Aviso n.º 1219/2002 (2.ª série) - AP, de 19 de fevereiro

Aviso n.º 1219/2002 (2.ª série) - AP. - José Pereira da Cunha, presidente da Câmara Municipal do Entroncamento: Torna público que para efeitos de apreciação pública por um período de 30 dias, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, se transcreve seguidamente o projecto de Regulamento de Controlo Interno, aprovado pela Câmara Municipal em reunião de 3 de Dezembro de 2001.

19 de Dezembro de 2001. - O Presidente da Câmara, José Pereira da Cunha.

(ver documento original)

Regulamento de Controlo Interno Preâmbulo O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das localidades locais.

O POCAL deverá portanto permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

E é nesta acepção que o POCAL define no seu n.º 2.9.1 a implementação de um sistema de controlo interno que deve englobar:

Um plano de organização;

Políticas, métodos e procedimentos de controlo que contribuem para assegurar o desenvolvimento das actividades da organização de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, e exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna da informação financeira fiável.

No seu ponto 2.9.2, o POCAL determina uma série de objectivos que os métodos e procedimentos de controlo interno devem prosseguir.

Devem ser eles os seguintes:

1) Salvaguardar a legalidade e a regularidade na elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais; na elaboração das demonstrações financeira e no sistema contabilístico;

2) Dar cumprimento às deliberações do órgão executivo e às decisões dos respectivos titulares;

3) Permitir a salvaguarda do património;

4) Aprovar e controlar os diversos documentos;

5) Permitir a exactidão e a imparcialidade dos registos contabilísticos de forma a garantir que a informação produzida seja a mais fiel possível à realidade;

6) Garantir a eficiência das operações;

7) Adequar a utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais aos encargos assumidos;

8) Controlar as aplicações informáticas;

9) Permitir a transparência e a concorrência nos mercados públicos;

10) Registar oportunamente todas as operações pela quantia exacta nos respectivos documentos e livros, no período contabilístico a que respeitam, tendo em conta as decisões de gestão dentro dos limites legais previamente definidos.

A elaboração de um documento de controlo interno, carece pois de um estudo e desenvolvimento profundos, de forma a abarcar todos os aspectos atrás referidos.

O documento que a seguir se apresenta deverá portanto conter um conjunto de regras essenciais inter-relacionando os diversos actos administrativos dos vários serviços no que diz respeito às seguintes áreas:

Disponibilidades;

Terceiros;

Existências;

Imobilizado;

Pessoal;

Informática.

Assim, em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do POCAL, a Câmara Municipal do Entroncamento deliberou aprovar o Regulamento de Controlo Interno, em 3 de Dezembro, que passará a vigorar a partir de 1 de Janeiro de 2002, consubstanciando as normas a seguir transcritas.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

As normas constantes no presente Regulamento visam estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação e competências do órgão executivo

O Regulamento de Controlo Interno - RCI - é aplicável a todos os serviços da Câmara Municipal do Entroncamento.

Compete ao órgão executivo aprovar e manter em funcionamento as normas definidas no presente diploma e de todas as normas legais em vigor, aplicáveis à autarquia; assegurar o seu acompanhamento e a avaliação permanente, conforme o disposto no ponto 2.9.3 do POCAL.

Compete ainda ao órgão executivo remeter à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, cópia das normas de controlo interno e suas alterações, no prazo de 30 dias após a sua aprovação, de acordo com o ponto 2.9.9 do POCAL.

Artigo 3.º

Administração e implementação

Compete à Câmara Municipal, como órgão executivo colegial do município, exercer a administração municipal da autarquia nos termos da lei e às chefias de divisão, bem como outros chefes e responsáveis, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

Competências de auditoria interna

Não existindo um órgão específico de auditoria interna, compete no entanto ao chefe da Divisão de Gestão de Recursos Humanos, nos termos do artigo 41.º do presente Regulamento, a coordenação da implementação do Sistema de Controlo Interno, e a cada chefe funcional (chefes de divisão, de repartição, de secção e encarregados) o cumprimento do normativo nas suas respectivas áreas de actuação.

Artigo 5.º

Evolução do sistema de controlo interno

O presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno terá a flexibilidade necessária, para se reajustar de futuro às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às autarquias locais, quer através de leis emanadas da Assembleia da República, quer por meio de outros diplomas aprovados pela Administração Central.

Artigo 6.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação do Regulamento do Sistema de Controlo Interno deverá ter sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento de Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos das autarquia locais;

b) A verificação do cumprimento da Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais);

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro;

e) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e de Contratação Pública relativa à Locação e Aquisição de Bens Móveis e Serviços;

f) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei n.º 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento do Regulamento do Património Municipal, referente ao Inventário dos Bens Móveis e Imóveis do Município;

h) A verificação do cumprimento do Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças Municipais;

i) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal, constantes dos documentos de reestruturação dos serviços municipais;

j) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

k) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

CAPÍTULO II

Organização, funcionamento e atribuições dos serviços

Artigo 7.º

Serviços municipais

As competências da administração municipal são as definidas para a Câmara Municipal e presidente da Câmara nos termos da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, contando com o apoio instrumental da organização das divisões e serviços municipais.

2 - Para a prossecução das atribuições a que se refere o artigo 13.º do Decreto-Lei n.º 159/99, de 14 de Setembro, o município do Entroncamento dispõe dos seguintes serviços:

a) Serviços de apoio geral:

Divisão Administrativa;

Divisão de Gestão de Recursos Financeiros.

b) Serviços de apoio técnico:

Gabinete de Apoio ao Presidente;

Assessoria Jurídica;

Relações Públicas.

c) Serviços operativos:

Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares;

Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos;

Serviços Técnico-Jurídicos;

Acção Sócio-Cultural e Desportiva.

Artigo 8.º

Funções/atribuições comuns a todos os serviços

Constituem funções/atribuições comuns aos diversos serviços municipais:

a) Elaborar e submeter à aprovação superior as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas no âmbito de cada serviço;

b) Colaborar na elaboração do plano e relatório de actividades;

c) Coordenar a actividade das unidades dependentes de cada um dos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

d) Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Assembleia Municipal e da Câmara Municipal;

e) Remeter ao arquivo geral, no fim de cada ano, os documentos e processos que hajam sido objecto de decisão final;

f) Zelar pelo cumprimento do dever de assiduidade e participar as ausências à Secção de Pessoal, em conformidade com o Regulamento de Licenças e Faltas;

g) Preparar a minuta dos assuntos que careçam de deliberação da Câmara;

h) Assegurar a execução das deliberações da Câmara e despachos do presidente nas áreas dos respectivos serviços;

i) Assegurar a informação necessária entre os serviços, com vista ao seu funcionamento.

Artigo 9.º

Funções/atribuições da Divisão Administrativa

1 - A Divisão Administrativa é assegurada por um chefe de divisão municipal, a qual compete organizar, dirigir e coordenar grupos de actividades definidos pela Câmara Municipal e, bem assim, chefiar o pessoal que, de uma forma integrada, executa as tarefas correspondentes à área de actuação da Divisão. Ainda no âmbito do pessoal ao serviço do município, competem-lhe, também, as tarefas administrativas que à frente se descrevem como atribuições da Secção de Pessoal. Compete, ainda, ao chefe da Divisão Administrativa:

a) Elaborar estudos conducentes à melhoria do seu funcionamento no que respeita a estruturas, métodos de trabalho e equipamento;

b) Elaborar e actualizar manuais de organização interna do respectivo serviço,

c) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

d) Propor medidas adequadas ao tratamento informático da actividade do respectivo serviço;

e) Organizar e dar sequência aos processos administrativos do interesse dos munícipes quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade;

f) Assegurar as funções de notário do município em todos os actos e contratos em que a Câmara for outorgante;

g) Dar apoio aos órgãos do município e presidente da Câmara;

h) Certificar, nos termos legais, os factos e actos que constem dos arquivos municipais e que não sejam de carácter confidencial ou reservado e, bem assim, as matérias das actas da Assembleia Municipal e da Câmara Municipal;

i) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação da Câmara ou despacho do presidente.

2 - A Divisão Administrativa compreende as seguintes áreas:

Secção Central;

Secção de Pessoal;

Sector de Acção Social, Ensino e Saúde Pública;

Fiscalização Administrativa.

3 - A Secção Central, por sua vez, é composta por:

Sector de Expediente, Actas, Arquivo e Reprografia;

Sector de Mercados e Feiras;

Sector de Sanidade;

Sector de Notariado e Espectáculos;

Sector de Metrologia;

Sector de Higiene e Limpeza.

4 - Compete ao Sector de Expediente, Actas, Arquivo e Reprografia são as seguintes:

a) Proceder à recepção, classificação, registo e distribuição, dentro dos prazos legais da correspondência e outros elementos dirigidos à Câmara, pelas secções por onde a mesma deva correr, e com as quais manterá a necessária interligação;

b) Elaborar o expediente;

c) Dactilografar os documentos que não sejam distribuídos ou da competência de outras secções;

d) Preparar para assinatura do presidente da Câmara a correspondência e documentos que devam por ele ser assinados;

e) Proceder a expedição da correspondência mantendo devidamente actualizado o copiador da correspondência expedida;

f) Superintender e assegurar o serviço de telefones e demais meios de comunicação e portaria;

g) Passar atestados e certidões, quando autorizados;

h) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directivas de carácter genérico;

i) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;

j) Executar os serviços administrativos de carácter geral não específicos de outras secções que não disponham de apoio administrativo próprio;

k) Registar autos de transgressão, reclamações e recursos e dar-lhes o devido encaminhamento dentro dos prazos respectivos, bem como elaborar processos de contra-ordenações e respectivas coimas;

l) Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;

m) Colaborar na elaboração do recenseamento eleitoral;

n) Escriturar e manter em ordem os livros próprios da secção;

o) Proceder à abertura de concursos para fornecimentos, bens e serviços, organização de processos administrativos, de inquéritos e outros para quaisquer fins não consignados a outras secções ou serviços;

p) Elaborar as estatísticas que não se refiram exclusivamente a serviços a cargo de outras secções;

q) Redigir as actas das reuniões de todos os órgãos da administração municipal e manter actualizados os respectivos ficheiros;

r) Superintender no arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados de arquivo;

s) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;

t) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;

u) Superintender e assegurar o serviço de reprografia;

v) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação da Câmara ou despacho do presidente.

5 - Ao Sector de Mercados e Feiras compete:

a) Organizar as feiras e mercados sob jurisdição municipal;

b) Colaborar na organização de feiras e exposições de entidades oficiais e particulares, sob patrocínio ou com o apoio do município;

c) Proceder à fiscalização do cumprimento das obrigações de pagamento de taxas e licenças pelos vendedores;

d) Efectuar o aluguer de áreas livres nos mercados e feiras;

e) Estudar e propor as medidas de alteração ou racionalização dos espaços dentro dos mercados e feiras;

f) Propor medidas de descongestionamento ou de criação de novos espaços destinados a mercados e feiras;

g) Propor e colaborar no estudo de medidas tendentes à criação de novas feiras e mercados, bem como à duração, mudança ou extinção dos existentes;

h) Colaborar com os serviços de fiscalização, coordenação económica e salubridade pública na área das respectivas atribuições;

i) Zelar e promover a limpeza e conservação das dependências de feiras e mercados.

