Decreto-Lei n.º 272/99, de 22 de julho

Decreto-Lei n.º 272/99

de 22 de Julho

O alargamento do âmbito de actuação da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, em termos de diversidade, especificidade e quantidade das solicitações que lhe são dirigidas enquanto órgão de coordenação, estudo, informação e apoio técnico e administrativo de todos os gabinetes e serviços integrados na PCM, aconselha a reformulação do modelo organizativo constante da orgânica vigente e a adopção de uma estrutura mais flexível que propicie a optimização dos recursos existentes com o correspondente aumento de operacionalidade e eficácia.

O modelo escolhido assenta numa departamentalização menos hierarquizada - a nível de divisão de serviços -, no reforço da direcção, pela criação do lugar de secretário-geral-adjunto e, essencialmente, na flexibilização das estruturas técnicas, conferindo ao secretário-geral a competência para a criação de sectores técnicos especializados nas divisões onde se revelarem necessários, permitindo, assim, uma gestão mais adequada e racional dos meios existentes.

Aproveitou-se também para, na sequência da extinção dos cargos de chefe de repartição, eliminar as repartições de serviços, mantendo as secções actualmente existentes.

Assim, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

CAPÍTULO I

Natureza e atribuições

Artigo 1.º

Natureza

A Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, adiante designada abreviadamente por Secretaria-Geral, é o serviço de coordenação, estudo, informação e apoio técnico e administrativo da Presidência do Conselho de Ministros.

Artigo 2.º

Atribuições

1 - São atribuições da Secretaria-Geral:

a) Prestar ao Conselho de Ministros, ao Primeiro-Ministro, aos ministros e aos demais membros do Governo integrados na Presidência do Conselho de Ministros a assistência técnica e administrativa que lhe for solicitada;

b) Instruir e informar os processos administrativos que devam ser submetidos a Conselho de Ministros ou a despacho do Primeiro-Ministro e dos membros do Governo referidos na alínea anterior, desde que não corram por outro departamento ou serviço;

c) Efectuar os estudos e trabalhos de investigação que lhe forem especialmente cometidos;

d) Prestar apoio técnico às comissões interministeriais e grupos de trabalho instituídos no âmbito da Presidência do Conselho de Ministros;

e) Assegurar, no âmbito dos gabinetes dos membros do Governo referidos na alínea a) e dos serviços dependentes da Presidência do Conselho de Ministros, a recolha, tratamento e análise, quer da informação documental, quer da produzida pelos órgãos de comunicação social, bem como assegurar as relações com o público;

f) Assegurar o apoio administrativo ao Conselho de Ministros;

g) Assegurar, na medida em que tal lhe seja solicitado, o apoio ao processo legislativo;

h) Tomar a seu cargo a guarda, a conservação e a administração dos imóveis ocupados pela Presidência do Conselho de Ministros;

i) Promover a aplicação, relativamente aos serviços directamente dependentes da Presidência do Conselho de Ministros, das providências de ordem geral que forem adoptadas no sentido da realização das reformas tendentes à modernização da Administração;

j) Em matéria de organização administrativa e gestão de pessoal, articulando com os órgãos centrais competentes, promover o estudo, a aplicação e o controlo de execução das medidas tendentes ao aperfeiçoamento do funcionamento e melhoria da produtividade dos serviços, bem como do respectivo pessoal;

k) Assegurar o pagamento, por conta da rubrica adequada do respectivo orçamento, dos subsídios atribuídos a entidades públicas ou privadas, por despacho do Primeiro-Ministro ou do membro do Governo em quem este delegar;

l) Assegurar, enquanto produtor de informação no quadro do DIGESTO - Sistema Integrado para o Tratamento da Informação Jurídica, a criação e manutenção da PCMLEX - Base de Dados Central de Informação Legislativa do DIGESTO.

2 - Compete, ainda, à Secretaria-Geral prestar o apoio administrativo julgado necessário aos serviços da Presidência do Conselho de Ministros cuja orgânica não contemple estruturas de prestação desse apoio, assegurando-lhes, também, no âmbito da sua competência, o apoio técnico, informativo e documental necessário.

CAPÍTULO II

Órgãos e serviços

Artigo 3.º

Direcção

1 - A Secretaria-Geral depende directamente do Primeiro-Ministro e é dirigida por um secretário-geral, coadjuvado por um secretário-geral-adjunto, que o substitui nas suas ausências e impedimentos.

2 - O secretário-geral da Presidência do Conselho de Ministros e o secretário-geral-adjunto têm direito a uma quantia mensal para despesas de representação de montante igual à que for fixada para os cargos de secretário-geral e secretário-geral-adjunto da Presidência da República, respectivamente.

3 - O secretário-geral-adjunto exerce a competência que nele for delegada pelo secretário-geral.

Artigo 4.º

Serviços

1 - A Secretaria-Geral compreende os seguintes serviços:

a) Divisão de Gestão Orçamental;

b) Divisão de Obras, Manutenção e Aquisições;

c) Divisão de Documentação e Informação Legislativa;

d) Divisão Técnica;

e) Divisão de Informação e Relações Públicas;

f) Divisão de Recursos Humanos.

