Aviso n.º 6063/2002 (2.ª série) - AP, de 9 de julho

Aviso n.º 6063/2002 (2.ª série) - AP. - Engenheiro Joaquim Barroso de Almeida Barreto, presidente da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto:

Torna público que a Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, em sua reunião ordinária realizada no dia 10 de Abril e a Assembleia Municipal em sessão ordinária realizada no dia 30 do mesmo mês de Abril próximo passado, no uso das competências atribuídas pelos artigos 64.º, n.º 6, alínea a), e 53.º, n.º 2, alínea a), do Decreto-Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, respectivamente, aprovaram a versão definitiva do Regulamento Interno do Arquivo da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, depois de ter sido cumpridas as formalidades exigidas pelo Código do Procedimento Administrativo, designadamente no que se refere ao período de inquérito público, o qual se publica em anexo.

28 de Maio de 2002. - O Presidente da Câmara, Joaquim Barroso de Almeida Barreto.

Regulamento Interno do Arquivo da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto

Nota justificativa

O arquivo é, sem dúvida, a materialização da memória colectiva.

Por isso e tendo em consideração as regras que foram estabelecidas para preservação do acervo documental dos municípios, especialmente através da Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, verificou-se a introdução de novos procedimentos por forma a garantir as funções vitais do arquivo (recolha, tratamento, eliminação e difusão), estabelecendo os procedimentos administrativos que lhes estão associados.

Neste contexto, o presente Regulamento Interno é elaborado de harmonia com o disposto no artigo 9.º da referida portaria, visando actualizar a implementação de princípios de funcionamento de modo a fomentar uma política de gestão integrada da informação e uma uniformização arquivística, obedecendo às normas constantes do Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, aprovado por esta disposição legal.

CAPÍTULO I

Constituição e atribuições do arquivo municipal

Artigo 1.º

Fundamentação legal

O presente Regulamento é elaborado no uso da competência prevista no n.º 8 do artigo 112.º e no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e ao abrigo das disposições contidas na Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril, nos Decretos-Leis n.os 447/88, de 18 de Dezembro, e 121/92, de 2 de Junho, tendo por base as prerrogativas cometidas pela alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º e a alínea a) n.º 6 do artigo 64.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro.

Artigo 2.º

Âmbito

Este Regulamento tem como objectivo estabelecer normas de funcionamento e de responsabilização relativas à estrutura dos vulgarmente chamados arquivo geral e arquivo histórico do município de Cabeceiras de Basto, constituídos pela documentação administrativa e histórica procedentes dos diferentes serviços municipais.

Artigo 3.º

Funcionamento

O arquivo da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto encontra-se na dependência e responsabilidade da DAF/Divisão Administrativa e Financeira.

Artigo 4.º

Objectivo

O arquivo municipal contém sob sua orientação, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da actividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.

Artigo 5.º

Cooperação

O arquivo municipal mantém intercâmbio de informação e cooperação técnica com o Arquivo Distrital de Braga/Universidade do Minho.

CAPÍTULO II

Disposições gerais

Artigo 6.º

Prazos de transferência

1 - Os distintos órgãos e serviços da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto devem promover regularmente, o envio para o arquivo municipal da respectiva documentação considerada finda.

2 - O prazo de incorporação é o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril.

Artigo 7.º

Formas

1 - A documentação é enviada ao arquivo municipal obedecendo às seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado previamente e fornecidas pelo arquivo municipal;

d) No seu suporte original e devidamente acomodada.

2 - O envio da documentação efectua-se de acordo com a calendarização proposta pelo arquivo municipal.

3 - Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses a seguir discriminados:

Março = desinfecções;

Julho e Agosto = período de férias dos funcionários.

4 - As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhadas de um auto de entrega a título de prova, cujo modelo consta no anexo n.º 1;

b) O auto de entrega deve ser acompanhado de uma guia de remessa, cujo modelo consta no anexo n.º 2, destinando-se a mesma à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é feita em triplicado, devendo ficar o original no serviço destinatário e o duplicado ser devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado nos serviços de arquivo como instrumento de pesquisa documental após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

Artigo 8.º

Livros findos

Os livros findos (actas, contratos, escrituras, registos, etc.) são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente.

Artigo 9.º

Paginação

Os processos e requerimentos deverão ser devidamente paginados e sempre que tenha sido retirado algum documento, será intercalada em sua substituição uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço.

Artigo 10.º

Processos de obras

1 - Os processos de obras deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo existente, com o número, o local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários.

2 - Os processos de obras, descritos no número anterior, deverão ser instalados em pastas ou caixas de arquivo próprias.