6 - Compete ao Sector de Sanidade:

a) Proceder à inspecção sanitária das reses, criação miúda, caça e, bem assim, das respectivas carnes e subprodutos destinados ao consumo público;

b) Proceder à inspecção sanitária do pescado fresco ou por qualquer forma preparado ou conservado;

c) Proceder à vacinação e revacinação de animais domésticos;

d) Participar aos serviços de pecuária da respectiva área de todos os casos de doença infecto-contagiosa ou parasitária de que tenham conhecimento;

e) Fornecer os elementos necessários à elaboração do plano de actividades e do relatório anual de actividades;

f) Colaborar com os serviços de saúde concelhios nas medidas que devam ser adoptadas em comum para a defesa da saúde pública;

g) Exercer as demais funções previstas nas normas legais, nomeadamente no artigo 153.º do Código Administrativo.

7 - Compete ao Sector de Notariado e Espectáculos:

a) Elaborar os contratos de empreitadas e fornecimentos, fazer as contas respeitantes a cada contrato e efectuar o processo de autenticação de fotocópias quando, em observância dos preceitos legais, forem solicitados;

b) Oficiar à outra parte contraente no sentido de comunicar a deliberação de Câmara respectiva e solicitar a documentação necessária à celebração do contrato;

c) Tratar de toda a documentação respeitante a processos de expropriação;

d) Proceder aos devidos registos na conservatória e na matriz dos elementos sujeitos a esse registo;

e) Elaborar a estatística própria do serviço;

f) Executar todos os serviços relacionados com o notariado privativo;

g) Tratar da documentação inerente à legalização de recintos para espectáculos, a solicitação dos interessados;

h) Elaborar os mapas mensais de espectáculos e enviá-los à Direcção-Geral dos Espectáculos;

i) Elaborar os autos de vistorias de espectáculos.

8 - Ao Sector de Metrologia compete:

a) Promover o controlo metrológico, conforme as disposições legais aplicáveis;

b) Promover a arrecadação das receitas inerentes à actividade de aferição.

9 - Ao Sector de Higiene e Limpeza compete:

a) Assegurar a limpeza e conservação das instalações;

b) Colaborar eventualmente em trabalhos auxiliares de montagem, desmontagem e conservação de equipamentos;

c) Auxiliar a execução de cargas e descargas;

d) Realizar tarefas de arrumação e distribuição;

e) Executar outras tarefas simples, não especificadas, de carácter manual e exigindo principalmente esforço físico e conhecimentos práticos.

10 - À Secção de Pessoal compete:

a) Assegurar o expediente relativo aos concursos de habilitação e provimento para o preenchimento de lugares do quadro de pessoal da autarquia;

b) Executar as acções administrativas relativas ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal;

c) Lavrar contratos de pessoal;

d) Promover a abertura e anotações dos livros de ponto;

e) Instruir todos os processos relativos a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente os relativos a abonos de família, ADSE, Montepio e Caixa Geral de Aposentações;

f) Organizar as listas de antiguidade;

g) Promover a classificação de serviço dos funcionários;

h) Organizar e manter actualizado o cadastro e registo biográfico do pessoal;

i) Manter actualizado o quadro de pessoal;

j) Assegurar o expediente relativo a faltas e licenças para férias, licenças por doença e outros tipos de licença;

k) Instruir processos de inquérito, disciplinar e outros sob a orientação dos Serviços Técnico-Jurídicos;

l) Emitir cartões de identificação do pessoal e manter actualizado o seu registo;

m) Dar andamento às participações dos sinistrados, quando o acidente ocorra em serviço;

n) Participar na gestão dos serviços sociais dos funcionários da Câmara;

o) Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre serviços próprios da Secção;

p) Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal.

11 - Ao Sector da Habitação Social compete:

a) Organizar os processos de pedidos de habitação construídos pela Câmara;

b) Assegurar o expediente a processos de vistoria para recuperação de habitações degradadas;

c) Organizar e manter actualizado o ficheiro de habitações municipais;

d) Proceder aos débitos das rendas de habitações municipais;

e) Elaborar estudos que detectem as carências de habitação, identifiquem as áreas de parques habitacionais degradados e fornecer dados sociais e económicos que determinem as prioridades de actuação.

12 - Ao Sector de Apoio Social e Acção Social Escolar compete:

a) Executar as acções previstas no plano de actividades;

b) Efectuar estudos que detectem as carências sociais da comunidade e de grupos específicos;

c) Propor as medidas adequadas a incluir nos planos de actividades anuais e plurianuais;

d) Efectuar inquéritos sócio-económicos e outros solicitados ao município;

e) Colaborar com as instituições vocacionais para intervir na área da acção social;

f) Colaborar na detecção das carências da população em serviços de saúde, bem como em acções de prevenção e profilaxia;

g) Colaborar na detecção das carências educativas na área do ensino pré-escolar e básico, e propor as medidas adequadas e executar as acções programadas;

h) Colaborar no estudo da detecção de carências da população e nas acções de formação de base e complementar de base de adultos;

i) Estudar e identificar as causas de marginalidade e delinquência específicas ou de maior relevo na área do município, propondo as medidas adequadas à sua eliminação;

j) Apoiar socialmente as instituições assistenciais, educativas, prisionais e outras existentes na área do município;

k) Propor e desenvolver serviços sociais de apoio a grupos de indivíduos específicos, às famílias e à comunidade, no sentido de desenvolver o bem-estar social;

l) Recolher as sugestões e críticas das populações relativas ao funcionamento dos serviços de saúde;

m) Promover a execução de medidas tendentes à prestação de cuidados de saúde às populações mais carenciadas;

n) Propor medidas com vista à intervenção do município nos órgãos de gestão do centro de saúde;

o) Colaborar com os serviços de saúde no diagnóstico da situação sanitária da comunidade, bem como nas respectivas campanhas de profilaxia e prevenção;

p) Estudar as incidências dos acidentes de viação e outros na saúde da comunidade e propor as medidas de correcção adequadas.

13 - Ao Sector da Educação e Ensino compete:

a) Programar acções de desenvolvimento a integrar no plano de actividades do município compreendidas no âmbito da educação e do ensino;

b) Executar as acções programadas nos planos do município;

c) Dar apoio à gestão dos centros de educação dependentes da Câmara;

d) Executar as acções no âmbito da competência administrativa do município no que se refere às escolas dos níveis do ensino básico;

e) Apoiar actividades complementares de acção educativa pré-escolar e de ensino básico, designadamente nos domínios da acção escolar e da ocupação dos tempos livres;

f) Estudar as carências em equipamentos escolares e propor a aquisição e substituição de equipamentos degradados;

g) Promover e apoiar acções de educação de base e complementar de base de adultos;

h) Estudar os tipos de auxílio a prestar a estabelecimentos particulares de educação e ensino e a obras de formação educativa existentes na área do município;

i) Colaborar com as instituições vocacionadas para intervir no âmbito da educação e do ensino.

14 - São atribuições do Sector de Fiscalização Municipal:

a) Obter todas as informações de interesse para os serviços através da observação directa do local;

b) Fazer cumprir os regulamentos, posturas, editais e demais normas;

c) Recolher os elementos necessários aos serviços para a determinação de taxas e impostos;

d) Proceder à notificação dos contribuintes faltosos;

e) Recolher os elementos relativos aos bens imóveis, património do município, de acordo com as indicações dos superiores hierárquicos, sendo observada uma estreita ligação com o Sector de Património da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros;

f) Prestar informações relativas à administração patrimonial, e designadamente no registo de ocupações;

g) Obter todas as informações de interesse para o Serviço de Toponímica, mediante observação directa no local;

h) Averiguar da existência de estabelecimentos sujeitos a alvarás sanitários e informar os respectivos proprietários sobre as formalidades necessárias para a sua obtenção;

i) Cumprir as deliberações da Câmara Municipal em matéria de arruamentos;

j) Informar os processos que lhe são distribuídos;

k) Dar apoio em processos contra-ordenações e respectivas coimas.

Artigo 10.º

Funções/atribuições da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros

1 - A Divisão de Gestão de Recursos Financeiros é assegurada por um chefe de divisão municipal, ao qual compete organizar, dirigir e coordenar grupos de actividades definidos pela Câmara Municipal e, bem assim, chefiar o pessoal que, de uma forma integrada, executa as tarefas correspondentes à forma integrada, executa as tarefas correspondentes à área de actuação da Divisão.

Compete, ainda, ao chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros:

a) Executar todas as tarefas nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis e critérios de boa gestão;

b) Garantir a gestão do património municipal;

c) Elaborar estudos conducentes à melhoria do seu funcionamento no que respeita a estruturas, métodos de trabalho e equipamento;

d) Elaborar e actualizar manuais de organização interna do respectivo serviço;

e) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

f) Propor medidas adequadas ao tratamento informático da actividade do respectivo serviço;

g) Dar apoio aos órgãos do município e presidente da Câmara;

h) Certificar, nos termos legais, os factos e actos que constem dos arquivos municipais e que não sejam de carácter confidencial ou reservado e, bem assim, as matérias das actas da Assembleia Municipal e da Câmara Municipal;

i) Exercer as funções de juiz das execuções fiscais, nomeando os escrivães necessários à arrecadação atempada das receitas municipais ou de outras entidades;

j) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação da Câmara ou despacho do presidente.

2 - A Divisão de Gestão de Recursos Financeiros é composta por:

Núcleo de Investimento Municipal;

Repartição Financeira, do Património e Armazéns;

Sector de Águas e Saneamento.

3 - A Repartição Financeira, do Património e Armazéns compreende:

A Secção de Contabilidade e Armazéns;

O Sector de Património;

A Secção de Impostos, Licenças e Taxas;

O Sector de Execuções Fiscais;

A Tesouraria.

4 - A Secção de Contabilidade e Armazéns é composta pelo Sector de Contabilidade e pelo Sector de Aprovisionamento:

4.1 - Ao Sector de Contabilidade compete:

a) Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento e respectivas revisões e alterações;

b) Coordenar e controlar toda a actividade financeira, designadamente através do cabimento de verbas;

c) Organizar os processos inerentes à execução do orçamento;

d) Determinar os custos de cada serviço e estabelecer e manter uma estatística financeira necessária a um efectivo controlo de gestão;

e) Promover a arrecadação de receitas;

f) Elaborar a conta anual de gerência e fornecer os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório de contas;

g) Escriturar os livros de contabilidade;

h) Manter devidamente organizado o arquivo e toda a documentação das gerências findas;

i) Remeter aos departamentos centrais ou regionais os elementos determinados por lei;

j) Manter em ordem a conta corrente com empreiteiros e mapas de actualização de empréstimos;

k) Receber, conferir e registar as facturas e notas de despesa e lançamento nas fichas de Contas Correntes de fornecedores;

l) Conferir o balancete de tesouraria verificando se os pagamentos efectuados diariamente conferem com as ordens de pagamento registadas no respectivo livro;

m) Conferência mensal das receitas provenientes de operações de tesouraria e processamento das despesas correspondentes e, bem assim, outras despesas obrigatórias, nos prazos estabelecidos por lei;

n) Elaborar balanços mensais e anuais dos documentos e mais valores na tesouraria;

o) Processar as ordens de pagamento respeitantes a encargos contraídos, de harmonia com o deliberado pela Câmara e dentro dos prazos estabelecidos;

p) Executar outros serviços, mapas, estatísticas, análises ou informações sobre os serviços próprios da secção, ou que, de alguma forma, se prendam com as receitas e despesas do município;

q) Requisitar e registar os artigos e materiais necessários aos serviços e actividades municipais;

r) Elaborar balanços mensais.

