Parecer n.º 5/2005, de 8 de agosto

Parecer n.º 5/2005:

Parecer do Tribunal de Contas sobre a conta da Assembleia Legislativa Regional da Madeira relativa ao ano de 2004

ÍNDICE

Glossário.

Relação de siglas.

Ficha técnica.

1 - Introdução.

1.1 - Fundamento, âmbito e objectivos.

1.2 - Enquadramento normativo.

1.3 - Identificação dos responsáveis.

1.4 - Metodologia e técnicas de controlo.

1.5 - Condicionantes e grau de colaboração dos responsáveis.

1.6 - Princípio do contraditório.

2 - Observações.

2.1 - Análise da actividade financeira.

2.1.1 - Execução orçamental da receita e da despesa.

2.1.2 - Evolução das receitas e das despesas relativamente ao ano anterior.

2.2 - Sistema de gestão e de controlo.

2.2.1 - Organização administrativa e financeira da ALM.

2.2.2 - Organização informática da ALM.

2.2.3 - Apuramento das despesas com a aplicação SAP R/3.

2.3 - Fiabilidade da conta.

2.3.1 - Instrução da conta.

2.3.2 - Demonstrações financeiras de natureza patrimonial.

2.3.3 - Contabilidade orçamental.

2.4 - Legalidade e regularidade das operações subjacentes.

2.4.1 - Operações da receita.

2.4.2 - Aquisição de serviços correntes - Comunicações.

2.4.3 - Transferências correntes.

2.4.4 - Aquisição de bens de capital.

2.5 - Recomendações formuladas em anteriores auditorias.

3 - Demonstração numérica (artigo 53.º, n.º 2 da LOPTC).

4 - Conclusões da Auditoria.

5 - Emolumentos.

Parecer.

Anexos:

I - Descrição do módulo aplicacional HR do sistema SAP R/3.

II - Importâncias despendidas com o software SAP R/3 na gerência de 2004.

III - Contraditório - Resposta do CA da ALM.

IV - Nota de emolumentos e outros encargos.

Glossário

Backup - Uma cópia de segurança de um conjunto de ficheiros, com vista à:

Segurança contra possíveis avarias em suportes magnéticos, ou no servidor de ficheiros;

Protecção contra eliminação indevida ou acidental, directa ou indirecta, de ficheiros ou directórios;

Protecção de ficheiros, perante actualizações de software e de sistema.

Chassis - Estrutura metálica utilizada para a montagem das placas de circuito impresso, turbinas, fontes de alimentação, meios de armazenamento de dados e sistemas de entrada/saída. Responsável pela blindagem dos componentes, em termos de campos electromagnéticos.

Data Center - Infraestrutura centralizada, ou repositório virtual (com funcionalidades de armazenamento, manutenção, processamento de dados e informação) organizada em torno de um dado universo de conhecimento, relativo a uma instituição.

DDS - (Digital Data Storage) dispositivo utilizado para o armazenamento em suporte magnético de ficheiros, utilizando para tal, e de uma forma genérica, tapes.

Exchange - Produto MicrosoftR, que possibilita o envio, gestão e recepção de correio electrónico, e outras formas de comunicação interactiva, através de uma rede de computadores.

Firewall - Genericamente, uma barreira constituída por hardware e/ou software, que monitoriza e controla o fluxo de tráfico entre duas redes, usualmente entre uma rede privada e a Internet. ... Uma firewall fornece um ponto único de entrada, em que a segurança é concentrada. Permite acessos à Internet, por parte da organização, e fornece um controlo apertado dos acessos, aos recursos de rede, internos da organização.

Proxy - Denominado por proxy server, é constituído por um pacote de software, em execução numa máquina/servidor posicionado entre a rede interna e a Internet. Um servidor proxy filtra todas as ligações com o exterior, concentrando-as de forma a não deixar transparecer a topologia interna da rede dificultando intrusões.

RAID - (Redundant Array of Inexpensive Disks) Método que recorre a um conjunto de discos rígidos fornecendo protecção no caso de um dos discos do conjunto se avariar. Dos diferentes tipos de RAID, apenas o RAID 0 não permite a recuperação de ficheiros.

Tape - (tape cartridge) Módulo de protecção de um meio magnético de armazenamento. Usualmente, é utilizado como meio de salvaguarda de ficheiros, produzidos pelos sistemas de backups.

Trojans - Tecnicamente conhecido como trojan horse, é um tipo de vírus informático dissimulado (como por exemplo, um jogo ou um utilitário) que contém código específico que irá intencionalmente danificar o sistema onde será executado.

UPS - (Uninterruptible Power Supply) Sistema alternativo de energia, usualmente constituído por um conjunto de baterias, que em conjunção com um inversor, permite um fornecimento de energia alternativo.

Relação de siglas

Sigla ... Designação

ALM ... Assembleia Legislativa da Madeira.

AD ... Autorização da Despesa.

AP ... Autorização de Pagamento.

CA ... Conselho de Administração.

CO ... Módulo aplicacional de Controlo de Gestão.

DF ... Departamento Financeiro.

DL ... Decreto-Lei.

DLR ... Decreto Legislativo Regional.

DR ... Diário da República.

FI ... Módulo aplicacional de Contabilidade Financeira.

FSE ... Fornecimentos e Serviços Externos.

HR ... Módulo aplicacional de Recursos Humanos.

LEORAM ... Lei de Enquadramento do Orçamento da RAM.

LOPTC ... Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas.

MM ... Módulo aplicacional de Gestão de Materiais.

PGA ... Plano Global da Auditoria.

POCP ... Plano Oficial de Contabilidade Pública.

RAM ... Região Autónoma da Madeira.

SAP R/3 ... Software de Gestão.

SG ... Secretário-Geral.

SR ... Secretaria Regional.

SRMTC ... Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas.

TC ... Tribunal de Contas.

Ficha técnica

Supervisão - Rui Águas Trindade, auditor-coordenador.

Coordenação - Miguel Pestana, auditor-chefe.

Equipa de auditoria:

Rui Miguel Rodrigues, técnico verificador superior.

Andreia Freitas, técnico verificador superior.

Rodolfo Sousa, especialista de informática.

Merícia Dias (ver nota 1), técnico verificador superior.

(nota 1) Apoio jurídico no ponto 2.4.4.1.

1 - Introdução

1.1 - Fundamento, âmbito e objectivos

O presente relato consubstancia o resultado da Verificação Externa à Conta de 2004 da Assembleia Legislativa da Madeira (doravante designada por ALM), que consta do Programa Anual de Fiscalização da Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas (SRMTC), para o ano 2005, aprovado pelo Plenário Geral do Tribunal de Contas, em sessão de 20 de Dezembro de 2004, através da Resolução n.º 3/2004-PG (ver nota 1).

Esta acção teve como objectivo principal verificar a exactidão das peças contabilísticas finais, os respectivos registos das receitas e das despesas, bem como a correspondente regularidade e legalidade, com vista a suportar a emissão do Parecer cometido ao Tribunal de Contas (TC), nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 5.º da Lei n.º 98/97, de 26 de Agosto, e como objectivos secundários, apreciar o comportamento do módulo aplicacional HR (Gestão de Recursos Humanos) do sistema informático da ALM e verificar se as imperfeições daquele sistema, detectadas na Verificação Externa à Conta de 2003, já haviam sido supridas.

1.2 - Enquadramento normativo

A ALM é um dos órgãos de governo próprio da Região Autónoma da Madeira (RAM), criado nos termos do artigo 231.º da Constituição da República Portuguesa, tendo sido, pelo n.º 2 do artigo 1.º do Decreto Legislativo Regional (DLR) n.º 24/89/M, de 7 de Setembro (ver nota 2), dotada de autonomia administrativa e financeira e de património próprio.

Nos termos daquele DLR, a gestão financeira e patrimonial cabe ao Conselho de Administração (CA), cujas competências e atribuições estão definidas nos seus artigos 13.º e 16.º, devendo ser exercidas sob a superintendência do Presidente da ALM, conforme decorre do disposto no n.º 2 do artigo 7.º do mesmo diploma.

Em conformidade com o n.º 2 do artigo 49.º do citado DLR n.º 24/89/M, o orçamento anual é aprovado pelo Plenário da ALM, aplicando-se à sua execução as normas específicas elencadas nos seus artigos 50.º e 53.º a 56.º

Considerando que a ALM adoptou em 2003 a contabilidade patrimonial, passou a aplicar-se-lhe o disposto no DL n.º 232/97, de 3 de Setembro (que aprova o POCP - Plano Oficial de Contabilidade Pública) e, relativamente à apresentação das contas ao TC (ver nota 3), o previsto na Instrução n.º 1/2004 - 2.ª Secção do TC (ver nota 4).

1.3 - Identificação dos responsáveis

De acordo com o disposto na alínea a) do artigo 28.º do supra mencionado DLR n.º 24/89/M, com as alterações que lhe foram introduzidas pelo DLR 10-A/2000/M, de 26 de Abril, é da competência do Departamento Financeiro (DF) elaborar a Conta da ALM, de acordo com as orientações expressas pelo CA, ao qual compete, nos termos da alínea c) do artigo 14.º proceder à sua aprovação, submetê-la ao Presidente da Assembleia e remetê-la para parecer do TC.

A verificação incidiu sobre a gerência de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro de 2004, que foi da responsabilidade dos membros do CA:

(Unidade: euros)

Nome ... Período ... Cargo ... Vencimento líquido anual

José Manuel Soares Gomes de Oliveira ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Presidente ... 51 097,51

José Óscar de Sousa Fernandes ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Vogal ... 41 660,50

António Carlos Teixeira de Abreu Paulo ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Vogal ... 25 241,00

1.4 - Metodologia e técnicas de controlo

A metodologia seguida na realização da presente acção englobou as fases de planeamento, de execução e de análise e consolidação da informação, no desenvolvimento das quais foram adoptados métodos e técnicas de auditoria geralmente aceites, nomeadamente os constantes do Manual de Auditoria e de Procedimentos (ver nota 5).

Fase de Planeamento

Análise e liquidação da Conta de 2004;

Estudo prévio da entidade (enquadramento jurídico e identificação das estruturas orgânicas da ALM);

Análise dos elementos constantes do respectivo dossiê permanente, nomeadamente:

Pareceres da ALM de anos anteriores;

Processos remetidos para fiscalização prévia em 2004;

Projecto de Manual de Controlo Interno;

Instruções do TC.

Fase de Execução

Esclarecimento das dúvidas suscitadas no decurso do processo de liquidação interna da Conta;

Análise de alguns dos controlos chave previstos no projecto de Manual de Controlo Interno da ALM;

Análise do acatamento das recomendações do TC, formuladas nos Pareceres relativos às Contas de 2002 e 2003, e das medidas tomadas com vista a suprir as imperfeições da parametrização da aplicação informática, identificadas aquando da realização da Verificação Externa à Conta de 2003;

Identificação dos suportes informáticos e procedimentos específicos para a área de despesas com o pessoal, bem como dos departamentos organizacionais a ela associados;

Realização de testes ao comportamento do sistema informático no processamento das principais remunerações pagas pela ALM: vencimentos do pessoal do quadro, subsídios de reintegração e indemnizações por cessação de funções;

Realização do exame aos registos contabilísticos e à documentação comprovativa das receitas e das despesas seleccionadas, com recurso aos métodos de amostragem não estatística: amostragem sobre valores estratificados e amostragem sistemática, também denominada de amostragem por intervalos;

Análise e Consolidação da Informação

Consolidação da informação recolhida.

1.5 - Condicionantes e grau de colaboração dos responsáveis

A Conta não foi, inicialmente, instruída com todos os documentos essenciais à sua liquidação, nos termos da Instrução n.º 1/2004 - 2.ª Secção do TC, verificando-se, ainda, alguma morosidade no acesso aos conteúdos informativos da contabilidade patrimonial.

