unidas, agências especializadas, IAEA, observadores no seguimento da Resolução 99 (Rev. Antália, 2006) e colaboradores da UIT, familiares dos mencionados e imprensa acreditada. O público também pode estar presente no FMPT-09. O nível aconselhado (estatuto) dos participantes nos eventos será definido pela UIT e uma lista dos participantes de todos os eventos será fornecida à Parte Portuguesa. Esta lista incluirá: nome, cargo, estatuto, país de origem, organização/entidade, se for apropriado.

5 - Os perímetros físicos de todos os locais a serem utilizados para os eventos serão claramente definidos entre as Partes. A responsabilidade das Partes e de outros com respeito à protecção e segurança serão devidamente definidas com base neste Acordo e nos seus anexos.

II) Protecção

6 - A Parte Portuguesa deverá nomear um oficial de ligação para protecção. Este contacto deve ser um oficial superior da polícia ou outra organização destinada à protecção e manutenção da lei e da ordem. Este oficial irá, como interlocutor principal, ser o contacto directo com o coordenador de protecção e segurança da UIT.

7 - A protecção necessária para pessoal e equipamento esperado antes, durante e após os eventos será acordada antecipadamente. Isto também incluirá o horário típico dos eventos e as necessidades em termos de pessoas/horas por dia para garantir a segurança dos eventos. Estarão incluídos os requisitos do pessoal de segurança mobilizado em termos de idiomas falados, experiência, perícia e equipas especiais.

8 - A UIT, com a coordenação local e o apoio da Parte Portuguesa conforme previsto no n.º 4.5 do artigo iv, será responsável pelas medidas de acesso e controlo aos eventos, de acreditação e identificação, incluindo medidas a tomar pela perda ou roubo de crachás.

9 - As devidas medidas de protecção para os participantes dos eventos, visitantes e colaboradores da UIT serão definidas pelo coordenador de protecção e segurança da UIT em conjunto com o oficial de ligação para protecção da Parte Portuguesa. Estas medidas irão reflectir o nível de estatuto dos participantes e outros nos eventos. Medidas especiais e específicas para MVIP e VIP farão parte do plano de protecção.

10 - Tanto a infra-estrutura de protecção e equipamento como equipamento portátil de protecção, incluindo equipamento de telecomunicações a ser disponibilizado pela Parte Portuguesa, serão definidos pelo coordenador de protecção e segurança da UIT em conjunto com o oficial de ligação para protecção da Parte Portuguesa.

III) Segurança

11 - O Centro de Congressos disponibilizará um ponto de contacto/gestor para efeitos de ligação, resolução de problemas e apoio. Serralheiros, electricistas e outro pessoal de reparações e manutenção deverão estar em alerta a todo o momento durante a realização dos eventos.

12 - A colaboração entre a UIT e serviços médicos, bombeiros, emergência e protecção civil será facilitada pela Parte Portuguesa. A Parte Portuguesa facilitará ao coordenador de protecção e segurança da UIT planos nacionais e locais para mitigar o impacte de catástrofes naturais e de outros riscos para os eventos.

ANEXO N.º 5

Normas para viagens

1 - Conforme referido no artigo viii deste Acordo, as viagens dos colaboradores da UIT que participam nos eventos são organizadas de acordo com os Regulamentos e Regras de Pessoal da UIT, as ordens de serviço suplementares emitidas que lhe dizem respeito e as decisões do conselho aplicáveis.

2 - Neste caso, os colaboradores da UIT têm direito a:

Despesas de transporte;

Despesas de terminal;

Ajudas de custo para viagem;

Dias de descanso durante ou após a viagem, dependendo da sua duração;

Despesas adicionais necessárias que ocorram durante a viagem, se as houver.

I - Despesas de transporte

3 - O trajecto normal para qualquer viagem oficial deverá ser o trajecto mais directo e económico. A forma comum de transporte para todas as viagens oficiais será por via aérea. Uma forma de transporte alternativa poderá ser aprovada quando, na opinião do Secretário-Geral, a sua utilização seja no melhor interesse da União.

4 - Todas as viagens oficiais serão por via aérea em classe económica.

5 - No entanto, os colaboradores da UIT podem viajar de avião na classe imediatamente abaixo da 1.ª classe quando:

A duração da viagem for de nove horas ou mais;

Em viagens de ida e volta, se qualquer parte da viagem for de nove horas ou mais.

A duração específica de cada viagem é determinada com base na combinação do tempo de todos os trechos de voo até um determinado destino pela rota mais directa e económica disponível, incluindo os tempos de trânsito até um máximo de quatro horas dos tempos de espera de horário. Exclui o tempo de e para os aeroportos.

6 - Os oficiais eleitos têm direito a viagens aéreas em 1.ª classe.

7 - Os colaboradores da UIT têm direito a reembolso por excesso de bagagem para além do estabelecido pelas companhias aéreas até um máximo de 30 kg. Os oficiais eleitos que viajam numa classe que não a 1.ª têm direito ao pagamento do excesso de bagagem para que possam trazer a bagagem a que têm direito, até ao peso permitido em viagens de 1.ª classe.

II - Despesas de terminal

8 - O valor das despesas de terminal pagas ao pessoal relativamente a viagens oficiais, para cada transbordo entre o aeroporto ou qualquer outro ponto de chegada ou partida e o hotel ou qualquer outro local de residência, é de US$ 30.

9 - Este valor é reduzido se o transporte for fornecido gratuitamente pela Parte Portuguesa.

10 - Estas despesas de terminal são pagas aos colaboradores da UIT antes da sua partida sob a forma de um pagamento único.

III - Ajuda de custo para viagem

11 - Os colaboradores da UIT recebem a devida ajuda de custo diária (ACD), que pode variar de região para região e com os níveis salariais, de acordo com os valores actuais da tabela das Nações Unidas. A tabela da ACD é actualizada mensalmente pelas Nações Unidas.

12 - Se o alojamento for concedido gratuitamente pela Parte Portuguesa, o valor normal da ajuda de custo será reduzido em 50 %.

13 - Os valores de ACD referidos na tabela das Nações Unidas deverão aplicar-se às viagens de colaboradores da UIT nas escalas P.5 e abaixo.

14 - Os valores para os oficiais eleitos serão 40 % (arredondando ao dólar aproximado) acima dos valores normais.

15 - Os valores para pessoal na categoria de conselheiros seniores (D1 e D2) serão 15 % acima dos valores normais (arredondando ao dólar aproximado).

IV - Dias de descanso durante a viagem, dependendo da sua duração

16 - Quando um colaborador da UIT viaja com despesas suportadas pela União, por via aérea ou principalmente por via aérea:

i) Se o horário previsto ou real do voo for entre seis e dez horas, ele/ela não precisará de começar a trabalhar até doze horas após a chegada ao seu destino;

ii) Se o horário previsto ou real do voo for mais de dez horas mas não mais de dezasseis horas, ele/ela não precisará de começar a trabalhar até vinte e quatro horas após a chegada ao seu destino. Alternativamente, a União pode decidir oferecer-lhe uma paragem que não exceda vinte e quatro horas. Se a etapa final da viagem exceder seis horas, o colaborador da UIT não precisará de começar a trabalhar até doze horas após a chegada;

iii) se o horário previsto ou real do voo exceder dezasseis horas, a União poderá permitir ou duas paragens, nenhuma delas excedendo vinte e quatro horas ou uma paragem com um período de descanso que não exceda vinte e quatro horas após a chegada ao seu destino.

17 - A ACD é paga por todo o período da viagem, incluindo períodos de descanso e paragens.

V - Despesas adicionais necessárias que ocorram durante a viagem

18 - Despesas adicionais necessárias em que os colaboradores da UIT incorram em virtude de trabalho ou na execução de viagens autorizadas podem ser reembolsadas pela União após completar a viagem, desde que a necessidade e natureza das despesas sejam satisfatoriamente explicadas e confirmadas com as devidas facturas, que normalmente serão pedidas para qualquer gasto superior a US$ 6.

VI - Restrições específicas

19 - Por razões de segurança, não é permitido ao Secretário-Geral e ao Vice-Secretário-Geral viajarem nos mesmos voos ou utilizarem o mesmo meio de transporte na mesma data e hora.

20 - O número de colaboradores da UIT a viajarem no mesmo voo ou a utilizarem o mesmo meio de transporte é limitado ao máximo de 30 pessoas.

VII - Emissão do bilhete

21 - Devido ao elevado número de bilhetes a serem emitidos para transporte num curto espaço de tempo, tal como a necessidade de recorrer a alterações (alterações na lista UIT de colaboradores, alterações nas datas de viagem, cancelamentos, etc.), a emissão de bilhetes será feita na sede da UIT através da agência de viagens ali situada tendo em conta os acordos preferenciais para tarifas, se os houver.

AGREEMENT BETWEEN THE PORTUGUESE REPUBLIC AND THE INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION RELATING TO THE HOLDING, ORGANIZATION AND FINANCING OF THE 4TH WORLD TELECOMMUNICATION POLICY FORUM OF THE INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION AND RELATED MEETINGS.

