Aviso n.º 3296/2003 (2.ª série) - AP, de 24 de abril

Aviso n.º 3296/2003 (2.ª série) - AP. - Para os devidos efeitos torna-se público que a Assembleia Municipal de Montemor-o-Velho, em sua sessão de 24 de Fevereiro de 2003 aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal, sob proposta aprovada pela Câmara Municipal em 6 de Janeiro de 2003.

25 de Março de 2003. - O Presidente da Câmara, Luís Manuel Barbosa Marques Leal.

Regulamento do Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho

Nota justificativa O arquivo é, sem dúvida, a materialização da memória colectiva. É com base na produção informacional probatória dos diferentes actos administrativos das instituições que o investigador constrói (ou reconstrói) essa memória a identidade das comunidades.

O arquivo municipal de Montemor-o-Velho, integrado no programa de apoio à rede nacional de arquivos municipais, sentiu a necessidade de elaborar um regulamento interno, que constituísse a sua base legal, de forma a disciplinar normativamente a sua actividade e garantir a preservação e valorização do seu acervo documental.

Deste modo, o presente Regulamento destina-se à implementação de princípios de funcionamento, através de metodologias e meios, de forma a fomentar uma política de gestão integrada da informação e uma normalização arquivística, preparando-se, assim, para uma adequada adesão à rede de arquivos municipais.

Em conformidade com os poderes regulamentares que lhes são atribuídos pelos artigos 112.º, n.º 8, e 241.º da Lei Constitucional, devem os municípios aprovar os respectivos regulamentos municipais, possibilitando que sejam ajustadas às suas especificidades algumas das regras gerais consignadas pela legislação superior.

Assim, nos termos da alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º e da alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, na redacção introduzida pela Lei n.º 5-A/2002, de 11 de Janeiro, e considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, e as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, a Assembleia Municipal em sessão ordinária de 24 de Fevereiro de 2003, sob proposta aprovada por deliberação de Câmara Municipal em 6 de Janeiro de 2003, aprova o seguinte Regulamento do Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto e âmbito territorial

O presente Regulamento destina-se a definir as regras a que deve obedecer a recolha, a selecção, a eliminação, o tratamento, a conservação e a consulta pública do património arquivístico do concelho de Montemor-o-Velho.

Artigo 2.º

Definições

Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente Regulamento são consideradas as seguintes definições:

a) Arquivo corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu;

b) Arquivo intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização correntes são, todavia, utilizados, ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo;

c) Arquivo definitivo ou histórico, em que os documentos, tendo, em geral, perdido a validade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, formativos ou de investigação.

CAPÍTULO II

Constituição e atribuições do arquivo municipal

Artigo 3.º

Constituição

O arquivo municipal de Montemor-o-Velho compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objectivos específicos do arquivo geral, arquivo intermédio e do arquivo histórico do município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais, instituições extintas e fundos documentais que venham a ser incorporados provenientes de quaisquer pessoas singulares ou colectivas.

Artigo 4.º

Atribuições

O Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho tem como atribuições reunir, conservar, dar tratamento arquivístico e difundir a documentação com valor histórico, quer de núcleos públicos, quer de núcleos privados, com interesse para o concelho, independentemente do tipo de suporte ou formato, nomeadamente:

a) Superintender no arquivo corrente do município e propor a adopção de planos adequados de arquivos;

b) Catalogar, indexar, arquivar ou dar outros tratamentos adequados a todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;

c) Facultar aos demais serviços internos espécies documentárias, mediante requisição prévia e anotação de entradas e saídas;

d) Escriturar os livros ou suportes informáticos próprios do arquivo municipal e assegurar a sua conservação e guarda;

e) Assegurar a ligação com os arquivos correntes de cada unidade orgânica, de modo a garantir uma correcta gestão do arquivo municipal;

f) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;

g) Assegurar o serviço público de consulta a documentos;

h) Velar pela conservação dos documentos arquivados.

CAPÍTULO III

Da recolha de documentação

Artigo 5.º

Prazos de transferência

1 - Os diferentes órgãos e serviços da Câmara devem promover, regularmente, o envio para o arquivo municipal da respectiva documentação considerada finda.

2 - Os prazos de transferência serão avaliados caso a caso.

