Deliberação n.º 1755/2013

Deliberação n.º 1755/2013, de 27 de setembro

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Publicação:Diário da República n.º 187/2013, Série II de 2013-09-27

Data de Publicação:

Parte:

SUMÁRIO

Alteração ao regulamento orgânico dos serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 64, de 1 de abril de 2005, em anexo à deliberação n.º 452/2005

TEXTO

Deliberação n.º 1755/2013

1 - Por deliberação do Conselho de Gestão da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, de 19 de fevereiro de 2013 é alterado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa aprovado pelo conselho diretivo em 19 de janeiro de 2005 e publicado em anexo à Deliberação n.º 452/2005 no Diário da República, 2.ª série n.º 64, de 01 de abril de 2005, nos seguintes termos:

Artigo 1.º

No texto do Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa:

a) Onde se lê "CD" passa a ler-se "Diretor da FLUL";

b) Onde se lê "conselho administrativo" passa a ler-se "Conselho de Gestão";

c) Onde se lê "Secretário Coordenador" passa a ler-se "Diretor Executivo";

d) Onde se lê "Chefe de Divisão" passa a ler-se "Coordenador de Divisão";

e) Onde se lê "Chefe de Secção" passa a ler-se "Coordenador Técnico";

f) Onde se lê "Unidade" passa a ler-se "Núcleo";

g) Onde se lê "encarregado de pessoal auxiliar" passa a ler-se "encarregado operacional";

h) Onde se lê "funcionário" passa a ler-se "trabalhador".

Artigo 2.º

São revogados os seguintes artigos: 2.º n.º 2 alínea i) e j); 11.º n.º 2 alínea e), 16.º, 23.º n.º 2 alínea c), 26.º e 27.º

Artigo 3.º

Os artigos 1.º, 2.º, 4.º, 11.º, 14.º, 17.º, 21.º, 22.º, 23.º, 33.º, 34.º e 37.º passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 1.º

(Estrutura geral dos serviços da FLUL)

1 - ...

2 - ...

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) A Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno (DREAA);

f) [anterior alínea e)]

3 - ...

Artigo 2.º

(Diretor Executivo)

1 - ...

2 - ...

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) Submeter à apreciação do Conselho de Gestão as alterações à orgânica e da regulamentação dos serviços da FLUL, que entenda convenientes.

3 - Sem prejuízo de outras disposições legais ou regulamentares que lhe sejam aplicáveis, o cargo de Diretor Executivo é equiparado a cargo de direção superior de segundo grau para todos os efeitos legais.

4 - ...

5 - ...

Artigo 4.º

(Divisão da Biblioteca)

1 - ...

2 - ...

3 - A direção científico-pedagógica da biblioteca é assegurada pelo Diretor da Biblioteca.

Artigo 11.º

(Divisão de Serviços Administrativos)

1 - A DSA exerce a sua atividade nos domínios da gestão de recursos humanos, atividades auxiliares, expediente e arquivo e gestão de espaços.

2 - ...

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

3 - ...

Artigo 14.º

(Núcleo de Expediente e Arquivo)

1 - O Núcleo de Expediente e Arquivo é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - ...

3 - ...

a) ...

b) ...

c) ...

d) Assegurar toda a gestão documental da Faculdade que lhe for confiada.

4 - ...

Artigo 17.º

(Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial)

1 - ...

2 - ...

3 - ...

a) ...

b) ...

c) ...

d) Assegurar os procedimentos de cabimento de verba e a instrução dos procedimentos que lhe estejam cometidos de acordo com a legislação em vigor;

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) ...

j) ...

k) ...

l) ...

m) ...

n) ...

Artigo 21.º

(Núcleo de Projetos e Candidaturas)

1 - O Núcleo de Projetos e Candidaturas é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - Compete ao Núcleo de Projetos e Candidaturas, nomeadamente:

a) ...

b) ...

c) ...

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

Artigo 22.º

(Núcleo de Tesouraria)

1 - Compete ao Núcleo de Tesouraria, nomeadamente:

a) Dar entrada de todas as receitas;

b) ...

c) Efetuar os pagamentos aprovados ou autorizados superiormente;

d) ...

e) ...

f) ...

g) ...

h) ...

i) ...

2 - ...

Artigo 23.º

(Divisão dos Serviços Académicos)

1 - ...

2 - A DSAc compreende os seguintes núcleos:

a) Estudos Graduados;

b) Estudos Pós-Graduados;

c) Acreditação e avaliação;

d) Gestão pedagógica;

3 - ...

Artigo 33.º

(Assessoria Jurídica)

A Assessoria Jurídica é um serviço de apoio da FLUL, na dependência direta do Diretor Executivo da Faculdade, a quem cabe prestar as tarefas de consulta jurídica que lhe sejam solicitadas pelos titulares dos órgãos de gestão ou pelo Diretor Executivo da FLUL.

