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Portaria n.º 368/2013

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Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais

Data da última alteração:
2014-02-07
Em vigor
Emitente:
SUMÁRIO
TEXTO
As portarias de gestão de documentos, na medida em que consagram disposições relativas aos prazos de conservação administrativa dos documentos e ao seu destino final - eliminação versus conservação permanente - são, a par de outros fatores, instrumentos essenciais para o controlo do crescimento documental e, simultaneamente, para a salvaguarda de fontes de informação relevantes, ponderados os pontos de vista da entidade produtora dos documentos, do cidadão, do Estado e da investigação científica. O presente diploma vem, face à Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro, atualizar as tabelas de seleção dos tribunais criminais, dos tribunais de execução das penas, dos tribunais cíveis, dos tribunais de família e menores e dos tribunais do trabalho - introduzindo novas séries documentais e consignando, em muitos casos, diferentes prazos de conservação administrativa e destinos finais - e contemplar a documentação produzida e arquivada nos tribunais administrativos e fiscais e nos tribunais superiores. Foram ouvidos o Conselho Superior da Magistratura, o Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais, o Conselho Superior do Ministério Público e a Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas. Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro: Manda o Governo, pela Ministra da Justiça e pelo Secretário de Estado da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais, que faz parte integrante da presente portaria.
Artigo 2.º
Revogação
É revogada a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Justiça, Paula Maria von Hafe Teixeira da Cruz, em 20 de setembro de 2013. - O Secretário de Estado da Cultura, Jorge Barreto Xavier, em 28 de novembro de 2013.
Anexo
Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelos tribunais judiciais e pelos tribunais administrativos e fiscais.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - Avaliação é a operação que consiste na atribuição aos documentos de prazos de conservação para fins administrativos e na determinação do seu destino final - a conservação permanente ou a eliminação - com base no valor da informação veiculada por estes. 2 - Os prazos de conservação são os que constam das tabelas de seleção do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante. 3 - Os referidos prazos de conservação são contados: a) No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar; b) No caso dos processos constantes das tabelas II, III, V, VI, VII, VIII, IX, X e XI, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo; c) No caso dos processos constantes da tabela IV, a partir da data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 15.º da Lei n.º 57/98, de 18 de agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 114/2009, de 22 de setembro. 4 - Para a contagem dos prazos de conservação nos termos da alínea b) do número anterior, consideram-se findos para efeitos de arquivo: a) Os processos cíveis, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão final; b) Os processos penais, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da extinção da pena ou da medida de segurança; c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância; d) Os processos de inquérito, decorridos 3 meses após despacho de arquivamento; e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim.
Artigo 3.º
Seleção
1 - Seleção é a operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os documentos ou os processos a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados, de acordo com as orientações estabelecidas nas tabelas de seleção. 2 - A seleção é da responsabilidade dos secretários de justiça ou do administrador judiciário.
Artigo 4.º
Tabelas de seleção
1 - As tabelas de seleção consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental. 2 - As tabelas referidas no número anterior deverão ser submetidas a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 - Para efeitos do disposto no número anterior deve a Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ) obter o parecer favorável da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.
Artigo 5.º
Substituição de suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável. 2 - A seleção do suporte de substituição é da responsabilidade da DGAJ, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade. 3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa da DGLAB, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos. 4 - A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte. 5 - Os procedimentos de microfilmagem ou de digitalização para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digital próprio da DGAJ, que deverá ser aprovado pela DGLAB. 6 - A DGLAB, na sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente, e realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respetivo parecer. 7 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro.
Artigo 6.º
Remessa para arquivo intermédio
1 - Os documentos e processos findos devem ser remetidos para arquivo intermédio do tribunal após a fiscalização do Ministério Público e a correição do juiz ou do magistrado do Ministério Público, consoante o caso, aí permanecendo, até à conclusão dos prazos de conservação administrativa, sem prejuízo do que dispõe a presente portaria sobre substituição e eliminação de documentos originais. 2 - O arquivo intermédio do tribunal é o serviço encarregado de receber os processos findos e demais documentos de arquivo de consulta esporádica pelo tribunal.
