Portaria n.º 1197/2010, de 26 de novembro

Portaria n.º 1197/2010

de 26 de Novembro

O crescente aumento da documentação arquivada na Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse.

A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais sem interesse representa inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios.

Neste contexto, a presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção, determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.

Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 12 de Novembro de 2010. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 16 de Novembro de 2010.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça adiante designada por IGSJ.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da IGSJ tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: a conservação permanente ou eliminação.

2 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGSJ.

3.º

Prazos de conservação administrativa

1 - Por prazo de conservação administrativa entende-se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade da IGSJ.

2 - Cabe à IGSJ a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.

3 - Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers.

4 - Para efeitos do disposto no número anterior, exceptuam-se os documentos dispositivos, nomeadamente as leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção, que constitui o anexo i da presente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da IGSJ.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto nos n.os 1 e 2, deve a IGSJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada e expressa nas folhas de recolha de dados, adiante designadas FRD, remetidas em formato electrónico.

5.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na tabela de selecção.

3 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º

6.º

Remessa de documentos

1 - As remessas dos documentos para o serviço de arquivo intermédio, da entidade ou em sistema de externalização, devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGSJ vier a determinar, expressa no manual de arquivo.

2 - Os documentos e ou a informação contida em suporte de substituição cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para o serviço de arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa.

3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

4 - Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo anterior devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no serviço de arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii da presente portaria.

8.º

Eliminação de documentos

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos pode ser feita antes de decorridos os prazos referidos no número anterior, desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com o disposto no artigo 11.º

3 - Sempre que os documentos a eliminar não estejam mencionados na tabela de selecção é necessária autorização expressa da DGARQ.

4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à DGARQ.

2 - O modelo do auto de eliminação é o constante do anexo iii da presente portaria.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da IGSJ devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.

3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.

11.º

Microfilme para substituição do suporte

1 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

2 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

3 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e de encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes, bem como a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

4 - De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:

a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;

b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.

5 - Os procedimentos da microfilmagem, conservação e consulta dos microfilmes devem ser definidos em regulamento próprio da IGSJ.

6 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

7 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

12.º

Documentação electrónica

1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção são conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.

2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve a IGSJ obter, mediante um plano de preservação digital elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos da DGARQ, o parecer favorável desta Direcção-Geral.

13.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGSJ devem atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

14.º

Auditoria

Compete à DGARQ auditar a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(a preencher em duplicado)

(ver documento original)

Guia de remessa de documentos

(a preencher em triplicado)

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)