Despacho Conjunto n.º 686-A/2005, de 13 de setembro

Despacho conjunto n.º 686-A/2005. - A Decisão da Comissão Europeia C (2004) 5123, de 14 de Dezembro, aprovou o Programa Operacional da Administração Pública (POAP), enquadrado no 3.º Quadro Comunitário de Apoio (QCA III).

No âmbito do POAP foi prevista a medida n.º 2 do eixo n.º 1, destinada à qualificação dos serviços públicos, integrando as tipologias n.os 1, "Projectos de qualificação dos serviços públicos", e 2, "Estudos/divulgação de boas práticas orientadas para a qualidade".

A medida n.º 2 visa promover a prestação de serviços públicos com qualidade, adequando-os aos padrões de referência e de satisfação dos utentes.

Considerando a proposta de regulamentação apresentada pelo gestor, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 29.º do Decreto-Lei n.º 54-A/2000, de 7 de Abril;

Em conformidade com o disposto no Decreto-Lei n.º 54-A/2000, de 7 de Abril, e no n.º 6 do artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 79/2005, de 15 de Abril, determina-se o seguinte:

Artigo único. - É aprovado o regulamento específico para atribuição de financiamentos no âmbito da medida n.º 2, "Qualificação dos serviços públicos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública, que se publica em anexo ao presente despacho conjunto e do qual faz parte integrante.

30 de Agosto de 2005. - O Ministro de Estado e da Administração Interna, António Luís Santos Costa. - O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos. - Pelo Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, Rui Nuno Garcia de Pina Neves Baleiras, Secretário de Estado do Desenvolvimento Regional.

ANEXO

Regulamento específico da medida n.º 2, "Qualificação dos serviços públicos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública.

PARTE I

Parte geral

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente regulamento define as condições de atribuição de financiamento do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER) aos projectos enquadráveis nas tipologias n.os 1, "Projectos de qualificação dos serviços públicos", e 2, "Estudos/divulgação de boas práticas orientadas para a qualidade", integradas na medida n.º 2, "Qualificação dos serviços públicos", do eixo prioritário n.º 1, "Promoção da modernização e da qualidade na Administração Pública", do Programa Operacional da Administração Pública (POAP).

Artigo 2.º

Entidades titulares de pedidos de financiamento

Podem candidatar-se a financiamento para a realização de projectos de qualificação dos serviços públicos e para a elaboração de estudos/divulgação de boas práticas orientadas para a qualidade todos os organismos e serviços da administração directa do Estado, bem como os institutos públicos, em qualquer das suas modalidades, com sede no território continental de Portugal.

Artigo 3.º

Duração dos projectos

1 - Os projectos têm uma duração máxima de 24 meses.

2 - Excepcionalmente e mediante fundamentação adequada, tendo em conta, nomeadamente, a complexidade do projecto, a duração prevista no número anterior pode atingir 36 meses.

Artigo 4.º

Despesas elegíveis

1 - São consideradas elegíveis as despesas necessárias à concretização dos projectos candidatos que respeitem o disposto no Regulamento (CE) n.º 1685/2000, da Comissão, de 28 de Julho, alterado pelo Regulamento (CE) n.º 1145/2003, da Comissão, de 27 de Junho, bem como na legislação nacional aplicável.

2 - A data do início de elegibilidade das despesas é o dia 10 de Novembro de 2004.

Artigo 5.º

Despesas não elegíveis

No âmbito da presente medida não são elegíveis os seguintes encargos:

a) Aquisição de terrenos e edifícios;

b) Imobilizado corpóreo já objecto de co-financiamento nacional ou comunitário;

c) Prémios, multas, sanções financeiras e despesas com processos judiciais;

d) Encargos financeiros (juros devedores, ágios, despesas de câmbio e outras despesas financeiras);

e) IVA, quando a entidade for passível de ser ressarcida deste imposto.