Artigo 34.º

(Secretariado dos Órgãos)

O Secretariado dos Órgãos é um serviço de apoio administrativo aos órgãos de gestão da FLUL e ao Diretor Executivo, sob cuja dependência direta funciona.

Artigo 37.º

(Revisão)

O presente regulamento poderá ser revisto sempre que tal se revele conveniente, mediante proposta do Diretor Executivo e aprovação do Diretor da FLUL, mediante parecer favorável do Conselho de Gestão, nos termos previstos nos Estatutos da FLUL.»

Artigo 4.º

São aditados os artigos 26.º-A, 27.º-A e 28.º-A, com a seguinte redação:

«Artigo 26.º-A

(Núcleo de Acreditação e Avaliação de Cursos)

1 - O Núcleo de Acreditação e Avaliação é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - Ao Núcleo de Acreditação e Avaliação, compete, nomeadamente:

a) Preparar, acompanhar e prestar apoio logístico aos processos de acreditação e de avaliação interna e externa dos cursos;

b) Proceder ao tratamento, sistematização e divulgação de informação e dados estatísticos no âmbito académico.

Artigo 27.º-A

(Núcleo de Gestão Pedagógica)

Ao Núcleo de Gestão Pedagógica compete, nomeadamente:

a) Elaborar os horários letivos;

b) Gerir a atribuição de salas para tempos letivos;

c) Elaborar os calendários de exames;

d) Prestar auxílio aos docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico.

e) Manter atualizada a informação de índole pedagógica na página web;

f) Organizar o processo para atribuição de bolsas por mérito a estudantes do ensino superior;

g) Elaboração de relatórios relativos ao insucesso escolar.

Artigo 28.º-A

(Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno)

1 - A DREAA tem a seu cargo a gestão administrativa das relações externas e da cooperação internacional, o apoio ao aluno e a orientação, gestão e aconselhamento de carreira.

2 - A DREAA compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Relações Externas;

b) Núcleo de Cooperação Internacional;

c) Núcleo de Orientação, Gestão e Aconselhamento de Carreira;

d) Núcleo de Apoio ao Aluno.

3 - Ao Núcleo de Relações Externas compete, nomeadamente:

a) Apoiar a elaboração de protocolos, convénios e demais formas de relacionamento institucional, e a sua gestão administrativa;

b) Coordenar e realizar todas as atividades de promoção e imagem da FLUL:

i) Desenvolver a estratégia de comunicação externa, promoção e publicidade da FLUL;

ii) Organizar e participar em eventos e atividades de divulgação e informação dos cursos da FLUL, nas suas instalações ou noutras, nomeadamente escolas e encontros específicos;

iii) Elaborar material de divulgação sobre a oferta formativa da FLUL;

iv) Apoiar a divulgação dos eventos promovidos pela FLUL;

c) Organizar e coordenar todas as atividades desenvolvidas pela FLUL no âmbito de programas de intercâmbio universitário com outras instituições nacionais;

d) Elaborar estudos de apoio ao planeamento de atividades e à gestão estratégica no domínio da DREAA.

4 - Ao Núcleo de Cooperação Internacional compete, nomeadamente:

a) Apoiar e coordenar a apresentação de candidaturas a projetos e redes internacionais no domínio da mobilidade de alunos, docentes e não docentes, e sua gestão;

b) Organizar e coordenar todas as atividades desenvolvidas pela FLUL no âmbito de programas de intercâmbio universitário com outras instituições internacionais;

c) Prestar apoio a alunos, sempre que solicitado, no que se refere à mobilidade, enquanto estudantes, de e para outros Estados;

d) Coordenar e apoiar as mobilidades no âmbito de processos de Cotutela;

e) Colaborar com o Núcleo de Relações Externas no âmbito das atividades de promoção e imagem da FLUL, ao nível internacional.

5 - Ao Núcleo de Orientação, Gestão e Aconselhamento de Carreira compete, nomeadamente:

a) A gestão dos programas de estágios de 1.º e 2.º ciclos (curriculares e extracurriculares);

b) Apoiar e coordenar, em colaboração com o Núcleo de Cooperação Internacional, a apresentação de candidaturas e gestão de projetos internacionais no âmbito de estágios para recém-diplomados;

c) Promover outras formas de contacto com o mercado de trabalho;

d) Facultar a informação e promover o acolhimento e o aconselhamento, visando a integração dos alunos na vida ativa e apoiando-os na definição de percursos formativos e profissionais;

e) Recolher e divulgar ofertas de emprego e de formação profissional;

f) Dinamizar e coordenar ações de formação que visem promover o desenvolvimento pessoal e social de alunos e diplomados;

g) Colaborar com o Núcleo de Relações Externas no âmbito das atividades de promoção e imagem da FLUL.

