Portaria n.º 1039/2001, de 27 de agosto

Portaria n.º 1039/2001

de 27 de Agosto

O Decreto-Lei n.º 106/2001, de 6 de Abril, instituiu a obrigatoriedade de as entidades empregadoras que tenham número igual ou superior a 10 trabalhadores ao seu serviço procederem à declaração das remunerações dos mesmos em suporte informático, designadamente através da Internet, nos serviços do sistema de solidariedade e segurança social.

Com efeito, prevendo a nova Lei de Bases do Sistema de Solidariedade e Segurança Social, Lei n.º 17/2000, de 8 de Agosto, um sistema de informação de âmbito nacional assente em bases de dados, cujo elemento estruturante radica na identificação dos contribuintes, pessoas singulares e colectivas, torna-se necessário aperfeiçoar a legislação relativa à relação contributiva que liga os cidadãos à segurança social e, no âmbito desta, a matéria relativa ao regime da declaração de remunerações.

Aliás, na esteira das iniciativas governamentais tendentes a dinamizar o comércio electrónico, de que são exemplos a publicação do Livro Verde para a Sociedade da Informação em Portugal e a Iniciativa Nacional para o Comércio Electrónico, criada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 115/98, de 8 de Agosto, o despacho n.º 3172/99, de 20 de Janeiro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 39, de 16 de Fevereiro de 1999, previa já a possibilidade das entidades contribuintes remeterem mensalmente e por via electrónica as declarações de remunerações dos seus trabalhadores.

A experiência entretanto colhida na implementação deste processo e a necessidade, hoje bem mais vincada, de encorajar o envio da declaração de remunerações através da Internet, atenta a celeridade e segurança que lhe estão associadas, permitirá uma maior rapidez no reconhecimento dos direitos à protecção social e na atribuição das respectivas prestações e, bem assim, no melhor controlo das receitas por parte do sistema de solidariedade e segurança social.

Assim:

Ao abrigo do n.º 3 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 106/2001, de 6 de Abril:

Manda o Governo, pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade, o seguinte:

1.º A declaração de remunerações que os contribuintes estão obrigados a entregar nos serviços competentes do sistema de solidariedade e segurança social, de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 106/2001, é remetida através de suporte digital ou através da Internet para o endereço: www.seg-social.pt

2.º Consideram-se serviços competentes, para os efeitos previstos no presente diploma, qualquer dos centros distritais do Instituto de Solidariedade e Segurança Social.

3.º Os contribuintes abrangidos pelo despacho n.º 22528/98, de 11 de Novembro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 300, de 30 de Dezembro de 1998, que estabelece as regras de adesão ao euro na fase de transição, estão vinculados aos procedimentos nele estabelecidos, sem prejuízo da opção pela declaração de remunerações via Internet, através do endereço referido no n.º 1.

4.º O cômputo do número de trabalhadores, para efeitos do n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 106/2001, é efectuado em relação à globalidade dos trabalhadores, por entidade empregadora, independentemente do local do exercício da actividade.

5.º Os contribuintes que se encontrem vinculados à entrega da declaração de remunerações em suporte informático ou aqueles que, facultativamente, pretendam aderir a esta forma de declaração devem proceder ao respectivo registo de utilizador no endereço referido no n.º 1 ou nos serviços competentes, nas situações em que não disponham de acesso à Internet.

6.º O registo de utilizador é efectuado em modelo próprio, anexo I à presente portaria, disponibilizado em suporte de papel e em suporte informático.

7.º A declaração de remunerações obedece aos requisitos técnicos constantes do anexo II à presente portaria.

8.º Para além dos requisitos técnicos estabelecidos no anexo II, o contribuinte está ainda obrigado:

a) A imprimir a declaração de resumo de totais com o respectivo código de certificação e data de recepção, que deverá ser conservada como certificado de remessa, no caso de envio de declaração de remunerações via Internet;

b) A remeter, por ficheiro, uma declaração resumo de totais, em duplicado, assinada e autenticada, constituindo uma das vias prova de entrega da declaração de remunerações, após certificação pelos serviços competentes, no caso de envio de declaração de remunerações através de disquete.

9.º Há lugar à substituição do ficheiro da declaração de remunerações nos casos em que:

a) Não haja coincidência entre os totais da declaração resumo e a informação constante do suporte informático;

b) Não possa, por razões técnicas, proceder-se ao tratamento da informação contida na declaração de remunerações.