Artigo 6.º

Financiamento público e contribuição pública nacional

1 - Considera-se financiamento público a soma da contribuição comunitária com a contribuição pública nacional, calculada em função do custo total elegível aprovado e deduzido das receitas próprias geradas pelo projecto, quando existam.

2 - A taxa de co-financiamento dos projectos pelo FEDER é de 75%, constituindo os restantes 25% a contribuição pública nacional, a suportar pela entidade titular do pedido de financiamento.

3 - Os custos efectivamente financiados pelo POAP não podem ser objecto de financiamento por outros programas comunitários ou nacionais.

CAPÍTULO II

Apresentação, atribuição e decisão do financiamento

Artigo 7.º

Apresentação das candidaturas

O local e o período de apresentação das candidaturas são fixados por despacho do gestor do Programa e divulgados através dos meios adequados.

Artigo 8.º

Requisitos formais

1 - Os pedidos de financiamento são formalizados mediante a apresentação de formulário próprio de candidatura, disponibilizado em suporte electrónico, via Internet, na página do POAP.

2 - Com os formulários de candidatura é apresentada uma memória descritiva donde constem os seguintes elementos:

a) Descrição do projecto, incluindo:

i) Diagnóstico e caracterização detalhada do projecto;

ii) Identificação da(s) área(s) de intervenção abrangida(s) pelo projecto;

iii) Objectivos gerais e específicos do projecto;

iv) Resultados esperados, ao nível quantitativo e ou qualitativo;

v) Âmbito e impacte territorial do projecto;

vi) Plano de actividades e respectivo cronograma;

vii) Descrição e justificação da metodologia a utilizar;

viii) Sinergias com outros programas operacionais e ou outras tipologias de projectos do POAP, nomeadamente formação profissional e estágios profissionais;

ix) Plano de actividades de disseminação e de divulgação dos resultados;

b) Descrição da(s) entidade(s), incluindo:

i) Caracterização da(s) entidade(s) responsável(eis) pelo projecto;

ii) Identificação do(s) coordenador(es) e caracterização da equipa de projecto, a qual deve integrar elementos internos do(s) organismo(s) ou serviço(s) público(s) sobre os quais o projecto vai intervir;

iii) Identificação da(s) entidade(s) consultora(s) que integre(m) o projecto e desenvolva(m) a sua actividade nas áreas de intervenção definidas;

c) Programação financeira, incluindo:

i) Plano financeiro anualizado e por fonte de financiamento;

ii) Previsão dos montantes a contratar com a(s) entidade(s) consultora(s), caso se preveja a sua participação no projecto.

3 - O termo de responsabilidade da candidatura é assinado, e as respectivas páginas rubricadas, por quem tenha competência para obrigar a entidade, sendo aposto à assinatura e rubrica o selo branco ou carimbo.

Artigo 9.º

Processo de apreciação e decisão dos pedidos de financiamento

1 - A apreciação dos pedidos de financiamento é efectuada pelo Gabinete de Gestão do POAP.

2 - No decurso da apreciação podem ser solicitados às entidades elementos em falta ou adicionais, suspendendo-se o prazo referido no n.º 5 até à sua efectiva apresentação.

3 - Os elementos são apresentados no prazo máximo de 15 dias, decorridos os quais a ausência de resposta equivale a desistência do pedido de financiamento e implica o seu arquivamento, salvo se a entidade apresentar justificação que seja aceite pelo gestor do Programa.

4 - Quando o considere justificado, o gestor do Programa pode solicitar um parecer prévio sobre os projectos à unidade de coordenação da modernização administrativa (UCMA).

5 - O gestor do Programa, após parecer da unidade de gestão, submete a proposta de decisão sobre os pedidos de financiamento ao ministro que tutela o Programa, devendo a decisão ser tomada no prazo máximo de 60 dias contados a partir da apresentação das candidaturas.

Artigo 10.º

Notificação da decisão

A decisão relativa ao pedido de financiamento é notificada às entidades pelo gestor do Programa, através de correio registado com aviso de recepção, no prazo máximo de 15 dias.