4.2 - Ao Sector de Aprovisionamento cabe:

a) Promover todas as tarefas necessárias à implementação de um sistema de gestão de stocks adequado às necessidades do município;

b) Propor acções no sentido da utilização de meios informáticos no controlo e gestão de stocks;

c) Promover, a solicitação do Sector de Armazéns-Stocks, às aquisições necessárias, instruindo, para o efeito, os respectivos processos, incluindo a abertura de concursos;

d) Proceder à gestão da área de economato, centralizando as aquisições de artigos de concurso corrente destinados ao serviço administrativo normal da Câmara, como por exemplo: papel, impressos, lápis, esferográficas, material de limpeza;

e) Fornecer mensalmente, ao chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros, mapas discriminativos do movimento de aquisições (entradas) e do movimento de saídas de armazém e respectivos destinos.

6 - São atribuições do Sector de Património o seguinte:

a) Executar as tarefas correspondentes aos registos na conservatória do registo predial e na repartição de finanças dos bens próprios imobiliários e obtenção de certidões;

b) Organizar e manter actualizado o ficheiro, contendo todos os elementos identificativos dos bens patrimoniais, incluindo baldios, prédios e outros imóveis;

c) Escriturar os livros de registo do património, procedendo ao registo de todos os bens, designadamente obras de arte, mobiliário e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outros organismos do Estado;

d) Proceder à identificação dos bens móveis através de etiquetas;

e) Propor acções no sentido da utilização de meios informáticos no registo e gestão do património;

f) Solicitar, quando necessário, a colaboração da fiscalização administrativa, ao abrigo da alínea e) do artigo 9.º deste Regulamento;

g) Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens imóveis e móveis.

7 - A Secção de Impostos, Licenças e Taxas tem competência no âmbito de:

a) Promover e zelar pela arrecadação das receitas do município;

b) Liquidar impostos, taxas, licenças e demais rendimentos do município;

c) Emitir licenças de publicidade, ocupação da via pública, instalação de bombas de carburante e, de um modo geral, todas as licenças que envolvem uso especial do domínio público;

d) Emitir licenças para caçar, cartas de caçador e outros rendimentos da mesma natureza, preenchendo os mapas de licenças de caça de transgressão à lei de caça e remetê-los às respectivas entidades;

e) Emitir licenças para vendedores ambulantes e quaisquer outras cuja passagem não esteja cometida a qualquer outro serviço municipal;

f) Organizar os processos de licenciamento sanitário e respectivos alvarás;

g) Registar os veículos e velocípedes particulares e emitir as cartas de condutor;

h) Efectuar o registo de canídeos e executar o expediente relativo a este serviço;

i) Processar as guias e conhecimentos das receitas e respectivos débitos;

j) Efectuar a liquidação de receitas municipais, incluindo multas e taxas diversas, cuja liquidação não esteja cometida a qualquer outro serviço;

k) Verificar as contas do aferidor respeitantes às taxas do serviço de controlo metrológico, conferindo os talões de cobrança, passando as respectivas guias de receita e orientando o trabalho do aferidor;

l) Passar guias de receita referentes às taxas dos mercados, conferir os mapas e passar, semanalmente, as guias de receita das senhas de cantinas, mercados e feiras, parques, piscinas, parques de estacionamento, campos de jogos;

m) Conferir as notas respeitantes à inspecção sanitária de carnes e proceder à respectiva liquidação;

n) Colaborar na orientação e gestão de cemitérios;

o) Promover a elaboração e afixação dos editais respeitantes à cobrança de taxas, licenças e impostos municipais;

p) Colaborar na organização e actualização de posturas e regulamentos respeitantes à matéria, propondo as alterações necessárias;

q) Passar guias de cobrança de rendas de propriedade e outros créditos municipais;

r) Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos respeitantes à cobrança de impostos e rendimentos municipais, dirigindo o trabalho dos agentes de fiscalização.

8 - Ao Sector de Infracções Fiscais cabe:

a) Superintender em tudo o que respeite a reclamações ordinárias e extraordinárias apresentadas perante a Câmara relativamente à liquidação de impostos, taxas e mais-valias;

b) Instruir os processos de impugnação e transgressão fiscal e remetê-los aos tribunais das contribuições e impostos;

c) Proceder ao registo mensal, em livro próprio, das certidões de relaxe;

d) Organizar os processos de execução fiscal, avisar os executados por via postal, fazer citações, contar o processo e passar guias;

e) Formar processos de cartas precatórias a enviar ou vindas de outros tribunais;

f) Elaborar uma relação de todos os processos pagos em cada mês;

g) Elaborar, anualmente, uma relação dos processos a julgar em falhas;

h) Fazer penhoras, executar serviço de expediente, escriturar as dívidas pagas, custas, juros de mora e selos dos processos pagos.

9 - São atribuições da tesouraria:

a) Arrecadar receitas virtuais e eventuais;

b) Liquidar juros de mora;

c) Efectuar o pagamento de todas as despesas depois de devidamente autorizadas;

d) Transferir para a tesouraria da Fazenda Pública as importâncias devidas, uma vez obtida a necessária autorização;

e) Entregar ao chefe de divisão balancetes diários de caixa e, bem assim, no primeiro dia do mês, relações de despesa e receita relativos ao mês findo, bem como títulos de anulação, guias de reposição e certidões de relaxe;

f) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal.

9 - Ao Sector de Águas e Saneamento cabe:

a) Fazer cumprir os regulamentos, posturas, editais e demais normas em vigor neste âmbito;

b) Verificar o funcionamento das reclamações dos consumidores;

c) Registar os factos anómalos dos quais tenha conhecimento e dar-lhes a devida sequência no sentido de serem resolvidos no mais curto espaço de tempo;

d) Proceder à leitura em contadores de água dos números relativos aos consumos de água;

e) Proceder à cobrança das importâncias constantes dos recibos correspondentes aos consumos de água;

f) Proceder ao processamento informático dos recibos de consumo de água;

g) Proceder à emissão dos recibos referentes à taxa de saneamento;

h) Executar outros serviços, mapas, estatísticas, análises ou informações sobre os serviços próprios do sector.

Artigo 11.º

Funções/atribuições do Gabinete de Apoio ao Presidente

Ao Gabinete de Apoio ao Presidente, designado por Gabinete de Apoio Pessoal, compete prestar assessoria económico-financeira e técnico-administrativa ao presidente da Câmara, designadamente nos domínios do secretariado, da informação, da ligação com os órgãos colegiais do município e juntas de freguesia, da preparação e acompanhamento do plano de actividades, do orçamento, da preparação de inquéritos de opinião aos munícipes e definição de políticas.

Artigo 12.º

Funções/atribuições da assessoria jurídica

Cargo a ser desempenhado por licenciado em Direito.

No âmbito da respectiva qualificação profissional, presta apoio jurídico aos órgãos do município e aos serviços e exerce a actividade forense em processos contenciosos em que o município seja parte.

Artigo 13.º

Funções/atribuições das relações públicas

As funções a desempenhar são, como o próprio nome sugere, no sentido de, em termos tidos como normais, promover todas as acções conducentes a um relacionamento eficaz com todos os agentes exteriores à Câmara Municipal, com vista a afirmar positivamente a imagem da Câmara e do município do Entroncamento.

Artigo 14.º

Funções/atribuições da Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares

À Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares compete, em estreita colaboração com a Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos, executar actividades concernentes à elaboração de projectos de obras, o fomento da construção de habitações e ao licenciamento e fiscalização das construções urbanas.

A Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares é assegurada por um chefe de divisão municipal ao qual compete:

a) Cumprir e fazer cumprir todas as ordens superiores e deliberações de Câmara, coordenando, dirigindo e fiscalizando as actividades dos seus serviços;

b) Informar o presidente sobre o andamento dos estudos e projectos e bem como prestar à Câmara todos os esclarecimentos referentes aos mesmos, quando para isso solicitado;

c) Dar despacho a todo o expediente da Divisão, promover o seu rápido e eficiente andamento nos vários serviços da Divisão e submeter a despacho final todos os requerimentos e processos depois de devidamente informados e providenciar sobre a melhor forma do seu arquivo;

d) Programar e acompanhar a elaboração de estudos e projectos na sala de desenho;

e) Programar e acompanhar os trabalhos de topografia e fornecer os elementos para a elaboração correcta das construções urbanas, acompanhando a sua implantação;

f) Organizar e manter actualizado o cadastro das rodovias municipais para fins de conservação, estatística e informação;

g) Participar na definição de programas de obras a implantar através da Junta de Freguesia quando esta o solicite;

h) Estabelecer contactos com entidades estranhas ao município visando o bom andamento de estudos, projectos e obras e processos com eles relacionados;

i) Organizar e manter actualizado um ficheiro dos empreiteiros de obras públicas e de tarefeiros que trabalham para a Câmara, bem como tabelas de preços unitários referentes a construções, arruamentos, saneamento básico e outros assuntos da Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares;

j) Assegurar a manutenção das instalações municipais;

k) Manter a disciplina interna dos serviços;

l) Superintender directamente nos sectores de planeamento, estudos e projectos e de expediente e arquivo da Divisão, distribuindo os serviços segundo critérios de racionamento e de boa gestão.

2 - A Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares é composta por:

Núcleo Técnico de Apoio e Arquitectura;

Repartição de Apoio Administrativo;

Sector de Fiscalização de Obras;

Sector de Desenho e Topografia.

3 - Cabe ao Núcleo Técnico de Apoio e Arquitectura:

a) Informar os processos de licenciamento de obras e de loteamentos urbanos e efectuar vistorias para efeitos de concessão de licenças de habitação ou ocupação;

b) Obter de outros serviços técnicos da Câmara, dos departamentos da administração central e, designadamente dos centros de saúde as informações da competência daqueles departamentos que sejam necessários para a decisão dos respectivos processos;

c) Estudar, coordenar e apoiar tecnicamente no domínio da formulação da política e do planeamento urbanístico designadamente no que concerne a planos de urbanização e de quaisquer estudos ou projectos de utilização do solo urbano;

d) Prestar apoio técnico e colaborar na formulação e acompanhamento de projectos e programas dos planos de desenvolvimento económico e social do concelho;

e) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

f) Propor medidas adequadas ao tratamento informático da actividade do respectivo serviço;

g) Dar apoio técnico à Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos.

4 - A Repartição de Apoio Administrativo é composta por:

Secção de Apoio Administrativo ao Núcleo Técnico de Apoio;

Secção de Apoio Administrativo ao Núcleo de Apoio Técnico-Operacional, que depende hierarquicamente da Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos.

5 - As atribuições do Sector de Fiscalização de Obras são as seguintes:

a) Obter todas as informações de interesse para os serviços através da observação directa do local;

b) Fazer cumprir os regulamentos, posturas, editais e demais normas;

c) Fiscalizar os trabalhos realizados na via pública por empresas concessionárias e outras, de acordo com o Regulamento de Obras na via pública efectuando as medidas necessárias;

d) Verificar e controlar as autorizações e licenças para a execução dos trabalhos;

e) Vistoriar prédios municipais e informar os superiores hierárquicos sobre o respectivo estado de conservação;

f) Cumprir as deliberações da Câmara Municipal em matéria da sua competência;

g) Informar os processos que lhe são distribuídos;

h) Elaborar contra-ordenações e respectivas coimas com o apoio da Repartição de Apoio Administrativo à Divisão de Administração Urbanística e Obras Particulares;

i) Elaborar, com a periodicidade que lhe venha a ser estabelecida, relatório sucinto da actividade desenvolvida.

6 - As atribuições do Sector de Desenho e Topografia são as seguintes:

a) Participar na elaboração de projectos respeitantes a obras públicas municipais bem como de outros projectos respeitantes ao património municipal;

b) Proceder à actualização permanente das cartas do concelho;

c) Proceder a levantamentos topográficos e fornecer as implantações necessárias aos serviços;

d) Executar trabalhos de desenho e topografia;

e) Participar na elaboração de planos de urbanização, gerais ou parciais, de planos de pormenor e de estudos urbanísticos gerais;

f) Participar com os serviços técnicos na apreciação de loteamentos e obras particulares;

g) Dar apoio à Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos.

