Despacho n.º 7687/2014, de 12 de junho

Despacho n.º 7687/2014

Na sequência da publicação no Diário da República, 2.ª série, n.º 66, de 3 de abril de 2014, dos Estatutos da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa, aprovo, pelo meu despacho n.º 29/2014, sob proposta do diretor executivo e com parecer favorável do conselho de gestão de 23 de maio de 2014, o Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade.

2 de junho de 2014 - O Diretor da Faculdade de Medicina, Prof. Doutor J. Fernandes e Fernandes.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza e âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa, adiante designada por FMUL.

Artigo 2.º

Estrutura geral dos serviços

1 - A estrutura de serviços da FMUL compreende serviços de gestão central e assessorias institucionais e pode compreender equipas multidisciplinares.

2 - São serviços de gestão central:

a) O Departamento de Gestão Administrativa:

i) Área de Recursos Humanos e Financeiros;

ii) Área Académica;

iii) Área de Instalações, Equipamentos e Tecnologias de Informação;

b) A Área dos Polos Administrativos;

c) O Núcleo de Biblioteca e Informação.

3 - São assessorias institucionais:

a) O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo;

b) O Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação;

c) O Instituto de Formação Avançada.

4 - A constituição de equipas multidisciplinares e a nomeação das suas chefias processa-se por despacho do diretor da Faculdade, sob proposta do diretor executivo.

Artigo 3.º

Diretor executivo

1 - Os serviços da FMUL são dirigidos por um diretor executivo, a quem compete a sua gestão corrente e a sua coordenação, equiparado para efeitos remuneratórios a cargo de direção superior de 2.º grau.

2 - O diretor executivo depende hierarquicamente do diretor da FMUL.

3 - O diretor executivo exerce as competências que lhe são conferidas por lei, pelos Estatutos da FMUL e as que lhe forem delegadas ou subdelegadas pelo diretor ou pelo conselho de gestão.

4 - O diretor executivo responderá perante o diretor pela execução das diretrizes que forem definidas pelos órgãos de governo em matéria da sua competência.

5 - O diretor executivo será substituído, nas suas faltas e impedimentos, pelo diretor de serviços do Departamento de Gestão Administrativa e, na falta deste, por outro dirigente a designar.

CAPÍTULO II

Dos serviços

Secção I

Dos Serviços de Gestão Central

Artigo 4.º

Serviços de Gestão Central

1 - Os Serviços de Gestão Central compreendem o Departamento de Gestão Administrativa, a Área dos Polos Administrativos e o Núcleo da Biblioteca e Informação.

2 - Os serviços acima referidos, de acordo com as respetivas especificidades funcionais e tendo em vista uma maior eficácia e flexibilidade da sua ação e concretização dos objetivos que lhes são atribuídos, podem organizar-se e articular-se em rede.

Artigo 5.º

Departamento de Gestão Administrativa

1 - O Departamento de Gestão Administrativa compreende a Área de Recursos Humanos e Financeiros, a Área Académica e a Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação.

2 - O Departamento de Gestão Administrativa é dirigido por um diretor de serviços, correspondente a cargo de direção intermédia de 1.º grau.

Artigo 6.º

Área de Recursos Humanos e Financeiros

1 - À Área de Recursos Humanos e Financeiros compete assegurar o cumprimento técnico e administrativo em matéria de assuntos de recursos humanos, financeiros e de informação documental.

2 - A Área de Recursos Humanos e Financeiros é dirigida por um chefe de divisão, correspondente a cargo de direção intermédia de 2.º grau.

3 - A Área de Recursos Humanos e Financeiros compreende:

O Núcleo de Recursos Humanos e Vencimentos;

A Unidade Financeira.

4 - O Núcleo de Recursos Humanos e Vencimentos é dirigido por um coordenador, correspondente a cargo de direção intermédia de 3.º grau.

5 - Ao Núcleo de Recursos Humanos e Vencimentos compete, em termos gerais, assegurar o cumprimento técnico e administrativo em matéria de recursos humanos e informação documental, designadamente:

a) Elaborar anualmente o mapa de pessoal e plano de gestão de recursos humanos;

b) Gerir os processos de contratação nas suas diferentes modalidades;

c) Gerir o «processo individual», na qualidade de colaborador institucional;

d) Assegurar o processamento de vencimentos, abonos e benefícios sociais;

e) Assessorar tecnicamente o processo de avaliação de desempenho dos colaboradores não docentes e não investigadores;

f) Elaborar os planos de formação do pessoal não docente e não investigador, e posterior gestão logística da execução das ações formativas;

g) Realizar os estudos necessários, recolhendo e tratando os dados relevantes para uma gestão eficaz, e assessoria à tomada de decisão;

h) Promover a gestão documental e a normalização de processos;

i) Assegurar uma correta e eficaz gestão de correspondência institucional.