Artigo 11.º

Aceitação da decisão de aprovação

1 - A notificação da decisão de aprovação é acompanhada do termo de aceitação correspondente, que inclui as condições de financiamento propostas, especificando obrigatoriamente as condições a que a aprovação dos apoios financeiros fica sujeita, designadamente o montante das despesas elegíveis e do total do apoio, os indicadores físicos e financeiros, o período de realização do projecto, os orçamentos global e anual e os objectivos gerais e específicos do projecto.

2 - O termo de aceitação é assinado por quem tenha competência para obrigar a entidade notificada, sendo aposto à assinatura o selo branco ou carimbo.

3 - A entidade notificada devolve o termo de aceitação, devidamente preenchido e assinado, ao Gabinete de Gestão do POAP, no prazo de 15 dias contado da data da assinatura do aviso de recepção da correspondente notificação.

4 - No momento da recepção do termo de aceitação pelo Gabinete de Gestão do POAP, e sem necessidade de qualquer outro formalismo, as partes ficam obrigadas ao cumprimento integral de todos os direitos e obrigações inerentes.

Artigo 12.º

Alterações ao projecto

1 - Quaisquer alterações ao projecto aprovado são comunicadas ao Gabinete de Gestão do POAP, sob pena de poderem constituir motivo de revogação da decisão.

2 - Carecem de autorização prévia e expressa do gestor do Programa as alterações ao projecto que digam respeito à programação financeira, ao seu objecto, às entidades participantes, às actividades e ao respectivo cronograma.

3 - As restantes alterações ao projecto aprovado consideram-se tacitamente deferidas se nada for notificado em contrário à entidade nos 30 dias subsequentes à comunicação.

4 - As alterações referidas nos números anteriores são expressamente mencionadas e justificadas nos relatórios intercalares e final referidos no artigo 20.º

Artigo 13.º

Revogação da decisão e desistência

1 - A decisão de aprovação pode ser revogada pelo ministro que tutela o Programa, sob proposta do gestor, em caso de incumprimento da legislação nacional e comunitária, nomeadamente:

a) Não cumprimento, imputável à entidade beneficiária, do prazo declarado para o início do projecto, das obrigações e dos objectivos estabelecidos;

b) Alteração não autorizada de elementos determinantes da decisão de aprovação;

c) Recusa de prestação de informações e ou de elementos que forem solicitados à entidade ou prestação de informações falsas ou de elementos inexactos sobre factos relevantes;

d) Concorrência de apoios com outro regime nacional ou comunitário relativamente às mesmas despesas;

e) Não regularização de deficiências detectadas em sede de controlo ou acompanhamento, no prazo que for concedido pelo gestor do Programa;

f) Incumprimento das regras da contratação pública.

2 - A revogação referida no número anterior fixa os respectivos efeitos sobre o financiamento atribuído, implicando a obrigação de restituição do financiamento recebido.

3 - Os efeitos da desistência, nomeadamente no referente à restituição das verbas adiantadas, são fixados pelo gestor do Programa.

CAPÍTULO III

Obrigações das entidades

Artigo 14.º

Conta bancária exclusiva

As entidades titulares de pedidos de financiamento devem abrir e manter uma conta bancária exclusiva, por projecto, através da qual sejam efectuados os movimentos relacionados com os recebimentos e os pagamentos.

Artigo 15.º

Processo contabilístico

As despesas efectuadas no âmbito do projecto financiado são contabilizadas de acordo com a legislação aplicável, devendo ser criadas contas específicas para o registo das despesas.