Artigo 15.º

Funções/atribuições da Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos

À Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos compete executar actividades concernentes à construção e conservação das obras públicas municipais por administração directa, à fiscalização das obras adjudicadas por empreitada, à elaboração de projectos e executar obras de abastecimento de água e de saneamento básico, ao desenvolvimento e conservação da rede viária urbana e rural.

A Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos é assegurada por um chefe de divisão municipal ao qual compete:

a) Cumprir e fazer cumprir todas as ordens superiores e deliberações da Câmara, coordenando, dirigindo e fiscalizando as actividades dos seus serviços, incluindo o Sector de Conservação e Manutenção;

b) Informar o presidente sobre o andamento dos estudos, projectos e obras municipais, bem como prestar à Câmara todos os esclarecimentos referentes aos mesmos, quando para isso solicitado;

c) Dar despacho a todo o expediente da Divisão, promover o seu rápido e eficiente andamento nos vários serviços da Divisão e submeter a despacho final todos os requerimentos e processos depois de devidamente informados e providenciar sobre a melhor forma do seu arquivo;

d) Programar e acompanhar a elaboração de estudos e projectos na sala de desenho;

e) Programar e acompanhar os trabalhos de topografia e fornecer os elementos para a elaboração correcta das construções urbanas, acompanhando a sua implantação;

f) Programar e acompanhar a execução de obras de viação por administração directa ou empreitada e regulamentação do trânsito, bem como a conservação corrente da rede viária coordenando todas as acções que digam respeito a este sector de actividade;

g) Organizar e manter actualizado o cadastro das rodovias municipais para fins de conservação, estatística e informação;

h) Participar na definição de programas de obras a implementar através da Junta de Freguesia quando esta o solicite;

i) Estabelecer contactos com entidades estranhas ao município visando o bom andamento de estudos, projectos e obras e processos com eles relacionados;

j) Organizar e manter actualizado um ficheiro dos empreiteiros de obras públicas e de tarefeiros que trabalham para a Câmara, que dizem respeito bem como tabelas de preços unitários referentes a construções, arruamentos, saneamento básico e outros assuntos da Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos;

k) Organizar e manter actualizado um ficheiro e arquivo de projectos de obras municipais;

l) Assegurar a manutenção das instalações municipais;

m) Manter a disciplina interna dos serviços;

n) Superintender directamente nos sectores de viação e trânsito, de planeamento, estudos e projectos e de expediente e arquivo da Divisão, distribuindo os serviços segundo critérios de racionamento e de boa gestão.

2 - A Divisão de Obras Municipais e Serviços Urbanos é composta por:

Núcleo de Apoio Técnico-Operacional;

Sector de Fiscalização de Obras;

Sector de Conservação e Manutenção.

3 - Ao Núcleo de Apoio Técnico-Comercial compete:

a) Estudar, projectar e acompanhar a execução de edifícios para equipamento ou habitação e, bem assim, fiscalizar o cumprimento dos regulamentos e normas sobre construções e assegurar a sua conformidade com os projectos aprovados;

b) Executar os projectos de construção, conservação ou ampliação de obras de saneamento básico, abastecimento, rede de esgotos, parques, cemitério e jardins que a Câmara delibere executar por administração directa;

c) Desenvolver projectos de construção e conservação de redes de distribuição pública de águas e de esgotos, ampliação e sua manutenção promovendo a realização das obras por administração directa ou procedendo as diligências adequadas para a sua adjudicação e fiscalizando o desenvolvimento do respectivo projecto;

d) Participar activa e prioritariamente com o Núcleo de Investimento Municipal da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros em todas as fases dos processos de candidatura de projectos aos fundos comunitários ou a outros organismos e bem assim no controlo da execução desses mesmos projectos;

e) Actualizar a tabela de preços unitários correntes dos materiais a serem aplicados na execução das obras projectadas;

f) Prover à captação de águas potáveis, construção, conservação, limpeza e desobstrução de fontes, reservatórios, aquedutos e condutas;

g) Organizar e manter actualizado o cadastro das rodovias municipais, para fins de conservação, estatística e informação;

h) Inspeccionar periodicamente estradas, caminhos municipais e obras de arte, promovendo as medidas necessárias à sua conservação;

i) Orientar, distribuir e fiscalizar os trabalhos das brigadas de conservação das estradas e caminhos municipais;

j) Dar execução ao plano de desenvolvimento rodoviário do município constante dos Planos de Actividades Anuais e Plurianuais;

k) Fiscalizar previamente a área territorial do município por forma a impedir a construção clandestina;

l) Fiscalizar o cumprimento dos contratos, regulamentos e normas referentes a obras por empreitada;

m) Proceder ao loteamento dos projectos municipais e emitir parecer sobre os pedidos de loteamento dos particulares;

n) Emitir parecer sobre a demolição de prédios e ocupações da via pública;

o) Promover a urbanização nas ruas, praças, jardins e demais logradouros públicos;

p) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;

q) Propor medidas adequadas ao tratamento informático da actividade do respectivo serviço.

4 - Ao Sector de Fiscalização de Obras compete:

a) Obter todas as informações de interesse para os serviços através da observação directa do local;

b) Vistoriar prédios municipais e informar os superiores hierárquicos sobre o respectivo estado de conservação;

c) Cumprir as deliberações da Câmara Municipal em matéria da sua competência;

d) Informar os processos que lhe são distribuídos.

5 - O Sector de Conservação e Manutenção será assegurado por um encarregadogeral, ao qual compete coordenar, orientar e supervisionar as actividades desenvolvidas nos sectores dele dependentes designadamente:

Obras municipais;

Rede viária;

Águas;

Saneamento e limpeza urbana;

Oficinas;

Viaturas;

Parques, jardins e cemitérios;

Armazéns.

Compete-lhe também:

a) Distribuir o trabalho pelos responsáveis de cada sector;

b) Emitir directivas e orientar a execução das tarefas;

c) Assegurar a gestão corrente dos seus serviços, equacionando a problemática do pessoal, em termos de carências de recursos humanos;

d) Analisar as necessidades de meios materiais indispensáveis ao correcto funcionamento do seu sector;

e) Organizar os processos referentes à sua área de actuação, informá-los e emitir pareceres;

f) Controlar a assiduidade dos funcionários;

g) Assegurar a conservação e manutenção dos equipamentos nos quais superintende;

h) Responsabilizar-se pelo cumprimento do regulamento interno e pelos bens e equipamentos adstritos ao seu sector.

Artigo 16.º

Funções/atribuições dos Serviços Técnico-Jurídicos

Compete a estes serviços:

a) Assegurar a instrução dos processos disciplinares a trabalhadores municipais;

b) Prestar assessoria jurídica ao executivo e aos serviços municipais;

c) Assegurar e concorrer para o aperfeiçoamento técnico-jurídico dos actos administrativos municipais;

d) Obter, a solicitação do executivo, os pareceres jurídicos externos considerados necessários;

e) Dinamizar o conhecimento oportuno de normas e regulamentos essenciais à gestão municipal, bem como das suas alterações ou revogações;

f) Promover a defesa contenciosa dos interesses do município;

g) Participar na elaboração de regulamentos, posturas, normas e despachos internos respeitantes às competências da Câmara ou dos membros do executivo;

h) Propor superiormente as soluções que tenha por conformes com as leis e regulamentos aplicáveis, sugerindo alternativas de decisão ou de deliberação;

i) Assegurar a defesa judicial dos interesses do município;

j) Acompanhar e manter a Câmara informada sobre as acções em que o município seja parte;

k) Dar apoio aos processos de contra-ordenações.

Artigo 17.º

Funções/atribuições do Sector de Acção Sócio-Cultural e Desportiva

1 - Compete-lhe promover o desenvolvimento cultural da comunidade, fomentando e implementando centros de cultura, bibliotecas e museus municipais; estudar e executar acções de conservação e defesa do património cultural, paisagístico e urbanístico do município; planear e executar programas de educação e ensino da competência do município; elaborar projectos sócio-culturais.

2 - É composto por:

Núcleo de Apoio Administrativo;

Núcleo de Apoio Técnico;

Cultura, desporto e tempos livres;

Turismo.

CAPÍTULO III

Organização dos documentos e processos oficiais

SUBCAPÍTULO I

Os documentos oficiais

Artigo 18.º

Definição de documentos oficiais

São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que pela sua natureza representem actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 19.º

Composição dos documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos municipais;

b) As actas das reuniões da Câmara Municipal;

c) Os despachos do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

d) As ordens de serviço;

e) As comunicações internas do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

f) As certidões emitidas para o exterior;

g) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

h) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

i) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas;

j) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos;

k) Os livros de registo dos fundos de maneio;

l) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

m) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara Municipal;

n) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

o) O relatório e contas do município;

p) O quadro de pessoal do município;

q) As ordens de pagamento;

r) As guias de receita;

s) As requisições externas;

t) Os programas de concurso e caderno de encargos;

u) Os ofícios enviados para o exterior;

v) As facturas emitidas enviadas a diversas entidades externas;

w) Os telefaxes enviados para o exterior;

x) Os alvarás de loteamento;

y) As licenças de utilização, de habitação e de construção;

z) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

aa) Os autos de recepção provisório e definitivo das obras;

bb) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

cc) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal;

dd) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços;

ee) As actas das comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas;

ff) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 20.º

Organização dos documentos oficiais

A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

Os originais dos documentos - actas das reuniões; despachos do presidente da Câmara ou dos vereadores com competência delegada; as ordens de serviço; as comunicações internas e as procurações - são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados na secretaria da Divisão Administrativa (DA), em pastas próprias individuais. Os originais dos regulamentos municipais mencionados na alínea a) são também arquivados na referida secretaria em dossiers adequados;

Os originais das certidões emitidas e os ofícios enviados para o exterior, são numerados sequencialmente em cada ano civil, devendo as respectivas cópias ser arquivadas igualmente na secretaria da DA;

Os livros referidos na alínea i) - de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas - e os documentos mencionados na alínea g) - escrituras diversas -, são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Sector de Notariado;

Os livros referidos na alínea j) - de abertura e encerramento do registo de contratos diversos - e os documentos mencionados na alínea h) - contratos diversos - são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Sector de Notariado;

Os livros dos fundos permanentes referidos na alínea k), são numerados sequencialmente, movimentados e arquivados pelos serviços de apoio administrativo da respectiva divisão responsável;

Os originais do orçamento municipal, grandes opções do plano, relatório e contas do município, são organizados e preparados pela DGRF - Divisão de Gestão de Recursos Financeiros - e arquivados na Secção de Contabilidade da DGRF;

Os originais e duplicados das ordens de pagamento e guias de receita, são numerados em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo os duplicados arquivados na Secção de Contabilidade do DGRF;

O original do quadro de pessoal, é organizado e arquivado pela Secção de Pessoal;

Os originais e duplicados das requisições externas, são numerados sequencialmente em cada ano económico, devendo o triplicado ser arquivado no Sector de Aprovisionamento e o quadruplicado no sector requisitante; os originais dos programas de concurso e caderno de encargos referentes a empreitadas de obras públicas são organizados pelas respectivas divisões orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos. No caso de se tratar de concursos relativos a aquisição de bens e serviços, os originais daqueles documentos são organizados pelo Sector de Aprovisionamento;

Os originais e cópias dos oficias enviados para o exterior, devem ser numerados com o carimbo de saída da secretaria da Divisão Administrativa, sendo uma cópia arquivada na secretaria desta Divisão e as restantes cópias nos serviços respectivos da divisão emissora do ofício;

As facturas com destino a entidades exteriores, mencionadas na alínea w), são emitidas pela Secção de Contabilidade, numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado enviados para o destinatário e uma cópia deve ser arquivada respectiva secção;

Os telefaxes enviados para o exterior, devem ser numerados sequencialmente em cada ano civil arquivados nos serviços da respectiva divisão emissora;

Os alvarás de loteamento, emitidos pela DAUOP - Divisão Administrativa Urbanística e Obras Particulares, são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo um original destinado ao urbanizador e os restantes destinados aos arquivos do serviço que o emitiu;

As licenças de utilização, de habitação e de construção, são emitidas pela DAUOP, sendo o original destinado à entidade requerente e as cópias arquivadas nos processos respectivos;

Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos, são emitidos pela DAUOP, sendo um original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar para arquivo no respectivo processo de empreitada;

Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL mencionados na alínea cc), são emitidos pela DGRF - Divisão de Gestão de Recursos Financeiros, conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;

As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal, são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Pessoal;

As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços, são arquivadas nos processos respectivos cujo original é arquivado na Secção de Contabilidade da DGRF;

As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas, são arquivadas nos processos respectivos cujo original é arquivado na Secção de Contabilidade da DGRF;

Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea gg), mas que pela sua natureza, venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.

