Despacho n.º 13761/2012, de 24 de outubro

Despacho n.º 13761/2012

O Decreto-Lei n.º 124/2012, de 20 de junho, definiu a missão, as atribuições e o tipo de organização interna da Secretaria Geral do Ministério da Economia e Emprego, tendo a Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, determinado a sua estrutura orgânica nuclear e fixado o número de unidades orgânicas flexíveis dos serviços, bem como a dotação máxima de chefes de equipa multidisciplinares.

Torna-se, agora, necessário, definir e aprovar a estrutura orgânica flexível.

Assim, nos termos das disposições conjugadas do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro, e da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, é criada a seguinte estrutura orgânica flexível da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e do Emprego:

1 - A Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designada por DSGRH, a que se refere o artigo 3.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

1.1 - A Divisão de Gestão e Formação de Recursos Humanos, abreviadamente designada por DGFRH, à qual compete, nomeadamente:

a) Promover, apoiar e assegurar a aplicação das medidas e ações de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, na Secretaria-Geral e nos demais serviços e organismos do ministério;

b) Elaborar estudos e pareceres técnico-jurídicos relativos à gestão de recursos humanos, promovendo a adequada e uniforme aplicação dos diversos regimes no âmbito do ministério;

c) Elaborar o mapa de pessoal da Secretaria-Geral e emitir pareceres relativos à criação ou alteração dos mapas de pessoal a nível do ministério;

d) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP 2 e 3 no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do ministério;

e) Identificar as necessidades de formação e de aperfeiçoamento profissionais e elaborar o plano anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao desenvolvimento dos recursos humanos da Secretaria-Geral e do ministério.

f) Praticar os atos de administração e assegurar nos termos legais, o controlo e registo da assiduidade e o processamento das remunerações e outros abonos devidos aos trabalhadores do mapa de pessoal da Secretaria-Geral e dos demais serviços e organismos integrados do ministério;

g) Organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal da Secretaria-Geral e dos demais serviços e organismos integrados do ministério, por forma a instruir-se os processos de aposentação, de acidentes de trabalho e de submissão a junta médica dos respetivos trabalhadores;

h) Assegurar a gestão dos processos relativos aos trabalhadores colocados em mobilidade especial (SME), de acordo com as diferentes fases, e efetuar o respetivo carregamento dos dados relativos aos trabalhadores em SME, assegurando a sua atualização com vista à requalificação profissional e ao reinício de funções.

1.2 - A Divisão de Gestão e Formação de Recursos Humanos integra também, o núcleo de administração de recursos humanos.

1.2.1 - Ao Núcleo de Administração de Recursos Humanos, compete garantir os procedimentos administrativos, na vertente de recursos humanos, relativamente às competências constantes das alíneas f) a h) do n.º 1.1.

2 - A Direção de Serviços Financeiros, abreviadamente designada por DSF, a que se refere o artigo 4.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

2.1 - A Divisão de Acompanhamento e Controlo Orçamental, abreviadamente designada DACO, à qual compete, no âmbito da prestação centralizada de serviços, nomeadamente:

a) Elaborar os projetos anuais de orçamento de funcionamento e de investimento, em colaboração com os respetivos serviços integrados;

b) Analisar os orçamentos, propondo as alterações necessárias à sua boa execução;

c) Preparar os indicadores orçamentais necessários à gestão, controlo e acompanhamento das atividades;

d) Acompanhar, em termos financeiros, a execução de projetos cofinanciados no âmbito de sistemas de incentivos ou programas de financiamento;

e) Preparar os elementos orçamentais necessários para os relatórios de atividades;

f) Acompanhar a execução financeira e material dos projetos de investimento;

g) Preparar e assegurar os reportes orçamentais solicitados pela Direção-Geral do Orçamento;

h) Elaborar a prestação anual e intercalares de contas.

2.2 - A Direção de Serviços Financeiros integra, também, o núcleo de contabilidade e tesouraria.