Artigo 7.º
Remessa para arquivo definitivo
1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, são remetidos para arquivo definitivo, atentas as suas disponibilidades: a) As séries que, de acordo com as tabelas de seleção, se considerem de conservação permanente global, bem como os processos que, integrando as séries consideradas de conservação permanente parcial, sejam selecionados mediante aplicação de método de amostragem; b) Os duplicados de consulta das séries ou processos que se considerem de conservação permanente e que tenham sido objeto de substituição de suporte nos termos do disposto no artigo 5.º. 2 - Os processos a conservar das séries consideradas de conservação permanente parcial são escolhidos mediante uma grelha de seleção ou de amostragem que determina, para cada série documental de conservação permanente parcial produzida em cada ano, o número de processos a selecionar em função de um nível de erro máximo, que rondará os 10%, e mediante um processo de extração aleatório para que todos os elementos da amostra tenham idêntica possibilidade de serem selecionados. 3 - A DGAJ fornecerá a todos os tribunais a grelha de seleção ou de amostragem e diligenciará junto do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP, para que as aplicações informáticas, em uso nos tribunais, contemplem o processo de extração aleatório acima referido. 4 - O arquivo definitivo a que se refere o n.º 1 é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal. 5 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à autenticação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa poderá ser remetida em papel ou eletronicamente conforme acordado com o arquivo definitivo; d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente. 2 - A elaboração da guia de remessa deverá contemplar os seguintes elementos informativos: a) Entidade Remetente; b) Número de saída da remessa; c) Data da remessa; d) Responsável pela Remessa; e) Entidade Destinatária; f) Número de entrada da remessa; g) Data de entrada; h) Responsável pela receção; i) Fundo arquivístico (exemplo: Tribunal de ...); j) Designação da subunidade orgânico-funcional; k) Série; l) Número de referência na tabela de seleção; m) Datas extremas; n) Número e tipo de unidades de instalação referentes à série; o) Suporte; p) Dimensão da série; q) Referência a cada unidade de instalação com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa e descrição do seu conteúdo atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária; r) Cota. 3 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
Artigo 9.º
Eliminação
1 - A eliminação dos originais dos documentos é efetuada: a) Após a sua substituição por outro suporte, nos termos das disposições do presente Regulamento; b) Independentemente da sua substituição por outro suporte, após o decurso dos prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de seleção, quando o destino final aí previsto seja a eliminação. c) Após o decurso dos prazos de conservação administrativa e a extração dos processos a conservar, no caso das séries de conservação permanente parcial. 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da DGLAB. 3 - A eliminação dos documentos não pode ser efetuada sem que estes tenham o visto em correição do magistrado competente. 4 - A decisão sobre o modo de eliminar os documentos deve ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos e cabe ao secretário de justiça ou ao administrador judiciário. 5 - A eliminação deve ser feita periodicamente, independentemente de os documentos terem sido vistos pelos respetivos serviços de inspeção. 6 - Os microfilmes ou os suportes digitais das séries que tenham como destino final a eliminação podem ser igualmente eliminados, após o decurso dos prazos de conservação administrativa previstos nas tabelas de seleção do anexo I ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 10.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual: a) Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça ou do administrador judiciário, com os documentos e processos suscetíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação administrativa consignados nas tabelas de seleção; b) É assinado pelo secretário de justiça ou pelo administrador judiciário e homologado pelo magistrado coordenador ou pelo presidente do tribunal ou, no caso da documentação do Ministério Público, pelo magistrado do Ministério Público coordenador; c) É feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional. 2 - O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial. 3 - A elaboração da relação de eliminação deverá contemplar os seguintes elementos informativos: a) Fundo Arquivístico (exemplo: Tribunal de ...); b) Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo e secção ...); c) Série; d) Número de referência na tabela de seleção; e) Datas extremas; f) Número e Tipo de Unidades de Instalação; g) Suporte; h) Dimensão total; i) Identificação individual e concreta das unidades dos processos judiciais a eliminar através do seu número e atentas as necessidades de informação da entidade produtora. 4 - Os modelos do auto de eliminação, bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação, constam do anexo III ao presente Regulamento. 5 - O disposto nos números anteriores é aplicável, com as necessárias adaptações, à eliminação dos suportes prevista no n.º 6 do artigo 9.º.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos judiciais atenderão a critérios de confidencialidade em conformidade com a lei.
Artigo 12.º
Informação eletrónica
1 - Os documentos gerados em meio eletrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de seleção são conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade. 2 - No cumprimento do disposto no número anterior, a DGAJ diligenciará junto do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, IP e prestará a necessária colaboração, do ponto de vista arquivístico, para que no prazo máximo de 2 anos sobre a data de publicação da Portaria, seja elaborado e remetido à DGLAB o referido Plano de Preservação Digital de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos eletrónicos desta entidade.
Artigo 13.º
Fiscalização
Compete à DGLAB fiscalizar a execução do presente Regulamento.