2 - Divisão de Gestão Orçamental integra as Secções de Contabilidade e Expediente e Arquivo.

3 - A Divisão de Obras, Manutenção e Aquisições e a Divisão de Recursos Humanos integram a Secção de Aquisições e a Secção de Pessoal, respectivamente.

4 - Por despacho do secretário-geral poderão ser criados sectores nas divisões em que tal se justifique, em função da diversidade e especificidade das respectivas atribuições.

5 - A coordenação dos sectores será assegurada por funcionário dos grupos de pessoal técnico superior ou técnico, a designar pelo secretário-geral.

Artigo 5.º

Divisão de Gestão Orçamental

Compete à Divisão de Gestão Orçamental:

1) Através da Secção de Contabilidade:

a) Elaborar as propostas de orçamento;

b) Acompanhar a respectiva execução e propor as alterações necessárias;

c) Assegurar a gestão dos recursos financeiros, contabilizar o seu movimento e promover os pagamentos autorizados;

d) Verificar os documentos de despesa e organizar os respectivos processos de conta;

2) Através da Secção de Expediente e Arquivo:

a) Assegurar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo e distribuição interna de correspondência;

b) Assegurar o serviço de expedição de correspondência;

c) Organizar e gerir o arquivo da Secretaria-Geral;

d) Assegurar a microfilmagem e reprodução de documentos.

Artigo 6.º

Divisão de Obras, Manutenção e Aquisições

Compete à Divisão de Obras, Manutenção e Aquisições:

a) Assegurar a guarda e conservação dos imóveis ocupados ou afectos aos gabinetes e serviços apoiados pela Secretaria-Geral;

b) Assegurar a guarda e conservação dos materiais e equipamentos, organizando e mantendo actualizado o respectivo inventário;

c) Coordenar a utilização do parque de viaturas automóveis;

d) Assegurar a conservação da residência oficial do Primeiro-Ministro e seu recheio, bem como do respectivo parque anexo;

e) Orientar o serviço de limpeza, quer o assegurado internamente, quer o que estiver adjudicado a empresas privadas;

f) Orientar o serviço de reprografia central;

g) Orientar os serviços de telecomunicações;

h) Organizar os processos de aquisição de bens e serviços que se mostrem necessários;

i) Concretizar as aquisições, após autorização.

Artigo 7.º

Divisão de Documentação e Informação Legislativa

1 - Compete à Divisão de Documentação e Informação Legislativa:

a) Promover a pesquisa, aquisição, tratamento e difusão da informação documental conforme à natureza dos gabinetes dos membros do Governo referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º e dos serviços a quem a Secretaria-Geral presta apoio;

b) Assegurar a organização e conservação de outra informação especialmente relevante para a prossecução dos fins dos gabinetes dos membros do Governo e da Secretaria-Geral;

c) Relativamente a matérias relacionadas com a actividade dos serviços da Presidência do Conselho de Ministros, apoiar, em matéria de documentação e informação, precedendo autorização ministerial, entidades públicas e privadas;

d) Superintender na organização, actualização e conservação da biblioteca e arquivo específico;

e) Assegurar a ligação com os serviços congéneres, nacionais e estrangeiros;

f) Editar e difundir a informação e os estudos de interesse para a Presidência do Conselho de Ministros;

g) Dar parecer sobre assuntos da sua competência.

2 - Compete ainda à Divisão de Documentação e Informação Legislativa assegurar a criação e manutenção da PCMLEX - Base de Dados Central de Informação Legislativa, no âmbito do DIGESTO - Sistema Integrado para o Tratamento da Informação Jurídica, em articulação com as bases sectoriais a desenvolver por outros serviços da Administração Pública, promovendo a colaboração com outras bases de dados jurídicas, nacionais e internacionais, e procedendo ao tratamento da documentação considerada pertinente para o respectivo desenvolvimento.

Artigo 8.º

Divisão Técnica

Compete à Divisão Técnica:

a) Proceder à organização, instrução, estudo e informação dos processos, bem como efectuar os estudos e os trabalhos a que se referem, respectivamente, as alíneas c) e d) do n.º 1 do artigo 2.º;

b) Preparar as informações de carácter técnico que forem solicitadas à Secretaria-Geral, relativas a matérias do seu âmbito de competência;

c) Elaborar, a solicitação superior, pareceres, informações e estudos de carácter jurídico;

d) Intervir nos processos disciplinares e de inquérito, sempre que tal lhe seja determinado;

e) Colaborar com os restantes serviços na elaboração dos contratos em que a Secretaria-Geral ou os serviços por ela apoiados tenham de intervir;

f) Arquivar os originais dos diplomas do Governo destinados a publicação nas duas séries do Diário da República;

g) Submeter a decisão superior as dúvidas que se suscitem sobre a determinação da série do Diário da República em que devam ser publicados os diplomas;

h) Praticar todos os actos de expediente administrativo, quando superiormente solicitados, no âmbito do apoio ao Conselho de Ministros;

i) Superintender no serviço de estafetas;

j) Promover a informatização das actividades da Secretaria-Geral;

k) Coordenar a utilização do sistema informático da Secretaria-Geral.

