Decreto Regulamentar n.º 16/2000, de 2 de outubro

Decreto Regulamentar n.º 16/2000

de 2 de Outubro

O Decreto-Lei n.º 375/99, de 18 de Setembro, prevê que os sujeitos passivos da relação jurídica de imposto possam utilizar o sistema de facturação electrónica, desde que autorizados pela Direcção-Geral dos Impostos.

Esta medida, que se insere no contexto mais vasto da promoção do comércio electrónico, oferece novas oportunidades tanto para o sector económico, através da possibilidade de desmaterialização dos sistemas de facturação, como para a administração tributária, mediante a introdução de novos métodos de controlo.

Atendendo ao cenário actual de constante renovação tecnológica, em especial na parte relativa às tecnologias de informação e comunicações, as condições de utilização da factura transmitida por via electrónica devem assentar em critérios independentes, tanto quanto possível, do ambiente tecnológico, de forma a evitar encargos excessivos para os aderentes, bem como obstar à cristalização dos sistemas informáticos de apoio e consequente obsolescência prematura.

Este propósito, no entanto, deve ser alcançado sem prejuízo da faculdade conferida à administração tributária de acesso aos sistemas de facturação implantados, em termos que permitam, nomeadamente, o exercício sem restrições da actividade fiscalizadora.

Assim:

Ao abrigo do disposto no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 375/99, de 18 de Setembro, e nos termos da alínea c) do artigo 199.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

Artigo 1.º

Objecto

O presente diploma estabelece as condições e os requisitos de utilização da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica pelos sujeitos passivos de relação jurídica de imposto.

Artigo 2.º

Conteúdo das facturas electrónicas

1 - A factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica contêm os elementos previstos na legislação fiscal para a factura e uma assinatura digital aposta nos termos da lei.

2 - É obrigatório manter a integridade do conteúdo da factura ou documento equivalente transmitidos por via electrónica, desde a sua emissão até ao termo do prazo previsto na lei para a sua conservação.

Artigo 3.º

Sistema de facturação electrónica

1 - A adopção de qualquer sistema de facturação electrónica deve garantir as seguintes funcionalidades:

a) A verificação, durante a emissão e recepção, da conformidade da estrutura da mensagem com os requisitos estabelecidos para a factura electrónica;

b) A validação cronológica das mensagens emitidas como facturas ou documentos equivalentes;

c) O armazenamento, em suporte informático, das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos;

d) A constituição e armazenamento diário, em suporte informático, de um mapa recapitulativo sequencial das mensagens emitidas e recebidas e das anomalias eventualmente detectadas;

e) O fornecimento, a pedido da administração fiscal, das facturas ou documentos equivalentes, emitidos ou recebidos, e dos mapas recapitulativos, representados em formato legível e facultados através do ecrã, em suporte informático e em papel;

f) A manutenção da integridade, disponibilidade e autenticidade do conteúdo original das facturas e documentos equivalentes transmitidos por via electrónica, bem como o dos mapas recapitulativos;

g) O não repúdio das mensagens;

h) A não duplicação das facturas ou documentos equivalentes.

2 - As funcionalidades do sistema de facturação electrónica podem ser asseguradas, no todo ou em parte, por terceiros, sem prejuízo da responsabilidade dos respectivos sujeitos passivos pelo cumprimento das normas legais aplicáveis.

3 - Podem ser utilizadas uma ou mais estruturas de mensagens, as quais devem manter-se inalteradas.

Artigo 4.º

Mapa recapitulativo

1 - O mapa recapitulativo respeitante às facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica contêm, designadamente, os seguintes elementos:

a) Número e data da factura;

b) Data e hora da constituição e do envio da mensagem;

c) Identificação fiscal do emissor e do receptor;

d) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;

e) O preço, líquido de imposto;

f) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

g) A discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão;

h) A denominação e versão do software utilizado.

2 - Por solicitação da administração fiscal, o mapa recapitulativo mencionado no número anterior é facultado na íntegra ou mediante a aplicação de critérios selectivos de pesquisa de dados.

3 - O acesso aos dados constantes do mapa recapitulativo pode ser efectuado através de ecrã, em suporte informático ou em papel, conforme a conveniência da administração fiscal.

Artigo 5.º

Conservação

1 - As facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica, bem como o mapa recapitulativo, são conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e recepção.

2 - O processamento automático efectuado pelo sistema de facturação deve incluir o registo dos dados relativos aos documentos mencionados no número anterior de forma a garantir uma transferência exacta e completa dos dados para os suportes de armazenamento.