2.2.1 - Ao núcleo de contabilidade e tesouraria, compete assegurar a contabilização atualizada das despesas e das receitas de cada uma das estruturas orçamentais operadas, nos sistemas de registo contabilístico disponibilizados, de acordo com as regras da contabilidade pública, relativamente às competências constantes das alíneas b), c), e) e f) do artigo 4.º da portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro.

3 - A Direção de Serviços de Contratação Pública e Património, abreviadamente designada por DSCPP, a que se refere o artigo 6.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

3.1 - A Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada UMC, à qual compete, nomeadamente:

a) Apoiar a ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública), na execução da política de compras públicas, de forma a assegurar melhores condições negociais aos serviços e organismos do ministério integrados no Sistema Nacional de Compras Públicas, racionalizando os processos e custos de aquisição;

b) Desenvolver os procedimentos para formação de contratos de aquisição ou locação de bens e serviços e empreitadas de obras públicas solicitados pelos serviços e organismos abrangidos pela prestação centralizada de serviços;

c) Gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços das entidades abrangidas pela prestação centralizada de serviços.

3.2 - A Direção de Serviços de Contratação Pública e Património integra, também, o núcleo de gestão patrimonial.

3.2.1 - Ao núcleo de gestão patrimonial, compete garantir os procedimentos inerentes à gestão da frota automóvel, à gestão integrada do património imobiliário, cadastro e inventário dos bens do Estado, relativamente às competências constantes das alíneas c), d) e e) do artigo 6.º n.º 3.1 da portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro.

4 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação, abreviadamente designada por DSSI, a que se refere o artigo 7.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

4.1 - A Divisão de Tecnologias de Informação, abreviadamente designada DTI, à qual compete, nomeadamente:

a) Assegurar a implementação e exploração de sistemas de informação;

b) Implementar políticas de atualização e manutenção dos sistemas existentes, garantindo uma resposta eficaz face às necessidades dos serviços, organismos e outras entidades do ministério;

c) Assegurar a implementação e operacionalização de aplicações e sistemas, definindo uma arquitetura de informação integrada e consistente, garantindo a necessária articulação com as restantes estruturas e utilizadores;

d) Desenvolver, manter e explorar os sistemas, conteúdos multimédia e aplicações informáticas, assegurando o apoio aos serviços e organismos do ministério;

e) Assegurar a administração e gestão técnica das plataformas informáticas, audiovisuais e de comunicações, garantindo a sua operacionalidade bem como a disponibilização de serviços estáveis e fiáveis;

f) Definir e assegurar a aplicação de regras e normas de uso dos sistemas de informação existentes, garantindo a segurança, confidencialidade e integridade das aplicações e meios envolvidos.

4.2 - A Direção de Serviços de Sistemas de Informação integra, também, o núcleo de estruturas de comunicações.

4.2.1 - Ao núcleo de estruturas de comunicações compete assegurar a operacionalização e controlo de infraestruturas, propor estudos e soluções de caráter transversal com vista à consolidação das mesmas e propor a adoção de boas práticas, relativamente às competências constantes das alíneas d), e), f), g) e h) do artigo 7.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro.

5 - A Direção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSDCRP, a que se refere o artigo 8.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

5.1 - A Divisão de Documentação e Arquivo, abreviadamente designada DDA, à qual compete, nomeadamente:

a) Assegurar a gestão e funcionamento da biblioteca, incluindo o tratamento técnico da documentação e a sua divulgação;

b) Assegurar a identificação e a gestão dos recursos documentais, incluindo a promoção e a gestão de um catálogo coletivo do acervo documental existente nos vários centros de documentação e bibliotecas, assegurando a sua disponibilização;

c) Assegurar a gestão do arquivo histórico do ministério;

d) Assegurar a gestão do sistema de arquivo da SG;

e) Assegurar a elaboração de propostas de portarias de conservação arquivística do ministério, ou outros instrumentos reguladores de avaliação documental de arquivo;

f) Assegurar a articulação com o órgão coordenador da política arquivística, garantindo a implementação da política nacional de arquivos.

5.2 - A Direção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas integra, também, o núcleo de comunicação e informação.

