Deliberação n.º 207/2012, de 20 de fevereiro

Deliberação n.º 207/2012

Em execução do disposto na alínea d ) do n.º 1 do seu Regimento, a Comissão Nacional de Eleições aprova o seguinte Regulamento de Arquivo:

Regulamento de Arquivo da Comissão Nacional de Eleições

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação de arquivo produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Comissão Nacional de Eleições, adiante designada por CNE.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CNE tem por objetivo a determinação do seu valor para efeito da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação em fase ativa e semi-ativa.

2 - É da responsabilidade da CNE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semi-ativa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de seleção, anexo i do presente regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em coleção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

Artigo 3.º

Seleção

1 - A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pela CNE de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de seleção

1 - A tabela de seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase ativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de seleção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efetuadas de acordo com a periodicidade que a CNE vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de seleção, deverão ser remetidos para o Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação, em termos a acordar com a Assembleia da República.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d ) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respetivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii ao presente regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção.

2 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.

2 - O modelo consta do anexo iii ao presente regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respetivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data de execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - As cópias obtidas a partir de micro cópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro.

Artigo 11.º

Autenticidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da CNE é feito após ouvida a CNE, atendendo a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral, sem prejuízo de poder vir a ser suscitado o parecer da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação pela Comissão Nacional de Eleições.

10 de janeiro de 2012. - O Presidente da Comissão Nacional de Eleições, Fernando Costa Soares.

ANEXO I

Tabela de avaliação e seleção de documentos

Serviço produtor: CNE

(ver documento original)

ANEXO II-A

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO II-B

Guia de remessa

Arquivo intermédio

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)

205739218