Artigo 9.º

Divisão de Informação e Relações Públicas

Compete à Divisão de Informação e Relações Públicas:

a) Proceder à recolha, selecção e difusão de informação noticiosa produzida pela imprensa escrita com interesse para os gabinetes dos membros do Governo referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º;

b) Proceder à recolha, tratamento e difusão da informação noticiosa relevante emanada dos principais operadores de radiodifusão e televisão, com vista a manter informados os membros do Governo, os Ministros da República para as Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira, bem como os governadores civis;

c) Proceder à análise quantitativa e qualitativa da informação;

d) Assegurar e fomentar as relações com os meios de comunicação social em tudo o que respeite às actividades dos gabinetes referidos na alínea a);

e) Assegurar a difusão dos elementos referidos na alínea j), nomeadamente através da colaboração com o INFOCID e recorrendo a tecnologias de informação consideradas adequadas para o efeito;

f) Acolher o público e encaminhar os pedidos, sugestões e reclamações apresentados, apoiando os interessados na resolução das pretensões formuladas e estabelecendo, quando necessário, os contactos com os serviços responsáveis pelo andamento dos respectivos processos;

g) Proceder à análise dos referidos pedidos, sugestões e reclamações, com vista à elaboração de relatórios sistemáticos;

h) Assegurar o protocolo das visitas e outras cerimónias relacionadas com os membros do Governo e outras altas entidades da área da Presidência do Conselho de Ministros;

i) Assegurar os procedimentos inerentes à realização de reuniões e outras manifestações de carácter técnico e social;

j) Organizar um banco de dados públicos relativos aos membros do Governo e outras altas entidades;

l) Assegurar a ligação com os serviços congéneres dos diversos ministérios;

m) Elaborar estudos e pareceres sobre assuntos da sua competência.

Artigo 10.º

Divisão de Recursos Humanos

1 - Compete à Divisão de Recursos Humanos:

a) Realizar estudos, inquéritos e outros trabalhos de carácter técnico tendentes à elaboração de propostas sobre a política de pessoal e de aplicação de técnicas de gestão dos recursos humanos;

b) Estudar e promover a aplicação de métodos adequados à selecção de pessoal, tendo em vista o seu recrutamento e promoção;

c) Promover, apoiar e coordenar as acções de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal da Secretaria-Geral, elaborando os respectivos planos e procedendo à avaliação dos resultados;

d) Promover ou colaborar em acções tendentes ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;

e) Prestar o apoio técnico que, na área das suas competências, lhe seja solicitado pelos serviços da Presidência do Conselho de Ministros;

f) Informar e dar parecer sobre questões relativas à gestão de recursos humanos que lhe sejam submetidas;

g) Ocupar-se do expediente referente às operações de administração do pessoal da Secretaria-Geral e dos gabinetes e serviços por ela apoiados;

h) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal a que se refere a alínea anterior;

i) Proceder ao controlo da assiduidade do pessoal;

j) Processar os vencimentos e demais abonos e descontos do pessoal;

k) Orientar os auxiliares administrativos e motoristas e a sua distribuição pelos diversos serviços;

l) Orientar as telefonistas e coordenar o respectivo serviço.

2 - A Divisão de Recursos Humanos actuará em articulação com os órgãos centrais da função pública e assegurará as competências que nessa matéria couberem à Secretaria-Geral ao nível horizontal da Presidência do Conselho de Ministros.

CAPÍTULO III

Pessoal

Artigo 11.º

Quadro

1 - A Secretaria-Geral dispõe do quadro de pessoal dirigente constante do mapa anexo ao presente diploma, do qual faz parte integrante.

2 - O quadro do restante pessoal da Secretaria-Geral é aprovado por portaria conjunta do Primeiro-Ministro e dos Ministros das Finanças e Adjunto.

Artigo 12.º

Afectação do pessoal

1 - O pessoal da Secretaria-Geral será distribuído pelos diversos serviços que a integram, ou aos quais apoia, por despacho do secretário-geral, ouvidos os responsáveis respectivos.

2 - Quando tal se mostre necessário, em função dos trabalhos em curso, o secretário-geral poderá determinar que o pessoal atribuído a cada serviço preste a qualquer dos outros a colaboração tida por conveniente ou coadjuve a realização dos mesmos trabalhos.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 13.º

Norma revogatória

São revogados:

a) O Decreto-Lei n.º 147/93, de 3 de Maio;

b) O Decreto-Lei n.º 227/97, de 30 de Agosto.

Artigo 14.º

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor no dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 9 de Junho de 1999. - António Manuel de Oliveira Guterres - António Luciano Pacheco de Sousa Franco - Jorge Paulo Sacadura Almeida Coelho.

Promulgado em 8 de Julho de 1999.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 17 de Julho de 1999.

O Primeiro-Ministro, António Manuel de Oliveira Guterres.

MAPA

Quadro do pessoal dirigente a que se refere o n.º 1 do artigo 11º

(ver quadro no documento original)