(Lisbon, 20 to 24 April 2009)

Preamble

A - Whereas, Resolution 2 (Rev. Marrakesh, 2002) of the Plenipotentiary Conference resolves that the world telecommunication policy forum, as established by Resolution 2 (Kyoto, 1994) shall be maintained in order to discuss and exchange views and information on telecommunications policy and regulatory matters;

B - Whereas, pursuant to Decision 9 (Antalya, 2006), the Plenipotentiary Conference decided to convene the fourth World Telecommunication Policy Forum in Geneva, in the first quarter of 2009;

C - Whereas, article 3.2.1 of the Memorandum of Understanding signed on 8 December 2007 between the Government of the Portuguese Republic and the International Telecommunication Union identifies the «organization of forums, workshops or conferences in Portugal on issues of strategic importance for the telecommunications sector» as one of the areas of cooperation between the signatories;

D - Whereas, the Portuguese Republic has invited ITU to hold the fourth World Telecommunication Policy Forum (hereinafter referred to as «WTPF-09») in Lisbon from 22 to 24 April 2009 and the information session related thereto (hereinafter referred to as the «information session») in Lisbon on 21 April 2009 and, if need be, the final meeting of the WTPF-09 informal Group of Experts (hereinafter referred to as the «IGoE») in Lisbon on 20 April 2009 (WTPF-09, the information session and the IGoE being collectively referred to as the «events»);

E - Whereas, the required majority of the member States of the ITU Council have declared themselves in favour of the events being held at the aforesaid place and on the aforesaid dates; and

F - Whereas the Portuguese Republic intends in that connection to abide by the provisions of the International Telecommunication Union Constitution and Convention (Geneva, 1992), as amended by subsequent Plenipotentiary Conferences (Kyoto, 1994, Minneapolis, 1998, Marrakesh, 2002, and Antalya, 2006) and the applicable resolutions and decisions of the Plenipotentiary Conference and the Council, in particular:

1) Resolution 2 (Rev. Marrakesh, 2002) of the Plenipotentiary Conference relating to the World Telecommunication Policy Forum;

2) Decision 9 (Antalya, 2006) of the Plenipotentiary Conference relating to the fourth World Telecommunication Policy Forum;

3) Resolution 5 (Kyoto, 1994) of the Plenipotentiary Conference relating to invitations to hold conferences and meetings of the Union away from Geneva;

4) Resolution 83 of the Council, as amended, concerning the organization, financing and liquidation of the accounts of conferences and meetings of the Union;

5) Decision 304 of the Council on the participation of the delegations of member States of the Union in conferences and meetings of the Union;

6) Resolution 1004 of the Council concerning privileges, immunities and facilities related to activities of the Union;

7) Resolution 99 (Rev. Antalya, 2006) of the Plenipotentiary Conference on the status of Palestine in the International Telecommunication Union; and

8) Resolution 6 (Kyoto, 1994) of the Plenipotentiary Conference and Resolution 741 of the Council, on the conditions governing the attendance of liberation organizations at the International Telecommunication Union meetings;

now therefore the Portuguese Republic, hereinafter referred to as the «Portuguese Party», and the International Telecommunication Union (ITU), hereinafter referred to collectively as the «Parties», hereby agree as follows:

Article I

Definitions

1.1 - For the purposes of the present Agreement, the term «events participant» shall be understood to mean any delegate, member of a delegation, representative of sector members concerned or observer invited to the events by the Secretary-General of ITU (hereinafter referred to as the «Secretary-General»), including any observer pursuant to Resolution 99 (Rev. Antalya, 2006), Resolution 6 (Kyoto, 1994) and Council Resolution 741.

1.2 - For the purposes of the present Agreement, the term «ITU official» shall be understood to mean any elected official of ITU taking part in the events, any ITU official or staff member assigned to the events or any official specifically recruited by ITU for the events, in accordance with ITU staffing table.

Article II

Site and dates of the events

2.1 - WTPF-09, the information session and the IGoE shall be held at the «Lisboa Congress Centre», Praça das Indústrias, 1300-307 Lisboa, Portugal (hereinafter referred to as the «Congress Centre»).

2.2 - The official opening of WTPF-09 shall take place on 22 April 2009 and WTPF-09 shall complete its work on 24 April 2009.

2.3 - The IGoE shall take place, as appropriate, on 20 April 2009 and the information session shall take place on 21 April 2009.

2.4 - Specific conditions related to the precise dates during which the premises, facilities, services and local staff to be provided by the Portuguese Party (see article vii below) must be made available and fully operational are specified in annexes 2, 3 and 4 respectively to this Agreement.

Article III

Invitations and admission

3.1 - Invitations to take part in WTPF-09 shall be sent by the Secretary-General to ITU member States. The Secretary-General shall also issue invitations to sector members and to those organizations and entities that may participate in WTPF-09 as observers.

3.2 - Invitations to take part in the IGoE and the information session shall also be sent by the Secretary-General.

3.3 - The Portuguese Party, in its capacity as host country, shall authorize events participants and all ITU officials taking part in the work of the events to enter Portugal and remain within the country for the entire duration of their duties or mission in connection with the events. This authorization shall also apply to their accompanying spouses and minor children.

3.4 - To that end, the Portuguese Party shall take all appropriate measures with a view to issuing the necessary visas and entry permits, where required, to all duly pre-registered events participants and ITU officials free of charge (applicable only to visas requested in a portuguese embassy or consulate), as speedily as possible and not later than two weeks before the opening dates of the events, provided application for the visa is made at least five weeks before the opening of the events; if the application is made later, the matter will be given a priority status. The Portuguese Party shall endeavour to have visas and entry permits being delivered at relevant points of entry in Portugal to duly registered events participants and ITU officials who were unable to obtain them prior to their arrival.

3.5 - In order to accelerate issuance of visas, forty-five days before the events and thereafter on a weekly basis, ITU shall provide the Portuguese Party with a list of all events pre-registered participants and ITU officials.

Article IV

Privileges and immunities

4.1 - Within the framework of the present Agreement and its implementation, the Portuguese Party shall apply, mutatis mutandis, in respect of the events the provisions of the Convention on the Privileges and Immunities of the United Nations as approved by the United Nations General Assembly on 13 February 1946 (hereinafter referred to as the «1946 Convention»), to which Portugal has been a Party since 14 October 1998 (see also Council Resolution 1004, confirming its earlier Resolution 193). In particular, delegates and members of a delegation shall, for the duration of the events and for a period of ten days before it/they begin(s) and five days after it/they end(s), enjoy the privileges, immunities and facilities established under article iv of the 1946 Convention. In addition, ITU officials shall, for the duration of the events and for a period of ten days before it/they begin(s) and five days after it/they end(s), enjoy the privileges, immunities and facilities established under articles v and vii of the 1946 Convention.

4.2 - Observers from the United Nations, specialized agencies and the International Atomic Energy Agency shall enjoy the privileges and immunities established under articles v and vii of the 1946 Convention.

4.3 - Other observers referred to in paragraph 1.1 above shall enjoy immunity from legal process with respect to words spoken or written and any act performed by them in connection with their participation in the events.

4.4 - The staff provided to ITU by the Portuguese Party pursuant to articles vi and vii of this Agreement and section 3 of annex 2 to this Agreement shall be placed under the direction and supervision of the Secretary-General. The personnel shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written and any act performed by them in their official capacity in connection with the events.

4.5 - ITU, its property and assets, by whomever held, shall enjoy immunity from every form of legal process except insofar as in any particular case it has expressly waived its immunity. It is understood that no waiver of immunity shall extend to any measure of execution. For the purpose of the 1946 Convention, the events premises referred to in article ii of this Agreement shall be deemed to constitute premises of ITU in the sense of section 3 of the 1946 Convention, and access thereto shall be subject to the authority and control of ITU, in close cooperation with the Portuguese Party. The premises shall be inviolable for the duration of the events, including the preparatory and closing stages. The property and assets of ITU, by whomever held, shall be immune from search, requisition, confiscation, expropriation and any other form of interference, whether by executive, administrative, judicial or legislative action. Furthermore, all documents belonging to ITU or held by it shall be inviolable.

4.6 - The Parties shall cooperate at all times to facilitate the proper administration of justice, secure respect for the laws and regulations of Portugal and prevent any abuse in connection with the privileges, immunities and facilities provided for under this Agreement, bearing in mind these are granted not for the personal benefit of the individuals but to ensure the efficient and independent exercise of their functions in connection with the events and ITU.

Article V

Financial arrangements

5.1 - In accordance with Resolution 5 (Kyoto, 1994), the Portuguese Party shall defray any additional expenses directly or indirectly involved by reason of the events being held in Lisbon (see annex 1 to this Agreement) rather than at ITU headquarters. Such expenses consist in particular, without prejudice to the provisions of article vii below, of the following:

a) The daily subsistence allowances paid to ITU officials pursuant to the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith;

b) Travel expenses (including any additional insurance premiums) and terminal expenses (including visas if necessary) for ITU officials in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith;

c) The cost of transport and insurance charges from ITU headquarters to the Congress Centre of all equipment, materials and documents necessary for the proper functioning of the events secretariat.