6 - Ao Núcleo de Apoio ao Aluno compete, nomeadamente:

a) O acolhimento, informação e acompanhamento de alunos, designadamente alunos com necessidades educativas especiais e estatuto especial;

b) Dinamizar e coordenar programas de voluntariado na FLUL;

c) Dinamizar e coordenar programas de Bolsas de Mérito Social ou afins;

d) Coordenar a produção de materiais didáticos em suporte alternativo ao material livro;

e) Organizar, realizar e divulgar eventos e ações de formação, designadamente na área das necessidades educativas especiais;

f) Dinamizar o acesso a modalidades de apoio psicopedagógico;

g) Colaborar com o Núcleo de Relações Externas no âmbito das atividades de promoção e imagem da FLUL.»

Artigo 5.º

A Secção V do Capítulo II com a epígrafe "Da Divisão de Apoio Técnico" passa a ter a seguinte redação: "Da Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno", a Secção VI do Capítulo II com a epígrafe "Dos Serviços de Apoio" passa a ter a seguinte redação: "Da Divisão de Apoio Técnico".

Artigo 6.º

É aditada a Secção VII ao Capítulo II com a epígrafe "Dos Serviços de Apoio".

Artigo 7.º

Para todos os efeitos legais, designadamente para os previstos na segunda parte da alínea c) do n.º 1 do artigo 25.º do Estatuto do Pessoal Dirigente, aprovado pela Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, com as alterações introduzidas pelas Leis n.os 51/2005, de 30 de agosto, 64-A/2008, de 31 de dezembro, 3-B/2010 de, 28 de abril, e 64/2011, de 22 de dezembro:

a) A Divisão de Serviços Administrativos resultante da presente reorganização dos serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa sucede à Divisão de Serviços Administrativos (DSA) prevista nos artºs 1.º, n.º 1, alínea b) e 11.º a 16.º do Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa;

b) A Divisão de Serviços Académicos resultante da presente reorganização dos serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa sucede à Divisão de Serviços Académicos (DSAc) prevista nos artºs 1.º, n.º 1, alínea d) e 23.º a 28.º do Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

Artigo 8.º

A presente alteração ao Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa produz efeitos a partir do dia seguinte à data da sua publicação no Diário da República, ficando sem efeito a deliberação n.º 1516/2013, publicada no Diário da República 2.ª série n.º 145, de 30 de julho.

Artigo 9.º

É republicado em anexo o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa com a redação que lhe é dada pela presente deliberação.

20 de setembro de 2013. - O Diretor da FLUL, Paulo Farmhouse Alberto.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa

Preâmbulo

A FLUL é uma instituição universitária de natureza pública, que se dedica ao cultivo do saber, na tradição renovada das humanidades. Nessa medida, a FLUL é uma pessoa coletiva de direito público que goza de autonomia estatutária, científica, pedagógica, patrimonial, administrativa e financeira e da autonomia disciplinar permitida pela lei.

No desenvolvimento das suas atividades, a FLUL dispõe de estruturas de suporte, globalmente designadas por serviços.

Os Estatutos da FLUL, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 117 (suplemento), de 21 de maio de 2003, no Capítulo V, estabelecem a orgânica dos serviços da Faculdade, remetendo para regulamentação posterior as atribuições, competências e normas de funcionamento de cada uma das suas unidades.

Assim, tendo em vista promover a organização interna dos serviços e definir as regras necessárias ao seu funcionamento e articulação, assegurando desse modo o seu melhor desempenho, ouvidos os chefes de divisão, sob proposta do Diretor Executivo da Faculdade e nos termos do artigo 105.º dos Estatutos da FLUL, por deliberação de 19/01/2005 do Conselho Diretivo, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

Capítulo I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Estrutura geral dos serviços da FLUL

1 - A estrutura de serviços da FLUL compreende serviços de gestão e serviços de apoio.

2 - São serviços de gestão:

a) A Divisão da Biblioteca (DB);

b) A Divisão de Serviços Administrativos (DSA);

c) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial (DGFP);

d) A Divisão de Serviços Académicos (DSAc);

e) A Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno (DREAA);

f) A Divisão de Apoio Técnico (DAT).

3 - São serviços de apoio:

a) A Assessoria Jurídica (AJ);

b) O Secretariado dos Órgãos (SO).

Artigo 2.º

Diretor Executivo

1 - Os serviços da FLUL são dirigidos por um Diretor Executivo, do qual dependem hierarquicamente, que exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete ao Diretor Executivo, nomeadamente:

a) Orientar e coordenar a atividade das divisões e superintender no seu funcionamento, bem como orientar diretamente os serviços de apoio, garantindo, em todos os casos, a qualidade dos serviços prestados;

b) Dirigir com rigor e eficiência os trabalhadores não docentes e não investigadores e distribuí-lo, otimizando os meios que lhe estão afetos e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;

c) Propor a constituição de todos os júris de concursos relativos a pessoal não docente;

d) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão, nomeadamente elaborando ou promovendo a elaboração de estudos, pareceres e informações relativos à gestão da Faculdade;

e) Recolher, sistematizar e divulgar a informação com interesse para o estabelecimento de ensino e informar todos os assuntos que devam ser submetidos à apreciação dos órgãos de gestão da Faculdade;

f) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito da sua competência;

g) Definir os objetivos dos serviços da FLUL, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos pelo Diretor da FLUL;

h) Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;

i) Submeter à apreciação do Conselho de Gestão as alterações à orgânica e da regulamentação dos serviços da FLUL, que entenda convenientes.