10.º Nas situações referidas no número anterior, o contribuinte é notificado para, no prazo de 10 dias úteis, proceder à respectiva substituição, com a cominação de que, não o fazendo, a declaração de remunerações é tida por não entregue.

11.º O suporte de informação de retorno é remetido ao contribuinte, pelos serviços competentes, nos casos em que o mesmo seja solicitado.

12.º A opção pelo envio da declaração de remunerações via Internet por parte dos contribuintes obrigados à utilização de suporte informático é irreversível.

13.º Os contribuintes não abrangidos pelo n.º 1 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 106/2001 podem, a todo o tempo, optar pelo envio da declaração de remunerações em suporte informático, sendo a opção via Internet irreversível, salvo casos de força maior.

14.º As presentes normas aplicam-se, com as devidas adaptações, aos mandatários e procuradores de contribuintes.

15.º Os contribuintes cuja declaração de remunerações seja remetida via Internet por mandatários ou procuradores podem consultar a informação que lhes respeita, devendo para o efeito solicitar aos serviços competentes a atribuição do respectivo código de acesso.

16.º Os serviços do sistema de solidariedade e segurança social disponibilizam aos contribuintes os meios técnicos necessários à implementação das normas previstas na presente portaria, nomeadamente:

a) Uma aplicação informática para o preenchimento e validação da declaração de remunerações;

b) A utilização gratuita do serviço Internet existente nos quiosques instalados nas lojas da solidariedade e segurança social;

c) A informação sobre as regras técnicas aplicáveis para o envio da declaração de remunerações em suporte informático no endereço www.seg-social.pt, na opção «Serviços Especiais».

17.º Os procedimentos definidos na presente portaria não são aplicáveis às instituições de previdência criadas anteriormente à entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 549/77, de 31 de Dezembro.

18.º É revogado o despacho n.º 3172/99, de 20 de Janeiro, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 39, de 16 de Fevereiro de 1999.

19.º O presente diploma produz efeitos à data da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 106/2001, de 6 de Abril.

Pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade, José Manuel Simões de Almeida, Secretário de Estado da Solidariedade e Segurança Social, em 30 de Julho de 2001.

ANEXO I

Formulários para o registo de utilizador

(ver modelos no documento original)

ANEXO II

Características técnicas da declaração de remunerações

1 - Características técnicas gerais da declaração de remunerações em euros:

1.1 - Descrição dos registos:

Formato dos registos:

Comprimentos fixos = 116 caracteres (baites);

Tipos de registo:

Registo R0 (zero) - identificação do ficheiro - este registo único e inicial do ficheiro identifica-o como um ficheiro com remunerações em euros;

Registo R1 - identificação do contribuinte/taxa - cada contribuinte/taxa deverá ser iniciado por um registo deste tipo. Deverão existir tantos registos (R1) quantos os diferentes estabelecimentos/taxas que o contribuinte tenha a declarar;

Registo R2 - remunerações, subsídios ou outros, do beneficiário, por mês de referência. Pode existir mais de um registo deste tipo por beneficiário, mês de referência e natureza da remuneração, subsídios ou outros.

Registo R3 - cada contribuinte/taxa deverá ser finalizado por um registo deste tipo. Deverão existir tantos registos (R3) quantos os diferentes estabelecimentos/taxas (R1) que o contribuinte tenha a declarar.

1.2 - Arredondamentos - os valores das remunerações, bem como o montante das contribuições a pagar, devem ser arredondados para o cêntimo superior, se a terceira casa decimal for igual ou superior a 5 e para o cêntimo inferior se for menor que 5.

1.3 - Normas para o preenchimento dos campos - as normas para o preenchimento dos campos dias de trabalho (DIASTRB) e valor da remuneração (VALREM), subsídio ou outros, relativamente a cada código de natureza do valor (NATREM), são as seguintes:

(ver tabela no documento original)

As remunerações de carácter permanente (código P) devem corresponder à soma das retribuições a seguir indicadas:

a) A remuneração base que compreende a prestação pecuniária e prestações em género, alimentação ou habitação;

b) As diuturnidades;

c) Os prémios de rendimento, de produtividade, de assiduidade, de cobrança, de condução, de economia e outros de natureza análoga que tenham carácter de regularidade;

d) A retribuição pela prestação de trabalho extraordinário;

e) A retribuição pela prestação de trabalho em dias de descanso semanal ou em dias feriados;

f) A remuneração durante o período de férias;

g) Os subsídios por penosidade, perigo ou outras condições especiais de prestação de trabalho;

h) Os subsídios de compensação por isenção de horário de trabalho;

i) Os subsídios de residência, de renda de casa e outros de natureza análoga que tenham carácter de regularidade;

j) Os subsídios para alimentação na parte que constitua base de incidência de impostos sobre o rendimento de pessoas singulares;

k) A remuneração correspondente ao período de suspensão de trabalho com perda de retribuição como sanção disciplinar;

l) As gratificações, sempre que pela legislação de trabalho sejam consideradas retribuições.