These expenses shall be recorded in special accounts kept by the General Secretariat of ITU, which shall manage the necessary funds in accordance with the relevant provisions of ITU's Financial Regulations and Rules. The accounts shall be kept in Swiss francs.

5.2 - For purposes of the implementation of paragraph 5.1 above, a special account shall be opened by ITU in Geneva. Not later than two weeks following the entry into force of this Agreement, the Portuguese Party shall deposit into this special account a sum in Swiss francs equivalent to one hundred per cent of the estimated expenses referred to in paragraph 5.1 above, as indicated in annex 1 to this Agreement.

5.3 - The Portuguese Party shall also defray expenses relating to any receptions or other events that it organizes in conjunction with WTPF-09 as well as to interpretation in Portuguese language, including remuneration of Portuguese interpreters recruited by ITU.

5.4 - Any other expenses incurred by ITU or chargeable to it that are directly associated with the activities of the events, including the remuneration of all ITU officials and the repair of any damage or injury done to the events premises, persons or property and due to ITU officials' gross negligence or wilful misconduct, shall be the responsibility of ITU and shall not be reimbursed by the Portuguese Party.

5.5 - Subject to the provisions of paragraph 5.4 above, ITU shall not be held responsible for any damage, injury or risk to the events premises, persons or property.

5.6 - As soon as possible, and not later than six months after the close of WTPF-09, ITU shall prepare for the Portuguese Party a statement of account indicating the sums paid by the Portuguese Party to ITU or on behalf of ITU, and the amounts paid by ITU for facilities and services chargeable to the Portuguese Party. The balance shall be settled in Swiss francs by the Portuguese Party or by the Union, as the case may be, not later than three months after the statement of account has been received. The Portuguese Party shall have the right to seek and obtain justification for any amounts contained in the statement.

Article VI

Security and safety measures

6.1 - The Portuguese Party shall provide, at its own expense, security and safety measures adequate to ensure the efficient functioning of the events in an atmosphere of security and tranquillity free from interference of any kind (see annex 4 to this Agreement). Security and safety within the events premises shall be under the authority and control of ITU, in close collaboration with the Portuguese Party. The Portuguese Party shall provide ITU with security/safety personnel and equipment, at no charge to ITU, which are necessary to ensure the appropriate level of security and safety inside the events premises. Security and safety outside the events premises shall be the sole responsibility of the Portuguese Party. The perimeters of these two security zones shall be clearly defined by the Parties at the time the premises are handed over to ITU.

6.2 - With the close and continuing collaboration of the Portuguese Party, ITU will produce a confidential events Security Plan (hereinafter referred to as the «Security Plan»). The Security Plan will detail security and safety measures specific to the events, to the participants and to the location. This document will be issued on a need-to-know basis. The first issue will be not later than five months before the opening dates of the events. The document will be revised as the events near, as persons and resources are allocated, and as risks are identified and addressed. Issue of the completed and comprehensive document will be not later than three months before the opening dates of the events.

6.3 - As soon as possible, and at least five months prior to the opening dates of the events, the Portuguese Party shall designate one senior liaison officer to be in charge of security, who shall work in close collaboration with ITU's Security and Safety Coordinator, to ensure that the Security Plan is comprehensive and smoothly coordinated.

Article VII

Premises, facilities, services and local staff to be provided by the Portuguese Party

7.1 - The Portuguese Party shall provide ITU, free of charge, with the premises, facilities, services and local staff indicated in annex 2 to this Agreement, as well as with the IT infrastructure, equipment and services indicated in annex 3 to this Agreement. If any material, supplies and or equipment provided by the Portuguese Party does not conform to that identified in annexes 2 and 3 to this Agreement, ITU reserves the right to acquire or rent such material, supplies and/or equipment; any related costs shall be borne by the Portuguese Party. Unless otherwise agreed upon by the Parties (see article xi of this Agreement), relevant areas of the events premises shall remain at the disposal of ITU officials and staff provided to ITU by the Portuguese Party as follows:

a) From 13 to 15 April 2009 inclusive: 8h00 to 20h00;

b) On 16 April 2009: 8h00 to 24h00;

c) From 17 April to 25 April 2009 (lunch time): 24 hours a day.

7.2 - Events participants shall have access to relevant areas of the events premises at any time of the day or night, from 19 to 24 April 2009. Such access may also be extended to other persons, subject to prior agreement between the competent Portuguese authorities and ITU. If necessary, the Parties to the present Agreement shall decide on the specific conditions applicable to such access.

7.3 - The materials, equipment, publications and documents belonging to ITU and required for the proper functioning of the events shall be imported into and exported from Portugal exempt from all import and customs duties, taxes, prohibitions and restrictions of any kind. The Portuguese Party shall promptly issue to ITU or its agents all import and export permits necessary for this purpose and shall facilitate, including by giving necessary instructions, any administrative procedure related to such importations and exportations.

7.4 - The Portuguese Party shall ensure that adequate accommodation in hotels or residences close to the Congress Centre is available at reasonable commercial rates for events participants.

Article VIII

Travel and transport arrangements

The Secretary-General shall make all necessary arrangements for the travel of ITU officials taking part in the work of the events and for the transport to the site of the events of all the materials and equipment required for the proper functioning of the events secretariat in accordance with the Staff Regulations and Staff Rules of ITU, the supplementary service orders issued in connection therewith and the relevant decisions of the Council in that regard (see annex 5 to this Agreement).

Article IX

Arrangements with respect to media relations

9.1 - All official relations with the media (radio and television, electronic media, newspapers and other publications, etc.) with regard to the preparation, conduct and follow-up of the events (including accreditation), as well as all official communication activities undertaken for the events, shall be the responsibility of the Secretary-General or his designated representative, in cooperation with the competent authorities designated by the Portuguese Party.

9.2 - The Secretary-General or his designated representative shall exercise this responsibility in accordance with the practice generally followed for other conferences, assemblies and meetings of ITU.

9.3 - In its relations with the media, the Portuguese Party agrees not to interfere in matters relating to substantive issues, including the structure or content of the events, which are the sole responsibility of ITU.

9.4 - The Portuguese Party shall allow the temporary importation, tax free and duty free, of all equipment, including technical equipment, accompanying accredited representatives of information media. It shall issue without delay any necessary import and export permits for this purpose.

Article X

Cancellation, postponement or change of venue of WTPF-09 and or the information session or the IGoE

10.1 - In the event of the cancellation, postponement or change of venue of WTPF-09 and or the information session or the IGoE as the result of a decision by ITU, ITU's responsibility to the Portuguese Party shall be limited to expenses, whether committed or already paid, in respect of items needed for the organization and preparation of WTPF-09 and or the information session or the IGoE, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided that they were essential and cannot be cancelled or reduced.

10.2 - If, prior to or during WTPF-09 and or the information session or the IGoE, the Portuguese Party is no longer in a position to host WTPF-09 and or the information session or the IGoE or permit it/them to take place on the dates scheduled, or requests that the venue of WTPF-09 and or the information session or the IGoE be changed, the Portuguese Party's responsibility to ITU shall be limited to the expenses deriving from that decision, in particular all expenses already committed or paid by ITU in respect of items needed for WTPF-09 and or the information session or the IGoE, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided that they were essential and cannot be cancelled or reduced. Any expenditure which may be incurred by ITU for the rental of premises other than those specified in article ii of this Agreement for the holding of the events shall likewise be defrayed by the Portuguese Party.

10.3 - In the event of a case of force majeure causing or likely to cause the cancellation, postponement, interruption or change of venue of WTPF-09 and or the information session or the IGoE, the Parties undertake to enter into negotiations within five days after the receipt by either of the Parties of written notification that the case of force majeure has occurred, in order to reach agreement on the practical, financial and legal consequences of such case of force majeure. Unless the Parties establish otherwise in writing, such agreement shall be concluded within seven days after the beginning of the negotiations and in accordance with article xv below. Should the Parties fail to reach an agreement, the dispute shall be settled in accordance with the provisions of article xii below.

Article XI

Implementation of the present Agreement

Arrangements for the implementation of the present Agreement shall be agreed between the Secretary-General or his designated representative and the competent authorities of the Portuguese Party or the liaison officer designated by them.

Article XII

Settlement of disputes

12.1 - Any dispute between the Parties arising out of or in connection with the present Agreement which cannot be settled amicably by negotiation between the Parties or by any other mutually agreed means within six months of the date of notification of the dispute shall be referred to a board of three arbitrators (hereinafter referred to as the «Board»). One of the arbitrators shall be appointed by the Secretary-General, and another by the Portuguese Party. The two arbitrators thus appointed shall in turn appoint a third arbitrator to be chairman of the Board. Should either Party fail to appoint its arbitrator within one month after notification by the other Party of the name of its arbitrator, or should the two arbitrators so appointed fail to appoint a chairman within two months of the second arbitrator being appointed, the arbitrator not yet appointed (or the chairman, as applicable) shall be appointed by the President of the International Court of Justice.