É de registar, contudo, o espírito de colaboração dos responsáveis e demais funcionários contactados, nomeadamente para ultrapassar os condicionalismos criados pelas deficiências de parametrização da aplicação informática.

1.6 - Princípio do contraditório

Dando cumprimento ao princípio do contraditório, previsto no artigo 13.º da Lei n.º 98/97, os membros do CA, identificados no ponto 1.3., foram individualmente instados a pronunciarem-se sobre o teor do relato da auditoria.

A resposta, subscrita conjuntamente por todos os responsáveis, e que consta, na íntegra, do Anexo III, foi tida em consideração ao longo do texto, designadamente através da sua transcrição e inserção nos pontos pertinentes, em simultâneo, com os comentários considerados adequados.

2 - Observações

2.1 - Análise da actividade financeira

A análise financeira incidiu apenas sobre a informação orçamental constante dos documentos de prestação de contas da ALM, pelas razões identificadas no ponto 2.3 deste documento, que conduziram a que não tenha sido possível confirmar a correspondência entre os saldos constantes das demonstrações financeiras de natureza patrimonial (elaboradas extra sistema SAP) e os correspondentes registos contabilísticos efectuados (pela aplicação SAP).

2.1.1 - Execução orçamental da receita e da despesa

O Orçamento inicial foi aprovado através da Resolução da ALM n.º 23/2003/M, de 5 de Dezembro, e as alterações ao mesmo (ver nota 6) foram devidamente autorizadas e contabilizadas, com as seguintes excepções:

As alterações operadas nas rubricas da receita "06.04.02 - Transferências - RAM" (reforço de Euro 43 550,00) e "10.04.02 - Transferências de Capital - RAM" (anulação de Euro 43 550,00), pela Resolução n.º 57/CODA/04, não foram contabilizadas, visto não constarem do Mapa de Controlo Orçamental;

Foram contabilizadas alterações nas rubricas da receita "06.04.02 - Transferências - RAM" (reforço de Euro 61 000,00) e "10.04.02 - Transferências de Capital - RAM" (anulação de Euro 61 000,00), por conta do Despacho conjunto da ALM e da Secretaria Regional do Plano e Finanças n.º 2-Alt/ALM/2004, que não foram publicadas em anexo à Resolução n.º 99/CODA/04.

A receita efectiva foi cerca de 12,9 milhões de euros, representando as transferências do Orçamento da RAM 95,34% daquele montante, e as receitas próprias os restantes 4,66% (Quadro 1).

A taxa de execução orçamental das receitas, à semelhança do que tem ocorrido nos anos anteriores, foi elevada (95,46%), sendo a das receitas próprias de 98,96% e a das transferências do orçamento da RAM de 95,30%.

No tocante à estrutura das receitas próprias (Gráfico 1), o saldo da gerência anterior tem um peso preponderante de 95,64%, seguindo-se-lhe as vendas de bens que representam 2,74%.

QUADRO 1

Execução Orçamental e Estrutura das Receitas, segundo a sua natureza

(Unidade: euros)

Descrição ... Orçamento final ... Realizado ... Execução (%) Estrutura (%)

Receita própria ... 606 858 ... 600 551,61 ... 98,96 ... 4,66

Saldo da gerência anterior (ver nota a) ... 574 358 ... 574 357,28 ... 100 ... 4,45

Venda de bens ... 16 500 ... 16 432,05 ... 99,59 ... 0,13

Juros - sociedades financeiras ... 9 000 ... 3 323,08 ... 36,92 ... 0,03

Reposições não abatidas nos pagamentos ... 5 000 ... 1 936,01 ... 38,72 ... 0,02

Outras receitas ... 2 000 ... 4 503,19 ... 225,16 ... 0,03

Tranferências do orçamento da RAM ... 12 900 000 ... 12 293 413 ... 95,30 ... 95,34

Total ... 13 506 858 ... 12 893 964,61 ... 95,46 ... 100

(nota a) Não inclui o saldo de "Receitas de Estado" e de "Operações de Tesouraria"

Fonte: Mapa de Fluxos de Caixa da ALM

Gráfico 1 - Estrutura da receita própria cobrada

(ver documento original)

As despesas realizadas atingiram um montante próximo de 12,8 milhões de euros, correspondente a 94,42% do valor orçamentado (Quadro 2). As despesas correntes registaram uma taxa de execução orçamental de 96,79% e as despesas de capital de 70,87%.

Nos termos do Relatório de Actividades da ALM, a razão para a taxa de execução das despesas se ter cifrado nos valores acima referidos reside, sobretudo, no facto de a ALM ter procedido à contenção de despesas, na sequência da não satisfação, pela SRPF, de um duodécimo de receitas correntes e de três duodécimos de receitas de capital, perfazendo um montante total de Euro 606 587,00).

QUADRO 2

Execução Orçamental e Estrutura da Despesa, por Classificação Económica

(Unidade: euros)

Descrição ... Orçamento final ... Realizado ... Execução (%) Estrutura (%)

Despesas correntes ... 12 272 308 ... 11 878 867,66 ... 096,79 ... 93,14

01.00 Despesas com o Pessoal ... 7 134 795 ... 6 982 976,09 ... 97,87 ... 054,75

01.01 Remunerações certas e permanentes ... 5 035 235 ... 4 988 338,54 ... 99,07 ... 39,11

01.02 Abonos Variáveis ou Eventuais ... 266 965 ... 216 869,18 ... 81,24 ... 1,70

01.03 Segurança Social ... 1 832 595 ... 1 777 768,37 ... 97,01 ... 13,94

02.00 Aquisição de Bens e Serviços ... 2 006 343 ... 1 767 221,65 ... 88,08 ... 13,86

02.01 Aquisição de Bens ... 296 178 ... 266 447 ... 89,96 ... 2,09

02.02 Aquisição de Serviços ... 1 710 165 ... 1 500 774,65 ... 87,76 ... 11,77

04.00 Transferências Correntes ... 3 129 170 ... 3 128 669,92 ... 99,98 ... 24,53

04.08 Famílias ... 3 128 670 ... 3 128 564,72 ... 100 ... 24,53

04.09 Resto do Mundo ... 500 ... 105,20 ... 21,04 ... 0

06.00 Outras Despesas Correntes ... 2 000 ... 0 ... 0 ... 0

06.02 Diversas ... 2 000 ... 0 ... 0 ... 0

Despesas de capital ... 1 234 550 ... 874 889,39 ... 70,87 ... 6,86

07.00 Aquisição de Bens de Capital ... 1 234 550 ... 874 889,39 ... 70,87 ... 6,86

07.01 Investimentos ... 1 234 550 ... 874 889,39 ... 70,87 ... 0,07

Total ... 13 506 858 ... 12 753 757,05 ... 94,42 ... 100

Fonte: Mapa de Fluxos de Caixa da ALM

As despesas correntes representaram 93,14% da execução orçamental, enquanto os restantes 6,86% respeitaram às despesas de capital (Gráfico 2).

Gráfico 2 - Estrutura das despesas realizadas

(ver documento original)

2.1.2 - Evolução das receitas e das despesas relativamente ao ano anterior

Relativamente ao ano anterior, a receita total registou uma redução de 0,94% (Quadro 3). As transferências do orçamento regional diminuíram 0,82%, correspondendo, em termos absolutos, a uma diminuição de cerca de 102 mil euros, motivada pela não satisfação de todas as requisições de fundos. As receitas próprias, que em 2003 correspondiam a cerca de 621 mil euros, continuaram a registar uma diminuição, embora muito inferior à verificada no exercício económico anterior (ver nota 7), devido às diminuições verificadas nas reposições não abatidas nos pagamentos, nas receitas dos juros de depósitos em instituições financeiras e no saldo da gerência anterior.

QUADRO 3

Evolução das receitas realizadas relativamente ao ano anterior

(Unidade: euros)

Descrição ... 2003 ... 2004 ... Variação (%)

Receita própria ... 621 297,99 ... 600 551,61 ... - 3,34

Saldo da gerência anterior ... 592 403,74 ... 574 357,28 ... - 3,05

Venda de bens ... 14 411,41 ... 16 432,05 ... 14,02

Juros - sociedades financeiras ... 5 818,46 ... 3 323,08 ... - 42,89

Reposições não abatidas nos pagamentos ... 8 664,38 ... 1 936,01 ... - 77,66

Outras receitas ... 0 ... 4 503,19 ... 100

Tranferências do orçamento da RAM ... 12 395 000 ... 12 293 413 ... - 0,82

Total ... 13 016 297,99 ... 12 893 964,61 ... - 0,94

Fonte: Mapa de Fluxos de Caixa da ALM

Ao invés, a despesa evidenciou um aumento de 2,51%, relativamente ao ano anterior (Quadro 4), embora a variação dentro de cada uma das rubricas não tenha sido uniforme.

As despesas de capital registaram um aumento de 58,65% (proveniente da rubrica de aquisição de bens de capital), que contrasta com a estabilidade das despesas correntes.

QUADRO 4

Evolução das Despesas realizadas relativamente ao ano anterior, por Classificação Económica

(Unidade: euros)

Descrição ... 2003 ... 2004 ... Variação (%)

Despesas correntes ... 11 890 481,65 ... 11 878 867,66 ... - 0,10

01.00 Despesas com o Pessoal ... 6 967 514,76 ... 6 982 976,09 ... 0,22

01.01 Remunerações certas e permanentes ... 4 909 550,29 ... 4 988 338,54 ... 1,60

01.02 Abonos Variáveis ou Eventuais ... 255 143,66 ... 216 869,18 ... - 15

01.03 Segurança Social ... 1 802 820,81 ... 1 777 768,37 ... - 1,39

02.00 Aquisição de Bens e Serviços ... 1 907 866,69 ... 1 767 221,65 ... - 7,37

02.01 Aquisição de Bens ... 300 415,11 ... 266 447,00 ... - 11,31

02.02 Aquisição de Serviços ... 1607 451,58 ... 1 500 774,65 ... - 6,64

04.00 Transferências Correntes ... 3 015 100,20 ... 3 128 669,92 ... 3,77

04.08 Famílias ... 3 013 869,34 ... 3 128 564,72 ... 3,81

04.09 Resto do Mundo ... 1 230,86 ... 105,20 ... - 91,45

Despesas de capital ... 551 459,06 ... 874 889,39 ... 58,65

07.00 Aquisição de Bens de Capital ... 551 459,06 ... 874 889,39 ... 58,65

07.01 Investimentos ... 551 459,06 ... 874 889,39 ... 58,65

Total ... 12 441 940,71 ... 12 753 757,05 ... 2,51

Fonte: Mapa de Fluxos de Caixa da ALM

2.2 - Sistema de gestão e de controlo

2.2.1 - Organização administrativa e financeira da ALM

A adopção do POCP e a introdução da Contabilidade Analítica ocorreu na gerência de 2003, tendo para o efeito sido adquirida, em 2002, uma aplicação informática, denominada SAP R/3, e elaborados um Plano de Contas adaptado à especificidade da ALM e um projecto de Manual de Controlo Interno, que ainda não entrou em vigor, visto ainda carecer de adaptações.

Na área patrimonial, foi concluída a identificação dos bens inventariáveis, pese, embora, os bens patrimoniais ainda não estivessem integralmente etiquetados (ver nota 8).

2.2.2 - Organização informática da ALM

A análise à organização informática da ALM visou, numa primeira fase, confirmar se foram promovidas melhorias nos controlos e políticas de segurança, e no plano de contingências e continuidade dos serviços, e verificar se foram superadas as imperfeições de parametrização da aplicação informática, identificadas aquando da realização da auditoria à Conta de 2003.

Num segundo momento, e no sentido de completar a análise realizada no ano anterior às áreas de aquisição de bens e serviços e de gestão orçamental (módulos aplicacionais FI e MM do sistema SAP), procedeu-se à identificação e avaliação dos suportes informáticos específicos para a área de gestão de recursos humanos e à identificação dos correspondentes procedimentos e dos departamentos organizacionais associados àquela área.