As remunerações de outros subsídios (código X) correspondem aos seguintes subsídios, de carácter anual, pagos no mês a que se reporta o registo:

a) Subsídio de Páscoa;

b) Outros subsídios de natureza análoga.

Os códigos 1, 8 e 9 são só aplicáveis apenas aos trabalhadores ferroviários.

O código 2 refere-se à remuneração durante o período de férias não gozadas por cessação do contrato de trabalho.

O código 6 é utilizado para todas as diferenças que haja a lançar, reportadas a meses anteriores, incluindo horas extraordinárias (como por exemplo os retroactivos).

As seguintes indicações devem ser seguidas no preenchimento dos ficheiros:

Não utilizar vírgulas nem pontos decimais, caracteres especiais, acentos e cedilhas;

Só usar caracteres de letra maiúscula;

Os valores do mesmo tipo e do mesmo mês devem ser aglutinados;

Os valores de retroactivos ou diferenças de salários de meses anteriores obrigam ao preenchimento do campo MREFREM, indicando aí o mês e o ano a que respeitam;

Se existirem valores ou dias de trabalho a deduzir, os campos SINREM e SINDIA devem ser preenchidos com sinal negativo.

1.4 - Registo R0 - identificação do ficheiro:

(ver tabela no documento original)

1.5 - Registo R1 - identificação do contribuinte/taxa:

(ver tabela no documento original)

1.6 - Registo R2 - remunerações do beneficiário:

(ver tabela no documento original)

1.7 - Registo R3 - registo de totais:

(ver tabela no documento original)

2 - Características técnicas gerais da declaração de remunerações em escudos:

2.1 - Descrição dos registos:

Formato dos registos:

Comprimentos fixos = 116 caracteres (baites);

Tipos de registo:

Registo R1 - identificação do contribuinte/taxa - cada contribuinte/taxa deverá ser iniciado por um registo deste tipo. Deverão existir tantos registos (R1) quantos os diferentes estabelecimentos/taxas que o contribuinte tenha a declarar;

Registo R2 - remunerações, subsídios ou outros, do beneficiário, por mês de referência. Podem existir mais de um registo deste tipo por beneficiário, mês de referência e natureza da remuneração, subsídios ou outros;

Registo R3 - cada contribuinte/taxa deverá ser finalizado por um registo deste tipo. Deverão existir tantos registos (R3) quantos os diferentes estabelecimentos/taxas (R1) que o contribuinte tenha a declarar.

2.2 - Arredondamentos - os valores das remunerações, bem como o montante das contribuições a pagar, devem ser arredondados por defeito ou por excesso, para a unidade de escudos inferior ou superior mais próxima. Exemplo: 25678,4 = 25678; 25678,5 = 25679.

2.3 - Normas para o preenchimento dos campos - aplicam-se as normas descritas no n.º 1.3.

2.4 - Registo R1 - identificação do contribuinte/taxa:

(ver tabela no documento original)

2.5 - Registo R2 - remunerações do beneficiário:

(ver tabela no documento original)

2.6 - Registo R3 - registo de totais:

(ver tabela no documento original)

3 - Características técnicas específicas:

3.1 - Internet - identificação do ficheiro - o ficheiro poderá ter uma denominação até 16 caracteres, mais uma extensão de 3 caracteres. Exemplo: Abc.txt

Lista de caracteres válidos: A-Z,a-z,0-9,".","espaço".

3.2 - Disquete:

3.2.1 - Identificação (etiqueta exterior):

Origem;

Comprimento do registo;

Total de registos.

3.2.2 - Gravação dos dados:

Densidade de gravação - disquetes de 3 1/2";

Código - ASCII.

3.2.3 - Ordenação dos ficheiros:

1) NUMCONT (número de contribuinte/estabelecimento);

2) TIPREG (tipo de registo);

3) NUMBEN (número de beneficiário).