Despacho n.º 21172/2001 (2.ª série), de 11 de outubro

Despacho n.º 21 172/2001 (2.ª série). - Os programas anuais dos serviços da Administração Pública são instrumentos essenciais para a definição de estratégias e para a programação de acções, facilitando a coordenação entre departamentos, bem como para a afectação eficiente dos recursos da administração, como factor indispensável de racionalização, coerência e enquadramento estratégico da actividade da Administração.

Por seu lado, o relatório anual, elaborado a partir da avaliação dos resultados das acções definidas pelos programas e planos anuais, é um instrumento imprescindível para a optimização futura das acções a desenvolver, possibilitando a correcção dos desvios eventualmente verificados, favorecendo uma gestão pública cada vez mais respeitadora dos princípios da economicidade, da eficiência e da eficácia e uma análise crítica do modo como se desenvolveu a actividade administrativa na obediência aos critérios legais e aos ditames políticos.

Nos termos do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, todos os serviços e organismos da administração pública central, institutos públicos que revistam a natureza de serviços personalizados e fundos públicos deverão obrigatoriamente elaborar planos e relatórios anuais de actividades. Por sua vez, o Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de Outubro, obriga à elaboração de um balanço social em referência à situação existente no dia 31 de Dezembro do ano anterior, por parte das entidades referidas que disponham de, no mínimo, 50 colaboradores, qualquer que seja a respectiva relação jurídica de emprego, podendo ainda as entidades com menos de 50 colaboradores elaborar, sempre que possível, o respectivo balanço social.

A transparência da actividade da Administração Pública é reforçada pela adopção de instrumentos de programação e de balanço que devem procurar os valores de participação e a necessidade de uma rápida e ampla difusão do respectivo conteúdo.

Por fim, importa realçar a tradição já existente de elaboração dos referidos instrumentos pelos serviços e organismos do Ministério das Finanças, que importa aperfeiçoar, reforçar e generalizar.

Nestes termos, determino:

1 - Todos os serviços e organismos do Ministério das Finanças, bem como todos os institutos públicos que revistam a natureza de serviços personalizados e fundos públicos no âmbito da tutela do Ministério, deverão elaborar planos e relatórios anuais de actividades.

2 - Todos os serviços e organismos do Ministério das Finanças, bem como todos os institutos públicos que revistam a natureza de serviços personalizados e fundos públicos no âmbito da tutela do Ministério, que, no termo de cada ano civil, tenham, no mínimo, 50 colaboradores ao seu serviço deverão elaborar anualmente o seu balanço social com referência ao dia 31 de Dezembro do ano anterior, não obstante as entidades que dispuserem de menos de 50 colaboradores poderem elaborar, sempre que possível, o respectivo balanço social.

3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, o plano anual de actividades deverá discriminar os objectivos a atingir pelo serviço, os programas anuais a realizar e os recursos a utilizar, que fundamentarão a proposta de orçamento a apresentar na fase de preparação do Orçamento do Estado, devendo ser corrigido em função deste após a sua aprovação.

4 - O plano anual deverá respeitar o esquema tipo constante do anexo ao Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, sem prejuízo da possibilidade de conter elementos adicionais a definir pelo dirigente da entidade referida no n.º 1.

5 - O plano anual deverá ser enviado ao Gabinete do Ministro das Finanças até ao dia 30 de Outubro de cada ano, tendo em consideração os objectivos e os meios componentes do projecto de orçamento. Em Novembro deverá ser realizada uma reunião do Conselho de Directores-Gerais do Ministério das Finanças tendo como ordem de trabalhos a apreciação das propostas. O Ministro das Finanças deverá aprovar os planos anuais, por despacho, até ao dia 15 de Dezembro de cada ano.

6 - Os dirigentes das entidades deverão definir os termos da participação dos respectivos colaboradores, bem como dos utentes, designadamente através das respectivas associações, na elaboração do plano anual.

7 - Os dirigentes das entidades deverão definir os termos da divulgação do plano anual por todos os colaboradores da entidade.