Artigo 16.º

Dossier de projecto

1 - As entidades ficam obrigadas a organizar um dossier de projecto donde constem, para além da documentação relativa aos mercados públicos, os seguintes documentos:

a) Formulário de candidatura e respectivos anexos;

b) Memória descritiva do investimento aprovado;

c) Planos de investimento e financiamento;

d) Comunicação da decisão de aprovação;

e) Contrato de comparticipação financeira;

f) Pedidos de alteração à decisão de aprovação;

g) Cronograma de realização física e financeira;

h) Pedidos de pagamento de reembolso e respectiva listagem dos documentos comprovativos de despesa;

i) Documentos de despesa com evidência da aposição do carimbo do FEDER;

j) Ordens de pagamento do FEDER;

k) Documentação relativa à publicidade dos apoios recebidos;

l) Documentos comprovativos da aplicação do regime jurídico da contratação pública, quando aplicável.

2 - O dossier de projecto a que se refere o número anterior deve ser conservado pela entidade durante o período de três anos subsequente ao pagamento do saldo do Programa Operacional pelos serviços da Comissão Europeia.

Artigo 17.º

Informação e publicidade

1 - As entidades ficam obrigadas a respeitar as disposições comunitárias e nacionais sobre informação e publicidade vigentes no âmbito do FEDER.

2 - Relativamente a todos os projectos co-financiados pelo FEDER e pelo Estado Português, devem as entidades mencionar em relatórios, cartazes, brochuras, desdobráveis e outras formas de divulgação do projecto, o apoio do POAP, o co-financiamento pela União Europeia através do FEDER e pelo Estado Português, apondo o logótipo do POAP e as insígnias da União Europeia e do Estado Português.

3 - As disposições sobre informação e publicidade são divulgadas na página Internet do POAP.

CAPÍTULO IV

Condições de pagamento

Artigo 18.º

Pagamentos às entidades

1 - Os pagamentos relativos ao financiamento aprovado são efectuados com base na apresentação, pela entidade, ao Gabinete de Gestão do POAP, de documentos comprovativos das despesas realizadas e pagas no âmbito da execução do projecto.

2 - Os pedidos de pagamento são apresentados com uma periodicidade máxima trimestral, sendo, no entanto, obrigatório o cumprimento do seguinte calendário para apresentação da despesa junto do Gabinete de Gestão do POAP:

a) Final do mês de Maio;

b) Final do mês de Setembro;

c) Dia 15 do mês de Fevereiro, no que se refere à despesa reportada a Dezembro do ano anterior.

3 - Os pagamentos são processados após verificação pelo Gabinete de Gestão do POAP dos documentos de despesa referidos no n.º 1.

4 - Podem ser efectuados pagamentos por adiantamento de verbas do FEDER mediante a apresentação de facturas, nos termos do disposto no despacho, da Ministra do Planeamento, n.º 14 381/2001, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 10 de Julho de 2001.

Artigo 19.º

Suspensão dos pagamentos

1 - Os pagamentos podem ser suspensos, até à regularização ou à tomada de decisão decorrente da análise da situação, com os seguintes fundamentos:

a) Inexistência ou deficiência grave do processo contabilístico ou do dossier de projecto a que se referem os artigos 15.º e 16.º, respectivamente;

b) Não envio dentro do prazo determinado de elementos solicitados pelo gestor do Programa, salvo se este aceitar a justificação que eventualmente venha a ser apresentada;

c) Inexistência de conta bancária exclusiva;

d) Falta de transparência ou de rigor de custos em sede de controlo ou auditoria;

e) Superveniência de irregularidade em matéria de impostos, de restituições dos financiamentos do FEDER e de contribuições para a segurança social, incorrendo a entidade titular do pedido na obrigação de restituir os montantes recebidos se for negado o acordo de regularização;

f) Não cumprimento das normas relativas a informação e publicidade.

2 - Para efeitos de regularização das deficiências detectadas ou de envio dos elementos solicitados, o gestor fixa um prazo, findo o qual, persistindo a situação, propõe ao ministro que tutela o Programa a revogação da decisão de financiamento.

CAPÍTULO V

Acompanhamento e controlo

Artigo 20.º

Acompanhamento da execução dos projectos

1 - A execução dos projectos está sujeita a um acompanhamento estreito por parte do Gabinete de Gestão do POAP, através de visitas de acompanhamento periódicas e da apresentação de relatórios de execução, intercalares e final, de acordo com modelo a fornecer pelo Gabinete de Gestão do POAP e disponibilizado em suporte electrónico na respectiva página da Internet.