Artigo 21.º

Organização, circulação, manuseamento e arquivo de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar, pelo menos, os seguintes elementos:

a) Câmara Municipal do Entroncamento;

b) Designação da divisão/secção/serviço;

c) Número atribuído ao processo, seguido da menção do ano a que diz respeito;

d) Designação do tema ou assunto;

e) Designação da entidade requerente se for caso disso;

f) Data do início da formação do processo.

2 - Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

3 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas ou dossiers.

4 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno entre serviços, devendo ser criada também uma ficha para cada processo, onde são registados os respectivos movimentos de circulação interna. (anexo I).

5 - As fichas de circulação de processos devem ser assinados com letra legível pelo funcionário que faz a respectiva entrega e pelo funcionário que faz a recepção do processo ou dossier, seguido da data de entrega e de recepção.

6 - Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

7 - Os serviços municipais devem ter o máximo cuidado na arrumação dos processos ou dossiers, devendo manuseá-los com cuidado e arrumá-los em lugar adequado, em prateleiras ou estantes, até à conclusão dos mesmos, os quais, conforme a sua natureza específica, poderão eventualmente ser enviados para o Arquivo Municipal Central da Divisão de Administração, quando passarem da fase de arquivo activo para arquivo inactivo.

SUBCAPÍTULO II

Documentos obrigatórios e circuito documental

SECÇÃO I

Documentos obrigatórios

Artigo 22.º

Enumeração

1 - No sistema contabilístico dever-se-ão utilizar os documentos e livros de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório se encontre definidos no POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 Fevereiro.

2 - Assim são documentos obrigatórios:

a) Os de suporte de registo das operações relativos às receitas e às despesas (que por sua vez serão alvo de registo contabilístico no Diário, no Razão, na Folha de Caixa e no Resumo Diário de Tesouraria. A partir do registo no Diário e no Razão serão ainda elaborados os balancetes e o balanço);

b) Os de registo do inventário do património através de fichas que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL.

Artigo 23.º

Receita

São documentos obrigatórios da receita:

a) GR - Guia de recebimento (SC-1);

b) GD - Guia de débito ao tesoureiro (SC-2);

c) AR - Guia de anulação da receita virtual;

d) F - Factura.

Artigo 24.º

Despesa

São documentos obrigatórios da despesa:

a) RI - Requisição interna (SC-3);

b) RE - Requisição externa (SC-4);

c) OP - Ordem de pagamento (SC-5);

d) F - Factura;

e) R - Folha de remunerações (SC-6);

f) Guia de reposições abatidas nos pagamentos (SC-7).

Artigo 25.º

Tesouraria

Nas tesourarias são utilizados os seguintes documentos:

a) Folha de caixa (SC8);

b) Resumo diário da tesouraria (SC9).

Artigo 26.º

Contabilidade de custos

São documentos obrigatórios da contabilidade de custos as fichas a seguir discriminadas:

a) Materiais (CC-1);

b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão-de-obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos por função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9).

SECÇAO II

Circuito documental

SUBSECÇÃO I

Receita

Artigo 27.º

Cobrança de receitas

1 - Regra geral, a cobrança de receitas deve ser efectuada na tesouraria da Câmara Municipal, com excepção de alguns serviços onde também eles cobram receita - águas, piscinas, mercado, biblioteca e posto de turismo.

2 - As guias de receita podem ser emitidas pelos seguintes serviços emissores:

Serviço emissor A - Secretaria;

Serviço emissor B - Serviços Técnicos;

Serviço emissor C - Contabilidade;

Serviço emissor D - Pessoal;

Serviço emissor E - Águas;

Serviço emissor F - Taxas;

Serviço emissor G - Notariado;

Serviço emissor H - Habitação.

3 - No caso de necessidade poderão ser criados outros postos de cobrança ou serviços emissores de receita, devidamente aprovados pela Câmara Municipal.

Artigo 28.º

Processamento da receita

1 - Cada um dos serviços emissor, referidos no artigo anterior, processará as guias de receita, que serão, por sua vez, entregues na tesouraria.

2 - Após ter conferido os documentos que lhe foram presentes, a tesouraria procederá à arrecadação da receita e à escrituração da mesma na folha de caixa (SC-8).

3 - Após a escrituração na folha de caixa, procederá ao registo no resumo diário de tesouraria (SC-9).

(ver documento original)

SUBSECÇÃO II

Despesa

Artigo 29.º

Elaboração dos documentos

As operações relativas ao processamento das despesas serão desenvolvidas na Secção de Contabilidade, Secção de Pessoal e Tesouraria.

A elaboração de documentos relativos à liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na Secção de Contabilidade e enviadas à tesouraria para pagamento.

Artigo 30.º

Circuito das despesas

Regra geral, o circuito das despesas envolve os Serviços Financeiros e Patrimoniais, a saber, o serviço requisitante, a contabilidade e a tesouraria.

Compete aos responsáveis dos diversos serviços verificar a necessidade de aquisição de bens e serviços, dando origem ao desencadear do processo da despesa.

Os serviços requisitantes são os seguintes:

01 - Presidência;

02 - Divisão Administrativa;

03 - Divisão de Gestão de Recursos Financeiros;

04 - Divisão Adm. Urbanística e Obras Particulares;

05 - Cultura;

06 - Oficinas e viaturas;

07 - Saneamento;

08 - Resíduos sólidos;

09 - Águas;

10 - Electricidade;

11 - Jardins - zona norte;

12 - Jardins - zona sul;

13 - Museu Nacional Ferroviário;

14 - Desporto;

15 - Educação;

16 - Cemitério;

17 - Canil;

18 - Mercados e feiras.

Artigo 31.º

Processamento da despesa

1 - O movimento de bens armazenáveis, envolve as seguintes operações:

a) O serviço requisitante detecta a necessidade de um determinado material;

b) Elabora o pedido interno de material (PIM) ao Sector de Gestão de Armazéns (anexo II);

c) Este verifica da existência ou não dos bens em stock:

c.1) Em caso afirmativo, será elaborada informaticamente a requisição interna (RI), que será enviada ao armazém para imediata satisfação;

c.2) No caso do material solicitado não existir em armazém, o documento indicado na alínea b) - PIM -, depois de devidamente informado, será encaminhado à Secção de Contabilidade e Armazéns que, por sua vez, diligenciará no sentido da sua aquisição;

d) Após a recepção do PIM na Secção de Contabilidade e Armazéns, esta auscultará o mercado e fará o necessário cabimento orçamental, enviando-o posteriormente para o presidente da Câmara autorizar a respectiva aquisição;

e) Munido de autorização superior, o Sector de Aprovisionamento emite a requisição externa (RE) em triplicado:

e.1) O original e o duplicado são enviados ao fornecedor;

e.2) O triplicado fica a constituir arquivo da Secção;

f) O material será entregue no armazém juntamente com uma guia de remessa ou de transporte e o original da RE:

g) O fiel de armazém recepciona o material e procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa e a RE, onde é aposto um carimbo de "Conferido e Recebido", e enviará estes dois últimos documentos ao Sector de Aprovisionamento;

h) Este contactará o serviço requisitante, informando-o da chegada do material requisitado e este procederá ao seu levantamento;

i) O Sector de Aprovisionamento fará os lançamentos informáticos necessários à afectação do stock em armazém, e enviará a guia de remessa (ou de transporte), juntamente com o original da RE à Secção de Contabilidade e Armazéns;

j) O fornecedor enviará a factura directamente à Secção de Contabilidade;

k) A contabilidade confronta a factura com a requisição externa e a guia de remessa ou de transporte, e procede ao seu lançamento;

l) Depois de confrontados os documentos no ponto anterior, e só depois disso, a contabilidade elabora a ordem de pagamento (OP) em duplicado;

m) Havendo disponibilidade financeira e atento o disposto no n.º 3 do artigo 44.º do presente Regulamento, a Secção de Contabilidade emite cheque, o qual será enviado ao presidente da Câmara conjuntamente com a ordem de pagamento a fim de serem assinados;

n) Depois de assinados, aos documentos referidos na alínea m) será aposto o selo branco em uso na Câmara Municipal e remetidos ao tesoureiro, o qual validará:

O cheque, mediante a aposição da sua própria assinatura;

A ordem de pagamento mediante a aposição do carimbo "PAGO".

o) No fim do dia o tesoureiro devolverá, à Secção de Contabilidade, os cheques não entregues aos fornecedores, para que esta proceda ao seu envio via correio.

1.1 - Em resumo, o movimento contabilístico que envolve a aquisição de bens armazenáveis, é o seguinte:

a) Fase da cabimentação - descrito na alínea 1.d);

b) Fase do compromisso - descrito na alínea 1.e);

c) Fase de liquidação - descrito nas alíneas k), l) e m);

d) Fase do pagamento - descrito nas alíneas n) e o).

(ver documento original)

2 - O movimento de bens de imobilizado, envolve as seguintes operações:

a) O serviço requisitante detecta o necessidade de adquirir um determinado bem;

b) Elabora o pedido interno de material (PIM) à Secção de Contabilidade;

c) Esta auscultará o mercado e fará o necessário cabimento orçamental, enviando-o posteriormente para o presidente da Câmara autorizar a respectiva aquisição;

d) Munida de autorização superior, e cumpridos os trâmites legais no que diz respeito a aquisições, o Sector de Aprovisionamento emite a requisição externa (RE) em triplicado:

e.1) O original e o duplicado são enviados ao fornecedor;

e.2) O triplicado fica a constituir arquivo da secção.

e) O material será entregue no serviço requisitante juntamente com a guia de remessa ou de transporte e o original da RE, o qual confirmará a sua recepção e encaminhará estes dois documentos à Contabilidade a qual oporá um carimbo de "Conferido" e "Recebido";

f) O fornecedor enviará a factura directamente à Secção de Contabilidade;

g) A contabilidade confronta a factura com a requisição externa e a guia de remessa ou de transporte, e procede ao seu lançamento;

h) Cópia da factura será seguidamente enviada ao Sector de Património para registo;

i) Depois de confrontados os documentos na alínea g), e só depois disso, a contabilidade elabora a ordem de pagamento (OP) em duplicado;

j) Havendo disponibilidade financeira e atento o disposto no n.º 3 do artigo 44.º do presente Regulamento, a Secção de Contabilidade emite cheque, o qual será enviado ao presidente da Câmara conjuntamente com a ordem de pagamento a fim de serem assinados;

k) Depois de assinados, aos documentos referidos na alínea m) será aposto o selo branco em uso na Câmara Municipal e remetidos ao tesoureiro, o qual validará:

O cheque, mediante a aposição da sua própria assinatura;

A ordem de pagamento mediante a aposição do carimbo "PAGO".

l) No fim do dia o tesoureiro devolverá, à Secção de Contabilidade, os cheques não entregues aos fornecedores, para que esta proceda ao seu envio via correio.

