Portaria n.º 1264/2004, de 28 de setembro

Portaria n.º 1264/2004

de 28 de Setembro

O arquivo de um organismo é um importante elemento da memória de uma instituição, mas é também um instrumento de apoio à tomada de decisão e à comprovação dos factos.

Com efeito, no decurso da sua actividade, a Secretaria-Geral tem assistido a um crescente aumento da documentação arquivada, gerador de desnecessários custos e ineficiências, pelo que se justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e inutilização de documentos sem qualquer interesse e com prazos de conservação já prescritos, para uma adequada gestão de espaços de arquivo e salvaguarda da documentação com interesse histórico, científico ou outro atendível.

Surge assim a necessidade de elaborar um regulamento geral de arquivos que inclua os critérios de avaliação, os prazos de conservação e a forma de eliminação dos documentos que são definidos por portaria, aprovada pelas Ministras da Ciência, Inovação e Ensino Superior e da Cultura.

Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelas Ministras da Ciência, Inovação e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do ex-Ministério da Ciência e do Ensino Superior, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediatamente a seguir ao da sua publicação.

A Ministra da Ciência, Inovação e Ensino Superior, Maria da Graça Martins da Silva Carvalho, em 2 de Agosto de 2004. - A Ministra da Cultura, Maria João Espírito Santo Bustorff Silva, em 2 de Setembro de 2004.

ANEXO I

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO EX-MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E DO ENSINO SUPERIOR

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Secretaria-Geral do ex-Ministério da Ciência e do Ensino Superior, adiante designada por SGMCES.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SGMCES tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SGMCES a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo II do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMCES.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMCES, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMCES obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMCES vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa deve ser feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos III e IV do presente Regulamento.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no n.º 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que faz prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O formulário para a eliminação de documentos consta do anexo V da presente portaria.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos é feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não pode apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduz os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constam obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data de execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deve ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGMCES atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a fiscalização relativa à execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO II

(ver tabela no documento original)

ANEXO III

Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ... (ver nota 1) perante ... (ver nota 2) e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se à ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6) conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ... (ver nota 7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

..., ... de ... de...

O representante de ... (ver nota 8): ... (ver nota 9).

O representante de ... (ver nota 10): ... (ver nota 11).

(nota 1) Designação da entidade destinatária.

(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(nota 5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.

(nota 6) Designação da entidade remetente.

(nota 7) Designação da entidade destinatária.

(nota 8) Designação da entidade remetente.

(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(nota 10) Designação da entidade destinatária.

(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

ANEXO IV

Guia de remessa

(ver modelo no documento original)

ANEXO V

Auto de eliminação

Aos ... dias do mês de ... de ..., no(a) ..., na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à venda/inutilização por ..., de acordo com o(s) artigo(s) ... da Portaria n.º .../..., de ..., e disposições na tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:

(ver tabela no documento original)

O responsável pelo arquivo ...

O responsável da instituição ...