12.2 - The language of arbitration shall be English.

12.3 - Unless otherwise stipulated by the Parties in writing, the Parties agree that the Board shall be free to decide on the procedures to be followed and to allocate the costs relating to the arbitration between the Parties.

12.4 - The Parties to the present Agreement agree that the Board's decision shall be final and binding upon them, and that no appeal of the decision may be brought before any national court or tribunal.

12.5 - Any dispute that involves a question governed by the 1946 Convention shall be dealt with in accordance with section 30 of that Convention.

Article XIII

Liability

13.1 - The Portuguese Party shall be responsible for dealing with any action, claim or other demand brought against ITU or its officials arising out of:

a) Injury to persons or damage to or loss of property on the premises referred to in article ii above that are provided by or placed under the control of the Portuguese Party, other than damage for which ITU is responsible pursuant to paragraph 5.4 above;

b) Injury to persons or damage to or loss of property caused by, or incurred in using, the transport services referred to in annex 2 to this Agreement;

c) The employment for the events of staff provided by the Portuguese Party under the present Agreement, including any actions or claims of any kind whatsoever brought by such staff.

13.2 - The Portuguese Party shall indemnify and hold harmless ITU and its officials in respect of any such action, claim or other demand.

Article XIV

Use of names, abbreviations, titles, logos and flags

14.1 - The name, abbreviation, logo and flag of ITU shall be used exclusively by ITU and shall not be used by the Portuguese Party or by the WTPF-09 organizing committee or its partners or official suppliers, as applicable, without the prior written consent of the Secretary-General or his representative duly authorized to act in the matter.

14.2 - ITU shall retain all intellectual property rights to the name, abbreviation, title and logo of WTPF-09, which may not be used, subject to paragraph 14.3 below, without the prior written consent of the Secretary-General or his representative duly authorized to act in the matter.

14.3 - The Portuguese Party or the national entity mandated thereby, shall be authorized to use the name, abbreviation, title and logo of WTPF-09 in connection with the following needs, provided that such use does not create the impression that a commercial business, product or service has been endorsed by ITU:

a) An information brochure on WTPF-09 and the homepage for an Internet website set up by the Portuguese Party or the national entity mandated thereby, for that purpose;

b) Publications whose text has been approved in advance by ITU;

c) Publicity materials intended to appear in the local or international media, the content of which has been approved in advance by ITU and whose purpose is to inform potential participants of logistical arrangements for the events and provide them with other relevant information;

d) Press conferences relating to WTPF-09 and such other events as may be necessary in connection with the preparation of WTPF-09.

14.4 - The Portuguese Party and the national entity mandated thereby shall keep ITU regularly informed concerning any use it/they make(s) of the name, abbreviation, title or logo in the context of paragraph 14.3 above. It/they may not be held responsible for the fraudulent use of the WTPF-09 name, abbreviation, title or logo by an unauthorized third party.

14.5 - The Portuguese Party shall notify ITU of the designation of the national entity mandated at the latest one month after the entry into force of the present Agreement.

Article XV

Amendments

The present Agreement, including its annexes 1 to 5 which form an integral part thereof, may not be amended except by written agreement between the Parties. Any amendment shall be considered an integral part of the present Agreement.

Article XVI

Duration

The present Agreement shall remain in force until the final settlement between the Parties, in accordance with the terms and conditions set forth herein, of all organizational, financial and other matter relating to the event.

Article XVII

Entry into force

The present Agreement shall enter into force upon the receipt by the Secretary-General of the notification, in writing through diplomatic channels, by the Portuguese Republic conveying the completion of its internal procedures required for that purpose.

In witness whereof, the undersigned, being duly authorized for that purpose, have signed the present Agreement.

Done in Geneva, on October 2008, in two original authentic copies in the English language and two original copies in the Portuguese language. In case of discrepancy, the authentic copy in the English language shall prevail.

For the Portuguese Republic:

Francisco M. Xavier Esteves, Ambassador, Permanent Representative to the United Nations Office at Geneva.

For the International Telecommunication Union:

Hamadoun I. Touré, Secretary-General.

ANNEX 1

Additional ITU expenditure resulting from the holding of the WTPF 2009 in Lisbon, Portugal

(ver documento original)

Basis:

Exchange rate at 1st July 2008: 1 US $ = 1,028 Swiss franc.

Only those specific items which are affected by the Policy Forum being held in Lisbon rather than Geneva are included in the above.

ANNEX 2

Premises, facilities, services and local staff to be provided by the Portuguese Party

In accordance with article vii of this Agreement, the Portuguese Party shall take all necessary actions to make available to ITU, free of charge, the following premises, facilities, services and local staff, as necessary, and in a manner that ITU considers adequate to ensure the proper functioning of the events:

1 - Premises (1):

Conference rooms:

a) A main conference room capable of accommodating approximately one thousand persons, equipped with:

Head table:

A head table (desk type) with ten places plus an additional row of chairs behind for the secretariat and a table;

A backdrop whose colour scheme will correspond to that of WTPF-09 and will be suitable for camera (TV or still camera); the design is subject to approval by ITU;

A lectern with one mobile microphone;

Participants - meeting room configuration - classroom style:

One row of tables (desk type) and one row of chairs for the participants;

Technical requirements:

One microphone for each person seated at the head table;

One microphone for every two participants seated at table in the room;

A set of headphones for each participant, including those seated at the head table;

A sound system with booths and installations for simultaneous interpretation, in conformity with ISO Standards, in seven languages. Five booths with two places each and two booths with three places each;

Digital audio recording of the meetings: one copy of the floor and one copy of the English channel;

An electronic name-handling system to request the floor with options for voting system and calculation of quorum (system + control screen at the head table);

Multibox, mixers with XLR connections for audio take up for journalists;

IT requirements:

Wireless LAN with Internet access for all the participants and ITU officials;

Wired Fast Ethernet LAN allowing participants and ITU officials to connect their laptops to the Internet by wire if desired. One for every two seats at table, including the head table;

Power plugs for laptops (one per seat), including the head table;

Four large screens, clearly visible to all the participants and three additional flat screens (42") readily visible from the head table;

Two PC or laptops at the head table connected to projectors (one for presentation and one for speech time limit clock), US keyboard (Microsoft Word and PowerPoint, CD-ROM drivers and USB ports);

Four projectors (XVGA, BNC), equivalent to latest model used in Geneva, with direct wired connection via split video cables to the presentation computer at or near the podium and to the video system;

One printer behind the head table;

A video system (including both camera and personnel) to project images of speakers in real-time on the large screens in the room and on the additional 42" flat screens at the head table, as mentioned above. The system should also allow the possibility of inserting the name of the speaker at the bottom of the screens. Idem for the time limit clock from the PC at the head table;

Audio and video webcast of the debates in seven languages (Arabic/Chinese/English/French/Russian/Spanish/Portuguese) plus floor, i. e. a total of eight channels. Webcast in the six ITU official languages plus Portuguese, reserved for ITU Ties Users only. Webcast of the floor is opened to the public;

Transmission of the audio (floor + A/C/E/F/R/S/P) and video signal(s) from the meeting room to the webcast centre, where the encoders will be installed, otherwise a secured booth for the webcast encoders and workspace for two persons are requested close to the interpretation booths.

This conference room has to be fully operational on Tuesday 21 April 2009, at 12h00;

b) One conference room capable of accommodating approximately five hundred persons, equipped with:

Head table:

A Podium, Davos style, with armchairs and small tables for seven persons;

A backdrop whose colour scheme will correspond to that of WTPF-09 and will be suitable for camera (TV or still camera); the design is subject to prior approval by ITU;

A lectern with one mobile microphone;

Participants - meeting room configuration - theatre style:

Chairs.