2.2.2.1 - Aplicação SAP R/3

No Parecer sobre a Conta de 2003 foi assinalado que o sistema R/3

é uma aplicação internacional standard, que cobre um largo leque de processos de negócio de forma integrada, independentemente do ramo de actividade a que se destina, autónoma da plataforma de hardware e base de dados, permitindo uma liberdade quase total na escolha da arquitectura técnica em que se pretende executar tal aplicação, a ligação a sistemas externos, importando e exportando informação, e a utilização de uma grande variedade de equipamentos, de software de bases de dados e interfaces gráficos.

O modelo do sistema SAP R/3 adoptado na ALM foi o Presentation Server (apresentação distribuída), que consiste em dispor de apenas um servidor (aplicacional e de base de dados) e de várias máquinas cliente.

Este modelo de sistema é composto por vários módulos aplicacionais, que interagem entre si:

FI - Financial Accounting (Contabilidade Financeira):

TR - Treasury (Tesouraria)

AM - Assets Management (Gestão de Imobilizado)

CO - Controlling (Controlo de Gestão)

MM - Materials Management (Gestão de Materiais - Compras, Stocks, ...)

HR - Human Resources (Recursos Humanos):

PA - Personnel Administration (Administração de Pessoal)

PD - Personnel Development (Desenvolvimento de Pessoal)

2.2.2.2 - Controlos, políticas de segurança e plano de contigências e continuidade dos serviços

Na área dos controlos, políticas de segurança e plano de contingências e continuidade dos serviços, foram identificadas, no Parecer sobre a Conta de 2003, as seguintes situações:

1 - Inexistência de um sistema de detecção e extinção de incêndios (quer automático, quer manual).

Esta situação encontra-se em vias de superação, pois em Maio de 2004 foi elaborada uma proposta para remodelação do Data Center, cuja execução ocorrerá em 2005, no âmbito da qual será adquirido um sistema automático de detecção e extinção de incêndios apropriado para Data Center's (ver nota 9).

Segundo o projecto de remodelação (ver nota 10), o Data Center passará a ser constituído por duas salas, a sala de servidores e a sala de operações, sendo necessárias obras de remodelação das instalações. Será colocado um "chão falso" e grelhas estrategicamente situadas junto aos bastidores, de forma a que o ar circule, depois de filtrado para remover pó e contaminantes. O Data Center será concebido para funcionar ininterruptamente, sendo todos os servidores alimentados por sistema UPS (Uninterruptable Power Supply) inteligente, que terão como função a estabilização da energia eléctrica.

Em termos de segurança, para além do sistema automático de detecção e extinção de incêndios, serão implementados um sistema de alarme contra intrusão, um sistema de controlo de acesso ao Data Center e suas zonas adjacentes, com uma porta de acesso e monitorização das salas através de circuito fechado de TV.

2 - Não implementação de um modo de segurança nas máquinas, que, após um período de inactividade, oculte a visualização do ecrã e imponha a necessidade de introdução de uma palavra passe para voltar a activar a máquina.

Durante o trabalho de campo, verificou-se a activação da protecção de ecrã ao fim de um determinado tempo de inactividade, sendo o acesso posterior ao terminal realizado obrigatoriamente através de palavra passe.

3 - Armazenamento inadequado dos suportes magnéticos das cópias de segurança, o qual ocorria localmente num pequeno contentor.

Verificou-se que na gerência de 2004 foi adquirido um cofre de segurança, de acordo com as normas S 120 DIS EN 1047-1, que apresenta elevados níveis de protecção, não só em termos de acesso, como, de igual forma, a campos magnéticos, fogo (1000º C por um período máximo de 4 horas) e água (submersão por um período de 2 horas, até 5 metros de profundidade). No seu interior, devidamente identificadas e catalogadas, estão arquivadas as tapes, resultantes das cópias de segurança, os certificados das licenças, uma cópia dos suportes físicos de instalação de software e o manual interno de procedimentos. Embora este esteja instalado no mesmo edifício onde se encontram os suportes lógicos das bases de dados, está prevista a instalação de um outro do mesmo fabricante, com características idênticas, mas de volumetria inferior, noutro edifício, onde ficarão arquivadas as tapes respeitantes às cópias de segurança mensais e anuais.

4 - Insuficiente protecção da disquete contendo as ordens de transferência contra possíveis modificações no seu conteúdo.

Relativamente a esta situação, continua a verificar-se que a disquete contendo as ordens de transferência bancária não está protegida, tendo tal situação sido justificada pelo CA com o facto de o banco não dispor de meios que permitam a sua leitura.

Neste contexto, importa salientar o facto de ter sido elaborada uma primeira versão do manual interno de procedimentos e administração, que abrange as seguintes áreas: firewall, antivírus, backups (execução e restauro), políticas de utilizadores, sistemas RAID (Redundant Array of Inexpensive Disks), controladores de domínio e controladores proxy.

Verificou-se, ainda, que a segurança lógica foi reforçada em dois pontos-chave. Em primeiro lugar, através da introdução de um servidor proxy, que permite a monitorização dos acessos de e para o exterior, detectando, assim, possíveis acessos indevidos, quer do exterior, quer do interior. Em segundo lugar, constatou-se a finalização da configuração de um servidor de Exchange, que passará a ser responsável pela gestão do correio electrónico. Este, em conjunção com o sistema de antivírus, verificará a integridade de todas as mensagens, bem como a existência de ficheiros, potencialmente infectados por vírus. Com esta última medida, é dado um grande passo na redução da vulnerabilidade do sistema, diminuindo as hipóteses de ataques denominados por trojans.

No que respeita aos postos de trabalho, todo o equipamento de secretária é monitorizado periodicamente, verificando-se o estado de conservação do mesmo, o software instalado, e possíveis intrusões de chassis (ver nota 11) (acesso aos componentes internos).

Confirmou-se também a operacionalidade e eficácia do plano de contingência relativo às cópias de segurança (quer do sistema operativo em si, quer do sistema SAP), pois uma avaria no sistema responsável por aquela tarefa obrigou a que os backup's tivessem sido transitoriamente realizados por um DDS (Digital Data Storage), mantido no sistema, como política de redundância implementada pelo Gabinete de Informática (prevendo situações como a que se verificou).

Durante a visita aos diversos bastidores, distribuídos por ambos os edifícios, verificou-se o cumprimento das normas de segurança, nomeadamente a sua localização em local visível, em armários específicos para o efeito e devidamente trancados.

2.2.2.3 - Parametrização da aplicação informática SAP

Neste âmbito, foi possível verificar que três das nove insuficiências identificadas no Parecer sobre a Conta de 2003, nos módulos aplicacionais FI e MM, foram superadas, mantendo-se por solucionar as seguintes:

1 - Impossibilidade de emissão dos conta-correntes das rubricas da receita;

2 - Utilização de contas que não constavam do Plano de Contas elaborado pela ALM (é o caso da conta "62299 - FSE - Outros");

3 - A função de análise de rácios e análises gráficas e de funções não estava operacional e não era efectuada a avaliação dos fornecedores, nem o controlo dos stocks existentes, despoletando propostas de compra sempre que fosse atingido um limite mínimo pré-definido e programar o envio de cartas aos fornecedores quando excedido o prazo de entrega da encomenda;

4 - Insuficiente exploração das potencialidades do SAP R/3 na área da gestão orçamental, nomeadamente, no tocante a: cópia e reavaliação do orçamento do ano anterior; transferência para o ano seguinte das despesas decorrentes de compromissos assumidos no ano anterior; realização de simulações, análises e avaliações correntes e históricas; elaboração de relatórios exaustivos sobre as acções tomadas.

5 - Elaboração manual da "requisição de compra" emitida pelo Economato e enviada para o Departamento Financeiro (DF);

6 - Não implementação de um registo informático das viagens dos deputados, para efeitos de controlo deste tipo de aquisições pelo DF.

Em relação às alterações introduzidas, salienta-se os seguintes factos:

Os documentos de prestação de contas já foram parametrizados na aplicação SAP, embora a sua emissão esteja a ocorrer com erros;

A contabilização do compromisso deixou de ser efectuada no momento da elaboração da proposta de compra, passando a sê-lo aquando da emissão da requisição externa e da correspondente Informação de Compromisso Assumido (ICA);

Foi possível aceder às potencialidades do módulo AIS (Auditing Information System), responsável pela auditoria activa do sistema. Assim, em coordenação com o Gabinete de Informática, foi realizado um conjunto de operações (ver nota 12), para avaliar a informação gerada, verificando-se que o AIS registou todas as alterações efectuadas, indicando a referência do tipo de alteração, o valor introduzido, a data da modificação e a identificação do funcionário responsável pela alteração.

No que respeita aos problemas de parametrização, o CA aguarda os resultados da auditoria solicitada à forma como o processo decorreu para tomar as decisões que a situação venha a requerer. Consideram, "(...) no entanto, que esta aplicação corresponde aos objectivos da Assembleia Legislativa e que é aquela que melhor se conforma com as necessidades de uma gestão integrada", esperando que as questões suscitados sejam "(...) urgentemente solucionadas por forma a tirar-se partido dos recursos que a aplicação SAP R/3 nos oferece".

2.2.2.4 - Módulo de gestão de recursos humanos

O suporte informático específico para a área de gestão de recursos humanos é o módulo aplicacional HR do sistema SAP R/3 (cfr. Anexo I).

Da análise realizada a este módulo, verificou-se que o seu funcionamento está a decorrer normalmente, sendo de salientar o seguinte:

1 - O Departamento de Pessoal (DP) regista no SAP e disponibiliza ao Departamento Financeiro (DF) todas as informações necessárias ao processamento de salários, nomeadamente informação sobre o mandato dos deputados, assiduidade às reuniões plenárias e comissões, ajudas de custo, reuniões do CA, admissão, promoção e progressão do pessoal, prestações familiares, trabalho extraordinário, registos de assiduidade dos funcionários, e todos os dados relativos ao cadastro do pessoal, sendo que alguns dos mapas são elaborados por este Departamento fora da aplicação SAP (ver nota 13);

2 - Para efeitos de conferência, é elaborado mensalmente um Mapa de Alterações dos Abonos/Descontos, por grupo de pessoal, que é arquivado junto à Folha de Vencimentos, com os respectivos documentos comprovativos;

3 - Com base na informação disponibilizada pelo DP, o DF procede ao processamento dos salários, embora esteja previsto que no futuro este processamento também venha a ser efectuado pelo DP;

4 - Alguns abonos são calculados automaticamente, com base na informação preenchida no ficheiro do pessoal, como é o caso da remuneração base, dos encargos sociais, dos descontos em vencimentos por ausências, do trabalho extraordinário, da remuneração suplementar, do subsídio de insularidade, do subsídio de refeição e das prestações familiares;

5 - Existem remunerações que são calculadas fora do SAP, com é o caso do subsídio de reintegração, pago aos deputados que deixam a ALM quando cessam o seu mandato, e da indemnização mensal, prevista nos n.os 5, 6 e 7 do artigo 46.º da Lei Orgânica da ALM, paga aos funcionários dos Grupos Parlamentares, quando cessam as suas funções;

6 - Cada um dos abonos e descontos processados está associado a uma série de regras que minimizam o risco da ocorrência de erros nos processamentos (nomeadamente, meses e dias em que podem ser processados, encargos sociais, categorias sujeitas aos mesmos, entre outros) e a rubricas orçamentais e contas patrimoniais, que possibilitam a contabilização automática das operações associadas ao processamento dos vencimentos.