(ver documento original)

CAPÍTULO IV

Princípios e regras

Artigo 32.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias devem ser seguidos:

Princípios orçamentais - tal como é apresentado no POCAL no se ponto 3.1:

Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do orçamento de Estado;

Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais coincidindo o ano económico com o ano civil;

Princípio da unidade - o orçamento das autarquias é único;

Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 33.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso.

Artigo 34.º

Regras previsionais

Aquando da elaboração do orçamento da autarquia deve-se obedecer às seguintes regras previsionais, tanto no que respeita ao orçamento da receita como ao orçamento da despesa:

a) Impostos, taxas e tarifas - as importâncias a inscrever em orçamento, não poderão ultrapassar a média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) Transferências correntes e de capital - só poderão ser consideradas em orçamento, as importâncias relativamente a transferências quer correntes quer de capital, desde que esteja em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente; as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser os constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;

c) Empréstimos - relativamente à contratação de empréstimos estes só podem constar em orçamento quando efectivamente tiverem sido contratados;

d) Despesas com pessoal - só poderão constar em orçamento as despesas com o pessoal que ocupem lugares no quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso, estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

e) Remunerações do pessoal - aquando da elaboração do orçamento inicial, as importâncias a inscrever na rubrica "Remunerações de Pessoal" deverão ter como base a tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 35.º

Princípios e regras de execução orçamental

Durante a execução do orçamento, devem ser respeitados os seguintes princípios e regras, quer ao nível da despesa quer ao nível da receita:

a) Nenhuma despesa poderá ser assumida, autorizada e paga, mesmo que legal, sem que a sua importância esteja inscrita no orçamento e nele tenha cabimento;

b) A dotação orçamental de cada rubrica da despesa constitui o seu limite máximo de utilização;

c) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

d) Relativamente aos encargos de anos anteriores, as ordens de pagamento assumidas de um exercício caducam a 31 de Dezembro do ano em causa, devendo o seu processamento ser realizado por conta do novo orçamento;

e) Para satisfazer pequenas despesas urgentes e inadiáveis, será constituído um fundo de maneio - anteriormente designado de fundo permanente;

f) Nenhuma receita poderá ser liquidada e arrecadada quando não inscrita na rubrica orçamental respectiva;

g) No entanto, a cobrança destas poderá ser superior ao valor previamente inscrito em orçamento;

h) Por último, as receitas liquidadas mas que não foram cobradas até 31 de Dezembro do ano em curso, deverão ser contabilizadas pelas respectivas rubricas do orçamento em que a cobrança se efectuar.

Artigo 36.º

Documentos previsionais

1 - A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) O orçamento.

Artigo 37.º

As grandes opções do plano

1 - As grandes opções do plano compreendem as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

2 - O Plano Plurianual de Investimentos terá um horizonte móvel de quatro anos cuja caracterização poderá ser descrita da seguinte forma: inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

3 - Para o acompanhamento e execução das grandes opções do plano será elaborado um mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos.

4 - Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor.

5 - Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 38.º

Orçamento municipal

O orçamento municipal prevê todas as despesas e receitas da autarquia, cuja caracterização se baseia da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo das receitas e das despesas e mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior;

d) Há lugar a revisões do orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial;

e) Há lugar a alterações orçamentais (modificações orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 39.º

Revisões do orçamento

1 - As revisões do orçamento são também modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do artigo anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 40.º

Alterações do orçamento

1 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

2 - As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

CAPÍTULO V

Definição de responsabilidades

Artigo 41.º

Nomeação e competência dos diversos responsáveis

1 - Na definição das diversas funções de controlo e nomeações de responsáveis, presentes neste Regulamento, teve-se em conta os seguintes pressupostos:

a) A identificação das responsabilidades funcionais;

b) Os circuitos obrigatórios dos documentos;

c) Os princípios da segregação de funções de acordo com as normas legais são princípios de gestão.

2 - A aplicação do sistema de controlo interno deverá ser coordenado pela Divisão Financeira.

3 - Compete aos responsáveis dos diversos sectores/serviços a implementação e o cumprimento das normas do RCI.

4 - As competências inerentes aos diversos responsáveis deverão encontrar-se bem definidas neste Regulamento.

Artigo 42.º

Responsabilidades gerais

É da responsabilidade geral que todos os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como todos os documentos do sistema contabilístico, identifiquem de forma clara e bem legível os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem. (ponto 2.9.6. do POCAL.)

CAPÍTULO VI

Dos métodos e procedimentos

SUBCAPÍTULO I

Disponibilidades

Artigo 43.º

Disponibilidades em caixa

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa, um montante que não exceda 1250 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual poderá ser alterado pelo órgão executivo na primeira reunião de cada ano.

Artigo 44.º

Pagamentos

1 - A emissão de ordens de pagamento, só deve ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:

Factura;

Contratos;

Despacho interno do presidente ou do vereador que o substitua.

2 - Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

3 - De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. A partir de montantes superiores a 150 euros deve-se efectuar o pagamento através de cheque.

4 - No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e, na falta deste, é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento.

Artigo 45.º

Cheques

1 - Os cheques por emitir e os anulados ficam à guarda do chefe da Secção de Contabilidade ou do funcionário de categoria mais elevada no caso de falta, férias, impedimento ou vacatura de lugar.

2 - Os cheques que venham a ser anulados não devem ser destruídos, devem isso sim ser fotocopiados e arquivados na Secção de Contabilidade após a inutilização das assinaturas se as houver.

3 - Os cheques serão preenchidos pela contabilidade e apensos à respectiva ordem de pagamento, que os remeterá à tesouraria municipal, após serem devidamente subscritos pelo presidente ou vereador com competência para tal.

4 - Cada cheque deverá ser assinado pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada para o efeito e pelo tesoureiro ou seu substituto, e autenticado através de selo branco

5 - A assinatura de cheques deve ainda ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento e respectivos antecedentes devidamente rubricada pelo funcionário que a emitiu e o chefe da Repartição de Contabilidade ou quem o substitua, e que devem proceder à respectiva conferência do valor e do beneficiário.

6 - No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de "Pago".

7 - Para pagamentos superiores a 4987,98 euros (1 000 000$), de acordo com o estabelecido no n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 411/91, de 17 de Outubro, os serviços de contabilidade devem solicitar ao fornecedor uma certidão da segurança social.

8 - Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento.

Artigo 46.º

Cobrança de receitas

1 - Compete à tesouraria municipal proceder à cobrança das receitas municipais.

2 - Diariamente deverão ser entregues na tesouraria, o montante das receitas cobradas por cada serviço autorizado a realizar cobranças, bem como as respectivas guias de receita. Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário tendo por base as guias de receita emitidas e enviar para a tesouraria.

3 - Exceptuam-se do disposto no número anterior, a cobrança de receitas por entidades diversa do tesoureiro, as quais são cobradas pelo funcionário designado para o efeito por despacho do presidente da Câmara Municipal.

4 - É o caso das receitas cobradas pelo mercado diário e semanal, piscinas municipais e pela biblioteca.

5 - A entrega dos montantes destas receitas deve, igualmente, ser feita diariamente, com a adopção dos seguintes procedimentos:

Mercado diário - nos casos em que o pagamento é feito no local e ao dia, de acordo com o Regulamento de Licenças e Tabela de Taxas em vigor, a entrega das quantias cobradas mediante a emissão de uma senha, será diariamente entregue;

Nos dias de encerramento da tesouraria municipal - através de depósito em entidade bancária na conta do município aberta para o efeito, podendo a emissão e entrega da respectiva guia de receita ser efectuada no final da semana;

Nos restantes dias - na tesouraria municipal até às 16 horas e 30 minutos do dia da cobrança da receita;

Mercado semanal - neste caso particular e como o mercado semanal se realiza aos sábados de manhã, a entregue terá de ser efectuada através de depósito em instituição bancária em conta do município;

Mercado grossista - uma vez que se trata de uma actividade que se realiza após o encerramento da tesouraria municipal, a entrega da receita cobrada deverá ser entregue às 9 horas do dia imediatamente a seguir;

Piscina municipal - a entrega das quantias cobradas diariamente são entregues:

Nos dias de encerramento da tesouraria municipal - através de depósito em entidade bancária na conta do município, podendo a emissão e entrega da respectiva guia de receita ser efectuada no final da semana;

Nos restantes dias - na tesouraria municipal às 9 horas do dia imediatamente o seguir à cobrança da receita.

Biblioteca municipal, posto de turismo e demais receitas provenientes da venda de bens e prestação de serviços diversos - a entrega das quantias cobradas diariamente são entregues:

Nos dias de encerramento da tesouraria municipal - através de depósito em entidade bancária na conta do município, podendo a emissão e entrega da respectiva guia de receita ser efectuada no final da semana;

Nos restantes dias - na tesouraria municipal às 9 horas do dia imediatamente a seguir à cobrança da receita.

Artigo 47.º

Débito ao tesoureiro

1 - Os serviços autorizados a realizar cobranças, devem debitar ao tesoureiro as guias de receita que não forem pagas durante o período normal (cobrança à boca do cofre), para cobrança virtual.

2 - Depois de efectuado o débito, se a cobrança for efectuada dentro do período de 15 dias, serão cobrados juros de mora.

3 - Findo este prazo, se a cobrança não for efectuada, a tesouraria envia para a Secção de Execuções Fiscais uma certidão de dívida por cada documento não cobrado juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são listados todos os débitos não pagos naquele período.

4 - A partir deste momento quando a cobrança for efectuada, serão cobrados para além dos juros de mora a taxa de relaxe.

Artigo 48.º

Abertura e movimentos das contas bancárias

1 - Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pelo município do Entroncamento.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas simultaneamente com as assinaturas do presidente da Câmara, ou do vereador com competência delegada para o efeito, e do tesoureiro municipal ou seu substituto.

Artigo 49.º

Contas correntes das instituições bancárias

Compete à tesouraria municipal, para efeitos de controlo de tesouraria e endividamento, manter permanentemente actualizadas as contas correntes das instituições bancárias de que o município do Entroncamento é titular; solicitando para esse efeito, junto das instituições de crédito os extractos de todas as contas da autarquia e confrontá-los com as contas correntes das referidas instituições.

Artigo 50.º

Reconciliações bancárias

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas por um funcionário designado para o efeito, desde que não se encontre afecto à tesouraria e nem tenha acesso às respectivas contas correntes, no último dia útil de cada mês.

2 - O responsável pela execução mensal das reconciliações bancárias, deverá ser o chefe da Repartição de Contabilidade ou o funcionário de categoria mais elevada, e deve proceder à averiguação e regularização das diferenças, caso estas se verificarem.