2 - Os relatórios referidos no número anterior contêm informação detalhada sobre a actividade desenvolvida no âmbito do projecto, incluindo dados relativos aos respectivos indicadores de acompanhamento físicos e financeiros.

3 - As visitas de acompanhamento podem ser efectuadas pelo Gabinete de Gestão do POAP ou por qualquer entidade, pública ou privada, mandatada para o efeito pelo gestor do Programa.

4 - Para além das modalidades referidas no n.º 1, o gestor do Programa pode solicitar a qualquer momento as informações que considere convenientes para o acompanhamento do projecto.

Artigo 21.º

Controlo

Os projectos financiados estão sujeitos a acções de controlo, físico e financeiro, efectuadas pelo Gabinete de Gestão do POAP ou por qualquer entidade pública ou privada devidamente mandatada pelo gestor do Programa e, ainda, por outras entidades nacionais ou comunitárias competentes nessa matéria no âmbito do Quadro Comunitário de Apoio.

PARTE II

Parte especial

CAPÍTULO I

Projectos de qualificação dos serviços públicos

Artigo 22.º

Tipos de projectos

1 - Podem candidatar-se a financiamento os seguintes tipos de projectos:

a) Projectos de qualificação global, que consistem no desenvolvimento de um conjunto coerente de acções com vista à qualificação do serviço público prestado, abrangendo a globalidade de um ou mais organismos ou serviços públicos;

b) Projectos de qualificação transversal, que consistem no desenvolvimento de um conjunto coerente de acções que potenciem a interacção entre vários organismos ou serviços públicos com vista à qualificação ou redesenho de elementos críticos na óptica da melhoria do serviço público prestado e da credibilização externa da Administração Pública;

c) Projectos de qualificação parcial, que consistem no desenvolvimento de um conjunto coerente de acções com vista à qualificação do serviço público prestado em determinada área funcional de um ou mais organismos ou serviços públicos.

2 - Os projectos referidos no número anterior devem, preferencialmente, prever a realização de formação profissional dos activos envolvidos e estágios profissionais nas diferentes vertentes do projecto de qualificação.

Artigo 23.º

Áreas de intervenção

Podem candidatar-se a financiamento os projectos que prevejam intervenções, designadamente, nas seguintes áreas:

a) Reformulação de processos ou elementos críticos para os utentes na vertente de front office, isto é, na óptica da melhoria da qualidade dos serviços prestados e da credibilização externa da Administração;

b) Avaliação do nível de serviço prestado, medição e monitorização do grau de satisfação dos utentes dos organismos e serviços da Administração Pública.

Artigo 24.º

Prioridades

Na apreciação dos pedidos de financiamento gozam de prioridade:

a) Projectos com efeito de demonstração e visibilidade, em regime ou com uma componente de projecto piloto;

b) Projectos que apresentem evidente contributo para a facilitação da vida quotidiana dos cidadãos e das empresas;

c) Projectos que promovam a qualidade do serviço público, nomeadamente associados à monitorização dos níveis de satisfação dos utentes da Administração Pública, ou por iniciativa destes;

d) Projectos de qualificação dos serviços públicos em áreas críticas e ou dos interfaces da relação entre os utentes e a Administração Pública, designadamente aqueles que surjam por iniciativa dos trabalhadores da Administração Pública.

Artigo 25.º

Apreciação das candidaturas

Os pedidos de financiamento apresentados são objecto de uma apreciação baseada na aplicação de uma grelha de avaliação multicritérios, anexo A do presente regulamento, que permite ordenar as candidaturas pela sua valia do projecto, identificando, face às dotações disponíveis, aquelas que melhor garantem a prossecução das finalidades do eixo n.º 1 do POAP.

