Despacho n.º 8674/2012, de 28 de junho

Despacho n.º 8674/2012

No âmbito da reforma em curso da Administração Pública, o Decreto-Lei n.º 125/2011, de 29 de dezembro, aprovou a orgânica do Ministério da Educação e Ciência, tendo posteriormente o Decreto Regulamentar n.º 25/2012, de 17 de fevereiro, aprovado a estrutura interna da Direção-Geral da Administração Escolar (DGAE).

Através da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio, foi fixada a estrutura nuclear da DGAE, bem como dos serviços nela integrados, e definidas as competências da respetivas unidades orgânicas. Importa então, na sequência do estabelecido no artigo 12.º da referida Portaria, criar as unidades orgânicas flexíveis essenciais ao funcionamento da DGAE e fixar as respetivas competências.

Assim:

Ao abrigo dos n.os 5 a 7 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na redação em vigor, e de acordo com o limite fixado no artigo 12.º da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio, estabelece-se a orgânica flexível da Direção-Geral da Administração Escolar:

Artigo 1.º

Unidades orgânicas flexíveis da Direção-Geral da Administração Escolar

1 - A Direção-Geral da Administração Escolar do Ministério da Educação e Ciência, abreviadamente designada de DGAE, tem as seguintes unidades flexíveis:

a) Divisão de Estratégia e Gestão, abreviadamente designada por DEG;

b) Divisão de Concursos, abreviadamente designada por DC;

c) Divisão de Gestão de Processos, abreviadamente designada por DGP;

d) Divisão de Planeamento e Gestão, abreviadamente designada por DPG.

Artigo 2.º

Divisão de Estratégia e Gestão

1 - A DEG é criada na dependência direta da Direção de Serviços de Gestão e Planeamento Estratégico.

2 - Compete à DEG a concretização das competências previstas nas alíneas e) e f) do artigo 2.º da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio.

3 - Compete ainda à DEG:

a) O desenvolvimento, implementação e monitorização de um sistema de planeamento e de gestão estratégica assente em indicadores e metas que traduzam o grau de realização da missão da DGAE;

b) Desenvolver, implementar e acompanhar instrumentos de gestão e modernização administrativa, na perspetiva de melhoria do serviço ao cliente interno e externo, visando a qualidade dos serviços e produtos que disponibiliza;

c) Gerir e coordenar, em articulação com o DGPGF e com o respetivo Programa Operacional, os financiamentos das ações de formação propostas a financiamentos comunitários (QREN ou outros), nomeadamente, apresentar as candidaturas, elaborar as execuções físicas e financeiras das candidaturas aprovadas, acompanhar a execução junto das entidades formadoras, assegurar a regularidade do pagamento das despesas efetuadas pelas entidades formadoras e prestar contas pelos financiamentos em sede de auditorias;

d) Desenvolver e implementar um sistema de autoavaliação, que permita de forma sistemática e regular avaliar as atividades e os resultados do desempenho da DGAE, face ao QUAR e no âmbito do SIADAP I;

e) Gerir e dinamizar a aplicação do SIADAP 2 e 3 e do SGU, em articulação com a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência e com a Direção-Geral da Administração e do Emprego Público;

f) Preparar, em conjugação com as restantes unidades orgânicas da DGAE, a elaboração dos instrumentos de gestão anual, nomeadamente, o Balanço Social, Plano de Atividades, Relatório de Atividades e Relatório de Autoavaliação nos termos e prazos definidos na lei;

g) Coordenar o serviço de expediente e arquivo físico, assegurando a receção, o registo, a distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da DGAE, colaborando com a DSOPI na gestão e desenvolvimento do sistema de informação documental e de workflow interno, apresentando propostas de otimização e melhoria do serviço;

h) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização de processos, procedimentos e circuitos administrativos com vista a uma maior eficácia e interação dos serviços;

i) Preparar o processo de certificação de serviços da DGAE;

j) Elaborar manuais de procedimentos com vista à harmonização procedimental em toda a estrutura da DGAE;

k) Elaborar análises financeiras e económicas no âmbito das matérias relacionadas com o ensino particular e cooperativo, escolas portuguesas no estrangeiro e outras que impliquem despesa a suportar pelo orçamento da DGAE;

Artigo 3.º

Divisão de Concursos

1 - A DC é criada na dependência direta da Direção de Serviços de Recrutamento e Mobilidade.

2 - Compete à DC a concretização das competências previstas nas alíneas a), b) e d) do artigo 4.º da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio.