Artigo 6.º

Condições de transferência

1 - Os órgãos e serviços camarários devem proceder ao envio da sua documentação para o arquivo municipal, findos os respectivos prazos de conservação administrativa, estabelecidos na Tabela de Selecção da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril.

2 - A documentação é enviada ao arquivo municipal nas seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, após consulta ao arquivo municipal;

d) No seu suporte original, devidamente acondicionada.

3 - O envio da documentação efectua-se de acordo com o calendário proposto pelo arquivo municipal.

4 - A documentação é acompanhada de uma guia de entrega de documentos, segundo o modelo adoptado (anexo I), feito em triplicado e visada pelo director de departamento, ou na sua inexistência, pelo seu legal substituto, que remete a documentação juntamente com a guia que conterá os seguintes elementos:

a) Identificação do serviço de proveniência dos documentos (serviço depositante);

b) Número de ordem das unidades documentais;

c) Número de volumes;

d) Designação das espécies;

e) Datas extremas da documentação enviada;

f) Classificação;

g) Data de eliminação;

h) Observações.

Artigo 7.º

Incorporações externas

1 - O Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho incorporará, igualmente, fundos documentais externos.

Assim:

a) Compete ao arquivo municipal integrar outros fundos provenientes de entidades públicas ou privadas, ou documentos isolados, que tenham interesse histórico para o concelho;

b) Poderá, por sua iniciativa, proceder à recolha de reproduções, originalmente existentes noutros arquivos nacionais ou estrangeiros, de cariz público ou privado.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, poderão ser estabelecidos protocolos com as instituições donde provém a documentação.

CAPÍTULO IV

Da selecção

Artigo 8.º

Selecção

1 - Nas transferências de documentação observar-se-ão as determinações legais em vigor, devendo a documentação municipal ser inicialmente reunida no arquivo intermédio da Câmara Municipal.

2 - O arquivo intermédio seleccionará os documentos a eliminar, bem como os que se destinam ao arquivo histórico, ocupando-se, ainda, da substituição de unidades de instalação em degradação, tais como maços e pastas.

3 - Os critérios de avaliação e de selecção, bem como os prazos de conservação e a forma de eliminação de documentos, são definidos por Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril.

Artigo 9.º

Comissão consultiva

1 - A fim de avaliar o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal, deverá ser constituída uma comissão consultiva composta pelos seguintes elementos:

a) Vereador do pelouro da cultura;

b) Director de departamento da administração geral;

c) O técnico superior responsável pelo arquivo;

d) Um técnico superior da área jurídica.

2 - Compete à Comissão Consultiva:

a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais de acordo com os prazos definidos na lei;

b) Definir o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado;

c) Pronunciar-se, se assim o entender, através do responsável pelo arquivo, sobre o interesse histórico dos documentos entregues à Câmara Municipal por doação, legado, depósito, dação, compra ou outra modalidade.

3 - A Comissão Consultiva será coordenada pelo técnico superior responsável do arquivo.

CAPÍTULO V

Da eliminação

Artigo 10.º

Competência para a eliminação

1 - Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida, depois de consultados os serviços municipais, de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.

2 - A eliminação de documentos que não estejam contemplados na Tabela de Selecção da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, deve ser submetida a apreciação e parecer do Instituto Nacional de Arquivos/Torre do Tombo.

Artigo 11.º

Processo de eliminação

A eliminação da documentação será feita de modo a que seja impossível a sua leitura ou reconstituição, devendo a decisão sobre o processo de eliminação atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e de custos.

Artigo 12.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação de documentação deve ser acompanhada por um auto de eliminação (anexo II), devendo este:

a) Ser assinado pelo responsável do serviço produtor e do arquivo municipal e pelo representante da autarquia local, constituindo a prova de abate patrimonial;

b) Ser feito em duplicado, ficando o original no arquivo e o duplicado remetido para o Instituto Nacional de Arquivos/Torre do Tombo.

2 - Ao acto de inutilização da documentação deve assistir o responsável do arquivo, representando os outros intervenientes que assinam o auto de eliminação.