Artigo 11.º

Avaliação e selecção

1 - A fim de avaliar o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal deverá ser constituído um grupo de trabalho designado pelo presidente da Câmara composto por três membros.

2 - Compete ainda ao grupo de trabalho definir o interesse histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pelas normas de conservação ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado.

Artigo 12.º

Eliminação

1 - Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes serviços municipais de acordo com o disposto na Portaria n.º 412/2001, de 17 de Abril.

2 - As propostas de eliminação terão de ser obrigatoriamente apresentados em reunião de Câmara e, por consequência, autorizadas pelo mesmo órgão.

3 - A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhado de auto de eliminação presente no anexo n.º 3;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelos responsáveis do arquivo e pelo representante da autarquia local, constituindo prova de abate patrimonial;

c) O referido auto é feito em duplicado, devendo ficar o original nos serviços de arquivo municipal que procede à eliminação e o outro exemplar deve ser remetido ao respectivo arquivo distrital ou nacional.

4 - A eliminação de documentos que não constem da tabela de selecção anexa ao Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, carece de autorização expressa do IAN/TT - Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, devendo a decisão sobre o processo de eliminação atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 13.º

Tratamento e difusão

1 - O arquivo municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação) aplicado nos diversos serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.

2 - O arquivo municipal procederá de forma a manter sempre a documentação procedente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz pelo menos, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos.

Artigo 14.º

Conservação

Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

a) Criação de boas condições de segurança e ambientais;

b) Promoção do restauro e reencadernação das espécies danificadas;

c) Desenvolvimento de cópias de documentos através das tecnologias mais adequadas na arquivística contemporânea, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

Artigo 15.º

Comunicação

A comunicação dos documentos processar-se-á através dos seguintes meios:

a) Consulta;

b) Serviço de empréstimo e de leitura.

Artigo 16.º

Horário de funcionamento

1 - O arquivo municipal da Câmara de Cabeceiras de Basto funciona com o horário normal dos restantes serviços da Câmara.

2 - O atendimento e consulta directa das espécies é assegurado em instalações do arquivo, quer a documentação se encontre na chamada fase intermédia, que apresenta ainda certo valor primário ou administrativo, quer na idade definitiva, que surge após o processo de selecção e eliminação onde passa a prevalecer o valor secundário, isto é, informativo e histórico.

Artigo 17.º

Consulta pública de documentos

1 - A admissão à leitura de documentação no arquivo municipal é permitida após o preenchimento da ficha de consulta diária e requisição presente no anexo n.º 8.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior será sempre obtida autorização do presidente de Câmara ou vereador com poderes delegados.

3 - Salvo os casos em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabi1idade, poderá ser efectuada a consulta de determinada documentação para fins de investigação particular.

Artigo 18.º

Empréstimo

Toda e qualquer consulta será efectuada no arquivo municipal, salvo as excepções previstas pelo presente Regulamento quanto a requisições dos serviços municipais, da Assembleia Municipal, da presidência e vereação e de tribunais.

Artigo 19.º

Serviço de empréstimo

1 - Os documentos a sair do arquivo municipal destinados a exposições ficam sujeitos às normas anexas ao presente Regulamento (anexo n.º 4).

2 - Os pedidos de empréstimo de documentos para exposições devem satisfazer os seguintes requisitos:

a) Ser dirigidos ao arquivo municipal, com a data da sua apresentação e a identificação do serviço ou entidade requisitante;

b) Conter a assinatura do chefe ou responsável, ou legal substituto, do serviço ou entidade que requisita;

c) Conter a respectiva assinatura de autorização do presidente da Câmara ou vereador com poderes delegados.

Artigo 20.º

Requisições

1 - As requisições dos órgãos ou serviços municipais devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio presente no anexo n.º 5, de modo a facilitar o respectivo controlo, correspondendo uma requisição a cada documento solicitado.

2 - A documentação só poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de 30 dias renovável por igual período mediante novo pedido.

3 - As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as assinaturas, não sendo permitidas as assinaturas por chancela.

Artigo 21.º

Preenchimento

1 - O serviço requisitante deverá reservar para si a cópia de cor rosa e fará entrega do original (ficha branca) e duas cópias (fichas azul e amarela).

2 - Enquanto os documentos se encontrarem fora do arquivo municipal, as fichas de requisição serão guardadas do seguinte modo:

Original (ficha branca) arquivada por ordem cronológica;

1.ª cópia (ficha azul) arquivada pelo nome da série e número do processo;

2.ª cópia (ficha amarela) arquivada na estante, em substituição do documento.

3 - As requisições receberão no arquivo municipal um número de entrada e constituirão um livro próprio.