Anexo I
Tabelas de seleção
Tabela I Documentos administrativos (ver documento original) Tabela II Tribunais Criminais (ver documento original) Tabela III Tribunais Cíveis (ver documento original) Tabela IV Tribunais de Execução das Penas (14) (ver documento original) Tabela V Tribunais de Família e Menores (ver documento original) Tabela VI Tribunais do Trabalho (ver documento original) Tabela VII Tribunais Administrativos e Fiscais Contencioso Administrativo (28) (ver documento original) Contencioso Tributário (ver documento original) Tabela VIII Supremo Tribunal de Justiça (ver documento original) Tabela IX Supremo Tribunal Administrativo (28) (ver documento original) Tabela X Tribunais da Relação (ver documento original) Tabela XI Tribunais Centrais Administrativos (28) (ver documento original) Notas (1) Deverão ser conservados cinco exemplares por tribunal em cada ano. (2) A conservação permanente parcial aplica-se aos processos assinalados na tabela com aquele destino e entrados no Tribunal a partir de 01/01/2014. Para os processos entrados em data anterior, verificam-se as seguintes situações: no caso da jurisdição crime (processos abreviados, comuns com intervenção de tribunal singular, sumários e sumaríssimos) os processos deverão ser eliminados; no caso da jurisdição laboral, os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais deverão ser conservados na globalidade e, no caso dos comuns, deverão ser eliminados. (3) Cinco anos após a publicação oficial da aposentação, ou após o falecimento. (4) Caso a informação seja recuperável nas séries documentais com as referências nºs 30 e 32 da Portaria n.º 1392/2006, de 13 de dezembro. (5) Conservar até ao trânsito em julgado da decisão final ou até à deserção da instância. (6) O mesmo prazo de conservação administrativo dos processos a que se referem. (7) A informação deverá ser conservada permanentemente em bom estado, preservada e salvaguardada a sua autenticidade, integridade, legibilidade e segurança. (8) Cinco anos após o trânsito em julgado da sentença. (9) Conservação permanente no arquivo do tribunal e no Arquivo Distrital. (10) Após publicação do regulamento de gestão de documentos do Conselho Superior da Magistratura. (11) Enquanto o funcionário estiver no ativo. (12) Para os Inquéritos arquivados nos termos do disposto no n.º 2, do artigo 277.º do CPP, do n.º 3 do artigo 282.º do CPP e do n.º 1 do artigo 277.º do CPP, no caso de inquéritos arquivados com fundamento na recolha de "prova bastante de se não ter verificado o crime" ou "de o arguido não o ter praticado a qualquer título", a eliminação só terá lugar após o decurso do prazo de prescrição do procedimento criminal. Para os Inquéritos arquivados nos termos do disposto no n.º 1, do artigo 277.º com fundamento na inadmissibilidade do procedimento ou outro, e do n.º 1 do artigo 280.º, o prazo de conservação administrativa deverá ser de 1 ano. (13) A eliminação só terá lugar após o decurso do prazo de prescrição do procedimento criminal. (14) Incluem-se nesta tabela os processos produzidos e tramitados ao abrigo do regime atual constante do Código da Execução das Penas e Medidas Privativas da Liberdade, aprovado pela Lei n.º 115/2009, de 12 de outubro, bem como os processos produzidos e tramitados ao abrigo do regime anterior, designadamente, o Decreto-Lei n.º 783/76, de 29 de outubro. (15) Cinco anos após a maioridade ou a emancipação. (16) O mesmo prazo de conservação administrativa e o mesmo destino final da ação principal ou, no caso de despacho que julgue extinto o procedimento ou a caducidade da providência, um ano de prazo de conservação administrativa e eliminação como destino final. (17) Um ano após a maioridade ou a emancipação. (18) Para os processos com despacho final de "viabilidade" o prazo de conservação administrativa deverá ser até ao trânsito em julgado proferido na ação de investigação da paternidade. Para os que terminam com despacho final de "inviabilidade" o prazo de conservação administrativa deverá ser até à maioridade ou emancipação do investigando. (19) Caso decretado o divórcio, cinco anos após a data do trânsito da sentença que o decretou. (20) Até ao trânsito em julgado da ação de divórcio ou separação judicial de pessoas e bens. (21) Até à data em que o jovem complete 21 anos. (22) Cinco anos após a maioridade ou a emancipação ou a morte do pupilo. (23) Um ano após a maioridade ou, nos casos em que o jovem tenha solicitado a continuidade da medida para além da maioridade, até à data em que complete os 21 anos. (24) Incluem-se aqui os processos para efetivação de direitos resultantes de acidente de trabalho (ação principal), processos para efetivação de direitos resultantes de doença profissional (ação principal), processos para declaração de extinção de direitos resultantes de acidentes de trabalho e de doença profissional e processos para efetivação de direitos de terceiros conexos com acidente de trabalho ou doença profissional, que correm por apenso ao processo para efetivação de direitos. (25) Contados a partir da data da remição. Sem prejuízo de, nos casos de processos emergentes de acidente de trabalho ou doença profissional de trabalhadores que tenham estado em exposição a agentes suscetíveis de implicar riscos para o património genético, se assegurar a conservação administrativa pelo menos por um período de 40 anos. As radiografias e demais exames complementares de diagnóstico poderão ser eliminados decorridos 10 anos contados da data da fixação inicial de pensão no caso a que se refere o n.