CAPÍTULO VI

Do tratamento e instrumentos de descrição

Artigo 13.º

Tratamento e difusão

1 - O arquivo municipal deve intervir no sentido de uma gestão documental integrada dos diferentes serviços municipais, competindo-lhe, ainda, intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.

2 - O arquivo municipal procederá de forma a manter sempre a documentação proveniente dos diferentes serviços municipais em condições de consulta rápida e eficaz, pelo menos utilizando para o efeito os instrumentos de descrição elaborados na origem, ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.

3 - Para efeitos do disposto no número anterior, serão elaborados os seguintes elementos de descrição: guia, inventário, catálogo e índices.

CAPÍTULO VII

Da conservação

Artigo 14.º

Conservação

Ao Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho fica adstrita a responsabilidade de zelar pela conservação do espólio documental à sua guarda, designadamente:

a) Criação de boas condições de segurança e ambientais, nomeadamente, alarmes de incêndio e intrusão, temperatura e humidade controladas por sistema de ar condicionado e aplicação de plano de emergência, especialmente concebido para responder às especificidades das instalações e do serviço;

b) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;

d) Criação de condições adequadas de depósito e consulta pública.

CAPÍTULO VIII

Da comunicabilidade e acessibilidade

Artigo 15.º

Período de funcionamento

1 - O período de funcionamento do Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho é das 9 horas da manhã às 17 horas e 30 minutos, sem interrupção para almoço.

2 - O arquivo municipal encerrará obrigatoriamente aos sábados, domingos e feriados.

3 - Excepcionalmente, e mediante prévia autorização da Câmara Municipal, poderá o Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho funcionar fora do período ou nos dias estabelecidos nos números anteriores.

Artigo 16.º

Consulta pública

1 - A admissão à consulta é facultada a todos os nacionais e estrangeiros, maiores de 18 anos, podendo, em casos excepcionais e com autorização do responsável do arquivo, ser admitida a menores de 18 anos.

2 - A admissão será antecedida pelo preenchimento obrigatório de uma ficha de leitor, sem quaisquer omissões, e à exibição dos seguintes documentos:

a) Cartão de leitor de uso pessoal e intransmissível, devidamente autenticado e actualizado pelos serviços, cuja apresentação é obrigatória para consultas no Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho;

b) Ficha de consulta diária a preencher pelo leitor (anexo III), por cada caixa ou maço de documentos e até a um máximo de três impressos simultâneos a consulta geral. Esta ficha constará de um original para posse do leitor, uma cópia para circulação nos serviços do arquivo municipal e uma segunda cópia para efeitos de estatística.

3 - Todos os indivíduos indicados no n.º 1 têm também acesso à consulta de espécies microfilmadas, com recurso às obras complementares de apoio.

4 - Toda e qualquer consulta será efectuada em instalação própria do arquivo municipal, salvo as excepções previstas no presente Regulamento, quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores e a requisições da Assembleia e Câmara Municipais, da presidência e vereação, tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.

Artigo 17.º

Condições de utilização pelos serviços camarários

1 - Toda a documentação administrativa do município poderá ser consultada para efeitos de serviço, devendo, para tal, o funcionário apresentar o pedido, por escrito, e assinado pelo responsável do respectivo serviço.

2 - As requisições dos órgãos ou serviços ao arquivo municipal devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio (anexo IV), de modo a facilitar o respectivo controlo.

3 - Ao ser devolvida a documentação, deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.

4 - Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado, deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.

5 - As espécies existentes no arquivo municipal apenas podem sair das suas instalações mediante as seguintes condições:

a) Autorização escrita do técnico superior de arquivo, se as espécies a sair se destinem a utilização em espaço físico dos serviços municipais;

b) Autorização escrita do presidente da Câmara ou em quem ele delegar, se as espécies se destinarem a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais.

6 - Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b) do número anterior, ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos ao parecer do técnico superior de arquivo.

7 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquéritos e outros documentos que, pela sua natureza, possam suscitar eventuais reservas à sua comunicabilidade, serão facultados em conformidade com a lei e a pedido do dirigente do respectivo serviço ou de pessoa directamente interessada.

8 - As espécies identificadas como em mau estado de conservação constituem documentos de consulta condicionada. Só podem ser consultadas em casos especiais, devidamente autorizadas pelo responsável pelo arquivo.