3 - Para garantia do acesso sem restrições às facturas transmitidas por via electrónica e documentos equivalentes, os dispositivos de armazenamento, software e algoritmos integrados no sistema de facturação electrónica são mantidos acessíveis durante o prazo previsto na lei para a conservação da documentação.

Artigo 6.º

Requisitos do armazenamento

O armazenamento das facturas transmitidas por via electrónica e documentos equivalentes deve garantir:

a) A execução de controlos que assegurem a integridade, exactidão e fiabilidade do armazenamento;

b) A execução de funcionalidades destinadas a prevenir e detectar a criação, alteração, destruição e deterioração dos registos armazenados;

c) A avaliação regular do desempenho do sistema electrónico de armazenamento, nomeadamente através da realização de verificações periódicas aos documentos registados;

d) O funcionamento de um sistema fiável de recuperação dos dados em caso de incidente, testado regularmente;

e) A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.

Artigo 7.º

Pedido

1 - O requerimento dos sujeitos passivos que, nos termos da lei, pretendam utilizar um sistema de facturação electrónica deve conter, designadamente, os seguintes elementos:

a) O nome, firma ou denominação social, número fiscal e sede ou domicílio fiscal do requerente;

b) O local de acesso ao sistema de facturação electrónica que permita a administração fiscal ler, reproduzir e confirmar os dados armazenados;

c) A qualidade de emissor, receptor ou ambas;

d) A identificação da entidade certificadora da assinatura digital, no caso de se tratar de emissor;

e) Os dados relativos ao certificado de assinatura do qual é titular, bem como os constantes de eventual certificado complementar;

f) A identificação e versão do software utilizado para apoio ao sistema de facturação electrónica;

g) A indicação da entidade responsável pelo desenvolvimento do software aplicacional;

h) A identificação do equipamento informático utilizado e respectivo software de base;

i) A identificação dos protocolos de comunicações e das normas técnicas aplicáveis à constituição das mensagens emitidas como facturas;

j) O modelo de contrato eventualmente a celebrar para fornecimento de soluções de apoio à facturação electrónica, o qual deve conter, no mínimo, a identificação das partes contratantes, a data prevista para o início das operações e a obrigação do fornecedor transmitir ao sujeito passivo as especificações técnicas que forem solicitadas pela administração fiscal nos termos do presente diploma legal e demais regulamentação aplicável.

2 - Os sujeitos passivos devem comunicar a Direcção-Geral dos Impostos, mediante a alteração dos elementos mencionados no número anterior, qualquer modificação superveniente a introduzir no sistema de facturação electrónica.

3 - O requerimento mencionado no número anterior pode ser apresentado em papel ou por via electrónica de acordo com as modalidades disponibilizadas pela Direcção-Geral dos Impostos.

Artigo 8.º

Fiscalização

A administração tributária pode, no exercício da acção de fiscalização, realizar testes ao sistema de facturação dos sujeitos passivos, nomeadamente com os seguintes objectivos:

a) Comparar o sistema de facturação em funcionamento com aquele que foi declarado;

b) Verificar os controlos internos, procedimentos de segurança e respectiva documentação, de acordo com as normas legalmente aplicáveis;

c) Avaliar o hardware, software e procedimentos utilizados;

d) Identificar os emissores e receptores;

e) Confirmar a integridade, disponibilidade, autenticidade e não repúdio das mensagens emitidas e recebidas como facturas, bem como a exactidão dos mapas recapitulativos;

f) Efectuar cruzamento de informação de índole fiscal relativa a emissores e receptores de facturas ou documentos equivalentes transmitidos por via electrónica.

Artigo 9.º

Documentação

1 - A documentação técnica de apoio ao utilizador do sistema de facturação electrónica deve estar actualizada e disponível para consulta pela administração fiscal.

2 - É facultado à administração fiscal o acesso à documentação respeitante, designadamente, à arquitectura, às análises funcional e orgânica e à exploração do sistema informático de apoio à facturação electrónica.

Artigo 10.º

Modelos de formulários

Os modelos de formulários, que poderão revestir forma electrónica, para pedido de utilização do sistema de facturação electrónica e para declaração de alteração da configuração técnica daquele sistema são aprovados por portaria do Ministro das Finanças.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 27 de Julho de 2000.

Jaime José Matos da Gama - Manuel Pedro da Cruz Baganha - Diogo Campos Barradas de Lacerda Machado - José Mariano Rebelo Pires Gago.

Promulgado em 7 de Setembro de 2000.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 14 de Setembro de 2000.

O Primeiro-Ministro, António Manuel de Oliveira Guterres.