6 - À Unidade Financeira compete, em termos gerais, a gestão do orçamento, a planificação e prestação de contas, a gestão das compras e imobilizado e a faturação e cobrança da receita, designadamente:

a) Apoiar o diretor e conselho de gestão na elaboração do projeto do orçamento da FMUL;

b) Colaborar na preparação da conta de gerência a submeter ao Tribunal de Contas, pelo conselho de gestão;

c) Elaborar os mapas de controlo da execução orçamental referentes à despesa e receita e mapas de requisições de fundos;

d) Definir a estrutura dos centros de controle e apuramento e do plano de contas analítico de forma a elaborar a demonstração de custos por funções e quadros de análise de custos por atividade relevantes para a gestão;

e) Promover os concursos ou ajustes diretos para aquisição de bens e serviços no período de cada ano económico, desenvolvendo os procedimentos necessários para cada um deles;

f) Assegurar o aprovisionamento das diversas unidades da Faculdade, organizando os processos constituídos pelas mesmas, relativos à aquisição de bens e serviços;

g) Gestão dos contratos de fornecimento de bens e serviços da FMUL;

h) Gestão do imobilizado da instituição;

i) Classificação e contabilização dos documentos de despesa na contabilidade orçamental, patrimonial e analítica;

j) Proceder à arrecadação de receitas e executar os pagamentos autorizados pelo conselho de gestão;

k) Contabilização em termos orçamentais, patrimoniais e analíticos dos processos de arrecadação de receita de acordo com as disposições legais definidas no POC-Ed;

l) Manter atualizados os registos na folha de cofre da tesouraria no que diz respeito ao mapeamento dos documentos comprovativos de todos os movimentos diários (entradas e saídas de bancos e caixa);

m) Controlo da conta corrente de clientes, fornecedores e terceiros;

n) Assegurar o apuramento e entrega do IVA e restantes impostos;

o) Conferência e registo contabilístico dos encargos e descontos das várias unidades da FMUL.

Artigo 7.º

Área Académica

1 - À Área Académica compete assegurar o cumprimento técnico e administrativo em questões relacionadas com a vida escolar e pedagógica a nível da formação inicial.

2 - A Área Académica é dirigida por um chefe de divisão correspondente a cargo de direção intermédia de 2.º grau.

3 - A Área Académica compreende três unidades:

Unidade Académica;

Unidade de Gestão Curricular;

Unidade de Avaliação Pedagógica.

4 - À Unidade Académica compete apoiar os estudantes no seu processo de integração na Faculdade, a gestão dos percursos académicos, a gestão do acesso e reconhecimento de habilitações e a cooperação internacional, designadamente:

a) Apoiar os estudantes no seu processo de integração na Faculdade, em articulação com a associação de estudantes e com os órgãos de governo;

b) Executar e registar os procedimentos respeitantes à vida académica dos alunos da FMUL;

c) Assegurar os procedimentos relativos ao acesso através das vertentes legalmente definidas;

d) Assegurar os procedimentos relativos à equivalência de grau e creditação de habilitações anteriores;

e) Assegurar os procedimentos relativos à mobilidade e intercâmbio dos vários intervenientes do processo educativo;

f) Fornecer elementos estatísticos referentes à área de atividade.

5 - À Unidade de Gestão Curricular compete apoiar os órgãos, comissões e conselhos de ano da Faculdade, designadamente:

a) Apoio quer ao nível do secretariado, quer na recolha de informação e elaboração de pareceres para apoio à tomada de decisão;

b) Recolher, compilar, atualizar e divulgar informação curricular;

c) Gerir os espaços pedagógicos e equipamentos;

d) Assegurar os procedimentos administrativos necessários ao desenvolvimento do ano letivo, ao nível dos Núcleos Curriculares Obrigatório e Optativo e do Estágio Clínico do 6.º ano;

e) Fornecer elementos estatísticos referentes à área de atividade.