Technical requirements:

One mobile microphone for each person seated at podium;

Mobile microphones and hosts/hostesses for the participants in the room;

A set of headphones for each participant, including those seated at the podium;

Digital audio recording of the meetings: one copy of the floor and one copy of the English channel;

Multibox, mixers with XLR connections for audio take up for the journalists;

IT requirements:

Wireless LAN with Internet access for all the participants and ITU officials;

Two large screens, clearly visible to all the participants and two additional flat screens (42") readily visible for those seated on the podium;

One laptop on the lectern connected to projector for presentation, US keyboard (Microsoft Word and PowerPoint, CD-ROM drivers and USB ports);

Two projectors (XVGA, BNC), equivalent to latest model used in Geneva, with direct wired connection via split video cables to the presentation laptop and to the video system;

Audio and video webcast of the debates in seven languages (Arabic/Chinese/English/French/Russian/Spanish/Portuguese) plus floor, i. e. a total of eight channels. Webcast in the six ITU official languages, plus Portuguese reserved for ITU Ties Users only. Webcast of the floor is opened to the public;

This conference room has to be fully operational on Monday 20 April 2009 at 12h00;

c) One conference room capable of accommodating approximately three hundred persons, equipped with:

Head table:

A head table (desk type) with six places;

A backdrop whose colour scheme will correspond to that of WTPF-09 and will be suitable for camera (TV or still camera); the design is subject to approval by ITU;

Participants - meeting room configuration - classroom style:

One row of tables (desk type) and one row of chairs for the participants and ITU officials;

Technical requirements:

One microphone for each person seated at the head table;

One microphone for every two participants seated at table in the room;

A set of headphones for each participant, including those seated at the head table;

Digital audio recording of the meetings: one copy of the floor and one copy of the English channel;

IT requirements:

Wireless LAN with Internet access for all the participants and ITU officials;

Wired Fast Ethernet LAN allowing participants and ITU officials to connect their laptops to the Internet by wire if desired. One for every two seats at table, including the head table;

Power plugs for laptops (one per seat), including the head table;

Two large screens, clearly visible to all the participants and two additional flat screens (42") readily visible from the head table;

One PC or laptop at the head table connected to projector, US keyboard (Microsoft Word and PowerPoint, CD-ROM drivers and USB ports);

Two projectors (XVGA, BNC), equivalent to latest model used in Geneva, with direct connection to the projection computer;

One printer behind the head table;

This conference room has to be fully operational on Monday 20 April 2009 at 12h00;

d) One conference room capable of accommodating approximately fifty persons. This room will be mainly used for the IGoE Meeting (if held) and for press conferences:

Head table:

A head table (desk type) with six places;

A backdrop whose colour scheme will correspond to that of WTPF-09 and will be suitable for camera (TV or still camera); the design is subject to approval by ITU;

Participants - meeting room configuration - classroom style and U shape for press Conference:

One row of tables (desk type) and one row of chairs for the participants and ITU officials;

Technical requirements:

One microphone for each person seated at the head table;

One microphone for every two participants seated at table in the room;

For press conferences, a set of headphones for each participant, including those seated at the head table;

For press conferences, a sound system with booths and installations for simultaneous interpretation, in conformity with ISO Standards, in English and Portuguese;

Digital audio recording of the meetings, floor and English channel;

IT requirements:

Wireless LAN with Internet access for all the participants and ITU officials;

Wired Fast Ethernet LAN allowing participants and ITU officials to connect their laptops to the Internet by wire if desired. One for every two seats at table, including the head table;

Power plugs for laptops (one per seat), including the head table;

One large screen, clearly visible to all the participants and those seated at the head table;

One PC or laptop at the head table connected to projector, US keyboard (Microsoft Word and PowerPoint, CD-ROM drivers and USB ports);

One projector (XVGA, BNC), equivalent to latest model used in Geneva, with direct connection to the projection computer;

Audio/video system (including both camera and personnel) along with the webcast option;

A teleconference facility to enable participants/journalists covering the events off-site to take part in the meeting/press conferences;

Multibox, mixers with XLR connections for audio take up;

One printer behind the head table.

This conference room has to be fully operational on Sunday 19 April 2009 at 11h00.

For all the conference rooms, bottled mineral water and glasses shall be available at each head table, in the interpretation booths and at the entrance of each room;

e) Three small rooms for VIPs bilateral meetings equipped with armchairs, small tables and refreshments.

These rooms have to be fully operational on Monday 20 April 2009, at 09h00;

Offices:

Offices for the Chairman of WTPF-09 and his assistant, for the elected officials of ITU and their secretariats, for the ITU staff, preferably with natural light;

For the furniture/equipment, the table of requirements provided by ITU details the number of desks, bins, chairs/armchairs with wheels, visitors chairs, tables, open shelves, large and small lockable cupboards, VIP furniture, telephones with local and international access, faxes, mobile phones, photocopying machines, flip charts, PCs, keyboards, laptop connections, printers, scanners, screens, projectors, plasma screens, etc.;

Water fountains will be made available close to the offices;

Availability: on 13 April 2009, having in mind that the basic network infrastructure connected to power backed up by Uninterruptible Power Supply (UPS) shall be ready prior to the arrival of the first ITU staff, on 13 April 2009;

Operability: the dates for each office will be mentioned in the table or requirements;

Areas:

For the ITU Staff:

Technical rooms/wiring closets for servers and network equipment with rack space, adequate air conditioning and electrical supply backed up by UPS;

Room for PC and printers preparation before the events (which will subsequently be used as a meeting room);

Reproduction of documents with adequate air-conditioning and equipment (high speed material with recto/verso, collating and stapling capabilities);

Press area: ITU staff plus journalists and interview area;

Interpreters' lounge;

Storage area for empty boxes and metal cases (ITU dispatch);

For Portugal:

Host Country area;

Organizing Committee area;

For the participants:

VIP Room for approximately thirty persons;

Participants' reception and registration;

Cybercafé;

Cabinets with lockers for laptops/personnel effects;

General information desk;

Flight reconfirmation desk;

Telecommunication centre;

Medical service;

Prayer room;

«Lost and found» desk;

Coffee break area (at reasonable commercial prices);

Cafeteria (at reasonable commercial prices).

Water fountains will be made available close to these areas.

For the furniture/equipment, please refer to the table of requirements provided by ITU in due time as described above.

Operability: the dates for each area will be mentioned in the table of requirements.

2 - Facilities/services:

IT requirements: (refer to annex 3);

Air-conditioning (or heating) at a constant temperature of twenty degrees Celsius, lighting, water and cleaning of the premises described above;

On-site first-aid facilities to be provided for the duration of the events; twenty-four hours per day. For emergency services, Portugal shall ensure immediate transportation and admission to a hospital;

Access to and facilities within the events premises for participants and or ITU officials and or local staff with disabilities;

Public audio system to make announcements;

Large flat screens (Plasma, LDC) for announcement of the meetings and press;

A service for the reservation of hotel rooms, with provision for the possibility that reservations may be changed for ITU officials. This service shall be available also to events participants at reasonable commercial rates. It is understood that such reservations shall not entail any liability on the part of Portugal or ITU. Concerning the rates for the ITU staff, please refer to the daily subsistence allowances (annex 5). For the participants, a selection of different categories of hotels has to be offered, from 2* through 5*. Hotels should offer Internet connectivity. Internet connectivity must be included in price of accommodations for ITU staff;

A Travel Agent, with a temporary office in the Congress Center with functions to include reconfirming, rerouting and issuing air tickets;

Information services for participants at the Congress Center;

Reception desk for participants and participating ITU officials at the airport;

Cars and drivers will be provided upon arrival at the airport and will be available until departure for the five elected officials;

One car and driver which will be shared between ITU Protocol and ITU's Security and Safety Coordinator;

Transport for ITU staff upon arrival from the airport to the hotels and, at the end of WTPF-09, from the hotels to the airport;

Transport for the events participants upon arrival from the airport to the official hotels will be provided and back to the airport at the end of WTPF-09. During the events, shuttles will be organized from the official hotels to the Congress Center and vice versa. Schedules of the shuttles will be established by ITU;

Cafeteria Service during morning and afternoon breaks and for luncheon, with seating, as well as «coffee islands»;

A brochure, in English or in the six official languages of ITU, containing useful information about the city and the surrounding area, available in sufficient copies for all events participants and ITU officials.

3 - Staff:

A staffing table will be prepared in due time for the staff to be detached from ITU, for the interpreters and for the local staff.

Portugal shall provide the events with local staff (including security staff), at no cost to ITU, in accordance with the arrangements specified in the staffing table to be agreed by the Parties.

4 - Host Committee:

Portugal shall provide ITU with a list of names, titles, functions and contact information of all the persons constituting the Host Committee as soon as possible and at least six months before WTPF-09. This list shall include details of all bodies and authorities in all relevant areas of activities including but not limited to: police, security, media, protocol, visas, customs, transportation, hotels, logistics, IT part.

(1) A strict no-smoking policy shall be observed on all events premises.

ANNEX 3

IT requirements

The Portuguese Party shall take all necessary action to make available to ITU, free of charge, the IT infrastructure, equipment and services as described in this annex in a manner that ITU considers adequate to ensure the proper functioning of the events and that provides the same functionalities and performance as that available at ITU headquarters.

The Portuguese Party shall involve ITU in the equipment selection process. Any equipment selected should be approved by both Parties prior to an order being placed. The equipment selection should be completed at least three months before the opening dates of the events, allowing sufficient time for purchase/rental, delivery and preparation. More lead time may be required, depending upon the procurement processes of the Portuguese Party.

The event venue and any pre-installed ICT and electrical infrastructure should be made available to the Parties' IT support teams at least one month before the opening date of the events in order to carry out the preparatory work. The Portuguese Party must ensure there is rack space for the ITU server and network equipment, stable and adequate electrical power and air conditioning, backed up by Uninterruptible Power Supply (UPS) units, in the IT room and wiring closets prior to the arrival of the ITU IT support team on 13 April 2009. Emergency generator equipment may be necessary, if local power supply conditions are subject to outages longer than the UPS batteries can sustain.

The voice and data network shall remain operational for at least one full day after the closing date of WTPF-09.

The IT teams of both Parties shall work together to define the exact timeframe for the delivery of the infrastructure and services.

