Despacho n.º 8282/2012, de 20 de junho

Despacho n.º 8282/2012

O Decreto-Lei n.º 4/2012, de 16 de janeiro definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM).

A Portaria n.º 79/2012, de 27 de março, definiu a estrutura nuclear dos serviços e competências das respetivas unidades orgânicas bem como o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis e a dotação máxima de chefes de equipa multidisciplinar.

Compete ao dirigente máximo da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros a criação das unidades orgânicas flexíveis e a definição das respetivas atribuições e competências, nos termos das disposições conjugadas da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pelas Leis n.º 51/2005, de 30 de agosto, n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro, n.º 3-B/2010, de 28 de abril, e republicada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, e do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro com a redação atual dada pelo Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro.

Considerando que se encontra em curso o processo de reestruturação da SGPCM, decorrente da sucessão nas atribuições do CEJUR nos domínios da gestão do DIGESTO, da administração da PCMLEX e da publicação dos diplomas do Governo, conforme previsto no artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 4/2012, de 16 de janeiro, procede-se agora à criação de apenas duas unidades orgânicas flexíveis.

Nestes termos e em conformidade com o estatuído na alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pelas Leis n.º 51/2005, de 30 de agosto, n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro, n.º 3-B/2010, de 28 de abril, e republicada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, e do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro com a redação atual dada pelo Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro e no artigo 7.º da Portaria n.º 79/2012, de 27 de março, determino a criação das seguintes unidades orgânicas flexíveis:

Artigo 1.º

Divisão de Relações Públicas e Apoio ao Conselho de Ministros

1 - A Divisão de Relações Públicas e Apoio ao Conselho de Ministros (RPCM) funciona na dependência do Secretário-Geral, ou em quem este venha a delegar.

2 - Sem prejuízo de outras que lhe sejam especialmente cometidas, compete à RPCM:

a) Apoiar a realização das reuniões semanais do Conselho de Ministros e de Secretários de Estado;

b) Promover a difusão de notas à comunicação social a pedido dos Gabinetes dos membros do Governo e entidades da PCM;

c) Assegurar o planeamento, coordenação e execução das ações necessárias à realização de reuniões, seminários, sessões oficiais, conferências de imprensa e outros eventos;

d) Preparar e coordenar a aplicação das regras protocolares, designadamente as constantes na lei das Precedências do Protocolo do Estado Português (Lei n.º 40/2006, de 25 de agosto), nos eventos que envolvam altas entidades nacionais e estrangeiras;

e) Assegurar o atendimento presencial, eletrónico e telefónico do público, esclarecendo ou encaminhando pedidos e sugestões;

f) Elaborar e atualizar listas e documentos de referência para disponibilizar na intranet e internet.

3 - A RPCM é dirigida por um chefe de divisão.

Artigo 2.º

Divisão de Arquivos

1 - A Divisão de Arquivos (ARQV) funciona na dependência do Secretário-Geral, ou em quem este venha a delegar.

2 - À ARQV, compete:

a) Dar resposta aos pedidos de informação relacionados com a documentação de utilização não corrente à guarda da SGPCM;

b) Inventariar e descrever documentação não corrente da Secretaria-Geral, dos Gabinetes e das entidades no âmbito da PCM;

c) Assegurar a gestão do arquivo corrente, intermédio e definitivo da SGPCM;

d) Garantir a preservação e a conservação da documentação com valor probatório e ou histórico;

e) Criar instrumentos de gestão integrada dos arquivos, tais como manuais, guias, plano de classificação, tabela de avaliação e seleção de documentos, interoperabilidade semântica e Plano de Preservação Digital;

f) Promover boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos da PCM e proceder à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores;

g) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas em matéria documental e de informação jurídica e técnica.

3 - A ARQV é dirigida por um chefe de divisão.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

4 de junho de 2012. - O Secretário-Geral, José Maria Belo de Sousa Rego.

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