Artigo 26.º

Fases de desenvolvimento dos projectos

1 - Os projectos organizam-se nas seguintes fases: concepção, execução, avaliação e divulgação.

2 - A fase de concepção do projecto inclui obrigatoriamente um diagnóstico, o qual contém a fundamentação necessária à realização e estruturação do projecto, mencionando, designadamente:

a) A caracterização dos participantes envolvidos na sua realização, nomeadamente o número de pessoas e a respectiva função no organismo ou serviço e no projecto;

b) A identificação, descrição e caracterização da situação, problema concreto ou oportunidade a potenciar que catalisou o projecto, recorrendo a indicadores quantitativos e qualitativos disponíveis;

c) A identificação dos modelos e ou procedimentos envolvidos na situação, problema ou oportunidade identificados;

d) A proposta de soluções face ao diagnóstico;

e) A definição e fundamentação da solução escolhida, identificando os meios humanos e financeiros a afectar ao projecto e os resultados esperados.

3 - A fase de execução do projecto pressupõe a definição de um planeamento estratégico, com a descrição do conjunto de acções necessárias para atingir os objectivos e os resultados esperados, que será posteriormente operacionalizado.

4 - Ao longo da execução do projecto, a solução escolhida é testada junto de um grupo restrito, de forma a permitir a introdução de melhorias antes de, numa segunda fase, alargar a sua aplicação a outros grupos dentro do organismo ou serviço.

5 - A fase de avaliação global do projecto consiste na aferição do impacte da sua implementação no organismo ou serviço/utentes.

6 - A fase de divulgação do projecto pode abranger as seguintes vertentes:

a) Divulgação interna do projecto, no organismo ou serviço público envolvido, realizada através de sessões de comunicação com o objectivo de, numa primeira fase, explicitar a justificação do projecto, as suas metas e a forma de implementação e, numa segunda fase, identificar os resultados da avaliação, assegurando o envolvimento e a participação de todos os funcionários;

b) Divulgação externa do projecto, realizada através da criação de uma página na Internet e de sessões de comunicação externas com o objectivo de partilhar a experiência desenvolvida, potenciar os resultados do projecto e criar condições para a criação de redes de cooperação.

CAPÍTULO II

Estudos/divulgação de boas práticas orientadas para a qualidade

Artigo 27.º

Áreas de intervenção

Podem candidatar-se a financiamento os projectos que prevejam intervenções, designadamente, nas seguintes áreas:

a) Estudos e consultadoria, nomeadamente na área da reengenharia organizacional e na óptica da gestão orientada para a qualidade;

b) Divulgação de boas práticas de gestão pela qualidade na Administração Pública.

Artigo 28.º

Prioridades

Na apreciação dos pedidos de financiamento gozam de prioridade:

a) Projectos de estudos de avaliação e redefinição organizacional de estruturas e de recursos, bem como de prospecção e de casos, que permitam identificar, conhecer e adequar boas práticas de gestão orientadas para a qualidade;

b) Projectos com efeito de demonstração e visibilidade, em regime ou com uma componente de projecto piloto;

c) Projectos que apresentem evidente contributo positivo para a facilitação da vida quotidiana dos cidadãos e das empresas.

Artigo 29.º

Apreciação das candidaturas

As candidaturas apresentadas para financiamento são objecto de uma apreciação baseada na aplicação de uma grelha de avaliação multicritérios, anexo B do presente regulamento, que permite ordenar as candidaturas pela sua valia do projecto, identificando, face às dotações disponíveis, aquelas que melhor garantem a prossecução das finalidades do eixo n.º 1 do POAP.

PARTE III

Parte final

Artigo 30.º

Disposições subsidiárias

É subsidiariamente aplicável a legislação nacional e comunitária que regulamenta os apoios do FEDER.

ANEXO A

Grelha de avaliação multicritérios

Projectos de qualificação dos serviços públicos

(ver documento original)

ANEXO B

Grelha de avaliação multicritérios

Estudos/divulgação de boas práticas orientadas para a qualidade

(ver documento original)