5.2.1 - Ao núcleo de comunicação e informação, compete promover e assegurar os procedimentos de recolha, produção e disponibilização de informação com interesse para o MEE, a promoção, recolha e gestão dos conteúdos da Intranet e da Internet, e também, colaborar na definição, reforço e adequação da imagem institucional do ministério, relativamente às competências constantes das alíneas j), k), l), o) e p) do artigo 8.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro.

6 - A Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno, abreviadamente designada por DSACI, a que se refere o artigo 9.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, integra a seguinte unidade orgânica flexível:

6.1 - A Divisão de Apoio à Auditoria, abreviadamente designada DAA, à qual compete, nomeadamente:

a) Fazer o acompanhamento dos trabalhos realizados na DSACI, em particular os relacionados com ações de auditoria, de avaliação e de controlo interno;

b) Coordenar e supervisionar os trabalhos desenvolvidos pelas equipas de auditores, no sentido de garantir o rigor e precisão impostos na elaboração dos mesmos;

c) Estudar e propor as alterações julgadas mais convenientes com o objetivo de aumentar a qualidade, eficiência e eficácia do Serviço;

d) Produzir relatórios periódicos sobre o progresso das ações desenvolvidas.

7 - É criada a Divisão de Qualidade, Organização e Inovação, abreviadamente designada por DQOI, que funcionará na dependência da Direção e à qual compete, nomeadamente:

a) Garantir a implementação e manutenção do sistema de gestão da qualidade da SG, visando a melhoria contínua da sua eficácia;

b) Dinamizar a gestão interna da SG, de modo a promover a inovação e a mudança organizacional;

c) Estudar e promover a aplicação de normas sobre sistemas de gestão ambientais, de segurança e saúde no trabalho e de responsabilidade social na SG, assegurando o seu acompanhamento;

d) Elaborar os instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o Plano e o Relatório de Atividades da SG;

e) Assegurar o processo de avaliação do desempenho ao nível do SIADAP 1 da SG, através da elaboração dos respetivos QUAR e relatórios de autoavaliação;

f) Definir e promover uma política global de comunicação, eficaz e eficiente, de modo a satisfazer a multiplicidade e as especificidades dos seus diversos públicos;

g) Definir e dinamizar a comunicação no âmbito do sistema de gestão da qualidade;

h) Fomentar, acompanhar e divulgar o desenvolvimento de projetos na área da inovação e da qualidade;

i) Promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, a modernização e a política de qualidade no ministério, assegurando a articulação com as entidades com competências interministeriais nessas áreas;

j) Promover ações de disseminação e valorização de boas práticas e de novas práticas de gestão, fomentando o benchmarking no ministério.

8 - Ao abrigo do n.º 2 do artigo 22.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pelo Decreto-Lei n.º 105/2007, de 3 de abril e do artigo 9.º da Portaria n.º 293/2012, de 28 de setembro, é criada a equipa multidisciplinar de Planeamento e Informação de Gestão, que funcionará na dependência da Direção e à qual compete, nomeadamente:

a) Assegurar que é prestada por todos os serviços, organismos e outras entidades do ministério, a informação financeira e orçamental, requerida e de reporte obrigatório;

b) Garantir a recolha e normalização dos planos e relatórios de atividades dos organismos do ministério, assim como de toda a informação que, em sede de acompanhamento da programação das atividades, seja considerada necessária;

c) Produzir relatórios e indicadores de execução orçamental do ministério;

d) Implementar políticas progressivas de informação e contabilização numa lógica de contabilidade analítica;

e) Promover, em articulação com a Divisão de Qualidade, Organização e Inovação, o estudo relativo à melhoria dos processos de gestão documental e de desmaterialização;

f) Adequar os sistemas de informação contabilísticos ao sistema europeu de contas;

g) Acompanhar e avaliar a execução do projeto de prestação centralizada de serviços, bem como gerir os respetivos protocolos.

9 - O presente despacho produz efeitos a partir de 01 de outubro de 2012.

16 de outubro de 2012. - A Secretária-Geral, Maria Ermelinda Carrachás.

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