Despacho n.º 1245/2019, de 5 de fevereiro

Despacho n.º 1245/2019

Considerando as responsabilidades acrescidas que esta Secretaria-Geral vem assumindo, de forma continua, na gestão e evolução das TIC públicas na área da Economia, desde logo, enquanto organismo responsável pela coordenação na área das TIC e interlocutor único da área da governação, cabendo-lhe o relevante papel de identificar, coordenar e implementar as soluções organizativas comuns, que contribuam para as finalidades e vetores estratégicos delineados;

Considerando que se impõe adequar a estrutura flexível à prossecução, com eficiência e eficácia às referidas atribuições, a nível da Direção de Serviços de Sistemas de Informação, introduzindo alguns ajustamentos funcionais, determino:

A extinção da Divisão de Planeamento e Gestão Estratégica, e criação da Divisão de Administração de Sistemas, nos termos conjugados do disposto no n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro e da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, ambos os diplomas na sua redação atual, procedendo ainda a alguns acertos pontuais nas restantes unidades flexíveis.

Assim, a nova estrutura orgânica flexível, passa a ter a seguinte constituição:

1 - A Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designada por DSGRH, a que se refere o artigo 3.º da Portaria n.º 287/2015, de 16 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

1.1 - A Divisão de Administração de Pessoal, abreviadamente designada por DAP, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:

a) Praticar os atos de administração e assegurar o processamento de remunerações e outros abonos do pessoal, procedendo igualmente à liquidação dos respetivos descontos;

b) Assegurar, nos termos legais, o controlo e registo da assiduidade e do trabalho suplementar dos trabalhadores;

c) Instruir os processos de aposentação e de submissão a junta médica dos trabalhadores;

d) Organizar e manter atualizada a informação relativa aos recursos humanos;

e) Colaborar na elaboração dos orçamentos no âmbito da sua área de competências;

f) Efetuar estudos e pareceres, emitir orientações e prestar apoio técnico sobre recursos humanos;

g) Elaborar o mapa de pessoal da SGE, e colaborar na elaboração e gestão dos mapas de pessoal dos serviços e organismos que integram a PCS.

1.2 - A Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos integra ainda o Núcleo de Planeamento Organizacional (NPO), ao qual compete, nomeadamente:

a) Assegurar a definição e implementação de objetivos estratégicos e operacionais para a Secretaria-Geral;

b) Definir e organizar um sistema integrado de planeamento e indicadores de gestão necessários a uma eficaz e eficiente gestão estratégica;

c) Monitorizar e comunicar a performance das diferentes áreas orgânicas da SGE;

d) Elaborar os instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o Plano e o Relatório de Atividades da SGE;

e) Elaborar o balanço social da SGE e o dos serviços e organismos que integram a PCS;

f) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização de processos, procedimentos e circuitos com vista a promover a eficácia na prestação de serviços;

g) Estudar e aplicar medidas que promovam a inovação, a modernização e a qualidade, assegurando a articulação com entidades ministeriais ou interministeriais nesta área;

h) Assegurar o processo de avaliação do desempenho ao nível do SIADAP 1 da SGE, através da elaboração do respetivo QUAR e relatórios de autoavaliação;

i) Elaborar e manter atualizados os manuais de procedimentos;

j) Monitorizar informação sobre áreas relevantes para os serviços da SGE.

2 - A Direção de Serviços Financeiros, abreviadamente designada por DSF, a que se refere o artigo 4.º da Portaria n.º 287/2015, de 16 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

2.1 - A Divisão de Gestão Financeira, abreviadamente designada DGF, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:

a) Preparar os pedidos de libertação de créditos mensais por conta das dotações em crédito nas respetivas estruturas orçamentais e proceder à emissão dos meios de pagamento;

b) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;

c) Organizar e manter atualizada a contabilidade da despesa e da receita de cada uma das estruturas orçamentais operadas nos sistemas de registo contabilístico disponibilizados, de acordo com as regras da contabilidade pública.

2.2 - A Divisão de Gestão Financeira integra o Núcleo de Gestão de Receitas e Contas Correntes (GRCC) e o Núcleo de Gestão de Cobrança de Receita e Pagamentos (GCRP) aos quais compete, respetivamente:

2.2.1 - Núcleo de Gestão de Receitas e Contas Correntes:

a) Acompanhar e verificar os procedimentos legais de execução orçamental e de realização de despesa pública;

b) Assegurar a validação de faturas ou documentos similares de terceiros e respetivos registos nos sistemas informáticos de suporte junto dos Organismos;

c) Assegurar a interlocução com os operadores económicos, em casos de divergência na faturação;

d) Emitir documentos de receita e Documentos Únicos de Cobrança (DUC) e respetivo registo contabilístico nos sistemas informáticos de suporte;

e) Prestar informação no que respeita à sua atividade, designadamente, no que concerne a relatórios de pagamentos em atraso e unidade de tesouraria e obrigações fiscais;

f) Assegurar a reconciliação bancária, tendo em consideração o princípio da segregação de funções.

