Despacho n.º 11649/2015, de 19 de outubro

Despacho n.º 11649/2015

1 - Na sequência do Decreto-Lei n.º 183/2014, de 29 de dezembro, que aprovou a nova lei orgânica do Ministério da Defesa Nacional, foram definidos, através do Decreto Regulamentar n.º 9/2015, de 31 de julho, a missão, as atribuições e o tipo de organização interna da Inspeção-Geral do Ministério da Defesa Nacional (IGDN).

2 - A Portaria n.º 320/2015, de 1 de outubro, veio, por sua vez, determinar a estrutura nuclear e as competências da respetiva unidade orgânica nuclear designada por Direção de Serviços de Inspeção e Auditoria (DSIA), e fixar em dois o número máximo de unidades orgânicas flexíveis e em três a dotação máxima de chefes de equipas multidisciplinares.

3 - Importa, agora, definir as unidades orgânicas flexíveis, que integram a estrutura hierarquizada, e as equipas multidisciplinares, que integram a estrutura matricial, em ordem a dotar a IGDN da organização interna adequada ao desempenho da sua missão e concretização da visão estabelecida, através da prossecução das orientações estratégicas definidas, e dos objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas que delas decorrem.

4 - Assim, ao abrigo do disposto no n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na redação atual dada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, e, ainda, do disposto nos artigos 3.º e 4.º da Portaria n.º 320/2015, de 1 de outubro, determino o seguinte:

a) A criação das unidades orgânicas flexíveis e das equipas multidisciplinares, que constam em Anexo a este despacho e do qual faz parte integrante;

b) O presente despacho produz efeitos à data da assinatura.

7 de outubro de 2015. - O Inspetor-Geral, Vítor Manuel Amaral Vieira, TGen.

ANEXO

1.º

Estrutura da IGDN

1 - A estrutura hierarquizada compreende duas unidades orgânicas flexíveis, que funcionam na dependência direta do diretor de serviços da Direção de Serviços de Inspeção e Auditoria (DSIA), designadas por:

a) Divisão de Planeamento, Organização e de Análise de Risco (DPOAR);

b) Divisão de Administração de Recursos (DAR).

2 - A estrutura matricial compreende três equipas multidisciplinares, denominadas Equipa Multidisciplinar de Auditoria 1 (EMA1), Equipa Multidisciplinar de Auditoria 2 (EMA2) e Equipa Multidisciplinar de Auditoria 3 (EMA3), que funcionam sob coordenação do diretor de serviços da DSIA.

2.º

Divisão de Planeamento, Organização e de Análise de Risco (DPOAR)

Compete à DPOAR, designadamente:

a) Elaborar, desenvolver e rever a estrutura documental do Sistema de Gestão da Qualidade da IGDN, nomeadamente os planos estratégicos, o manual de gestão da qualidade e os manuais de procedimentos, instruções e impressos dos processos do referido sistema;

b) Consolidar o modelo de Análise de riscos de suporte à realização das auditorias, como mecanismo de diferenciação e valorização do serviço público prestado pela IGDN;

c) Desenvolver e monitorizar o Mapa da Estratégia Corporativa e o QUAR da IGDN;

d) Elaborar e controlar a execução do Plano Anual de Auditorias, assegurando a construção progressiva da Matriz de Risco do MDN;

e) Assegurar, de forma sistemática e rigorosa, o controlo da qualidade dos principais produtos e serviços prestados pela IGDN, em particular dos relatórios de auditoria e dos relatórios síntese de análise de risco;

f) Desenvolver os mecanismos de avaliação de satisfação dos clientes da IGDN;

g) Elaborar e desenvolver os planos e relatórios anuais de atividades da IGDN;

h) Integrar, desenvolver e automatizar o sistema de informação da IGDN;

i) Planear e coordenar a realização de parcerias estratégicas relevantes, nacionais e internacionais, para divulgação dos produtos e serviços da IGDN, assegurando a memória organizacional desse conhecimento;

j) Participar nos grupos de trabalho criados no âmbito do SCI;

k) Assegurar a articulação com os órgãos de controlo operacional do MDN, visando a cooperação e partilha de informação sobre os órgãos ou serviços auditados pela IGDN, e sobre as boas práticas de auditoria e de gestão adotadas, garantindo a racionalidade, complementaridade e sinergia das intervenções;

l) Planear, executar e divulgar a política interna de gestão e valorização profissional dos recursos humanos.