4 - O Diretor Executivo depende hierarquicamente do Diretor da FLUL.

5 - Em caso de ausência ou impedimento, o Diretor Executivo é substituído por um Coordenador de Divisão por si designado ou, na ausência de designação, pelo Coordenador de Divisão de Serviços Administrativos.

Artigo 3.º

Coordenadores de Divisão

1 - Os Serviços de gestão da FLUL a que se refere o artigo 1.º são dirigidos por Coordenadores de Divisão, que exercem as competências que lhe são conferidas por lei, pelos estatutos da FLUL, pelo presente regulamento, e ainda as que lhe forem delegadas ou subdelegadas.

2 - Compete aos Coordenadores de Divisão, nomeadamente:

a) Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido na sua divisão e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;

b) Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os respetivos trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;

c) Divulgar junto dos respetivos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço;

d) Garantir o cumprimento dos objetivos do serviço e divulgá-los de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades pelos trabalhadores;

e) Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;

f) Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua divisão e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas;

g) Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da sua divisão;

h) Autorizar a passagem de certidões de documentos arquivados na respetiva divisão, excerto quando contenham matéria confidencial ou reservada, bem como a restituição de documentos aos interessados.

3 - Sempre que tal se torne necessário para garantir a continuidade dos serviços públicos, nomeadamente em casos de ausência ou impedimento de Coordenadores de Divisão, poderão ser atribuídas a qualquer trabalhador não docente e não investigador da FLUL funções de coordenação de serviços ou atividades compatíveis com a sua categoria.

Capítulo II

Dos Serviços

Secção I

Da Divisão da Biblioteca

Artigo 4.º

Divisão da Biblioteca

1 - A DB tem a seu cargo a gestão e o tratamento técnico, biblioteconómico e informático do património bibliográfico e documental da FLUL, em qualquer suporte, e do seu Arquivo Histórico, tanto na perspetiva do apoio ao ensino e à investigação como na da difusão cultural.

2 - A DB compreende os seguintes núcleos:

a) Aquisições, processamento e conservação;

b) Acesso geral;

c) Especiais;

d) Reservados;

e) Difusão cultural;

f) Apoio ao utente.

3 - A direção científico-pedagógica da biblioteca é assegurada pelo Diretor da Biblioteca.

Artigo 5.º

Núcleo de Aquisições, Processamento e Conservação

Compete ao Núcleo de Aquisições, Processamento e Conservação, nomeadamente:

a) Garantir a aquisição, através de compra, oferta e permuta, das espécies destinadas às coleções da Biblioteca da FLUL;

b) Garantir a identificação, seleção, receção e controlo de todas as espécies entradas na Biblioteca da FLUL, com o respetivo tratamento estatístico;

c) Assegurar a catalogação, classificação, indexação e cotação das espécies entradas na Biblioteca;

d) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico das coleções e gerir o seu restauro e encadernação;

e) Garantir a limpeza, desinfestação e acondicionamento das coleções existentes e a integrar.

Artigo 6.º

Núcleo de Acesso Geral

Compete ao Núcleo de Acesso Geral, nomeadamente:

a) Assegurar a consulta presencial e o empréstimo domiciliário;

b) Assegurar o empréstimo inter bibliotecas a nível nacional e internacional;

c) Propor aquisições, organizando e mantendo atualizadas as coleções de referência e de usuais;

d) Garantir o funcionamento e arrumação da sala de leitura geral e a organização e gestão dos depósitos;

e) Assegurar a elaboração das estatísticas de leitura;

f) Supervisionar a execução de fotocópias, de acordo com a legislação vigente sobre direitos de autor.

Artigo 7.º

Núcleo de Especiais

Compete ao Núcleo de Especiais, nomeadamente:

a) Assegurar o processamento bibliográfico e o acesso às suas coleções;

b) Assegurar a consulta das espécies disponíveis em braille e livros sonoros pelos deficientes visuais;

c) Propor novas aquisições e participar na definição de políticas destinadas ao desenvolvimento das diferentes áreas.

Artigo 8.º

Núcleo de Reservados

Compete ao Núcleo de Reservados, nomeadamente:

a) Assegurar o processamento bibliográfico e o acesso aos seus fundos;

b) Garantir os serviços de referência e de informação relativos às suas coleções;

c) Preparar os catálogos sobre os respetivos fundos, de maneira a valorizá-los e torná-los acessíveis ao público.

Artigo 9.º

Núcleo de Difusão Cultural

Compete ao Núcleo de Difusão Cultural, nomeadamente:

a) Organizar iniciativas de difusão cultural dos fundos da biblioteca da FLUL e apoiar as que lhe forem solicitadas tanto pela Faculdade como por entidades externas;

b) Editar os meios de divulgação dessas iniciativas.