2.2.2 - Núcleo de Gestão de Cobrança de Receita e Pagamentos:

a) Acompanhar as contas bancárias de suporte à cobrança de receita, cuja gestão esteja a cargo da SGE, procedendo à identificação da sua natureza e solicitando ao GRCC, a emissão do DUC;

b) Assegurar o processamento e a contabilização das receitas cobradas;

c) Assegurar o pedido de libertação de créditos das dotações do Orçamento do Estado;

d) Verificar a regularidade financeira dos pedidos de autorização de pagamento;

e) Proceder à emissão dos meios de pagamento;

f) Proceder à comunicação dos pagamentos aos operadores económicos;

g) Assegurar o arquivo dos documentos contabilísticos de suporte de receita e despesa;

h) Gerir e controlar os fundos de maneio dos serviços da GAFME e AGME, bem como garantir as suas reconstituições;

i) Assegurar o pagamento dos Documentos Únicos de Cobrança;

j) Assegurar a conclusão da execução dos processos de contratação no Portal Base - Online e no sistema contabilístico de suporte;

k) Assegurar os pedidos de reembolso das viagens.

2.3 - A Direção de Serviços Financeiros integra também o Núcleo de Gestão e Controlo (GC) ao qual compete:

a) Elaborar os projetos anuais de orçamento, atividades e de projetos, em colaboração com os respetivos Organismos, no âmbito da PCS;

b) Iniciar, acompanhar, otimizar e relatar a execução orçamental e financeira dos Organismos, no âmbito da PCS;

c) Acompanhar a evolução dos indicadores de gestão dos Organismos;

d) Preparar, acompanhar e concluir os projetos cofinanciados, no âmbito de sistema de incentivos ou programas de financiamento;

e) Preparar e assegurar os reporte orçamentais e financeiros, solicitados pela Direção Geral do Orçamento e por outros Organismos da AP, designadamente, fundos disponíveis, conta geral do Estado, previsão mensal de execução e quadro plurianual de programação orçamental;

f) Elaborar a prestação anual ou prestações de contas intercalares;

g) Assegurar o registo, acompanhamento e conclusão da execução financeira dos contratos, no Sistema Central de Encargos Plurianuais e nas ferramentas informáticas de suporte.

3 - A Direção de Serviços de Contratação Pública e Património, abreviadamente designada por DSCPP, a que se refere o artigo 6.º da Portaria n.º 287/2015, de 16 de setembro, integra as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

3.1 - A Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada UMC, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:

a) Colaborar com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP), na execução da política de compras públicas, de forma a assegurar melhores condições negociais aos serviços e organismos do ministério integrados no Sistema Nacional de Compras Públicas, racionalizando os processos e custos de aquisição;

b) Promover a centralização, ao nível ministerial, da celebração de contratos de aquisição ou locação de bens e serviços e empreitadas de obras públicas no âmbito dos acordos quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP);

c) Desenvolver os procedimentos de contratação relacionados com a aquisição e aluguer da frota automóvel;

d) Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério e implementar e gerir os respetivos sistemas de informação, nos moldes definidos pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., (ESPAP).

3.2 - A Divisão de Gestão de Contratação e Património, abreviadamente designada por (DGCP) à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e da Prestação Centralizada de Serviços (PCS), nomeadamente:

a) Desenvolver os procedimentos para formação de contratos de aquisição ou locação de bens e serviços e empreitadas de obras públicas solicitados pelos serviços e organismos que integram a PCS, não incluídos nos acordos quadro;

b) Coordenar e gerir a frota automóvel, bem como manter atualizado Parque de Veículos do Estado (PVE);

c) Desenvolver os procedimentos inerentes à gestão integral do património imobiliário dos serviços e organismos que integram a PCS;

d) Manter atualizado o Sistema de Informação dos Imóveis do Estado (SIEE);

e) Coordenar e reportar informação sobre a aplicação do princípio da onerosidade e sobre os planos setoriais de ocupação de espaço, conservação e reabilitação de imóveis e atuar junto do Fundo de Reabilitação e Conservação Patrimonial, exercendo as funções de Unidade de Gestão Patrimonial (UGP);

f) Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis do Estado.