º 2, do artigo 25.º, da Lei n.º 100/97, de 13 de setembro; no caso dos processos a que se refere o n.º 3, do artigo 25.º do mesmo diploma, poderão ser eliminados 10 anos contados da data do último incidente de revisão. (26) Reservada apenas para os processos emergentes de acidente de trabalho ou doença profissional de trabalhadores que tenham estado em exposição a agentes suscetíveis de implicar riscos para o património genético. (27) Contados a partir da data da decisão de extinção do direito. Sem prejuízo de, nos casos de processos emergentes de acidente de trabalho ou doença profissional de trabalhadores que tenham estado em exposição a agentes suscetíveis de implicar riscos para o património genético, se assegurar a conservação administrativa pelo menos por um período de 40 anos. As radiografias e demais exames complementares de diagnóstico poderão ser eliminados decorridos 10 anos contados da data da fixação inicial de pensão no caso a que se refere o n.º 2, do artigo 25.º, da Lei n.º 100/97, de 13 de setembro; no caso dos processos a que se refere o n.º 3, do artigo 25.º do mesmo diploma, poderão ser eliminados 10 anos contados da data do último incidente de revisão. (28) Incluem-se nesta tabela os processos produzidos e tramitados ao abrigo do regime atual, em vigor desde 1 de janeiro de 2004 (Novo Estatuto dos Tribunais Administrativos e Fiscais, D.L. n.º 13/2002, de 19/02, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 4-A/2003, de 19/02, e Lei n.º 107-D/2003, de 31/12, e Código de Processo nos Tribunais Administrativos, D.L. n.º 15/2002, de 22/02, e alterado pela Lei 4-A/2003, de 19/02), bem como, no que se refere ao contencioso administrativo, os processos produzidos e tramitados ao abrigo dos regimes anteriores. Para todos os processos produzidos e tramitados antes da data de aprovação do Código Administrativo de 1940 (31 de dezembro), sendo irrelevante o prazo de conservação administrativa, preconiza-se a conservação permanente como destino final. (29) O mesmo prazo e o mesmo destino final do processo principal. No caso de processo autónomo, por caducidade ou outra causa, o prazo de conservação será o dos procedimentos cautelares autónomos em matéria civil (cinco anos) e o destino final a eliminação. (30) O mesmo prazo e o destino final que os dos processos cujas sentenças são objeto de execução neste processo. (31) Sem prejuízo da conservação dos cinco exemplares por tribunal em cada ano, deverão ainda ser conservados os processos referentes a casos importantes, seja do ponto de vista jurídico, seja pelos intervenientes, seja pela matéria a que respeita, seja pela decisão, seja pelo impacto do caso na sociedade. (32) Incidente tramitado na execução fiscal que é da competência do Órgão da Execução Fiscal, pelo que o prazo de conservação administrativa e o destino final serão os da respetiva execução fiscal. (33) A reclamação sobe no próprio processo de execução fiscal (cf. artigo 278.º, n.º 1, do CPPT) que é da competência do Órgão de Execução Fiscal, pelo que o prazo de conservação administrativa e o destino final serão os da respetiva execução. (34) Dois anos a contar da libertação, ou do trânsito em julgado da decisão final do processo penal respetivo se posterior àquela, nos caso de arquivamento no STJ (prática observada até final de 1999). Para os casos de habeas corpus que após decisão foram remetidas à 1ª instância (anos de 2000 e seguintes), deverão seguir o destino do processo principal. (35) Para os habeas corpus arquivados no STJ até final de 1999, a conservação permanente. Para os arquivados após aquela data, o destino final do processo principal. (36) Vinte anos, para aqueles em que houve reconhecimento da oposição de julgados e subsequente prolação de acórdão uniformizador de jurisprudência. Um ano, para os demais (rejeitados, nos termos do n.º 1, e suspensos, conforme n.º 2, ambos do artigo 441.º do CPP). (37) Conservação permanente, para aqueles em que houve prolação de acórdão uniformizador, eliminação para os demais. (38) O mesmo prazo e o mesmo destino final do processo a que esteja apensado ou, no caso de processo autónomo, 20 anos de prazo de conservação administrativa e conservação permanente como destino final. (39) Sendo incidental o recurso, o prazo e o destino final do processo principal.
Anexo II
Formalidades das Remessas
1 - Auto de Entrega (ver documento original) 2 - Guia de Remessa (ver documento original)
Anexo III
Formalidades das Eliminações
Auto e Relação de Eliminação (ver documento original)
A versão consolidada não tem valor legal e não substitui a consulta dos atos que deram origem a esta consolidação.