Despacho n.º 15390/2013, de 26 de novembro

Despacho n.º 15390/2013

1 - O Decreto-Lei n.º 122/2011, de 29 de dezembro, aprovou a estrutura orgânica do Ministério da Defesa Nacional (MDN). Na sequência deste diploma, o Decreto Regulamentar n.º 03/2012, de 18 de janeiro, definiu a missão, atribuições e o tipo de organização interna da Inspeção-Geral da Defesa Nacional (IGDN).

2 - A Portaria n.º 87/2012, de 30 de março, veio, por sua vez, determinar a estrutura nuclear da IGDN, fixando em dois o número máximo de unidades orgânicas flexíveis e em duas a dotação máxima de chefes de equipas multidisciplinares.

3 - Tendo por base a referida estrutura nuclear, na prossecução da missão e da visão da IGDN foram emanadas as seguintes orientações estratégicas que presidiram à definição dos objetivos, dos indicadores de desempenho e das iniciativas estratégicas para o triénio 2013-2015:

a) Consolidar o modelo de avaliação de riscos de suporte à realização das auditorias, como mecanismo de diferenciação e de valorização do grau de utilidade do serviço público prestado pela IGDN;

b) Assegurar, de forma sistemática e rigorosa, o controlo da qualidade dos principais produtos e serviços prestados pela IGDN, em particular dos relatórios de auditoria e inspeção, tendo por base os procedimentos previstos no Manual de Auditoria e Inspeção da IGDN;

c) Promover o incremento progressivo da produtividade das auditorias;

d) Consolidar e aumentar o número de parcerias estratégicas, para uma maior divulgação dos serviços prestados pela IGDN;

e) Melhorar os mecanismos de avaliação do grau de satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros institucionais, sobre a quantidade e qualidade dos serviços prestados pela IGDN;

f) Otimizar o planeamento dos recursos financeiros colocados à disposição da IGDN;

g) Criar e diversificar fontes de receita;

h) Simplificar, sistematizar e mapear processos, otimizando as Tecnologias de Informação e Comunicação;

i) Desenvolver, modernizar e consolidar o sistema de informação da IGDN;

j) Desenvolver o capital humano.

4 - Importa, agora, definir as novas unidades orgânicas flexíveis, que integram a estrutura hierarquizada, e as equipas multidisciplinares, que integram a estrutura matricial, em ordem a dotar a IGDN da organização interna de serviços adequada ao desempenho da sua missão, e em particular à prossecução das referidas orientações estratégicas, e à realização, de forma eficiente e eficaz, dos objetivos e iniciativas estratégicas que delas decorrem.

5 - Assim, ao abrigo dos n.os 5 e 6 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 105/2007, de 3 de abril, e Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro, da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, na redação dada pelas demais alterações, e, ainda, do disposto nos artigos 3.º e 4.º da Portaria n.º 87/2012, de 30 de março, determino:

a) A criação das unidades orgânicas flexíveis e das equipas multidisciplinares, que constam em Anexo a este despacho e do qual faz parte integrante;

b) O presente despacho produz efeitos à data da assinatura.

14 de novembro de 2013. - O Inspetor-Geral, Vítor Manuel Amaral Vieira, TGEN.

ANEXO

1.º

Estrutura da IGDN

1 - A estrutura hierarquizada compreende duas unidades orgânicas flexíveis, que funcionam na dependência direta do diretor de serviços da Direção de Serviços de Inspeção e Auditoria (DSIA), designadas por:

a) Divisão de Planeamento, Organização e de Análise de Risco (DPOAR);

b) Divisão de Administração de Recursos (DAR).

2 - A estrutura matricial compreende duas equipas multidisciplinares, denominadas Equipa Multidisciplinar de Auditoria 1(EMA1) e Equipa Multidisciplinar de Auditoria 2 (EMA2), que funcionam sob coordenação do diretor de serviços da DSIA.

2.º

Divisão de Planeamento, Organização e de Análise de Risco (DPOAR)

Compete à DPOAR, designadamente:

a) Elaborar e desenvolver os planos estratégicos, e os planos e relatórios anuais de atividades da IGDN, em articulação com as demais unidades orgânicas e equipas multidisciplinares;

b) Desenvolver e monitorizar o QUAR da IGDN, em articulação com as demais unidades orgânicas e equipas multidisciplinares;

c) Avaliar anualmente o grau de satisfação dos parceiros institucionais da IGDN (externos e internos);

d) Assegurar o alinhamento estratégico dos objetivos individuais dos trabalhadores da IGDN, em articulação com as demais unidades orgânicas e equipas multidisciplinares;

e) Monitorizar e controlar as iniciativas estratégicas da IGDN, nomeadamente através do Sistema de Informação de Monitorização dos Projetos e de Organização do Conhecimento (SIMPOC);

f) Garantir a integração processual e o desenvolvimento do modelo relacional do sistema de informação da IGDN, tendo em vista assegurar a obtenção e o fornecimento de indicadores de desempenho relevantes para a sua gestão e para as restantes funções de suporte à governação;