Artigo 10.º

Núcleo de Apoio ao Utente

Compete ao Núcleo de Apoio ao Utente, nomeadamente:

a) Garantir os serviços de acolhimento ao leitor, nomeadamente a emissão do cartão de acesso, a orientação na consulta dos catálogos e obras de referência e o apoio à pesquisa em bases bibliográficas nacionais e estrangeiras;

b) Definir procedimentos de recuperação e difusão da informação de acordo com as necessidades do leitor;

c) Fazer ações de formação dirigidas ao leitor.

Secção II

Da Divisão de Serviços Administrativos

Artigo 11.º

Divisão de Serviços Administrativos

1 - A DSA exerce a sua atividade nos domínios da gestão de recursos humanos, atividades auxiliares, expediente e arquivo e gestão de espaços.

2 - A DSA compreende os seguintes núcleos:

a) Pessoal;

b) Atividades Auxiliares;

c) Expediente e Arquivo;

d) Gestão de Espaços;

3 - Poderão encontrar-se afetos à DSA, na dependência direta do Coordenador de Divisão, técnicos superiores, a quem caberá assegurar o exercício de funções específicas inerentes à sua categoria e conteúdo funcional.

Artigo 12.º

Núcleo de Pessoal

1 - O Núcleo de Pessoal tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo tendentes à gestão dos recursos humanos e é coordenada preferencialmente por um coordenador técnico.

2 - O Núcleo de Pessoal compreende os seguintes serviços:

a) Serviço de Pessoal;

b) Serviço de Vencimentos, Abonos e Descontos.

3 - Compete ao Núcleo de Pessoal, nomeadamente:

a) Prestar aos órgãos da Faculdade as informações que lhe forem solicitadas em matéria de gestão de recursos humanos;

b) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento e seleção de trabalhadores, bem como à criação, modificação e extinção de relações jurídicas de emprego;

c) Organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal da Faculdade bem como toda a informação relativa a recursos humanos, nas bases de dados respetivas, nomeadamente o cadastro dos trabalhadores docentes, investigadores e trabalhadores não docentes e não investigadores e o registo de assiduidade;

d) Recolher e conferir os documentos relativos à assiduidade e elaborar os correspondentes mapas;

e) Elaborar listas de antiguidade e balanço social;

f) Emitir certidões, declarações, notas de tempo de serviço e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções;

g) Promover e organizar ações de formação profissional e aperfeiçoamento dos trabalhadores não docentes e não investigadores;

h) Promover e organizar os processos de avaliação do desempenho;

4 - Compete ao Núcleo de Vencimentos, Abonos e Descontos, nomeadamente:

a) Processar vencimentos e outros abonos devidos;

b) Instruir os processos relativos a subsídios e benefícios sociais;

c) Instruir os processos relativos à prestação de trabalho extraordinário, noturno, em dias de descanso semanal e feriados, e bem assim os relativos ao processamento de ajudas de custo, serviços de tarefa e avença e recuperação de vencimentos de exercício;

d) Proceder à inscrição na Caixa Geral de Aposentações e na ADSE dos trabalhadores da Faculdade e receber e encaminhar comparticipações;

e) Manter atualizado o arquivo respetivo.

Artigo 13.º

Núcleo de Atividades Auxiliares

1 - O Núcleo de Atividades Auxiliares é coordenado preferencialmente por um encarregado operacional e compreende os seguintes serviços:

a) Serviço de Apoio Administrativo;

b) Serviço de Operadores de Telecomunicações.

2 - O pessoal auxiliar adstrito ao Serviço de Apoio Administrativo tem a seu cargo assegurar todo o apoio administrativo compatível com a sua categoria que lhe seja solicitado por docentes ou investigadores, pelos departamentos ou pelos diversos órgãos e serviços da Faculdade, e ainda distribuir e recolher os livros de sumários e registar em impresso próprio as faltas dos docentes.

3 - O funcionamento do Serviço de Operadores de Telecomunicações é preferencialmente assegurado por trabalhadores integrados na carreira de assistente técnico, a quem compete a gestão de todo o movimento de comunicações da central telefónica da Faculdade, bem como o estabelecimento daquelas que lhe sejam solicitadas pelos órgãos, departamentos ou serviços da FLUL e ainda o envio e receção de telecópias e correio eletrónico.

Artigo 14.º

Núcleo de Expediente e Arquivo

1 - O Núcleo de Expediente e Arquivo é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - O Núcleo de Expediente e Arquivo compreende os seguintes serviços:

a) Serviço de Expediente e Arquivo;

b) Serviço de Reprografia.

