Portaria n.º 107/2010, de 22 de fevereiro

Portaria n.º 107/2010

de 22 de Fevereiro

O crescente aumento da documentação produzida e recebida no âmbito da Secretaria-Geral do então Ministério da Segurança Social e do Trabalho justificou a adopção de critérios e de metodologias para que o seu património arquivístico fosse avaliado, seleccionado e preservado, em consonância com uma gestão inovadora de arquivos, nas suas várias vertentes.

Para a concretização de tal desiderato foi elaborado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho, aprovado pela Portaria n.º 763/2003, de 9 de Agosto, que agora se revoga, atentas as reestruturações entretanto ocorridas neste serviço, tornando-se necessário adequar a tabela de selecção de documentos às novas realidades da produção documental.

Deste modo, pretende-se dar continuidade a uma gestão integrada dos documentos, no tocante à avaliação, selecção, substituição de suportes e remessa para o arquivo intermédio e definitivo, bem como aos elementos que digam respeito à acessibilidade e comunicabilidade dos mesmos.

A presente portaria, elaborada de acordo com o modelo consagrado pela Direcção-Geral de Arquivos, para além de visar a actualização do referido instrumento legal, que regula o ciclo de vida dos documentos, de acordo com os prazos de conservação administrativa estabelecidos, tem como objectivo último a salvaguarda de documentação com valor secundário ou histórico, bem como a transformação dos arquivos em eficazes e poderosas fontes de informação.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelas Ministras do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

2.º É revogada a Portaria n.º 763/2003, de 9 de Agosto.

3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

A Ministra do Trabalho e da Solidariedade Social, Maria Helena dos Santos André, em 11 de Fevereiro de 2010. - Pela Ministra da Cultura, Elísio Costa Santos Summavielle, Secretário de Estado da Cultura, em 10 de Fevereiro de 2010.

ANEXO

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE SOCIAL

Artigo 1.º

Âmbito

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das atribuições e competências da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, adiante designada por SG.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SG tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SG a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que se junta ao presente Regulamento como anexo i e que dele faz parte integrante.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SG.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SG, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pela DGARQ.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela obedece a uma estrutura funcional, tendo como modelo orientador a «Tabela das Funções-Meio», documento elaborado pela DGARQ.

3 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

4 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a SG obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos no número anterior constam dos anexos ii e iii do presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e a metodologias ecológicas de preservação do ambiente.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ.

2 - O formulário para a eliminação de documentos consta do anexo iv do presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas na tabela de selecção constante do anexo i do presente Regulamento, por cópias em microfilme, mediante autorização expressa da DGARQ, sob proposta do dirigente máximo da SG, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.

2 - A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita em observância das normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e deverão reproduzir os respectivos termos de abertura e encerramento, devidamente autenticados pelo responsável da área de arquivo.

5 - Caso se recorra a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora assina, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.

6 - Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, obrigatoriamente, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.

7 - Deverá ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

8 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só poderá ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicação

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SG pautar-se-á por critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete à DGARQ fiscalizar o cumprimento e a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)