3 - Após cada reconciliação bancária, deve-se analisar a validade dos cheques, promovendo o cancelamento daqueles que já se encontrarem em trânsito há mais de seis meses, junto da instituição bancária respectiva, efectuando em seguida os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 51.º

Responsabilidades do tesoureiro

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificada na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, o realizar por funcionário a designar pelo chefe da Divisão de Gestão e Recursos Financeiros, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pela chefe da DGRF e aleatoriamente sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - Dos montantes conferidos serão lavrados termos de contagem, os quais deverão ser assinados:

a) Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros e tesoureiro;

b) Pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros, tesoureiro empossado e tesoureiro cessante no caso da alínea do número anterior.

3 - O tesoureiro municipal dependente funcionalmente do chefe da DGRF, respondendo directamente perante o executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas.

4 - Os demais funcionários em serviço na tesouraria, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

5 - O tesoureiro municipal é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

6 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso dos factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

7 - A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções, controlo e apuramento de importâncias tiver agido com culpa.

Artigo 52.º

Controlo dos fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio (anteriormente designados de fundos permanentes) para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

2 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio deve o órgão executivo deliberar, sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio, que deverá ser efectuado na primeira reunião do executivo a realizar no início de cada ano, e ser objecto de uma norma própria segundo o anexo III, onde se deve definir:

a) A natureza da despesa a pagar pelo fundo;

b) A afectação segundo a natureza das correspondentes rubricas da classificação económica;

c) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

d) A sua reposição até 31 de Dezembro.

3 - Deverão ser constituídos dois fundos de maneio, um a favor do chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros para suportar despesas no Serviço de Obras, Águas, Electricidade, Piscinas e Mercado, e outro a favor do chefe da Divisão Administrativa, destinado a despesas correntes de expediente dos serviços.

Artigo 53.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

SUBCAPÍTULO II

Terceiros

Artigo 54.º

Das aquisições

1 - Compete ao Sector de Aprovisionamento promover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao funcionamento dos serviços municipais, após a recepção do pedido interno de material, deliberação ou despacho consoante o caso, e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

2 - O Sector de Aprovisionamento deve ter em atenção às normas legais relativas à aquisição e locação de bens e serviços, constantes no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho - Regime Jurídico de Realização de Despesas Públicas e da Contratação Pública.

A saber:

Concurso público;

Concurso limitado por prévia qualificação;

Por negociação com publicação prévia de anúncio;

Por negociação sem publicação prévia de anúncio;

Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;

Com consulta prévia;

Ajuste directo.

3 - Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho.

4 - Para aquisição de bens não armazenáveis e no caso de implicar ajuste directo, apenas com consulta simples, são considerados os seguintes procedimentos:

a) Sempre que se pretenda efectuar uma compra, os serviços requisitantes devem remeter à Secção de Contabilidade um pedido interno de material, que verifica da existência de cabimento orçamental;

b) Após cabimentação orçamental e devidamente autorizada pelo presidente da Câmara o Sector de Aprovisionamento procede à emissão da requisição.

Artigo 55.º

Das requisições externas

1 - A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes.

2 - Este documento deve ser emitido em triplicado, destinando-se o original e o duplicado ao fornecedor para juntar à factura e para efeitos da sua contabilidade e o triplicado para o Sector de Aprovisionamento a fim de ser conferido com os restantes documentos originados pela compra (guia de remessa, guia de recepção, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor).

Artigo 56.º

Do entrega dos bens

1 - A entrega de bens é feita no armazém ou economato e em alguns casos no próprio serviço que requisitou o(s) bem(s) caso se trate de bens armazenáveis ou bens de imobilizado, respectivamente.

2 - A conferência física, qualitativa e quantitativa dos bens recebidos deve ser efectuada de imediato, por um funcionário designado para o efeito. Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa, deve o responsável pelo serviço requisitante confirmar e enviar à contabilidade a respectiva guia de remessa.

3 - As facturas deverão ser entregues na Secção de Contabilidade da Câmara Municipal do Entroncamento.

Artigo 57.º

Conferência das facturas

1 - Na Secção de Contabilidade, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, ou em caso de não existir guia de remessa, deve a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de carimbo adequado, onde conste a menção "conferida" e assinada pelo responsável do serviço requisitante.

2 - No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "Duplicado".

3 - A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:

A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi, efectivamente, recebido e nas condições acordadas;

A confirmação da veracidade dos cálculos aritméticos da mesma factura.

4 - Depois de conferidas as facturas, a Secção de Contabilidade deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos do conta ou contas a movimentar e do código da conta de fornecedor.

5 - Posteriormente serão elaboradas as ordens de pagamento.

6 - Após o pagamento deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga e com que meios (sua discriminação), conferida e por quem, além da sua classificação contabilística.

Artigo 58.º

Reconciliações

1 - Semestralmente deve ser efectuada reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia, por um funcionário designado pelo chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros.

2 - Serão efectuadas semestralmente reconciliações na conta corrente de devedores e credores, pela Secção de Contabilidade.

3 - Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas "Estados e outros entes públicos", pela Secção de Contabilidade.

4 - Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela Secção de Contabilidade.

SUBCAPÍTULO III

Existências

Artigo 59.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a) A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito pelo chefe da Secção de Contabilidade e Armazéns;

b) O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas pelo responsável do serviço requisitante;

c) As fichas de existências do armazém são movimentadas para que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém;

d) Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

e) As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 60.º

O armazém

1 - Para além das funções definidas na respectiva estrutura orgânica, compete ao armazém, a gestão e o armazenamento de todas as existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços municipais.

2 - Existirá um único local de armazenagem das existências sito na Rua de Afonso de Albuquerque.

3 - O responsável pelo manuseamento dos bens será o fiel de armazém e o responsável pelo lançamento dos movimentos de entradas e saídas, seu controlo e envio de informação, o chefe da Secção de Contabilidade e Armazéns.

4 - Os pedidos de material são todos, sem excepção, efectuados ao armazém mediante uma requisição interna e através de meios informáticos, após entrega no Sector de Gestão de Armazéns de um pedido interno de material efectuado pelo serviço requisitante em causa.

Artigo 61.º

As requisições internas

1 - As entradas e saídas de materiais do armazém são portanto tituladas por uma requisição interna, assinada pelo Sector de Gestão de Armazéns.

2 - Com base no PIM, será emitida a requisição interna ao armazém, sem a qual o responsável pelo armazém não deverá fazer qualquer entrega de material.

3 - As entregas de material pelo armazém, são acompanhados sempre de uma guia de saída, em duplicado (anexo IV). O fornecimento dos materiais deve ser efectuado sempre pelos lotes mais antigos.

4 - Um exemplar de guia de saída, deve regressar ao armazém assinada pelo responsável da obra que recepcionou o material.

5 - No caso de não existir material em stock para a satisfação de uma requisição interna, o responsável pela gestão de armazém completa a informação no PIM, com a codificação dos produtos e envia para a Secção de Contabilidade que diligenciará no sentido de proceder à aquisição do respectivo material.

Artigo 62.º

As fichas de existências

1 - Os movimentos de entradas e saídas de existências em armazém devem ser lançados numa ficha de existências, para que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo armazém.

2 - Os registos nas fichas de existências devem ser feitos por pessoas, que não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém, ou seja, pelo responsável pela gestão de armazéns no momento de emissão de requisição interna.

3 - As fichas de existências em armazém devem estar permanentemente actualizadas (sistema de inventário permanente), sendo a sua responsabilidade do titular do cargo identificado no número anterior.

Artigo 63.º

Controlo das existências

1 - Semestralmente e sempre que se justificar, dever-se-á proceder à inventariação física das existências em armazém, podendo utilizar-se testes de amostragem; procedendo-se às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso, utilizando para tal fichas de verificação de stock (anexo V) que contenha os seguintes elementos:

Número e data da ficha de verificação de stock;

Código informático, designação e unidade de movimentação do material inventariado;

Quantidade em stock, na aplicação informática, na ficha de stock e físico;

Quantidade a regularizar (+/-) na ficha de stock e na aplicação informática;

Justificação dos desvios;

Assinaturas dos chefes do armazém, ou economato, dos aprovisionamentos e da gestão de stocks.

2 - O controlo das existências será efectuado sob a responsabilidade conjunta dos responsáveis pela gestão de armazém, património e aprovisionamento auxiliados por funcionários designados para o efeito.

SUBCAPÍTULO IV

Imobilizado

Artigo 64.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se no Regulamento do Inventário e Cadastro de Bens Móveis e Imóveis do Município do Entroncamento.

2 - Compete à Secção de Património, a gestão administrativa do património de bens móveis e imóveis.

3 - Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património de Bens Móveis e Imóveis do Município permitem, designadamente, assegurar que:

a) As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para bens móveis e imóveis do município;

b) As aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documentos equivalentes designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens imóveis, respectivamente;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações e reintegrações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 65.º

Aquisições

1 - Todas as operações relativas a aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do órgão executivo.

2 - As aquisições deverão ser efectuadas através de requisição externa ou contrato, emitidos pelos responsáveis e após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos, tal como se refere no n.º 2 do artigo 54.º

3 - Tal como no procedimento de aquisição de bens armazenáveis, sempre que se detectar a necessidade de adquirir um determinado bem, deverá ser elaborado pelo serviço requisitante em causa um pedido interno de material, à contabilidade que desencadeará o processo de acordo com o estabelecido nas alíneas c) a e) do n.º 2 do artigo 31.º

Artigo 66.º

Fichas de imobilizado

1 - As fichas de imobilizado deverão ser mantidas permanentemente actualizadas no Sector do Património.

2 - A organização e inventariação actualizada dos bens imóveis, assim como o registo de todos os bens móveis, mobiliário e equipamento existentes nos serviços, é da responsabilidade do Sector de Património da Câmara Municipal do Entroncamento.

3 - Todos os elementos do imobilizado devem encontrar-se inventariados, devidamente identificados e registados numa ficha individual onde deve constar o seguinte:

Descrição;

Data de aquisição e de entrada em funcionamento;

Nome do fornecedor e número da factura;

Amortização do exercício e acumulada;

Seguros (capital seguro, número da apólice, etc.);

Reavaliações;

Localização física;

Registos de conservação e reparação ao abrigo de contratos de assistência;

Registos de grandes reparações efectuadas;

Vida útil estimada do bem;

Classificações: funcional, económica e patrimonial.

4 - Para efeitos do número anterior, deverá a Secção de Aprovisionamento ou Contabilidade enviar ao Sector de Património cópia dos documentos que comprovem a propriedade por parte do município do Entroncamento relativamente a aquisição de imobilizado; bem como o Serviço de Notariado fornecer cópia de todos os contratos e escrituras efectuadas.

Artigo 67.º

Responsáveis pelos bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe sejam distribuídos.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, a responsabilidade consignada no número anterior é cometida ao responsável da secção/sector/serviço, consoante o caso, em que os bens/equipamentos em causa se integrem.

3 - Para que a responsabilização seja efectiva, o Sector de Património enviará aos responsáveis de gabinetes, secções, salas ou outro tipo de afectações, a folha de carga respectiva, a qual deverá ser conferida, assinada e afixada em lugar visível, de preferência por detrás da porta de entrada.

4 - Com a folha de carga será igualmente distribuída fichas de aumento à carga, de abate, de verificação de incapacidade/avaria, de transferência, etc., que deverão ser preenchidas e enviadas ao Sector de Património sempre que algumas destas ocorrências se verificarem.

5 - Deve o Sector de Património registar todas as alterações, verificar a sua veracidade e após corrigida a situação inicial enviar novas folhas de carga.

Artigo 68.º

Abate de bens

Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico e preencher a respectiva ficha de abate.

Artigo 69.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - Compete à Secção de Contabilidade e ao Sector de Património a realização trimestral, de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos (contabilidade patrimonial), quanto ao montante das aquisições, das amortizações do exercício e as acumuladas, bem como os abates verificados no exercício, com o objectivo de detectar bens que tenham sido abatidos e ou adquiridos sem que se tenha procedido à actualização dos registos.