1 - Network requirements:

1.1 - General requirements:

A physical Ethernet network that consists of two logical networks: an internal network for ITU operations called «Purple LAN» and an external network for events participants called «Orange LAN», which shall include a cybercafé and the wireless LAN. A redundant firewall separates the two networks and both networks shall be able to access the Internet.

The Portuguese Party shall provide all the network equipment (e. g. hubs, switches, routers), cabling and equipment racks necessary to implement the «Purple» and «Orange» networks. The network shall be dedicated to the events and operational (without servers) prior to the arrival of the ITU IT support team.

The cabling infrastructure shall have well-labelled cables and network connection points; copper cables shall be of category 5 standard or above; fibres can be multi-mode or mono-mode, depending on the distance between the two end-points.

The network shall have redundancy at the core level. Edge switches with twenty-four or more ports shall have double uplinks, preferably using Gigabit Ethernet, to two different core switches in a load balanced manner. This redundancy should be augmented with appropriate technologies such as VRRP/HSRP and spanning tree protocols; there should not be more than a total of forty-eight devices per edge switch or more than four PCs or printers per hub.

The ports on the edge switches should not be more than ninety percent (90 %) full to cater for last minute requirements. When there is a choice between two switches of twenty-four ports or one switch of forty-eight ports, select two switches of twenty-four ports so that in case of equipment failure, fewer users would be affected.

Edge switches for connecting PCs, laptops and printers shall be dedicated to either the «Purple LAN» or «Orange LAN», distribution and core switches may be shared between the two logical networks.

All network equipment selected shall be certified by the manufacturer for operating in a medium and large network environment. Under normal operational conditions, the average network ping response time from any wired connected PC to the local servers or gateway should not be more than one millisecond.

Spare equipment with ready-to-apply configuration of all edge switches shall be available on-site.

All PCs or servers installed shall be able to access the Internet through the local ISP. PCs in the Orange-LAN may access the Internet directly, while PCs in the Purple-LAN may access the Internet via a proxy server.

The switches provided shall support VLANs and 802.1q trunking protocol.

The network shall be delivered with monitoring and security management tools with alerting by e-mail or SMS to allow quick determination of network anomalies.

Detailed up-to-date documentation of the entire network and operations procedure shall be readily available to the ITU IT support team.

1.2 - ITU private «Purple-LAN», including wireless LAN in the conference rooms:

The local internal network shall consist of a dedicated network for ITU (hereinafter referred to as the «Purple-LAN») that can support the entire work of the events. This wired local area network shall comprise 10/100 Mbps Ethernet segments for PCs, printers and servers connections.

The Purple-LAN should be connected to ITU headquarters in Geneva through two dedicated leased lines (see definition below) and to the Orange-LAN through a firewall. The definition of the Virtual LANs (VLAN) on the Purple-LAN shall be communicated to the Government four months before the opening dates of the events.

There should be at least one wireless access point in each conference room (see annex 2) to allow ITU staff to connect to the Purple-LAN:

a) The wireless LAN shall be 802.11a, b, g and wi-fi compliant (plus any new generally adopted standards at the time of the events);

b) The access points shall support common encryption protocols (e. g. WEP, WPA, WPA2);

c) The target average ping response time from the laptops to the gateway shall not exceed 20 ms during normal load conditions;

d) The target average throughput for each associated laptop shall be 3 Mbps or above;

e) The wireless access points shall be centrally controlled to allow rapid, if possible auto, reconfiguration of the access points to adapt to changing load conditions in the conference rooms and blocking of individual laptops in case of virus problems;

f) The SSID will be communicated to the Portuguese Party at the time of installation; this SSID should not be broadcast.

The Purple-LAN shall be fully operational (including all network services) on 13 April 2009.

The Parties' IT support teams will work together to finalize the network design.

1.3 - Events participants «Orange-LAN», including Wireless LAN:

A second network for the events participants (hereinafter referred to as the «Orange-LAN»), with same or different network equipment and cabling than 1.2 mentioned above, for the cybercafé and events participants laptops (wired and wireless) connection to the Internet and webcast service.

The Orange-LAN shall be connected to the Internet through a firewall to the local ISP (see definition below).

The definition of the VLANs in the Orange-LAN shall be communicated to the Portuguese Party six months before the events.

There shall be sufficient wireless LAN access point to support the number of participants attending the events throughout the premises (e. g. meeting rooms, offices, cybercafé, press centre):

a) The wireless LAN capacity for each meeting room and work area must be equal to the capacity of the room (i. e., assume that every events participant may wish to connect a laptop at the same time); in the even this is not technically feasible, this should be compensated by providing wired Ethernet connections for the laptops;

b) The wireless LAN shall be 802.11a, b, g and wi-fi compliant (plus any new generally adopted standards at the time of the events);

c) The access points shall support common encryption protocols (e. g. WEP, WPA, WPA2);

d) The target average ping response time from the PCs to the gateway shall not exceed 20 ms during normal load conditions;

e) The target average throughput for each associated laptop shall be 3 Mbps or above;

f) The wireless access points shall be centrally controlled to allow rapid, if possible auto, reconfiguration of the access points to adapt to changing load conditions in the conference rooms and blocking of individual laptops in case of virus problems;

g) The broadcast SSID shall be set to that requested by ITU.

The wireless LAN infrastructure shall be load tested to ensure it can support the full capacity of the conference rooms.

In all conference rooms, one in every two seats at table shall be equipped with an Orange LAN Fast Ethernet LAN cable with male interface, allowing events participants and ITU officials to connect their laptops to the Internet by wire if desired.

The Orange-LAN shall be fully operational on 17 April 2009 at the latest.

The Parties' IT support teams will work together to finalize the network design.

2 - Dedicated leased lines to ITU:

Two 2 Mbps spatially diverse (distinct) terrestrial international circuits to link ITU headquarters in Geneva with the Purple-LAN, connected to two different routers in automatic failover and load-sharing mode. The round trip time (rtt) of the links between Geneva and the events premises shall not exceed 150 ms.

The routers used shall have at least two Fast Ethernet (10/100 Mbps) and one WAN (T1/E1/xDSL) interfaces, with adequate DRAM and CPU power to support filtered traffic between the events premises and ITU headquarters. The routers shall support the routing protocols that are being used at the ITU headquarters, which will be communicated to the Portuguese Party during the planning phase. The termination of the two circuits and the routers should be in the IT room where the core network equipment will be installed.

3 - Internet connection:

Two 20 Mbps duplex Internet links operating in load-sharing or failover mode to two separate Internet exchange points (e. g. 2 PoPs of an ISP). Sufficient bandwidth shall be foreseen for supporting all the participants at the event, including reserved bandwidth for webcast.

The termination of the two links should be in the IT room where the core network equipment will be installed.

The local Internet Service Provider shall provide forward DNS, SMTP and conference domain name services and at least one hundred and twenty-eight Internet routable IP addresses.

The following protocols shall be permitted on the Internet links: http, https, ftp, sftp, pptp, pna, rtsp, plus other protocols or tcp/utp ports on request.

The link shall allow web browsing and common VPN client connections from the Orange-LAN.

The link shall allow web browsing via proxy from the Purple-LAN and site-to-site IPSec VPN between the Purple-LAN and ITU in Geneva.

Client based VPN and Remote Desktop Client connection shall also be allowed.

A web-based page such as «MRTG» for monitoring the Internet traffic shall be operational and accessible by ITU technical staff. The daily Internet traffic statistics shall be made available to ITU at the end of WTPF-09.

4 - System and network security:

Adequate security measures shall be applied such that the network infrastructure is protected from unauthorized access and attacks. The sub-networks where events participants will be connected shall also be protected using technologies such as access control lists and firewalls.

Firewall in redundant configuration mode to protect the Purple-LAN and Orange-LAN from possible attacks from the Internet and to control any cross access between the Purple and Orange LANs; with an intrusion detection system for monitoring suspicious activities and security monitoring, alerting and reporting tools for the installed IT infrastructure.

The network equipment and installed computers shall have the stable release of latest patch as appropriate.

For all PCs to be installed, ITU will provide the images of the PCs, which contain updated version of anti-virus software, configured with daily updates of virus databases scheduled for downloads.

As a general practice, computers (e. g. in the cybercafé) which are dedicated to web browsing will be configured in such a way that users will not be able to install, save or shutdown the machine.

ITU will provide additional information as part of the work documents.

5 - Telephones and faxes:

5.1 - Quantity of equipment required:

Please refer to the document entitled «"Table of requirements» for the exact number of fixed, mobile phones and faxes required.

5.2 - Specifications:

Fixed telephone sets (some with local access and others with international access) shall be provided. All ITU staff shall be able to call the ITU headquarters in Geneva by using an abbreviated dialling code (e. g., simply dialling a short prefix and the extension):

a) Definition of local access: within the Congress Center, city and to reach the mobile phones provided by the Portuguese Party. Plus access to ITU headquarters fixed and mobile phones of ITU staff members who will remain in Geneva:

i) Fixed phones and faxes: +41 22 730 5xxx and +41 22 730 6xxx (through central PABX);

ii) ITU mobile phones: +41 79 249 48xx, +41 79 599 15xx and +41 79 217 35xx;

iii) Main ITU fax number: +41 22 733 7256;

b) Definition of international access: local access plus unrestricted access to all countries.