No entanto, subsistem alguns problemas na parametrização deste módulo, pois os valores registados na conta de operações de tesouraria (divisionária da conta "25-Devedores e credores pela execução do orçamento") são superiores aos efectivamente processados e pagos;

7 - A emissão dos recibos de vencimento, das autorizações de processamento e pagamento e das ordens de transferência bancária, assim como a elaboração da disquete contendo as contas para onde serão transferidas as importâncias, são realizadas pela aplicação SAP, sendo resultado do ultimar de uma sequência de fases ordenadas;

8 - Para além dos mecanismos de segurança que a própria aplicação SAP possui (ver nota 14), os funcionários do DF afectos à área de vencimentos, antes de procederem a qualquer operação no SAP, elaboram mensalmente um conta-corrente em Excel, que permite antecipar o valor dos vencimentos e verificar se existe dotação orçamental nas rubricas respectivas, e ainda, confirmar os valores calculados automaticamente pela aplicação SAP;

9 - Os funcionários que operam o SAP, em particular os que realizam o processamento dos vencimentos, frequentaram em 2004 acções de formação específicas.

2.2.3 - Apuramento das despesas com a aplicação SAP R/3

Na auditoria à Conta de 2003, apurou-se que as despesas com o software SAP R/3, até 31 de Dezembro de 2003, ascendiam a Euro 563 191,86 (valor com IVA), das quais Euro 343 394,50 eram relativas ao "Contrato de Fornecimento de Bens e Serviços", e os restantes a intervenções e pagamentos efectuados ao abrigo de dois contratos celebrados com a sociedade "Taboada & Barros, SA":

Contrato de prestação de serviços de manutenção ao software SAP, celebrado a 15 de Março de 2002, pelo valor fixo anual de Euro 7 344,00 (valor sem IVA);

Contrato de prestação de serviços de apoio pós-produtivo ao software SAP R/3, celebrado a 30 de Outubro de 2002, pelo valor fixo mensal de Euro 800,00 (valor sem IVA), a que acresce o custo de outras intervenções a que se aplica o tarifário fixado em termos de custo de técnico/dia.

Os pagamentos efectuados na gerência de 2004, por conta daqueles contratos, foram os que se apresentam no Anexo II, cifrando-se nos Euro 66 863,31.

Não obstante o investimento efectuado pela ALM que ascendia, até ao final da gerência de 2004, a Euro 630 055,17, a aplicação ainda continha deficiências de parametrização que impediram a correcta prestação de contas à SRMTC, conforme se evidencia nos pontos 2.2.2.3 e 2.3.

A insatisfação do CA da ALM relativamente à parametrização da aplicação informática e ao apoio prestado pelos consultores motivou:

a) A substituição da entidade responsável pela prestação de serviços de apoio pós-produtivo (ver nota 15);

b) O equacionamento da rescisão da prestação de serviços de manutenção ao software SAP;

c) A não libertação da garantia bancária prestada pela "Taboada & Barros, S.A." no fornecimento da aplicação, no montante de Euro 15 305,03;

d) Exposição dirigida à sociedade "Taboada & Barros, S.A", a 16/02/2005, sobre as deficiências da implementação da aplicação SAP, que continuavam por solucionar;

e) A opção pela realização de uma auditoria à aplicação SAP R/3, por uma entidade externa (a sociedade "INOVA - Engenharia de Sistemas, S.A.") (ver nota 16).

No contraditório o CA acrescentou que "Apesar de todas a diligências efectuadas pela Assembleia Legislativa, junto da empresa, para se ultrapassar os problemas que foram detectados, não foi possível solucionar-se em tempo oportuno, na medida em que a empresa encontrou inúmeras dificuldades para supri-los. Nesta conformidade, entendeu o Conselho de Administração que já havia sido dado tempo mais do que suficiente à empresa para solucionar todas as questões por nós evidenciadas, pelo que, se solicitou uma auditoria à forma como o processo de parametrização decorreu e se a mesma estava em conformidade com o pretendido.

Aguarda-se, deste modo, o relatório da auditoria para o Conselho de Administração poder tomar as decisões que a situação venha a requerer."

2.3 - Fiabilidade da conta

2.3.1 - Instrução da conta

A Conta remetida à SRMTC a 31 de Março de 2005 não foi documentada nos termos da Instrução n.º 1/2004 - 2.ª Secção do TC, visto que:

1 - Não foram remetidos os seguintes documentos:

a) Cópias das Guias de Entregas dos Descontos e Retenções;

b) Anexos ao Balanço e à Demonstração de Resultados, nos termos previstos nos pontos 8.1 a 8.2.32 do POCP;

c) Mapas de Alterações Orçamentais da Despesa e da Receita, nos termos previstos no ponto 8.3.1 do POCP;

d) Mapas da Contratação Administrativa, nos termos previstos no ponto 8.3.2 do POCP;

e) Relação dos documentos de receita;

f) Relação de acumulação de funções;

g) Balancetes Sintéticos de Encerramento da Gerência, antes e após apuramento de resultados.

2 - Não foi justificado o incumprimento do ponto 1 da parte V daquela Instrução, que prevê que os documentos de prestação de contas sejam remetidos em suporte informático.

Entretanto, durante as fases de execução do trabalho de campo e de elaboração do Relato, foram apresentados os documentos em falta, pese embora se tenham identificado inconsistências nos Balancetes Sintéticos que põem em causa a exactidão das demonstrações financeiras de natureza patrimonial.

Na origem da não apresentação da Conta em suporte informático estiveram as deficiências de parametrização, cuja discriminação consta de um ofício remetido à empresa "Taboada & Barros, S.A.", em 6 de Fevereiro de 2005, que impediram também que os documentos abaixo indicados fossem elaborados pela aplicação SAP, como já havia ocorrido em 2004:

a) Mapa de Fluxos de Caixa;

b) Balanço;

c) Demonstrações de Resultados;

d) Relações de Documentos de Despesa - Outros (modelo 4);

e) Reconciliações bancárias.

2.3.2 - Demonstrações financeiras de natureza patrimonial

A - Apesar de elaboradas fora da aplicação SAP, as demonstrações financeiras de natureza patrimonial que acompanhavam a Conta apresentavam divergências, designadamente:

1 - No Balanço:

Não estava a ser observada a regra de equilíbrio (Activo = Fundos Próprios + Passivo), sendo o segundo membro da equação negativo, conforme se apresenta no quadro seguinte:

QUADRO 5

Situação do balanço da ALM a 31 de Dezembro de 2004

(ver documento original)

(Unidade: euros)

O saldo dos depósitos bancários e caixa (Euro 1 207 678,78) não correspondia ao saldo para a gerência seguinte enunciado no Mapa de Fluxos de Caixa (Euro 280 184,63), apurando-se a diferença de Euro 927 494,15.

O saldo das dívidas a fornecedores (Euro 929 294,15) não correspondia ao valor dos compromissos assumidos e não pagos na gerência (Euro 98 647,09), constante do Mapa de Controlo Orçamental da Despesa, apurando-se a diferença de Euro 830 647,06.

2 - Na DR e na Demonstração de Resultados Extraordinários:

Na conta de proveitos e ganhos extraordinários encontravam-se contabilizados valores a débito, no montante de Euro 588 472,70 e, na de custos e perdas extraordinários, valores a crédito no montante de Euro 567,79;

O saldo da conta de proveitos e ganhos extraordinários era negativo, no valor de Euro 534 749,50.

B - Na fase de elaboração do Relato, foram remetidas novas demonstrações financeiras rectificadas e foram esclarecidas as diferenças apuradas, sendo de destacar o seguinte:

1 - Quanto ao Balanço:

O novo Balanço enviado encontra-se equilibrado, sendo o valor dos fundos próprios e do passivo positivo (ver nota 17).

No entanto, os valores nele espelhados não são coincidentes com os correspondentes saldos finais evidenciados no Balancete Sintético de encerramento (cfr. Quadro 6).

O serviço esclareceu que o saldo de depósitos bancários e caixa identificado no Balanço não coincidia com o saldo para a gerência seguinte (do Mapa de Fluxos de Caixa), uma vez que o primeiro reporta-se a 31 de Dezembro de 2004, enquanto que o segundo inclui os movimentos do período complementar (1 a 31 de Janeiro de 2005).

Não obstante ter sido apresentada uma reconciliação do saldo de depósitos em instituições financeiras antes e depois dos pagamentos do período complementar (ver nota 18), não foi possível confirmar aquele valor, porque o saldo contabilístico da reconciliação a 31 de Dezembro de 2004 não era coincidente com o apresentado no Balanço, conforme se apresenta no quadro abaixo:

QUADRO 6

Saldo da conta de depósitos em instituições financeiras

(Unidade: euros)

Balancete de encerramento ... Balanço ... Saldo contabilístico Reconciliação a 31 de Dezembro de 2004

- 423 472,36 ... 1 207 478,50 ... 1 179 223,60

Foi esclarecido que o saldo das dívidas a fornecedores não corresponde ao valor dos compromissos por pagar, por causa dos pagamentos do período complementar (ver nota 19). Não obstante, não foi possível confirmar esta situação, por não ter sido remetida a relação dos pagamentos efectuados durante o período complementar;

2 - Quanto à DR e na Demonstração de Resultados Extraordinários:

No novo mapa da Demonstração de Resultados foram corrigidos os valores das contas "79 - Proveitos e ganhos extraordinários" e "69 - Custos e perdas extraordinários", apurando-se um novo resultado extraordinário (- Euro 868 691,96) e, consequentemente, um novo resultado líquido do exercício (- Euro 1 755 107,42).

No entanto, estes apuramentos diferem dos constantes do Balancete Sintético de encerramento, após apuramento de resultados (Euro 683 664,38 e Euro 1 893 367,59, respectivamente).

Face à exemplificação da inconsistência apresentada pelos citados documentos de prestação de contas, concluiu-se pela impossibilidade de emissão de parecer sobre a fiabilidade das demonstrações financeiras de natureza patrimonial.

Sobre este assunto o CA informou que "Por deficiência de parametrização não foi possível emitir as demonstrações financeiras de natureza patrimonial, na medida em que os dados que a aplicação nos fornecia, não eram totalmente fiáveis, apresentando algumas contas valores que não correspondiam aos que eram esperados.

Atento a estas dificuldades, que se apresentavam de difícil resolução em tempo oportuno, optou-se pela sua não apresentação.".

2.3.3 - Contabilidade orçamental

Da análise aos documentos e mapas de suporte à contabilidade orçamental, em particular ao Mapa de Fluxos de Caixa, que visa "evidenciar as importâncias relativas a todos os recebimentos e pagamentos ocorridos no exercício, quer se reportem à execução orçamental quer a operações de tesouraria" (ver nota 20), conclui-se que, na generalidade, os recebimentos, os pagamentos, bem como os saldos inicial e final da gerência de 2004 estão fidedignamente reflectidos.

2.4 - Legalidade e regularidade das operações subjacentes

Conforme ficou referido no ponto 1.4, o exame dos registos contabilísticos e da documentação comprovativa das receitas e das despesas foi efectuado numa base de amostragem, recorrendo aos métodos de amostragem não estatística: amostragem sobre valores estratificados e amostragem sistemática.

2.4.1 - Operações da receita

O exame das operações da receita incidiu sobre as rubricas:

"06.04.02 - Transferências - Administração Regional", no valor de Euro 11 618 413,00, analisada com base numa amostra, constituída pelos registos das receitas relativas aos meses de Junho e Novembro, no montante de Euro 1 600 961,00, representando cerca de 14% do valor da rubrica.

"07.01.08 - Venda de bens - Mercadorias", no valor de Euro 15 864,26, analisada com base numa amostra, constituída pelos registos das receitas relativas aos meses de Junho e Novembro, no montante de Euro 2 683,13, representando cerca 17% do valor da rubrica.

Do exame efectuado há a salientar o facto de, à semelhança da gerência de 2003, o serviço não ter apresentado a relação dos documentos de receita. Em alternativa, foi solicitado o Razão da conta patrimonial "2511 - Devedores pela execução do orçamento", por onde estas receitas foram processadas e liquidadas, tendo a selecção das amostras sido efectuada a partir dos movimentos registados nas rubricas de classificação económica respectivas. O total dos movimentos registados estavam conforme o Mapa de Fluxos de Caixa.

