Portaria n.º 1370/2009, de 27 de outubro

Portaria n.º 1370/2009

de 27 de Outubro

O aumento contínuo dos documentos existentes nos arquivos dos serviços centrais, regionais e locais do Instituto do Emprego e Formação Profissional, I. P. (IEFP, I. P.), tem vindo a originar dificuldades na gestão de documentos, bem como acrescidos contratempos e perdas de tempo na consulta da documentação que, tendo perdido o seu valor corrente, se reveste ainda de alguma importância informativa e probatória dos actos praticados pela administração.

Tornou-se, assim, necessário criar condições objectivas para que fosse avaliado, seleccionado, preservado e valorizado, o património arquivístico do IEFP, I. P., em consonância com uma gestão mais eficaz.

Esse objectivo foi alcançado inicialmente através da Portaria n.º 1185/97, de 20 de Novembro, anulada pela Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro, que agora se revoga, uma vez que há necessidade de adequar o Regulamento Arquivístico do IEFP, I. P., e a tabela de selecção às novas realidades da produção documental.

Tal a finalidade do presente diploma, que institui um conjunto de normas definidoras de procedimentos que confiram ao arquivo a importância inerente a um centro de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e conservação, bem como a eliminação de toda a documentação sem interesse administrativo e histórico. Considera-se ainda a necessidade de actualizar prazos de conservação administrativa de toda a documentação de arquivo, tendo em vista a sua utilização pelos serviços do IEFP, I. P.

Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e na alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção-Geral de Arquivos:

Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profissional, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do IEFP, I. P., anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

2.º É revogada a Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro.

3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 14 de Setembro de 2009.

O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro. - O Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profissional, Fernando Medina Maciel Almeida Correia.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P.

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, I. P., adiante abreviadamente designado por IEFP, I. P.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP, I. P., tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.

2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção, anexo i da presente portaria, e são da responsabilidade do IEFP, I. P.

3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

4 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP, I. P.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental, referida no artigo 2.º

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, as quais devem obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP, I. P., vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii ao presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos, de forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto deve ser feito em triplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, o duplicado remetido ao serviço do Arquivo Geral do IEFP, I. P., e o triplicado remetido à DGARQ.

2 - O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo iv ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição de suporte

1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme deve ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A microfilmagem é feita com a observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Standard Organization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital.

4 - Às séries que tenham como destino final a eliminação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

5 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

6 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

7 - De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:

a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;

b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.

8 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

9 - Os procedimentos da microfilmagem devem ser definidos em regulamento próprio do IEFP, I. P., tendo em consideração os pontos acima referidos.

10 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, ao qual compete a definição dos seus pressupostos técnicos.

12 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

Artigo 11.º

Acessibilidade e confidencialidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP, I. P., pautar-se-á por critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Auditoria

Compete à DGARQ, na defesa do património arquivístico, auditar a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos do IEFP

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega de documentos para arquivo

(ver documento original)

ANEXO III

Guia de remessa de documentos para arquivo

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação de documentos em arquivo

(ver documento original)