The telephone system shall be VoIP or TDM based; the following functions shall be provided:

a) Voicemail for all extensions;

b) Transfer of call between extensions;

c) Electronic phone book (optional);

d) Last callers and dialled numbers (optional).

Mobile phones with local line and international line shall be provided to key ITU officials identified by ITU. These telephones are to be assigned on-site by ITU at its discretion. In addition, international access SIM cards and pre-paid phone cards are to be made available for sale in the Congress Center.

Telephone lines for the answering machines in the interpreters' office.

Fax machines all with international access and compatible with those at ITU headquarters. At least two of these fax machines shall be equipped with paper feeder for sending multiple pages documents, with telephone list option for sending to multiple locations in one manual operation.

In the Press working room used by the media, the fax machines and telephones shall be for use with pre-paid cards (journalists to cover the communication costs), as well as two ISDN (BRI) lines with network termination for use by journalist.

The list of attributed telephone and fax numbers should be made available to ITU at least four weeks prior to the opening of WTPF-09.

6 - Webcast:

Webcast service shall be provided for the main conference rooms as described in annex 2. The host country webcast team shall coordinate with the ITU webcast manager for the webcast schedule and placing the webcast streams on the ITU website. The following items can be foreseen for each room from which there will be webcasting:

6.1 - Equipment and infrastructure:

a) Video cameras and cameramen if video is required;

b) Audio and video control equipment;

c) Audio only or audio & video encoder/streamer supporting AV streams with floor + A/C/E/F/R/S/P;

d) Transmission of the audio (floor + A/C/E/F/R/S/P) and video signal(s) from the conference rooms designated for webcast to the webcast centre, where the encoders/streamers will be installed;

e) In the event that it is not possible to centrally install all the encoders/streamers, they may be installed in the meeting rooms, provided that they are in a locked area, with proper ventilation, power backed up by UPS and enough workspace for two support staff;

f) DVD reader/writer for manual encoding via DVDs and VCDs;

g) One control monitor for each room where webcast is required;

h) Headphones.

It should be noted that the double audio recording of the meetings: one for floor and one for English audio feeds described in annex 2 is a separate requirement, which is not part of the webcasting requirement.

6.2 - Network requirements for webcast:

a) All the encoders/streamers and the webcast servers on the Orange-LAN with public routable IP addresses;

b) Four additional public routable IP addresses on the Orange-LAN for the admin PCs;

c) Permission of PCs on the Purple-LAN to access the webcast streams from the webcast server on the Orange-LAN across the firewall;

d) Dedicated Internet bandwidth to be confirmed, plan 16 kbps per audio feed or 152 kbps per audio and video feed (for each of the seven channels from each conference room).

7 - Cybercafé & service desk:

A cybercafé equipped with Wireless LAN, PCs, wired Ethernet connections, printers and high speed photocopiers for use by events participants. Please refer to table of requirements for the exact number of equipment required. There should be sufficient power points with European and US electrical sockets for laptops and for recharging batteries. Toner and power adapters shall be made available to the service desk.

A service desk area with at least sixteen network connection points on both the Purple and Orange LANs, with PCs and network printers for the ITU and local staff and spares.

8 - Server requirements:

The following servers shall be required from the Portuguese Party to provide a Windows-based IP network environment, with local file, print, mail and Internet services:

a) Two servers in redundant configuration mode for WINS, DHCP, DNS, file and print server for the Orange-LAN;

b) SMTP and conference domain name service on the Orange-LAN provided by the local ISP;

c) Servers in redundant configuration mode for web-hosting of a mirror ITU site for the documents of the events;

d) Two webcast servers on the Orange-LAN in redundant configuration mode for broadcasting the events on the Internet and the local Purple and Orange LANs;

e) Two spare servers for any of the above or any unforeseen requirements.

8.1 - Minimum hardware and operating system requirements of the servers:

a) INTEL-compatible based servers released in the market within the last twelve months;

b) Sufficient RAM to run the operating system and the above listed services efficiently;

c) Redundant power supplies;

d) RAID controller with 150 Gbyte;

e) CD drive;

f) USB ports;

g) Network interface for LAN connection and server monitoring;

h) English Windows operating system with Virus scanner.

ITU shall provide the information on how the servers should be configured.

9 - PCs, printers, scanners and other equipment:

9.1 - Quantity of equipment required:

Please refer to the document entitled «Table of requirements» for the exact number of PCs, printers and scanners required for ITU and local staff, meeting rooms, rooms management system, cybercafé, registration and spares.

9.2 - PCs (minimum requirements):

All PCs provided shall be from a reputable manufacturer, released to the market within the last twelve months, with sufficient CPU and 2 Gbyte memory for working efficiently in a typical office environment, in particular with:

a) 17" Flat Screen;

b) US international keyboard in general; some PCs with keyboard of the local language for use by local staff;

c) CD drives;

d) USB ports;

e) Built-in or external speakers.

It is very important that all the PCs provided are identical, which is a prerequisite for the replication process.

9.3 - Printers (minimum requirements):

a) At least twenty-four ppm robust network laser printers, black and white, recto-verso for use by several persons or for high volume printing;

b) At least sixteen ppm directly connected or network laser printers, black and white, recto-verso for use by one or two persons in the same office;

c) At least sixteen ppm network laser printers, colour;

d) Toners, including spares.

Note. - Two of the PCs and one of each model of the printers shall be sent to ITU headquarters two months before the events. ITU shall prepare on DVDs the master images for the various PC configurations needed. The DVDs, printer and the PCs shall then be sent to the Portuguese Party so that the local team can replicate the PCs that are required in advance, using an agreed replication software.

On the last day of WTPF-09, all the hard-disks on the PCs and servers provided by the Portuguese Party must be erased.

9.4 - Scanners (minimum requirements):

a) Flat-bed scanners with USB interface and automatic data Feeder for sixteen pages/minute;

b) Device driver where required, scanning and OCR software;

c) Scan to e-mail facility, Scan to PDF Black & White and Colour.

9.5 - Large flat screens (Plasma/LCD) (minimum requirements):

a) Screen size: 42";

b) Resolution: 1024 x 768 pixels or more;

c) Interface: VGA, S-Video, RCA A/V;

d) Speakers.

9.6 - Additional requirements:

In addition to the items listed in the «Table of requirements» document, two external DVD burners are also required, e.g. for webcast encoding from DVDs.

10 - Software licences:

It is the responsibility of the Portuguese Party to arrange for the necessary software licences for the software installed in the servers and PCs that are provided by the Portuguese Party.

ITU will provide the Portuguese Party with details of software in the DVD images for the PC replication and the configuration requirements of the servers four months before the events so that Portugal may conclude the necessary licence agreements.

11 - Facilities in rooms for ICT equipment:

a) The technical rooms and wiring closets for network equipment and servers shall have proper locks, with keys given to the ITU IT support team.

b) The technical rooms and wiring closets shall also have adequate air-conditioning or ventilation, meeting the environmental requirements of the installed equipment.

c) The technical rooms and the wiring closets shall be equipped with standard 19" equipment racks for network equipment and patch panels, with sufficient number of power outlets backed up by Uninterrupted Power Supply (UPS) to survive short power outages of up to ten minutes.

d) In addition to the equipment racks for network equipment and patch panels, the IT room shall be equipped with two additional standard 19" racks with shelves, equipped with keyboard/video/mouse (KVM) switch, flat screen, keyboard and mouse. There shall be sufficient number of power outlets (at least 20 KVA for the two racks) backed up by two independent Uninterrupted Power Supplies (UPS) to survive short power outages of up to ten minutes. These two racks will be used for installing the servers from ITU and the Portuguese Party.

e) Encoders which are either located in the webcast centre or near the conference rooms, shall also be backed up by UPS.

f) Preferably SNMP managed UPS so that service personnel will be alerted in case of failover to the UPS.

g) Computers, laptop connection points (with LAN cables), printers, office equipment and power outlets to be installed in offices, meeting rooms and cybercafé as per annex 2 and the «Table of requirements» document.

h) Access to the events premises shall be provided to the IS support staff on a 24/7 basis.

i) The working room(s) for IT support staff shall have adequate ventilation and air conditioning to handle the thermal load of both the staff and the equipment that will be installed.

12 - Onsite support:

Below is an estimation of the local IT staff required for the events. It is the responsibility of the Portuguese Party to ensure there is adequate support for the listed functions outlined below, which may vary depending on the time available for the preparation, installation and the number of people at the events.

12.1 - Local staff for events support (parts of it to be transferred to staffing table):

For the implementation and operations of the ICT infrastructure and to provide support for end users, with the understanding 24 x 7 coverage will be required during the events period:

(ver documento original)

The job descriptions for the above functions are included in a separate document with job descriptions of all local staff.