Relativamente à verificação efectuada, apurou-se que:

A - Na rubrica 06.04.02, os documentos seleccionados não revelaram, no geral, quaisquer irregularidades (ver nota 21).

No entanto, a utilização da conta 21.x para registo das transferências orçamentais não respeita as notas técnicas definidas no ponto 11 do POCP. Com efeito, as notas explicativas do conteúdo à conta diz que esta "Regista os movimentos com as entidades (...) compradoras de mercadorias ou produtos, com os contribuintes ou os destinatários dos serviços.". Nenhuma destas categorias de sujeitos se identifica com uma operação de transferências orçamentais. Em alternativa, o POCP determina o movimento dos "Subsídios e transferências atribuídas à entidade" numa divisionária da conta "268 - Devedores e credores diversos".

Segundo o CA, esta situação deveu-se a uma incorrecta parametrização da aplicação cuja correcção não foi concretizada por receio das consequências decorrentes dos automatismos subjacentes ao funcionamento da aplicação.

B - As verbas provenientes da venda de bens (rubrica 07.01.08) resultam da exploração de duas cafetarias, uma situada no Edifício Sede e a outra no Edifício da Rua da Alfândega, utilizadas pelos funcionários, membros dos gabinetes parlamentares, deputados e respectivos convidados.

Na conferência à rubrica verificou-se que parte destas receitas, no montante de Euro 3 820,84 (cerca de 24%, da receita cobrada), provém de uma das rubricas do fundo de maneio da ALM, afectas a despesas de representação [bens das cafetarias facultados gratuitamente a visitantes e a entidades internas (ver nota 22)]. Estes bens são registados diariamente numa folha de consumos de cafetaria, procedendo-se, no final de cada mês, à sua contabilização nas rubricas "07.01.08 - Vendas de bens - Mercadorias" e "02.02.11 - Representação dos serviços".

Este procedimento não se afigura correcto, por configurar um empolamento artificial das contas da ALM. A despesa com os bens consumidos encontra-se duplamente contabilizada, quer na contabilidade patrimonial (ver nota 23), como na contabilidade orçamental (ver nota 24). Por sua vez, ao nível da receita, a ALM procede à contabilização das "vendas" na conta "7111 - Vendas - Mercadorias" e na rubrica "07.01.08 - Vendas de bens - mercadorias", respectivamente na contabilidade patrimonial e orçamental.

A transacção não representa uma verdadeira venda de mercadorias, configurando antes uma operação interna pela qual a ALM disponibiliza gratuitamente bens de cafetaria. Proceder ao registo desta oferta de bens como se de uma venda se tratasse, à custa do próprio orçamento da ALM, através da rubrica de despesas de representação, não é apropriado. O procedimento adequado seria registar essa operação na conta "38x - Regularização de existências" por contrapartida da "65x - Outros custos operacionais" (ver nota 25).

Em sede de contraditório, o CA informou que irá alterar o procedimento já a partir do ano 2005, embora continue a considerar correcta a contabilização adoptada pela ALM até à gerência de 2004.

C - Ainda a propósito do Fundo de Maneio (modalidade utilizada para suportar o pagamento das despesas de representação, no caso das ofertas de bens de cafetaria), diz o projecto de Manual de Controlo Interno da ALM que o registo contabilístico da sua constituição (e liquidação no final do ano) é efectuado através de uma passagem por operações de tesouraria, mais propriamente na conta divisionária "2521 - OT - xx". Ora esta opção colide com as regras de movimentação da referida conta.

Com efeito, o ponto 11 do POCP (Notas explicativas às contas) explica que a conta 25 apenas deve ser movimentada para registar os créditos (liquidação da receita) ou os débitos (processamento ou liquidação da despesa) sobre terceiros e os subsequentes recebimentos e pagamentos. Ou seja, à referida conta só devem ser levadas as operações que originam entradas e saídas de dinheiros, quando estes fluxos resultem de operações com entidades terceiras (exteriores à instituição), o que não se verifica na formação de um Fundo de Maneio. A passagem de uma operação desta natureza pela conta 25, não só se revela desnecessária, como adultera a leitura dos dados reflectidos no Mapa de Fluxos de Caixa.

Os responsáveis, ouvidos em contraditório, esclareceram que, "(...) embora o Manual de Controlo Interno da Assembleia Legislativa preconize que na constituição do Fundo de Maneio se recorra à conta "2521-OT-xx", na prática tal já não se verifica visto que a parametrização inicial foi objecto de alterações, faltando proceder à rectificação do Manual (...)".

2.4.2 - Aquisição de serviços correntes - Comunicações

Foi conferida a rubrica "02.02.09 - Comunicações", com base numa amostra de 10 itens (no valor de Euro 66 712,94), representativa de 30% do total de pagamentos efectuados (Euro 220 738,38, com IVA), não tendo sido detectados factos com relevância jurídico-financeira (ver nota 26).

No entanto, admite-se a conveniência de, em conformidade com os princípios de economia, eficiência e eficácia das despesas públicas, serem implementados procedimentos adicionais de racionalização das despesas com comunicações, nomeadamente:

Uma gestão mais dinâmica do pacote de serviços de comunicação de voz adquiridos pela ALM, que poderia envolver consultas periódicas ao mercado para avaliar a razoabilidade do regime tarifário aplicado pelos operadores e a negociação de condições mais favoráveis à ALM, entre outros;

A eventualidade das despesas originadas nos gabinetes dos grupos parlamentares, designadamente com telemóveis, serem financiadas pela transferência efectuada ao abrigo do n.º 1 do artigo 46.º do DLR n.º 24/89/M, com as alterações introduzidas pelos DLR n.os 2/93/M e 10-A/2000/M (ver nota 27), atenta a finalidade dessa verba.

Sobre esta matéria, o CA, em sede de contraditório, confirmou "(...) que se justifica a adopção das medidas, na sequência, aliás, daquelas que temos vindo a implementar, no sentido de reduzir o custo com as comunicações." Nessa linha de orientação o CA "havia já tomado a decisão de abrir procedimento adequado para as comunicações e estabelecido limites para o uso dos telemóveis", e manifestou a intenção de tentar "(...) encontrar soluções técnicas que permitam reduzir, ainda mais, o custo entre rede fixa e rede móvel (...)".

2.4.3 - Transferências correntes

Nesta área foram conferidas as rubricas:

"04.08.02-A - Verbas para os Gabinetes dos Grupos Parlamentares", no valor de Euro 2 635 761,24, com base numa amostra de 4 itens, representativa de 23,92% do total da despesa (ver nota 28), processada ao abrigo do artigo 46.º do DLR n.º 24/89/M, na redacção introduzida pelos DLR n.os 2/93/M e n.º 10-A/2000/M, que tem por epígrafe "Gabinetes dos partidos e dos grupos parlamentares".

Nos termos da lei, essas verbas destinam-se aos grupos parlamentares para "(...) utilização de gabinetes constituídos por pessoal da sua livre escolha(...)" sendo o processamento dos vencimentos do pessoal, cujo quadro é fixado por despacho do Presidente da ALM, bem como as despesas com os encargos sociais, da responsabilidade da ALM (cf. n.º 10.º do mesmo artigo).

"04.08.02-B - Subvenção para encargos de assessoria", no valor de Euro 492 803,48, com base numa amostra de 5 itens, representativa de despesas no montante de Euro 11 839,95 (2,40% do total).

Nesta rubrica, por sua vez, são contabilizadas as subvenções atribuídas às representações parlamentares, processadas mensalmente nos termos do artigo 47.º do citado DLR n.º 24/89/M, que tem por epígrafe "Subvenção aos partidos", e destinadas a suportar "(...) encargos de assessoria, contactos com os eleitores e outras actividades correspondentes aos respectivos mandatos (...)".

Da análise efectuada apurou-se que:

1 - Das verbas processadas pela rubrica "04.08.02-A - Verbas para os Gabinetes dos Grupos Parlamentares":

I - Euro 636 773,07 destinaram-se a suportar vencimentos do pessoal dos gabinetes dos grupos parlamentares, encontrando-se sustentadas pelas autorizações de processamento e pagamento emitidas pela ALM, recibos de vencimento e ordens de transferência bancária carimbadas pela entidade bancária em que se encontra domiciliada a conta da Assembleia;

II - Euro 1 998 988,17 estão documentados com as autorizações de processamento e pagamento emitidas pela ALM e pelas correlativas ordens de transferência para contas bancárias em nome dos partidos a que pertencem os grupos parlamentares, sem que existam outras evidências documentais que permitam identificar se as transferências foram utilizadas nos termos do n.º 1 do art.o 46.º do citado DLR.

2 - O valor transferido para o grupo parlamentar do PS, no mês de Novembro de 2004, foi inferior em Euro 60 ao que se apura através dos cálculos previstos no artigo 46.º do DLR n.º 24/89/M (foram transferidos Euro 107 338,08 em vez de Euro 107 398,08).

3 - Para além dos encargos sociais do pessoal dos grupos parlamentares, devidos por força do n.º 10 do artigo 46.º do DLR n.º 24/89/M, a ALM suportou outros encargos:

I - O subsídio familiar do pessoal dos gabinetes dos grupos parlamentares, processado pela rubrica "01.03.03 B - Subsídio familiar a crianças e jovens - Funcionários" (ver nota 29), que agrega as prestações familiares devidas a todos os funcionários da ALM;

II - As indemnizações mensais por cessação de funções devidas aos ex-funcionários dos gabinetes dos grupos parlamentares, nos termos dos n.os 5, 6 e 7 do artigo 46.º do referido DLR n.º 24/89/M, processadas pela rubrica "01.02.12 - Indemnizações por cessação de funções", e que perfizeram Euro 105 381,31 (ver nota 30).

No contraditório o CA manifestou o seu desacordo quanto a este entendimento por considerar que o n.º 8 do artigo 46.º do DLR n.º 24/89/M comete à ALM o encargo com o pagamento das indemnizações mensais.

Pese embora se entenda que a norma invocada [n.º 8 do artigo 46.º (ver nota 31)] não fornece sustentação para a ALM suportar aquelas indemnizações, a situação em apreço poderia ter acolhimento numa interpretação "lato sensu" do n.º 10 do mesmo artigo 46.º, na medida em que comete à ALM a responsabilidade pelas despesas com os "encargos sociais" do pessoal dos gabinetes dos partidos e dos grupos parlamentares.

Anota-se finalmente o interesse em se estabelecer um enquadramento regulamentar, que acautele a racionalidade da despesa pública, definindo claramente a partilha de responsabilidades no financiamento da actividade dos grupos parlamentares, quanto às despesas suportadas pelo orçamento da ALM e as que cabem no âmbito das transferências efectuadas ao abrigo do n.º 1 dos já referidos artigos 46.º e 47.º do DLR n.º 24/89/M.

2.4.4 - Aquisição de bens de capital

Na área de aquisição de bens de capital, foram seleccionadas para conferência as rubricas:

"07.01.03 - Investimentos - Edifícios", no montante de Euro 695 619,89, tendo sido examinada uma amostra de 4 itens, representativa de Euro 189 976,88 (23,31% do total da rubrica);

"07.01.09 - Investimentos - Equipamento Administrativo", no montante de Euro 70 951,57, da qual se examinou uma amostra de 4 itens, representativa de Euro 34 735,32 (48,96% do total da rubrica).

2.4.4.1 - Rubrica "07.01.03 - Edifícios"

Da conferência a esta rubrica, resultou a constatação dos seguintes factos:

A - Pela AP n.º 1313, de 27 de Outubro de 2004, no montante líquido de Euro 132 469,77 (ver nota 32), a ALM procedeu ao pagamento dos trabalhos a mais (Euro 47 469,24, sem IVA) e dos erros e omissões (Euro 75 758,45, sem IVA) constantes do contrato adicional à empreitada de "Alterações - Recuperação do Edifício Localizado à Rua da Alfândega n.os 58 a 62, para Instalação dos Grupos Parlamentares e Serviços da Assembleia Legislativa Regional", sobre o qual a SRMTC havia recusado o visto.