3 - Compete ainda à DC:

a) Definir os critérios orientadores em matéria de recrutamento e mobilidade do pessoal docente, nomeadamente no que respeita às regras de algoritmo, especificações e de desenvolvimento de aplicações informáticas de suporte;

b) Programar e operacionalizar as ações de recrutamento e mobilidade, por concurso, do pessoal docente das escolas do ensino público, assegurando o normal desenvolvimento do ano escolar;

c) Emitir pareceres sobre as matérias que tenham de ser articuladas com as áreas de recrutamento, seleção e profissionalização em serviço do pessoal docente;

d) Participar nos estudos necessários ao acompanhamento e atualização dos normativos sobre recrutamento e seleção do pessoal docente;

e) Elaborar estudos prospetivos no âmbito dos concursos de recrutamento de pessoal docente;

f) Realizar testes de validação de conteúdos e especificações de todas as aplicações informáticas de suporte aos vários concursos.

Artigo 4.º

Divisão de Gestão de Processos

1 - A DGP é criada na dependência direta da Direção de Serviços de Organização e Planeamento Informático.

2 - Compete à DGP a concretização das competências previstas nas alíneas b), c), d), g) e h) do artigo 3.º da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio.

3 - Compete ainda à DGP:

a) Proceder ao levantamento de todos os processos associados aos serviços prestados pela DGAE, identificar os processos-chave, em articulação com as Direções de Serviços, e proceder à atualização e manutenção dos mesmos;

b) Elaborar, implementar e monitorizar o plano de criação e manutenção dos processos e serviços informáticos;

c) Definir os critérios de sustentação dos testes a realizar aos processos e aplicações desenvolvidos, atentas as especificações definidas pelas direções de serviços;

d) Coordenar todas as atividades relacionadas com a criação, evolução, manutenção da análise funcional;

e) Garantir a atualização das especificações funcionais, dos processos e serviços, e manuais armazenadas no repositório central;

f) Promover a avaliação sistemática das aplicações informáticas e propor as ações de modernização, no dominio das tecnologias de informação e comunicação, mais adequadas aos novos processos e ao modelo de gestão e organização, permitindo melhorias de desempenho institucional ao nível da qualidade, economia e eficiência;

g) Elaborar relatórios que visam o tratamento da informação constante nas bases de dados de modo a permitir a geração de conhecimento e posterior suporte à decisão;

h) Propor medidas que visem melhorar o suporte informático de apoio à gestão das escolas, promovendo a aplicação de sistemas modernos, eficazes e sustentáveis.

Artigo 5.º

Divisão de Planeamento e Gestão

1 - A DPG é criada na dependência direta da Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos.

2 - Compete à DPG a concretização das competências previstas nas alíneas a), b), c) e g) do artigo 5.º da Portaria n.º 147/2012, de 16 de maio.

3 - Compete ainda à DGP:

a) Realizar estudos e propor medidas com vista à concretização das políticas de desenvolvimento dos recursos humanos docentes e não docentes das escolas;

b) Emitir pareceres e formular orientações no âmbito das atribuições que cabem à DSGRH, em especial sobre questões relacionadas com carreiras, remunerações, gestão e condições de trabalho;

c) Colaborar na elaboração de diplomas legislativos que tenham impacto na gestão do pessoal docente e não docente;

d) Assegurar o recrutamento de pessoal não docente;

e) Conduzir os processos de seleção de pessoal não docente, de acordo com o previsto na lei e na contratação coletiva;

f) Promover a satisfação das necessidades das escolas em pessoal não docente, mediante mecanismos de mobilidade, com respeito pelas dotações atribuídas, sem prejuízo das competências conferidas por lei aos órgãos de gestão e administração das escolas e autarquias locais;

g) Organizar a gestão dos processos de mobilidade do pessoal docente, nomeadamente, a mobilidade estatutária e o acordo de cedência de interesse público;

h) Gerir os processos de concessão de licença sabática e de equiparação a bolseiro;

i) Organizar os pedidos relativos à dispensa de serviço para a atividade sindical;

j) Organizar os processos e propor o reconhecimento do tempo de serviço docente prestado, nos Estados membros da União Europeia e nos Estados membros do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu, bem como o tempo de serviço prestado, em regime de voluntariado, por professores/formadores recrutados por organizações não governamentais ou outras entidades privadas de utilidade pública apoiadas pelo Estado Português.

O presente despacho produz efeitos a 17 de maio de 2012.

6 de junho de 2012. - O Diretor-Geral da Administração Escolar, Mário Agostinho Alves Pereira.

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