6 - À Unidade de Avaliação Pedagógica compete apoiar os processos de ensino aprendizagem, designadamente:

a) Assegurar a gestão dos processos referentes à leitura ótica das provas de avaliação de escolha múltipla;

b) Elaborar relatórios de avaliação, mediante o tratamento dos resultados das provas de avaliação de escolha múltipla;

c) Apoiar os processos de avaliação do ensino aprendizagem desenvolvidos pelas coordenações de ano e pelo conselho pedagógico e coordenadores/regentes de unidades curriculares.

Artigo 8.º

Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação

1 - À Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação compete zelar pelas instalações e equipamentos e proporcionar o suporte e administração de sistemas informáticos e de comunicação.

2 - A Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação é dirigida pelo diretor do Departamento de Gestão Administrativa.

3 - Área de Instalações e Equipamentos e de Tecnologias de Informação compreende duas unidades:

Unidade de Instalações, Equipamentos e Logística;

Unidade de Tecnologias de Informação e Multimédia.

4 - À Unidade de Instalações, Equipamentos e Logística compete, em termos gerais, zelar pelas instalações e equipamentos da FMUL, designadamente:

a) Assegurar as atividades que dizem respeito à conservação dos espaços físicos e equipamentos da FMUL;

b) Coordenar os serviços de limpeza das instalações e de recolha de resíduos;

c) Coordenar a segurança física das instalações;

d) Conceber, estruturar e implementar medidas de higiene e segurança no trabalho, de acordo com a legislação em vigor;

e) Preparar, coordenar e desenvolver ações e instrumentos relativos a obras e projetos;

f) Gerir e assegurar todas as questões relativas ao funcionamento diário das instalações;

g) Garantir as condições logísticas aos eventos de natureza científica e cultural;

h) Organizar e gerir processos de contratação pública em matérias da sua competência;

i) Assessorar os órgãos de governo em matérias de acompanhamento de projetos comuns desenvolvidos pelo CAML;

j) Acompanhamento técnico-administrativo de projetos ao abrigo de PIDDAC e contratos-programa.

5 - À Unidade de Tecnologias de Informação e Multimédia compete o suporte técnico, a administração de sistemas informáticos, e o apoio técnico audiovisual, designadamente:

a) Administração de sistemas e gestão centralizada dos serviços disponibilizados;

b) Projeção, gestão e coordenação da instalação da rede de cablagem (voz/dados) na FMUL;

c) Gestão e manutenção de sistemas de telecomunicações;

d) Apoio direto ao utilizador nas seguintes áreas (suporte de 1.ª linha): software instalado na rede; configurações específicas do PC na rede; manutenção e reparação de hardware; instalação e configuração em rede de novos equipamentos; gestão de contas de utilizadores, grupos de utilizadores e serviços; triagem de problemas gerais da rede;

e) Gestão do parque informático e dos equipamentos audiovisuais;

f) Assegurar tecnicamente o ensino com recurso às novas tecnologias audiovisuais;

g) Assessoria técnica na produção de suportes digitais para a prática pedagógica e científica;

h) Apoio à decisão na aquisição e implementação de sistemas informáticos, de comunicação e audiovisuais através de pesquisa de mercado e teste de soluções.

Artigo 9.º

Área dos Polos Administrativos

1 - A Área dos Polos Administrativos desenvolve a sua atuação em articulação com os diretores das unidades estruturais e os serviços de gestão central, sendo a sua competência multidisciplinar.

2 - A Área dos Polos Administrativos é dirigida por um chefe de divisão, correspondente a cargo de direção intermédia de 2.º grau.

3 - A Área dos Polos Administrativos integra um coordenador técnico, correspondente a cargo de direção intermédia de 4.º grau, que reporta diretamente ao chefe de divisão.

4 - À Área dos Polos Administrativos compete planear, organizar, monitorizar e avaliar os recursos técnicos e humanos afetos às unidades estruturais descentralizadas da FMUL (clínicas universitárias, institutos, laboratórios e centros), que dão suporte técnico-administrativo para o desenvolvimento das atividades letivas e de investigação científica, designadamente:

a) Assegurar apoio técnico-administrativo às unidades curriculares;

b) Uniformizar procedimentos administrativos, funcionais e promover o trabalho matricial entre todos os seus colaboradores;

c) Efetuar o mapeamento de processos administrativos e a sua revisão periódica;

d) Uniformizar as competências técnicas dos colaboradores através da promoção de ações de formação e esclarecimento em contexto de trabalho;

e) Promover iniciativas que reforcem a identidade institucional;

f) Gestão da logística associada aos programas de estágio, realizados em hospitais e centros de saúde;

g) Assessoria a docentes, investigadores e discentes na sua vivência como colaboradores institucionais;

h) Zelar, em colaboração com a comunidade académica da FMUL, pelo cumprimento das atividades pedagógicas e científicas;

i) Analisar, propor e acompanhar circuitos de comunicação institucional;

j) Elaborar pareceres técnicos e regulamentos;

k) Apoio a ações de extensão universitária.