Artigo 18.º

Obrigações dos utilizadores

1 - É expressamente proibido pelos utilizadores:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo municipal, o normal funcionamento dos serviços e dos funcionários;

b) Fazer sair das instalações a tal destinadas, qualquer documento sem expressa autorização dos responsáveis do arquivo municipal;

c) Entrar na sala de consulta e seus acessos transportando malas, capas ou conjuntos de documentos que não sejam avulsos, excepto fichas ou folhas de papel e computadores portáteis;

d) Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou por qualquer outro modo danificar os documentos históricos consultados;

e) Fumar ou fazer lume fora das áreas expressamente indicadas para fumadores;

f) Reproduzir qualquer documento fora do espaço específico do arquivo municipal.

2 - O utente que violar o disposto no artigo anterior poderá ser convidado a abandonar as instalações do Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho, sem prejuízo da suspensão ou perda do cartão do leitor, ou procedimento civil ou penal, nos casos previstos na legislação em vigor.

Artigo 19.º

Publicação de investigações

Todo o utente que realize trabalhos de vulto ou publique trabalhos em que figurem informações ou documentos provenientes do Arquivo Municipal, deverá fornecer duas cópias dos respectivos estudos, destinados, uma à biblioteca, outra ao Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho.

Artigo 20.º

Reprodução de documentos

1 - A reprodução de documentos só poderá ser realizada após autorização do serviço, com base na análise de cada caso, do estado de conservação dos materiais e componentes da escrita.

2 - A reprodução está sujeita às taxas fixadas no Regulamento Municipal de Taxas em vigor, salvo a solicitada pelos serviços municipais, que deverá ser autorizada pelo técnico superior de arquivo.

3 - A reprodução deverá ser requerida por escrito, justificando a sua necessidade e finalidade, devendo ser feita em impresso próprio fornecido pelo arquivo.

Artigo 21.º

Empréstimo para exposições

O empréstimo de documentação para exposições deve obedecer aos procedimentos especificados nas normas de empréstimo para exposições (anexo V).

CAPÍTULO VIII

Incorporação de outros fundos

Artigo 22.º

Aquisição e guarda

1 - A Câmara Municipal de Montemor-o-Velho, através do seu Arquivo, pode intervir fora do seu espaço institucional, incorporando, por compra ou doação, fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o município.

2 - De igual modo procederá à sua guarda, por solicitação de proprietários ou possuidores.

CAPÍTULO IX

Deveres e atribuições do pessoal

Artigo 23.º

Responsável do arquivo

1 - O arquivo municipal será coordenado por um licenciado com o curso de especialização em ciências documentais - arquivo, ao qual compete, no âmbito das suas funções:

a) Propor um plano de actividades, a enquadrar no plano de actividades da Câmara Municipal;

b) Elaborar o relatório anual de actividades;

c) Dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos funcionários;

d) Propor verbas orçamentais e fazer a sua correcta gestão;

e) Assegurar o correcto funcionamento do arquivo municipal;

f) Promover a aquisição de novas entradas de documentação com interesse histórico para o município;

g) Orientar o tratamento arquivístico de conservação e difusão das espécies;

h) Providenciar a segurança dos acervos documentais existentes no arquivo municipal;

i) Emitir pareceres e autorizações técnicas, no âmbito do presente Regulamento;

j) Coordenar a Comissão Consultiva;

k) Propor e promover a divulgação e publicação de documentos inéditos ou trabalhos de investigação, designadamente no que refere ao passado histórico do município;

l) Realizar exposições no âmbito do acervo documental existente no arquivo municipal;

m) Propor acções de formação para os funcionários e agentes;

n) Desenvolver a permuta cultural com outras instituições similares;

o) Promover realizações culturais de manifesto interesse histórico-cultural;

p) Zelar pela dignificação da instituição e da investigação histórica;

q) Cumprir e fazer cumprir, em todos os seus aspectos, o presente Regulamento.