A decisão de recusa do visto resultou de os trabalhos inseridos no contrato adicional, no montante de Euro 47 469,24, terem sido indevidamente considerados como a mais, pois tiveram origem na deficiente concepção da obra, pelo que a correlativa adjudicação não podia processar-se por mero ajuste directo, sem consulta. Embora apenas fosse posta em causa apenas uma parte dos trabalhos incluídos no objecto do termo adicional, anota-se que o contrato foi considerado como um todo indivisível e indecomponível, pelo que a invalidade da sua parte afectou irremediavelmente a validade total do contrato (ver nota 33).

No entanto, como o contrato já havia produzido todos os seus efeitos materiais, o CA da ALM deliberou efectuar o pagamento (ver nota 34) emergente daquele contrato, por forma a evitar o enriquecimento sem causa da ALM, de acordo com as disposições conjugadas dos artigos 45.º, n.º 3, e 59.º, n.os 2 e 4, da Lei n.º 98/97 (ver nota 35).

Na análise à referida empreitada, já abordada no Parecer sobre a Conta de 2002, cumpre referir o seguinte:

1 - Embora os trabalhos relativos à empreitada, incluindo os resultantes dos trabalhos a mais e dos erros e omissões, tivessem sido concluídos a 12 de Dezembro de 2002 (ver nota 36), o auto de recepção provisória da obra só foi assinado a 6 de Junho de 2003 e o contrato adicional a 26 de Janeiro de 2004, tendo sido remetido à SRMTC a 3 de Fevereiro de 2004.

Esta situação foi justificada (ver nota 37) pelas dificuldades havidas na outorga do contrato, motivadas por um litígio entre os sócios da empresa adjudicatária relativamente aos poderes de representação da sociedade;

2 - Para a realização dos considerados "trabalhos a mais", o dono da obra não emitiu ordens escritas, contrariando o previsto no n.o 2 do artigo 26.º do DL n.º 59/99, de 2 de Março, embora do processo conste um relatório (sem data) sobre a proposta de trabalhos a mais elaborado pela engenheira responsável pela fiscalização da obra.

Neste particular, recorde-se que a recusa do visto ao contrato em apreço, alicerçou-se no facto de parte dos trabalhos ali inseridos terem sido indevidamente qualificados como "trabalhos a mais".

3 - A 30 de Abril de 2004, cerca de ano e meio depois da conclusão dos trabalhos, foi lavrado o Auto de Vistoria e Medições dos trabalhos a mais, que não só não se encontrava assinado pelo representante da ALM, como não estava sustentado com as medições detalhadas das espécies de trabalhos realizados (cfr. artigo 202.º e seguintes do DL n.º 59/99 e a cláusula 13.ª do contrato inicial).

Esta situação é agravada pelo facto dos "trabalhos a mais" e dos "erros e omissões" que foram objecto de pagamento também não se encontrarem expressamente identificados como tal no Livro de Registo da Obra;

4 - Não foi elaborada a conta corrente da obra, situação esta que traduz o incumprimento do disposto nos n.os 1 e 2 do artigo 205.º do DL n.º 59/99;

5 - Embora a obra não tenha ficado concluída no prazo contratualmente estabelecido, 240 dias a contar da data da consignação, mas sim no prazo de 356 dias (nos termos do livro de registo da obra, a consignação ocorreu em 4 de Dezembro de 2001, enquanto a conclusão se verificou em 25 de Novembro de 2002), e não tenha sido concedida prorrogação ao segundo outorgante, ao abrigo do n.º 2 da Cláusula 12.ª do contrato inicial, não foi aplicada a multa prevista no artigo 201.º do DL n.º 59/99 e que consta do n.º 3 da mesma Cláusula.

No contraditório, o CA reafirmou que "(...) os trabalhos a mais foram feitos em simultâneo com o contrato inicial e que foram acompanhados pela comissão nomeada para o efeito e confirmada a sua realização pela fiscalização da obra. Quanto aos prazos não houve efectivamente uma prorrogação formal mas foi concedia tacticamente em função do acompanhamento da obra efectuada pela citada comissão e pela necessidade de proceder-se a alterações ao projecto inicial solicitadas pelo dono da obra."

6 - O cabimento e compromisso foram registados apenas a 19 de Dezembro de 2003, cerca de um ano após a conclusão dos trabalhos, mas antes da celebração do contrato adicional.

B - Foram realizados diversos trabalhos pela empresa "Tecnaco - Técnicos de Construção, Lda.", que se encontram suportados pelos seguintes processos de despesa (ver nota 38):

QUADRO 7

Trabalhos executados pela empresa Tecnaco, Lda., na ALM, durante a gerência de 2004

(ver documento original)

Da análise aos processos acima referidos resultam as seguintes constatações:

a) Todos os trabalhos foram realizados no edifício sede da ALM, no segundo semestre de 2004, alguns deles até Outubro, e outros no mês de Dezembro;

b) Apesar da coincidência temporal das datas em que se realizaram as obras e entre os próprios trabalhos em si, foi iniciado um procedimento distinto para cada um dos trabalhos, com base no seu valor estimado;

c) Para a execução dos trabalhos foram seguidos os procedimentos previstos no DL n.º 59/99, de 2 de Março, com a excepção dos relativos às AP's n.os 2036 e 2620, em que o regime jurídico seguido foi o previsto no DL n.º 197/99, de 8 de Junho;

As coincidências verificadas quanto aos períodos em que os trabalhos foram realizados, à situação de ser o mesmo fornecedor e a natureza dos trabalhos, sugerem que devessem ter sido considerados num mesmo contrato, que seria precedido pelo procedimento adjudicatório adequado.

Neste particular, admite-se que parte dos trabalhos em apreço possam ser considerados prestações autónomas de aquisição de serviços ou bens (é o caso da execução e montagem dos armários, no valor de Euro 4 560, e do fornecimento e colocação de bancadas no hemiciclo, no valor de Euro 14 110,50), todavia, o artigo 5.º do DL n.º 59/99 prevê que, no caso de estarmos perante uma situação que engloba simultaneamente uma parte de empreitada e uma parte de aquisição ou locação de bens e serviços (contrato misto), é aplicável o regime previsto para a componente de maior expressão financeira, que, no caso vertente, corresponde aos trabalhos da empreitada (Euro 19 278,51).

Nesta conformidade, o regime jurídico adoptado deveria ter sido o das empreitadas de obras públicas e, consequentemente, face ao valor em causa, o procedimento deveria ter sido o previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 48.º do citado DL n.º 59/99 (concurso por negociação).

Atendendo a que os elementos em presença não fornecem fundamentação que justifique o lançamento de procedimentos autónomos para a adjudicação dos trabalhos em causa, entende-se não dever ser excluída, desde já, a hipótese de um eventual fraccionamento da despesa com a intenção de a subtrair a um procedimento mais solene, que é proibido pelo n.º 2 do artigo 16.º do DL n.º 197/99, de 8 de Junho, aplicável ex vi do artigo 4.º deste diploma.

Registe-se que, apesar dos fornecimentos relativos às AP's n.os 2036 e 2620 não terem respeitado o regime jurídico das empreitadas, foi efectuada a dedução prevista no artigo 138.º do DL n.º 498/72, de 9 de Dezembro, relativo ao desconto de 0,5% para a Caixa Geral de Aposentações, em contratos de empreitada, tarefas e fornecimentos de obras públicas.

Em sede de contraditório, os responsáveis alegaram que inicialmente apenas estavam previstos os trabalhos de remodelação dos sanitários e a alteração interna ao hemiciclo. Argumentaram ainda que os restantes surgiram pontualmente, detalhando os motivos da sua realização e que nessas "(...) circunstâncias consideramos que em relação a cada um dos actos que foram objecto de decisão em momentos diferentes, adoptamos os procedimentos adequados à sua realização."

Face ao acima referido e aos argumentos carreados para o processo, entende-se que a hipótese de um eventual fraccionamento da despesa com a intenção de a subtrair a um procedimento mais solene parece ficar prejudicada pela evidência, fornecida pelos elementos em presença, de que a situação em análise ficou a dever-se a um deficiente planeamento.

Não obstante, se o CA tivesse adoptado um único procedimento adjudicatório, poderiam ter sido melhor salvaguardados os princípios gerais que regem a contratação pública, mormente, os consagrados nos artigos 7.º a 15.º do aludido DL n.º 197/99, aplicáveis às empreitadas de obras públicas, ex vi do seu artigo 4.º, em particular, os da publicidade (artigo 8.º), igualdade (artigo 9.º) e concorrência (artigo 10.º).

2.4.4.2 - Rubrica "07.01.09 - Equipamento Administrativo"

Relativamente aos gastos com o equipamento administrativo, os processos de despesa encontravam-se, em regra, suficientemente documentados e respeitaram o quadro legal de realização das despesas.

Nos itens objecto de verificação, os procedimentos desenvolvidos para a aquisição de bens e serviços limitaram-se ao ajuste directo, ou em razão do valor do contrato (ver nota 39) ou porque as aquisições foram efectuadas ao abrigo dos contratos públicos de aprovisionamento celebrados pela Direcção-Geral do Património (ver nota 40). Aliás, neste último caso, a ALM chegou a desencadear um procedimento de consulta a duas entidades, ambas subcontratadas dos fornecedores da Central de Compras do Estado, tendo optado pela proposta que apresentava preços mais vantajosos.

Os equipamentos administrativos, adquiridos através dos processos de despesa seleccionados, encontravam-se, em regra, lançados tanto na relação dos bens adquiridos na gerência como no cadastro e inventário da ALM, conforme se apurou no controlo efectuado ao ficheiro geral e às fichas de inventário. A aplicação informática de suporte a estes registos reflecte o regulamento do Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE), aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril.

Da amostra seleccionada, só apenas num caso (uma fotocopiadora IR - 3300DFIN CANON, adquirida através da AP n.º 585) foi detectado que, por lapso, na introdução do número sequencial do bem na conta de imobilizado correspondente (ver nota 41), a aplicação não gerou a data de incorporação (ver nota 42), e, por isso, as amortizações não foram calculadas nem se processou o respectivo registo contabilístico.

2.4.4.3 - Inventariação dos bens de imobilizado

A forma de registo dos bens do imobilizado processa-se de acordo com a seguinte síntese descritiva:

1 - O registo de abertura (provisório) no inventário do imobilizado ocorre antes da elaboração da proposta de compra, momento em que é aberta uma ficha de imobilizado, sendo atribuído o código do classificador geral do CIBE e identificada a respectiva conta de imobilizado, com o correspondente número sequencial;

2 - Com a recepção da factura e a sua liquidação, é efectuado o registo de entrada do bem, com a confirmação do número sequencial anteriormente produzido, accionando o preenchimento automático dos campos da ficha de imobilizado relativos ao valor do bem e à data da sua incorporação;

3 - Na posse destes dados o sistema está apto a proceder à valorização do bem, determinar o seu período de vida útil, executar as amortizações e reflectir esses valores na contabilidade patrimonial.

Procedeu-se, ainda, a uma selecção de elementos do imobilizado, a partir das amostras seleccionadas para testes de conformidade e da listagem dos bens adquiridos na gerência, com o objectivo de verificação do controlo físico e do grau de detalhe das respectivas fichas individuais de inventário. Apurou-se que os bens estavam devidamente identificados, apresentando na ficha de identificação a informação suficiente (quanto à sua identificação, descrição, valorização e registo, afectação e restantes campos informativos). A verificação física efectuada demonstrou que, na generalidade, os bens seleccionados se encontravam nos locais mencionados na ficha individual, ou afectos às pessoas mencionadas.