Artigo 22.º

Revalidação

1 - Terminado o período de validade da requisição, conforme o n.º 2 do artigo 20.º, o arquivo municipal deverá avisar o serviço requisitante solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da requisição.

2 - A revalidação é feita por carimbo (anexo n.º 6), no original e na cópia cor de rosa, com rubrica do responsável pelo arquivo ou seu substituto legal.

3 - No acto da devolução o serviço requisitante deve apresentar a ficha cor de rosa, na qual será aposto o carimbo "devolvido" (anexo n.º 7), a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.

Artigo 23.º

Devolução

1 - Ao ser devolvida a documentação deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.

2 - Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.

3 - Se for detectada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado deverá o arquivo geral devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.

Artigo 24.º

Destino final das requisições

O arquivo municipal arquivará por cinco anos o respectivo original (ficha branca), podendo eliminar de imediato as fichas azul e amarela.

Artigo 25.º

Comunicação

A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:

a) Publicidade dos instrumentos de pesquisa (guias, inventários, ... );

b) Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal ou em colaboração com outras entidades;

c) Realização e participação em actividades culturais diversas.

Artigo 26.º

Consulta através de cópia

Os documentos raros, antigos ou em risco de deteriorações devem ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.

Artigo 27.º

Dever de cooperação

Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no arquivo municipal deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respectivos estudos, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal.

Artigo 28.º

Proibições

1 - É expressamente proibido:

a) Praticar quaisquer actos que perturbem, em toda a área do arquivo, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários;

b) Fazer sair das instalações próprias qualquer documento sem expressa autorização do responsável do arquivo, ou do presidente da Câmara se for o caso;

c) Entrar no arquivo acompanhado de malas, capas ou conjuntos de documentos que não sejam avulsos;

d) Decalcar, sublinhar, riscar, escrever ou por qualquer modo danificar os documentos consultados;

e) Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo municipal.

2 - O utilizador que depois de avisado se não conformar com as disposições enumeradas neste artigo será convidado a sair das instalações e em face da gravidade do acto praticado, ficará sujeito às sanções previstas pela lei.

Artigo 29.º

Incorporações

A Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, através do arquivo municipal deve também, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelar de interesse para o concelho.

Artigo 30.º

Competências do responsável pelo arquivo

Ao responsável pelo arquivo municipal compete no âmbito das suas funções o cumprimento global deste Regulamento, providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo municipal, integrar o grupo de trabalho referido no artigo 11.º, dirigir os trabalhos desenvolvidos pelos funcionários, orientar todo o tratamento arquivístico, promover e controlar a incorporação de novos documentos, emitir os seus pareceres sobre a documentação produzida e recebida, dar pareceres técnicos sobre os empréstimos de documentos, coordenar acções no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos documentos, promover realizações culturais individuais ou conjuntas e zelar pela dignificação do serviço. Em suma, compete-lhe no âmbito das suas funções, dirigir, orientar, controlar e executar toda a actividade arquivística inerente ao serviço.

Artigo 31.º

Pessoal - deveres e atribuições

Compete aos funcionários do arquivo municipal, consoante a sua formação técnico-profissional e sob a orientação de um técnico superior responsável:

a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviadas pelos diferentes serviços municipais, os processos de obras e de loteamento, arrumar e conservar os livros findos e toda a documentação enviada pelos mesmos;

b) Manter devidamente organizados os instrumentos de pesquisa (ficheiros, registos, inventários) necessários à eficiência do serviço;

c) Elaborar, sempre que necessário, instrumentos de pesquisa;

d) Zelar pela conservação da documentação;

e) Rectificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;

f) Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;

g) Efectuar atempadamente as transferências da documentação de conservação perpétua para o arquivo histórico;

h) Superintender o serviço de consulta e de leitura;

i) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

j) Fornecer a documentação para as diversas actividades de comunicação e difusão;

k) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos por microfilmagem, fotografia ou fotocópia.

l) Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística a desenvolver no respectivo serviço.

Artigo 32.º

Relatório das actividades

O responsável pelo arquivo, elaborará um relatório anual dando conhecimento do funcionamento e actividades, o qual deverá, obrigatoriamente, conter os seguintes elementos:

Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro classificativo adoptado;

Resultados numéricos das transferências e eliminações, bem como das incorporações;

Estatísticas de pedidos, consultas e empréstimos.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 33.º

Dúvidas e omissões

Todas as dúvidas e omissões que se venham a verificar na interpretação do presente Regulamento serão resolvidas pelo presidente da Câmara ou vereador com poderes delegados.

Artigo 34.º

Revisão

À Câmara Municipal compete, sempre que o entender por conveniente, proceder à alteração de qualquer disposição do presente Regulamento.