2 - O Sector de Património realiza durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado e sua operacionalidade, conferindo-as com os seus registos, procedendo prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

3 - Em Janeiro de cada ano, o Sector de Património enviará, a cada responsável, um inventário patrimonial actualizado, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

SUBCAPÍTULO V

Recursos humanos

Artigo 70.º

A gestão de recursos humanos

1 - A gestão administrativa dos recursos humanos está directamente cometida à Secção de Pessoal, de acordo com as funções e competências que lhe foram atribuídas no âmbito da organização dos serviços municipais.

2 - A gestão dos recursos humanos, obedece às disposições legais em vigor, aplicáveis, designadamente:

a) O Decreto-Lei n.º 204/98, de 11 de Julho;

b) O Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro;

c) O Decreto-Lei n.º 412-A/98, de 30 de Dezembro;

d) A Lei n.º 49/99, de 22 de Junho;

e) O Decreto-Lei n.º 514/99, de 24 de Novembro;

f) Restante legislação em vigor relativa a recursos humanos da administração local;

g) Outra legislação que venha a ser publicada para aplicação na gestão de pessoal das autarquias locais.

Artigo 71.º

Processos dos funcionários

1 - Deve existir na Secção de Pessoal, para cada trabalhador, um processo individual com todos os seus dados pessoais entre outros documentos e um processo do concurso onde deverão ser arquivados todos os documentos que levaram à sua admissão, devidamente actualizados sempre que surjam alterações na carreira do funcionário.

2 - O acesso aos processos está restrito aos funcionários da Secção de Pessoal.

3 - O processo do concurso deve incluir:

a) Todo o expediente inerente ao concurso;

b) Relatório do júri de selecção.

4 - O processo individual deve incluir:

a) Fotocópia do Diário da República onde foi publicado o anúncio;

b) Despacho de nomeação assinado pelo presidente da Câmara;

c) Ficha clínica;

d) Cadastro (resumo do processo individual), o qual deve estar permanentemente actualizado.

5 - O cadastro referido na alínea d) do número anterior deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:

a) Nome do trabalhador;

b) Morada e telefone;

c) Data de nascimento;

d) Número de conta bancária;

e) Fotografia;

f) Filiação;

g) Naturalidade;

h) Estado civil;

i) Agregado familiar a seu cargo;

j) Categoria profissional;

k) Vencimento e sua evolução;

l) Data de admissão;

m) Número do bilhete de identidade;

n) Número de contribuinte;

o) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

p) Folha de assiduidade;

q) Certificados de frequência de cursos de formação profissional;

r) Contrato de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse;

s) Ficha de avaliação de serviço.

Artigo 72.º

Admissão de novos funcionários

1 - A admissão de novos funcionários está dependente de despacho do presidente da Câmara, assim como a renovação de contratos.

2 - Antes da abertura de qualquer concurso de admissão deve ser elaborado um despacho e assinado pelo presidente da Câmara. O despacho deve posteriormente ser enviado à Secção de Contabilidade para registo da informação de cabimentação e assinatura do chefe da Divisão de Gestão Financeira.

3 - Na admissão de novos contratos, deve-se respeitar os seguintes procedimentos:

a) Despacho de abertura de concurso;

b) Publicação no Diário da República ou num jornal de expansão regional;

c) Respeitar os prazos de candidatura fixados nos termos da lei;

d) Elaboração da acta com lista de classificação de candidatos admitidos e excluídos;

e) Respeitar os prazos de participação dos interessados;

f) Comunicação aos candidatos do dia de prestação de provas;

g) Elaboração da acta com lista da classificação provisória e respectivos resultados e posteriormente conhecimento aos candidatos;

h) Respeitar o prazo para participação dos interessados;

i) Elaboração da acta com a classificação final e homologação;

j) Despacho de nomeação;

k) Publicação no Diário da República;

l) Posse ou aceitação dos candidatos.

4 - Depois de elaborado, assinado pelos respectivos outorgantes e autenticadas as assinaturas através de selo branco, o contrato de trabalho deve ser enviado à Secção de Contabilidade para registo da informação de cabimentação e assinatura do chefe da Divisão de Gestão Financeira.

5 - A cessação das relações de trabalho, quer aconteça por iniciativa do trabalhador ou da autarquia, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

Artigo 73.º

Pagamento e processamento das remunerações

1 - A política de remuneração, é estabelecida de acordo com a legislação em vigor.

2 - O pagamento de remunerações e de outros abonos deverá ser preferencialmente por transferência bancária, no entanto poderá ser feita também por cheque ou em numerário.

3 - A Secção de Pessoal, só poderá introduzir alterações nas folhas de vencimento na posse de documentos devidamente autorizados e assinados. Tais documentos deverão, portanto, chegar à secção de acordo com um calendário pré-estabelecido e a tempo de serem considerados no mês a que diz respeito ou no mês imediatamente a seguir.

4 - As folhas de vencimento, quer processadas informaticamente, quer processadas manualmente, devem ser devidamente aprovadas pelo chefe da Divisão de Recursos Humanos, que procede à sua verificação com os documentos que suportam os valores a pagar.

5 - A ordem de pagamento relativa a cada folha de vencimento é emitida na Secção de Contabilidade, devendo esta ser assinada pela pessoa que emite, pelo chefe da Repartição de Contabilidade e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

6 - As folhas de vencimento processadas informaticamente, são pagas por transferência bancária através de ofício acompanhado de mapa e disquete com a relação de trabalhadores e respectivos dados bancários enviados à entidade bancária escolhida para este tipo de pagamento, neste caso à Caixa Geral de Depósitos.

7 - As folhas de vencimento processadas manualmente, são pagas em dinheiro pela tesouraria.

8 - Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento, com a descrição de todos os dados referentes ao mês em questão.

Artigo 74.º

Pontualidade e assiduidade

1 - A pontualidade e assiduidade são controladas através de livro de ponto.

2 - Compete aos chefes de divisão, por delegação de competências do presidente da Câmara, o conhecimento antecipado e sua justificação de faltas, férias e licenças.

3 - As faltas, férias e licenças devem ser registadas num livro próprio para o efeito, que posteriormente serão inseridos informaticamente para proceder à regularização nos respectivos vencimentos.

4 - A definição de férias deve ser feita pelo trabalhador até final de Abril do ano em questão, através do preenchimento de mapa enviado pelo Serviço de Pessoal, ficando sujeito a confirmação e aprovação do chefe de divisão.

Artigo 75.º

Horas extraordinárias

1 - As horas extraordinárias devem ser previamente autorizadas pelo chefe de divisão ou pelo vereador do pelouro do serviço a que diz respeito.

2 - Posteriormente deve ser preenchido o impresso próprio relativo às horas extraordinárias e assinado pelo chefe de divisão ou pelo vereador do pelouro do respectivo serviço.

3 - A secção de pessoal só processa horas extraordinárias, mediante prévia autorização dos superiores.

4 - Mensalmente a Secção de Pessoal deverá controlar o número de horas de trabalho extraordinário prestado por cada funcionário (tendo em atenção os limites legais em vigor), devendo informar o presidente da Câmara, chefe de divisão e ou encarregado respectivo, caso este limite seja excedido.

Artigo 76.º

Ajudas de custo

As ajudas de custo, deslocações e alojamento por parte dos trabalhadores, devem ser formalizadas através de impresso próprio sendo devidamente justificadas e aprovadas pelo chefe de divisão e posteriormente enviadas para a Secção de Pessoal, devendo ser pagas de acordo com a legislação em vigor.

SUBCAPÍTULO V

Outros métodos e procedimentos de controlo

Artigo 77.º

Das obras por administração directa

1 - Toda e qualquer obra feita por administração directa, deverá constar no Plano Plurianual de Investimentos (PPI), só se podendo realizar desde que devidamente orçamentada.

2 - Para cada obra deverá ser elaborada uma folha de obra.

3 - Esta deverá ser elaborada mês a mês (durante o tempo que a mesma decorrer), e deverá conter a seguinte informação (ver anexo VI):

Designação da obra;

Local;

Nome do encarregado/responsável;

Informação relativa à mão-de-obra utilizada, máquinas, viaturas e outros equipamentos utilizados, bem como os materiais aplicados na obra.

4 - A folha de obra deverá ser preenchida diariamente pelo responsável e enviada no final de cada mês à Secção de Contabilidade para apuramento dos respectivos custos.

5 - Dever-se-á proceder de igual modo, no que diz respeito à execução de todo e qualquer outro tipo de actividades desenvolvidas pelo município, que desta forma deverão também elas ser inscritas no PPI (tal como: festividades, feiras, etc.) - ver anexo VI.

Artigo 78.º

Da gestão das viaturas/máquinas

1 - Diariamente será distribuída, pelo encarregado geral, uma folha por viatura (anexo VII), que será preenchida pelos eventuais utilizadores, onde deve constar a seguinte informação:

Descrição da viatura/máquina;

Data e hora;

Designação da obra a que se destina;

Quilometragem;

Designação do serviço;

Nome e assinatura do motorista e do encarregado.

2 - Se se verificar alguma anomalia na viatura ou máquina em serviço, o respectivo condutor deverá preencher um documento (anexo VIII) onde anota as eventuais anomalias.

3 - Este documento é entregue ao encarregado geral, que verifica, assina e o remete para a oficina.

4 - Efectuado o diagnóstico à avaria, o responsável pela oficina indica no mesmo documento o material necessário à reparação e remete de novo ao encarregado geral.

5 - Em função dos custos e tipo de reparação o chefe da Divisão de Obras, decide se a reparação se deve efectuar pelos serviços municipais (caso estes tenham capacidade em tempo oportuno para a reparar) ou se se deve recorrer à reparação em entidades externas.

6 - Caso a reparação seja efectuada nos serviços municipais, devem-se registar todos os elementos numa ficha de reparação, que deverá ser assinada pelo responsável pela reparação e enviada ao encarregado geral.

Artigo 79.º

Das aplicações informáticas

1 - O controlo das aplicações informáticas fica sob a responsabilidade do Gabinete de Informática, sob orientação do chefe da Divisão de Gestão de Recursos Financeiros.

2 - O responsável pelo Gabinete de Informática deve:

a) Zelar pela segurança dos suportes informáticos à sua guarda, tais como: programas, aplicações, utilitários, software referente aos sistemas operativos UNIX e MS-DOS e outros que venha a ser adquiridos pela Câmara Municipal do Entroncamento;

b) Assegurar o apoio técnico a todos os serviços, no que diz respeito ao funcionamento do hardware e software, de forma a acompanhar o funcionamento informático da Câmara Municipal do Entroncamento.

3 - O responsável deve ainda proceder de forma a minimizar os riscos de perda de informação, nomeadamente a:

a) Cópias de segurança das aplicações;

b) Seguranças às diversas aplicações.

4 - Deverão ainda ser criadas palavras-chave para as diversas aplicações, bem como restringir o acesso aos funcionários que directa ou indirectamente não as utilizam.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 80.º

Violação das normas

A violação das normas estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie o cometimento da infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar.

Artigo 81.º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos omissos nas presentes normas serão resolvidos por deliberação da Câmara Municipal.

Artigo 82.º

Revogação e entrada em vigor

São revogadas todas as disposições regulamentares na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

O presente Regulamento entra em vigor no dia 1 de Janeiro de 2002.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)

ANEXO V

(ver documento original)

ANEXO VII

(ver documento original)

ANEXO VIII

(ver documento original)

ANEXO IX