A sua etiquetagem, em regra (ver nota 43), não foi ainda realizada, estando apenas concluída para os bens adquiridos até 2002. De igual forma, não foram ainda definidos os procedimentos de informação, reporte e controlo relativamente à gestão do imobilizado (como por exemplo, quanto a comunicação dos abates ou reafectação dos bens, condições de funcionalidade, inspecções físicas e sua periodicidade, bens (valores) capitalizáveis (ou de consumo), confrontação do ficheiro com os registos contabilísticos). Mais se salienta que o projecto de Manual de Controlo Interno é totalmente omisso nesta matéria.

Sobre esta matéria o CA informou que "A etiquetagem está em fase de conclusão e na revisão do Manual de Controlo Interno iremos definir os procedimentos de informação, reporte e controlo relativamente à gestão do imobilizado", o que apraz registar.

2.5 - Recomendações formuladas em anteriores auditorias

Nos Pareceres sobre as Contas de Gerência de 2002 e 2003 da ALM formularam-se as seguintes recomendações:

1 - A necessidade de serem aperfeiçoados/modificados alguns procedimentos de controlo interno implementados, designadamente no que se refere à segregação das funções incompatíveis entre si, à observância da sequência normal do ciclo da despesa e ao controlo das operações realizadas;

2 - A observância das normas legais constantes do DL n.º 59/99, de 2 de Março, nomeadamente quanto à adjudicação, na realização de empreitadas de obras públicas, devendo, igualmente, os cadernos de encargos e os programas de concurso conterem, de forma clara e precisa, as características da obra e as condições técnicas da sua execução.

No que concerne ao grau de acatamento das recomendações acima identificadas, constatou-se que:

Embora no projecto de Manual de Controlo Interno da ALM esteja patente um esforço tendente a uma maior segregação de funções incompatíveis entre si (ver nota 44), verificou-se que os procedimentos de controlo interno eram os que existiam aquando da verificação à Conta de 2003, continuando as funções de tesouraria, contabilidade, aprovisionamento e economato a estar centralizadas no DF, e as funções de Tesoureiro a ser acumuladas com as de Chefe do DF;

No que se refere à observância da sequência normal do ciclo da despesa, é de salientar o facto dos registos contabilísticos de cabimento e de compromisso terem deixado de ser realizados em simultâneo, devido à introdução de um novo documento, denominado de Informação de Compromisso Assumido (ICA), bem como o facto de terem sido desenvolvidos esforços no sentido de fazer coincidir a data de "registo da autorização de pagamento" com a de "emissão dos meios de pagamento";

Quanto ao controlo das operações realizadas, continua a não existir evidência da sua realização, embora no projecto de Manual de Controlo Interno da ALM se encontre prevista, aquando da recepção dos bens, a aposição, nos documentos conferidos, da assinatura do funcionário responsável (cf. pp. 34 e 40 do projecto de Manual). Como aspecto positivo, assinala-se o facto de, em regra, os processos de despesa referenciarem a natureza do meio de pagamento utilizado (cheque ou transferência bancária) e a data da emissão do mesmo;

No tocante à recomendação relativa à observância das normas legais constantes do DL n.º 59/99, de 2 de Março, conclui-se, pela análise à rubrica "07.01.03 - Edifícios", que esta não foi completamente acatada (cf. ponto 2.4.4.1 deste documento).

Relativamente ao acolhimento das recomendações formuladas em Pareceres anteriores ao da Conta de Gerência de 2002, há a salientar o seguinte:

Os documentos comprovativos dos pagamentos efectuados pelo fundo permanente, a partir de Janeiro de 2004, passaram a estar arquivados conjuntamente com os restantes processos de despesa;

Relativamente ao confronto entre os bilhetes e a requisição externa, no caso das viagens dos deputados, a ALM, no ofício enviado a 21 de Fevereiro de 2005, informou que esse controlo ficou prejudicado pelo facto do bilhete de avião ter deixado de ser impresso (foi substituído pelo bilhete electrónico). Mais esclareceram que "a Assembleia exerce o respectivo controlo através da factura emitida pela agência de viagens no qual se encontra averbado o número do bilhete da passagem, o que nos permite a qualquer momento verificar se efectivamente a passagem foi ou não utilizada" e que "Por outro lado, o cartão de embarque, dado o seu tamanho, muitas das vezes perde-se ou é esquecido pelo que se torna difícil, por esta via, exercer qualquer controlo".

3 - Demonstração numérica (artigo 53.º, n.º 2, da LOPTC)

O Mapa de Fluxos de Caixa, da responsabilidade dos membros do CA identificados no ponto 1.3, abre com o saldo fixado no Parecer relativo à Conta de Gerência de 2004, encontrando-se resumido no quadro seguinte:

(ver documento original)

Em conformidade com a análise constante do ponto 2.4.1, carecem de eventual ajustamento:

Os recebimentos na rubrica "07.01.08 - Vendas de bens - Mercadorias", que deverão ser diminuídos no montante de Euro 3 820,84;

Os pagamentos pela rubrica "02.02.11 - Representação dos serviços", que deverão ser diminuídos no montante de Euro 3 820,84.

4 - Conclusões da auditoria

De acordo com o preceituado na alínea b) do n.º 1 do artigo 5.º da Lei n.º 98/97, a auditoria à Conta de 2004 da ALM foi executada em conformidade com as políticas e normas adoptadas pelo TC, que reflectem as normas internacionais de auditoria geralmente aceites. Foi analisada, numa base de amostragem, a legalidade, a regularidade e a adequada contabilização das operações subjacentes às quantias e informações constantes da Conta.

Com base na verificação realizada, considera-se que o Mapa de Fluxos de Caixa, e demais demonstrações relativas à contabilidade orçamental, evidenciam, de forma apropriada, os pagamentos e recebimentos associados à execução do orçamento, não sendo todavia possível emitir uma opinião relativamente às demonstrações de natureza patrimonial, por inexistência ou insuficiência da informação de suporte, derivada, designadamente, de uma deficiente parametrização e utilização da aplicação informática adquirida (cf. ponto 2.3).

Neste âmbito, cumpre salientar:

A melhoria da segurança do sistema informático, quer em termos de estruturas implementadas, quer em termos de potencialidades futuras (cf. ponto 2.2.2.2);

O elevado investimento realizado com a aplicação SAP R/3, que no final da gerência de 2004 ascendia a cerca de 630 milhares de euros (cf. ponto 2.2.3), a qual continua a evidenciar deficiências de parametrização, levando a que ainda não funcione adequadamente, quer no que se refere aos registos na contabilidade patrimonial, quer na emissão dos documentos de prestação de contas (cf. pontos 2.2.2.3 e 2.3);

A iniciativa de realização de uma auditoria ao sistema SAP R/3, através da contratualização com uma entidade terceira, a se concretizar durante a gerência de 2005, com vista a identificar os problemas que impedem o bom funcionamento do Sistema, bem como as medidas tendentes à sua correcção (cfr. ponto 2.2.3);

O adequado funcionamento e parametrização do módulo aplicacional HR do sistema SAP R/3 (cfr. ponto 2.2.2.4);

A conveniência em ser encontrada uma formulação legal que defina melhor a partilha de responsabilidades no financiamento da actividade dos grupos parlamentares entre as dotações gerais do orçamento da ALM e as transferências previstas no n.º 1 dos artigos 46.º e 47.º do DLR n.º 24/89/M (cfr. ponto 2.4.3);

O aperfeiçoamento do planeamento e da fundamentação da escolha dos procedimentos de contratação das empreitadas de obras públicas a cargo da ALM (cfr. ponto 2.4.4.1);

O acolhimento da maioria das recomendações formuladas no Parecer sobre a Conta da ALM de 2003 (cfr. ponto 2.5).

5 - Emolumentos

Nos termos do n.º 1 do artigo 9.º do Regime Jurídico dos Emolumentos do Tribunal de Contas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 66/96, de 31 de Maio, com a nova redacção dada pela Lei n.º 139/99, de 28 de Agosto, são devidos emolumentos no valor global de Euro 1 585,80, a suportar pela Assembleia Legislativa da Madeira (cfr. Anexo IV).

Parecer

Face ao exposto, e sem prejuízo das observações formuladas, o Colectivo previsto no n.º 1 do artigo 42.º da Lei n.º 98/97, de 26 de Agosto, reunido aos 21 de Junho de 2005, na Sala de Sessões da Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas, aprova, nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea b), da Lei n.º 98/97, o Parecer sobre a conta relativa ao ano económico de 2004, a fim de ser remetido à Assembleia Legislativa da Madeira, e mais decide:

a) Fixar os emolumentos devidos pela Assembleia Legislativa da Madeira em Euro 1 585,80;

b) Determinar que seja remetido um exemplar do presente Parecer a Sua Excelência o Presidente da Assembleia Legislativa;

c) Ordenar a notificação deste Parecer ao Conselho de Administração da Assembleia Legislativa;

d) Entregar ao Excelentíssimo Magistrado do Ministério Público um exemplar do presente relatório, nos termos e para efeitos do disposto no n.º 4 do artigo 29.º da LOPTC;

e) Que se divulgue o Parecer nos meios de comunicação social e na Internet.

21 de Junho de 2005. - O Conselheiro Presidente do Tribunal de Contas, Alfredo José de Sousa. - O Juiz Conselheiro da Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas, Manuel Roberto Mota Botelho (relator). - O Juiz Conselheiro da Secção Regional dos Açores do Tribunal de Contas, Nuno Lobo Ferreira. - Fui presente, o Procurador-Geral-Adjunto, Orlando de Andrade Ventura da Silva.

ANEXOS

I - Descrição do módulo aplicacional HR do sistema SAP R/3

O módulo HR permite a integração com os restantes módulos, encaminhando a informação para onde esta é necessária, nomeadamente: a informação do sistema de vencimentos, a qual está imediatamente disponível para funções da área financeira e da contabilidade analítica; a informação proveniente do sistema de planeamento de produção é automaticamente dada a conhecer ao sistema de controlo de presenças; as alterações na estrutura organizativa da entidade são imediatamente reflectidas nos dados mestre.

Contudo, este módulo é separado das outras componentes SAP e abrange todo o leque de actividades relacionadas com os recursos humanos, incluindo, para além da gestão de recursos humanos, aplicações orientadas para a contabilidade, gestão de produção e dos materiais, gestão da qualidade e manutenção, vendas e distribuição e gestão de projecto. Os utilizadores podem, ainda, personalizar esta aplicação ou integrá-la com outros componentes não provenientes do SAP.

Este módulo suporta, na vertente do PA - Administração de Pessoal, entre outros, dados mestre, a manutenção e avalização de candidaturas no âmbito de processos de recrutamento, efectuando as tarefas de comparação de qualificações e selecção de candidatos com base no perfil definido para a função, as funções de suporte ao cálculo das deslocações em serviço, incluindo uma interface com o módulo de contabilidade e de salários, e o processamento de salários.

Todas as operações no planeamento de custos do pessoal são em tempo real, sendo as alterações organizacionais, actualizadas na base de dados central, entrando logo em vigor e podendo ser enviadas para serem incluídas no orçamento da entidade.

O processamento de salários efectua-se de acordo com parâmetros pré-definidos, envolvendo, em geral, as normas em vigor, estando integrado com a contabilidade financeira. O sistema possui mecanismos de segurança e de verificação do processamento de salários que impedem o pagamento em duplicado a um colaborador, garantem a precisão de resultados, permitem reconhecer as informações incorrectas e corrigir os erros existentes, permitindo, ainda, o reconhecimento automático das alterações relativas aos dados contabilísticos.

Este módulo armazena todos os dados no sistema com datas de validade exactas, permitindo manter o registo preciso de todos os desenvolvimentos e possui ligações de arquivo óptico que permitem visualizar documentos originais, tais como contratos ou fotografias dos funcionários. Aquando da actualização de um dado, todas as informações relacionadas com este são automaticamente seleccionadas e armazenadas. Existe, ainda, um programa de arquivo que permite arquivar informação que já não seja útil ao actual processamento de salários.