Artigo 10.º

Núcleo de Biblioteca e Informação

1 - Ao Núcleo de Biblioteca e Informação compete gerir, organizar e difundir os recursos bibliográficos e fontes documentais e prestar apoio ao Museu.

2 - O Núcleo de Biblioteca e Informação é dirigido por um coordenador, com formação específica em ciências documentais, correspondente a cargo de direção intermédia de 3.º grau.

3 - O Núcleo de Biblioteca e Informação compreende:

A Unidade de Biblioteconomia, Arquivo Histórico e Património Museológico;

A Unidade de Difusão da Informação e Biblioteca Digital.

4 - À Unidade de Biblioteconomia, Arquivo Histórico e Património Museológico compete, em termos gerais, os processos de aquisição e de gestão do acervo documental, designadamente:

a) A seleção e gestão de coleções;

b) Os processos de aquisições de novos documentos;

c) A catalogação, classificação e indexação;

d) A preservação e conservação;

e) A Gestão dos processos de doação por parte de entidades públicas ou privadas.

5 - À Unidade de Difusão da Informação e Biblioteca Digital compete, em termos gerais, garantir o acesso à informação, aos recursos e fontes documentais existentes na unidade, designadamente:

a) O atendimento e referência;

b) A pesquisa e formação;

c) A cooperação e marketing;

d) A gestão da biblioteca digital.

SECÇÃO II

Das assessoriais institucionais

Artigo 11.º

Assessoriais institucionais

1 - As assessorias institucionais têm uma estrutura e composição variável, de acordo com os fins específicos para que foram criadas, podendo ser dirigidas ou coordenadas em termos pedagógicos e científicos por docentes, nomeados por despacho do diretor.

2 - As assessorias institucionais compreendem o Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo - GAOG, o Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação - GAPIC e o Instituto de Formação Avançada - IFA.

Artigo 12.º

Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo

1 - O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo, adiante designado de GAOG, compreende a Unidade de apoio aos órgãos de governo e a Unidade de Relações Públicas e Comunicação.

2 - O GAOG é dirigido por um coordenador, correspondente a cargo de direção intermédia de 3.º grau.

3 - À Unidade de Apoio aos Órgãos de Governo compete assessorar e assegurar o apoio técnico-administrativo desses órgãos, designadamente:

a) Prestar apoio técnico-administrativo aos órgãos de governo e às comissões nomeadas pelos próprios;

b) Elaborar informações, pareceres técnicos e relatórios no âmbito das suas atribuições;

c) Assegurar a preparação de reuniões dos órgãos de governo, elaboração de atas e o tratamento e encaminhamento das deliberações tomadas;

d) Assegurar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente associado ao Gabinete.

4 - À Unidade de Relações Públicas e Comunicação compete assegurar o relacionamento com entidades internas, externas e a comunicação institucional da FMUL, designadamente:

a) Colaborar na organização de atividades de caráter científico, cultural e recreativo, promovidas ou apoiadas pela FMUL;

b) Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e atos oficiais em que estejam envolvidos membros dos órgãos de governo da FMUL;

c) Promover a comunicação interna;

d) Promover a imagem institucional da FMUL;

e) Recolher, tratar e divulgar informação noticiosa com interesse para a FMUL;

f) Assegurar a gestão do Portal da FMUL;

g) Assegurar a gestão da Newsletter da FMUL.

Artigo 13.º

Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação - GAPIC

Ao Gabinete de Apoio à Investigação Científica, Tecnológica e Inovação, adiante designado por GAPIC, compete promover e incentivar atividades de investigação científica e inovação tecnológica junto dos alunos da FMUL, designadamente:

a) Apoiar e dinamizar programas e projetos de investigação científica e inovação tecnológica, preferencialmente no âmbito da pré-graduação;

b) Contribuir para a promoção e desenvolvimento da cultura científica;

c) Contribuir para a divulgação das atividades de investigação científica e inovação tecnológica.