3 - Sem prejuízo do dever dos demais serviços de organizarem e manterem atualizados os respetivos arquivos e de registarem os documentos neles diretamente recebidos, compete ao Núcleo de Expediente e Arquivo, nomeadamente:

a) Receber e encaminhar adequadamente, de acordo com as indicações superiores, toda a correspondência e outros documentos recebidos e proceder ao seu registo;

b) Divulgar junto dos serviços da Faculdade, quando de tal for incumbido, despachos, notas internas e outros documentos;

c) Organizar e manter atualizado o arquivo de toda a correspondência e documentos que lhe forem confiados e zelar pela sua segurança;

d) Assegurar toda a gestão documental da Faculdade que lhe for confiada.

4 - Compete ao Núcleo de Reprografia, nomeadamente:

a) Assegurar reproduções de fotocópias, em grande quantidade, para uso interno da Faculdade;

b) Garantir a reprodução de impressos e folhetos necessários ao funcionamento da Faculdade;

c) Organizar, manter atualizado e promover a encadernação de todo o arquivo de jornais oficiais rececionados na Faculdade;

d) Zelar pelo regular funcionamento dos equipamentos que lhe estejam distribuídos.

Artigo 15.º

Núcleo de Gestão de Espaços

1 - Ao Núcleo de Gestão de Espaços cabe a gestão interna dos espaços da Faculdade atribuídos pelo Diretor da FLUL que não se encontrem afetos a outros órgãos ou serviços.

2 - Cabe ainda ao Núcleo de Gestão de Espaços a gestão de processos de prestação de serviços a terceiros, sempre que envolvam a componente de cedência de espaços da Faculdade, de acordo com as orientações emanadas pelo Diretor da FLUL.

Secção III

Da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

Artigo 16.º

Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial

1 - A DGFP tem a seu cargo a execução da gestão contabilística, orçamental e patrimonial da FLUL e bem assim a elaboração de candidaturas a projetos de financiamento.

2 - A DGFP compreende os seguintes núcleos:

a) Gestão financeira;

b) Inventário e património;

c) Aprovisionamento;

d) Projetos e candidaturas;

e) Tesouraria.

3 - Poderão encontrar-se afetos à DGFP, na dependência direta do chefe de divisão, técnicos superiores, a quem caberá assegurar o exercício de funções específicas inerentes à sua categoria e conteúdo funcional, nomeadamente:

a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;

b) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;

c) Elaborar as requisições de fundos;

d) Assegurar os procedimentos de cabimento de verba e a instrução dos procedimentos que lhe estejam cometidos de acordo com a legislação em vigor;

e) Emitir mensalmente balancetes de execução orçamental e os elementos de controlo orçamental;

f) Informar sobre os procedimentos de arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

g) Organizar e elaborar a conta de gerência da Faculdade a submeter a julgamento do Tribunal de Contas pelo Conselho de Gestão;

h) Fornecer à Tesouraria as ordens necessárias à movimentação de receitas e despesas;

i) Elaborar e tratar a informação solicitada pelos órgãos de gestão relativa a questões económico-financeiras;

j) Conferir a folha de cofre proveniente da tesouraria;

k) Elaborar os documentos de prestação de contas a apresentar às entidades oficiais, de acordo com a legislação em vigor;

l) Dar apoio técnico na elaboração do plano de atividades e relatório;

m) Efetuar o acompanhamento da execução orçamental, através do controlo da receita e da despesa e de fluxos de caixa;

n) Registar todas as fases dos processos relativos à arrecadação de receita e realização de despesa, após verificação da legalidade dos mesmos.

Artigo 17.º

Núcleo de Gestão Financeira

1 - O Núcleo de Gestão Financeira tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo no âmbito da contabilidade e gestão financeira e é coordenado preferencialmente por um coordenador técnico.

2 - Compete ao Núcleo de Gestão Financeira, nomeadamente:

a) Proceder às reconciliações bancárias;

b) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;

c) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou outras entidades das importâncias de retenção na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhes pertençam e lhes sejam devidas;

d) Emitir e processar as faturas decorrentes das prestações de serviços à comunidade e assegurar a sua boa cobrança;

e) Manter atualizados os centros de custo com a receita gerada e a despesa efetuada;

f) Manter atualizado o arquivo dos documentos contabilísticos.

Artigo 18.º

Núcleo de Inventário e Património

Compete ao Núcleo de Inventário e Património, nomeadamente:

a) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Faculdade;

b) Gerir o património da Faculdade e zelar pela sua conservação e segurança, promovendo as reparações necessárias;

c) Informar a respetiva chefia sobre a verificação de incumprimento de contratos de assistência técnica;

d) Proceder ao registo do património (inventário), incluindo etiquetagem dos bens;

e) Proceder ao abate no inventário dos bens qualificados como deteriorados ou obsoletos;

f) Proceder à revelação contabilística de todos os movimentos patrimoniais, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;

g) Manter atualizado o seu arquivo.