Artigo 24.º

Funcionários e agentes

Aos funcionários e agentes do arquivo municipal, de acordo com a sua classificação técnico-profissional, compete:

a) Receber, conferir, registar e ordenar toda a documentação enviada pelos diferentes serviços municipais;

b) Receber, registar, ordenar, arrumar e conservar distintos acervos documentais que sejam entregues à custódia do arquivo municipal;

c) Zelar pela arrumação e conservação da documentação;

d) Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa necessários à eficiência do serviço;

e) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;

f) Superintender o serviço de consulta;

g) Fornecer toda a documentação requisitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

h) Fornecer à consulta toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada para tal fim, quer interna quer externamente;

i) Fornecer a reprodução de documentos, mediante as necessárias autorizações;

j) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço.

Artigo 25.º

Relatório

Será elaborado anualmente pelo arquivo municipal um relatório sobre as actividades do serviço, que incluirá, obrigatoriamente, os seguintes elementos, além de outros:

a) Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de organização adoptado;

b) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das incorporações;

c) Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.

CAPÍTULO X

Disposições finais

Artigo 26.º

Casos omissos

As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos nos termos da legislação sobre a matéria ou pelos órgãos municipais, nos termos da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações posteriores.

Artigo 27.º

Revisão

O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do arquivo municipal.

Artigo 28.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

ANEXOS

Anexo I - Guia de entrega de documentos.

Anexo II - Auto de eliminação.

Anexo III - Ficha de consulta diária.

Anexo IV - Requisição para os serviços internos.

Anexo V - Normas de empréstimo para exposições.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)

ANEXO V

Normas de empréstimo para exposições

Procedimentos

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É frequente solicitar ao arquivo documentos para exposições, o que pode causar percas ou deteriorações irreparáveis. Deverão, por isso, tomar-se todas as medidas necessárias para evitar esses riscos.

Com tal objectivo se procedeu à elaboração das seguintes normas ou procedimentos adoptados no Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho.

1 - Pedido de empréstimo - a entidade organizadora da exposição deverá solicitar com suficiente antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo de documentos que deseje expor, dirigindo-se para tal ao Arquivo Municipal de Montemor-o-Velho.

2 - Concessão de autorização - os documentos só podem sair do arquivo municipal mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara ou em quem ele delegar. O arquivo municipal, por seu lado, só entregará os documentos, se tiver em seu poder a notificação do referido despacho.

3 - Informação ao arquivo municipal - o presidente da Câmara fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos do arquivo municipal. Se não for aconselhável a saída dos originais será sempre de encarar o envio de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.

4 - Seguro - em princípio, todos os documentos que saírem do arquivo municipal deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora do arquivo. O presidente da Câmara fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo. Esta avaliação será incluída no despacho de autorização.

5 - Auto de entrega - os documentos serão retirados do arquivo municipal por pessoal devidamente credenciado, mediante assinatura de um auto de entrega. Se necessário, indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos emprestados.

6 - Duração das exposições - não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a seis meses, não contando, para o efeito, o período de montagem e o prazo de devolução.

7 - Embalagem e transporte - os encargos com a embalagem e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição. É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma equipa especializada. Pode admitir-se que o organizador da exposição realiza a embalagem com o pessoal do arquivo municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente. Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.

8 - Reprodução e segurança - todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado, deverá ser reproduzido em microfilme ou fotografia pelo arquivo municipal antes da sua entrega. Os encargos com a reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição. O negativo original ficará em poder do arquivo municipal.

9 - Restauro - se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição, devendo esta, neste caso, ser notificada antecipadamente.

10 - Autorização de empréstimo para o estrangeiro - a entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários.

11 - Medidas de conservação - a entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade - humidade relativa entre 50 e 60%, temperatura - entre 16 e 20ºC, luz - iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das peças em vitrines fechadas, com possibilidade de renovação de ar não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danificá-las.

12 - Reprodução dos documentos - não é permitida a reprodução de documentos emprestados sem autorização do arquivo municipal.

13 - Catálogo da exposição - o catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal.

14 - Devolução - concluída a exposição, os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal, findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo. Ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepção, o arquivo municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou perca. Se se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta dela ao presidente da Câmara, para o caso de se exigirem responsabilidades.

15 - Assinatura das condições de empréstimo - o arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual confirma o conhecimento das normas de empréstimo e declarar o compromisso de as cumprir. Este documento, depois de assinado, deverá estar em poder do arquivo municipal, antes da entrega dos documentos.