g) Elaborar estudos e desenvolver planos de conceção e de implementação das soluções informáticas mais adequadas;

h) Coordenar o mapeamento de todos os processos existentes no sistema de informação da IGDN;

i) Elaborar e assegurar o desenvolvimento e a melhoria contínua do Manual de Auditoria e Inspeção da IGDN;

j) Controlar a qualidade dos relatórios realizados pelas equipas multidisciplinares da IGDN, tendo por base os procedimentos previstos no Manual de Auditoria e Inspeção aprovado, de forma a tornar este processo mais estável e previsível, diminuindo a sua variabilidade e o grau de ocorrência dos respetivos riscos associados;

k) Identificar, organizar e partilhar boas práticas de auditoria resultantes da atividade da IGDN e de outras entidades congéneres (nacionais e internacionais), assegurando a memória organizacional e a gestão desse conhecimento, nomeadamente através da gestão dos dossiers permanentes das entidades auditadas e dos dossiers correntes das auditorias realizadas;

l) Realizar estudos, informações e relatórios no domínio da análise de risco, e outros trabalhos sobre matérias da competência da IGDN, nomeadamente a elaboração dos respetivos diplomas legais;

m) Gerir e controlar a qualidade do processo de formação profissional da IGDN;

n) Explorar, assegurar, planear e coordenar a realização de parcerias estratégicas (nacionais e internacionais), tendo em vista a divulgação e a partilha de boas práticas de gestão e de auditoria;

o) Assegurar a articulação com os órgãos de controlo operacional do MDN, tendo em vista a cooperação e partilha de informação sobre os órgãos ou serviços auditados pela IGDN, bem como sobre boas práticas de gestão e de auditoria adotadas, de forma a garantir a racionalidade, complementaridade e sinergia das intervenções;

p) Participar nos grupos de trabalho criados no âmbito do Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado (SCI);

q) Divulgar a informação sobre a atividade da IGDN e das normas em vigor, nomeadamente através da respetiva intranet, assegurando ou propondo a realização das ações de sensibilização, informação e formação.

3.º

Divisão de Administração de Recursos (DAR)

À DAR compete, designadamente:

a) Elaborar o projeto de orçamento da IGDN;

b) Gerir e controlar o orçamento da IGDN, propondo as alterações necessárias;

c) Preparar e apresentar os elementos necessários à elaboração e organização da conta anual de gerência da IGDN e de relatórios de execução orçamental;

d) Prestar a informação financeira e patrimonial requerida superiormente e pelos diversos parceiros institucionais da IGDN;

e) Assegurar a gestão de bens, aprovisionamento e aquisição de serviços;

f) Instruir os processos administrativos relacionados com a gestão dos recursos patrimoniais;

g) Garantir a instrução dos processos relacionados com a logística necessária à atividade da IGDN;

h) Prestar apoio administrativo e logístico às equipas de auditoria;

i) Instruir os processos administrativos relacionados com a gestão dos recursos humanos, nomeadamente o mapa de pessoal e o balanço social, e prestar outra informação sobre recursos humanos requerida superiormente e pelos diversos parceiros institucionais da IGDN;

j) Assegurar a instrução dos procedimentos administrativos relativos ao SIADAP 2 e 3;

k) Executar os procedimentos administrativos relativos ao processo de gestão da formação profissional da IGDN;

l) Gerir o expediente e o arquivo geral da IGDN;

m) Elaborar os procedimentos necessários à manutenção da segurança, confidencialidade e integridade do sistema de informação da IGDN;

n) Colaborar com a DPOAR na elaboração de estudos e no desenvolvimento de planos de conceção e de implementação das soluções informáticas mais adequadas;

o) Apoiar todos os utilizadores da rede informática, assegurando que os mesmos utilizam corretamente os recursos postos à sua disposição.

4.º

Equipa Multidisciplinar de Auditoria 1 (EMA1) e Equipa Multidisciplinar de Auditoria 2 (EMA2)

Às EMA1 e EMA2 compete, designadamente:

a) Realizar auditorias e inspeções no âmbito do MDN, e no quadro das responsabilidades cometidas ao SCI pela Lei de Enquadramento Orçamental (LEO), numa perspetiva pedagógica, preventiva e proativa, através da identificação, análise e avaliação integrada dos riscos existentes nos processos auditados, contribuindo para a sua prevenção e para a melhoria continua dos processos e do desempenho das entidades auditadas;

b) Realizar inquéritos, sindicâncias, peritagens ou outras ações que lhe sejam atribuídas superiormente;

c) Elaborar os relatórios de auditoria, tendo por base os procedimentos previstos no Manual de Auditoria e Inspeção da IGDN;

d) Colaborar com a DPOAR na identificação e sistematização das boas práticas resultantes das auditorias realizadas;

e) Apreciar as reclamações, denúncias ou queixas apresentadas por eventuais violações da legalidade;

f) Assegurar a prestação da informação sobre a atividade inspetiva da IGDN requerida pelo Tribunal de Contas e demais parceiros institucionais.

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