Artigo 19.º

Núcleo de Aprovisionamento

Compete ao Núcleo de Aprovisionamento, nomeadamente:

a) Assegurar a conservação e distribuição dos artigos em stock, bem como a gestão do armazém;

b) Receber, registar, informar e dar andamento aos pedidos de aquisição de bens e serviços;

c) Realizar prospeções e consultas prévias de mercado;

d) Proceder à análise e seleção de fornecedores, com vista a negociar condições de fornecimento mais vantajosas;

e) Organizar os processos de aquisição e celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

f) Participar na preparação de programas de concursos e de cadernos de encargos para aquisição de bens e serviços;

g) Integrar, sempre que determinado, as comissões de abertura e análise de propostas e participar nos respetivos atos públicos de abertura e negociação;

h) Organizar e manter atualizados os dados contabilísticos relativos aos artigos em stock;

i) Controlar e garantir os stocks mínimos do material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento dos serviços, utilizando um sistema de inventário permanente

j) Proceder a toda a receção dos materiais encomendados pela Faculdade, conferindo as quantidades rececionadas em conformidade com documento contabilístico, bem como a qualidade dos artigos;

k) Preparar e executar os contratos de fornecimento de serviços, nomeadamente de locação, assistência técnica, manutenção de equipamentos e seguros;

l) Garantir e manter atualizada a base de dados de fornecedores;

m) Manter atualizado o arquivo relativo ao expediente do serviço.

n) Assegurar o funcionamento da "Loja" da Faculdade.

Artigo 20.º

Núcleo de Projetos e candidaturas

1 - O Núcleo de Projetos e Candidaturas é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - Compete ao Núcleo de Projetos e Candidaturas, nomeadamente:

a) Apoiar a gestão de projetos e Unidades de Investigação;

b) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projetos de investigação de financiamento nacional ou internacional, assegurando a respetiva execução, bem como na apresentação de candidaturas ao PRODEP;

c) Apoiar os docentes e investigadores da Faculdade no acompanhamento da execução dos projetos de investigação;

d) Assegurar a execução financeira dos projetos realizados pela Faculdade e proceder à prestação de contas dos mesmos às entidades financiadoras, sempre que necessário;

e) Proceder às ações e aos registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

f) Organizar e promover os pedidos de pagamento de saldos;

g) Organizar e manter atualizado o ficheiro dos projetos de investigação da Faculdade;

h) Organizar e manter atualizado o ficheiro dos bolseiros de formação avançada da Faculdade.

Artigo 21.º

Núcleo de Tesouraria

1 - Compete ao Núcleo de Tesouraria, nomeadamente:

a) Dar entrada de todas as receitas;

b) Efetuar depósitos de valores e levantamentos de fundos e controlar as contas bancárias correntes;

c) Efetuar os pagamentos aprovados ou autorizados superiormente;

d) Devolver diariamente ao Núcleo de Gestão Financeira a documentação respeitante aos pagamentos e recebimentos efetuados, através da elaboração da folha de banco e caixa;

e) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, dentro dos prazos legais, as respetivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas;

f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;

g) Assegurar a guarda dos valores em sua posse e zelar pelas existências em cofre;

h) Manter rigorosamente atualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exatidão dos fundos em caixa e em depósito bancário;

i) Colaborar na elaboração da conta de gerência.

2 - Por despacho do Diretor da FLUL, sob proposta do Coordenador da Divisão, será designado o trabalhador que substitui o tesoureiro, nas suas faltas e impedimentos.

Secção IV

Da Divisão de Serviços Académicos

Artigo 22.º

Divisão de Serviços Académicos

1 - A DSAc tem a seu cargo a gestão administrativa referente a alunos e o tratamento e circulação de informação de interesse académico.

2 - A DSAc compreende os seguintes núcleos:

a) Estudos Graduados;

b) Estudos Pós-Graduados;

c) Acreditação e Avaliação;

d) Gestão Pedagógica.

3 - Poderão encontrar-se afetos à DSAc, na dependência direta do Coordenador de Divisão, técnicos superiores, a quem caberá assegurar o exercício de funções específicas inerentes à sua categoria e conteúdo funcional.

Artigo 23.º

Núcleo de Estudos Graduados

1 - O Núcleo de Estudos Graduados tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo no âmbito dos estudos graduados da FLUL e é coordenada preferencialmente por um coordenador técnico.