3.º

Divisão de Administração de Recursos (DAR)

À DAR compete, designadamente:

a) Simplificar, sistematizar e mapear os processos de suporte da IGDN;

b) Elaborar o projeto de orçamento da IGDN;

c) Gerir e controlar o orçamento da IGDN, propondo as alterações necessárias;

d) Preparar e apresentar os elementos necessários à elaboração e organização da conta anual de gerência da IGDN e de relatórios de execução orçamental;

e) Prestar a informação financeira e patrimonial requerida superiormente e pelos diversos parceiros institucionais da IGDN;

f) Assegurar a gestão de bens, aprovisionamento e aquisição de serviços;

g) Instruir os processos administrativos relacionados com a gestão dos recursos patrimoniais;

h) Garantir a instrução dos processos relacionados com a logística necessária à atividade da IGDN;

i) Prestar apoio administrativo e logístico às equipas de auditoria;

j) Instruir os processos administrativos relacionados com a gestão dos recursos humanos, nomeadamente o mapa de pessoal e o balanço social, e prestar outra informação sobre recursos humanos requerida superiormente e pelos diversos parceiros institucionais da IGDN;

k) Assegurar a instrução dos procedimentos administrativos relativos ao SIADAP 2 e 3;

l) Executar os procedimentos administrativos relativos ao processo de gestão da formação profissional da IGDN;

m) Gerir o expediente e o arquivo geral da IGDN;

n) Elaborar os procedimentos necessários à manutenção da segurança, confidencialidade e integridade do sistema de informação da IGDN;

o) Colaborar com a DPOAR na elaboração de estudos e no desenvolvimento de planos de conceção e de implementação das soluções informáticas mais adequadas;

p) Apoiar todos os utilizadores da rede informática, assegurando que os mesmos utilizam corretamente os recursos postos à sua disposição.

4.º

Equipa Multidisciplinar de Auditoria 1 (EMA1), Equipa Multidisciplinar de Auditoria 2 (EMA2) e Equipa Multidisciplinar de Auditoria 3 (EMA3)

Às EMA1, EMA2 e EMA3 compete, designadamente:

a) Realizar auditorias no âmbito do MDN, e no quadro das responsabilidades cometidas ao SCI pela Lei de Enquadramento Orçamental (LEO), numa perspetiva pedagógica e preventiva, através da análise integrada dos riscos existentes nos processos auditados, contribuindo para a sua prevenção e melhoria contínua dos processos das entidades auditadas, e para a construção progressiva da Matriz de Risco do MDN;

b) Elaborar os relatórios de auditoria e os relatórios síntese de análise de risco, tendo por base o Manual de Procedimentos de Auditoria da IGDN;

c) Realizar estudos e informações no domínio da análise dos riscos dos processos auditados, e outros trabalhos sobre matérias da competência da IGDN;

d) Colaborar na identificação e sistematização das boas práticas resultantes das auditorias realizadas, com vista à melhoria contínua do processo de auditoria;

e) Apreciar as reclamações, denúncias ou queixas apresentadas por eventuais violações da legalidade;

f) Realizar inquéritos, sindicâncias, peritagens ou outras ações que lhe sejam atribuídas superiormente, integrando o modelo de análise de risco nos respetivos relatórios;

g) Assegurar a prestação da informação sobre a atividade de auditoria da IGDN requerida pelo Tribunal de Contas e demais parceiros institucionais.

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