Portaria n.º 1143/2001, de 27 de setembro

Portaria n.º 1143/2001

de 27 de Setembro

O crescente aumento da documentação arquivada na Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico.

Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas e pelo Ministro da Cultura, o seguinte:

É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Em 13 de Setembro de 2001.

O Ministro da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, Luís Manuel Capoulas Santos. - Pelo Ministro da Cultura, José Manuel Conde Rodrigues, Secretário de Estado da Cultura.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, DO DESENVOLVIMENTO RURAL E DAS PESCAS

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, adiante designada por SEG-MADRP.

2.º

Avaliação de documentos

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SEG-MADRP tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SEG-MADRP a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiês.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SEG-MADRP.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SEG-MADRP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do n.º 10.º

4.º

Tabela de selecção de documentos

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SEG-MADRP obter o parecer favorável do IAN/TT enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SEG-MADRP vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístivo justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas referidas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O formulário consta do anexo III da presente portaria.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data de execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SEG-MADRP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o disposto na presente portaria.

13.º

Entrada em vigor

Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ...(ver nota 1), perante ...(ver nota 2) e ...(ver nota 3), dando cumprimento ...(ver nota 4), procedeu-se à ...(ver nota 5) da documentação proveniente de ...(ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por estes representantes fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ...(ver nota 7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico-arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

..., ... de ... de ...

O representante de ...(ver nota 8): ...(ver nota 9).

O representante de ...(ver nota 10): ...(ver nota 11).

(nota 1) Designação da entidade destinatária.

(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(nota 5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.

(nota 6) Designação da entidade remetente.

(nota 7) Designação da entidade destinatária.

(nota 8) Designação da entidade remetente.

(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(nota 10) Designação da entidade destinatária.

(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

ANEXO III

Guia de remessa

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver modelo no documento original)