4 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação, abreviadamente designada por DSSI, a que se refere o artigo 7.º da Portaria n.º 287/2015, de 16 de setembro, integra as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

4.1 - A Divisão de Tecnologias de Informação, abreviadamente designada por DTI, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e do Ministério da Economia, nomeadamente:

a) Participar no estudo e assegurar a implementação e operacionalização de iniciativas na área dos Sistemas de Informação, em articulação com os organismos promotores;

b) Definir e manter atualizada uma Arquitetura de Referência para os Sistemas de Informação da área da Economia, em articulação com os organismos da Administração Pública com competência nessas matérias;

c) Definir e assegurar a aplicação de regras e normas de utilização dos Sistemas de Informação, garantindo a segurança, confidencialidade e integridade da informação e das plataformas tecnológicas associadas;

d) Administrar as plataformas tecnológicas de suporte aos portais de internet, intranet e aplicações dos serviços e organismos da área da Economia, tendo em vista a disponibilização de serviços estáveis, fiáveis e seguros;

e) Gerir os protocolos de interconexão de dados com os vários organismos da Administração Pública.

4.2 - A Divisão de Administração de Sistemas, abreviadamente designada por DAS, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e do Ministério da Economia, nomeadamente:

a) Assegurar a administração de sistemas e a gestão das plataformas tecnológicas da SGE, tendo em vista a disponibilização de serviços estáveis, fiáveis e seguros;

b) Definir e implementar políticas e procedimentos de atualização e manutenção dos sistemas, garantindo uma resposta eficaz às necessidades dos serviços e organismos da área da Economia;

c) Monitorizar a disponibilidade e o desempenho das aplicações, Sistemas de Informação e plataformas tecnológicas geridas pela SGE;

d) Promover a consolidação e a racionalização de infraestruturas tecnológicas nos serviços e organismos da área da Economia, acompanhando os processos de seleção, aquisição e instalação de equipamentos informáticos, bem como a gestão do seu ciclo de vida e respeitando os princípios da racionalidade económica.

4.3 - A Divisão de Estruturas de Comunicações e Segurança, abreviadamente designada por DECS, à qual compete, no âmbito da SGE, dos Gabinetes e do Ministério da Economia, nomeadamente:

a) Gerir e assegurar a operacionalidade, exploração e monitorização dos centros de dados que alojam os sistemas informáticos dos organismos da área da Economia;

b) Gerir as infraestruturas de comunicações de voz e dados da área da Economia;

c) Propor estudos e soluções de carácter transversal com vista à consolidação, operacionalização e controlo das redes de comunicações e segurança;

d) Promover o desenvolvimento, definição e cumprimento de normas de segurança associadas aos sistemas de informação da área da Economia, de acordo com as melhores práticas internacionais;

e) Responder e mitigar eventuais ataques informáticos;

f) Assegurar a articulação com serviços tutelados por outros ministérios, tendo em vista o reforço da segurança das comunicações e dos Sistemas de Informação da Administração Pública.

4.4 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação integra também o Núcleo de Apoio ao Utilizador (NAU), o Núcleo de Microinformática (NM) e o Núcleo de Gestão de Projetos, aos quais compete, respetivamente:

4.4.1 - Núcleo de Apoio ao Utilizador (NAU):

a) Assegurar a receção e tratamento dos pedidos de suporte dos utilizadores dos Sistemas de Informação e meios informáticos sob responsabilidade da SGE;

b) Monitorizar os níveis de serviço na resposta aos pedidos de suporte, tendo em vista a sua otimização;

4.4.2 - Núcleo de Microinformática (NM):

a) Assegurar a gestão do parque informático afeto aos utilizadores da SGE;

b) Colaborar na definição de requisitos técnicos e acompanhar os processos de aquisição e instalação de novos equipamentos pelos organismos da área da Economia;

4.4.3 - Núcleo de Gestão de Projetos (NGP):

a) Colaborar na definição de Estratégias e conceção de Projetos e Iniciativas nas áreas da Tecnologia e nos Sistemas de Informação nos organismos da área da Economia e monitorizar a sua execução;

b) Assegurar a Gestão de Projetos na área de atuação da DSSI;

c) Acompanhar e dar suporte na decisão de avaliação dos projetos dos organismos da área da Economia;

d) Assegurar o apoio à gestão e monitorização do Plano Setorial CTIC 2020;

e) Promover a adoção de metodologias alinhadas com standards nas áreas da Qualidade e Segurança no âmbito dos Sistemas de Informação e serviços relacionados.