Artigo 35.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entrará em vigor no dia imediato à da sua publicação na 2.ª série do Diário da República.

Anexos do Regulamento do Arquivo Municipal

ANEXO N.º 1

Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ... de ... , no Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto, perante ... (ver nota 1) e ... (ver nota 2), dando cumprimento ... (ver nota 3), procedeu se à ... (ver nota 4) da documentação proveniente de ... (ver nota 5), conforme o constante na guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob custódia do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das suas entidades.

Data: ... / ... / ...

O representante do ... (ver nota 5) (ver nota 6).

O representante do arquivo municipal ... (ver nota 7).

(nota 1) Nome e cargo do responsável do serviço produtor.

(nota 2) Nome e cargo do responsável do arquivo da autarquia local.

(nota 3) Diploma legal o despacho que autoriza o acto.

(nota 4) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.

(nota 5) Designação do servidor produtor.

(nota 6) Assinatura do responsável do serviço produtor.

(nota 7) Assinatura do responsável do arquivo da autarquia local.

ANEXO N.º 2

(ver documento original)

ANEXO N.º 3

(ver documento original)

ANEXO N.º 4

Empréstimos de documentação para exposições

Procedimentos

O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É frequente solicitar aos arquivos documentos para exposições, o que pode causar percas ou deteriorações irreparáveis. Deverão, por isso, tomar-se todas as medidas necessárias para evitar esses riscos.

Com tal objectivo se procedeu à elaboração das seguintes normas ou procedimentos adaptados no Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto.

1 - Pedido de empréstimo

A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com suficiente antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que deseje expor, dirigindo-se para tal ao arquivo municipal.

2 - Concessão de autorização

Os documentos só podem sair do arquivo municipal mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara de Cabeceiras de Basto ou vereador com poderes delegados, após informação do serviço de arquivo. O arquivo municipal por seu lado só entregará os documentos, se tiver seu poder a notificação do referido despacho.

3 - Informação do responsável do arquivo municipal

O presidente da Câmara de Cabeceiras de Basto fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos do arquivo municipal, com base na informação favorável do responsável do arquivo.

Se não for aconselhável a saída de originais será sempre de encarar o envio de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.

4 - Seguro

Todos os documentos que saírem do arquivo municipal deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora do arquivo. A Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo. Esta avaliação será incluída no despacho de autorização.

A entidade organizadora da exposição será responsável por todos os danos que possam afectar a documentação e para tal fica obrigada a efectuar um contrato de seguro com uma seguradora de sua escolha pelo valor previamente estabelecido.

A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a emprestar do arquivo municipal mediante a entrega de apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.

5 - Auto de entrega

Os documentos serão retirados do arquivo municipal por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um auto de entrega. Se necessário indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos emprestados.

6 - Duração das exposições

Não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para o efeito o período de montagem e o prazo de devolução.

7 - Embalagem e transporte

Os encargos com a embalagem e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.

É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada.

Pode admitir-se que o organizador da exposição realize a embalagem com o pessoal do arquivo municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente.

Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.

8 - Reprodução de segurança

Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em microfilme ou fotografia pela Câmara de Cabeceiras de Basto, antes da sua entrega. Os encargos com a reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição. O negativo original ficará em poder da Câmara de Cabeceiras de Basto.

9 - Restauro

Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição, devendo esta ser notificada antecipadamente desse facto.

10 - Autorização de empréstimo para o estrangeiro

A entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários.

11 - Medidas de conservação

A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade - humidade relativa entre 50 a 55%, temperatura entre 16 a 20 Cº, luz - iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das peças em vitrines fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danificá-las.

12 - Reprodução dos documentos

Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização da Câmara de Cabeceiras de Basto.

13 - Catálogo da exposição

O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara de Cabeceiras de Basto pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal.

14 - Devolução

Concluída a exposição os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal, findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo.

Ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepção, o arquivo municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detectar qualquer possível deterioração ou perca.

Verificando-se alguma anomalia incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta dela ao presidente da Câmara para determinação dos procedimentos tendentes à exigência de responsabilidades.

15 - Assinatura das condições de empréstimo

O arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual confirma o conhecimento das normas de empréstimo e declara o compromisso de as cumprir.

Este documento, depois de assinado, deverá estar em poder do arquivo municipal antes da entrega dos documentos.

ANEXO N.º 5

(ver documento original)

ANEXO N.º 6

Carimbo de revalidação

(ver documento original)

ANEXO N.º 7

Carimbo de devolução

(ver documento original)

ANEXO N.º 8

(ver documento original)