Artigo 14.º

Instituto de Formação Avançada - IFA

1 - Ao Instituto de Formação Avançada, adiante designado por IFA, compete a gestão da formação pós-graduada na FMUL, nomeadamente dos cursos conducentes a um grau académico (2.º e 3.º ciclos de estudos) e de cursos de formação contínua (de atualização, de aperfeiçoamento e de especialização).

2 - A coordenação técnica e administrativa do IFA é assegurada pelo diretor executivo da FMUL.

3 - O IFA compreende:

A Unidade de Formação Avançada;

A Unidade de Formação Contínua.

4 - À Unidade de Formação Avançada compete, em termos gerais, a gestão dos cursos conducentes ao grau académico de mestre e de doutor, designadamente:

a) Instruir, planear e acompanhar os processos técnico-administrativos e pedagógicos dos cursos de mestrado e doutoramento;

b) Proceder à gestão curricular de alunos de mestrado e doutoramento;

c) Proceder à gestão financeira dos mestrados e doutoramentos com a preparação dos estudos económicos e supervisão das execuções financeiras, coordenando com a tesouraria a gestão das propinas, emolumentos e demais taxas devidas pelos alunos;

d) Acompanhar as provas académicas, respetiva elaboração das atas e arquivo dos processos com o envio das teses e curriculum vitae para a Biblioteca Nacional, Bibliotecas da Reitoria e da FMUL e OCES;

e) Assegurar e manter atualizado o expediente e arquivo desta área mantendo organizados os processos dos alunos e dos cursos;

f) Manter atualizadas as bases de dados de gestão de alunos e processos;

g) Promover a divulgação dos cursos de especialização, mestrado e doutoramento na FMUL;

h) Preparar os elementos estatísticos relativos às atividades desta área;

i) Dar apoio logístico e de secretariado à realização dos cursos desenvolvidos por esta área;

j) Apoiar os órgãos de governo na disponibilização de informação e documentação solicitada (elaboração de estudos e pareceres dentro da competência desta área).

5 - À Unidade de Formação Contínua compete a gestão dos cursos de atualização, de aperfeiçoamento e de especialização, não conducentes a grau académico, designadamente:

a) Instruir, planear e acompanhar a realização e organização dos cursos não conferentes a grau académico (de atualização e aperfeiçoamento);

b) Proceder à gestão financeira, logística e de secretariado dos cursos;

c) Promover a divulgação dos cursos desenvolvidos por esta área;

d) Preparar os elementos estatísticos relativos às atividades desta área;

e) Manter atualizadas as bases de dados de gestão dos cursos;

f) Assegurar e manter atualizado o expediente e arquivo desta área.

SECÇÃO III

Das equipas multidisciplinares

Artigo 15.º

1 - A constituição de equipas multidisciplinares, até sete, nos termos legais, processa-se por despacho do diretor da FMUL, sob proposta do diretor executivo.

2 - As equipas multidisciplinares têm uma estrutura, composição e duração variável, de acordo com o projeto específico para que forem criadas e são constituídas por colaboradores com relação jurídica de emprego público por tempo indeterminado do mapa de pessoal não docente da FMUL.

3 - Os chefes de equipa, nos termos legais, nomeados por despacho do diretor da FMUL, na sequência de um processo de candidatura e seleção, serão abonados por um acréscimo remuneratório correspondente a 55 pontos indiciários da escala salarial geral, até ao limite do estatuto remuneratório fixado para os chefes de divisão.

4 - A nomeação dos chefes de equipa coincide com a duração dos projetos, até um período de dois anos, eventualmente renovável, em função da manutenção do projeto.

CAPÍTULO III

Disposições finais

Artigo 16.º

1 - O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

2 - Com a entrada em vigor, é revogado o anterior Regulamento publicado pelo despacho n.º 27354/2009, do Diário da República, 2.ª série, n.º 245, de 21 de dezembro de 2009, com as alterações que lhe foram introduzidas pelos despachos n.os 11418/2010, do Diário da República, 2.ª série, n.º 134, de 13 de julho de 2010, 16074/2010, do Diário da República, 2.ª série, n.º 207, de 25 de outubro de 2010, e 4570/2013, do Diário da República, 2.ª série, n.º 63, de 1 de abril de 2013.

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