Despacho n.º 19597/2004 (2.ª série), de 17 de setembro

Despacho n.º 19 597/2004 (2.ª série). - Divisão de Documentação e do Património Cultural. - Em conformidade com o estipulado no artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de Janeiro, a Portaria n.º 595/2004, de 3 de Junho, veio criar as unidades orgânicas nucleares da Secretaria-Geral do Ministério da Educação (ME) e fixar em oito o número de unidades orgânicas flexíveis a criar por despacho do secretário-geral.

Entre as unidades orgânicas nucleares figura a Direcção de Serviços de Informação e Documentação (DSID), com atribuições nas áreas de preservação, valorização, divulgação e gestão do património histórico e cultural da educação e ensino, a organização, coordenação e gestão do acervo documental e das publicações do ME e o sistema de informação, comunicação, relações públicas e protocolo, com recurso a sistemas e tecnologias da informação.

A construção de uma política integrada de protecção, promoção e divulgação do acervo documental e das publicações do ME e a preservação do património cultural e do arquivo histórico da educação e ensino, inserem-se, com particular relevância, no papel de centro de serviços partilhados atribuído às secretarias-gerais (SG), no âmbito da reforma da organização da administração directa do Estado, aprovada pela Lei n.º 4/2004, de 15 de Janeiro.

Por outro lado, esta área da gestão do conhecimento visa, em ligação com o Portal do Cidadão, a prestação de serviços de qualidade abrangentes, diversificados e focalizados nas necessidades dos cidadãos, suportados em sistemas e tecnologias da informação e das comunicações, contribuindo, assim, para o desenvolvimento da sociedade da informação na Administração Pública.

Atentos os conhecimentos específicos exigidos para a prestação de serviços em plena interacção com o cidadão, justifica-se que esta área da documentação e do património histórico da educação e ensino se constitua como subunidade especializada, no âmbito da DSID.

Assim:

Ao abrigo do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de Janeiro, e do disposto no n.º 2 do artigo 3.º do Decreto Regulamentar n.º 12/2004, de 28 de Abril, e no âmbito da dotação estabelecida no n.º 6.º da Portaria n.º 595/2004, de 3 de Junho, determino:

1 - É criada na SG do ME a Divisão de Documentação e do Património Cultural (DDPC), na dependência hierárquica e funcional da DSID.

2 - Compete, em especial, à DDPC, na área da organização e gestão documental do ME:

a) Conceber e organizar um sistema integrado da documentação não classificada produzida pelo ME, tendo por base uma estrutura central e núcleos documentais necessários ao funcionamento dos demais órgãos e serviços;

b) Providenciar no sentido de que a documentação a que se refere a alínea anterior esteja permanentemente actualizada e disponível;

c) Elaborar e emitir directrizes, regulamentos e normas sobre a produção documental;

d) Coordenar as publicações do ME, numa perspectiva de racionalização de informação e de meios;

e) Organizar e assegurar o funcionamento da biblioteca especializada da educação, ensino e formação vocacional, disponibilizando o acesso através de tecnologias multimedia;

f) Organizar uma base de dados legislativa especializada na área dos sistemas educativo e formativo, proporcionando a consulta em linha pelos serviços e organismos do ME e por outras entidades interessadas;

g) Assegurar a ligação a bases de dados de centros de documentação nacionais, estrangeiros e internacionais, em especial às que tenham maior interesse para os sistemas educativo e formativo;

h) Reunir e tratar informação relativa à actividade e funcionamento dos órgãos de coordenação e de conselho que funcionam junto do ME, bem como de outras estruturas de missão no âmbito do ME ou em que este esteja representado.

3 - Compete, em especial, à DDPC, na área do património bibliográfico:

a) Constituir e organizar uma biblioteca do património bibliográfico do ME;

b) Adquirir, conservar e divulgar espécies bibliográficas com interesse histórico nos domínios da educação, ensino e formação vocacional;

c) Promover a criação e assegurar a manutenção de uma rede de fundos bibliográficos com interesse histórico no ME, em articulação com a Biblioteca Nacional;

d) Prestar apoio à conservação e divulgação de espécies bibliográficas detidas por outras entidades dos sistemas educativo e de formação vocacional.

4 - Compete, em especial, à DDPC, na área do património museológico e arquitectónico:

a) Proceder à inventariação e caracterização sistemática do património museológico e arquitectónico;

b) Promover a salvaguarda e a divulgação do património museológico e arquitectónico relativos à educação, ensino e formação vocacional, em articulação com os organismos competentes do Ministério da Cultura;

c) Promover a criação de uma rede de núcleos museológicos do ME, em articulação com o Instituto Português dos Museus, e prestar apoio à sua manutenção.

5 - Compete à DDPC, na área do património arquivístico:

a) Conceber e desenvolver o modelo de organização e gestão dos arquivos do ME e coordenar a sua execução, formulando directrizes, regulamentos e normas respeitantes às boas práticas arquivísticas, em articulação com o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo;

b) Apoiar os órgãos e serviços do ME na organização dos seus arquivos correntes e intermédios, por forma que seja assegurado o cumprimento das regras arquivísticas e garantidos padrões de eficiência e qualidade na prestação do serviço público aos utentes;

c) Promover a conservação, valorização, divulgação e interligação dos arquivos históricos dos organismos e serviços do ME e de outras entidades públicas e privadas integradas nos sistemas educativo e de formação vocacional;

d) Promover a formação de pessoal especializado na área da arquivística e das disciplinas afins.

6 - No âmbito da investigação científica, compete, ainda, à DDPC o apoio à realização de trabalhos, investigações e estudos históricos nos domínios da missão do ME, bem como o apoio à sua divulgação.

7 - A DDPC exerce as competências referidas nos números anteriores em estreita articulação com as entidades nacionais responsáveis pelo património arquivístico, bibliográfico, museológico e arquitectónico.

8 - A DDPC providencia a conservação de documentos em suporte digital ou de microfilme.

9 - A DDPC assegura o funcionamento de um serviço de reprografia.

10 - O pessoal necessário ao funcionamento da DDPC é designado por despacho interno do secretário-geral.

6 de Setembro de 2004. - O Secretário-Geral, Manuel Gameiro.