8 - Deverão definir ainda os termos da informação sobre a disponibilidade para consulta dos planos anuais pelos potenciais interessados, com indicação das horas e dos locais onde pode ser efectuada.

9 - O relatório anual de actividades deverá discriminar os objectivos atingidos, o grau de realização dos programas e os recursos utilizados.

10 - Estruturalmente, o relatório anual deverá respeitar o esquema tipo constante do anexo ao Decreto-Lei n.º 183/96, de 27 de Setembro, sem prejuízo da possibilidade de conter elementos adicionais a definir pelo dirigente da entidade.

11 - O relatório deverá ser enviado ao Gabinete do Ministro das Finanças até 31 de Março do ano seguinte àquele a que respeita, devendo ser aprovado por despacho do Ministro das Finanças até ao dia 15 de Abril.

12 - Os dirigentes das entidades deverão definir os termos da participação dos respectivos colaboradores, bens como dos utentes, designadamente através das respectivas associações, na elaboração do relatório de actividades.

13 - Os dirigentes das entidades deverão definir os termos da divulgação do relatório de actividades por todos os colaboradores da entidade, bem como da sua publicitação, e disponibilizá-lo-ão para consulta pelos potenciais interessados, com indicação de horas e locais onde pode ser efectuada.

14 - Até 15 de Junho, os serviços farão uma revisão da execução do plano anual apresentando os seus resultados ao Ministro das Finanças e ao respectivo Secretário de Estado, com sugestões para uma melhor execução ou revisão.

15 - Ouvido o Conselho de Directores-Gerais, o Ministro das Finanças tomará as providências necessárias para boa execução da estratégia e realização dos objectivos definidos, incluindo, se for caso disso, a revisão do plano anual.

16 - A informação a incluir pelas entidades referidas no n.º 2 é a prevista no formulário anexo ao Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de Outubro, à qual poderão ser acrescentados indicadores, taxas, quadros e gráficos que venham melhorar a sua qualidade informativa e facilitem a apreciação dos dados, sendo permitida, excepcionalmente, ao dirigente da entidade a substituição dos grandes grupos de pessoal considerados nos quadros do formulário referido no número anterior, com a garantia de compatibilização com os dados apurados nos termos legais.

17 - O balanço social deverá ser enviado ao Gabinete do Ministro das Finanças até 31 de Março do ano seguinte àquele a que respeita.

18 - Os dirigentes das entidades deverão definir os termos da participação dos respectivos colaboradores, devendo ser remetido, acompanhado da respectiva fundamentação e dentro do prazo estabelecido no n.º 11, à comissão de trabalhadores ou, no caso da sua inexistência, às comissões ou delegações sindicais existentes.

19 - O balanço social deverá ser divulgado por todos os trabalhadores da entidade através da afixação nos locais de trabalho, por forma bem visível.

20 - O Ministro das Finanças poderá determinar, relativamente a alguns serviços ou grupos de serviços, a elaboração de programas, gerais ou específicos, com âmbito plurianual.

21 - O Ministro das Finanças aprovará, em execução do Programa do Governo, um programa de acção política do Ministério, no qual, além das acções de carácter fundamentalmente político, se incluirão os objectivos e acções estratégicas que enquadram e orientam os planos dos serviços, e aos quais estes devem obedecer.

22 - A entrega e a divulgação dos instrumentos previstos no presente despacho deverão ser efectuadas, sempre que possível, com a utilização de suporte informático.

23 - A Comissão de Mercado de Valores Mobiliários e o Instituto de Gestão do Crédito Público deverão elaborar o respectivo balanço social contendo a informação prevista na Lei n.º 141/85, de 14 de Novembro, alterada pelo Decreto-Lei n.º 9/92, de 22 de Janeiro, e pela Lei n.º 118/99, de 11 de Agosto.

24 - Deverá ser enviada à Secretaria-Geral do Ministério das Finanças cópia dos instrumentos previstos no presente despacho.

24 de Setembro de 2001. - O Ministro das Finanças, Guilherme d'Oliveira Martins.