Portaria (extracto) n.º 1300/2006, de 14 de setembro

Portaria (extracto) n.º 1300/2006

A Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação, no exercício das suas actividades específicas e no decorrer dos processos de negócio, produz documentos que carecem de gestão arquivística, tendo em vista a eficácia administrativa e o direito à informação por parte do cidadão, de acordo com o princípio da administração aberta.

Com efeito, a adequada gestão de documentos de arquivo com práticas eficazes nos domínios da criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos impõe-se face ao crescimento da produção documental junto das administrações produtoras e responsáveis pelo seu tratamento.

Com o objectivo de racionalizar a acumulação futura de documentos de arquivo produzidos pela Secretaria-Geral, torna-se necessário estabelecer regras que permitam regular o arquivo, designadamente em termos de avaliação, de fixação de prazos de conservação e procedimento de eliminação criteriosa de documentos ou a salvaguarda dos que revestem interesse histórico e informativo.

Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Inovação e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o regulamento arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

3 de Agosto de 2006. - O Ministro da Economia e da Inovação, Manuel António Gomes de Almeida de Pinho. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.

ANEXO

Regulamento arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação

1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pela Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação, adiante designada por SGMEI, no âmbito das suas atribuições e competências.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMEI tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, após o termo dos respectivos prazos de conservação em fase administrativa.

2 - É da responsabilidade da SGMEI a fixação dos prazos de conservação dos documentos em fase administrativa.

3 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, os prazos de conservação dos documentos em fase administrativa são os que constam da tabela de selecção, a qual constitui o anexo I do presente regulamento.

4 - Os prazos de conservação administrativa são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos sem qualquer possibilidade de reabertura.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT e sob proposta da SGMEI, proceder à avaliação final dos documentos para efeitos de determinação dos que são desde logo eliminados e os que seguem para arquivo.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente, em arquivo definitivo, deve ser efectuada pela SGMEI, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção constante do anexo I.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 9.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção, constante do anexo I, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - As revisões referidas no número anterior serão submetidas, mediante proposta devidamente fundamentada, pela SGMEI a parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

5.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Findos os prazos de conservação em fase administrativa, a documentação deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo definitivo.

2 - As remessas dos documentos para arquivo definitivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMEI vier a determinar.

3 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

4 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

6.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados no n.º 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente regulamento.

7.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos e respectivos suportes aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativos fixados na tabela de selecção. O suporte original pode, contudo, ser eliminado antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 9.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de selecção, a SEGMEI pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos e respectivo suporte que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.

4 - A eliminação do suporte original dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só pode ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 9.º

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

8.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.

2 - O modelo consta do anexo IV ao presente regulamento.

9.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte original dos documentos é feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não pode apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduz os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constam obrigatoriamente:

A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

O local e data da execução da transferência;

As assinaturas e o carimbo das entidades responsáveis.

3 - Deve ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte original dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMEI atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

11.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver documento original)