5 - A Direção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSDCRP, a que se refere o artigo 8.º da Portaria n.º 287/2015, de 16 de setembro, integra o Núcleo de Relações Públicas, o Núcleo de Expediente e Documentação e o Núcleo de Biblioteca e Arquivo Histórico, aos quais compete, respetivamente:

5.1 - Núcleo de Relações Públicas:

a) Colaborar nas atividades de relações públicas e de protocolo, articulando a sua atuação com os gabinetes governamentais;

b) Colaborar no funcionamento do serviço de receção e atendimento ao público, prestando informações relacionadas com as áreas de competência do Ministério, bem como encaminhar as sugestões recebidas;

c) Executar os trabalhos gráficos solicitados, incluindo a edição e distribuição das publicações elaboradas no Ministério;

d) Gerir as salas de reuniões e o auditório da Secretaria-Geral;

e) Promover e apoiar a realização de eventos no âmbito da Secretaria-Geral;

f) Promover ações de apoio a projetos de responsabilidade e solidariedade sociais.

5.2 - Núcleo de Expediente e Documentação:

a) Gerir a documentação recebida e expedida pela Secretaria-Geral, através do sistema de gestão documental, nomeadamente o registo, digitalização e classificação dos documentos conforme a Macroestrutura Funcional (MEF);

b) Articular o sistema da gestão documental e de workflow com as boas práticas no âmbito da qualidade e controlo interno e garantir a sua interoperabilidade com os restantes aderentes à interoperabilidade da Administração Pública;

c) Promover a implementação de planos de classificação documental transversais ao Ministério;

d) Elaborar e atualizar, em colaboração com os serviços e organismos, propostas de portarias de gestão de documentos, ou outros instrumentos reguladores de avaliação documental de arquivo, tendo em vista a seleção e conservação do acervo;

e) Gerir os acervos documentais, correntes e intermédios, nos diversos suportes;

f) Distribuir a documentação protocolada;

g) Garantir a publicação no Diário da República dos atos legislativos e administrativos.

5.3 - Núcleo de Biblioteca e Arquivo Histórico:

a) Gerir a Biblioteca e Arquivo Histórico da Economia e restantes acervos custodiados;

b) Catalogar e descrever os acervos, a sua preservação, conservação, digitalização, disponibilização e divulgação;

c) Identificar e gerir os recursos documentais e promover a gestão de um catálogo coletivo do acervo documental existente, assegurando a sua disponibilização;

d) Assegurar a gestão do arquivo histórico do Ministério, garantindo a sua guarda, conservação, tratamento e difusão;

e) Elaborar e atualizar, em colaboração com os serviços e organismos, propostas de implementação de instrumentos normativos, tendo em vista a preservação e conservação dos acervos;

f) Promover a articulação com o órgão coordenador da política arquivística, garantindo a implementação da política nacional de arquivos.

6 - À Equipa Multidisciplinar de Planeamento e Informação de Gestão, abreviadamente designada por EMPIG a funcionar na dependência da Direção compete, nomeadamente:

a) Exercer as funções e garantir a atividade da SGE, enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental do Ministério de Economia;

b) Assegurar que é prestada por todos os serviços, organismos e outras entidades do Ministério, a informação financeira e orçamental, requerida e de reporte obrigatório;

c) Coordenar a elaboração da proposta de Orçamento de Estado para o Ministério, assegurando a fiabilidade, consistência e coerência da informação;

d) Distribuir fundos disponíveis referentes a receitas gerais do programa orçamental, e validação do reporte dos fundos disponíveis efetuado pelos respetivos organismos;

e) Apresentar, mensalmente, a projeção para o conjunto do programa orçamental, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;

f) Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano, elaborando para o efeito, um relatório mensal de análise do programa;

g) Definir indicadores de economia, eficiência e eficácia do Ministério, nomeadamente, os respetivos objetivos e metas;

h) Avaliar e reportar o grau de cumprimento dos objetivos do Ministério, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos;

i) Propor alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do Ministério, tendo em conta as competências definidas na lei;

j) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de projetos;

k) Emitir parecer prévio sobre questões orçamentais que careçam de autorização do membro do governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela;

l) Emitir parecer prévio sobre a assunção de compromissos plurianuais;

m) Produzir relatórios e indicadores de execução orçamental do Ministério;

n) Colaborar com o Ministério das Finanças, com vista à concretização da orçamentação por programas e à definição do Quadro Plurianual;

o) Preparar o documento técnico de apoio ao relatório com os indicadores de resultados respeitantes à execução do programa orçamental;

p) Elaborar e apresentar o contributo do Ministério para a Conta Geral do Estado;

q) Garantir a implementação e execução de medidas globais relacionadas com a informação de gestão, assegurando a articulação com os organismos do Ministério;

r) Adequar os sistemas de informação contabilísticos ao sistema europeu de contas;

s) Implementar políticas progressivas de informação e contabilização numa lógica de contabilidade analítica.

7 - O presente despacho produz efeitos a 1 de fevereiro de 2019, ficando revogado o meu Despacho n.º 5708/2018, de 8 de junho.

25 de janeiro de 2019. - A Secretária-Geral, Maria Ermelinda Paulo Rodrigues da Silva Carrachás.

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