12.2 - Service providers:

The Portuguese Party should obtain support from the manufacturer or service provider of the selected hardware and software for the implementation of this annex. The support may include site survey, design, implementation and maintenance of the solutions. It will be appropriate to involve ITU in the selection process. In all cases ITU shall be provided with contact details of the Service Providers.

24 x 7 maintenance support from service providers for any critical components.

13 - Documentation:

The following information should be provided to ITU during the preparatory phase, which is approximately five months ahead of the events:

13.1 - Initial preparatory phase:

a) Floor plan;

b) A list of key management and IT personnel with their titles, functions and telephone numbers and email addresses;

c) Documentation detailing the physical and logical layout of the existing network.

13.2 - Middle preparatory phase:

a) A list of other IT personnel and service provider contacts with their titles, functions and telephone numbers;

b) RFP for ICT services;

c) Specification of selected hardware: PCs, printers, scanners, plasma screens, servers, UPS, etc.;

d) Documentation detailing the physical and logical layout of the event network, including:

i) Cabling;

ii) Network equipment;

iii) Connectivity;

iv) VLANs;

v) Access control list and firewall definitions;

vi) IP addresses;

vii) Configuration files of the network equipment;

e) Wireless LAN infrastructure and coverage;

f) Telephone numbering plan;

g) Reference numbers and implementation schedule of the leased lines.

13.3 - Final preparatory phase:

a) CVs of local staff;

b) Escalation procedure (24 x 7 coverage);

c) Final operational documentation and configuration files.

13.4 - Events timeline:

A detailed events timeline document will be prepared by ITU and transmitted to the the Portuguese Party in due time.

ANNEX 4

Security and safety

1 - As referred to in article vi of this Agreement, the present annex contains information to allow the Portuguese Party to assess the likely work and costs involved in providing security and safety measures needed by ITU for the purpose of the events. These measures are based on minimum operational security and safety standards as well as on best practices for standardized operational procedures.

2 - This annex is divided into three sections: I) General; II) Security, and III) Safety. It is important to note that the Security Plan will not be included in this or other annexes. The Security Plan remains a separate classified document to be shared on a need-to-know basis.

I) General

3 - WTPF-09 is mainly a policy and strategy Forum with discussions of a non-technical nature.

4 - WTPF-09 participants will consist of delegates from 191 member States, representatives from ITU sector members, observers from the United Nations, specialized agencies, IAEA, observers pursuant to Resolution 99 (Rev. Antalya, 2006) and ITU officials, accompanying family of the above and accredited press. The public may also be present at WTPF-09. Status level of typical events participants will be defined by ITU and a list of all events participants will be provided to the Portuguese Party. Such list will include: name, function, status level, country of origin, organization/entity, if appropriate.

5 - The physical perimeters of all sites to be used for the events will be clearly defined between the Parties. The responsibilities of the Parties and others in respect of security and safety will be properly established, based on the principles of this Agreement and its annexes.

II) Security

6 - The Portuguese Party shall designate a Security Liaison Officer. This contact should be a senior officer from the Police, Gendarmerie or other security, law and order organization. This Officer will, as the main interlocutor, be in direct contact with the ITU Security and Safety Coordinator.

7 - The required security coverage for personnel and equipment expected prior to, during and after the events will be agreed well in advance. This will also include typical events hours, and coverage requirements in person/hours per day. Included will be security personnel requirements in terms of language, experience, skills and special teams.

8 - ITU with local coordination and support from the Portuguese Party as established in paragraph 4.5 of article iv, will be responsible for events access control measures, accreditation and badging, including measures for dealing with lost or stolen badges.

9 - Appropriate security measures for events participants, visitors and ITU officials will be determined by the ITU Security and Safety Coordinator in coordination with the Portuguese Security Liaison Officer. These measures will reflect Events participants' and others' status level. Special and specific measures for VVIPs and VIPs will form part of the Security Plan.

10 - Infrastructure security and equipment as well as portable security equipment including telecommunication equipment to be made available by the Portuguese Party will be determined by the ITU Security and Safety Coordinator in coordination with the Portuguese Security Liaison Officer.

III) Safety

11 - The Congress Centre shall provide a site focal point/manager for the purpose of liaison, troubleshooting and support. Locksmiths, electricians and other repair and maintenance staff shall be on call at all times for the duration of the events.

12 - Collaboration between ITU and medical, fire, emergency and civil-protection services will be facilitated by the Portuguese Party. The Portuguese Party will make available to the ITU Security and Safety Coordinator national and local plans for mitigation of natural catastrophe and other risks for the events.

ANNEX 5

Travel arrangements

1 - As referred to in article viii of this Agreement, travel of ITU officials taking part in the events is arranged in accordance with the Staff Regulations and Staff Rules of ITU, the supplementary service orders issued in connection therewith and the relevant decisions of the Council.

2 - In this regard, ITU officials are entitled to:

Transportation expenses;

Terminal expenses;

Travel subsistence allowance;

Rest days during or after travel, depending on its duration;

Necessary additional expenses incurred during travel, if any.

I - Transportation expenses

3 - The normal route for all official travel shall be the most direct and economical route. The normal mode of transportation for all official travel shall be by air. An alternative mode of transportation may be approved when, in the opinion of the Secretary-General, its use is in the best interest of the Union.

4 - All official travel shall be by air in economy class.

5 - However, ITU officials may travel by air at the class immediately below first class when traveling whenever:

The duration of the journey is nine hours or longer;

For round-trip travel, the duration of either journey is nine hours or more.

The duration of a particular journey being determined on the basis of the combined flying time of all legs of the journey to a given destination by the most direct and economical route available, including transit up to a maximum of four hours of scheduled waiting times. It excludes travel time to and from airports.

6 - Elected officials are entitled to first-class accommodation when travelling by air.

7 - ITU officials are entitled to reimbursement of excess baggage beyond the limitation prescribed by the transportation companies, up to a maximum of 30 kg. Elected officials travelling by a class other than first class are entitled to payment for excess baggage to bring their baggage entitlement to the amount allowed for first-class air travel.

II - Terminal expenses

8 - The amount of the terminal expenses paid to staff members in respect of official travel, for each transfer between the airport or any other point of arrival or departure and the hotel or any other place of residence, is thirty US dollars (US$ 30).

9 - This amount is reduced as transportation is provided free of charge by the Portuguese Party.

10 - These terminal expenses are paid to ITU officials in advance of their departure in the form of a lump sum.

III - Travel subsistence allowance

11 - ITU officials receive an appropriate daily subsistence allowance (DSA), which may vary from area to area and with salary levels, in accordance with the current United Nations schedule of rates. The DSA schedule is updated monthly by the United Nations.

12 - As lodging is provided free of charge by the Portuguese Party, the standard rate shall be reduced by fifty percent.

13 - The DSA rates appearing in the United Nations schedule shall apply to the travel of ITU officials in grades P.5 and below.

14 - The rates for elected officials will be forty percent (rounded to the nearest US dollar) above the normal rates.

15 - The rates for staff in the Senior Counsellors category (D1 and D2) shall be fifteen percent above the published rates (rounded to the nearest US dollar).

IV - Rest days during travel, depending on its duration

16 - When an ITU official travels at the Union's expense, by air or mainly by air:

i) If the scheduled or actual flight time for the journey is between six and ten hours, he/she will not normally be required to commence duty within twelve hours of arriving at his/her destination;

ii) If the scheduled or actual flight time is more than ten hours but not more than sixteen hours, he/she will not normally be required to commence duty within twenty-four hours of arriving at his/her destination. Alternatively, the Union may decide to grant a stopover not exceeding twenty-four hours. If the final stage of the journey exceeds six hours, the ITU official will not normally be required to commence duty within twelve hours of arrival;

iii) If the scheduled or actual flight time of the journey exceeds sixteen hours, the Union may allow either two stopovers, neither of which shall exceed twenty-four hours or one stopover with a rest period not exceeding twenty-four hours on arrival at the destination.

17 - DSA is paid for the whole period of travel, including rest periods and stopovers.

V - Necessary additional expenses incurred during travel

18 - Necessary additional expenses incurred by ITU officials in connection with official business or in the performance of authorized travel may be reimbursed by the Union after completion of travel, provided the necessity and nature of the expenses are satisfactorily explained and supported by proper receipts, which shall normally be required for any expenditure in excess of six US dollars (US$ 6).

VI - Particular restrictions

19 - For security reasons, the Secretary-General and the Deputy-Secretary General are not allowed to travel on the same flights or to use the same mode of transportation on the same date and hour.

20 - The number of ITU officials travelling on the same flight or using the same mode of transportation is limited to a maximum of thirty people.

VII - Ticket issuance

21 - Due to the high number of tickets for transportation to be issued during a limited period of time, as well as recurring modifications to be handled (changes in the staffing table, modification of travel dates, cancellations, etc.), issuance of tickets shall be made at ITU headquarters by the on-site travel agency, taking into account special negotiated fares, if any.

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Resolução da Assembleia da República n.º 66/2008, de 30 de dezembro