II - Importâncias despendidas com o software SAP R/3 na gerência de 2004

(ver documento original)

III - Contraditório - Resposta do CA da ALM

(ver documento original)

IV - Nota de emolumentos e outros encargos

(Decreto-Lei n.º 66/96, de 31 de Maio) (ver nota *)

Acção: Verificação externa à Conta de Gerência de 2004 da ALM

Entidade fiscalizada: Assembleia Legislativa da Madeira

Sujeito passivo: Assembleia Legislativa da Madeira

(nota *) Diploma que aprovou o regime jurídico dos emolumentos do TC, rectificado pela Declaração de Rectificação n.º 11-A/96, de 29 de Junho, e na nova redacção introduzida pela Lei n.º 139/99, de 28 de Agosto, e pelo artigo 95.º da Lei n.º 3-B/2000, de 4 de Abril.

(nota 1) Publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 7, de 11 de Janeiro de 2005.

(nota 2) Com as alterações que foram introduzidas pelos DLR n.º 2/93/M, de 20 de Fevereiro, e n.º 10-A/2000/M, de 26 de Abril.

(nota 3) O relatório e a conta da ALM são remetidos ao Tribunal de Contas até 31 de Março do ano seguinte àquele a que digam respeito, nos termos do n.º 2 do artigo 31.º da Lei n.º 6/91, de 20 de Fevereiro (LEORAM), com as alterações introduzidas pela Lei n.º 53/93, de 30 de Julho.

(nota 4) Publicada na 2.ª série do DR, de 14 de Fevereiro (n.º 38), e aplicada à RAM através da Instrução n.º 1/2004 da SRMTC, publicada no DR, 2.ª série, n.º 126, de 29 de Maio.

(nota 5) Aprovado pela Resolução n.º 2/99, da 2.ª Secção, do Tribunal de Contas, de 28 de Janeiro, e aplicado à SRMTC pelo Despacho Regulamentar n.º 1/01-JC/SRMTC, de 15 de Novembro.

(nota 6) Cf. Despacho n.º 02/2004/M e Resoluções n.os 07/CODA/04, 19/CODA/04, 57/CODA/04, 77/CODA/04, 86/CODA/04, 99/CODA/04 e 106/CODA/04.

(nota 7) Em 2003 as receitas próprias registaram uma diminuição de 40,31% relativamente ao exercício económico de 2002, enquanto que em 2004 estas diminuíram 3,34% em relação a 2003.

(nota 8) A etiquetagem dos bens está a realizar-se com recurso ao sistema SAP, a uma impressora de etiquetas de código de barras e a um sistema de leitura óptica.

(nota 9) Com as seguintes características: Extintores automáticos adequados; Sistema de alarme contra fogo com chamada automática dos bombeiros e com aviso automático aos responsáveis pelo Gabinete de Informática; Detectores de fumos e fogo em todas as áreas, incluindo o piso falso e o interior dos bastidores; Extintores de incêndio manuais, dentro do Data Center e nos corredores de acesso (ponto já mplementado, embora de uma forma provisória); Portas de segurança e vidro existente entre as duas salas com características "antifogo"; Plano de emergência para situações de incêndio.

(nota 10) Que também foi pensado de forma a abarcar as seguintes situações: A aquisição de mais seis servidores, duas unidades externas de armazenamento de dados e um novo dispositivo de Backup; Possibilidade de aquisição de um novo sistema informático de gravação de som e imagem do hemiciclo; Inadequabilidade do sistema de refrigeração existente.

(nota 11) A funcionalidade de detecção de intrusão encontra-se activada nas máquinas que dela dispõem.

(nota 12) As operações escolhidas envolveram a alteração de parâmetros do registo mestre do módulo HR, que tinham repercussões nos cálculos finais dos vencimentos (a introdução de horas extraordinárias, tanto no presente mês, como em meses já decorridos, e o lançamento de ajudas de custo).

(nota 13) Tal é o caso:

Para os funcionários: do mapa de assiduidade, das informações sobre nomeações/admissões/promoções, as progressões (reflectidas em Mapa mensal), os boletins de ajudas de custo, o trabalho prestado em dias feriados, de descanso semanal ou complementar;

Para os deputados: as folhas de presença e os requerimentos do subsídio de reintegração e da subvenção vitalícia;

Para o pessoal dos gabinetes dos grupos parlamentares: as nomeações, despachos e requerimentos.

(nota 14) O módulo HR possui mecanismos de segurança que impedem a duplicação de vencimentos e o processamento de operações irregulares.

(nota 15) Também foram modificadas algumas cláusulas deste contrato, concretizadas sobretudo nas alterações à Cláusula 3.ª (Preço) - foi eliminada a taxa fixa mensal de Euro 800, tendo em contrapartida sido aumentados os valores do tarifário das intervenções efectuadas por consultores para os Euro 400, aos quais acresce Euro 120, no caso dos em que estes tenham de se deslocar de fora da RAM.

(nota 16) De acordo com a proposta apresentada a 18 de Abril de 2005, a prestação de serviços custará Euro 5000, acrescidos do IVA à taxa legal em vigor, e terá como objectivo "identificar os problemas que impedem o bom funcionamento do Sistema", evidenciando as desconformidades com o caderno de encargos e com a proposta apresentada pelo fornecedor da aplicação SAP R/3, as causas e responsabilidades pelas mesmas, as oportunidades e necessidades de melhoria e os meios necessários para o efeito.

(nota 17) Foram corrigidos os valores das contas "12 - Depósitos em instituições financeiras", "272 - Custos diferidos", "51 - Património", "59 - Resultados transitados", "88 - Resultado líquido do exercício", "221 - Fornecedores c/c", 2611 - Fornecedores de imobilizado c/c" e "274 - Proveitos diferidos".

(nota 18) Foi remetida nova reconciliação bancária que autonomiza os movimentos de reconciliação originados no mês de Dezembro de 2004 dos relativos ao período complementar.

(nota 19) O saldo das dívidas a fornecedores não inclui os pagamentos feitos durante o período complementar.

(nota 20) Cfr. ponto n.º 7.3 do POCP, publicado em anexo ao DL n.º 232/97, de 3 de Setembro.

(nota 21) As verbas foram normalmente requisitadas em impresso exterior ao SAP R/3, de acordo com o duodécimo correspondente, em duas tranches, uma para financiamento das despesas de pessoal e a outra para as restantes despesas correntes. A execução orçamental cumpriu com as etapas do procedimento da receita, sendo o reconhecimento do direito às verbas coincidente com a emissão da requisição, o seu processamento (liquidação) suportado pela guia de pagamento emitida pelo Tesoureiro do GR e o recebimento efectuado por cheque, que foi de imediato depositado. A relevação contabilística acompanhou o ciclo de execução da receita, tendo cada uma das etapas sido objecto de registo, em conformidade com as regras contabilísticas. O reconhecimento do direito determinou um registo a crédito na conta "742 - Transferências correntes obtidas", por contrapartida da conta "21.1x - Clientes c/c". A liquidação, um lançamento a débito na conta "2511 - Devedores pela execução do orçamento - Orçamento corrente" e a crédito na conta 21.1x. E o recebimento, um movimento a crédito na conta 2511 compensada pela entrada em depósitos da verba transferida.

(nota 22) Embora não exista uma autorização formal, os membros dos Gabinetes da Presidência e da Vice-Presidência, do Gabinete do Secretário-Geral e os Deputados podem efectuar consumos nas cafetarias a título de despesas de representação.

(nota 23) Na conta "61 - Custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas", pelo apuramento dos consumos de bens, e na conta "62221 - Despesas de Representação", pela aquisição dos bens à cafetarias.

(nota 24) Na rubrica "02.01.16 - Aquisição de bens - mercadorias para venda", pelos pagamentos aos fornecedores, e na "02.02.11 - Representação de serviços", pelo fornecimento de bens pela cafetaria.

(nota 25) Cfr. CAIADO, António, e PINTO, Ana, Manual do Plano Oficial de Contabilidade Pública, Vislis Editores, 1997, no ponto 4.8, da Parte IV, do Cap. 4, pág. 246.

(nota 26) É de evidenciar apenas o facto de nas AP's n.os 1880, 1886, 1909 e 2067, de 30 de Dezembro de 2004, não terem sido identificadas as datas de realização dos pagamentos.

(nota 27) Esta norma dispõe que "os partidos com um único deputado e os grupos parlamentares dispõem, para a utilização de gabinetes constituídos por pessoal da sua livre escolha, nomeação, exoneração e qualificação, de uma verba anual, (...)".

(nota 28) No montante de Euro 630 530,82.

(nota 29) Na amostra seleccionada (meses de Junho e Novembro), foram identificados pagamentos a funcionários dos gabinetes dos grupos parlamentares, por esta rubrica, no montante total de Euro 120.

(nota 30) Note-se que segundo aquela norma, apenas os encargos sociais são da responsabilidade da ALM, o que não é o caso.

(nota 31) O n.º 8 do artigo 46.º dispõe que "A aplicação do disposto neste artigo não prejudica a situação existente em cada gabinete de apoio aos grupos parlamentares, nem a fixação do quadro previsto no n.º 2 prejudica a utilização da totalidade do montante referido no n.º 1 do presente artigo.".

(nota 32) Ao valor facturado pelo fornecedor, Euro 139 247,29 (Euro 123 227,69 respeitantes a trabalhos a mais e a erros e omissões, e Euro 16 019,60 relativos ao IVA), foi deduzido o desconto para CGA, Euro 616,14, e a caução Euro 6 161,38.

(nota 33) Cfr. Decisão n.º 22/FP/2004, de 22 de Abril de 2004.

(nota 34) A 6 de Maio de 2004, pela Resolução n.º 48/CODA/04, que não se encontra assinada.

(nota 35) Estas normas permitem o pagamento dos trabalhos realizados até à notificação da recusa do visto.

(nota 36) Cfr. o preâmbulo do contrato adicional que refere que os trabalhos tiveram início a 7 de Janeiro de 2002 e ficaram concluídos a 12 de Dezembro de 2002.

(nota 37) No âmbito da instrução do processo de fiscalização prévia, através do ofício da ALM n.º 785/9.1, de 6 de Abril de 2004, que referia que "(...) o presente contrato só agora é submetido a visto por parte dessa Secção Regional do Tribunal de Contas em virtude da identificação quanto à representação da empresa na outorga do contrato, gerada pela acção de Procedimento Cautelar de Suspensão das Deliberações Sociais movida pelo sócio-gerente, responsável pela Filial no Funchal da empresa e interlocutor desta em tudo o que à obra dizia respeito, e da citação, proferida pelo Tribunal, em Agosto de 2002, na sequência daquela."

(nota 38) A extensão da amostra resultou da análise às ordens de transferência bancária que evidenciou a realização de outros pagamentos àquele fornecedor. Consequentemente, foram solicitados, para efeitos de conferência, todos os processos de despesa constantes do extracto da conta deste fornecedor.

(nota 39) Sustentado na alínea f) do n.º 1 do artigo 78.º e alínea a) do n.º 3 do artigo 81.º, ambos do DL n.º 197/99, de 8 de Junho.

(nota 40) Cfr. alínea a) do n.º 1 do artigo 86.º do DL n.º 197/99, de 8 de Junho.

(nota 41) Houve uma troca na numeração, operação que validaria definitivamente o registo, tendo consequentemente sido atribuído um número de um bem já existente, cujo prazo de vida útil já tinha sido ultrapassado.

(nota 42) Data de entrada em funcionamento, a partir da qual são determinadas as amortizações e gerados os duodécimos.

(nota 43) Apenas um dos dez bens seleccionados estava etiquetado.

(nota 44) Nomeadamente no que se refere ao registo de entrada dos materiais no momento em que os bens são recepcionados, em vez de no momento da recepção da factura (cfr. pág. 34 do projecto de Manual).