2 - Compete ao Núcleo de Estudos Graduados, nomeadamente:

a) Assegurar e processar as matrículas, inscrições, transferências, mudanças de curso, reingressos e concursos especiais e elaborar os respetivos editais e avisos;

b) Elaborar pautas e lançar notas;

c) Receber, registar e informar os requerimentos de alunos nas áreas académicas e pedagógicas;

d) Receber e instruir processos de equivalências e reconhecimento, submetê-los a despacho e lançar a decisão proferida;

e) Conferir os processos quanto ao montante das propinas a pagar e elaborar as listas de alunos com pagamentos em atraso;

f) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos alunos;

g) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

h) Emitir e revalidar os cartões de estudante;

i) Preparar os currículos escolares para efeitos de informação final;

j) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, exame, conclusão de curso e outras que não sejam de natureza reservada;

k) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

l) Preparar elementos relativos a alunos para responder a solicitações de entidades oficiais, publicações e estudos diversos;

m) Preparar os elementos relativos a alunos para outros serviços;

n) Preparar os processos relativos aos cursos de formação inicial, pós-graduação, mestrado e doutoramento e às correspondentes provas;

o) Prestar informações relativas a questões académicas e pedagógicas;

p) Organizar o processo de inscrições, e assegurar o correto cumprimento do calendário escolar;

q) Organizar o processo para atribuição de bolsas por mérito;

r) Organizar os elementos para emissão de diplomas;

s) Colaborar no processo de Distribuição de Serviço Docente - Formação Inicial - com o Conselho Científico e o Núcleo de Pessoal da DSA;

t) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado a alunos de formação inicial.

Artigo 24.º

Núcleo de Estudos Pós-Graduados

1 - O Núcleo de Estudos Pós-Graduados tem a seu cargo tarefas de caráter predominantemente administrativo no âmbito dos estudos pós-graduados da FLUL e é coordenada preferencialmente por um coordenador técnico.

2 - Compete ao Núcleo de Estudos Pós-Graduados, nomeadamente:

a) Assegurar e processar o processo de candidatura, matrículas e inscrições, e elaborar os respetivos editais e avisos;

b) Elaborar pautas e lançar avaliações;

c) Receber, registar e informar os requerimentos de alunos nas áreas académicas e pedagógicas;

d) Receber e instruir processos de equivalências e reconhecimento, submetê-los a despacho e lançar a decisão proferida;

e) Conferir os processos quanto ao montante das propinas a pagar e elaborar as listas de alunos com pagamentos em atraso;

f) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes à vida escolar dos alunos;

g) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

h) Emitir e revalidar os cartões de estudante;

i) Preparar os currículos escolares para efeitos de informação final;

j) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, conclusão de curso e outras que não sejam de natureza reservada;

k) Manter atualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo;

l) Preparar elementos relativos a alunos para responder a solicitações de entidades oficiais, publicações e estudos diversos;

m) Preparar os elementos relativos a alunos para outros serviços;

n) Preparar os processos relativos aos cursos de pós-graduação, mestrado e doutoramento e às correspondentes provas;

o) Organizar os elementos para emissão de diplomas;

p) Prestar informações relativas a questões académicas e pedagógicas;

q) Organizar o processo de inscrições, e assegurar o correto cumprimento do calendário escolar;

r) Colaborar no processo de Distribuição de Serviço Docente - Formação Pós-Graduada - com o Conselho Científico e o Núcleo de Pessoal da DSA;

s) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço prestado aos alunos de estudos de pós-graduação.

Artigo 25.º

Núcleo de Acreditação e Avaliação de Cursos

1 - O Núcleo de Acreditação e Avaliação é coordenado por um dirigente de nível intermédio de 3.º grau designado por coordenador.

2 - Ao Núcleo de Acreditação e Avaliação, compete, nomeadamente:

a) Preparar, acompanhar e prestar apoio logístico aos processos de acreditação e de avaliação interna e externa dos cursos;

b) Proceder ao tratamento, sistematização e divulgação de informação e dados estatísticos no âmbito académico.

Artigo 26.º

Núcleo de Gestão Pedagógica

Ao Núcleo de Gestão Pedagógica compete, nomeadamente:

a) Elaborar os horários letivos;

b) Gerir a atribuição de salas para tempos letivos;

c) Elaborar os calendários de exames;

d) Prestar auxílio aos docentes no acesso ao lançamento de sumários, notas e outras funcionalidades das plataformas informáticas em uso no âmbito académico.

e) Manter atualizada a informação de índole pedagógica na página web;

f) Organizar o processo para atribuição de bolsas por mérito a estudantes do ensino superior;

g) Elaboração de relatórios relativos ao insucesso escolar.

Artigo 27.º

Secretariado das Unidades Científico-Pedagógicas

1 - O Secretariado das Unidades Científico-Pedagógicas compreende o secretariado dos departamentos, dos cursos de licenciatura interdepartamentais e de estudos pós-graduados.

2 - O Secretariado das Unidades Científico-Pedagógicas funciona na dependência hierárquica do Coordenador da Divisão de Serviços Académicos e na dependência funcional das comissões executivas, científicas pedagógicas e coordenadores de cursos respetivos.

3 - Compete ao Secretariado das Unidades Cientifico-Pedagógicas, nomeadamente:

a) Assegurar o secretariado e expediente próprios das comissões executivas, científicas, comissões pedagógicas e coordenadores de cursos;

b) Estabelecer o contacto com os restantes serviços da Faculdade;

c) Efetuar o atendimento aos alunos nas áreas académica e pedagógica.

Secção V

Da Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno

Artigo 28.º

Divisão de Relações Externas e Apoio ao Aluno